Diseño de estructura organizativa para el mejoramiento de los procesos universitarios

Resumen

Este trabajo es resultado de una investigación
que aborda un tema de actualidad, ya que forma parte de los
estudios que se realizan acerca del perfeccionamiento de los
procesos de gestión universitarios, para ello se
evalúa el diseño de la estructura organizacional de
la Fundación Misión Sucre específicamente de
la Coordinación Académica en el Estado
Mérida. Se destaca que los profesores asesores carecen de
acompañamiento pedagógico, metodológico y
didáctica, así como el acompañamiento de un
proceso de formación y capacitación real y precisa
para cada una de las necesidades presentadas en las unidades
curriculares correspondientes a los Programas de Formación
de Grado que existen en el Estado bajo el efecto de la
Municipalización.

El objetivo general de la presente investigación
se fundamenta en "Diseñar una estructura organizativa,
mediante técnicas modernas de dirección para
perfeccionar la gestión de los procesos universitarios en
la Coordinación académica de la Fundación
Misión Sucre en el Estado Mérida", Como
resultado se obtiene el diseño de dicha estructura que se
validan y se aprueban por los métodos mencionados dando
como resultado la aprobación del aumento en la mejora de
los procesos en un 20%.

Introducción

En las últimas décadas del siglo pasado,
en materia educativa se va reduciendo de forma secuencial el
nivel de educación superior. De hecho, la inversión
que se realiza en educación superior en Venezuela desde
1989 hasta 1998, evidencia una tendencia descendente, afectada
por la propensión a realizar recortes presupuestarios en
todos los sectores del ámbito social y, en especial, como
una estrategia para construir la viabilidad del proyecto de
privatización de la educación superior.

Esto trae como consecuencia una amplia deuda social que
se acumula, pues la matrícula universitaria sufre un
estancamiento, el cual favorece la exclusión de los
estudiantes provenientes de los sectores más pobres. En
efecto, diversos estudios concuerdan en afirmar que el ingreso a
la educación superior fortalece a los sectores con mayores
ingresos, a la población de las grandes ciudades y a los
estudiantes provenientes de planteles privados. A la par de este
fenómeno, la educación superior de gestión
oficial disminuye de forma considerable su participación
en favor de la educación de gestión
privada.

Por una parte, se revierte la tendencia de las
últimas décadas a la disminución del
presupuesto público dedicado a la educación,
pasando del 3.2% del PIB en 1998 al 4.6% en el año 2002,
la cual es una proporción significativa en
comparación con el conjunto de la América Latina
que destina en promedio el 4.4 % del PIB a la educación,
aún cuando queda un amplio trecho por recorrer para
alcanzar niveles de inversión como los de Estados Unidos y
los países de la Unión
Europea[1]

En Venezuela desde el año 1999, se inicia un
período de cambios a niveles políticos, sociales y
culturales, el Sistema Educativo Nacional no quedó ajeno a
todas estas transformaciones, en el cual se dan pasos acelerados,
los cambios son radicales y sin apelaciones, en donde no solo se
elabora un nuevo Currículo Nacional sino también se
dan nuevas aportaciones en las escalas de evaluación,
siendo la primera y segunda etapa de Educación
Básica las más afectadas en todos estos
acontecimientos, y por supuesto no deja atrás la
Educación a nivel universitario.

En este sentido, dentro de las Líneas Generales
del Plan Económico y Social de la Nación para el
periodo 2001-2007, en su segundo eje referido a lo social
pretende alcanzar la justicia social basado en la estrategia de
incorporación progresiva (inclusión), se desarrolla
como objetivo la garantía del disfrute de los derechos
sociales de forma universal y equitativa, disminuye de forma
progresiva las inequidades sociales, prioriza la atención
de las necesidades sociales y la descentralización, esta
última concebida como una manera de ampliar la democracia,
acerca el poder a la población, mejora la eficacia y la
eficiencia en la gestión pública en la
República Bolivariana de
Venezuela.[2]

En definitiva, el Proyecto de Educación Nacional
promueve otra concepción del espacio escolar y toda su
infraestructura. En otras palabras las reformas educativas que se
implementa en Venezuela se inclina entre la universalidad del
conocimiento, la identidad cultural y la búsqueda de una
mayor equidad social.[3]

El 21 de septiembre del 2003 se realiza un censo en
todas las plazas Bolívar el país, el cual arroja la
cifra de 470 mil estudiantes excluidos de la educación
superior. En el censo, participan el Comando Táctico
Universitario, Federación Bolivariana de Estudiantes,
Frente Francisco de Miranda, Instituto Nacional de la Juventud,
Alcaldía de Caracas y todas las alcaldías que
apoyan el proceso de cambio que vive la nación.

