Diseño de un Sistema de Información Gerencial (página 3)

Partes: 1, 2, 3

Habilidad para supervisar y
controlar.

Habilidad para despertar
entusiasmo.

Debe tener una buena capacidad de
liderazgo.

Carácter emprendedor y
entusiasta.

Disposición para asumir
responsabilidades y correr los riesgos inherentes.

Imaginación, iniciativa e
inteligencia.

Disposición para trabajar en
forma intensa y en largas jornadas.

Capacidad para promover y adaptarse a
los cambios

Manejar sistemas de
información.

A continuación se señalan algunas
funciones que debe tener y promover el director de la Escuela
Técnica Industrial Robinsoniana, General Eleazar
López Contreras, entre ellas están las
siguientes:

• Determina los diversos lineamientos y criterios para
  la toma de decisiones dentro de la
  institución.

• Optimizar la calidad de la información para
  el desempeño dentro de la institución y de esta
  forma lograr medidas que promuevan y estimules la
  innovación tecnología, pedagógica, la
  investigación y propuestas experimentales orientadas
  cualificar los logros y retos planteados.

• Pedir toda la información concerniente como:
  matricula de estudiantes, matricula de docentes y de personal
  administrativo y obrero.

• Diseñar la oferta educativa basándose
  en la información actualizada sobre las demandas de la
  comunidad.

• Organizar de acuerdo a la información que se
  tenga, la matricula, autorizar traslados y expedir
  certificados de estudio dentro de lo normado,

• Pedir ante las respectivas coordinaciones los
  diferentes informes semanales, donde estén
  implícitos las acciones de cada día así
  como cualquier eventualidad que se presente.

• Planificar, organizar y administrar los recursos y
  servicios prestados por la escuela, recogiendo
  periódicamente la opinión de los docentes y
  manteniendo informado a todos en general.

• Pedir toda la información concerniente a las
  sub-direcciones existentes en la escuela, que en este caso
  son tres: Sub-dirección técnica,
  sub-dirección administrativa y la sub-dirección
  académica.

• Solicitar la información necesaria para
  formular el diagnostico real de la institución que
  incluye todos los elementos.

• Solicitar la información de los inventarios
  de los bienes nacionales existentes en la planta en el
  momento que toma el cargo.

• Debe tener el archivo actualizado de los docentes de
  la planta.

• Comunica a su personal las informaciones emanadas
  del nivel central, municipal o zonal.

• El director es el responsable docente y
  administrativo del plantel, por lo tanto debe manejar toda la
  información para de esta forma agotar todos los
  recursos legales en el tratamiento de los problemas o casos
  que son de su competencia, antes de enviarlos a su respectiva
  zona educativa.

• Organiza y planifica los procedimientos que le
  permiten estar enterado y orientado de las actividades que
  cumplen los departamentos, coordinaciones, unidades de apoyo
  y seccionales.

El subdirector.

La subdirección, representa al cuerpo del plantel
donde las actividades técnico-docentes y administrativas,
son procesadas en concordancia con los objetivos educacionales y
su función primordial es trabajar conjuntamente con la
dirección en asuntos técnico-docentes y
administrativos. Para desempeñar esta función debe
existir una consulta permanente con las otras dependencias
adscritas a la institución.

La subdirección de la escuela técnica
tiene tres pilares fundamentales para la realización de
sus actividades entre las que se encuentran, la
subdirección académica, la subdirección
administrativa y la subdirección técnica, donde se
conducen y ejecutan las actividades.

La subdirección docente.

Representa parte de la alta gerencia dentro de la
institución, su existencia como oficina dentro de la
escuela es primordial. Obviarla implica la ruptura parcial del
proceso administrativo. Bajo su coordinación esta la
programación referida a: planificación de
métodos y técnicas que permitan la operacionalidad
de los objetivos curriculares, el cumplimiento de los objetivos
contenidos programáticos, la reorientación de las
estrategias de enseñanza, la actualización de la
información en su departamento, el asesoramiento de la
dirección de las relaciones de la comunidad– escuela y la
participación en todos las reuniones de
consejos.

