Diseño de un Sistema de Información Gerencial

Introducción

La Educación Técnica Profesional en
Venezuela ha sufrido a lo largo de los ultimo cincuenta
años un sinfín de altibajos producto de las
decisiones contradictorias y cambiantes por parte de los
organismos educativos existentes del estado, así como por
la poca relevancia e interés que se le atribuyó a
la formación de los técnicos y profesionales,
situación que de hecho incidió en el funcionamiento
del servicio educativo y el perfil del profesional que
salía de sus aulas.

Al llegar la Revolución del Comandante Hugo
Rafael Chávez Frías en 1999 se empiezan a realizar
los diferentes diagnósticos a nivel educativo, referente a
su pertinencia interna y social como factor de desarrollo
nacional, llegándose a la conclusión de la
necesidad de repensar el modelo educativo vigente y con ello la
compresión de la urgencia de adecuarlo no solo a las
nuevas condiciones jurídica, políticas y sociales
sino a las exigencias y requerimientos de las comunidades para el
despegue definitivo, donde las mismas buscan tener las mejores
condiciones en el ámbito de tecnología de punta en
todas las áreas y entre ellas en el área de la
información.

Es por ello que en el ámbito de las
políticas de la revolución se implementa el
fortalecimiento y modernización de la educación
técnica donde su único propósito es
fortalecer el nivel en lo pedagógico, administrativo y
tecnológico a fin de ofrecer una educación
integral, gratuita y de calidad que venga a satisfacer las
necesidades y expectativas de los educandos en armonía con
las demandas de desarrollo local, regional y nacional

Por lo tanto la escuela técnica en vista de
cumplir con su rol debe empezar a manejar la información
de una forma; segura, eficiente donde se permita tomar las
decisiones adecuadas y acertadas en los momentos oportunos, es
por ello que los sistemas de información gerencial ofrecen
amplias oportunidades para crear ventajas competitivas, para
cambiar la manera de cómo una institución se
desarrolla, o para innovar los procesos de una
organización en términos de eficiencia.

Un sistema de información gerencial en una
organización tiene como finalidad asegurar la
adecuación entre los objetivos estratégicos de la
misma y la información necesaria para soportar dichos
objetivos.

Los sistemas de información juegan un papel
importante en las operaciones eficientes, la gerencia efectiva y
el éxito estratégico de las empresas que deben
operar en un entorno empresarial global. De esta forma los
sistemas de información se han convertido en un
área funcional importante de la administración de
las empresas.

Las organizaciones siempre utilizaron sistemas que les
permitieron administrar el manejo de su información, por
lo cual no necesariamente debe existir una computadora para
reconocer la existencia de estos tipos de sistemas pues estos
pueden ser también del tipo manuales; por ejemplo, una
distribuidora pequeña que no tenga informatizada la
totalidad de sus esquemas de logística y
comercialización. Lo importante es que el sistema permita
almacenar, recuperar, procesar y distribuir
información.

Sin embargo, es cada vez más necesario el
disponer de sistemas de información basados en
computadoras por los beneficios que estos proporcionan:
reducción de errores provocados por las personas a
través del control de las entradas, velocidad en el
procesamiento de datos, posibilidad de realizar
rápidamente tediosos análisis sobre los mismos,
reducción de espacio físico destinado a su
almacenamiento, agilidad al momento de buscar algún dato
en particular, y otros tipos de ventajas que podrían
lograrse en caso de enfocarse en el uso estratégico de los
mismos.

Es por ello que es posible mencionar que una de las
razones de la importancia de los Sistemas de Información
Gerencial (S.I.G), dentro de toda institución, es que,
entre otras cosas aumentan la eficiencia operacional, la
productividad de los directivos, y el servicio y la
satisfacción al cliente ya que se maneja la
información necesaria para ejecutar de manera más
eficiente las labores y de esta manera poder optar por una mejor
y acertada decisión.

Es por ello que tradicionalmente la toma de decisiones
se basaba en la intuición y el instinto, ya que faltaba
información sobre la cuestión objeto de la
decisión. Esto significa que está condicionada por
las objeciones y los puntos de vista personales, que no permiten
obtener una visión equilibrada.

Actualmente se suelen utilizar blocs de notas, pizarras
o tablones como método principal para recoger y analizar
la información en la que deben basarse las decisiones.
Esto conlleva a la utilización de muchas páginas,
que deberán organizarse correctamente para poder
interpretarlas y entenderlas. Al no existir una estructura clara,
este proceso puede durar semanas. Como resultado, muchos procesos
de toma de decisiones no cumplen todos sus objetivos ya que
muchas veces se toman a la ligera y sin una información
que permita hacerla efectiva en todos sus componentes.

