Propuesta para el ingreso de docentes a la Misión Sucre de Táchira

• 
  

  Resumen

El desarrollo organizacional se ha constituido en el instrumento por excelencia para el cambio sobre todo en el educativo en busca del logro de una mayor eficiencia organizacional, condición indispensable en el mundo actual, caracterizado por la intensa competencia a nivel nacional e internacional. En estos tiempos cambiantes en que los valores evolucionan rápidamente y los recursos se vuelven escasos, cada vez es más necesario comprender aquello que influye sobre el rendimiento de los individuos en el trabajo. Varios investigadores, desde principios del siglo XIX, han puesto en evidencia el papel de los componentes físicos y sociales sobre el comportamiento humano.

Las investigaciones realizadas ponen de manifiesto la poca utilización del desarrollo organizacional, motivado entre otros aspectos, por la no existencia de procedimientos adecuados a las características de esta herramienta en la dirección de las aldeas universitarias. La investigación que sustenta la presente tesis de maestría que tiene como propósito fundamental mejorar y proponer una nueva estructura en la organización de los ejes directivos, a partir del estudio teórico – práctico de la situación existente, aportando como resultado principal el diseño, por primera vez, de una estructura organizacional que permite perfeccionar y a la vez en función de ello contribuir a dar respuesta a las necesidades de la dirección y el cumplimiento de los objetivos para el eje frontera de la Misión Sucre en el estado de Táchira.

• 
  

  Introducción

En las organizaciones, los actos e interacciones de los participantes adquieren cierta estabilidad mediante el establecimiento de roles, normas y valores. Dichos fenómeno subyace en la idea de formalización y estructura como medio de lograr predicción y racionalidad en el comportamiento organizativo. J.J. Gilli (1995).

Las estructuras pueden variar considerablemente dependiendo de las decisiones que la dirección tome con respecto a la división de actividades, tareas y departamentos y la delegación de autoridad. Las actividades y tareas pueden ser más o menos especializadas, la autoridad relativamente centralizada o descentralizada, los trabajos agrupados por departamentos con base en diferentes circunstancias y tamaños. La teoría moderna de la Administración está basada en el principio de que no hay una estructura que sea la mejor, sino que más bien ésta varía de acuerdo con la situación; por eso, el reto para la gerencia lo encontramos en el diseño de estructuras adecuadas. (Donnelly y otros, obra citada)

Una administración eficiente requiere que la estructura formal esté equilibrada y adaptada a los objetivos y operaciones primarias de la organización.

Toda estructura formal implica una estructura de objetivos y de decisiones, una estructura de actividades, una distribución de recursos y una red de comunicaciones y es resultante de la delegación de operaciones –departamentalización– y de decisiones –descentralización-.

En Venezuela, desde 2003, el gobierno nacional ha promovido políticas destinadas a fortalecer todo el sistema educativo y a hacer realidad el ejercicio de la educación como derecho humano para lo cual se ha considerado indispensable rescatar la iniciativa del Estado como garante de oportunidades educativas de calidad para todos. En este marco surge la Misión Sucre en el año 2003, la cual pretende representar un impulso a la educación gratuita, obligatoria y de calidad, considerando como población objetivo a quienes han sido excluidos por las políticas del sistema educativo venezolano a nivel universitario.

El elemento dinamizador de la Misión Sucre es el denominado proceso de municipalización, que orienta a la educación universitaria hacia lo regional y local, tomando como referencia la cultura específica de la población, sus necesidades y potencialidades (Ministerio de Educación Superior, 2003). Este proceso plantea la creación de nuevos espacios y modalidades de estudios, convencionales y no convencionales, de unión interinstitucional y de participación de las comunidades, con vistas a superar la visión sectorial y procurar eliminar la exclusión, cumpliendo así con el carácter del deber social que persigue la Constitución Nacional de la República Bolivariana para ofrecer una educación gratuita y obligatoria.

Esta misión educativa se encuentra a lo largo y ancho del territorio nacional, en los 24 Estados y en cada uno de sus municipios, y en espacios que se les denominan Aldeas Universitarias, la estructura organizacional que presenta la misión Sucre es la de coordinación regional y los coordinadores de aldeas y hoy en día se crea en el estado Táchira la nueva figura de coordinador de eje frontera lo que se constituye en una innovación, desde el punto de vista administrativo.

