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Propuesta de mejora a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad




Enviado por Maidely Rey



  1. Resumen
  2. Introducción
  3. Material y método
  4. Desarrollo
  5. Valoración económica e impacto
    social
  6. Conclusiones
  7. Recomendaciones
  8. Bibliografía
    utilizada

Resumen

La EMSIL y sus UEB, trabajan desde el año 2009 en
implantar el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), lo
que ha significado establecer paulatinamente responsabilidades,
capacitar, garantizar los recursos necesarios y elaborar, mejorar
e implantar la documentación.

Esta última tarea es uno de los requisitos
fundamentales para poder certificarse, sin embargo, al cambiar de
Ministerio muchos de los documentos que ya estaban elaborados
quedaron desactualizados y sin una codificación uniforme y
entendible.

Por todas estas razones decidimos realizar una propuesta
de mejora que contempla la revisión y actualización
del Manual de Calidad, la realización de las fichas de los
procesos y sus diagramas de flujo, la elaboración de las
instrucciones de trabajo para operar un silo,
actualización y codificación de los procedimientos
generales y obligatorios según la Norma ISO 9001:2008;
así como los específicos exceptuando el Manual de
Procedimientos Operacionales para una Posición de Silo,
otros manuales, y el MIP, además de llevar toda esta
información al Sitio Web.

Introducción

La ISO creada el 23 de Febrero de 1947 como
organización no gubernamental, la componen hoy 162
organismos nacionales de normas, de los cuales participan en
calidad de miembros plenos 106, 46 como miembros
correspondientes, y 10 como miembros suscriptores.

El objetivo de la organización es promover el
desarrollo de la normalización y sus actividades para
facilitar el intercambio de bienes y servicios y el desarrollo de
la cooperación en las esferas científicas e
intelectuales, tecnológicas y económicas,
extendiendo su representatividad y posición en el
escenario internacional desde su creación.

Esta Norma establece los requisitos que se deben cumplir
para implantar un Sistema de Gestión de la Calidad en
cualquier organización. Partiendo de ello, una entidad
para comenzar con este propósito debe tener en cuenta
diferentes elementos tales como:

Extensión o alcance (incluye a todas o una parte
de las fases del ciclo de vida del producto y sus
procesos),

Estructuración (incluye la definición de
responsabilidades y autoridad de toda su estructura organizativa,
proporcionando los recursos apropiados y suficientes).

Documentación (se refiere a todos los elementos,
requisitos y disposiciones adoptados que deben ser documentados
de forma sistemática y ordenada, siendo entendibles para
todos aquellos que la usan).

Un SGC documentado describe las formas de operar de una
organización para alcanzar la calidad de sus productos
establemente. Documentar significa plasmar datos, descripciones y
disposiciones en cualquier tipo de soporte.

Al respecto el Comandante Raúl
Castro en la Clausura del Segundo Período de Sesiones de
la VII Legislatura de la Asamblea Nacional del Poder Popular el
28 de diciembre de 2008 expresó:

"No es posible dirigir sin dominar las
disposiciones y documentos rectores de nuestro trabajo. No
estamos acostumbrados a regirnos por los documentos, y cuando
aparece uno, le vemos el título y allá va a dormir
a las gavetas (…) lamentablemente, no todos tienen el
hábito de estudiarlos ni consultarlos con la periodicidad
requerida, que es la única forma de aplicarlos de manera
consecuente."

OBJETIVOS

Teniendo en cuenta lo anterior el objetivo general de
este trabajo es mejorar la documentación del SGC en la
EMSIL.

Los objetivos específicos son los
siguientes:

  • Revisar y actualizar el Manual de
    Calidad.

  • Confeccionar las fichas de los procesos con sus
    diagramas de flujo.

  • Elaborar las instrucciones de trabajo para operar un
    silo a partir de las dadas por el fabricante brasileño
    en el CD y otros materiales de consulta.

  • Actualizar y codificar los procedimientos Generales
    y Obligatorios según la ISO 9001:2008.

  • Actualizar y codificar los procedimientos
    específicos exceptuando los que aparecen en los
    manuales.

  • Organizar toda esta información a un Sitio
    Web creado al efecto.

