Propuesta para mejorar el plan de gestión y control de documentos en el área archivo técnico de Fibranova (PPT)

INTRODUCCIÓN El siguiente proyecto busca diagnosticar y
generar propuestas en cuanto al proceso que se lleva a cabo en el
Área de Archivo Técnico de la Subgerencia del
Departamento de Mantenimiento, en la empresa FIBRANOVA C.A,
quienes detectaron la necesidad de organizar y establecer un
procedimiento de consulta y préstamo de documentos, el
cual es de suma importancia para el área, puesto que tiene
como objetivo principal satisfacer de manera eficaz, oportuna y
con servicio de calidad las necesidades de información de
sus usuarios.

LA EMPRESA Masisa Venezuela es una empresa dedicada a la
producción maderera en Latinoamérica reconociendo
el desarrollo sustentable como el marco de sus operaciones,
optimizando el uso de los recursos humanos, materiales y
económicos. Todas las actividades realizadas por la
empresa son planificadas y coordinadas con el esfuerzo de todas
las áreas, elaborando productos de calidad, asegurando el
liderazgo de Masisa en el mercado tanto interno como externo. La
empresa Masisa Venezuela es un conjunto de cuatro empresas
(Terranova, Andinos, Oxinova y FIBRANOVA) que se formaron para
crear una sola corporación llamada Grupo Masisa
Venezuela.

LA EMPRESA Llevar diseño, desempeño y
sustentabilidad para la creación de cada mueble y espacio
interior en Latinoamérica. MISIÓN VISIÓN
Conquistar la preferencia de los clientes siendo la marca
más innovadora, sustentable y confiable de la industria de
tableros de fibra y partículas de madera, maximizando la
creación de valor económico, social y
ambiental.

LA EMPRESA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

EL PROBLEMA La Subgerencia de Mantenimiento e Ingeniería
cuenta con un Área de Archivo Técnico, ubicado en
el edificio administrativo II, donde se encuentran almacenados
documentos de equipos, manuales de procedimientos referentes al
proceso productivo de planta y planos tanto de estructuras como
de maquinarias.   Actualmente, esa área no cuenta con
una persona encargada, lo que dificulta el acceso a dichos
documentos y la efectividad de trabajo al momento de ubicar
información para el mantenimiento preventivo, predictivo o
correctivo de equipos. Por otra parte, el procedimiento de
consulta y préstamo de material del área archivo
técnico no se encuentra establecido y por ende, no existe
una metodología para ambos casos.   Por tal motivo,
surge la necesidad apremiante de proponer la
estandarización de las instrucciones y normas que
regirán las actividades que debe cumplir el área en
su proceso de gestión y control de documentos.

EL PROBLEMA Proponer mejoras al plan de gestión y control
de documentos en el Área Archivo Técnico de
FIBRANOVA C.A. OBJETIVO GENERAL

EL PROBLEMA Diagnosticar las operaciones que se realizan en las
diferentes áreas de la empresa. Crear normas e
instrucciones internas en el área, en cuanto al resguardo,
préstamo, consulta y atención al usuario. Elaborar
una metodología que permita controlar y mantener la
organización e identificación del archivo. Elaborar
un plan de mejora continua, que coadyuve a la gestión y
control de documentos. Elaborar una base de datos de los archivos
existentes. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

DISEÑO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN
DISEÑO DE LAINVESTIGACIÓN Esta investigación
implica un diseño de campo, ya que se tiene contacto
directo con las personas involucradas en el proyecto orientado a
proporcionar respuestas o soluciones a problemas planteados en
una determinada realidad de carácter organizacional.

DISEÑO METODOLÓGICO POBLACIÓN MUESTRA
Archivos digitales Manuales de maquinaria de todas las
líneas de producción. Planos de maquinaria y
estructuras Bitácoras de proyectos generados
después de la planta matriz Planos de maquinaria y
estructuras. Manuales de maquinaria de todas las líneas de
producción. Bitácoras de proyectos generados
después de la planta matriz. PROCEDIMIENTO Los pasos para
la mejora de procedimiento de atención al usuario,
consulta, préstamo de documentos y organización de
estos se presentan de manera estructurada siguiendo los objetivos
y al plan de trabajo establecido para la realización de
los mismos, por lo que se hace de acuerdo a lo siguiente:

DISEÑO METODOLÓGICO

DISEÑO METODOLÓGICO (Gp:) 4 (Gp:) Se realiza el
diagrama de flujo del procedimiento actual para atención
al usuario, consulta y préstamo de archivos, para
así tener una mejor visualización de este y hacer
la inclusión de la mejora propuesta del mismo. (Gp:) 5
(Gp:) Para solventar la situación que presenta actualmente
la empresa FIBRANOVA C.A en el Área Archivo
Técnico, se aplicará la metodología de los
siete pasos para la mejora continua. (Gp:) 6 Se efectúa el
inventario de las carpetas en el área archivo
técnico, para así saber que documentos se
encuentran resguardados, si existen duplicados y que archivos se
pueden eliminar. Con esto se realiza la base de datos, que
posteriormente ayudará a visualizar de manera más
rápida la localización de las carpetas y la forma
en la que están organizadas.