Lo anterior da paso a las siguientes interrogantes: ¿cuáles han sido las innovaciones en materia de gerencia de una estructura para la coordinación de un eje en la educación universitaria en el proceso de la municipalización en Venezuela?, ¿Cuáles son sus funciones?, ¿responde la estructura actual al cumplimiento de los objetivos?

• 
  

  Propuesta de estructura organizacional de la coordinación eje Frontera en la Misión Sucre del Estado Táchira

Se partió de la caracterización de la estructura organización de la Misión Sucre, a partir de la Fundamentación y la necesidad de dar respuesta al acceso masivo de la educación universitaria. Del diagnóstico realizado fue posible proponer una estructura organizacional para la coordinación de eje, así como las funciones, niveles de subordinación y de funcionalidad.

Diagnóstico en relación al funcionamiento de la estructura organizacional actual y valoración de la Misión sucre.

La Misión Sucre ha transitado por varias etapas que dan cuenta de su desarrollo y consolidación en los diferentes contextos en los que se ha desarrollado:

La primera etapa atendió en todo el país a los bachilleres censados con un programa denominado Programa de Iniciación Universitaria (PIU), cuyo objetivo fue iniciarlos en el estudio de carácter independiente, repaso de conocimientos básicos y la orientación general de los Programas formativos ofertados de acuerdo al Plan Estratégico de Desarrollo Social del País 2001-2007 y al censo de necesidades de formación solicitado por los aspirantes.

La segunda se inicia con la apertura, en el año 2004, de programas de formación de grado (PFG) municipalizados con el objetivo de formar un ciudadano comprometido en la solución de situaciones problémicas en las comunidades donde desarrolle su ejercicio profesional en modalidades no convencionales de educación popular ya experimentados por algunas universidades venezolanas y la reciente innovación de la universidad cubana con la municipalización.

La nueva etapa de la Misión Sucre (tercera) ha tenido como objetivos de la municipalización de la educación superior garantizar la equidad, calidad y pertinencia social de los aprendizajes con una visión humanista y alejadas del enfoque instruccional conductista en función de atender los nuevos y complejos desafíos en los colectivos creados.

A partir del 2011 se ha producido una nueva etapa en la organización de la Misión Sucre, al pasar a subordinación del MPPEU3, en correspondencia a las políticas y lineamientos con motivo de la transformación universitaria, en clara concordancia con las líneas estratégicas del Proyecto Nacional Simón Bolívar.

Este recorrido fue creando necesidades organizativas y funciones para poder asumir los retos y objetivos de cada etapa establecidos en los fundamentos y principios del proceso de municipalización de la educación superior. Sin embargo, el modelo o diseño organizacional de funcionamiento requerido para esta novísima propuesta se ha ido construyendo en los distintos contextos regionales de la República Bolivariana de Venezuela; y en el Estado Táchira se concreta con una dirección denominada Coordinación Regional y con otro colectivo que lo constituye la Aldea Universitaria (AU), con un coordinador o coordinadora para cada una y ubicadas en los 29 municipios del estado.

A partir del año 2010 se incorpora una nueva ordenación en la estructura organizacional de la Misión Sucre a nivel de estado, que es el coordinador de eje en la Zona Frontera del estado Táchira, el cual según consta en el documento oficial emitido por el Presidente de la Fundación.

Para conocer el estado y el funcionamiento de la estructura organizacional actual, se propone un diagnóstico general del proceso con la finalidad de conocer como esta estructura responde al crecimiento y nuevos retos de la municipalización en el Estado.

El diagnóstico se inició con una encuesta, se tomo una muestra no probabilística por conveniencia, a 14 coordinadores de aldea, estudiantes de la maestría de Dirección, con más de 6 años en la actividad. La validación de la escala establecida se realizó mediante la aplicación del Alpha de Crombatch.

R E L I A B I L I T Y A N A L Y S I S – S C A L E (A L P H A)

Reliability Coefficients

N of Cases = 7, 0

Alpha = ,9015

Como se observa la confiabilidad de la escala es alta por lo tanto se asume la misma.