Esta oficina por tener jerarquía de alta gerencia
y la función principal de asesoría a la
dirección, hace necesario que su gerente, deba tener
atributos, condiciones y capacidad técnica de alta
competencia, pues en su posición de subdirector emergente
debe permitir la prosecución eficiente de los objetivos
planteados en la institución

A manera de información se presenta el perfil que
debe poseer los subdirectores de la escuela técnica
industrial

• Poseer aptitud para trabajar en grupo.

• Tener siempre respeto por la opinión emitida
  por los demás sobre los temas que se
  discutan.

• Disposición para mantener una buena
  comunicación efectiva.

• Debe ser una persona que prevea situaciones
  futuras.

• Sentido de responsabilidad en el cumplimiento de su
  deberes

• Respetuoso con el personal docente, administrativo y
  obrero.

• Tener conocimientos de asuntos sindicales y
  laborales de acuerdo con el nivel educativo.

• Detectar a tiempo causas de los problemas y
  establecer los correctivos necesarios.

• Tomar las decisiones adecuadas en el momento
  oportuno

• Cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos y
  normativas legales vigentes.

Tanto el director como los subdirectores deben asegurar
el cumplimiento de cualquier disposición legal
señalada en la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela, la ley Orgánica de
Educación, sus reglamentos, resoluciones y demás
actos administrativos emanados de sus superiores
jerárquicos

Funciones del subdirector
académico

• Tener la información idónea para poder
  realizar diagnósticos para el mejoramiento de la
  institución.

• Elaborar el plan anual de la subdirección
  conjuntamente con el consejo directivo.

• Jerarquiza las actividades del plan
  anual.

• Lleva toda la información de la parte
  académica.

• Entrega a los coordinadores los lineamientos y
  orientaciones para los planes anuales.

• Recomienda la realización de talleres y
  cursos para un mejor mejoramiento

• Es el encargado de realizar conjuntamente con el
  director las cuadraturas del año escolar, por lo tanto
  requiere de toda la información en cuanto a horarios,
  horas académicas y administrativas.

• Coordina el desarrollo de la programación de
  las diferentes unidades, dependencias bajo su cargo para el
  logro de los objetivos trazados por la
  institución.

• Coordina las actividades docentes tendientes al
  logro de los objetivos establecidos en la
  planificación, entrega de información a cada
  dependencia a su cargo.

Funciones del subdirector
administrativos

• Debe formular un diagnostico de la
  institución relacionado con el proceso administrativo
  de la institución.

• Elabora el plan anual de la subdirección
  conjuntamente con el consejo directivo y los coordinadores de
  departamentos.

• Coordina el desarrollo de la programación de
  las diferentes unidades y dependencias bajo su
  cargo.

• Dirige la información de la secretaria de la
  escuela y Departamentos adscritos a la escuela.

• Establece los mecanismos de resguardo, cuido y
  supervisión de los bienes nacionales de la
  institución.

Funciones del subdirector
Técnico.

• Es el responsable del área técnica de
  la institución.

• Monitorea y registra todas las actividades de las
  coordinaciones,.

• Revisar toda la información que va a ser
  enviada al director por la subdirección
  técnica.

• Elabora todos los informes semanales para el
  director.

• Fomenta la capacitación tecnológica de
  los empleados asignados a su departamento.

Los departamentos

Son organismos creados en la institución con el
objetivo de atender en forma más eficaz a las necesidades
e intereses de los estudiantes, docentes y en general a toda la
comunidad educativa, en el proceso de
enseñanza-aprendizaje, ya que a través de ellos se
lleva toda la información referida a programas y otras
actividades que coadyuven a dicho proceso.

La concepción de los departamentos responde a
principios que orientan a mejorar las condiciones de la
institución en todos sus aspectos por medio de estos se
busca una mayor optimización de la institución y a
la vez dar repuesta a los retos planteados.

Este está dirigido por el jefe del departamento,
cuya misión consiste en la dirección y
animación de las tareas del departamento, su objetivo
central estriba en dar coherencia y unidad al proceso de
aprendizaje del área disciplinar
correspondiente.

Objetivos de los departamentos

• Unificar criterios en la planificación,
  desarrollo y evaluación de los procesos existentes en
  el departamento.

• Orientar y controlar el desarrollo de los planes y
  programas.

