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El CIAAT de GIBARA



Partes: 1, 2

  1. Recomendaciones
  2. Mis primeros pasos
    en el CIAAT
  3. Escuela
  4. Alumnos
  5. Utilidades
  6. Trabajadores
  7. Preguntas
    frecuentes sobre el CIAAT
  8. El manejo de los
    datos

"Este aspecto cobra gran importancia en los
tiempos actuales, son tiempos donde los elementos juegan un papel
trascendental… el salario generalmente no se incluye dentro del
gasto del software ya que se parte de que esta persona o
colectivo está realizando esta tarea como un esfuerzo
extra por el que sienten amor y complacencia o como parte de su
labor investigativa o de superacion… nuestro criterio es que el
valor de un software está en correspondencia directa con
su valor de uso, o sea, como al introducirse en el proceso de
enseñanzaaprendizaje es capaz de rendir
determinado resultado, es capaz de mejorar los resultados en la
adquisición de conocimientos sobre determinada materia,
sobre determinado tema de estudio. Ese es el gran valor de un
software educativo
[1]

Monografias.com

Recomendaciones

  • Deben tenerse muy en cuenta todas y cada una de las
    precisiones, requerimientos técnicos y la ayuda
    metodológica para utilizar el SGBD CIAAT con el
    objetivo de poder revelar los logros e identificar las
    insuficiencias y causas que se presentan en su
    aplicación.

  • Capacitar a Metodólogos, Jefes de Ciclos,
    Secretarios Docentes y Administradores con la ayuda de los
    medios informáticos del centro por el Departamento de
    Planeamiento y Estadística, sobre el uso y
    características del Sistema de Gestión de Bases
    de Datos CIAAT

  • Extender la aplicación de este trabajo al
    resto de los Municipios en nuestra Provincia, así como
    también al país, adaptándolo a las
    condiciones concretas de cada territorio y enriqueciendo la
    Base de Datos con otras acciones a partir de estas primeras
    experiencias.

Ventajas que nos provee el sistema
CIAAT, podremos encontrar:

1.-El Mantenimiento y manipulación de los datos
solo se actualizan o eliminan en un sitio por estar almacenados
solo en un lugar en las tablas para ello.

2.-No solicita la misma información repetida una
y otra vez.

3.-Reducida probabilidad de errores en la
introducción de los datos.

4.-Facilidad de manejo de grandes volúmenes de
informaciones y buena velocidad en muy poco tiempo de respuesta
en darnos la información solicitada y en almacenar los
cambios realizados.

5.-Seguridad de la información (acceso a usuarios
autorizados) de modificaciones o inclusiones.

6.-Mayor dificultad para su infección e
introducción de códigos maliciosos ejemplo: de
capturador de teclas (espía), de control remoto
(troyanos), de entrada al sistema (puerta trasera),
etc.

7.-Aparecen importantes procesos automatizados que otras
Bases de Datos no poseen.

Capítulo 1.-

Mis primeros pasos en el
CIAAT

1.- A partir de un CIAAT, iniciar por
vez primera el CIAAT-V-26. (botón No:.1)

Para iniciar la nueva versión del
CIAAT-V-26 y anexar a este los registros de otra
versión anterior o superior del CIAAT, debemos
verificar en la raíz del disco duro que corresponde a la
torre "C:", que la carpeta CIAAT debe de estar
vacía, sí existe salve o elimine de esta todos los
ficheros, para así proceder de la siguiente
forma:

a). (Sí la carpeta CIAAT no existe,
entonces crear una carpeta con el nombre de CIAAT en la
torre "C:"). Opcional (Copie en ella la nueva
versión del CIAAT-V-26 sin variarle el
nombre).

b). Copiar a la carpeta CIAAT la Base de
Datos "CIAAT.mdb" actualizada, es decir, la BD del
último mes y que actualmente utilizamos, con el nombre
CIAAT.mdb.

c). Abrir la Base de Datos CIAAT-V-26
dando doble click izquierdo sobre la misma, seguidamente se
abrirá y podrá ver el primer mensaje que nos brinda
el CIAAT. Damos un click izquierdo sobre el botón
"Aceptar", luego se observará un formulario que
solicita una Clave de Acceso al sistema, tecleamos la clave "1
ó 21"
seguido de esto oprimir la tecla "Enter"
del teclado. Una vez efectuado el procedimiento, se
desplegará en pantalla un mensaje al usuario de
validación de la clave.