Esta indagación determinó varias debilidades que limitan el desarrollo del proceso de municipalización en el estado, para el logro de los retos y objetivos de esta etapa.

Flujo informativo y de subordinación del coordinador de eje

Para poder establecer el flujo informativo y los niveles de subordinación del coordinador de eje, fue necesario retomar la estructura organizacional de la coordinación regional a partir de la circular emitida por el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU), con fecha 22 de marzo del 2012, en la cual se aprueba una nueva estructura de las coordinaciones estadales para el desarrollo de la Misión Sucre, la cual estará integrada por un equipo de tres coordinadores[1]

• Un Coordinador General, encargado del ensamblaje entre la Misión Sucre y las instituciones de educación universitaria que acreditan programas dentro de la Misión Sucre y que hacen vida en el territorio de trabajo, como parte de constitución de la red de educación universitaria en los estados (Sub-comités territoriales).

• Un Coordinador de Desarrollo Institucional, encargado de la supervisión y desarrollo de lo estratégico – académico.

• Un Coordinador de Procesos de Gestión, encargado de los procesos administrativos y rendición de cuenta.

Es importante señalar que se acordó que este equipo trabajará de forma colegiada, por lo que no habrá rangos distintivos entre unos y otros, sólo una distribución de actividades por funciones específicas, sin quedar establecido en la circular cuales son las funciones específicas de cada uno.

A partir de esta nueva estructura organizacional fue necesario replantear la subordinación y el flujo informativo que se genera para y desde la coordinación regional y la coordinación de eje, toda vez que ahora estamos refiriéndonos a un coordinador de eje que se subordina a tres coordinadores en la coordinación regional. (Figura 2.1).

Figura 2.1. Estructura organizacional actual de la Misión Sucre. Adaptada por el autor

El puesto de coordinador de eje esta directamente subordinado a la coordinación regional, y al mismo se subordinan los coordinadores municipales y los coordinadores de aquellas aldeas donde no exista coordinación municipal.

Para el análisis del flujo de información de la coordinación de eje se tomaron como referentes las funciones establecidas en el documento de nombramiento y las que se han derivado de las mesas de trabajo en la coordinación regional. El flujo de información se presenta en correspondencia con la actual estructura funcional, teniendo en cuanta las funciones que están establecidas para la coordinación de eje, no así para la coordinación regional a partir de la nueva estructura, por no contarse con ella. Del análisis de las mismas fue posible establecer las relaciones del coordinador de eje con las diversas áreas de subordinación y con la comunidad.

De igual forma no fue posible ubicar la función tres del documento de nombramiento: "Convocar y dirigir las reuniones con los responsables de las áreas operativa y académica de la Misión Sucre en el eje que le corresponde", al no existir una estructura organizacional o equipo de trabajo que atendiera esas áreas.

El flujo informativo de la coordinación de eje está estructurado de la siguiente manera:

Coordinador Regional
Coordinador de eje

Lineamiento de la Fundación de la Misión Sucre.

Cualquier otra función que sea encomendada por la coordinación estadal, en el marco de sus atribuciones estatuitarias.

Coordinador de eje
Coordinador regional

Tramitar las solicitudes de la comunidad que pudieran comprometer el ejercicio económico de la fundación.

Informar sobre el manejo y control de los recursos otorgados.

Postulación de los coordinadores de aldea.

Coordinador de eje
Comunidad

Fortalecer las sinergias institucionales a nivel local con entes públicos y privados.

Representación de la Fundación Misión Sucre en diversas comisiones para determinar la pertinencia de programas y proyectos.

Coordinador de eje
Coordinación Municipal / Aldea

Coordinación y supervisión de las actividades desarrolladas por los coordinadores de aldea del eje.

Preparación de las coordinaciones municipales y de las aldeas universitarias para la dirección de los procesos políticos, académicos y administrativos.

Acompañamiento pedagógico a las aldeas universitarias para la preparación de los coordinadores para la dirección de los procesos.

Convocar y asistir a eventos en las aldeas universitarias del eje.

Coordinar la realización de los procesos de preinscripción, inscripción, prosecución y apoyo al control de los estudiantes de las instituciones de educación universitaria que acreditan los respectivos programas de formación.