La Misión Sucre nace para romper, por la
vía de la Educación Superior, estos círculos
de exclusión. Su objetivo es incorporar a la universidad,
a todos los bachilleres que quieren estudiar, para que se cumpla
con el derecho a la educación, contenido en el
capítulo VI (De los Derechos Culturales y Educativos) de
la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela.

En este sentido, la Fundación Misión Sucre
en el Estado Mérida, visto desde la Coordinación
Académica en el estado, en aras de de dar cumplimiento a
las líneas expresadas por el Gobierno Nacional y con la
intención de satisfacer cada una de las necesidades con el
apoyo de las casas de estudio que avalan académicamente
los programas de formación, busca la forma administrativa
y gerencial de llevar a cabo dichos lineamientos expresados con
anterioridad.

Para ello hay que destacar algunas de las insuficiencias
generadas en el núcleo de la institución que
apremian esta investigación, entre las cuales
figuran[4]

• Retraso en la toma de decisiones

• Incumplimiento de tareas en un tiempo
  determinado

• Presión laboral por la falta de
  organización administrativa

• Falta de veracidad en la Información aportada
  a nivel central

• Inexactitud en la Estadística general de los
  triunfadores en los diferentes niveles
  académicos

• Inexactitud en la Estadística general de los
  profesores en los diferentes programas de formación
  nacional en el estado

• Ausencia de jornadas de capacitación y
  superación a los Profesores asesores

• Ausencia de estructura académica que
  promocione investigación, postgrado y actividades de
  extensión y planificación.

• Exceso de personal no calificado para las
  actividades inherentes al área
  académica

• Desfaces académicos y
  administrativos

• Ausencia de control en nómina de Profesores
  Asesores de los distintos programas de
  formación

• Baja calidad en la gestión de los procesos
  administrativos y académicos

Dichas insuficiencias expuestas anteriormente expresan
la contradicción existente en la necesidad que tiene la
Coordinación Académica de la Fundación
Misión Sucre en el Estado de diseñar una estructura
organizativa que permita los procesos sistémicos
inexistentes en la organización.

Objetivo General

Diseñar una estructura organizativa, mediante
técnicas modernas de dirección para perfeccionar la
gestión de los procesos universitarios en la
Coordinación académica de la Fundación
Misión Sucre en el Estado Mérida.

DESARROLLO

Justificación

Toda las instituciones están constituidas por una
estructura organizacional o una forma de organización de
acuerdo a las necesidades internas, por medio del cual se pueden
ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento
de la misma. No obstante, conviene siempre tener muy presente el
sistema empresarial y sus subsistemas para cualquier cambio
organizacional que se deba realizar en cualquier
organización.

La importancia de la estructura organizativa radica en
la eliminación o duplicación de esfuerzos del
personal que labora en la institución para obtener con
ello un mayor alcance de los objetivos, evitar así la
lentitud e ineficiencia en las actividades, reducir los costos e
incrementar la productividad de los recursos capital (pago
realizado por nómina a los profesores asesores,
coordinadores de aldea, personal operario), material, asimismo se
delega a través de la estructura organizacional,
autoridad para que se establezcan responsabilidades, fortalecer
los procesos de comunicación, coordinación,
control, entre otros, para canalizar los esfuerzos de acuerdo con
los fines y objetivos de la organización.

Aspectos
metodológicos de la investigación

Los métodos que se utilizaron con mayor
sistematicidad son los relacionados seguidamente:

• Análisis y síntesis se
  realizará a través de todo el material acopiado
  durante la indagación, para arribar a los criterios y
  las conclusiones que se plasmaran al finalizar la
  tesis.

• Abstracción y generalización se
  alcanza de los resultados obtenidos en el desarrollo de las
  tareas investigativas.