RECOMIENDO personalizar su CIAAT en este momento, es
decir,
sí damos click en "Sí", se
abrirá un formulario que nos permite realizar cambios
como: una clave nueva, un nombre de usuario, el
año del Curso Escolar, el Municipio y la
Provincia. IMPORTANTE Recordar qué?: En caso de
algún olvido de la clave de acceso, puede iniciar
nuevamente probando una de estas: DPTO ó 21 y siempre al
Teclear una clave de acceso, seguido oprimir la tecla "Enter" del
teclado.

d). Dar un click izquierdo sobre el Botón
"No", seguidamente se abrirá el formulario llamado
"Menú Principal", damos un click izquierdo sobre el
primer botón (No.:1) de ese menú, el cual
tiene por nombre "Anexar del CIAAT".

e). Damos un click izquierdo sobre el
botón "Aceptar", se desplegará un cuadro de
acción que le dice que se "va a ejecutar una consulta
de datos anexados que modificará los datos de la
tabla
", damos click izquierdo sobre el botón
"Sí". Te muestra la cantidad de filas que
anexará y nuevamente damos click izquierdo sobre el
botón "Sí".

f). Ahora podemos observar el formulario con el
nombre "Datos correspondientes de:" que se encuentra
ubicado en el botón (No.: 4) en el "Menú
Principal
", que automáticamente se abrió al
concluir este proceso y delante se observa un mensaje que nos
informa que: "Los Datos del CIAAT fueron Anexados con
éxito
", damos un click izquierdo sobre el único
botón "OK". En caso de que no quiera variar los
datos de este formulario ciérrelo dando click izquierdo
sobre el botón Cerrar(X) que se encuentra a la derecha
–arriba del formulario.

2.- A partir de un CPM, iniciar por vez
primera el CIAAT-V-26. (Botón No:.3)

Para iniciar la nueva versión del
CIAAT-V-26 y anexar a este los registros de una
versión del CPM, pueden estar en office 97 o
superior, debemos verificar en la raíz del disco duro que
corresponde a la torre "C:", que la carpeta CPM
debe de estar vacía, sí existe salve o elimine de
esta todos o los ficheros, para así proceder de la
siguiente forma:

a). (Sí la carpeta CPM no existe,
entonces crear una carpeta con el nombre de CPM en la
torre "C:"). Copie en ella la nueva versión del
CIAAT-V-26 sin variarle el nombre. Copiar a la carpeta
CPM la Base de Datos "CPM.mdb" actualizada, es
decir, la BD del último mes y que actualmente utilizamos,
con el nombre CPM.mdb.

b). Abrir la Base de Datos CIAAT-V-26dando
doble click izquierdo sobre la misma, seguidamente se
abrirá y podrá ver el primer mensaje que nos brinda
el CIAAT. Damos un click izquierdo sobre el botón
"Aceptar", luego se observará un formulario que
solicita una Clave de Acceso al sistema, tecleamos la clave
"1" seguido de esto oprimir la tecla "Enter" del
teclado. Una vez efectuado el procedimiento, se desplegará
en pantalla un mensaje al usuario de validación de la
clave.

c). Damos un click izquierdo sobre el
Botón "No", seguidamente se abrirá el
formulario llamado "Menú Principal", damos un click
izquierdo sobre el botón (No.:3) de ese
menú, el cual tiene por nombre "Anexar del CPM".
Podremos ver en pantalla un mensaje al usuario que indica como
realizar correctamente el proceso de anexado. Damos click
izquierdo sobre el botón "Aceptar", se
desplegará un cuadro de acción que nos pregunta
cual de las versiones del CPM vamos a anexar.

d). Dar un click izquierdo sobre el botón
"Sí" ó "No" según convenga. Se
desplegará un cuadro de acción para anexar la
boleta de alumnos que nos dice que se "va a ejecutar una
consulta de datos anexados que modificará los datos de la
tabla
", damos click izquierdo sobre el botón
"Sí". Te muestra la cantidad de filas que
anexará y nuevamente damos click izquierdo sobre el
botón "Sí". Nuevamente los mismos mensajes
podremos observar para anexar los graduados y realizamos las
mismas operaciones.

e). Un mensaje al usuario le pregunta sí
¿Desea Actualizar la tabla que relaciona los
Códigos del centro, nombre del Centro, Sector, Unidad
(Dirección Zonal) y Consejo Popular?… Al dar click en
"Sí", el sistema realizará esos cambios por
los datos del CPM(Códigos del centro, nombre del Centro y
Sector), para que luego en las boletas de altas y bajas y
demás informaciones del sistema tenga el CIAAT
personalizado para el uso de Municipio o Provincia… Ok. Para
Actualizar el Consejo Popular y Unidad (Dirección Zonal,
ver Actualización de la Tabla "Centro de Trabajo" en el
botón No.:4.

f). Sí realizó los pasos anteriores
adecuadamente según como lo orientó el CIAAT,
podrá observar el siguiente formulario llamado "Datos
correspondientes de:"
Este está ubicado en el
botón (No.: 4), este automáticamente se abre
al concluir el proceso y delante un mensaje que dice "Los
Datos del CPM fueron Anexados con éxito
", damos un
click izquierdo sobre el único botón "OK".
Los datos que en el se solicitan están en dependencia de
la enseñanza que trabaje en él.

