Siete pasos para el mejoramiento continuo. Mangueras Guayana C.A.

Mangueras Guayana C.A. Paso 1.- Selección de la
oportunidad de mejora. Antecedentes: La empresa debido al gran
volumen en facturación fue designada en el 2.004 como
agente de retención especial. Por lo cual, deberá
retener el 75% del impuesto cobrado a los proveedores. Problemas:
Constantes errores en la declaración del 75%. Doble
elaboración de cheques. Extravio de copias de facturas de
clientes. Pérdidas de copias facturas de los proveedores
con las cuales se generan los cheques.

Fallas en la elaboración comprobantes (Manualmente). Falta
de enumeración de facturas. Archivo (txt) se modifica
manualmente. Introducción de datos errores. Equipos no
actualizados. Falta de programa (Software). Paso 2.- Clarificar,
cuantificar y subdividir el problema. Mangueras Guayana C.A.
Problema: Constantes errores en la declaración de la
retención 75% del impuesto.

Mangueras Guayana C.A. Objetivo: Identificar y verificar las
causas raíces específicas del problema en
cuestión, aquellas cuya eliminación
garantizará la no recurrencia del mismo. Por supuesto, la
especificación de las causas raíces
dependerá de lo bien que haya sido realizado al paso
anterior. Paso 3.- Análisis de causa. A
continuación el diagrama causa-efecto…

Mangueras Guayana C.A. Diagrama Causa-Efecto (Gp:) Maquina
(Equipos) (Gp:) (Gp:) Mano de Obra (Gp:) (Gp:)
Ambiente(Políticas) (Gp:) (Gp:) Metodo (Gp:) (Gp:) (Gp:)
(Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:)
(Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:)
(Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) Falta de
Mantenimiento (Gp:) Equipos Computación (Gp:) (Gp:)
Deficiencia Corriente Eléctrica (Gp:) (Gp:) (Gp:) Sistema
Operativo (Gp:) no (Gp:) Actualizado (Gp:) (Gp:) (Gp:) Software
No Adecuado (Gp:) (Gp:) Se emiten Cheques con (Gp:) presupuestos
o Copias de Facturas (Gp:) (Gp:) Elaboración de
Comprobantes de (Gp:) Retención sin Tener Nro. D (Gp:) e
Factura (Gp:) (Gp:) Comprobante se genera (Gp:) Manualmente (Gp:)
(Gp:) No hay un sistema automatizado (Gp:) (Gp:) No se piden los
números de (Gp:) Facturas a los Proveedores c.a.n.t.v.
(Gp:) (Gp:) No se verifica la Información (Gp:) (Gp:)
Introducida (Gp:) (Gp:) Impuntualidad (Gp:) (Gp:)
Desmotivación (Gp:) (Gp:) Ausentismo (Gp:) (Gp:) Falta de
Adiestramiento (Gp:) (Gp:) Constantes (Gp:) errores en la (Gp:)
declaración de la (Gp:) retención del 75% (Gp:) del
impuesto. (Gp:)

Mangueras Guayana C.A. Paso 4.- Establecimiento nivel exigido
Metas a superar Declarar la retención sin perdidas de
tiempo. Actualización de equipos y software.
Implementación de programas de adiestramiento. Implementar
sistemas de control para evitar doble elaboración de
comprobante. Implementar sistemas de control para evitar
pérdidas de facturas. Mayor control de las copias de las
facturas de los clientes. Crear programas automatizados (archivo
txt).

Mangueras Guayana C.A. Paso 5.- Diseño y
programación de soluciones Objetivo: Identificar y
programar las soluciones que incidirán significativamente
en la eliminación de las causas raíces. En todo
caso, cuando la identificación de causas ha sido bien
desarrolladas, la soluciones para los problemas inicialmente
complejos aparecen como obvias.

Mangueras Guayana C.A. Paso 6.- Implantación de
soluciones. Este paso tiene 2 objetivos: Probar la efectividad de
la(s) solución(es) y hacer los ajustes necesarios para
llegar a una definitiva. Asegurarse que las soluciones sean
asimiladas e implementadas adecuadamente por la
organización en el trabajo diario. Implantación de
las soluciones de las causas raíces: Programa
mantenimiento. Se instalaron U.S.P. No se instalo la planta
eléctrica. Departamento de informática debe buscar
sitema operativo actualizado.

Mangueras Guayana C.A. Implantación de las soluciones de
las causas raíces: Se crearon listados de personal para el
control de entrada. Se creó sistema de
amonestación. No se crearon bonos de puntualidad. Bono al
mejor empleado. Se modificó el sistema Sismay
automatizando otros procesos.

Mangueras Guayana C.A. Paso 7.- Establecimiento de acciones de
garantías. Objetivo: Asegurar el mantenimiento del nuevo
nivel de desempeño alcanzado. En este un paso fundamental
al cual pocas veces se le presta la debida atención. De
él dependerá las estabilidad en los resultados y la
acumulación de aprendizaje para profundizar el proceso.
Actividades: Normalización de procedimientos,
métodos o practicas operativas. Entrenamiento y desarrollo
del personal en las normas y prácticas implantadas.
Incorporación de nuevos niveles de desempeño al
proceso de control de gestión de calidad.
Documentación y difusión de la historia del proceso
de mejoramiento.