(Gp:) 7 Pasos de mejoramiento continuo SELECCIÓN DE
OPORTUNIDADES IMPLANTACION Y EVALUACION DE SOLUCIONES NIVEL DE
DESEMPEÑO REQUERIDO ANALISISIS CAUSAS RAICES OPORTUNIDAD
DE MEJORA SELECCIONADA DEFINICION Y PROGRAMACION SOLUCIONES 7
PASOS DE MEJORAMEINRTO CONTINUO 1 2 3 4 5 6 ACCIONES DE
GARANTÍA 7
(Gp:) MEJORAMIENTO CONTINUO MEJORAMIENTO CONTINUO OTRA
OPINIÓN (Gp:) James Harrinton (1993), para él
mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más
efectivo, eficiente y adaptable, ¿qué cambiar? y
¿cómo cambiar? Depende del enfoque
específico del empresario del proceso. Eduard Deming
(1996), según su óptica, la administración
de la calidad requiere de un proceso constante, que será
llamado mejoramiento continuo, donde la perfección nunca
se logra pero siempre se busca.
(Gp:) PASO NÚMERO UNO SELECCIÓN DE OPORTUNIDADES
Este paso tiene como finalidad la identificación y
escogencia de los problemas de calidad del departamento o unidad
bajo análisis. Elaborar un diagrama de
caracterización de la unidad. Listar los problemas de
calidad y/o productividad del departamento en análisis.
Preseleccionar las oportunidades de mejora. Seleccionar de la
lista anterior las oportunidades de mejora a abordar. PASOS PARA
REALIZARLO
CLIENTES Universidades Públicas: UNEG, UNEXPO, UDO.
Universidades Privadas: UGMA, Talavera, Pedro Emilio Coll, UCAB,
SM PYMES: Gobbo Coin, Barsa Planeta, etc. ATRIBUTOS Oportunidad
en la llegada a los servicios. Calidad: de los equipos dados en
arrendamiento. Eficiencia: En la instalación y puesta en
marcha de los equipos. Eficacia: en el logro de
realización con éxito del servicio. (Gp:) (Gp:)
PROCESOS Procesamiento de los datos. Definición del plan
de trabajo. Verificación del Plan de Trabajo.
Ejecución del Servicio. Verificación del Servicio.
Contacto al cliente. Cobro del dinero del servicio prestado.
(Gp:) (Gp:) INSUMOS Recepción de datos. Video beam.
Laptops. Sonido de conferencia. Operarios. Pantallas de
proyección. Impresoras. Computadoras. Teléfonos
Celulares. Energía. Local. DIAGRAMA DE
CARACTERIZACIÓN UNIDAD: JABES PRODUCTIONS, C.A. OBJETIVO
FUNCIONAL: Suministro de avanzados recursos tecnológicos
audiovisuales para la realización de todo tipo de eventos.
SERVICIOS 1.-Alquiler de Video Beam. 1200 lumenes. 1400 lumenes.
3000 lumenes 2.- Alquiler de Laptops. 3.- Alquiler de Pantallas
de Proyección. 1,5 x 1,5m 1,8 x 2,4m 2,4 x 3,2m 4.-
Proyección en vivo con Cámaras de Video a
través de Video Beam. 5.- Alquiler de Sonido de
Conferencia
(Gp:) TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL Para la
jerarquización de los problemas, se procedió a
realizar una Técnica de grupo nominal, la cual consiste en
una votación de los tres (3) trabajadores de la empresa
considerando un valor del 1 al 6 (1 menos importante, 6
más importante).
Altos costos por transporte de equipos. (18 puntos).
Pérdida de Clientes en las Universidades. (14 puntos).
Clientes Insatisfechos. (12 Puntos). Disponibilidad de equipos
para satisfacción de la demanda. (10 puntos).
