GESTIÓN DE LOS RECURSOS ¿QUÉ SIGNIFICA
GESTIONAR? Es hacer o promover diligencias conducentes el logro
de un negocio o deseo cualquiera. ¿QUÉ ES UN
RECURSO? Es un elemento del cual una colectividad puede echar
mano para acudir a una necesidad o llevar a cabo una
organización.
GESTIÓN DE LOS RECURSOS La alta dirección
debería asegurarse de que los recursos esenciales tanto
para la implementación de las estrategias como para el
logro de los objetivos de la organización se identifican y
se encuentran disponibles. Esto debería incluir los
recursos para la operación y mejora del sistema de la
gestión de la calidad, así como para la
satisfacción de los clientes y de otras partes
interesadas. Los recursos pueden ser personas, infraestructura,
ambiente de trabajo, información, proveedores y aliados de
negocios, recursos naturales y financieros.
ASPECTOS A CONSIDERARSE: Para mejorar el desempeño de la
organización deberían considerarse recursos tales
como: La provisión oportuna, eficaz y eficiente de
recursos en relación con las oportunidades y desarrollo.
Recursos intangibles tales como la propiedad intelectual.
Recursos tangibles tales como mejores instalaciones de
realización y apoyo. Recursos y mecanismos para alentar la
mejora continua innovadora. Estructuras de organización,
incluyendo la gestión de proyectos y la gestión
matricial necesarias.
Gestión de la información y la tecnología.
Incremento de la competencia del personal a través de la
formación, educación, y aprendizaje dirigidos
Desarrollo de habilidades de liderazgo y perfiles de los futuros
directores de la organización. El uso de recursos
naturales y el impacto de los recursos sobre el medio ambiente.
La planificación de futuras necesidades de recursos.
1 – PROVISIÓN DE LOS RECURSOS La organización
debe determinar, y proporcionar los recursos necesarios para:
Implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad
y mejorar continuamente su eficacia. La calidad depende del
oportuno suministro de todos los recursos necesarios para
realizar adecuadamente los procesos. La implementación de
un sistema de gestión de calidad, así como d las
actividades que tienen por objetivo la mejora de los procesos,
requieren de recursos adicionales:
Concientización y capacitación del personal. Tiempo
disponible como para llevar a cabo las actividades Actitud de la
dirección para auspiciarlas y orientarlas. Aumentar la
satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus
requisitos. La satisfacción del cliente se obtiene
mediante dos componentes: Las características del producto
y la falta de deficiencias.
Se dice que los clientes están satisfechos con el producto
cuando las características de éstos responden ante
las necesidades de los clientes. El grado de satisfacción
del cliente puede afectar la participación en el mercado y
las posibilidades de venta del producto por parte de los
proveedores. Es necesario que toda organización se asegure
de estar al tanto de las necesidades presentes del cliente y que
impliquen parámetros como: cantidad, calidad y tiempo al
menor costo posible para así lograr incrementar la
satisfacción del cliente hacia el producto.
2- PERSONAL La dirección debería mejorar tanto la
eficacia como la eficiencia de la organización, incluyendo
el sistema de gestión d calidad, mediante la
participación y el apoyo de las personas. Como ayuda en el
logro de sus objetivos de mejora del desempeño, la
organización debería promover la
participación y el desarrollo de su personal de la
siguiente manera: Proporcionando formación continua y la
planificación de carrera. Definiendo sus responsabilidades
y autoridades. Mediante reconocimientos y recompensas.
Revisando continuamente las necesidades de su personal. Creando
las condiciones para promover la innovación. Asegurando el
trabajo en equipo eficaz. Comunicando sugerencias y opiniones.
Utilizando mediciones de la satisfacción del personal
Investigando las razones por las que el personal se incorpora a
la organización y se retira de ella.