• Histórico-lógico, para revelar
  la génesis del concepto "Diseño de trabajo y
  organización de la institución"

• Enfoque sistémico, para el
  análisis de las relaciones más importantes de
  los sistemas de dirección y coordinación en la
  institución y las aldeas Universitarias.

Entre Las técnicas se utilizan las
siguientes:

• Análisis documental: Proporciona la
  información necesaria del estado actual del objeto de
  investigación, considerándose los diversos
  autores que han trabajado el tema; así como los la
  bibliografía necesaria en el ámbito
  organizacional y académico de las instituciones
  educativas a nivel universitario.

• Enfoque de sistema: Permite establecer los
  ideas a partir del procedimiento de la práctica y la
  literatura estudiada, para implantar relaciones entre estas
  dos fuentes de información, lo que favorece el
  establecimiento de dimensiones e indicadores que se
  relacionan con la variable de la calidad de gestión de
  los procesos universitarios en las Coordinación
  Académica.

• Encuestas: Se aplica una encuesta, a los
  profesores asesores a fin de conocer niveles
  académicos e insuficiencias que han determinado en el
  sistema educativo que impone la Fundación
  Misión Sucre en el Estado Mérida.

• Métodos estadísticos: se
  utiliza para el procesamiento de la información
  obtenida de los instrumentos de nivel empírico, se
  aplica para validar los resultados.

Marco
Teórico Referencial

La palabra organización deriva del griego
órganon, que significa instrumento. En español,
organizar, como verbo, se refiere a una acción en sentido
de proceso administrativo; y organización, como
sustantivo, al conjunto de personas que utilizan determinados
recursos, procedimientos y estrategias para cumplir una
misión específica; es decir, como ente social
(Pariente, 2000, p. 33). Las organizaciones, como ente social,
son espacios creados en la dinámica de sociedades
heterogéneas.

La estructura de actividad no es rígida ni
lineal, ya que se desarrolla mediante de esquemas interpretativos
y de acciones estratégicas contingentes de un
sinnúmero de actores al amparo de reglas, recursos y
formas organizativas (Arellano y Cabrero, 2000).

Las organizaciones adoptan una gran variedad de formas
en el tiempo y se alejan del tipo ideal de la burocracia. La
estructura está influida y determinada por factores que
inciden en las unidades que componen una estructura
organizacional, y al mismo tiempo caracterizan su
conformación (Ibidem, p. 8). En este sentido, (Mintzberg
1989, p. 107) en su trabajo titulado "Mintzberg y la
dirección" describe que en el mundo de las organizaciones
existen distintas especies que se deben estudiar de forma aislada
para llegar a una correcta comprensión del por qué
se comportan como lo hacen. Por lo anterior, a
continuación se describen los factores que determinan a
las organizaciones y su clasificación en cuanto a sus
atributos y estructura

Por su parte en el trabajo titulado "Un modelo de
Extensión Universitaria para la Educación Superior
Cubana. Su aplicación en la cultura física y el
deporte", Lcdo. Gil Ramón González González
pone de manifiesto sus características y relaciones
esenciales como sistema, lo que permite demostrar que la
extensión constituye una función sustantiva de la
universidad y un proceso universitario, para a partir de
ahí desarrollar la gestión.

Metodología para el Diseño de Estructura
Organizativa para el perfeccionamiento de los Procesos
Universitarios en la Coordinación Académica de la
Fundación Misión sucre en el estado
Mérida

• 1) Diagnóstico del
  funcionamiento de la Estructura Administrativa de la
  Coordinación Académica Misión
  Sucre

Para este proceso de diagnóstico se utiliza como
de técnica de recolección de información la
encuesta a través del instrumento de recolección de
información el cuestionario para medir y evaluar las
deficiencias de la estructura organización, dicho
cuestionario se conforma en función a las preguntas que
están dirigidas a la búsqueda de la solución
del problema, al cual se le aplicara la escala de Likert con su
ponderación determinada. La aplicación de la
encuesta tiene como premisa la determinación del
tamaño de la muestra, para ello observamos si es posible
inferir la muestra o no para cada caso. Si es finita se puede
tomar como completa de lo contrario se toma la muestra
conveniencia teniendo en cuenta los factores preponderantes
objetos de la investigación.