Disponibilidad de Operarios. (6 puntos). Demora en procesamiento
y entrega de Datos Financieros. (3 puntos). JERARQUIZACIÓN
DE DATOS (DE MAYOR A MENOR)
(Gp:) PASO NÚMERO DOS CUANTIFICACIÓN Y
SELECCIÓN DEL PROBLEMA El objetivo de este paso es
precisar mejor la definición del problema, su
cuantificación y la posible subdivisión en
subproblemas o causas-síntomas. Para ello es necesario
realizar las siguientes actividades. PASOS PARA REALIZARLO
Identificar los tipos de indicadores que darán cuenta o
reflejen el problema. Estratificar y/o subdividir el problema en
sus causas síntomas. Cuantificar el impacto de cada
subdivisión y darle prioridad, utilizando la matriz de
selección de causas y el gráfico de Pareto.
(Gp:) PASO NÚMERO TRES ANÁLISIS DE CAUSAS
RAÍCES El objetivo de este paso es identificar y verificar
las causas raíces específicas del problema en
cuestión, aquellas cuya eliminación
garantizará la no recurrencia del mismo. PASOS PARA
REALIZARLO Se realizó primeramente un diagrama de
Pareto
DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO UNIDAD: JABES PRODUCTIONS, C.A. OBJETIVO
FUNCIONAL: Suministro de avanzados recursos tecnológicos
audiovisuales para la realización de todo tipo de eventos.
Altos costos por transporte de equipos Falta de Vehículo
Propio Falta de Dinero para adquisición de vehículo
Imposibilidad de tomar otro tipo de transporte (Autobus) por
peligrosidad Altos gastos en taxis como medio de transporte Mano
de Obra Método Maquinaria o Equipos Medio Ambiente
Dificultad para encontrar financiamiento para adquisición
de vehículo
DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO UNIDAD: JABES PRODUCTIONS, C.A. OBJETIVO
FUNCIONAL: Suministro de avanzados recursos tecnológicos
audiovisuales para la realización de todo tipo de eventos.
Pérdida de Clientes en las Universidades Falta de
Publicidad continua Nuevas Empresas (Competencia) Competencia con
Precios más bajos Publicidad de otras empresas en sitios
estratégicos Enfoque de alquiler a PYMES Falta de Personal
Operarios para ser enviados Falta de equipos disponibles para
servicios Mano de Obra Método Maquinaria o Equipos Medio
Ambiente Los operarios son estudiantes Universitarios con horario
Nocturno Llegadas Tardías de los operarios al servicio
Falta de alguno de los componentes solicitados por el
cliente
DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO UNIDAD: JABES PRODUCTIONS, C.A. OBJETIVO
FUNCIONAL: Suministro de avanzados recursos tecnológicos
audiovisuales para la realización de todo tipo de eventos.
Disponibilidad de equipos para satisfacción de la demanda.
Cantidad de equipos con que cuenta la empresa Falta de Recursos
para adquisición de equipos Alquileres Simultáneos
Publicidad de otras empresas en sitios estratégicos Mano
de Obra Método Maquinaria o Equipos Medio Ambiente
DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO UNIDAD: JABES PRODUCTIONS, C.A. OBJETIVO
FUNCIONAL: Suministro de avanzados recursos tecnológicos
audiovisuales para la realización de todo tipo de eventos.
Clientes Insatisfechos. Indisponibilidad de Equipos Las Laptops
no llenan las espectativas del cliente Llegadas Tardías a
los servicios Mala atención por parte de los operarios
Mano de Obra Método Maquinaria o Equipos Medio Ambiente No
solución de problemas durante la realización del
servicio x parte del operario
DIAGRAMA DE PARETO (Tabla Nº1)
29% 51% 70% 95% (Gp:) 86% 100% 18 14 12 10 6 3 100% 63 0%
DIAGRAMA DE PARETO (Gráfico Nº 1) UNIDAD: JABES
PRODUCTIONS, C.A.
(Gp:) PASO NÚMERO CUATRO NIVEL DE DESEMPEÑO METAS
DE MEJORAMIENTO El objetivo de este paso es establecer el nivel
de desempeño exigido al sistema o unidad y las metas a
alcanzar sucesivamente. PASOS PARA REALIZARLO Búsqueda de
causas raíces Soluciones a las causas mencionadas.
(Gp:) PASO NÚMERO CINCO PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
El objetivo de este paso es identificar y programar las
soluciones que incidirán significativamente en la
eliminación de las causas raíces. PASOS PARA
REALIZARLO Para cada causa raíz seleccionada deben
listarse las posibles soluciones excluyentes, (Tormentas de
ideas). Programar la implantación de la solución
definiendo con detalle las “5 W-H”.