• Orientar a los docentes adscritos al departamento
  correspondiente sobre el uso de las nuevas técnicas
  tecnológicas y métodos existentes.

• Fomentar actividades especiales que contribuyan a la
  evaluación cualitativa y cuantitativa del proceso de
  enseñanza previamente coordinada con el departamento
  respectivo.

• Enriquecer los recursos didácticos y
  audiovisuales.

• Elaborar la planificación anual basada en
  diagnósticos.

• Llevar el inventario del departamento.

• Elaborar el informe trimestral acerca de las
  actividades realizadas y entregar a la respectiva
  dirección

• Orientar pequeños proyectos de
  investigación y de recoger experiencias
  sistemáticamente.

• Conocer y estar capacitado para utilizar las
  técnicas de dirección y manejo de
  personal.

Perfil del jefe de Departamento

• Generar acciones tendentes a la motivación,
  concientización y participación efectiva del
  personal a las labores diarias.

• Amplitud para reconocer y adoptar nuevos
  enfoques.

• Administrar todos los procedimientos de trabajo a
  ser realizados en el departamento.

• Diseñar sistemas administrativos que permitan
  el buen funcionamiento de las actividades del
  departamento.

Por las características del cargo, es necesario
que mantenga una comunicación y relación personal
efectiva con todo el personal, con el propósito de
proyectar confianza y compromiso con la labor que se desarrolla
en la escuela.

A continuación se mencionan las funciones ligadas
con el proceso de la información en cada departamento,
entre los que tenemos:

Proyectos Productivos: son aquellos que se
realizan en la institución con el fin de mantener la
escuela en actividad constante, donde cada quien participa de una
forma lineal con los objetivos de la institución, entre
sus funciones tenemos:

• Participa y diagnostica todos los proyectos que
  deben llevarse a cabo en la institución durante el
  año escolar.

• Revisa la información de todos los proyectos
  asignados para discutirlos en mesas de trabajo con todo el
  colectivo de la institución.

• Realiza los informes semanales para la
  subdirección.

Pasantías: es la encargada de realizas la
acciones para que los estudiantes puedan optar a realizar las
mismas en un periodo de doce semanas. Entre sus funciones
destacan:

• Realizar los listados de los pasantes de la
  institución, donde exista una información
  detallada para ser entregada al director.

• Visita las diferentes empresas posibles candidatas a
  recibir los pasantes.

• Se encarga a toda la permisología para que el
  estudiante pueda optar a su periodo de
  pasantías.

• Planifica las charlas informativas sobre las
  menciones en las diferentes instituciones del
  estado.

• Es el encargado de realizar los informes
  semanales.

Unidades de apoyo y coordinaciones de
menciones:

• Llevar todo el proceso de las inasistencias tanto de
  docentes como de estudiantes.

• Realizar informes semanales especificando todos los
  aspectos y eventualidades semanales.

• Levanta actas de incidencias diarias al personal
  administrativo y docente en la institución.

• Mantener informado a los docentes sobre los
  diferentes cambios o lineamientos emanados de la
  dirección, coordinación de proyectos,
  coordinación de bienestar estudiantil y
  coordinación de evaluación y control de
  estudio.

Evaluación: el departamento de
evaluación es un servicio de carácter
técnico-docente, corresponde al segundo nivel
jerárquico dentro de la estructura organizativa de la
escuela, ubicada como unidades especiales bajo las líneas
de mando de la dirección docente y apoyo del
director.

Esta dependencia debe tener una interrelación
horizontal permanente con las unidades de control de estudio y
bienestar estudiantil. Entre sus funciones principales
está el de orientar a los docentes en el manejo de nuevas
tecnologías para el avance académico.

Debe mantener al día toda la información
relacionada con la equivalencia de estudios, en concordancia con
lo establecido con la dirección del plantel,
también establece los criterios e instrumentos de
evaluación ajustados a las características de los
planes de estudio.

Control de estudio: este departamento al igual
que los demás departamentos que conforman la estructura
organizativa de la escuela, es responsable de la
coordinación y funcionamiento de las actividades
especiales y de índole que se realizan para lograr una
eficiente labor, es el encargado de mantener comunicación
efectiva, con todo el personal de la institución, entre
sus funciones principales se tienen:

• Elaborar, revisar y enviar a la dirección de
  la escuela, las planillas de resumen final del rendimiento
  estudiantil y hojas de registro donde están todas las
  formas de evaluación, para ser remitidas a la
  dirección.

