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Auditoria interna – La auditoría del despilfarro




Enviado por mlefcovich



  1. Introducción
  2. Definición de Auditoría
    Interna
  3. El
    despilfarro como objeto de
    auditoría
  4. Detección y cuantificación de los
    despilfarros
  5. Evaluar la existencia de sistemas o
    métodos preventivos
  6. Conclusiones
  7. Bibliografía

Introducción

La idea promedio de lo que un directivo o empresario
busca al momento de contratar auditores internos es la de tener
profesionales que velen por la calidad de la información
(tanto por su valor a la hora de tomar decisiones, como por su
importancia para información externa y para la
protección patrimonial), que revisen y mantengan un buen
sistema de control interno, que corroboren la existencia y
protección de los bienes y derechos patrimoniales, que
verifiquen el correcto cumplimiento de las diversas normas
externas e internas, además de corroborar el cumplimiento
de las políticas fijadas. Dentro de este marco conceptual
esta la idea de proteger a la empresa o entidad de fraudes tanto
internos como externos.

Esa idea surge tanto de una necesidad como de lo que los
auditores internos ofrecen. ¿Y qué es lo que estos
ofrecen? Su oferta está fuertemente condicionada por su
formación en materia contable, administrativa, financiera,
impositiva, societaria y laboral. Por lo tanto, todo su
desempeño gira en torno a la calidad de la
información contable, el control interno, los indicadores
de performance, y el cumplimiento de normas impositivas,
societarias y laborales.

Esa manera de pensar la auditoría interna termina
generando más de lo mismo. Un profesional es contratado
para ejercer la labor de auditor interno y dada su
formación y los parámetros con los cuales ya viene
desarrollándose la auditoría en la empresa, se
limita a continuar con las mismas labores de control,
absteniéndose a cualquier tipo de
cuestionamiento.

Así pues, si todos los movimientos contables
están debidamente documentados y estos están
correctamente registrados en tiempo y forma, si cada una de las
operaciones están debidamente autorizadas y tienen las
respectivas aprobaciones, se respetan los precios de ventas
fijados, se licitan correctamente las compras y contrataciones,
se autorizan la contratación de personal, los inventarios
y arqueos coinciden con los valores que muestran la contabilidad,
y si todas las disposiciones legales se cumplen debidamente, se
dice o afirma que está todo correcto. No hay nada de
qué preocuparse. Si las utilidades son bajas o se generan
pérdidas se suele buscar primero el problema en el entorno
económico y luego se piensa en algunos errores de
gestión. A partir de ello vienen las correcciones
vía reestructuraciones y planes de reducción de
costos.

A partir de los años ochenta la Gestión
para la Calidad Total y luego la Gestión de Procesos y el
Lean Management vienen a dar una nueva perspectiva tanto de los
procesos como de los costos en las empresas, pero por sobre todo
nos empiezan a hablar de los despilfarros.

De que nos sirve que se respeten las normas
básicas del control interno si en los procesos productivos
los excesivos e innecesarios transportes internos, el exceso de
movimientos, las falencias en los procesos y las falencias de
calidad no sólo generan desperdicios, sino que estos
desperdicios disminuyen las ganancias e incluso terminan
generando pérdidas y consecuentemente destruyen
patrimonio. Los japoneses fueron los primeros en ver la imperiosa
necesidad de que los contables y auditores internos se hicieran
presenten en el lugar dónde se generan los costos y la
producción, revisando y tomando nota de las
anomalías para luego exponer ellas en la contabilidad de
gestión.

El cambio en la manera de producir ha llevado a la
necesidad de una nueva forma de contabilización,
exposición, información y evaluación de las
operaciones de la empresa.

Las nuevas realidades externas han llevado no
sólo a la necesidad de adoptar nuevos criterios en la
gestión operativa, sino también a nuevas formas de
contabilizar y auditar ellas a los efectos de permitir la
supervivencia y competitividad de las empresas.

De los años setenta a la fecha el mercado mundial
ha sufrido enormes cambios, desde la caída de las
economías planificadas en el este europeo, hasta el enorme
crecimiento de China como productor y exportador de bienes de
consumo, la incorporación de todo el sudeste
asiático al comercio internacional, la conformación
de la Unión Europea con su moneda única y la
tremenda evolución tecnológica en los sistemas
tanto de información como de
comunicación.