3- RECURSOS HUMANOS 3.1- GENERALIDADES El personal que realice
trabajos que afecten a la calidad el producto debe ser competente
con base en la educación, formación, habilidades y
experiencias apropiadas. Se hace referencia sobre la
evaluación del desempeño del trabajo individual
que, por lo general, se conoce como valoración del
desempeño. La selección del personal que incluye
las características de las personas que tienen la
probabilidad de tener éxito en un trabajo dado una
organización, reclutamiento de los candidatos,
obtención de la información relevante acerca de
cada candidato y la aplicación de las reglas apropiadas de
decisión para elegir a aquellos a quienes se
ofrecerá el trabajo.
3.2- COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN
COMPETENCIA La dirección debería asegurarse de que
se dispone de la competencia necesaria para la operación
eficaz y eficiente de la organización. Al igual considerar
el análisis tanto de las necesidades de competencia
presentes como de las esperadas en comparación con la
competencia ya existente en la organización. La
consideración d necesidades de competencia incluye fuentes
tales como:
Demandas futuras relacionadas con los planes y los objetivos
estratégicos y operacionales. Anticipación de las
necesidades de sucesión de la dirección y de la
fuerza laboral. Cambios en los procesos, herramientas y equipos
de la organización. Evaluación de la competencia
individual del personal para desempeñar actividades
definidas. Requisitos legales y reglamentarios y normas que
afecten a la organización y a sus partes
interesadas.
TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN La planificación de
las necesidades de educación y formación
debería tener en cuenta el cambio provocado por la
naturaleza de los procesos de la organización, las etapas
de desarrollo del personal y la cultura de la
organización. El objetivo es proporcionar al personal los
conocimientos y habilidades que, junto con la experiencia,
mejoren su competencia. La educación y la formación
deberían de enfatizar la importancia del cumplimiento de
los requisitos y las necesidades y expectativas del cliente y de
otras partes interesadas. Debería también incluir
la toma de conciencia de las consecuencias sobre la
organización y su personal debido al incumplimiento de los
requisitos.
Para apoyar el logro de los objetivos de la organización y
el desarrollo de su personal, la planificación de la
educación y la formación debería considerar:
La experiencia del personal. Los conocimientos tácitos y
explícitos. Las habilidades de liderazgo y gestión.
Las herramientas de planificación y mejora. La
creación de equipos. La resolución de problemas.
Las habilidades de comunicación.
Para facilitar la participación activa del personal, la
educación y la formación también incluyen:
La visión para el futuro de la organización. Las
políticas y objetivos de la organización. El cambio
y desarrollo de la organización. La iniciación e
implementación de procesos de mejora. Los beneficios de la
creatividad e innovación. El impacto de la
organización en la sociedad.
Los planes de formación deberían incluir:
Objetivos. Recursos necesarios. Identificación del apoyo
interno necesario. Evaluación en términos de
aumento de la competencia del personal. Medición de la
eficacia y del impacto sobre la organización.
La educación y formación proporcionada
deberían evaluarse en términos de expectativas e
impacto en la eficacia y eficiencia de la organización
como medio para la mejora de futuros planes de
formación.
4- INFRAESTRUCTURA Sub LA ORGANIZACIÓN DEBE DETERMINAR,
PROPORCIONAR Y MANTENER LA INFRAESTRUCTURA NECESARIA PARA LOGRAR
LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL PRODUCTO.
EL PROCESO POR EL QUE SE DEFINE LA INFRAESTRUCTURA NECESARIA PARA
LOGRAR LA REALIZACION EFICAZ Y EFICIENTE DEL PRODUCTO DEBERIA
INCLUIR LO SIGUIENTE: Proporcionar una infraestructura en
términos tales como objetivos, función,
desempeño, disponibilidad, costo, seguridad,
protección, y renovación. Desarrollar e implementar
métodos de mantenimiento, para asegurarse de que la
infraestructura continué cumpliendo las necesidades de la
organización. Evaluar la infraestructura frente a las
necesidades y expectativas de todas las partes interesadas.