Esta experiencia ha sido presentada y aprobada a nivel
nacional para generalizar a todas las UEB del país en la
EMSIL; así como valorada por los especialistas de calidad
del GIAS, el MINAG y el CITMA.

Material y
método

Para realizar el trabajo se utilizaron métodos
teóricos y empíricos especialmente la
búsqueda bibliográfica para lo cual se
consultó toda la base normalizativa aplicable a la
entidad, así como los documentos legales y reglamentarios
vigentes.

También se realizaron entrevistas a
técnicos y especialistas en los diferentes procesos los
que aportaron sus conocimientos y experiencia para enriquecer los
documentos elaborados.

Desarrollo

Revisión y actualización del
Manual de Calidad

En el Manual de Calidad se trabajó en la
precisión del alcance del sistema incluyendo la
producción de Harina Integral que antes no se contemplaba,
y con ello la aplicación de HACCAP para garantizar su
inocuidad, se le agregó el objeto empresarial actualizado
y un diagrama con la estructura organizativa de la entidad y
todas las Direcciones, UEB y posiciones de silos; así como
otros datos de interés.

También se le incluyó una tabla resumen
con los procesos, los documentos rectores en cada uno de ellos y
los registros que emanan con su codificación en
correspondencia con lo explicado en el PG-01-01 Gestión de
la Documentación, así como su relación con
los requisitos ISO en cada caso, se simplificó la matriz
de responsabilidades y se actualizó la lista maestra por
los documentos, leyes y normas vigentes

Elaboración de las fichas de
procesos

Las fichas fueron elaboradas en una primera
versión, son muy importantes ya que en ellas se describe
cada proceso en cuanto a responsabilidad, propósito,
documentos relacionados, referencias, procesos de apoyo y
actividades que lo integran, recursos necesarios, entradas y
proveedores, salidas y clientes.

Estas cuentan también con los diferentes
diagramas de flujo para cada parte del proceso en general y de
forma particular donde se expresan las relaciones que se
establecen para llegar a lograr la eficiencia del sistema,
apareciendo además la forma de medir esta, una de las
cuestiones básicas para probar que realmente el sistema
está bien estructurado y documentado.

Constituyen la guía para que cada líder de
proceso pueda accionar en el mismo de forma adecuada.

Revisión y actualización de los
Procedimientos Generales y Obligatorios

La ISO 9001:2008 establece que para tener documentado un
SGC la organización debe elaborar y aplicar de forma
obligatoria los procedimientos de Gestión de la
Documentación, Control de Registro, Auditoría de
Calidad, Tratamiento a las No Conformidades. Acciones Correctivas
y Preventivas y Producto No Conforme. Los mismos estaban
elaborados pero se encontraban desactualizados, con una
codificación no adecuada y en algunos de los casos sin los
registros necesarios.

Todo esto fue solucionado y además se le
agregaron otros datos como las referencias bibliográficas
utilizadas, un cajetín uniforme para todos con los datos
necesarios, los diagramas de flujo para el procedimiento y se
mejoró la redacción.

Al procedimiento Gestión de la
Documentación se le agregó la forma de codificar
adecuadamente el resto de la documentación y su
explicación lógica y además el significado
de los símbolos utilizados para representar los diagramas
de flujo en cada caso.

Revisión y actualización de los
Procedimientos Generales y Obligatorios

Al procedimiento Auditoría de Calidad se le
agregaron todos los registros necesarios para poder conformar un
expediente de auditoría; así como su
explicación y codificación.

Al procedimiento Tratamiento a las No Conformidades se
le agregó y codificó dos nuevos registros
básicos para reflejar las acciones correctivas o
preventivas.

Al procedimiento Producto No Conforme se le codificaron
y actualizaron todos sus registros y se le mejoraron diferentes
aspectos en su contenido.

Revisión y actualización de los
Procedimientos Específicos

Se revisaron un total de 11 procedimientos
específicos los cuales se actualizaron para la EMSIL, el
GIAS y el MINAG, se les mejoró redacción y
ortografía, se montaron en el cajetín
correspondiente y se codificaron conjuntamente con los registros
necesarios elaborados para reflejar los datos en correspondencia
con el proceso al cual pertenecen.