SITUACIÓN ACTUAL El Área Archivo Técnico
cuenta con un proceso general de control y gestión de
documentos, del cual se desglosan subprocesos que son los
siguientes: resguardo, préstamo, consulta y
atención al usuario. La mayoría de los procesos que
se realizan en esta área no se ejecutan como corresponde,
debido a la falta de documentación que permita abordar sus
actividades con una misma metodología.   El orden y
clasificación de las carpetas no está estructurado
y la codificación no es homogénea, debido a que
muchos documentos se han extraviado, son requeridos por los
usuarios y no son devueltos por los mismos, en algunos casos hay
duplicidad de archivos y así mismo se pudo notar la
presencia de documentos que no deberían estar almacenados
en el área por pertenecer al departamento
administrativo.

SITUACIÓN ACTUAL AGRUPACIÓN DE CAUSAS

SITUACIÓN ACTUAL MATRIZ FODA

SITUACIÓN ACTUAL DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO

ANÁLISIS Y RESULTADOS DIAGRAMA CAUSA – EFECTO
Métodos Existe un descontrol en la consulta y
préstamo de documentos, esto se genera por no tener
normativas y procedimientos establecidos. Mano de Obra   No
hay una persona encargada del área, por ende hay tardanza
para atender al usuario. Materiales   Las carpetas no se
encuentran bien distribuidas en el área debido al poco
espacio Máquinas o Equipos En cuanto a la copiadora de
planos, pocos son los usuarios que conocen las funciones de esta,
por ende la misma tiende a fallar y genera retrasos al momento de
necesitar un plano para algún mantenimiento. Medio
Ambiente Espacio insuficiente para almacenar el gran
número de carpetas existentes.

ANÁLISIS Y RESULTADOS ESTRATEGIAS MATRIZ FODA

ANÁLISIS Y RESULTADOS DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
PROPUESTO

ANÁLISIS Y RESULTADOS PASOS DE MEJORA CONTINUA 1ero
Seleccionar oportunidad de mejora:   Se realizó el
diagrama de caracterización, el cual tiene como objetivo
funcional gestionar y resguardar la documentación
técnica, así como garantizar la organización
y conservación de estos, mediante la recepción,
consulta y préstamo de documentos, a fin de satisfacer las
necesidades de información de los proyectos asociados al
mantenimiento preventivo, predictivo, correcto y a las mejoras de
estructuras y planta.

ANÁLISIS Y RESULTADOS 2do Clarificar, cuantificar y
dividir:

ANÁLISIS Y RESULTADOS 3ero Análisis de causas:
Ausencia de normas y procedimientos Falta de planificación
Poca capacidad de mantener el orden por parte de los usuarios
  Mala distribución de las carpetas Estantería
inadecuada Señalización inexistente en los estantes
Falta de organización Manejo inadecuado de las carpetas
Falta de personal encargado   Tamaño insuficiente del
almacén Poco espacio de almacenamiento Distribución
incorrecta del espacio TORMENTA DE IDEAS

ANÁLISIS Y RESULTADOS 4to Establecer nivel exigido:  
Atender de manera eficiente y rápida a los usuarios. Los
estantes deben estar identificados. Área ordenada y
limpia. Existencia de una unidad de control de inventario. Contar
con normas y procedimientos formales. Los usuarios del archivo
técnico deben estar comprometidos con este. Existencia de
una base de datos. Inclusión de base de datos en el
sistema SAP. Para toda empresa lo más importante o su fin
es satisfacer las expectativas de sus usuarios. Por lo tanto para
lograrlo debe funcionar de la siguiente manera:

ANÁLISIS Y RESULTADOS 5to Generar y programar soluciones:
  Hacer un inventario de todas las carpetas existentes en el
archivo técnico. Crear las normas necesarias para mantener
el adecuado funcionamiento del área. Realizar una
ampliación del área de archivo técnico.
Determinar en base a las carpetas que se encuentran sin
ubicación fija de estantes, las necesidades reales de
espacio y de estanterías para almacenar adecuadamente las
mismas. Para las estanterías y carpetas diseñar e
imprimir etiquetas autoadhesivas que permitan identificarlas.
Destruir planos con revisiones anteriores a las actuales.
Digitalización de las carpetas e inclusión en el
sistema SAP. Elaboración de formularios para el control de
préstamos de documentos. Colocar una persona encargada del
área.