Capítulo 2.-

Escuela

1.- Actualización de la tabla "Centro de
Trabajo". (dentro del botón No:.4).

Es necesario que actualicemos los datos de la tabla
"Centro de Trabajo", recuerde que este es el proceso
más importante de actualización y personalizar
nuestra Base de Datos. Una vez actualizadas las casillas,
CIAAT actualiza de forma automática todos los
campos relacionados con los movimientos y la actualización
del Modelo 1 y 1-A. Siempre y cuando rellenemos las fichas
correspondientes a "Datos del Centro al Inicio del Curso
Escolar
", correspondientes a la matrícula de
inicio así como el número de grupos por grados.
Para acceder a la misma deberá hacer lo
siguiente:

a). En el "Menú Principal" dar un
click izquierdo en el botón (No.: 4) "Datos del
Centro
", luego podrá ver una series de consultas
relacionadas con las escuelas, que deberán actualizarse
cada vez que se inicie un nuevo curso escolar. En el caso de
actualizar la matrícula el sistema siempre pedirá
una clave consistente en el número 12.

Capítulo 3.-

Alumnos

1.- ¿Cómo proceder para dar Alta o Baja
a Alumnos en el CIAAT?

a).- Para los casos de las Altas
correspondientes al Inicio del Curso Escolar. (Botón
No:.5)

Al Inicio del Curso Escolar se realiza la
matrícula en el centro de los nuevos ingresos procedentes
de las escuelas que tributan a esta. Esta operación en el
CIAAT se realiza, una vez abierta la Base de Datos desde el
"Menú Principal". Dando un click izquierdo sobre el
botón (No.:5)-"Dar Altas", el sistema nos
brinda una información, damos un click izquierdo sobre el
botón "Aceptar" y se abrirá un formulario
para la "Entrada de Datos de Nuevos Alumnos", donde se
recogen todos los datos que tiene la boleta del alumno de
matrícula en el centro, tecleamos los todos sus datos y al
dar un click izquierdo sobre el botón "Guardar", el
sistema nos solicita en un cuadro de texto el número del
mes que voy a informar el alta, tecleamos el número
correspondiente damos un click izquierdo sobre el botón
"Aceptar" y Aparecerá el formulario "Boleta de
Movimiento del Alumno",
para la entrada de los datos de
origen del alumno. Como se trata en este caso de alumnos Nuevo
Ingreso,
damos un click izquierdo sobre el campo "Alta
por:"
y escogemos Nuevo Ingreso (puede comprobar que ya en
este campo automáticamente está puesto Nuevo
Ingreso y se ocultarán los campos "Traslado de:" y
"Cambio Educación de:") y damos un click izquierdo
sobre el botón "Dar Alta". Un mensaje al usuario se
observará que dice "comprobando acción Dar
alta"
y dar un click izquierdo sobre el botón
"Sí". Se mostrará otro mensaje al usuario
con: "la acción ha sido comprobada", por
último damos nuevamente un click izquierdo en el
botón "Aceptar". La "Boleta de Movimiento del
Alumno"
se serrará y pasará
automáticamente a la boleta anterior de "Entrada de
Datos de Nuevos Alumnos
", para seguir dando otras altas
repitiendo todo el proceso anterior.

b).- Para los casos de las Altas que
proceden por Otras, Traslados y Cambios de Educación.
(Botón No:.5)

Dar un click izquierdo sobre el botón
(No.:5)-"Dar Altas" y realizar los mismos pasos
para los casos de Nuevos Ingresos que anteriormente tratamos.
Pero ya en presencia de la "Boleta de Movimiento del
Alumno
", debemos rellenar los datos en los campos de
"Datos Generales de Origen del Alumno", los datos de
"Datos del Centro Escolar de Origen del Alumno" y en los
campos "Descripción del Alta del Alumno"
especificar según sea el caso: Otra, Traslado o Cambio
de Educación.

Alta por: Reincorporación en el Curso,
Reingreso, Nuevo Ingreso

Traslado de: Otro Centro del Municipio, Otro
Municipio de la Provincia, Otra Provincia.