Funciones internas de la coordinación de eje:

Aplicación del sistema de trabajo de la Misión Sucre en el territorio que abarca el eje frontera: planificación, organización, seguimiento y control de los procesos.

Supervisar y organizar el envío de los datos exigidos por los sistemas automatizados administrativos y/o académicos de la Fundación Misión Sucre.

Otro aspecto considerado dentro del diagnóstico en relación al funcionamiento de la estructura organizacional actual ha sido la caracterización del Eje Frontera en cuanto a su composición geográfica y de personal . El mismo está conformado por seis municipios: Bolívar, Independencia, Junín, Libertad, Rafael Urdaneta y Pedro María Ureña, en los que se encuentran 12 aldeas universitarias, y 19 coordinadores de aldeas con diferentes turnos distribuidos en todo el eje. La consolidación de los datos se muestra en la tabla siguiente:

Tabla 2.1 Composición de la comunidad universitaria en el eje Frontera

Fuente: Elaboración propia

El eje Frontera constituye el segundo eje en cantidad de personal vinculado y de aldeas, después del eje Metropolitano.

Se tuvieron en cuenta además aspectos que por su importancia están recogidos en la literatura como fuerzas que afectan y determinan los niveles de complejidad en la nueva organización[2]asumimos los establecidos por Bueno, siendo posible establecer a partir de la experiencia del investigador y del conocimiento como fundador de esta organización, cuales tienen incidencia directa en el proceso que se está proponiendo:

Edad de la organización: 8 años, desde la fundación de la Misión Sucre y el surgimiento de las Aldeas Universitarias, las coordinaciones de eje surgen a partir del 2010.

Tamaño: 14 aldeas universitarias, 19 coordinadores, 4024 estudiantes triunfadores, 446 profesores, 24 preparadores, 72 personal operativo. Los profesores, preparadores y personal operativo tienen edad promedio mayor de 50 años.

Tecnología: Cada aldea cuenta con una computadora, un video beam, cada municipio cuenta con un dispositivo de internet exceptuando el municipio Junín que tiene 3, el coordinador del eje cuenta con una laptop, un video vean, un dispositivo de internet, un teléfono celular (con plan de llamadas).

Conformación grupal: El coordinador de eje no cuenta con ningún personal de apoyo o asesor que le permita descentralizar las funciones. Los coordinadores de aldea cuentan con personal operativo que va de 3 a 6 personas y grupo de profesores- asesores que van desde 10 hasta 45 dependiendo de la cantidad de estudiantes triunfadores de la aldea.

Distribución del poder: Para dar cumplimiento a las funciones de los coordinadores de eje a este se subordinan los coordinadores municipales y los coordinadores de aldeas.

Distancia entre municipios:

• 1. Junín a Bolívar: 9.75 millas – 15.7 kilómetros.

• 2. Junín a Pedro María Ureña: 16.11 millas – 25.92 kilómetros.

• 3. Junín Independencia: 14.1 millas – 22.7 kilómetros.

• 4. Junín Libertad: 28.22 millas 45.41 kilómetros.

• 5. Junín Rafael Urdaneta: 11.61 millas – 18.69 kilómetros.

• 6. Junín San Cristóbal : 9.74 millas – 15.68 kilómetros.

Es importante resaltar, que aunque la distancia no es tan larga entre cada municipio el centro donde radica la coordinación de eje, no existe asignación de vehículo para estas gestiones y se encuentra en una zona de falla geográfica la cual mantiene las vías terrestres en muy mal estado, lo que ocasiona graves inconvenientes para trasladarse, oscilando el tiempo de traslado a los destinos entre dos a tres horas como promedio.

• 
  

  Diseño de estructura organizacional para la gestión administrativa del eje frontera en la Misión Sucre del Estado Táchira

La coordinación de eje ha sido vista directamente vinculada a la organización en su conjunto, sin embargo, cada una de las coordinaciones realiza una función específica de gestión y control, contenido asumido desde la función general educativa de la Misión Sucre.

El procedimiento que se propone se basa en un análisis constante del entorno y parte del proceso de dirección de la coordinación de la Misión Sucre, con el fin de proponer una nueva estructura basada en procesos y el manual de puestos para mejor el funcionamiento del coordinador de eje en Frontera. Se parte de comprender la situación actual de la coordinación de eje con relación a su funcionalidad, diagnosticada en el epígrafe anterior.