Considerar aspectos ambientales asociados con la infraestructura
tales como conservación, contaminación, desechos y
reciclados.
EDIFICIOS: LOS AMBITOS DE TRABAJO TIENEN QUE RESULTAR APROPIADOS
PARA LAS ACCIONES A DESARROLLAR Y LA POBLACION A ALBERGAR DURANTE
LAS MISMAS CONFORTABLES HIGIENICOS SEGUROS INSTALACIONES
ELECTRICIDAD COMUNICACIONES EQUIPAMIENTOI FLEXIBILIDAD DE LOS
ESPACIOS.
4.1- LINEAMIENTOS: Sub Cada proceso requiere de cierta
infraestructura, equipamiento y otras condiciones para poder
desarrollarse sin inconvenientes y lograr sus propósitos,
tanto en materia de resultados académicos, como de
satisfacción para quienes participan en el proceso o
tienen algún interés en el mismo o en sus
productos.
4.1-a) Los ámbitos de trabajos tienen que resultar
apropiados (confortables, higiénicos, seguros) para las
acciones a desarrollar y la población (estudiantil,
empleados o visitantes) a albergar durante las mismas así
mismo tienen que estar disponible y en condiciones adecuadas
durante los periodos en que las actividades los requieran,
así como contar con la infraestructura (instalaciones,
electricidad, comunicaciones , ventilación, servicios,
limpieza, mantenimiento ) y el equipamiento( lugares de trabajos,
implemento, recursos dinámicos) necesarios para la
actividad a desarrollar.
La flexibilidad de dichos espacios así como de las
instalaciones de las que estos gocen, facilitara, a demás
su crecimiento o ajustes, de acuerdo a las necesidades que
impongan la variación en el currículo y la
matricula, y el equipamiento que se vaya adoptando. Las
dimensiones de los laboratorios de computación tienen que
permitir instalar la cantidad prevista de equipos como para
servir a los alumnos a la relación prevista
alumno/maquina. Las mesas de trabajos tienen que prever una
superficie de apoyo de material de consulta o trabajo, la
instalación eléctrica tiene que ser flexible para
adaptarse a los cambios pero tener condiciones de seguridad
contra el maltrato ocasional, la iluminación adecuada para
ver las pantallas y la circulación tiene que permitir que
los docentes se acerquen y ayuden a los alumnos
4.1-b) Alumnos, gimnasios, talleres, laboratorios y otras
instalaciones educativas tienen que contar con el equipamiento
necesario para que la población estudiantil prevista pueda
realizar sus actividades dinámicas en forma apropiadas y
con seguridad. Los materiales a utilizar (material de
librería para el trabajo, equipo de laboratorio, elementos
deportivos) tienen que ser de características y calidad
requeridas, además estar disponibles en las oportunidades
que resultan necesarias. Los equipos (instrumentos de
medición, máquinas) tienen que cumplir
apropiadamente con lo especificado, con normas de seguridad
industrial y mantenerse en condiciones para realizar las
actividades previstas.
El software (bibliografías, mapas, programas de
computación y otros recursos dinámicos) tienen que
estar actualizados, en condiciones apropiadas de uso y disponible
como para no entorpecerla marcha de los cursos. Esto mismo
resulta aplicable a los trabajos administrativos y de secretaria
(puestos de trabajo, papelería, formularios, registros,
archivos). Los equipos de computación de los laboratorios
tienen que estar estandarizados (en su capacidad y en su
configuración ) para soportar todos, salvo a excepciones
previamente determinadas, las mismas versiones de software con
las cuales se piensa trabajar. El software tiene que tener el
mismo nivel de actualización e instalación, y estar
adecuadamente mantenido, para que una misma operación
tenga el mismo resultado en cada equipo.