El presente estudio está dirigido a implementar
un diseño informativo en el proceso educativo para la toma
de decisiones a nivel directivo, en la Escuela Técnica
Industrial Robinsoniana "General Eleazar López Contreras"
del municipio San Cristóbal del estado Táchira
Venezuela, dependiente del Ministerio del Poder Popular para la
Educación.

Sobre la base de lo anteriormente planteado, el problema
está fundamentado en la forma como se maneja la
información la cual no está lista en los momentos
adecuados, posponiéndose muchas veces los resultados de
una decisión a nivel de la institución, debido a
que los directivos, docentes, coordinadores y personal no
elaboran y entregan la información requerida a tiempo por
lo cual las decisiones que se deben tomar hacen que éstas
no sean efectivas y no se realizan a tiempo.

La problemática existente en la escuela es que la
información administrativa nunca está al
día, ya que no existen canales de control y muchas veces
se requiere de la misma para la toma de decisiones. La misma ha
sido enviada desde la coordinación municipal, con
anterioridad y otras con retraso a la sede y de allí a las
diferentes direcciones, sub- direcciones, coordinaciones,
unidades de apoyo, departamento de recursos para el aprendizaje,
departamento de evaluación, unidad pedagógica,
talleres etc.; muchas veces se solicita información la
cual no se tiene estipulada para el momento de la entrega por
parte de la dirección.

La información no es solicitada en ocasiones de
forma idónea, la misma no desciende de manera adecuada en
formatos especiales a las instituciones y directamente a los
responsables de la misma en el proceso de recolección, se
pierden esfuerzos y la información requerida nunca llega
en el momento oportuno, como es la recolección de datos de
interés ya que no se le brinda el seguimiento adecuado que
muchas veces también tiene que ver con la responsabilidad
y pertenencia en su trabajo.

En la escuela no se tiene un análisis
organizacional referente a la problemática que se plantea
con la información, sin embargo se plantea que a
través del diagnóstico se visualicen el plan que
conformará con los objetivos la solución del
problema

Todo lo anterior conduce al siguiente problema
científico:

¿Cuál sería el sistema de
información gerencial a emplear que permita una oportuna y
acertada toma de decisiones en la Escuela Técnica
Industrial Robinsoniana "General Eleazar López Contreras"
del estado Táchira – Venezuela?

Sistematización del problema:

¿Cuáles son los elementos que
contendría el sistema de información para hacer
más eficiente la toma de decisiones?

¿Cuál sería el soporte informativo
que permitiría el desarrollo del sistema de
información?

¿Cuál sería el soporte
tecnológico que permitiría el desarrollo del
sistema de información?

¿Existe algún plan estratégico en
la entidad para alcanzar sus objetivos?

¿Cuáles son las decisiones que se toman en
cada área funcional?

Objetivo General:

Diseñar un sistema de información
gerencial para la toma de decisiones a nivel de la Escuela
Técnica Industrial Robinsoniana "General Eleazar
López Contreras" del estado Táchira –
Venezuela

Objetivos Específicos:

• Caracterizar la organización objeto de
  investigación en el proceso de toma de
  decisiones.

• Diagnosticar el flujo informativo actual a nivel de
  la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana "General
  Eleazar López Contreras" del estado Táchira, –
  Venezuela.

• Modelar el proceso informativo y proponer los
  soportes para el buen funcionamiento de la
  información.

Justificación de la
Investigación

Los resultados del trabajo de investigación
tendrán un impacto y pertinencia social al propiciar la
solución de los problemas que se vienen presentando en
cuanto a la toma de decisiones, ya que en ocasiones no se cuenta
con la información adecuada y a partir de ella poder
adoptar lineamentos acordes con las dinámicas
presentes.

El trabajo de investigación permitirá
realizar un manejo veraz de la información, de manera
oportuna y lo más exacta posible permitiendo dentro de la
institución una mejor visión en cuanto al manejo de
la información.

De acuerdo con la información que se maneje se
podrá decir qué tan eficiente se puede ser
administrativamente en las instituciones, es por ello que la
propuesta de un sistema de información para la toma de
decisiones en la Escuela Técnica Robinsoniana "General
Eleazar López Contreras", permitirá evolucionar con
eficiencia contribuyendo de una manera significativa al
crecimiento sostenido y por ende ofrecer un mayor confort en
todas sus dependencias.