Cambio Educación de: Primaria, Sec.
Básica, Preuniversitario, Centro Politécnico, Esc.
de Oficios, Especial.

c).- ¿Cómo dar Baja a Alumnos para los
casos que procederán por bajas Definitivas, Traslados y
Cambios de Educación? (Botón No:.6)

Primeramente el usuario debe de tener en
sus manos la "Boleta de Movimiento del Alumno" y es cuando
procedemos a dar Baja en la Base de Datos.

a). Dar un click Izquierdo sobre el botón
(No.:6) "DAR BAJAS". Un mensaje de texto
brindará una información al usuario y en este dar
un click izquierdo sobre el botón "OK".

b). Seguidamente se abrirá un formulario
llamado "Búsqueda del Alumno para Dar Baja en el
CIAAT
". Donde el usuario debe de teclear el número de
Identidad de la Tarjeta del Menor o Carnet del Alumno. Dar un
click izquierdo sobre el botón
"Aceptar".

c). Luego se debe abrir un cuadro de texto que
indica y la vez le solicita el número del mes para Dar
Baja, el usuario teclea el número del mes para informar la
Baja. Y da un click izquierdo sobre el botón
"Aceptar".

d). Se abre el formulario "DESCRIPCION DE LA
BAJA POR TRASLADO O CAMBIO DE EDUCACIÓN"
y por medio
de los datos impresos en la Boleta de Movimiento del Alumno
comprobamos que los datos correspondan al alumno que el sistema
ha buscado. Una vez actualizado el formulario el campo
relacionado con el "Motivo de la Baja", según el
tipo de movimiento en la Boleta de Movimiento del Alumno, dar un
click izquierdo sobre el botón "Dar Baja" que se
encuentra situado en la parte inferior derecha de este
formulario. Repetir los pasos para la siguiente Baja. El sistema
de forma automática reinicia a partir del paso
b).

2.- ¿Cómo ver los movimientos de Altas
o Bajas de Alumnos en el CIAAT?.

(botón No:.8)

Dando un click Izquierdo sobre el botón
(No.:8) "Ver Movimientos", aparecerá un
nuevo Menú llamado "Movimiento del Alumno", este se
encuentra dividido en dos partes la parte izquierda corresponden
a las Bajas y la Derecha a las Altas, donde para cada caso
aparece una serie de botones que contienen consultas relacionadas
a los tipos de movimientos. Y se podrán consultar los
Modelos 1A y 1 respectivamente dando un click izquierdo sobre el
botón "Ver Modelos de Mov".

1). El botón nombrado "Proceso de
Conciliación de los Movimientos"
se utilizará
en caso para comprobar en los diferentes nivel, las Altas que no
han llegado aún a su destino y que han ocurrido por
Traslado Dentro del Municipio, Traslado Dentro de Provincia,
Traslado Fuera de Provincia y los Cambios de Educación
Fuera de Provincia. Al dar un click izquierdo sobre este
botón, sale un cuadro de texto con dos opciones, el
usuario deberá escoger según la opción que
le corresponda. Luego de haber realizado este proceso se
activará el botón que dice "Resultado de la
Conciliación
", el mismo abre de igual forma dando un
click izquierdo sobre este.

2). Los botones nombrados "Ver Bajas" y
"Ver Altas" se utilizarán en caso que el usuario
quiera comprobar todas las Altas de un mes determinado. Al dar un
click izquierdo sobre este botón se debe abrir un cuadro
de texto que indica y la vez le solicita el número del mes
para ver los movimientos que ocurrieron, dar un click izquierdo
en el botón "Aceptar", en esta se pueden modificar
datos e incluso eliminar. En caso de eliminar un dato de
aquí también se eliminará completamente el
alumno del CIAAT. El botón nombrado por "Ver Altas y
Bajas
" muestra en una tabla todas las Altas y
Bajas.

3). Los botones nombrados "Anexar Bajas" y
"Anexar Altas" se utilizarán en caso que el usuario
quiera transportar esos datos en una Base de Datos aparte.
Realizar los pasos siguientes:

a). Sí no existe, crear en la torre
"C:" una carpeta con el nombre de
"CIAAT".

b). Copiar en esta carpeta una Base de Datos
"BoletaHO.mdb" y cambiar el nombre por
"AltasBajas.mdb".

c). Regresar al CIAAT y en el "Menú
Principal"
dar un click izquierdo del botón (No.:
8), luego dar un click izquierdo en el botón
según convenga de "Anexar Bajas" o "Anexar
Altas
".

d). Debe abrirse un cuadro de texto, que indica y
la vez le solicita el número del mes para anexar los
movimientos que ocurrieron y dar un click izquierdo en el
botón "Aceptar".

