Herramienta web para la gestión de la base material de estudio en la Universidad de Pinar del Río
- Resumen
- Introducción
- Funcionalidades
- Autenticación
- Gestionar base
material de estudio (Libros, Guías y
otras) - Gestionar
envíos a otros almacenes - Gestionar
módulos de texto - Gestionar
préstamos a estudiantes y
profesores - Beneficios de la
herramienta web - Conclusiones
- Bibliografía
utilizada
Resumen
Este trabajo presenta el desarrollo de una herramienta
web para la gestión de la base material de estudio en la
Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes
de Oca", el cual constituye una herramienta tecnológica
orientada a automatizar el servicio de préstamo y
asignación de la base material de estudio a estudiantes y
profesores, además de las operaciones que realizan los
almacenes con la base material de estudio.
La herramienta se realizó sobre PHP y Symfony 2
como framework de desarrollo, MySql como sistema de
gestión de base de datos y ExtJs para la interfaz de
usuario.
Palabras claves: Sistema web, gestión de
la base material de estudio.
Abstract
This paper presents the development of a web tool for
the management study material at the University of Pinar del
Río "Hermanos Saiz Montes de Oca", which is a
technological tool oriented to automate the service the loan and
assignment of study materials to students and teachers, and the
operations carried out by stores with study materials.
The tool was made on PHP and Symfony 2 as a development
framework, MySql as database management system and ExtJs to the
user interface.
Keywords: Web system, management study
material
Introducción
Las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TIC) se están convirtiendo en un elemento
clave en el sistema educativo de cualquier país. En la
actualidad existe la tendencia de incorporar las TIC a todos los
procesos universitarios como herramienta de transformación
y cambio. La integración de las TIC a los procesos en
general aporta: gran capacidad de tratamiento y almacenamiento de
la información, interactividad y automatización de
tareas, acceso flexible a la información y fácil
transporte de datos, canales de comunicación,
reducción de costos, tiempo y esfuerzo en la
realización de los procesos [1].
El desarrollo de la herramienta web se enmarca en el
proceso de informatización que tiene lugar en las
universidades cubanas y está motivada por la necesidad de
integrar las TIC a la gestión del proceso docente
educativo de las Universidades, con el objetivo de aumentar la
eficiencia y calidad del proceso docente educativo.
Para utilizar la herramienta será necesario
disponer de una PC cliente con una versión del sistema
operativo Windows o Linux, esta PC debe contar con el navegador
Web Firefox, Internet Explorer (versión 6 en adelante),
Crome, etc. También será necesario instalar la
aplicación y la base de datos en un servidor web destinado
para este uso. Por ultimo será necesario disponer de un
usuario valido para autenticarse en la herramienta.
Funcionalidades
La herramienta web abarca los siguientes procesos:
Actualización general de los inventarios de la base
material de estudio (textos, guías de estudio y otras).
Gestión de las entradas y salidas de la base material de
estudio entre almacenes. Gestión de préstamos y
devoluciones de la base material de estudio a estudiantes y
profesores.
El desarrollo de estos procesos tuvo como resultado que
la herramienta web contara con las siguientes
funcionalidades:
1. Gestionar datos de la base material de
estudio (Textos, Guías y otras).2. Actualización de la existencia en
almacén de la base material de estudio.3. Actualización de la
bibliografía en exceso (vigente y no vigente) por
almacén.4. Gestionar los envíos de la base
material de estudio a otros almacenes.5. Recepcionar las facturas de entrada de base
material de estudio en el almacén central.6. Gestionar los préstamos de la base
material de estudio a estudiantes y profesores.7. Gestionar los módulos de textos de
los estudiantes.8. Entregar modulo de texto a
estudiante.9. Listado actualizado del inventario de la
base material de estudio por almacén.10. Listado actualizado de la
bibliografía en exceso (vigente y no vigente) por
almacén.11. Listado de los envíos de la base
material de estudio realizados por almacén.12. Listado de las facturas registradas en el
almacén central.13. Listado de los préstamos por
estudiante y profesor.
Autenticación
Al acceder a la herramienta web deberá introducir
una combinación de usuario y contraseña
válida, en caso de no poseer esta combinación puede
proceder al registro de usuario de la herramienta, donde
deberá introducir sus datos.
Figura 1:
Autenticación
Figura 2: Registro de
usuario
Gestionar base
material de estudio (Libros, Guías y otras)
La base material de estudio que maneja la herramienta
pueden ser libros, guías de estudio y otros tipos, a
continuación se explica cómo gestionar los datos de
los libros, el procedimiento para las restantes BME es el mismo
solo cambia de acuerdo, a los datos específicos que se
recogen para cada una tipología.
Si se accede al menúy después se selecciona se muestra la interfaz
siguiente
Figura 3: Gestionar datos de los
libros
La interfaz presenta en la parte superior una
sección para realizar búsquedas por criterios
definidos por el usuario, mas abajo se encuentra una barra con
las operaciones: Nuevo, Editar y Eliminar, las cuales permiten
como su nombre indica gestionar la información de los
libros de cada almacén.