Para poder establecer la estructura organizacional de la coordinación del eje Frontera el primer paso fue establecer cuáles son los procesos esenciales que en el mismo se desarrollan, se partió de realizar una entrevista al coordinador regional, coordinadores de eje y municipales, que permitió resaltar los momentos fundamentales, dados por:

• 1. Aunque todos coincidieron en la importancia de la organización por procesos en busca de una mayor eficiencia e impacto en la gestión de la coordinación de eje, se corroboró que el trabajo se realiza por funciones, encontrándose ambigüedad en algunas y siendo difícil poder realizar un control permanente de las mismas.

• 2. Se pudieron definir de forma general tres procesos: académico, tecnológico y de extensión. Se coincide en definir que estos procesos se subordinarían al coordinador del eje y que debía existir un consejo asesor, que funcionaría ad hoc para las decisiones estratégicas a solicitud del coordinador de eje.

• 3. Todos reconocen que trabajando en procesos se garantizaría una mejor organización y control de la actividad que se desarrolla a nivel del eje, así como un trabajo más personalizado y sistemático con las aldeas universitarias, como organización base donde se desarrolla todo el proceso.

A partir del establecimiento de los procesos que conformaran la estructura organizacional de la coordinación del eje Frontera se procedió a establecer cuáles serían las funciones de cada uno de estos procesos. Para lo cual se utilizó el Método Delphi, que consiste básicamente en solicitar de forma sistemática las opiniones de un grupo de expertos, pero prescindiendo de la discusión abierta, lo que permite evitar los inconvenientes de ésta (influencia de factores psicológicos: persuasión, resistencia al abandono de las opiniones públicamente manifestadas, efecto de la opinión mayoritaria, etc.).

Este método sustituye, por tanto, el debate directo por un programa cuidadosamente elaborado de preguntas recogidas en un cuestionario enviado a los distintos participantes. Las preguntas pueden hacer referencia, por ejemplo, a juicios acerca de las ocurrencias o no de determinados hechos, sus probabilidades o las consecuencias que se pueden derivar de los mismos.

Desarrollo de las rondas:

Primera Ronda:

¿Cuáles son las funciones que usted considera deben desarrollarse en cada uno de los procesos: académico, tecnológico y de extensión, así como por el comité asesor?

Los expertos definirán a su consideración los que estimen más convenientes. Se realizará un listado de los mismos, teniendo en cuenta los que más se repiten para poder hacer un proceso de depuración. Una vez realizado este proceso se pasa a la segunda ronda.

Segunda Ronda:

¿Está usted de acuerdo que esas sean las funciones más importantes de cada uno de los procesos y están acordes a la Misión del eje Frontera? Con las que no esté de acuerdo márquelas con una N.

Una vez respondida la pregunta y recogidas las respuestas de todos los expertos, se determinará el nivel de concordancia a través de la expresión:

Cc= (1 – VN/Vt) x 100

Donde:

Cc: coeficiente de concordancia expresado en porcentaje.

VN: cantidad de expertos en contra del criterio predominante.

Vt: cantidad total de expertos.

Si resulta Cc >= 60% se considera aceptable la concordancia. Las C que obtuvieron valores Cc < 60% se eliminaron por baja concordancia o poco consenso entre los expertos.

Tercera Ronda:

¿Qué ponderación usted le daría a cada una de las funciones con el objetivo de ordenarlas atendiendo a su importancia?

Recogidas las respuestas se ordenan las ponderaciones de acuerdo con el valor de la sumatoria por filas indicada por Rj. Esta variable después permitirá el ordenamiento según el valor discreto de Rj media, y con posterioridad se calcula el nivel de concordancia.

Después del paso anterior si Cc < 60%, hay que acudir a otra ronda.

Cuarta Ronda:

¿Está usted de acuerdo con la ponderación y el orden obtenido? Reflexione detenidamente. Puede modificar o cambiar sus ponderaciones.

Después se procede a realizar los cálculos de idéntico modo que en la tercera ronda. Para no redundar numéricamente, sólo se expresará aquellos indicadores donde Cc >= 60%. En esta ronda queda demostrado que todos los Cc son mayores que el 60%. Lo que permite conservar el orden anterior planteado en correspondencia con el nivel de importancia de cada indicador.