ANÁLISIS Y RESULTADOS 6to Verificar soluciones: Por
cuestión de tiempo para solventar el problema descrito se
llevó a cabo el plan de acción en el siguiente
orden:   Se hizo un inventario de todas las carpetas
existentes en el archivo técnico. Se crearon las normas
necesarias para mantener el adecuado funcionamiento del
área. Se colocaron las etiquetas autoadhesivas en los
estantes y carpetas para poder identificarlas. Se elaboraron
formularios para el control de préstamos de
documentos.

La subgerencia de mantenimiento e ingeniería debe hacerle
seguimiento al método de trabajo para constatar: El
personal este cumpliendo a cabalidad con sus funciones. Se
respeten las normas establecidas para mantener el orden del
área. El hacer llegar de buena manera la
implantación del nuevo método de trabajo a los
usuarios, ya que en muchos casos estos no son aceptados y
asimilados de manera rápida y efectiva. Que los usuarios
pongan en práctica a la brevedad posible la
implantación del nuevo método de trabajo, ya que
esto implicaría adaptarse y adiestrarse en el mismo.
Visualizar si los resultados obtenidos con los cambios efectuados
son los esperados por la empresa y si garantizan la mejora
continua del área. ANÁLISIS Y RESULTADOS   7mo
Establecer acciones de garantía:

No existe un control sobre los préstamos de documentos,
debido a esto se propone la elaboración de un formulario
para el Control de Préstamos de Documentos. Con la
elaboración del formulario, se registrará y se
controlará los préstamos, con el fin de determinar
la ubicación del documento, el tiempo establecido de
permanencia fuera del Área de Archivo Técnico y el
responsable de su respectivo préstamo. ANÁLISIS Y
RESULTADOS PROPUESTA ELABORACIÓN DE FORMULARIOS

Normas   El Área de Archivo Técnico, debe
recibir, resguardar, permitir consulta y préstamo de los
documentos técnicos correspondientes a la gestión
interna y/o externa de la empresa FIBRANOVA C.A. El usuario debe
solicitar al encargado la reproducción del documento que
necesite. El área debe permanecer limpia y en orden. No
ingresar al área con bebidas y/o comidas. No despegar las
etiquetas de las carpetas. ANÁLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA
NORMAS E INSTRUCCIONES

Instrucciones   Recepción de documentos   El
personal del Área de Archivo Técnico, deberá
cotejar todos los documentos que ingresen, para verificar el
destino y los datos de origen del proveedor que la remite y
asunto correspondiente.   El Área de Archivo
Técnico codifica el documento y anexa a la base de datos.
  Conservación de documentos   Se abrirán
tantas carpetas como sean necesarias, para no forzar su
capacidad.   Se utilizarán el material de oficina
idóneo para garantizar la perdurabilidad de los
documentos. ANÁLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E
INSTRUCCIONES

Instrucciones   Recepción de documentos   El
personal del Área de Archivo Técnico, deberá
cotejar todos los documentos que ingresen, para verificar el
destino y los datos de origen del proveedor que la remite y
asunto correspondiente.   El Área de Archivo
Técnico codifica el documento y anexa a la base de datos.
  ANÁLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E
INSTRUCCIONES Conservación de documentos   Se
abrirán tantas carpetas como sean necesarias, para no
forzar su capacidad.   Se utilizarán el material de
oficina idóneo para garantizar la perdurabilidad de los
documentos.  

