Informatica aplicada a la gestión de la empresa

Concepto de
Información Aplicado a la Empresa

La información es un elemento fundamental para el
buen funcionamiento de cualquier tipo de organización.
Determina la consecución de los objetivos de la empresa
repercutiendo en el éxito o fracaso del negocio. Para que
la información cumpla con sus objetivos es necesario que
posea ciertas características:

• Debe ser relevante: tiene que ser importante, que
  sea la información que nosotros
  necesitamos.

• Debe estar actualizada: debe utilizarse en el
  momento de ser generada.

• Debe ser económica: la obtención de la
  información no debe generar un coste elevado para la
  empresa.

• Debe ser rápida: el acceso a la
  información debe realizarse de forma rápida y
  sencilla.

• Debe ser de calidad: es importante que la
  información carezca de errores y sea
  completa.

• Debe ser objetiva: no cabe opción a
  subjetividades.

• Debe ser completa: el tener la información
  incompleta es peor que no tener nada.

• Debe ser aplicable: la información debe ser
  adecuada para la toma de una decisión, además
  de ser importante y pertinente. Una información que no
  satisfaga estas características carecerá de
  valor y, por tanto, no será válida para la
  organización.

Fundamentos de
los sistemas de información.

Los sistemas de información gerencial son una
necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes
cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal
manera que se pueda encontrar información relevante para
tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son
conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios),
esto es debido a que influyen a la toma de decisiones. Los SIG
forman parte de las estrategias corporativas, ya que la
comunicación e información son de gran valor en las
organizaciones

o empresas, porque representan poder.

El resultado de interacción colaborativa entre
personas, tecnologías y procedimientos colectivamente
llamados sistemas de información orientados a solucionar
problemas empresariales. Los SIG o MIS (también
denominados así por sus siglas en inglés:
Management Information System se diferencian de los
sistemas de información comunes en que para analizar la
información utilizan otros sistemas que se usan en las
actividades operacionales de la organización.
Académicamente, el término es comúnmente
utilizado para referirse al conjunto de los métodos de
gestión de la información vinculada a la
automatización o apoyo humano de la toma de decisiones
(por ejemplo: sistemas de apoyo a la decisión, sistemas
expertos y sistemas de información para
ejecutivos).

Entiéndase por sistema informativo a cualquier
conglomerado humano cuyas acciones de supervivencia y desarrollo
esté basado predominantemente en un intenso uso,
distribución, almacenamiento y creación de recursos
de información y conocimientos mediatizados por las nuevas
tecnologías de información y
comunicación.

Actualmente se habla de gestión en la
información en las organizaciones, gestión de la
calidad, gestión de los recursos de información,
roles y capacidades de las personas en la gestión de
información. Se habla en la actualidad, en la era de la
información en la cual nos encontramos, la era de la
inteligencia corporativa, la cual consta de varias fases en su
establecimiento:

1. Concientización corporativa

2. Establecimiento de un departamento para procesar la
información.

3. Desarrollo de un sistema
electrónico.

4. Desarrollo de una red electrónica
global

Todo esto muestra el desarrollo que ha transitado en los
caminos de la evolución, la información y los
sistemas informativos como vía fundamental para la tomas
de decisiones en una organización, producto de los cambios
que se han originado principalmente a partir de la masiva
utilización de la computación, la
información ha pasado a ocupar un lugar fundamental en la
vida de las organizaciones.

Existe y existirá información en cualquier
acción o intención del que hacer de la humanidad,
por ende, no hay organización sin información. Los
nuevos modelos de gestión señalan que actualmente
el recurso más valioso que existe, es la
información, en contraposición con el capital, cuya
relevancia dejó ese primer plano.

Los orígenes y causas del surgimiento de las
sociedades de información o los sistemas informativos se
fundamentan en dos aspectos interrelacionados:

· El desarrollo económico a largo
plazo

· Los cambios tecnológicos.

Componentes de
los sistemas de información.

Un Sistema de Información realiza cuatro
actividades básicas: almacenamiento, procesamiento y
salida de información. A continuación se
definirán cada una de estas actividades.

• Entrada de Información. La entrada
  es el proceso mediante el cual el Sistema de
  Información toma los datos que requiere para procesar
  la información. Las entradas pueden ser manuales o
  automáticas. Las manuales son aquellas que se
  proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que
  las automáticas son datos o información que
  provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.
  Esto último se denomina interfases automáticas.
  Así, un Sistema de Control de Clientes podrá
  tener una interfase automática de entrada con el
  Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que
  genera o elabora el Sistema de Facturación como
  entrada al Sistema de Control de Clientes.