• Es el encargado de llevar los registros, en los
  controles administrativos.

• Organiza, dirige y supervisa toda la
  información para la revisión de los documentos
  probatorios de estudio que dan derecho al otorgamiento de
  titulo y certificados.

• Mantener informado al departamento de
  evaluación y las respectivas unidades de apoyo sobre
  los decretos y resoluciones emanadas a nivel
  central.

Bienes nacionales: Hace referencia a todos los
bienes existentes dentro de la institución es la encargada
de realizar todos los diagnósticos referente a dotaciones
nuevas en la institución, como también actualizar
el parque de maquinaria en informes para ser llevados a la
dirección.

Bienestar estudiantil: esta coordinación
es la encargada de manejar toda la información relacionada
con la actuación de los estudiantes dentro de la
institución, llevando relación de las actividades y
realizar los informes correspondientes para la
dirección

Conclusiones

Al finalizar la investigación con el
análisis de los resultados producto de la
aplicación del instrumento que se utilizó como
fuente de recolección de datos, se determinaron las
siguientes conclusiones.

• El trabajo de investigación desarrollado
  propició realizar la caracterización de la
  escuela técnica industrial Robinsoniana Eleazar
  López Contreras, evidenciando su condición de
  puntera en el territorio del municipio San Cristóbal
  en el Estado Táchira

• La no existencia de un sistema de información
  adecuado en la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana
  limitaba en cuanto a oportunidad y alcance la toma de
  decisiones por parte de la dirección

• Existe personal capacitado en la instalación
  para el manejo de las Técnicas Informáticas y
  de Computación que permite asegurar la
  implementación del modelo de información
  gerencial propuesto, aunque no existe la red adecuada que
  permita gestionar la información

• No existe en la institución la apropiada
  comunicación entre el personal directivo y docente, lo
  que incide negativamente en el proceso de toma de decisiones
  en los momentos precisos que se requiere

• La investigación desarrollada permitió
  elaborar un modelo de información para la toma de
  decisiones adecuado a las características del centro
  objeto de investigación, así como proponer las
  funciones de cada nivel de dirección para el
  cumplimiento del modelo.

Recomendaciones

Luego de finalizada la investigación, se proponen
las siguientes recomendaciones a la directiva de la Escuela
Técnica Industrial Robinsoniana "General Eleazar
López Contreras"

• Debe aprovechar las oportunidades que está
  dando el gobierno revolucionario en la dotación de
  equipos de tecnología de punta, ya que la
  institución cuenta con equipos que no están
  actualizados.

• Es importante continuar la capacitación del
  personal a cargo de manejar la información, Como
  también gestionar ante los organismos competentes la
  puesta en marcha de un sistema de internet de banda ancha. Se
  recomienda que el personal directivo de forma auto-didacta se
  forme en el área de manejo de paquetes actualizados y
  sistemas de información

• Lograr la impartición de un curso que aborde
  la importancia de la dirección participativa y sus
  beneficios en la comunicación efectiva tanto
  descendente como ascendente.

• Se recomienda la implementación del modelo
  propuesto, para de esta forma facilitar el trabajo a los
  directivos en la toma de decisiones que se realizan a menudo
  dentro de la institución.

 

 

Autor:

Freddy Ramón Bustamante
Benavides

 

[1] Christopher. J. C. Sistemas de
información para los negocios. 3º Edición.
Pág. 123

[2] Mcleod, R. Jr. Sistemas de
información gerencial. Edición 2002. Pág.
35

[3] Ídem. Pág. 40

[4] Alveolar. Rodríguez. T. y Ronda
Ceballos. Sistemas de información para el control de
gestión. Pag.78

[5] Cohen. D. y Asin. E. Sistemas de
información para los negocios un enfoque de toma de
decisiones. 3º Edición. Pág. 46

[6] Oz. E. Administración de Sistemas
de información. Pág. 57.

[7] República Bolivariana de
Venezuela. Ministerio de Educación y Deportes. Escuelas
Técnicas Robinsonianas. Pág. 36