Es necesario enfatizar en que el presente trabajo busca
alcanzar nuevos paradigmas y tendencias abordados en la
"Maestría de Dirección", donde se indaga la
posibilidad de aplicar los conceptos aprendidos a lo largo de la
misma.

Viabilidad de la investigación

La investigación se podrá llevar a cabo
por las siguientes razones:

• El desarrollo del trabajo de investigación
  permitirá dar respuesta al problema.

• Se dispone de la suficiente bibliografía
  actualizada y de la información documental requerida
  sobre el tema objeto de investigación.

• Se contará con el apoyo sistemático de
  la dirección y subdirecciones de la entidad objeto de
  investigación.

• El tiempo disponible es adecuado para llevar a
  efectos este tipo de investigación.

Hipótesis:

Si se diseña un nuevo sistema de
información gerencial en la Escuela Técnica
Industrial Robinsoniana "General Eleazar López Contreras"
se podrá alcanzar una más acertada toma de
decisiones por parte de la dirección.

Objeto de investigación: Sistema de
información para el proceso de gestión
gerencial.

Campo de investigación: Sistema de
información para la toma de decisiones en la Escuela
Técnica "General Eleazar López
Contreras".

Métodos
Generales, Técnicas, Procedimientos e
Instrumentos

Métodos Generales:

Los Métodos Generales que se emplearán en
las distintas fases del trabajo con las informaciones a obtener y
obtenidas son los siguientes:

• Análisis y Síntesis.

• Inducción y deducción

Técnicas e Instrumentos para la Fase de
Recopilación de la Información:

Se empleará la técnica de revisión
bibliográfica y para la información a obtener en el
trabajo de campo se utilizarán entrevistas, encuestas,
técnicas de trabajo en grupo, la observación de
procesos en las distintas áreas de resultados claves,
análisis comparativo, y las propias de la
evaluación del desempeño del sistema de
información gerencial.

La tesis se estructura según las normas
convencionales más utilizadas en este tipo de trabajo, en
introducción, tres capítulos, conclusiones y
recomendaciones.

El capítulo I tiene como objetivo desarrollar el
marco teórico conceptual vinculado con el tema objeto de
investigación, referenciando los criterios mas
actualizados de los especialistas en la
temática.

El capítulo II está dirigido a
diagnosticar el flujo de la información en la entidad
investigada y en un tercer capítulo se aborda la
confección y aplicación de las propuestas para el
perfeccionamiento del flujo informativo del proceso
educativo.

CAPÍTULO I:

Fundamentación teórica de los
sistemas de información en los procesos de toma de
decisiones gerenciales

Este capítulo tiene como objetivo realizar un
estudio del marco teórico conceptual actualizado sobre los
sistemas de información gerenciales y su influencia en el
proceso de la toma de decisiones.

• Los sistemas de información y su
  importancia.

Cada sociedad tiene una prioridad y responsabilidad
educativa, económica o política diferente. El grado
de interés dependerá de la realidad que les toque
vivir a cada una de ellas, en este sentido la educación
promueve la formación integral del individuo, con un
verdadero nivel de autocrítica, responsabilidad, justicia,
libertad, igualdad y participación, donde sea ente
transformador de su propio modelo de vida, aquí tiene un
rol fundamental el educador de nuestros días el cual
valiéndose de la información que le permita tomar
decisiones que conlleven al manejo adecuado de las
instituciones.

En virtud de localizar algunos trabajos que de manera
directa o indirecta se encuentren identificados con el problema
abordado en este estudio, resulta conveniente establecer dentro
del contexto de una revisión literaria, referencias que
pertenezcan a estudios o investigaciones realizadas anteriormente
y sirvan de soporte al trabajo a presentar.

Por lo tanto haciendo referencia al presente trabajo se
debe tomar en cuenta que los sistemas de información no
sólo procesan información, sino que también
son innovadores, por lo que también son útiles para
hacer frente a las demandas que están en constante cambio
en nuestras instituciones educativas.

Por consiguiente estos mejoran la adaptación de
la escuela al medio ambiente. Permiten a la escuela comprender y
definir la transferencia de información interna y externa.
De tal modo, que permite a las escuelas cumplir con las demandas
y expectativas internas (profesores, estudiantes, coordinadores)
y externas (padres, representantes, coordinaciones municipales,
zona educativa y ministerio del poder popular para la
educación a nivel central); y de esta forma asegurar
quelas toma de decisiones en el ámbito escolar se
organicen con precisión y a tiempo.