• 2) Diseño teórico
  de la estructura organizativa en las Coordinación
  Académica de la Fundación Misión
  Sucre

Para la conformación de la estructura se
tomó en cuenta la teoría de, análisis
bibliográficos y además de ello la experiencia
acumulada a través de los años en los diferentes
cargos de dirección asignados.

Para esta investigación como
fundamentación teórica para el desarrollo de la
misma se toma en consideración la compilación
clásica de Henry Mintzberg del año 1999, en el cual
hace referencia al tipo de estructura divisionalizada que a
diferencia de las otras clasificaciones no es completa sino
parcial, superpuestas sobre otras que se utiliza sobre todo, para
diversificar los productos, creando diferentes unidades de
negocios para cada línea de productos, que garantizan la
autonomía de operaciones en cada negocio, para esta
investigación en particular se toma para cada unidad de
división creada por especialidad para que cada una
desempeñe de forma coordinada con la calidad de
gestión en los procesos de forma concreta y precisa , ya
que se genera mayor supervisión y medición del
desempeño, para ello se requiere que no se genera
burocracia mecánica en las divisiones,
entendiéndose esta como un flujo de operaciones rutinario
y repetitivo y por consiguiente sus métodos de trabajo
están altamente normalizados.

• 3) Validación

Determinación de grupo de expertos

Los Expertos son un grupo de personas con un
conocimiento amplio o aptitud en un área particular del
conocimiento. Los expertos son requeridos para dar consejos sobre
su tema de especialización, aunque no siempre coinciden en
sus apreciaciones con las opiniones aceptadas sobren ciertos
temas específicos de su tema de
estudio.[5]

La validación tiene dos momentos:

• a) Al someter la propuesta a las diferentes
  instancias del logro del objetivo de la
  investigación

• b) Determinar el aspecto de la
  propuesta

En cuanto al momento a) consiste en presentar dicha
propuestas a coordinadores, profesores asesores e instancias
superiores y recoger las opiniones, estas opiniones pueden ser
recogidas en una tabla que tiene escala para cada pregunta, puede
utilizarse la escala de Likert adaptada, los resultados se
someten a la prueba de Kendall mediante la utilización del
SPSS. En este sentido se comprobarían las siguientes
hipótesis:

H0: No hay concordancia entre los expertos

H1: Hay concordancia

Si el valor p es < 0,05 se rechaza la
hipótesis nula (H0), se acepta H1, con lo cual existe
concordancia, procediéndose a la toma de decisión
correspondiente

• 4) Implementación

• 1) Presentación de la propuesta de
  Estructura Organizacional para dar a conocer dicha propuesta
  a las autoridades ministeriales, nacionales y estadales,
  coordinadores de aldeas, coordinadores de programa en un
  tiempo prudencial de tres (3) meses comenzando a partir del
  mes de septiembre de 2012.

• 2) Espera de tiempo razonable de un (1) mes
  para la sugerencia, modificación y/o aplicación
  de la propuesta planteada a partir de la fecha de su
  presentación.

• 3) Programación de actividades de
  concientización y conocimiento, talleres, cursos, de
  dichas unidades a crear en la Estructura organizacional de la
  Fundación Misión Sucre en el estado
  Mérida a los profesores asesores y triunfadores en
  general a partir noviembre de 2012, por un lapso estimado de
  cinco (5) meses a partir de octubre 2012

• 4) Realizar mesas de trabajo con Zona
  Educativa, Dirección de Educación y Recursos
  Humanos de la Gobernación del Estado Mérida
  para la posibilidad de proveernos de personal en calidad de
  Comisiones de Servicio o contrataciones de los perfiles
  profesionales para dar inicio a las unidades que se desean
  crear en un tiempo de dos (2) meses a partir de septiembre de
  2012

• 5) Promocionar la propuesta de estructura
  organizacional ante los medios televisivos, prensa radial y
  escrita, redes sociales: twiter, Facebook, blogs, etc., por
  un tiempo de tres (3) meses a partir de diciembre de
  2012

• 6) Realizar la selección del personal
  requerido para ocupar los cargos vacantes en un tiempo de un
  (1) mes a partir del mes de enero del año
  2013

• 7) Proyección

La proyección es el horizonte que se mantiene en
el tiempo, pero por la dinámica que existe en el proceso
bolivariano y revolucionario se considera que esta
proyección de estructura tiene una validez de 3
años contados a partir del mes de Abril del año
2013 hasta el 2015, con la finalidad de proveer de más y
mejores mecanismos académicos en beneficio del colectivo
de triunfadores de la Misión Sucre.

