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Análisis del sistema de gestión de envíos de documentación técnica de la obra de rehabilitación



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    (Gp:) INTRODUCCIÓN La Central Hidroeléctrica
    Antonio José de Sucre (Macagua), actualmente se encuentra
    en un proceso de rehabilitación de la Casa de
    Máquinas I, el cual se lleva a cabo bajo acuerdos
    bilaterales entre el gobierno de la República Bolivariana
    de Venezuela y Argentina.

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    (Gp:) INTRODUCCIÓN El presente estudio estuvo orientado al
    análisis del sistema de gestión de envíos de
    documentación técnica de la obra de
    Rehabilitación de Casa de Máquinas I –
    Macagua, para describir la situación actual en la que se
    encuentra, identificar los factores que inciden en su
    desempeño y determinar posibles condiciones para optimizar
    su funcionamiento. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

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    (Gp:) INTRODUCCIÓN Para dicho análisis se
    revisó el historial de envíos realizados durante el
    año 2013, se desarrollaron indicadores para la
    evaluación de la gestión y se condujeron
    entrevistas con el personal a cargo del procesamiento de los
    envíos, de esta manera se pudo examinar en forma detallada
    el comportamiento actual sistema y se establecieron propuestas de
    funcionamiento orientadas a maximizar la eficiencia del
    mismo.

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    (Gp:) PERFIL DE LA EMPRESA Industrias Metalúrgicas
    Pescarmona S.A. (IMPSA) es una empresa centenaria dedicada a
    proveer soluciones integrales para la generación de
    energía eléctrica a partir de recursos naturales,
    equipos para la industria de procesos y servicios
    ambientales.

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    (Gp:) MISIÓN Brindar mejores beneficios a la sociedad
    mediante la producción de productos y servicios de alto
    valor agregado a través del crecimiento continuo y
    sustentado de los negocios. Utilizar para este objetivo la
    innovación vinculada al desarrollo de proyectos de
    infraestructura para la producción de energía
    limpia a partir de fuentes renovables, de equipos para procesos y
    de servicios logísticos para el movimiento de bienes e
    información.

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    (Gp:) VISIÓN Ser un motor de desarrollo para el mundo con
    nuevos productos y servicios de alto valor agregado y
    tecnología, creando riqueza y ayudando al desarrollo de
    las comunidades en las que actúa. Ser impulsor del
    desarrollo nacional, regional y mundial a través de sus
    productos e innovaciones tecnológicas. 

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    (Gp:) VALORES

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    (Gp:) OBJETIVOS PRINCIPALES

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    (Gp:) POLITICA DE CALIDAD

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    (Gp:) UNIDADES DE TRABAJO DE IMPSA

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    (Gp:) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

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    (Gp:) DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE PASANTÍA El
    área donde se realiza la investigación es la Sala
    Técnica de la Casa de Máquinas I de la Central
    Hidroeléctrica Antonio José de Sucre, bajo la
    supervisión de la empresa IMPSA Caribe C.A. Para el
    análisis del sistema de gestión de envíos de
    documentación técnica del proyecto de
    Rehabilitación de Casa de Máquinas I

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    (Gp:) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente la Central
    Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (Macagua), se
    encuentra en un proceso de rehabilitación de la Casa de
    Máquinas I. IMPSA Caribe C.A., se encuentra; como ejecutor
    del proyecto de rehabilitación bajo la supervisión
    de Corporación Eléctrica Nacional (CORPOELEC). Para
    el correcto desarrollo del proyecto IMPSA Caribe C.A. presenta un
    sistema de gestión de envíos de
    documentación técnica, que consiste en todos los
    pasos a seguir para la descarga, impresión, entrega y
    registro de todos los documentos emitidos por la empresa, ya sea
    desde Argentina o Venezuela, que deben ser consignados a
    CORPOELEC.

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    (Gp:) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA A partir del año 2010 se
    empieza a llevar una hoja de evaluación de la
    gestión de envíos, la cual presenta una
    valoración del desempeño mensual dependiendo de los
    tiempos promedios de entrega estos, basados en disposiciones
    establecidas por el Departamento de Calidad IMPSA Caribe,
    distribuidas de la siguiente manera: Tomando en cuenta este
    criterio de evaluación se observa la presencia de una
    problemática en el sistema de gestión de
    envíos, puesto que, al consultar la hoja de
    evaluación de envíos que Ingeniería le
    entrega al departamento de Control de Calidad, la
    calificación para todos los meses de los años 2011
    y 2012 fue Mala, a excepción de Febrero de 2012 que fue
    Regular.

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    (Gp:) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Derivadas de la
    problemática presente se generan ciertas consecuencias
    para la empresa como son: Retrasos en la aprobación de la
    documentación consignada a CORPOELEC. Incumplimiento de
    cláusulas contractuales. Descontento del cliente. A su
    vez, de no ser atendida esta situación y si las
    condiciones persisten, se afectaría negativamente a IMPSA
    Caribe C.A. en el área financiera, puesto que al demorarse
    la entrega de los documentos, se alargan los tiempos de espera
    para la aprobación de CORPOELEC, lo que genera retrasos en
    la obra, incurriendo así en incumplimiento de contrato,
    que se traduce en multas y pérdida económica para
    la empresa y la consiguiente disminución de la
    rentabilidad del proyecto.

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    (Gp:) OBJETIVOS

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    (Gp:) DELIMITACIÓN La investigación se
    realizó en el Estado Bolívar, Central
    Hidroeléctrica Antonio José de Sucre, en el
    Departamento de Sala Técnica de la Casa de Máquinas
    I, de la empresa IMPSA Caribe C.A., durante un periodo de
    dieciséis (16) semanas. Abarcando un estudio basado en el
    análisis del comportamiento del sistema de gestión
    de envíos de la documentación técnica
    generada en el año 2013. Con el fin de diagnosticar la
    situación actual del sistema y proporcionar
    información que servirá de apoyo para la toma de
    decisiones y plantear propuestas de mejora orientadas al
    cumplimiento de los compromisos de la empresa con
    CORPOELEC.