4). El botón nombrado "Anexar Altas,
Bajas al Nivel Superior"
se utilizará en caso que se
quiera transportar a la vez las Altas y las Bajas en una sola
Base de Datos.

5). El botón nombrado "Limpiar Modelo 1A y 1
respectivamente al inicio del Curso Escolar después de
haber realizado el enlace de Final a Inicio" se utilizará
como lo índica el título de este
botón.

3.- Ver Otros Procesos. (botón
No:.9)

En el "Menú Principal" dar un click
izquierdo en el botón (No.: 9) "Ver Otros
Procesos
", aparecerá una serie de consultas donde el
usuario dando un click izquierdo sobre un botón se
abrirá el Modelo que debe de entregar en los despachos
estadísticos. Estos modelos son: El (1-2)Modelo
201-05 por edades, (3)Informe Mensual y Acumulado de
Ausencias, (4)Grupo por Rango y Matrícula Atendida,
(5)Modelo SIDED 1, 2 y 3 solo Preuniversitario y
ETP(Escuelas de Oficios y Politécnicos),
(6)Análisis del Movimiento de la Matrícula y
Proyección Perspectiva y el (7)Relación
Definitiva de Alumnos Nuevos Ingresos Proyectados para el Inicio
del Curso Escolar.

4.- RESUMENES. (botón No:.10)

En el "Menú Principal" dar un click
izquierdo en el botón (No.: 10) "RESUMENES",
luego se abrirá un formulario que contiene una serie de
consultas relacionadas con los alumnos. Para abrir cualquier
consulta lo puede hacer dando un click izquierdo sobre el
título o el botón que tiene delante.

5.- Continuidad de Estudios. (botón
No:.12)

A partir de los datos contenidos en la tabla de
Graduados el sistema realiza la comprobación automatizada
de los estudiantes graduados de 6to Grado y 9no Grado, dando la
posibilidad en un campo nuevo llamado por "Observaciones"
situar allí el motivo o causa de la no –continuidad
de estudios, este dato se guarda en la tabla de Graduados. Y esta
se puede abrir desde el "Menú Principal" dar un
click izquierdo en el botón (No.: 10)
"RESUMENES", buscar la consulta con el nombre de "Ver
Graduados en una Tabla
".

En el "Menú Principal" dar un click
izquierdo en el botón (No.: 12) "Continuidad de
Estudios
", seguidamente se abrirá un formulario con un
grupo de botones y en el mismo podrá consultar los
registros de los alumnos de la Tabla de Graduados de 6to grado o
9no Grado y el total de alumnos de la matrícula actual del
CIAAT que en el campo Estatus estén marcados como Nuevo
Ingreso.

Para este proceso de Continuidad de Estudios realice
los pasos siguientes:

a). Dar un click izquierdo sobre el botón que
tiene el nombre de "Proceso de
Conciliación".

b). A continuación en el cuadro de texto que se
muestra escoger según sea el caso, y dar un click
izquierdo sobre el botón que corresponda
"Sí" o "No".

c). El proceso una vez que termine mostrará tres
botones más, y su información estarán en
dependencia con la información que el usuario busque. En
la tabla o consulta perteneciente al primer botón,
estará disponible el primer campo con el nombre de
"Observaciones", para escribir la causa o el motivo de la
no-continuidad de estudios del alumno.

Capítulo 4.-

Utilidades

1.- Cambio de Curso. (botón
No:.11)

a).- Antes de realizar el Cambio de
Curso usted debe de marcar los alumnos repetidores que
serán matrícula el próximo curso
escolar.

b).- Manualmente debe de cambiar los
datos de Año Inicio y Año Final para el siguiente
Curso Escolar. ¿Cómo?– Cuando inicia el CIAAT
y le solicita la clave de acceso, damos un click izquierdo en el
botón "Sí". En el campo correspondiente al Curso
Escolar cambiamos los números por el próximo curso
escolar. Volvemos a poner la clave nuestra o (21) y oprimimos la
tecla "Enter" del teclado.

b).- En el "Menú Principal" dar un click
izquierdo en el botón (No.: 11) "Cambio de
Curso
", luego un mensaje al usuario le dice que
"Seguidamente se le pedirá la clave de acceso al
proceso de Cambio de Curso",
se abrirá un cuadro de
texto solicitando la clave para proceder a realizar el proceso,
la clave en este caso es el número 21 al revés
"12" y damos click en "Aceptar".

c).- El sistema comprueba la clave, damos un click
izquierdo sobre el botón "Aceptar" y volvemos a dar
un click izquierdo sobre el botón "Cambio de
Curso
".

d).- Una vez más el sistema nos informa y
recuerda como realizar correctamente el cambio de curso y damos
un click izquierdo sobre el único botón
"Aceptar".

e).- Escoja como desea ver la realización de este
proceso.

f).- Cuando el sistema termine
recuerde siempre de dar un click izquierdo en el botón del
"Menú Principal", que lleva por nombre "Proceso de
Organización de la Información".