Una vez culminado el método Delphi solo quedarán en la lista las funciones de cada uno de los procesos.

Se concluyó el ejercicio con la consulta a los expertos en relación a cómo debía ser establecida la nueva estructura organizacional, tomando como referencia como se encuentra desagregada la estructura de la Misión Sucre para cada uno de sus niveles y el volumen de actividades que se desarrollan en la coordinación de eje.

Se partió de establecer que no era necesario el establecimiento de nuevos coordinadores dentro de la coordinación de eje, que eso implicaba para los municipios y aldeas duplicidad de información, por lo que se propuso la creación de un grupo de trabajo permanente que conjuntamente con el consejo asesor desarrollara las funciones de organización y planificaciones de las actividades que correspondieran a su radio de actuación.

La estructura propuesta se muestra en la figura 2.2.

Figura 2.2. Estructura organizativa propuesta para el coordinador de eje Frontera. Fuente: Elaboración propia

Una vez establecida la estructura organizativa para el coordinador de eje Frontera se procede a establecer cuáles son las funciones de cada uno de los participantes en el grupo de apoyo y del grupo asesor, a partir de los resultados obtenidos con la aplicación del método Delphi.

Funciones coordinador de eje:

Coordinar la preparación político-ideológica de profesores-asesores, triunfadores y personal operativo de las aldeas universitarias de su municipio.

Organización y preparación del movimiento estudiantil, estructurando los Consejos estudiantiles en cada eje al 100% de los posibles.

Vertebrar un sistema de trabajo que permita Mantener actualizada e informar oportunamente la data de la Misión Sucre de los municipios que integran su eje.

Desarrollar en el más amplio sentido de la palabra las tareas de orden académico y político que impacten en las diferentes estructuras de la Misión Sucre en la región que atiende, garantizando un desempeño de nuevo tipo que garantice la pertinencia de la misma y contribuya al incremento de la misión Sucre.

Comité Asesor:

Sesionará a partir de la solicitud del coordinador de eje, para establecer las políticas y estrategias de desarrollo de la coordinación, o para dar solución a aquellas situaciones que se presenten y requieran una atención diferenciada. Su función será consultiva y de asesoramiento, además de la promoción social del eje.

Estará conformado por el coordinador de eje, el coordinador municipal o de aldea, coordinadores de programa de formación o algún colaborador en caso que se requiera. Este comité asesor funcionará ad hoc, solo se reunirá cuando sea solicitado por el coordinador de eje.

A medida de que la organización continúa su proceso de perfeccionamiento debe tender cada vez más a la "estandarización" para lograr procesos más coordinados en su trabajo, para lo cual el grupo asesor desempeña un papel importante al contribuir a:

• Colaborar en la adaptación de la organización al medio (planeación estratégica).

• Desarrollar procesos de planeación y control de gestión y calidad.

• Realizar valoraciones y estudio de organización y métodos de trabajo, de personas (reclutadores y entrenadores).

Colaborador Académico:

• Controlar y orientar la ejecución del plan del trabajo de los coordinadores de aldeas.

• Verificar y controlar que se estén elaborando y ejecutando, los proyectos de los diferentes PFG.

• Verificar a través del coordinador de aldea que los asesores del Programa Nacional de Educadores (PNFE) cumplan con las visitas de vinculación de cada periodo académico.

• Velar por el llenado y entrega de las actas de notas de los diferentes PFG que se desarrollan en las Aldeas Universitarias.

• Informar a los coordinadores de aldeas el proceso de inscripción y verificación de los requisitos y recaudos que solicitan las diferentes IEU.

• Promover la participación de los talleres de orientación hacia los diferentes PFG que se ofrecen en la misión sucre a través de las IEU.

• Verificar que los coordinadores operen y tengan en las aldeas universitarias las mallas curriculares de los PFG que se imparte en ellas.

• Impulsar a los coordinadores de aldeas para el reimpulso de la misión sucre en el eje.

Colaborador de Extensión:

• Apoyar a los coordinadores para que motiven a los asesores, estudiantes y personal operativo en las actividades del eje en la vida política, social y cultural.