La introducción de los sistemas escolares de la
gestión de información en las escuelas han
provocado cambios significativos en las funciones y estilos de
trabajo de los administradores. Los sistemas de
información han permitido avanzar cada día y con
ello logrando avances significativos en cuanto a los objetivos
que se trazan en determinados momentos y con ello logrando una
mejor estabilidad en el ámbito laboral.

Los sistemas de información han cambiado la
gestión de la escuela en las asignaciones de liderazgo,
toma de decisiones, la gestión de la carga de trabajo,
recursos humanos, la comunicación, la responsabilidad y la
planificación. Los sistemas de información ayudan
al directivo en la determinación de los objetivos de la
escuela, visualización de planes a largo plazo, la
distribución de los recursos, la formación de los
futuros métodos educativos, la determinación del
desempeño de los profesores y el éxito de la
escuela, también se puede utilizar como una herramienta
para iniciar y utilizar el liderazgo educativo de los directivos
de la escuela.

Según Christopher (2003) "Los administradores
escolares pueden tomar decisiones más eficientes cuando
reciben la información correcta y actualizada por los
sistemas de información gerencial de
escuelas"[1]. La toma de decisiones es la
génesis de la gestión educativa. Todos los
días las condiciones problemáticas que requiere la
toma de decisiones se basan y dependen de la naturaleza compleja
e inesperada del entorno escolar. Por esta razón, como un
solucionador de problemas, el administrador de la escuela tiene
que reunir y analizar información
continuamente.

Además, los administradores han tenido que hacer
más decisiones en tiempos cortos, debido a las crecientes
expectativas del sistema educativo". Por otra parte, la toma de
decisiones ha sido más rápida, más frecuente
y más complicada en las escuelas de hoy.

Con el fin de tomar decisiones en estas condiciones, la
recopilación de datos debe ser continua, actualizada y que
se pueda acceder a tiempo para analizar y utilizar. El
éxito de las escuelas se basa principalmente en la toma de
decisiones basada en estos datos. El mismo autor, precisa que
"los directores de escuelas no son capaces de utilizar los datos
de manera eficiente en este aspecto". Los directores de escuelas
y centros educativos en general deben prestar más
interés en actualizarse en el manejo de sistemas de
información y no solo en actualizarse en asuntos
concernientes al área pedagógica.

Las tecnologías de la información ayudan a
los gerentes a acceder, gestionar y comunicar la
información de forma rápida y sencilla. Si bien las
redes de telecomunicaciones proporcionan al gerente amplios
recursos de información que puede ser utilizado en la
resolución de problemas, la comunicación escrita ha
crecido más a través de los procesadores de texto y
correos electrónicos, los sistemas de información
han cambiado a través del tiempo en el papel de los
directores de escuelas y han cambiado sus métodos de
trabajo. Uno de ellos es el desarrollo de una base de datos que
incluye información sobre los estudiantes registrados y de
la familia, la discontinuidad, las calificaciones del personal, y
las clases, y las diferentes etapas.

Estos son una parte de la información que deben
manejar los sistemas de información educativos. Otra
información que manejan estos sistemas de
información son la gestión de la biblioteca de la
escuela, finanzas, actividades deportivas, la
planificación escolar, horario de clases de alumnos y
profesores, informes estándar enviado a niveles superiores
de administración de la escuela, etc. .

Por lo se trata de una actividad de
transformación de datos simples que aumentan la eficiencia
de la gestión escolar. Además, el uso y
análisis de información en las escuelas no
sólo hace que los directores se den cuenta lo que debe
hacerse para desarrollar el desempeño de los estudiantes,
sino también garantizar el éxito en el cumplimiento
de los cambios y demandas del sistema escolar.

Como resultado de ello, se puede afirmar que por medio
de los sistemas de información gerencial de centros
educativos (SMIS por sus siglas en inglés), los gerentes
serán capaces de determinar la información
requerida, acceder a esta información, interpretar los
datos, utilizar los datos en la toma de decisiones y evaluar el
desarrollo eficiente del sistema de información. Las
investigaciones en varios países confirman que las
escuelas que utilizan los SMIS aumentaron su eficacia de
gestión.

En estudios realizados con los directores de escuelas
estadounidenses, Hedberg, Harper, Bloch y College (1992)
afirmaron que la eficiencia se ha incrementado en la toma de
decisiones en las escuelas que utilizan sistemas de
información gerenciales de escuelas.

