Análisis del sistema de gestión de envíos de documentación técnica de la obra de rehabilitación
(Gp:) INTRODUCCIÓN La Central Hidroeléctrica
Antonio José de Sucre (Macagua), actualmente se encuentra
en un proceso de rehabilitación de la Casa de
Máquinas I, el cual se lleva a cabo bajo acuerdos
bilaterales entre el gobierno de la República Bolivariana
de Venezuela y Argentina.
(Gp:) INTRODUCCIÓN El presente estudio estuvo orientado al
análisis del sistema de gestión de envíos de
documentación técnica de la obra de
Rehabilitación de Casa de Máquinas I –
Macagua, para describir la situación actual en la que se
encuentra, identificar los factores que inciden en su
desempeño y determinar posibles condiciones para optimizar
su funcionamiento. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
(Gp:) INTRODUCCIÓN Para dicho análisis se
revisó el historial de envíos realizados durante el
año 2013, se desarrollaron indicadores para la
evaluación de la gestión y se condujeron
entrevistas con el personal a cargo del procesamiento de los
envíos, de esta manera se pudo examinar en forma detallada
el comportamiento actual sistema y se establecieron propuestas de
funcionamiento orientadas a maximizar la eficiencia del
mismo.
(Gp:) PERFIL DE LA EMPRESA Industrias Metalúrgicas
Pescarmona S.A. (IMPSA) es una empresa centenaria dedicada a
proveer soluciones integrales para la generación de
energía eléctrica a partir de recursos naturales,
equipos para la industria de procesos y servicios
ambientales.
(Gp:) MISIÓN Brindar mejores beneficios a la sociedad
mediante la producción de productos y servicios de alto
valor agregado a través del crecimiento continuo y
sustentado de los negocios. Utilizar para este objetivo la
innovación vinculada al desarrollo de proyectos de
infraestructura para la producción de energía
limpia a partir de fuentes renovables, de equipos para procesos y
de servicios logísticos para el movimiento de bienes e
información.
(Gp:) VISIÓN Ser un motor de desarrollo para el mundo con
nuevos productos y servicios de alto valor agregado y
tecnología, creando riqueza y ayudando al desarrollo de
las comunidades en las que actúa. Ser impulsor del
desarrollo nacional, regional y mundial a través de sus
productos e innovaciones tecnológicas.
(Gp:) VALORES
(Gp:) OBJETIVOS PRINCIPALES
(Gp:) POLITICA DE CALIDAD
(Gp:) UNIDADES DE TRABAJO DE IMPSA
(Gp:) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
(Gp:) DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE PASANTÍA El
área donde se realiza la investigación es la Sala
Técnica de la Casa de Máquinas I de la Central
Hidroeléctrica Antonio José de Sucre, bajo la
supervisión de la empresa IMPSA Caribe C.A. Para el
análisis del sistema de gestión de envíos de
documentación técnica del proyecto de
Rehabilitación de Casa de Máquinas I
(Gp:) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente la Central
Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (Macagua), se
encuentra en un proceso de rehabilitación de la Casa de
Máquinas I. IMPSA Caribe C.A., se encuentra; como ejecutor
del proyecto de rehabilitación bajo la supervisión
de Corporación Eléctrica Nacional (CORPOELEC). Para
el correcto desarrollo del proyecto IMPSA Caribe C.A. presenta un
sistema de gestión de envíos de
documentación técnica, que consiste en todos los
pasos a seguir para la descarga, impresión, entrega y
registro de todos los documentos emitidos por la empresa, ya sea
desde Argentina o Venezuela, que deben ser consignados a
CORPOELEC.
(Gp:) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA A partir del año 2010 se
empieza a llevar una hoja de evaluación de la
gestión de envíos, la cual presenta una
valoración del desempeño mensual dependiendo de los
tiempos promedios de entrega estos, basados en disposiciones
establecidas por el Departamento de Calidad IMPSA Caribe,
distribuidas de la siguiente manera: Tomando en cuenta este
criterio de evaluación se observa la presencia de una
problemática en el sistema de gestión de
envíos, puesto que, al consultar la hoja de
evaluación de envíos que Ingeniería le
entrega al departamento de Control de Calidad, la
calificación para todos los meses de los años 2011
y 2012 fue Mala, a excepción de Febrero de 2012 que fue
Regular.
(Gp:) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Derivadas de la
problemática presente se generan ciertas consecuencias
para la empresa como son: Retrasos en la aprobación de la
documentación consignada a CORPOELEC. Incumplimiento de
cláusulas contractuales. Descontento del cliente. A su
vez, de no ser atendida esta situación y si las
condiciones persisten, se afectaría negativamente a IMPSA
Caribe C.A. en el área financiera, puesto que al demorarse
la entrega de los documentos, se alargan los tiempos de espera
para la aprobación de CORPOELEC, lo que genera retrasos en
la obra, incurriendo así en incumplimiento de contrato,
que se traduce en multas y pérdida económica para
la empresa y la consiguiente disminución de la
rentabilidad del proyecto.
(Gp:) OBJETIVOS
(Gp:) DELIMITACIÓN La investigación se
realizó en el Estado Bolívar, Central
Hidroeléctrica Antonio José de Sucre, en el
Departamento de Sala Técnica de la Casa de Máquinas
I, de la empresa IMPSA Caribe C.A., durante un periodo de
dieciséis (16) semanas. Abarcando un estudio basado en el
análisis del comportamiento del sistema de gestión
de envíos de la documentación técnica
generada en el año 2013. Con el fin de diagnosticar la
situación actual del sistema y proporcionar
información que servirá de apoyo para la toma de
decisiones y plantear propuestas de mejora orientadas al
cumplimiento de los compromisos de la empresa con
CORPOELEC.