• Orientar al coordinador para la conformación y consolidación de los consejos de poder popular estudiantil de la Misión Sucre en el eje, para atender, canalizar y dar respuesta a las inquietudes y preocupaciones de la vocería estudiantil.

• Propiciar y garantizar que se realicen actividades de superación para los profesores Asesores en las Aldeas Universitarias del eje

• Consolidar la unión entre las aldeas universitarias de la misión sucre y las diversas instituciones presentes en los municipios del eje frontera

• Coordinar la preparación político-ideológica de profesores-asesores, triunfadores y personal operativo de las aldeas universitarias del eje.

• Promover en las aldeas universitarias acciones para el mejoramiento de la vida cultural, deportiva y social de las mismas.

Colaborador Tecnológico e Informativo:

• Velar y orientar la carga y seguimiento en sistema S.A.M.S de los coordinadores de aldea, asesores y personal operativo.

• Velar y orientar la carga y seguimiento del sistema SUCRE, ingreso y prosecución de los estudiantes, carga de notas por los profesores.

• Organizar y mantener activa una red comunicacional para todas las aldeas universitarias del eje, que garantice la información inmediata, la movilización y el control de la participación de profesores-asesores, triunfadora y personal operativo en actividades de apoyo a la Revolución, a la Misión Sucre o de otra naturaleza.

• Mantener actualizada e informar oportunamente la data de la Misión Sucre en el eje.

• Facilitar información sobre los diferentes PFG y Programa Nacional de Formación (PNF) que se den en el estado.

• Seguimiento y control de los Becados en el eje.

Perfil de los colaboradores:

Los requisitos para poder desempeñarse como colaboradores en la estructura organizacional que se propone son los siguientes:

• Ser graduado de nivel superior.

• Requisitos de conocimiento específico en:

. El trabajo que se desarrolla en la Misión Sucre.

. Informática y tratamiento de la información.

. Procesos universitarios y como los mismos se gestionan.

. Organización del trabajo.

• Requisitos de personalidad enfocados a:

• Capacidad de escucha.

• Capacidad de observación.

• Capacidad de organización.

• Capacidad de control.

• Capacidad creativa.

• Capacidad para toma de decisión.

• Capacidad de trabajo en equipo.

• Habilidades comunicativas.

• Apariencia personal.

• Discreción.

• Fluidez verbal.

• Flexibilidad.

• Comprensión.

• Persuasión.

• Seguridad.

• Perseverancia.

• Cooperación.

• Motivación.

• Dinamismo.

• Integridad moral.

• Autoestima adecuada.

• Responsabilidad ante sus acciones.

• Percepción y sentido de pertenencia.

• Aprovechamiento del tiempo.

• Autoridad.

• Adaptabilidad al cambio.

Flujos informativos, niveles de subordinación y decisión.

Otro aspecto muy importante de incluir en este análisis organizacional, está en el establecimiento, a partir de las funciones de cada uno de los colaboradores, de la delegación de autoridad, como elemento esencial en la relación superior-subordinado y que permite la toma de decisiones en los diferentes niveles. En nuestra propuesta consideramos tres elementos esenciales que describen el proceso:

1. La asignación de responsabilidad, todas las atribuciones y obligaciones que tienen que realizar los colaboradores para poder completar una determinada tarea deben estar bien establecidas, cada cual debe conocer perfectamente que es lo que debe hacer y su responsabilidad en dichas tareas.

2.Delegación de autoridad, a este elemento, se le asignan un significado específico en el sentido de que la delegación de autoridad a los colaboradores le da poder para actuar en determinado momento, pero eso no significa que el coordinador de eje se desentienda parcial o completamente de sus responsabilidades, al contrario, en este caso, aunque el coordinador de eje delega autoridad, continua siendo el máximo responsable por el cumplimiento de las tareas asignadas y mantiene el control de la autoridad transferida al colaborador, quien comparte con él la responsabilidad de la misma.

3. Creación de obligación, la delegación de autoridad por parte del coordinador de eje le crea responsabilidad a los colaboradores con las tareas que les fueron asignadas. Por otro lado, existe la obligación del colaborador ante el coordinador de eje de llevar a cabo eficientemente las tareas que le fueron asignadas, esto último se cumple debido a que las funciones de cada uno están especificadas en la descripción realizada con anterioridad, siendo personas comprometidas con la organización.