Gestionar
envíos a otros almacenes
El envío de la base material de estudio a otro
almacén es una operación fundamental de cualquier
almacén, ya que es muy necesario poder redistribuir la
base material de estudio de acuerdo a la necesidad particular de
los almacenes. Cuando se realiza un envío de la base
material de estudio automáticamente se actualiza la
existencia en los almacenes de la base material de estudio
enviada.
Figura 4: Realizar un envío
a otro almacén
La interfaz presenta una sección izquierda con el
listado de almacenes previamente registrados en la herramienta,
en esta sección se deberá seleccionar el
almacén hacia donde se dirige el envio, la parte derecha
de la interfaz está dividida en dos secciones, en una
sección se deberá introducir los datos
específicos del envio como: almacén desde donde se
realiza el envio, fecha del envío y una
descripción, mas abajo se deberá seleccionar la
base material de estudio del envío y además se
deberá introducir la cantidad específica a
enviar.
Gestionar entradas de facturas al
almacén central
Se podrá tener un registro de las facturas
recibidas en el almacén central y de la base material de
estudio recibida en dichas facturas, cuando se procesa una
factura automáticamente se actualiza la existencia en
almacén de la base material de estudio.
Figura 5: Registrar factura en
almacén central
En la interfaz se deberá introducir los datos de
la factura (número, editorial, fecha, descripción)
y seleccionar la base material de estudio de la factura,
además de introducir la cantidad especifica por cada base
material de estudio.
Gestionar
módulos de texto
Es en el módulo de texto donde se define por
asignaturas la base material de estudio que le corresponde al
estudiante.
Figura 6: Gestionar módulos
de texto
La interfaz presenta en una sección izquierda un
panel para administrar los módulos texto de un semestre en
un año determinado, en la sección derecha se
visualiza las asignaturas y base material de estudio del modulo
de texto en cuestión.
Entregar modulo de texto al
estudiante
Cuando se entrega el modulo de texto al estudiante
automáticamente se actualiza la existencia de la base
material de estudio en almacén. Igualmente se actualiza la
existencia cuando el estudiante devuelva la base material de
estudio.
Figura 7: Entregar módulo
de texto
En la interfaz se visualiza el listado de estudiantes de
un año determinado, en la parte superior del listado se
encuentra el cual
permite visualizar el modulo de texto que se debe entregar al
estudiante.
Gestionar
préstamos a estudiantes y profesores
Un almacén puede prestar la base material de
estudio a un profesor o a un estudiante, para prestar una base
material de estudio a un profesor el usuario deberá
acceder a la siguiente interfaz:
Figura 8: Gestionar
préstamos a profesor
En la interfaz se muestra el listado de profesores
registrados previamente en la herramienta, aquí se
deberá seleccionar el profesor y presionarseguidamente se muestra la
base material en posesión del profesor, aquí se
podrán gestionar los préstamos.
En el caso de los estudiantes se muestra la siguiente
interfaz:
Figura 9: Gestionar
préstamos a estudiante
La interfaz se muestra el listado de estudiantes de un
año seleccionado, aquí se deberá seleccionar
el estudiante y presionarseguidamente se muestra la base material en
posesión del estudiante, aquí se podrán
gestionar los préstamos.
Beneficios de la
herramienta web
1. Inventario general actualizado de la base
material de estudio y su estado real en todas las
áreas de la universidad.2. Conocer la existencia y ubicación de
la base material de estudio según plan
bibliográfico para cada carrera, años y
semestre lo que permite gestionar los movimientos e
intercambios necesarios de la misma.3. Conocer los movimientos de entradas y
salidas de la base material de estudio entre
almacenes.4. Gestionar los préstamos y
devoluciones de la base material de estudio a estudiantes y
profesores.5. Conocer el déficit de base material
de estudio que permita establecer una estrategia racional
para su aseguramiento mediante la elaboración de
materiales y otras acciones.6. Conocer el exceso de base material de
estudio lo que permite desarrollar un plan de acciones
encaminadas a la disminución de inventarios en
almacenes mediante el intercambio entre almacenes y con otras
universidades, venta de libros, etc.
Conclusiones
La creación de una herramienta web para la
gestión de la base material de estudio de la Universidad
de Pinar del Río, permite controlar efectivamente el alto
volumen de base material de estudio existente en los almacenes.
Esta herramienta permite conocer de manera rápida y
precisa la disponibilidad y ubicación de la base material
de estudio en la universidad.
Referencias
bibliográficas
1. Marina Tomás, M. F. (2000). La universidad
ante los retos que plantea la sociedad de la información.
El papel de las TIC . Edutec.
Bibliografía
utilizada
Cabero, J. (2006). Las TICs en la Universidad.
Sevilla: MAD.
Marqués, P. (2004). Factores a considerar para
una buena integración de las TIC en los
centros.
Salinas, J. (2004). Innovación docente y uso de
las TIC en la enseñanza universitaria. Revista de
Universidad y Sociedad del Conocimiento.
Marina Tomás, M. F. (2000). La universidad ante
los retos que plantea la sociedad de la información. El
papel de las TIC . Edutec.
Autor:
Marcel Curbelo Carmona
Universidad de Pinar del Río "Hermanos
Saíz Montes de Oca"