(Gp:) JUSTIFICACIÓN La investigación es de gran
utilidad para la empresa, ya que permite identificar y solventar
los factores que generan demoras en la entrega de
documentación a CORPOELEC, proporcionando
información para la toma de decisiones y propuesta de
mejoras que conlleven a diversos beneficios como menores tiempos
de duración de los envíos, afianzar las
líneas de comunicación con CORPOELEC y agilizar el
proceso de aprobación de los documentos, ayudando a la
empresa a cumplir con los contratos establecidos, evitando multas
y pérdidas económicas. (Gp:)
COMUNICACIÓN
(Gp:) TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
(Gp:) POBLACIÓN Y MUESTRA
(Gp:) TÉCNICAS E INTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE
DATOS
(Gp:) PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
(Gp:) PROCESO ACTUAL DEL SISTEMA DE ENVÍOS El
procedimiento que sigue la gestión de los envíos
desde que éstos son generados hasta su entrega al cliente
se realiza con la siguiente secuencia.
(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL
2013
(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL
2013
(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013
Se observa que la gestión de los envíos
relacionados con la SE, se realiza de manera satisfactoria y sin
problemas, pero a su vez, se evidencia la presencia de una
problemática relacionada a los envíos de LMH, LEEM
y CM1, los cuales se caracterizan porque el manejo, la
impresión, la organización de los documentos y
respaldo de las cartas se realiza en Tocoma.
(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013
Se evidencia la presencia de una problemática puesto que
de los 10 meses registrados, solo cinco (Enero, Mayo, Junio,
Agosto y Septiembre) poseen valores que dentro del rango de
evaluación de gestión presente en la empresa pueden
considerarse como Buenos, mientras el resto se encuentra en el
rango de Regular a Malo, además se puede notar que los
tiempos promedio de envíos de los distintos meses no son
constantes y presentan variaciones considerables de un mes a
otro, lo cual puede indicar la falta de un método
estándar de trabajo, o causas ajenas a la empresa que no
permiten el funcionamiento normal de la gestión
(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013
De los 10 meses estudiados, solo la mitad de estos presenta
tiempos promedio de entrega por debajo de los cuatro (04)
días, valor que se considera como el límite de un
envío satisfactorio, además se observa que aunque
el 63.27% de todos los envíos que se han realizado a lo
largo del año se encuentran por debajo de dicho
límite, este cifra no es suficiente para afirmar que se
realiza una buena gestión, ya que existen variaciones
considerables de desempeño entre un mes y otro, lo que
indica que no existe un método de trabajo estándar
que permita la continuidad y estabilidad del sistema y que por lo
tanto permite varias posibilidades para su
optimización.
(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013 A
partir de la tabla anterior se puede evidenciar que no existe una
relación directa entre el tiempo de duración de un
envío y la cantidad y tamaño de hojas que este
contenga
(Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO Para obtener una idea
general sobre el estado del sistema, se procedió a la
elaboración de una entrevista estructurada al Ing.
Moisés Rojas, Jefe de Sala Técnica y encargado de
la gestión de los envíos en la obra de Macagua por
parte de IMPSA Caribe C.A.
(Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO
(Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO
(Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO
(Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO
(Gp:) CAUSAS DE LOS RETRASOS EN LA GESTIÓN DE
ENVÍOS A partir del análisis del proceso para la
gestión de envíos y de la información
obtenida mediante los datos históricos y la entrevista al
supervisor del sistema se identifican y clasifican las distintas
causas que generan retrasos en la gestión de envíos
de documentación técnica
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Para dar solución a la
problemática presente en el sistema de gestión de
envíos se plantea el traslado del personal que actualmente
se encuentra ubicado en unas instalaciones con un espacio total
de 48 m2, a las Oficinas N°2 de IMPSA en Macagua, las cuales
se encuentran en proceso de construcción y que
tendrán un espacio total disponible de 110 m2. Como
consecuencia de esta mudanza la empresa contara con el espacio
necesario para:
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Al tener las instalaciones, el
personal y los equipos para el manejo de todo tipo de
documentación técnica en Macagua, se
evitaría el procesamiento de éstos en Tocoma y en
la Torre Balear, permitiendo el desarrollo integral de toda la
gestión de cartas y documentos en un mismo lugar,
eliminando los retrasos asociados a la falta de disponibilidad
del plotter, la ausencia de supervisión de los
métodos de trabajo, el traslado de los documentos y los
tiempos muertos relacionados a la coordinación entre el
personal de las distintas áreas. Optimizando de esta
manera el sistema de gestión de envíos y
disminuyendo los tiempos de entrega los mismos.
(Gp:) PROCESO PROPUESTO Ya trasladado el personal y los equipos
para el desarrollo del sistema de gestión de envíos
a las Oficinas N°2 de IMPSA en Macagua, se propone el
siguiente proceso para el manejo de los envíos desde que
son generados hasta que son entregados al cliente:
(Gp:) CONCLUSIONES
(Gp:) CONCLUSIONES
(Gp:) CONCLUSIONES
(Gp:) RECOMENDACIONES