Por otro lado los ciclos de vida de los productos se
acortó ostensiblemente, y la variedad de productos
ofrecidos se multiplicó en gran forma. Ello requiere de
grandes cambios de gestión. Las empresas que incrementan
sus ofertas y las van renovando con mayor rapidez tienen mayores
capacidades para competir en el mercado.

Seguir siendo competitivos requiere de cambios en la
operatoria productiva, pero ello implica también cambiar
los sistemas de contabilidad, costos y auditoría, de
manera de ajustar éstas a las nuevas
necesidades.

Dentro de lo que es el Lean Management toma una
importancia crucial luchar contra los despilfarros, pues estos
elevan los costos de los productos, reducen las utilidades y
hacen menos rentables y competitivas a las empresas. Por lo tanto
los auditores tienen un nuevo objetivo que es identificar y
cuantificar los distintos tipos de despilfarros que se dan en las
organizaciones, participando activamente en los planes para su
eliminación y prevención.

Definición
de Auditoría Interna

El Institute of Internal Auditors (IIA) define la
auditoría interna como una actividad independiente para el
aseguramiento de los objetivos y de consultoría, que ha
sido diseñada para añadir valor y para mejorar las
operaciones de una empresa. Ayuda a una empresa a conseguir sus
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado
para evaluar y para mejorar la efectividad de la gestión
de riesgos, del control y de los procesos de la
gobernabilidad.

Está diseñada para añadir valor
pues la auditoría interna deberá procurar un
beneficio definido a la empresa, enfocándose a la mejora
continua de los procesos internos de la empresa. La verdadera
función de los auditores es la de estar presentes para
mejorar las cosas y no para investigar a las personas y pillarlas
en falta.

Las actividades relacionadas con la auditoría
interna deberán evaluar la exposición al riesgo en
relación con la gobernabilidad de la empresa, con las
operaciones y con el sistema de información, teniendo en
cuenta:

  • La fiabilidad y la integridad de la
    información financiera y operativa.

  • La efectividad y la eficiencia de las
    operaciones.

  • La salvaguarda de los activos.

  • La conformidad con las leyes, con las regulaciones y
    con los contratos.

Los auditores internos deberán evaluar el ahorro
y la eficiencia con las que se utilizan los recursos.
También deberán revisar las operaciones y los
programas para establecer si los resultados son consistentes con
los objetivos y con las metas establecidas y si las operaciones
se llevan a cabo tal y como se planificaron con
anterioridad.

Los auditores internos deberán además
revisar las posibilidades de salvaguarda de los activos y,
siempre que se considere apropiado, verificar la existencia de
las mismas.

Vemos pues, que la definición de la
auditoría interna contempla claramente el monitoreo y
control en el uso eficaz y eficiente de los recursos, y de la
salvaguarda del patrimonio. Sin embargo la visión de los
profesionales limitó sus objetivos de auditoría y
por lo tanto las herramientas a utilizar en tal
monitoreo.

En la mayoría de las universidades occidentales
no se hablaba, y en mucha aun se continúa sin hablar de
los desperdicios. Tampoco se escuchaba hablar de ellos en las
empresas, y en la mayoría de las empresas se
continúa sin hacerlo. Tampoco había nada escrito
sobre los despilfarros en la bibliografía técnica,
sea esta contable, administrativa, económica o de
ingeniería industrial.

Recién se tomó nota de ello por primera
vez en las obras sobre kaizen y just in time.

Cabe preguntarse entonces ¿de qué se
hablaba antes en materia de administración, costos,
contabilidad, auditoría e ingeniería
industrial?

Las principales preocupaciones estaban y aún
están centradas en:

  • Mejorar el cálculo de costos de productos,
    servicios y procesos.

  • Planificación y
    presupuestación.

  • Investigación de operaciones y la mejora en
    la asignación de los recursos.

  • Control interno y fraudes.

  • Gestiones de compras, de stock y de
    almacenes.