Experiencia
práctica

Caracterización y diagnóstico de la
estructura organizativa en la Coordinación
Académica de la fundación Misión
Sucre

La Coordinación Académica desde como
unidad administrativa de la Fundación Misión Sucre
en el Estado requiere de la implementación y/o
restructuración de la Estructura organizacional existente
pues desde la que funciona en la actualidad no proporciona los
resultados más idóneos adaptados a la realidad en
la que nos desempeñamos.

Diagnóstico

La encuesta se conforma de once (11) preguntas
dispuestas a través de la Escala de Likert con cinco
escalas, las cuales se adaptan al tipo de preguntas: fuertemente
de acuerdo, medianamente de acuerdo, de acuerdo, medianamente en
desacuerdo, fuertemente en desacuerdo, El tamaño de la
muestra fue de 30 tomada a conveniencia teniendo en cuenta el
tamaño de la población de 47 profesores asesores de
la Aldea Universitaria la Liria, turno nocturno, la misma es
tomada en consideración ya que es una de la que tiene
más matrícula estudiantil (225 triunfadores) en el
Municipio Libertador y en la cual se imparten la mayoría
de los programas de formación.

3.2 Propuesta de Estructura Organizacional en la
Coordinación Académica de la fundación
Misión Sucre en el estado Mérida

La propuesta de estructura se realiza teniendo en cuenta
el punto 2.1 de la metodología y tiene como objetivo
mejorar los procesos universitarios que deben ser acreditables a
cada una de las instituciones de educación universitaria
que avalan académicamente los programas de
formación que se desarrollan en cada una de nuestras
aldeas universitarias producto de la municipalización, ya
que en las sedes de estas instituciones se supone debe funcionar
la estructura completa en toda su extensión

Como se observa la propuesta se compone de cuatro
departamentos y/o coordinaciones; en la cual se maneje en la
unidad de Estadística y Secretaría docente:
información actualizada de datos, documentos, expedientes,
actas de notas, constancia de estudios, para pasaje estudiantil,
registro de ingresos, egresos, matrícula estudiantil y
profesoral, por municipio, aldea, programa, sección, entre
otros; una segunda unidad de Asesoría a los Profesores
asesores y Coordinadores de Programa en la cual se evidencie de
forma intrínseca en sus funciones el manejo
administrativo, pedagógico, didáctico,
metodológico, político para equilibrar y fortalecer
los conocimientos profesionales de todos y cada uno de los
profesores asesores así como los Coordinadores de Programa
en cada una de sus especialidades en el cual se brinde calidad
académica, apoyo metodológico en el manejo del
concepto de cada una de las unidades impartidas; una tercera
unidad de investigación y postgrado en el cual se cuente
con personal altamente calificado para llevar a cabo
investigaciones que vayan en beneficio del colectivo estudiantil
así como para la buena pro y capacitación de los
profesores asesores en el que puedan desarrollar temas de
investigación que coadyuven al desempeño
académico y profesional con calidad y eficiencia; una
cuarta y última unidad está destinada para la
extensión universitaria en el cual se puedan desarrollar
actividades que no solo den fortalecimiento académico sino
de complementariedad de los conocimientos adquiridos tanto a los
profesores asesores como a nuestros triunfadores en las
áreas de cultura, deporte, folklore, teatro, música
entre otros, del cual se puede considerar como un área de
expansión de recreación y descanso
adicional

Análisis
de los resultados

Dicha Coordinación funciona de forma más
eficiente y productiva ya que se genera un campo de acción
más amplio en virtud del crecimiento en sus cuatro
unidades funcionales, la misma tiene la aprobación del
Consejo de Dirección conformado por la Coordinación
Administrativa, la Coordinación de Asuntos Estudiantiles y
la Asesoría Cubana; estas unidades serán de
carácter administrativo con capacidad académica, se
tendrán perfiles adecuados para cada una de sus
áreas con experiencia comprobada preferiblemente egresados
de la Misión Sucre para así compilar con mas
discernimiento sus actividades obteniendo mayor énfasis en
los resultados y no en ejecución de los mismos.