En otro estudio, Gurr (2000) examinó los efectos
del uso de los SMIS sobre el trabajo de los administradores de la
escuela primaria en Australia, y afirmó que el uso de los
SMIS además de haber introducido tecnologías de la
información en sus tareas, han disminuido su carga de
trabajo y hacen más eficiente el proceso de
gestión, además les ayuda a utilizar el tiempo de
manera más eficiente, de hecho los profesores se sienten
más importantes, los hizo querer mejorar más, los
SMIS hicieron importantes cambios en la educación y la
enseñanza, y le aumentaron la calidad de la
comunicación dentro de la escuela.

En su estudio con directores de escuelas, Telem y
Buvitski (1995) encontraron que los directores de las escuelas
creen que la gestión de los sistemas de información
conducirá a cambios importantes dentro de esta.

De acuerdo a los directores de las escuelas, esta
aplicación ha aumentado el nivel de la escuela,
facilitó la toma de decisiones sobre el nivel de control y
las estrategias, aumentaron la calidad de programas de
enseñanza, facilitaron la interacción
estudiante-profesor, aumento la coordinación entre los
profesores, facilitado la transferencia de información
sistemática y continua a los padres y una mayor
comunicación con otros instituciones y la
organización central.

En su estudio Gurr (2000) examinó los efectos de
los sistemas de información en los administradores de
escuelas locales, determinó que los sistemas de
información han cambiado en gran medida las funciones de
los directores de escuelas. Afirmo que un gerente que no utiliza
los sistemas de información no es capaz de lograr sus
funciones eficientemente.

Por último, Anderson y Dexter (2005) en sus
estudios determinaron que liderazgo tecnológico de los
administradores de las escuelas es más importante que el
conocimiento en el uso eficiente de la tecnología en las
escuelas. Sin embargo en la literatura existen investigaciones
que muestran que los administradores de las escuelas han tenido
problemas en el uso de los SMIS.

Por ejemplo Visscher y Bloemen (1999) en su estudio con
195 directores y profesores que trabajan en 63 escuelas
secundarias en Holanda descubrieron que los SMIS se utilizan
sobre todo en las tareas de rutina y los directores y profesores
no tienen suficiente educación en el sistema.

Los administradores y los maestros indicaron que
mientras los SMIS tuvieron efectos positivos en la
evaluación de la eficacia de la escuela, el desarrollo de
las fuentes de uso y calidad de la programación educativa
dentro de la escuela, también aumento su volumen de
trabajo y de estrés causado por estas
aplicaciones.

La investigación indicó que el
estrés se redujo en las escuelas donde los profesores y
directores fueron capacitados previamente en el uso del sistema y
donde la innovación es claramente una visión.
Además se constató que el personal que utiliza el
sistema tenía una mayor motivación, estaba
dispuesto a tomar más retos en la
educación.

En la investigación de Warren (1998)
examinó los efectos de los sistemas de información
sobre toma de decisiones educativas y se enteró de que los
directores de escuela no se han educado lo suficiente en el uso
eficiente de las tecnologías de la
información.

Por otro lado la investigación de Crouse (1994)
encontró que los centros educativos aumentaron la
posibilidad de utilizar los sistemas de información.
También Jacops (1992) afirmó que existe una
correlación entre el desempeño de los directores de
educación y el uso de tecnologías de la
información. Como resultado, se puede señalar que
los administradores de las escuelas tuvieron que asumir la
responsabilidad de liderazgo en una zona desconocida sin
educación suficiente.

Como se puede apreciar las tecnologías de la
comunicación y la información no han tenido un
papel cada vez más importante sobre las actividades de las
escuelas. Durante este período, muchas cosas se han dicho
y escrito sobre la importancia de las computadoras. Aunque hay
muchas investigaciones sobre el papel y la necesidad de
tecnologías de la información en la
educación, muchos de ellos son acerca de las funciones
educativas de los sistemas de información y sólo
algunos de ellos son sobre la gestión de la
escuela.

En otras palabras, aunque hay muchas investigaciones
sobre papel de los sistemas de información, sobre la clase
y la enseñanza, pocos estudios se han realizado sobre el
uso de ellos en la gestión de la educación y sus
efectos sobre los gestores.