El Cambio de Curso modifica y actualiza los
siguientes campos:

  • Borra todos los registros que en el campo tipo de
    movimiento
    estén marcados como Bajas y
    AltaBaja Y desmarca todos los campos que tenían
    puesto la condición de Alta.

  • Pasa a la Tabla de Graduados los alumnos que tengan
    el grado de: 6to Grado, 9no Grado, 12mo Grado y 4to
    Año
    , y elimina estos registros de la Tabla de
    Alumnos.

  • Pasa al Modelo 1A y 1 el total de graduados
    por enseñanzas.

  • Pasa a la boleta de las bajas a los alumnos
    graduados como Graduados o Egresados dentro de los
    movimientos ocurridos. Se actualiza el campo Fecha de la
    Baja
    a la fecha que tiene actualmente el reloj de la
    computadora.

  • A todos los alumnos que queden los pasa al grado
    siguiente y mantiene en el grado a los que están
    marcados como "Repite el próximo
    curso
    ".

  • Actualiza el Campo Estatus del alumno los que
    tenían la condición de Nuevos Ingresos
    los pasa como Promovido.

  • Elimina todos los datos del Campo
    Grupo.

  • Elimina todos los datos de los Campos tipo de
    movimiento (Alta)
    y Mes que se informa así
    como los datos que se relacionan a ellos.

  • Elimina todos los datos de los Campos utilizados que
    muestran los modelos del CIAAT.

  • Actualiza el campo Edad de los alumnos y
    trabajadores.

  • Actualiza el año del Curso Escolar en
    todo el CIAAT tanto para los alumnos como para los
    trabajadores

2.- Anexar al Nivel Superior el CIAAT.

Crear en la Torre C: una carpeta con el nombre
"CIAAT", y situar aquí una base de datos
"CIAAT.mdb" en blanco y crear dentro de la carpeta CIAAT
sub–carpetas para cada una de las Bases de Datos que se
recogieron previamente en un despacho con los Centros
informantes. El usuario dando un click izquierdo en este
botón, podrá realizar dos tipos de anexado
dinámico de los datos a una Base de Datos CIAAT virgen
según el cuadro de texto que se obtiene puede seleccionar:
1-Anexar al Nivel Superior esta Base de Datos (Click en Si)
Ó 2-Entrega al Nivel Superior_Solo Tablas ha transportar
(Click en No).

( 1-Anexar al Nivel Superior esta Base de Datos
(Click en Si).

a)- Dando un click izquierdo en el botón
"Sí", se abrirá un mensaje que nos dice que
va a ejecutar una consulta, damos un click izquierdo en el
botón "Sí". Luego nos informa la cantidad de
registros anexados, en este caso se tratan de los alumnos, y
damos un click izquierdo sobre el botón
"Sí", nuevamente repite le proceso pero en este
caso será para los graduados y realizamos los mismos pasos
del anterior.

b)- Luego se abrirá un cuadro de texto que
nos dice que se anexarán otros datos, dar un click
izquierdo en el botón "Aceptar". Seguidamente se
ejecuta el proceso.

c)- Fin del proceso.

( 2-Entrega al Nivel Superior_Solo Tablas ha
transportar (Click en No).

Crear en la Torre C: una carpeta con el nombre
"CIAAT_Entrega". Copiar aquí la Base de Datos
"Entrega_CIAAT.mdb".

Dando un click en el botón "No", como bien
se indica, se realizará una entrega o un anexado de esta
base de datos. Tomando solo los datos de aquellas tablas
necesarias para transportar, en la Base de Datos
"Entrega_CIAAT.mdb", esta puede estar con datos los cuales
serán eliminados.

Para ellos siga los siguientes pasos:

1)- El sistema nos solicitará el
número del mes que informamos los movimientos de Altas y
Bajas, tecleamos el número del mes y seguido damos un
click izquierdo sobre el botón "Aceptar". (todas la
Altas y Bajas del CIAAT serán anexadas a esta BD, pero en
los botones de consultas solamente se mostrará las
correspondientes al número del mes que usted
informó en el cuadro de texto).

2)- Seguidamente el sistema nos informará
cuantos registros se anexaron a la Base de Datos de
Transportación.