• Las unidades típicas de entrada de datos a
  las computadoras son las terminales, las cintas
  magnéticas, las unidades de disquete, los
  códigos de barras, los escáner, la voz, los
  monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón,
  entre otras.

• Almacenamiento de información. El
  almacenamiento es una de las actividades o capacidades
  más importantes que tiene una computadora, ya que a
  través de esta propiedad el sistema puede recordar la
  información guardada en la sesión o proceso
  anterior. Esta información suele ser almacenada en
  estructuras de información denominadas archivos. La
  unidad típica de almacenamiento son los discos
  magnéticos o discos duros, los discos flexibles o
  disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo,
  existen otras formas de almacenamiento.

• Procesamiento de Información. Es la
  capacidad del Sistema de Información para efectuar
  cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
  preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con
  datos introducidos recientemente en el sistema o bien con
  datos que están almacenados. Esta
  característica de los sistemas permite la
  transformación de datos fuente en información
  que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que
  hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones
  genere una proyección financiera a partir de los datos
  que contiene un estado de resultados o un balance general de
  un año base.

• Salida de Información. La salida es
  la capacidad de un Sistema de Información para sacar
  la información procesada o bien datos de entrada al
  exterior. Las unidades típicas de salida son las
  impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas,
  la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es
  importante aclarar que la salida de un Sistema de
  Información puede constituir la entrada a otro Sistema
  de Información o módulo. En este caso,
  también existe una interfase automática de
  salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene
  una interfase automática de salida con el Sistema de
  Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de
  los movimientos procesados de los clientes.

A continuación se muestran las diferentes
actividades que puede realizar un Sistema de Información
de Control de Clientes:

Concepto de Bases
de Datos, como estructuras de datos de la
empresa

Las Bases de Datos son programas que administran
información y hacen más ordenada la
información, aparte de hacerla fácil de buscar. Se
puede decir que el concepto de Base de Datos lleva a la idea
de:

• Agrupar todos los datos relevantes de la empresa
en un único lugar: ya que sustentarán las
actividades del negocio y la toma de decisiones
correspondientes.

• Compartir los datos: Lo que significa que varios
usuarios pueden hacer uso simultáneo de la
información contenida en la BD, en el sentido que todos
ellos pueden tener acceso al mismo elemento de información
y diferentes usuarios pueden utilizarlo para propósitos
diferentes.

• Evitar redundancia e inconsistencia en los datos:
Redundancia es un estado en el cual existen datos repetidos
innecesariamente. Por ejemplo, en una BD podríamos tener
almacenados datos de los empleados: apellido, nombre, domicilio,
departamento, salario, etc., y también datos de
inscripciones para cursos de capacitación. Inconsistencia
es un estado en el que dos o más datos repetidos en una BD
contienen diferentes valores. Generalmente es consecuencia de la
actualización despareja o desordenada de datos
redundantes. Por tanto no puede haber inconsistencia si no existe
primero redundancia de los datos

• Estructurar los datos de una sola forma, de "la
forma natural": La Base de Datos de una empresa debe en todo
momento reflejar la realidad de la forma más fidedigna que
se pueda lograr porque esto ayuda a comprender su estructura y
funcionamiento. El diseño de la BD es crucial por ese
motivo, y es entonces a partir de la realidad que debe dibujarse
la BD y no la realidad ajustarse a esta.

• Proporcionar acceso a los mismos a través
de lenguajes "naturales": ¿Qué ocurriría si
nuestra BD está perfectamente diseñada y
funcionando de manera óptima, pero cada vez que se
consultan algunos datos, están a nuestro entender
incompletos, con información redundante y/o mostrados de
forma tal que dificultan su análisis? El objetivo por el
cual se implementó la BD no está siendo logrado. Es
así que la comunicación entre las BD y los usuarios
también posee una importancia vital y se la debe
diseñar con cuidado para reflejar el flujo natural de
datos hacia la BD y desde ella.

La base de datos de clientes debe tener la gran
capacidad de servir para ofrecer a esos clientes justo lo que
necesitan. En el menor tiempo posible.

Sus características pueden ser ventajosas o
desventajosas: pueden ayudarnos para almacenar, organizar,
recuperar, comunicar y manejar información en formas que
serían imposibles sin los computadores, pero
también nos afecta de alguna manera ya que existen enormes
cantidades de información en bases de datos de las que no
se tiene control del acceso

Las bases de Datos tienen muchos usos: nos facilitan el
almacenamiento de grandes cantidades de información;
permiten la recuperación rápida y flexible de
información, con ellas se puede organizar y reorganizar la
información, así como imprimirla o distribuirla en
formas diversas.