Codificación para procedimientos, fichas,
instrucciones y sus registros

Se codificaron todos estos documentos acorde a lo
explicado en el procedimiento Gestión de la
Documentación como aparece en el Anexo 1.

Las instrucciones de trabajo

A partir del CD donde los fabricantes brasileños
(Kepler Weber) explican como operar cada parte de un SMR, y la
consulta de otros documentos y búsqueda por internet, se
escribieron las instrucciones de trabajo para que los operadores
las puedan utilizar de forma escrita las que antes no
existían de esta manera.

Actualización del Sitio Web

Todos estos documentos fueron incluidos en un Sitio Web
que agrupa toda la documentación del SGC para la EMSIL de
forma organizada y de fácil acceso para todos aquellos que
necesiten consultarla o imprimirla. (Anexo 2)

RESUMEN DE LA CODIFICACIÓN
UTILIZADA

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Valoración
económica e impacto social

Impacto Social: El trabajo realiza un aporte social ya
que organiza y mejora la documentación del SGC para la
EMSIL introduciendo una nueva tecnología que disminuye el
tiempo de trabajo.Para la valoración económica se
aplica la Resolución 24 del 1985 de la Academia de
Ciencias de Cuba

RIR=10 (K5.K6.K7)

Donde:

RIR= Cuantía de la remuneración por la
innovación o racionalización

K5= Coeficiente del efecto útil alcanzado
(K5=3.6)

K6= Coeficiente del nivel de utilización
(K=10)

K7= Coeficiente del nivel de Complejidad
(K=5)

RIR =10 (3.6.10.5)

RIR=10 ($ 1 800.00)

Para la remuneración de Autor se basa en Decreto
No 120 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros,
Articulo 43.

RIR= $ 1 800

Remuneración al autor = 3%+40

$ 54.00+$ 40.00= $ 94.00

Es necesario aclarar que existen entidades en todas las
provincias del país que brindan servicios de
Consultoría para aplicación de los Sistemas de
Gestión Empresarial. Para realizar este trabajo mediante
un grupo consultor del CITMA o CANEC el contrato
establece:

  • Capacitación

  • Aplicar el Diagnostico,

  • Explicar la metodología para la
    confección de la documentación,

  • Plazo establecido para ello, entre uno y dos
    meses

  • Cuantía de $ 30 000.00

Nota: No se incluye en este cálculo elaborar un
sistema informático para organizar la
documentación.

Conclusiones

Esta propuesta logra organizar y uniformar la
documentación del SGC para la EMSIL y todas sus
dependencias con una codificación entendible.

La revisión y actualización del Manual de
Calidad es un paso importante para la comprensión del
alcance del SGC y los requisitos de la NC ISO que se cumplen para
nuestra organización.

La confección de las fichas de los procesos con
sus diagramas de flujo ayuda a los líderes a accionar en
los mismos de forma adecuada y a medir la eficacia del sistema
con todos indicadores.

La elaboración de las instrucciones de trabajo
para operar un silo a partir de las dadas por el fabricante
brasileño en el CD y otros materiales de consulta es un
paso básico para lograr realizar un producto con la
calidad requerida.

Actualizar y codificar los procedimientos Generales y
Obligatorios según la ISO 9001:2008 y los procedimientos
específicos; así como organizar toda esta
información en un Sitio Web es un aporte necesario para
poder implantar el SGC a todos los niveles.

Recomendaciones

Aplicar este trabajo en todas las dependencias de la
EMSIL

Bibliografía
utilizada

1- Norma ISO 9001:2008.

2- Manual de Calidad

3- Manual de Procedimientos
Operacionales de la EMSIL

DATOS DEL AUTOR

Nombre: Ramón Hernández Zamora

Fecha Nacimiento: 22/05/1967

Estudios: Ingeniería Mecánica (Instituto
Técnico Militar José Martí
1984/1989)

Categoría: R

 

Autor :

Ramón Hernández
Zamora

UEB: Artemisa

Silos y Molinos Refrigerados

Enviado por:

Maidely Rey

Bahía Honda Artemisa

2013

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