DIAGRAMA DE GANTT (CRONOGRAMA DEL PLAN DE MEJORAS)
(Gp:) PASO NÚMERO SEIS ÍMPLANTACIÓN Y
EVALUACIÓN DE SOLUCIONES Este paso tiene dos objetivos:
Probar la efectividad de las soluciones y hacer ajustes
necesarios para llegar a una definitiva: Este objetivo no
podrá cumplirse en este momento debido a la falta de
tiempo para la implantación de las soluciones recomendadas
en el presente informe. Asegurarse que las soluciones sean
asimiladas e implementadas adecuadamente por la
organización en el trabajo diario: En este objetivo es
necesario el compromiso y la participación activa tanto de
la alta gerencia como de todo el personal que labora en la
empresa. Para ello es necesario presentar el presente trabajo de
investigación a todos los trabajadores de la misma y
explicar las soluciones a las oportunidades de mejoras planteadas
en el presente informe.
(Gp:) PASO NÚMERO SIETE ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE
GARANTÍA El objetivo de este paso es asegurar el
mantenimiento del nuevo nivel de desempeño alcanzado. Para
ello se realizarán las siguientes actividades:
Asignación de las responsabilidades de seguimiento
permanente: Ya se elaboró en el paso Nº 5 el
cronograma (Diagrama de Gantt) para el cumplimiento de las
acciones de mejora planteadas, así como los responsables
para la ejecución de la misma Determinar la frecuencia y
distribución de los reportes de desempeño: Se
tomaran los indicadores elaborados en el paso nº2 y se
llevará un control mensual de los mismos. Entrenamiento y
desarrollo del personal en las normas y el modelo de
gestión implantado. Documentación y difusión
de la historia del proceso de mejoramiento.
(Gp:) CONCLUSIONES La lista de los problemas de calidad
determinados según tormenta de ideas fueron:
Pérdida de Clientes en las Universidades, Disponibilidad
de equipos para satisfacción de la demanda, Clientes
Insatisfechos, Altos costos por transporte de equipos,
Disponibilidad de Operarios, Demora en procesamiento y entrega de
Datos Financieros. Con las causas que más incidencia
tienen dentro de la empresa Jabes Productions, C.A, se
realizó la búsqueda de causas raíces de los
mismos, a través de Diagramas Causa-Efecto. Para cada
causa raíz seleccionada se establecieron posibles
soluciones, esto se logró haciendo uso de la tormenta de
ideas.
(Gp:) CONCLUSIONES La gerencia y su equipo de trabajo debe
asegurarse de que las soluciones sean asimiladas e implementadas
adecuadamente por la organización en el trabajo diario,
éste compete al paso numero seis, del ciclo. Se
elaboró en el paso Nº 5 el cronograma (Diagrama de
Gantt) para el cumplimiento de las acciones de mejora planteadas,
así como los responsables para la ejecución de la
misma. Se tomarán los indicadores elaborados en el paso
nº2 y se llevará un control mensual de los mismos,
para el logro de las posibles soluciones planteadas.
(Gp:) RECOMENDACIONES El orden y el adquirir compromisos de
trabajo es importante para el manejo de la información, y
de esta manera se garantice el cumplimiento de las metas y
posibles soluciones dentro de la empresa. También es
importante dar entrenamientos al personal en las prácticas
operativas y auditar su cumplimiento, y así observar el
comportamiento de estos frente al cliente. Establecer mecanismos
para identificar al cliente y llenar sus expectativas con
respecto a la empresa.
(Gp:) RECOMENDACIONES Auditar el cumplimiento de las normas
establecidas por la gerencia en la entrada y llegada de los
equipos por parte de los operario, así se
determinará si este llegara o no temprano al lugar de
trabajo. Establecer planes estratégicos para la
adquisición de nuevos equipos, así se podrá
cubrir con la alta demanda de alquileres que no se pueden
realizar por falta de estos. Es recomendable la
contratación de dos nuevos operarios para que el personal
gerencial se dedique más a las actividades mejoramiento
continuo de la empresa.