Conviene que existan protecciones para evitar alteraciones por
parte de los alumnos, antivirus que protejan el software y a los
otros trabajos, normas e instructivos sobre como y en donde
almacenar los trabajos en curso, lo cual contribuirá a
evitar inconveniente a los estudiantes.4.1-c) Todo esto (
ámbito y recurso) resulta aplicable a los servicios de
apoyo que formen parte del proyecto educativo (apoyo
pedagógico social para los estudiantes, asistencia
médica, mantenimiento del edificio, mantenimiento del
equipamiento, transporte, seguros, sistemas de seguridad ante
cualquier tipo de siniestro o contingencia ( alarma, escape,
incendio, robo, provisión de energía
alternativa).
La disposición de un programa permanente de mantenimiento
del edificio y de sus instalaciones asegurará las
prestaciones esperadas de las mismas, evitara interrupciones en
las clases por cortes de energía, falta de
calefacción, ventilación, e indirectamente,
permitirá obtener mejores resultados
académicos.
5-AMBIENTE DE TRABAJO La dirección debería
asegurarse de que el ambiente de trabajo tenga una influencia
positiva en la motivación, satisfacción y
desempeño del personal con el fin de mejorar el
desempeño de la organización. La creación de
un ambiente de trabajo adecuado, como combinación de
factores humanos y físicos debería tomar en
consideración lo siguiente:
Metodología de trabajo creativas y oportunidades de
aumentar la participación activa para que se ponga de
manifiesto el potencial . Reglas y orientaciones de seguridad,
incluyendo el uso de equipo de protección.
Ergonomía. La ubicación del lugar de trabajo.
Interacción social. Instalaciones para el personal en la
organización. Calor, humedad, luz, flujo de aire. Higiene,
limpieza, ruido, vibraciones, y contaminación.
La dirección debería tratar los datos como un
recurso fundamental para su conversión en
información y para el desarrollo continuo del conocimiento
de una organización, el cual es esencial para la toma de
decisiones basada en hechos y además puede estimular la
innovación. Con el fin de gestionar la información,
la organización debería:1- Identificar sus
necesidades de educación.2- Identificar y acceder a las
fuentes internas y externas de información.3-Convertir la
información en conocimiento de utilidad para la
organización.4-Asegurarse de la protección y
confidencialidad apropiadas.
La dirección debería establecer las relaciones con
los proveedores y los aliados de negocios para promover y
facilitar la comunicación con el objetivo de mejorar
mutuamente la eficacia y eficiencia de los procesos que crean
valor. Existen varias oportunidades para que las organizaciones
incrementen el valor a través del trabajo con sus
proveedores y aliados de negocios tales como: 5.1-Proveedores y
Alianzas
Optimizado el número de proveedores y de aliados de
negocios. Estableciendo comunicación en ambos sentidos en
los niveles apropiados en ambas organizaciones para facilitar la
solución rápida de problemas y evitar retrasos y
disputas costosos. Cooperando con proveedores en la
validación de la capacidad de sus procesos.
Dando seguimiento a la habilidades los proveedores para entregar
productos conformes con el objetivo de eliminar verificaciones
redundantes. Involucrando a los aliados de negocios en la
identificación de necesidades de compra y en el desarrollo
de estrategias conjuntas.
La mejora de al eficacia y eficiencia del sistema de
gestión de al calidad puede influir de manera positiva en
los resultados financieros de la organización: por ejemplo
Debería considerarse la disponibilidad de recursos
naturales que puedan influir en el desempeño de la
organización. Aunque tales recursos estan frecuentemente
fuera del control directo de la organización, pueden tener
efectos positivos o negativos significativos en su resultado.
5.2-RECURSOS NATURALES 5.3-RECURSOS FINANCIEROS
Internamente, mediante la reducción de fallas en los
procesos y en el producto, o el desperdicios de material y
tiempo. Externamente, mediante la reducción de fallas en
el producto, costo de compensación por garantías, y
costos por perdida de clientes y mercados.