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    (Gp:) JUSTIFICACIÓN La investigación es de gran
    utilidad para la empresa, ya que permite identificar y solventar
    los factores que generan demoras en la entrega de
    documentación a CORPOELEC, proporcionando
    información para la toma de decisiones y propuesta de
    mejoras que conlleven a diversos beneficios como menores tiempos
    de duración de los envíos, afianzar las
    líneas de comunicación con CORPOELEC y agilizar el
    proceso de aprobación de los documentos, ayudando a la
    empresa a cumplir con los contratos establecidos, evitando multas
    y pérdidas económicas. (Gp:)
    COMUNICACIÓN

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    (Gp:) TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

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    (Gp:) POBLACIÓN Y MUESTRA

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    (Gp:) TÉCNICAS E INTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE
    DATOS

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    (Gp:) PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO

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    (Gp:) PROCESO ACTUAL DEL SISTEMA DE ENVÍOS El
    procedimiento que sigue la gestión de los envíos
    desde que éstos son generados hasta su entrega al cliente
    se realiza con la siguiente secuencia.

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    (Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL
    2013

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    (Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL
    2013

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    (Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013
    Se observa que la gestión de los envíos
    relacionados con la SE, se realiza de manera satisfactoria y sin
    problemas, pero a su vez, se evidencia la presencia de una
    problemática relacionada a los envíos de LMH, LEEM
    y CM1, los cuales se caracterizan porque el manejo, la
    impresión, la organización de los documentos y
    respaldo de las cartas se realiza en Tocoma.

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    (Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013
    Se evidencia la presencia de una problemática puesto que
    de los 10 meses registrados, solo cinco (Enero, Mayo, Junio,
    Agosto y Septiembre) poseen valores que dentro del rango de
    evaluación de gestión presente en la empresa pueden
    considerarse como Buenos, mientras el resto se encuentra en el
    rango de Regular a Malo, además se puede notar que los
    tiempos promedio de envíos de los distintos meses no son
    constantes y presentan variaciones considerables de un mes a
    otro, lo cual puede indicar la falta de un método
    estándar de trabajo, o causas ajenas a la empresa que no
    permiten el funcionamiento normal de la gestión

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    (Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013
    De los 10 meses estudiados, solo la mitad de estos presenta
    tiempos promedio de entrega por debajo de los cuatro (04)
    días, valor que se considera como el límite de un
    envío satisfactorio, además se observa que aunque
    el 63.27% de todos los envíos que se han realizado a lo
    largo del año se encuentran por debajo de dicho
    límite, este cifra no es suficiente para afirmar que se
    realiza una buena gestión, ya que existen variaciones
    considerables de desempeño entre un mes y otro, lo que
    indica que no existe un método de trabajo estándar
    que permita la continuidad y estabilidad del sistema y que por lo
    tanto permite varias posibilidades para su
    optimización.

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    (Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013 A
    partir de la tabla anterior se puede evidenciar que no existe una
    relación directa entre el tiempo de duración de un
    envío y la cantidad y tamaño de hojas que este
    contenga

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    (Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO Para obtener una idea
    general sobre el estado del sistema, se procedió a la
    elaboración de una entrevista estructurada al Ing.
    Moisés Rojas, Jefe de Sala Técnica y encargado de
    la gestión de los envíos en la obra de Macagua por
    parte de IMPSA Caribe C.A.

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    (Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO

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    (Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO

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    (Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO

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    (Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO

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    (Gp:) CAUSAS DE LOS RETRASOS EN LA GESTIÓN DE
    ENVÍOS A partir del análisis del proceso para la
    gestión de envíos y de la información
    obtenida mediante los datos históricos y la entrevista al
    supervisor del sistema se identifican y clasifican las distintas
    causas que generan retrasos en la gestión de envíos
    de documentación técnica

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Para dar solución a la
    problemática presente en el sistema de gestión de
    envíos se plantea el traslado del personal que actualmente
    se encuentra ubicado en unas instalaciones con un espacio total
    de 48 m2, a las Oficinas N°2 de IMPSA en Macagua, las cuales
    se encuentran en proceso de construcción y que
    tendrán un espacio total disponible de 110 m2. Como
    consecuencia de esta mudanza la empresa contara con el espacio
    necesario para:

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Al tener las instalaciones, el
    personal y los equipos para el manejo de todo tipo de
    documentación técnica en Macagua, se
    evitaría el procesamiento de éstos en Tocoma y en
    la Torre Balear, permitiendo el desarrollo integral de toda la
    gestión de cartas y documentos en un mismo lugar,
    eliminando los retrasos asociados a la falta de disponibilidad
    del plotter, la ausencia de supervisión de los
    métodos de trabajo, el traslado de los documentos y los
    tiempos muertos relacionados a la coordinación entre el
    personal de las distintas áreas. Optimizando de esta
    manera el sistema de gestión de envíos y
    disminuyendo los tiempos de entrega los mismos.

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    (Gp:) PROCESO PROPUESTO Ya trasladado el personal y los equipos
    para el desarrollo del sistema de gestión de envíos
    a las Oficinas N°2 de IMPSA en Macagua, se propone el
    siguiente proceso para el manejo de los envíos desde que
    son generados hasta que son entregados al cliente:

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    (Gp:) CONCLUSIONES

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    (Gp:) CONCLUSIONES

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    (Gp:) CONCLUSIONES

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    (Gp:) RECOMENDACIONES

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