La idea de usar la computadora como sistema de
información fue promovida por los fabricantes de
computadoras como un medio por el cual tenían una
justificación para adquirir nuevos equipos. Según
McLeod, (2000) "…esta percepción reconoce que las
aplicaciones de la computadora deben implementarse con el
propósito de producir información, por lo que fue
adaptado velozmente por muchas de las más grandes
compañías…"[2]

El objetivo fundamental de la mayoría de las
organizaciones es poder ser el número uno, donde se
proporcione un buen servicio al consumidor individual. Las
organizaciones de servicio existen con un ambiente o mercado
particular:

1) La entrada de recursos del ambiente es convertido a
salida (servicios).

2) Las salidas (productos y servicios) son regresados al
ambiente o mercado.

Para McLeod, (2000) "los intentos iníciales por
querer aplicar a las computadoras en el área de los
negocios se enfocaron hacia los datos, luego se trató de
hacer hincapié en la información y el apoyo a las
decisiones. A su vez las primeras compañías que
usaron computadoras reconocieron la gran necesidad de establecer
unidades organizacionales autónomas de especialistas que
se encargarían de implementar los
sistemas"[3].

Según Alveolar y Ronda (2005) en los años
60, "las empresas y los administradores en conjunto realizaron
grandes avances sobre el uso de la informática: el
tratamiento de los resultados que generaban las decisiones, tanto
en la compatibilidad y en la gestión de los stocks, la
capacidad de los ordenadores en registrar, tratar y reconstruir
(en si recuperar) la gran cantidad de datos, así como en
la relativa simplicidad de los tratamientos necesarios Reducir
considerablemente los plazos de tratamiento que permitían
a la vez"[4].

En los años 80-90, según los mismos
autores anteriores, la informática de gestión fue
creciendo. En planificar en términos de largo plazo las
decisiones progresivamente. Por la puesta a punto de
técnicas organizacionales (esquemas directivos). Por el
empleo creciente de los performances de los ordenadores y de sus
redes públicas para transmisión de datos con otras
empresas u administraciones La multiplicación y el
(sistemas de intercambio bancario), especialización
creciente de las actividades de la informática (consejos,
expresión de necesidades, arquitectura,
documentación, test, formación, En reutilizar lo
más posible las soluciones, asistencia, reparación,
etc.), en particular en los programas informáticos
inicialmente concebidos para otras sociedades, y en adaptarse al
menor costo a las especificaciones de la empresa.

Precisan que en particular, los años 90 "han
visto la rápida adopción de una categoría
particular de programas de gestión, los Programas de
Gestión Integrada o PGI (en inglés ERP) donde la
riqueza y la relativa universalidad ilustran bien la tendencia de
las empresas a renunciar a los programas a la medida, a
descentralizar y a uniformar su gestión a escala de toda
la empresa".

Así mismo muchas de las grandes empresas y
administraciones públicas han recurrido en adelante a la
internalización, de una parte o de la totalidad de sus
servicios informáticos, a fin de concentrar sus esfuerzos
en las actividades donde ellas se sientan más eficaces
.Más recientemente, se ha constatado una fuerte
expansión de las soluciones de Gestión
Electrónica de Documentos, principalmente inherente a los
progresos técnicos y a la baja de los precios de las
soluciones de digitalización (scanner), de almacenamiento
(discos duros, CD-RW, DVD, y grabadores asociados) y de
restitución de imágenes (impresoras láser a
color).

Las compañías establecen una
organización de servicio de información formada por
especialistas en información que saben crear sistemas
basados en computadora, "estos especialistas incluyen
análisis determinados de sistemas, administradores de base
de datos, donde los especialistas en redes, programadores y
operadores, en los últimos años los usuarios han
comenzado a realizar parte del trabajo de los especialistas,
fenómeno conocido como computación de usuario
final".

Es muy difícil de mostrar el valor
económico de una aplicación de computadora, por lo
que se realizan análisis extensos para justificar cada
proyecto potencial, ya que una vez empezado el proyecto pasa por
un ciclo de vida del sistema, los especialistas en
información pueden participar en diversas medidas,
incluyendo su desarrollo y su uso, que debe ser administrado por
el directivo que corresponda.

Al final, la fuerte tasa de equipamiento
informático de las empresas o instituciones, que es a
menudo considerado como un triunfo competitivo, ha contribuido
enormemente a la baja de los precios de los materiales y de las
redes, así como también a una mucha mayor
ergonomía en sus instalaciones y equipos, sin las cuales
el desarrollo fulgurante de la informática familiar y del
Internet no tendría probablemente lugar.