  • Mejora en los sistemas de información, sobre
    todo mediante el uso recursos informáticos.
    Actualmente se hace uso de sofisticadas herramientas como el
    MRP, ERP, CRM y Business Intelligence.

  • Logística.

  • Lay out destinado a un mejor aprovechamiento de los
    espacios y una cercanía de las operaciones
    interrelacionadas.

Pero nada se decía ni pensaba, y aún sigue
aconteciendo, en torno a los desperdicios por:

  • Excesos de inventarios de insumos, materiales,
    productos en proceso y productos terminados.

  • Los tiempos de espera, o tiempos no aprovechados
    eficientemente.

  • Los excesos de transportes internos.

  • Los movimientos excesivos.

  • Los procesos ineficientes.

  • Las fallas y defectos, y las actividades de
    reprocesamiento.

  • El exceso de bienes de uso.

  • Los excesos de personal.

  • La falta de polifuncionalidad del
    personal.

  • La pérdida de clientes.

  • La elevada rotación de personal.

  • La morosidad e incobrabilidad de la cartera
    crediticia.

  • Las pérdidas de tiempo y recursos materiales
    en los procesos de diseño.

Muchos de estos ítems y no todos, eran o son
considerados individualmente, careciéndose de un enfoque
global y sistemático.

El despilfarro
como objeto de auditoría

Dados los cambios tecnológicos y dadas las nuevas
realidades en el mercado mundial, es crítica la lucha
contra el despilfarro. Siendo mucho más crítica aun
por el ostensible alza en el precio de las materias primas y la
creciente contaminación.

La lucha contra el despilfarro debe pasar a estar en el
radar de los auditores internos.

Las operaciones pueden estar autorizadas, y tener el
control por oposición y la debida separación de
funciones, y sin embargo registrarse:

  • Pérdidas de materiales por
    obsolescencia.

  • Elevados costos financieros por excesos de stock e
    inventarios.

  • Pérdidas por exceso de personal.

  • La falta de orden en las herramientas, componentes e
    insumos, la cual da lugar a pérdidas de tiempos y
    caídas en las productividades.

  • Excesivos gastos en reparaciones por incompetencia,
    mala calidad de repuestos o incluso fraude en los
    servicios.

  • Pérdida de clientes por mala calidad de los
    servicios.

  • Elevados costos de reprocesamiento.

  • Alto nivel de devoluciones de productos por los
    clientes o consumidores debidos a fallas y
    defectos.

  • Altos costos de logística.

El auditor interno tradicional no se cuestiona
qué función cumple un operario siempre y cuando su
contratación haya sido correctamente autorizada. Tampoco
se cuestiona la baja productividad y los altos costos vinculados
con la falta de organización, orden y limpieza (Cinco S).
Mucho menos se cuestiona los gastos en los cuales se incurren en
concepto de reparaciones, dejando a un lado si se gasta en
corregir sólo los efectos y no las causas raíces
que los ocasionan, con lo cual los gastos se siguen produciendo,
reduciendo las utilidades e inclusive contribuyendo a la
generación de pérdidas, y por lo tanto
comprometiendo tanto la rentabilidad como el patrimonio de la
entidad.

Detección
y cuantificación de los despilfarros

Está ya bien claro la responsabilidad de los
auditores internos en la custodia patrimonial de los entes, y a
partir de allí en la necesidad de adoptar las
metodologías y herramientas conducentes a la
detección de los distintos tipos de despilfarros y su
cuantificación.

El despilfarro puede ser definido como el consumo de
recursos que no generan valor agregado para la empresa, los
clientes y/o consumidores.

Concentrándonos en la empresa los desperdicios
implican recursos consumidos que impiden lograr mejores
resultados, se trate de mayores ganancias o menores
pérdidas. Cualquier cosa que no contribuya a mejorar la
rentabilidad debe ser considerada como un despilfarro.

Así podemos afirmar que desperdicio es todo
aquello que no es absolutamente necesario para la
producción de bienes y la prestación de servicios
por parte de la empresa.

Entre los principales pasos para detectar despilfarros
se tienen:

  • Evaluación y relevamiento del control
    interno.