3)- Fin del proceso.

Puede comprobar cerrando esta Base de Datos y abriendo
"Entrega_CIAAT.mdb", la misma trae unas consultas que le
brindan las informaciones que en ella se transportan.

Breve comentario sobre la Base de
Datos de Transportación
"Entrega_CIAAT.mdb".

"Entrega_CIAAT.mdb", no es mas que una Base de
Datos para la Transportación de grandes volúmenes
de informaciones, la misma ahorra tiempo y espacio para el
envío por correo electrónico y para su
transportación en Discos de 3 �uot;
que son los medios que generalmente disponemos en nuestros
centros. Esta Base de Datos debe de estar en una carpeta
específica en la en la Torre "C:" con el nombre de
"CIAAT_Entrega". Al abrir esta Base de Datos dando doble
click izquierdo sobre el fichero, se podrá observar que
tiene un único formulario "Entrega_CIAAT-V-26-".
Donde se puede cambiar el nombre del Usuario, Municipio o la
Provincia y encontramos un solo botón con el nombre de
"OK" –Entrega al Nivel Superior.

Al dar un click izquierdo sobre el botón
"OK", aparecerán un grupo de botones. Los botones
de la parte izquierda son para anexar los datos que transportamos
a un nuevo CIAAT y los botones de la parte derecha son consultas
para realizar las comprobaciones necesarias sobre los datos que
en realidad transportamos.

3.- Proceso de Organización de la
Información.

Este proceso es uno de los más importantes del
CIAAT, una vez que el usuario haya actualizado los registros de
la BD, debe de realizarse este proceso. Cuando un dato no se
muestra en algún modelo que se visualiza en esta Base de
Datos, el sistema si puede lo resuelve. A demás ejecuta
una serie de consultas de actualización que
automáticamente el sistema va examinando, evaluando y
corrigiendo campo por campo los datos guardados en las tablas. Se
actualizaran los campos de la siguiente forma:

Los Campos "Año Inicio" y
"Año Final" del Curso Escolar, se
normalizará por el dato guardado en el campo "Curso
Escolar"
al inicio cuando cambió la clave.

El campo "Estatus", se
normalizará por el dato guardado en el campo
"Grado". Aquí el sistema comprueba si en el campo
"Grado" el alumno está en: Preescolar, 1er Grado,
7mo Grado, 10mo Grado, 1er Año, Ier Semestre o en el
Preparatorio de la Escuela Especial, entonces
automáticamente remplazará el dato contenido en el
campo "Estatus" a Nuevo Ingreso. No realizará
ninguna acción sobre los alumnos registrados como
Repetidores en el campo "Estatus".

El campo "MunCentro" y
"ProvCentro" se normalizarán por el dato guardado
en el formulario "Datos del Centro" correspondiente al
botón (No.:4) en el "Menú
Principal
".

Los campos "Nombre del Centro",
"Sector", "Consejo Popular" y
"Unidad(Dirección Zonal)", se normalizarán
por el campo "Código"(Código del Centro),
una vez que el usuario haya registrado el dato en la tabla, que
aparece dando un click izquierdo sobre el botón
(No.:4)-"Datos del Centro".

El campo "Régimen", sólo
se normalizará según sea el dato establecido en el
campo "TipoCentro", el sistema comprobará cuando en
este campo "Grado" el alumno está en la
enseñanza ESBU o Escuela de Oficios, reemplaza el dato del
campo "Régimen" por Seminterno. Cuando en
este campo "Grado" el alumno está en la
enseñanza IPUEC o ESBEC, reemplaza el dato del campo
"Régimen" por INTERNO.

El campo "Edad", se normalizará
según sea el dato establecido en el campo
"NoIdentidad". El sistema toma el campo "Año
Inicio"
y se lo resta al año de nacimiento del alumno,
que el sistema extrae del campo "NoIdentidad",
reemplazando el dato del campo "Edad" por el resultado de
la operación realizada.

El proceso se inicia dando un click Izquierdo sobre el
botón "Proceso de Organización de la
Información
", el proceso se ejecutará y
optimizará el CIAAT.

4.- OPTIMIZACIÓN.

Muchas veces el usuario debe acudir a esta opción
para desfragmentar el archivo de Access, ya que su Base de Datos
crece mucho o puede fragmentarse y el programa de Microsoft
Access nos brinda esta posibilidad dando click en este
botón en la barra de herramientas.

En el CIAAT-V-26 se logra, dando un click
Izquierdo sobre el botón "OPTIMIZACIÓN" o el
botón que aparece en la barra de herramientas con el
nombre de "Optimizar". Al actualizar o cambiar datos en el
CIAAT o en cualquier SGBD, el archivo de la base de datos puede
utilizar un poco más de espacio en disco del
necesario.