El llevar a cabo la administración de una escuela
desde sus inicios, es una tarea sumamente agotadora e importante
para su buen funcionamiento y desarrollo. Una de las herramientas
con mayor potencial para lograr obtener fuertes bases en la
institución es el uso adecuado de la información.
Es por esto la importancia que tiene el uso de los sistemas de
información los cuales aporta un apoyo significativo para
todas aquellas organizaciones y que de acuerdo a la toma de
decisiones partiendo de la información que poseen buscan
un futuro exitoso.

La información es un recurso vital para toda
organización, y el buen manejo de ésta puede
significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para
todos los proyectos que se emprendan dentro de una
institución que busca el crecimiento.

El manejo de la información es fundamental para
cualquier escuela, con ello puede lograrse un alto nivel
competitivo, académico donde se desenvuelve y obtener
mayores niveles de capacidad y desarrollo.

La información permite identificar cuáles
son las fortalezas con las que se cuenta y cuáles son las
debilidades y sectores vulnerables como institución. El
tenerlas claras implica tener la habilidad de planear acciones
que nos permitan fortalecernos, realizar una planeación
alcanzable y factible, identificar áreas que requieren
mayor atención, así como poder controlar las
actividades de la organización.

El objetivo básico de la información es
apoyar a la toma de decisiones dentro de la organización.
Se busca tener más bases sustentables para poder decidir
qué es lo que se va a hacer y qué rumbo tomar para
lograr los objetivos que se planearon.

En una escuela se le debe de poner una atención
sumamente especial a la información que se genera cada
día, ya que la adecuada interpretación de
ésta pondrá los cimientos necesarios para
consolidarse como una institución de éxito y
así podrá obtener una mayor oportunidad de
crecimiento y expansión.

El sistema de información va a permite tener un
control sobre todos los elementos de la institución y
todos sus recursos con los que cuenta, así se
evitarán desperdicios o pérdidas de recursos
materiales y demás. Si se tiene menos desperdicios y
pérdidas se verán reflejados en los estados finales
de forma positiva para toda la escuela.

Con un sistema de información se puede tener el
control sobre el inventario con el que se cuenta y así
saber a todo momento que es lo que se tiene y que es lo que se
necesita. Con esto se obtendrá una mejora en el servicio a
los clientes (directivos, profesores, obreros y estudiantes), un
incremento de forma positiva en la toma de decisiones y un mayor
manejo y administración de todo el flujo de
información con que se cuenta.

Por todo lo anterior, es posible concluir que los
sistemas de información son una herramienta necesaria e
importante para el flujo de la información en una escuela,
son una fuente importante de apoyo para llevar a cabo la
dirección de la misma y proporciona los conocimientos
básicos para la realización de las actividades de
cualquier área. Y por ultimo ayuda de una manera efectiva
en la toma de decisiones.

1.2 Los Sistemas de Información y su
Clasificación

Para poder introducir el tema al que hace referencia el
siguiente trabajo, es necesario antes definir los conceptos clave
sobre los que se basa, lo que dará en sí una idea
del fin de los sistemas de información para la toma de
decisiones en la Escuela Técnica Industrial Eleazar
López Contreras, complementándose ésta con
lo que será expuesto durante el desarrollo de este
trabajo.

La palabra "sistema" es definida por la Real Academia de
la Lengua Española (RAE), como "un conjunto de reglas o
principios sobre una materia racionalmente enlazados entre
sí" y "un conjunto de cosas que relacionadas entre
sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto".
Ordenando la definición se pude decir algo más
concreto donde: "Un sistema es un conjunto de elementos
organizados los cuales interactúan entre sí y con
su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre
información, sobre energía o materia u organismos
para producir como salida información o energía o
materia u organismos. Dado lo expuesto, este término no
tiene solamente una aplicación en el mundo de la
informática, sino que también puede ser
válido para un sin fin de aspectos, En la época
actual escuchamos continuamente sobre los sistemas de
información, según Cohen y Asín, lo definen
"Conjunto de elementos que interactúan entre sí con
el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio"[5].

De acuerdo a lo anterior, se debe entender e identificar
que los sistemas de información servirán de apoyo
en el funcionamiento de sus negocios, proporcionando
información oportuna para la toma de decisiones y donde
deberán generar valor para el cumplimiento de su
visión y objetivos estratégicos.

El término "sistemas de información" tiene
muchas definiciones, las cuales han sido presentadas por
distintos autores de la materia. Entre ellas tenemos la
siguiente: "un conjunto de componentes interrelacionados que
colaboran para reunir, procesar, almacenar, y distribuir
información que apoya la toma de decisiones, la
coordinación, el control, el análisis y la
visualización en una organización".