Consulta y préstamo de documentos   Los usuarios
deben regresar las carpetas prestadas al Área de Archivo
Técnico. El tiempo de préstamo no debe ser superior
a cinco (5) días hábiles. En caso de necesitar
más tiempo la carpeta, el usuario puede renovar el
préstamo hasta por cinco (5) días hábiles
más. Vencido el plazo, el Área de Archivo
Técnico deberá hacer exigible la devolución
inmediata. El encargado verificará que la carpeta
consultada no muestre señales de haber sufrido
alteración alguna, mediante revisión. Una vez
revisada la carpeta devuelta por el usuario, se encuentra que el
documento sufrió una pérdida o alteración,
se reportará por escrito al jefe del departamento sobre
esta situación, a fin de que realice las acciones
pertinentes. Si el usuario no regresa la carpeta, le será
enviado un correo notificándole que debe regresar el
documento, en última instancia serán publicados los
morosos en los muros informativos.   ANÁLISIS Y
RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E INSTRUCCIONES

Actualmente existen una cantidad de documentos, que no
están digitalizados, y otros duplicados dentro del
archivo, por lo que se elaboró una base de datos que
permite registrar la totalidad de las carpetas físicas que
se resguardan en la sala, a fin de automatizar el Área de
Archivo Técnico.   Con esta base de datos se pudo
conocer la cantidad de carpetas existentes y faltantes a la vez,
de acuerdo a un listado previo y a las solicitudes que han
realizado los usuarios.     ANÁLISIS Y
RESULTADOS ELABORACIÓN BASE DE DATOS

  Con la elaboración del Diagrama Causa – Efecto, fue
viable conocer las posibles causas que inciden de manera directa
en el desempeño de la consulta y préstamo de
documentos que se lleva a cabo en el Área de Archivo
Técnico, tomando como las más relevantes el
método, la mano de obra, las maquinas o equipos, el medio
ambiente y los materiales.         
    CONCLUSIONES     A través de la
Matriz FODA se obtuvo un diagnóstico preciso de la
situación actual del Área de Archivo
Técnico, lo que permitió diseñar estrategias
para tomar decisiones afines de objetivos y metas planteadas.
                Se
realizaron procedimientos y normativas que estipulan como de
realizarse la consulta de documentos, los formularios a llenar,
la cantidad de días hábiles para el préstamo
de carpetas, el orden en que debe permanecer la sala y el
compromiso del personal para conservar el buen manejo del
Área de Archivo Técnico o en su defecto el
mejoramiento continuo del servicio.        
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  Al elaborar el diagrama de flujo de proceso actual,
ayudó a determinar más claramente los cursos de
acción a seguir y el personal involucrado. Al mismo
tiempo, que ofrece un nivel de detalle mayor que un procedimiento
general.                
CONCLUSIONES   Se realizó un análisis de los
siete pasos de mejora continua en cuanto al procedimiento que se
lleva a cabo en el Área de Archivo Técnico, con
esto se logra transmitir de forma sencilla y explícita, la
forma en que se vienen desempeñando las actividades en la
sala.                
  Se elaboró una base de datos con motivo de conocer
la cantidad de carpetas existentes en la sala e identificar su
contenido, de esta manera se facilita la búsqueda de
documentos.              
   Es inminente la implementación del plan de
mejora de gestión y control de documentos para evitar:
  La pérdida de información que se genera cada
día. La demora en encontrar la información
necesaria de los equipos, al momento de cumplir con las paradas
programadas o resolver alguna falla.        
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  Implementar las estrategias recomendadas en la Matriz
FODA, comenzando en el corto plazo con las FA, con la finalidad
de reducir los problemas y por ende aumentar la eficacia, la
eficiencia y la satisfacción del trabajo.   
                 
    RECOMENDACIONES     Implementar los
Procedimientos y normativas, de forma que se estandarice la
rutina del trabajo empleado por el Área de Archivo
Técnico.              
               
Distribuir el Procedimiento de consulta y préstamo de
documentos a todo el personal directamente relacionado al
mantenimiento preventivo, predictivo, correctivo y a las
modificaciones estructurales y de planta, involucrados con el
proceso que lleva a cabo en el Área de Archivo
Técnico, de este modo minimizar la Incertidumbre existente
sobre la metodología de trabajo aplicada.    
                 
        Colocar una computadora en el
Área de Archivo Técnico que contenga la base de
datos de las carpetas en físico resguardadas en la sala
para automatizar la búsqueda de las carpetas.  
                 
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  Realizar revisiones periódicas a las
documentaciones del área (Planos, Manuales, Formularios,
entre otros), para mantener el mejoramiento continuo
característico del control y gestión de documentos.
                 
            RECOMENDACIONES  
Asignar un encargado del Área de Archivo Técnico,
de esta manera se agiliza la búsqueda de carpetas y se
mantiene el orden de ellas en la sala.      
               
Considerar la adquisición de software para el control de
documentos y de mobiliario que permita un mejor aprovechamiento
del área existente o en su defecto agilizar el cambio de
instalación para una mejor distribución del
área y de esta manera permita almacenar más
documentos.              
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