Algunos paquetes comerciales manejadores de Bases de
Datos son: El file Marker Pro, ProQuest Periodical Abstracts,
Organizer de Lotus y Far Side Calendar de Amaze.

Los tipos de datos que se pueden introducir a una base
de datos son:

*numéricos: se pueden introducir números
para identificar partes del archivo, esto identifica la parte que
numera al archivo o lo distingue de alguna manera.

*texto: el texto es un nombre que identifica al campo,
ya sea el nombre del autor o

*etiquetas: son los títulos con los que cada
campo es designado.

*fórmulas: son datos que aparecen como
numéricos pero fueron hechos por medio de
fórmulas

Un paquete manejador de bases de datos es más
conveniente cuando se esta trabajando con bases de datos, y un
administrador de archivos se usa más cuando sólo se
esta buscando un archivo desde un procesador de
textos.

Existen programas denominados sistemas
gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma
rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD,
así como su utilización y administración, se
estudian dentro del ámbito de la
informática.

Las aplicaciones más usuales son para la
gestión de empresas e instituciones públicas.
También son ampliamente utilizadas en entornos
científicos con el objeto de almacenar la
información experimental.

Herramientas de
tecnologías Aplicadas a las empresas

La tecnología en entornos empresariales,
constituye un instrumento muy importante especialmente para la
gestión de la empresa. La figura presentada describe los
niveles y áreas que los sistemas de Información se
adaptan en la gestión empresarial.

No obstante, el uso de la tecnología se encuentra
asociado al tamaño de la empresa, puesto que es más
frecuente que una empresa grande emplee herramientas
tecnológicas más avanzadas, en comparación a
una pequeña y mediana empresa, ya que las empresas
más grandes tienen mayor capacidad de inversión. En
cualquier caso, este factor de uso depende del tipo de actividad.
Pese a ello las herramientas tecnológicas tales como la
implementación de redes LAN, uso de Internet, entre otros,
son empleados cada vez con mayor frecuencia por las
PYMES.

La tecnología ha permitido además, que las
empresas puedan realizar de mejor manera la gestión de su
capital humano mediante la implementación de soluciones
tales como Business to Employee (B2E), que permite al empleado
disponer de la información acerca de los procesos
productivos y sobre el mercado, además tiene que ver con
la gestión del conocimiento de los empleados, su
función estratégica y su talento, el portal
corporativo de empleados en donde pueden acceder a un conjunto de
servicios tales como obtención de certificados,
gestión de nóminas, cursos de formación,
actualización de currículum vitae,
definición de tareas, noticias.

Planeación de los recursos de una empresa es otra
de las herramientas de gestión del capital humano,
aplicaciones de gestión de recursos humanos, herramientas
que permiten que el departamento de recursos humanos pueda
dedicarse a gestionar y no a realizar tanto trabajo
administrativo.

Un tipo de tecnología enfocada a la
administración, seguimiento y contacto entre proveedores y
clientes es el CRM (Customer Relationship Magament). Una de las
ventajas de este tipo de sistemas es que puede almacenar toda la
información relacionada con un cliente haciendo más
eficiente e interactivo el proceso de ventas dentro de una
empresa.

Uno de los sistemas más utilizados para capturar,
procesar y distribuir la información dentro de procesos es
el sistema DSS (Decision Support System). Éste permite
lograr decisiones mejor estructuradas teniendo una
interacción simultánea entre varios usuarios;
además se puede contar con información en tiempo
real, la cual puede ser analizada en el momento, haciendo
más eficiente la comunicación; por ejemplo puede
ser utilizado en la bolsa de valores como un apoyo para poder
tomar decisiones en cuestión de segundos.

Dentro del los sistemas DSS, existen varias
metodologías que son apoyadas por este tipo de sistemas;
una de ellas es el E-sourcing. El enfoque principal de este tipo
de metodología es la migración de los procesos o
actividades manuales dentro de los de departamentos de compras o
adquisiciones a procesos electrónicos. Este tipo de
metodología agiliza una operación entre comprador y
proveedor reduciendo así los tiempos de respuesta
así como un mejor control y manejo de los procesos de
adquisiciones.

Así mismo el E-sourcing cuenta con distintas
modalidades de compra o negociación, por ejemplo, las
subastas electrónicas inversas "ERA´s," las cuales
tienen como objetivo generar un ambiente de negociación
entre el comprador y proveedor. De esta manera se lleva a la baja
los precios de producto en tiempo real. Una de las ventajas de
este tipo de herramientas es que permite hacer una
negociación más rápida y eficiente logrando
generar ahorros y transparencia dentro del proceso.

Autor:

Isabel De Paris