  • Análisis y evaluación de los diversos
    procesos organizacionales.

  • Inspección de los diferentes sectores para
    verificar la calidad en el cumplimiento de las Cinco
    S.

  • Estadísticas de fallos, defectos y
    reprocesamientos.

  • Análisis de las estadísticas
    correspondientes a las labores de mantenimiento y
    reparaciones.

  • Lista de chequeo de los diferentes tipos de
    desperdicios.

  • Análisis de flujogramas de los diversos
    procesos.

  • Análisis de los organigramas
    organizacionales.

  • Verificación de existencia de
    estándares y sus cumplimientos.

  • Estadística y su evolución de los
    distintos tipos de desperdicios detectados en la
    empresa.

Detectados los despilfarros, estos deben cuantificarse a
los efectos de su exposición y posterior análisis.
Tomar decisiones en cuanto a prioridades para proceder a la
adopción de medidas destinadas a la eliminación y
prevención de desperdicios en la empresa, sector, proceso
y producto o servicio, debe realizarse considerando la magnitud
de los desperdicios por su cuantía y los efectos que estos
tienen en el Cuadro de Resultados.

Evaluar la
existencia de sistemas o
métodos
preventivos

Para cada posible desperdicio existe uno o más
sistemas destinados a su prevención. Los auditores
internos deben evaluar en función a las actividades y
procesos que se aplican en la empresa la existencia de dichos
sistemas y que tan bien son conocidos y usados por los directivos
y el personal de las organizaciones.

La ausencia de un determinado sistema de
prevención debe ser un toque de atención para
observar si se están produciendo o no los despilfarros que
el mismo tiene por objetivo prevenir.

Conclusiones

Las nuevas realidades del mercado y los cambios
tecnológicos han generado nuevas realidades, y por lo
tanto nuevas exigencias en materias operativas, las cuales
requieren de sus correspondientes metodologías de
gestión y controles destinados a hacer factible la
capacidad de supervivencia y competitividad de la
empresa.

En este nuevo esquema es fundamental la labor de control
de parte de los auditores internos, centrado estos su labor en la
detección, eliminación y prevención de
despilfarros en las diversas áreas y procesos de la
organización.

Ya no basta para la Auditoría Interna realizar
las labores tradicionales, es menester tomar conciencia de los
procesos, de su gestión y de los despilfarros que en ellos
pueden tener lugar.

Una organización puede cumplir
con todos los requisitos clásicos en materia de control
interno y desaparecer por no ser conscientes de los niveles de
despilfarros que en ella se generan.

Bibliografía

La auditoría operativa en la
práctica. Jordi Mas y Carles Ramió. Editorial
Marcombo. 1997.

Manual de control interno. Ramón
Poch. EADA Gestión. 1997.

La moderna auditoría. Andrés
S. Suárez. Editorial McGraw Hill. 1990.

Auditoría de Gestión. Michael
Graig Cooper y Philippe de Backer. Editorial Folio.
1994.

Los nuevos conceptos del Control Interno.
Coopers & Lybrand. Editorial Díaz de Santos.
1997.

Sistemas Administrativos y Control Interno.
José L. Pungitore. Editorial Club de Estudio.
1994.

Manual de Auditoría Interna. K. H.
Spencer Pickett. Editorial Gestión 2000. 2005.

El Sistema de Producción de Toyota.
Yasuhiro Monden. Ediciones Macchi. 1993.

En busca de la eficacia del sistema de
producción. Francisco Rey Sacristán. FC Editorial.
2003.

Auditoría Interna. Un enfoque
sistémico y de mejora continua. M.Lefcovich. www.monografias.com.
2003.

Gestión Centrada en Desperdicios.
Mauricio Lefcovich. www.gestiopolis.com.
2013.

Wastology. El estudio y eliminación
del despilfarro. Mauricio Lefcovich. www.monografias.com.
2013

 

 

Autor:

Lic. Mauricio Lefcovich.

Consultor en Administración de
Operaciones, y Control y Reducción de Costos. Especialista
en Costos, Calidad, Productividad y Mejora Continua.

Obra realizada en Diciembre de
2013.

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