La determinación de los flujos informativos, niveles de subordinación y de decisión constituye el último momento o elemento esencial en el diseño que se propone.

Se parte de considerar que los tres colaboradores y el consejo asesor se subordinan al coordinador de eje, por lo que las decisiones y tareas se conciliaran como equipo de trabajo, pero el proceso de fiscalización y control será desarrollado por el coordinador de eje. Las relaciones entre los tres colaboradores son horizontales.

De igual forma los coordinadores municipales y de aldea se subordinan también al coordinador de eje, recibirán de él, la información y solo tomaran decisiones en los aspectos que se corresponden con el funcionamiento de la aldea universitaria en la cual desempeñan sus funciones.

Para el establecimiento de los flujos informativos se utilizará como elemento esencial:

Colaborador eje: Información a toda la coordinación.

• Notificara a todos el plan de trabajo del eje frontera.

• Enviará al colaborador de tecnología, la información necesaria que deberá ser enviada al resto de los colaboradores, coordinadores municipales y de aldea; o contenida en los sistemas informáticos.

• Cualquier otra información relacionada con el trabajo de Misión que involucre a los participantes de cada uno de los niveles.

Información a los coordinadores de aldea y municipales:

Colaborador académico:

• 1) Proceso de inscripción a cada uno de los PFG y trayecto Inicial según los requisitos de cada IEU.

• 2) Talleres de orientación de los PFG4 que oferte cada uno de la IEU.

• 3)  El cronograma, llenado y entrega de notas de los PFG.

Colaborador de extensión:

• Enviará cronograma de las actividades políticas, sociales y culturales que se ejecuten en el eje frontera.

• Facilitará a los coordinadores de aldea los procedimientos a seguir para la conformación de los consejos estudiantiles.

• Propiciará las indicaciones para propiciar la vinculación de las aldeas universitarias con la comunidad.

Colaborador Tecnológico e Informativo:

• Informar a los coordinadores de aldea sobre la apertura, cierre, carga y retiro del personal en el sistema S.A.M.S, de igual manera se realizará con el Sistema Sucre.

• Mantener actualizada e informar oportunamente la data de la Misión Sucre en el eje.

• Establecer el seguimiento y control de los triunfadores becados en coordinación con los coordinadores de aldea.

Información de los colaboradores entre sí:

• Colaborador académico y colaborador de extensión, enviarán al colaborador tecnológico e informático la información requerida para expedirla a través de correo electrónico a los coordinadores de aldea.

• Colaborador informático y tecnológico a colaborador académico y de extensión, enviará la información del grado de cumplimiento en que se encuentran los sistemas informáticos a ellos subordinados.

• Colaborador de extensión a colaborador académico, efectuará el levantamiento de necesidades de la comunidad que requieren de la intervención de la aldea.

• Colaborador académico a colaborador de extensión, controla la relación de proyectos de intervención comunitaria que se desarrollarán a través de los proyectos de participación de los estudiantes en la comunidad.

Información de los colaboradores y coordinadores al coordinador de eje:

A todos los colaboradores, les son inherentes los aspectos siguientes:

• Información de la ejecución de los planes de trabajo y su nivel de cumplimiento.

• Estado de cumplimiento de las funciones de cada uno de los colaboradores.

Colaborador tecnológico y de informática:

• Informará al colaborador académico el estado de los sistemas relacionados con el control de los estudiantes y los registros de notas.

• Informará al colaborador de extensión el estado de la información correspondiente a los consejos estudiantiles.

Colaborador de extensión:

• Comunicará el estado y la información que contiene la base de datos de cada consejo estudiantil que se conforme en cada aldea universitaria.

Coordinadores de municipio y aldeas:

• Estado del funcionamiento de los procesos y actividades que se desarrollan en la aldea.

• Información de las matrículas, programas, becas que se desarrollan.

• Incidencias que se suceden en las aldeas y que requieren de la participación del coordinador de eje.

• Cualquier otra actividad de interés para la Misión que se reciba.

Figura 2.3 Estructura organizacional flujo de la información del frontera

Fuente: Elaboración propia.