Por lo tanto los sistemas de información vienen a
ser conjuntos de elementos que se relacionan con el fin de
soportar a cualquier tipo de organización,
institución o empresa. Los elementos presentes en dicho
sistemas corresponden al equipo computacional, el software y el
hardware necesarios para apoyar el funcionamiento del sistema, y
el recurso humano que interactuará con este.

Es de saber que un sistema de información en
particular es un proceso en donde siempre debe existir una
entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de
información agregada. Por lo tanto el sistema toma los
datos que requiere para procesarlos, puede ser alimentado
manualmente ya sea de manera directa por el usuario o
automáticamente, donde la información proviene de
otros sistemas o módulos (a esto último se le
denomina interfaces automáticas).

La característica de procesar la
información es la que permite la transformación de
datos fuente en información que puede ser utilizada para
la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que por ejemplo un gerente al momento de tomar una decisiones
genere una proyección valedera y segura a partir de los
datos que contiene un estado de resultados o un balance general
de un año base. La información que sale del
sistema, sale procesada, con un valor agregado.

Existen varias clasificaciones de los sistemas de
información, veamos una de ellas que hace sentido en el
mundo de los negocios:

Sistemas Transaccionales: Son aquellos que logran la
automatización de procesos operativos dentro de una
organización o negocio.

Sistemas de apoyo para la toma de decisiones: Ayudan a
la empresa en el proceso de toma de decisiones, entre ellos se
encuentran los sistemas para la toma de decisiones en grupo y
sistemas de información para ejecutivos. Sistemas
Estratégicos: Se desarrollan en las organizaciones con el
fin de lograr ventajas competitivas.

De acuerdo a la clasificación anterior,
típicamente las instituciones comienzan utilizando
sistemas transaccionales para apoyar a sus diferentes procesos, a
medida que se tiene una mayor madurez en el uso de los sistemas
se puede contar con suficiente información para
implementar sistemas de apoyo para la toma de decisiones y por
último, se llega a un nivel más sofisticado en el
uso de la información cuando ya la institución
desarrolla su propia tecnología e inteligencia de negocios
para lograr ventajas con respecto a su competencia.

Es importante que cualquier persona que quiera emprender
un negocio conozca esta clasificación para que al momento
de adquirir un sistema de información identifique que
tiene que ir de manera gradual, ya que no se puede implementar
sistemas estratégicos si los procesos no están
completamente automatizados y si no se cuenta información
histórica.

Los Sistemas de Información (SI) y las
Tecnologías de Información (TI) han cambiado la
forma en que operan las organizaciones actuales. A través
de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los
procesos operativos, suministran una plataforma de
información necesaria para la toma de decisiones y, lo
más importante, su implantación logra ventajas
competitivas o reducir la ventaja de los rivales.

Las Tecnologías de la Información han sido
conceptualizadas como la integración y convergencia de la
computación, las telecomunicaciones y la técnica
para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes
son: el factor humano, los contenidos de la información,
el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos
de intercambio de información, los elementos de
política y regulaciones, además de los recursos
financieros.

Los componentes anteriores conforman los protagonistas
del desarrollo informático en una sociedad, tanto para su
desarrollo como para su aplicación, además se
reconoce que las tecnologías de la información
constituyen el núcleo central de una transformación
multidimensional que experimenta la economía y la
sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y
dominio de las influencias que tal transformación impone
al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no
sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino,
incluso, su forma de pensar.

Dentro de las tecnologías de la
información también debemos contemplar algunos
conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas
como de alto impacto, ya sea para nuestra organización, el
individuo o la sociedad misma

Por lo tanto un Sistema de Información es un
conjunto de elementos que interactúan entre sí con
el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un
sentido amplio, un sistema de información no
necesariamente incluye equipo electrónico
(hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza
como sinónimo de "sistema de información
computarizado"

Los elementos que interactúan entre sí
son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o
información fuente, programas ejecutados por las
computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de
políticas y reglas de operación.

Un Sistema de Información realiza cuatro
actividades básicas:

• Entrada de información: proceso en el cual el
  sistema toma los datos que requiere para procesar la
  información, por medio de estaciones de trabajo,
  teclado, diskettes, cintas magnéticas, código
  de barras, etc.

• Almacenamiento de información: es una de las
  actividades más importantes que tiene una computadora,
  ya que a través de esta propiedad el sistema puede
  recordar la información guardad en la sesión o
  proceso anterior.

Partes: 1, 2, 3