Cada unidad funcional tendrá su responsable por
área con una delegación de autoridad y
división del trabajo en cada una de sus actividades con la
finalidad de ser especialistas en cada caso, se manejan normas y
procedimientos similares a los procesos universitarios de
cualquier Instituto de Educación Superior con la
única y transcendental diferencia de que todos nuestros
esfuerzos estarán dirigidos a resultados de
transformación endógena, con impacto y trabajo
directo con las comunidades, con visión de futuro
socialista y humano, tomando en cuenta todos y cada
uno.

Pruebas no
paramétricas

Prueba W de Kendall

Como se aprecia el p-valor es de exactamente del 0.05%,
pero como el coeficiente es de 0.52, entonces se acepta la
hipótesis alternativa, con lo cual se aprecia concordancia
y el impacto es del 20%.

Conclusiones

• Se pone en evidencia las dificultades en la
  estructura lo que genera trastornos en el desempeño de
  las actividades en el trabajo.

• Se diseña la estructura de la
  Dirección teniendo en cuenta la encuesta realizada,
  todo el marco teórico referencial para este caso en
  cumplimiento del objetivo general

• La propuesta se valida con un grupo de 5 expertos,
  mediante un análisis cualitativo en el que se puede
  comprobar un aumento de efectividad del 20% lo que me
  fundamenta la hipótesis

Recomendaciones

• Respetar el cronograma de implementación de
  la estructura a organizativa propuesta

• Instrumentar mediante la evaluación del
  impacto el diseño de la estructura organizacional de
  la Coordinación Académica de la
  Fundación Misión Sucre en el estado
  Mérida para que sea implementado en todos los estados
  del país

Bibliografía

Chiavenato I. Introducción a la
teoría general de la Administración. México:
Editorial McGraw Hill Interamericana. Año 2001

Conceptos fundamentales de la Misión Sucre,
versión mejorada, mayo 2004

Culebro, Jorge (1998). Cambio
organizacional: transformación y diseño
estructural. Documento de Trabajo 66. México.
CIDE

Henry Mintzberg. La Estructura de las organizaciones.
2005. Editorial Print Book Digital

Metodología, Méndez Carlos Eduardo,
editorial Mac Graw Hill

Mintzberg, Henry (1989). Mintzberg y la
dirección. Madrid. Ed. Díaz de Santos.

Revista Informe de Investigaciones
Educativas, Vol. XXIV, año 2010. Pág. 135-153.
ISSN: 1316-0648. Depósito Legal Pp. 198504DF11. Lesbia
Mujica y Alberto Crespo, ARTÍCULOS.

Plan nacional Simón Bolívar
2011-2007

CITAS DIGITALES

http://www.extension.edu.uy/red/quees

http://www.ula.ve/personal/varios_opsu/Manual_Cargos.html

http://www.ula.ve/personal/cargos_unicos/coordinador_sectorial_cultura.htm

http://www.saber.ula.ve/bitstream/123456789/19847/1/articulo13.pdf

http://www.managershelp.com/division-del-trabajo.htm.
Pensamiento de Henry Fayol

http://planeacionestrategica.blogspot.es/1236115440/

http://www.matetam.com/blog/entradas-jmd/metodo-analisis-sintesis

Metodología de la
investigación de Roberto Hernández
Sampieri, Carlos Fernández Collado, Pilar Baptista Lucio –
Social Science – 1998 – 499 páginas libro
en línea
http://books.google.co.ve/books?q=metodolog%C3%A
Da+de+la+investigaci%C3%B3n&btnG=

Autor:

Marianela Molina Peña

Institución: Fundación Misión Sucre
Mérida

País de procedencia: República Bolivariana
de Venezuela

PEDAGOGÍA 2013

[1] Fundamentos conceptuales de la
Misión Sucre, 2004, pág. 5

[2] Plan Nacional Simón Bolívar
2001 – 2007

[3] Plan nacional Simón bolívar
2001 – 2007

[4] Dichas premisas provienen de mesas de
trabajo con triunfadores, profesores asesores, coordinadores de
aldea, personal interno adscrito a la Fundación
Misión Sucre en el estado Mérida.

[5] http://es.wikipedia.org/wiki/Experto