Ya una vez que ha sido Optimizada nuestra Base de Datos
al transportar suele ser más pequeña y ejecutarse
con más rapidez. Además esta opción
regularmente puede cambiar la secuencia de ordenación, la
codificación o la versión del formato de datos que
se esté utilizando, para una buena mejora del rendimiento
de los datos almacenados.

5.- CERRAR LA BASE DE DATOS.

Dando un click Izquierdo sobre este botón, se
abre un cuadro de texto, el mismo nos da la posibilidad de
Cerrar o Comprimir el CIAAT por medio del
programa WinRar.

Sí seleccionó Comprimir el CIAAT
WinRar,
para no tener ningún error a la hora de
comprimir la base de datos, debe de tener instalado en su
máquina una versión del WinRar, la misma
debe de instalarse en la torre "C:Archivos de
programaWinRAR".

Para que se ejecute correctamente el proceso de
comprimir el CIAAT:

a).- El CIAAT a comprimir debe de estar dentro de
la carpeta "CIAAT" en la torre "C:" y comprobar que
el nombre de la BD tiene que ser "CIAAT.mdb".

b).- Abrir con doble click izquierdo el
"CIAAT.mdb" desde ese sitio, dar un click Izquierdo sobre
este botón en el "Menú Principal" y seguir
las sugerencias del sistema.

c).- Fin del proceso.

6.- Limpiar Base de Datos.

Si por alguna razón determinada
quisiéremos tener el CIAAT sin ningún dato
procederíamos como sigue:

a). Dar un click Izquierdo en este botón
"Limpiar Base de Datos".

b). Se abrirá un cuadro de texto
solicitando la clave para proceder a realizar el proceso, la
clave en este caso es el número 21 al revés
"12" y damos click en "Aceptar". (El usuario debe
de haber alcanzado los conocimientos necesarios para hacer uso de
esta operación).

c). El sistema comprueba la clave, damos un click
izquierdo sobre el botón "Aceptar" y volvemos a dar
un click izquierdo sobre el botón "Limpiar Base de
Datos
".

d). Se abre un cuadro de texto, con la siguiente
pregunta ¿Desea limpiar el CIAAT?. Entonces damos un click
izquierdo en el botón "Sí".

e). Se abrirá un cuadro de texto donde el
usuario puede hacer uso de dos opciones, en este caso damos click
en el botón "Sí", limpiar completamente esta
Base de Datos.

Y el CIAAT quedará virgen, solamente se
mantendrán sin variación los datos de la tabla que
contiene los Códigos de los Centros y Nombres de las
Escuelas.

IMPORTANTE Recordar qué?:
El usuario que conoce la/s clave/s de acceso al sistema,
deberá tener mucho cuidado al ser uso de esta
opción, ya que se eliminarán todos los datos
archivados en esta BD, los mismos no son recuperados si este no
tiene una copia de seguridad de la misma y el CIAAT
quedará virgen.

7.- Entrega de Graduados a Escuelas que
Tributan.

Los pasos del (1) al (5) solamente se
realizarán a nivel de Departamento de Planeamiento
Municipal.

Para hacer entrega de la nueva matrícula
nominal de los graduados que Tributan a la escuela dónde
estos continuarán sus estudios y proceder a actualizar la
misma, para lo cual el usuario deberá realizar lo
siguiente:

Para el Destino de los Datos:

1)- Primeramente debemos crear en la Torre
"C:" una carpeta con el nombre "CIAAT".

2)- El centro después de haber realizado el
Cambio de Curso Escolar, dentro de esta carpeta copiar su Base de
Datos "CIAAT.mdb" la cual es la que recibirá a los
graduados
.

Para el Origen de los Datos:

3)- El centro antes de realizar el Cambio de Curso
Escolar hará la entrega de los graduados, para ello abrir
el CIAAT(el usuario en este caso puede abrir el CIAAT de
cualquier lugar en su computadora) y en el "Menú
Principal" buscamos el botón con el nombre de "Entrega de
Graduados a Esc. Tributan", y damos un click izquierdo sobre el
mismo.

4)- El sistema anexará los registros y nos
comunicará el total de registros que anexará a la
BD destino. Y damos un click izquierdo en el botón
"Ok".

5)- Y ya, en la Base de Datos que copiamos dentro de
la carpeta con el nombre "CIAAT", en la Torre
"C:".
tendremos la matrícula nominal de los graduados
anexados.

Una vez entregada al centro esta BD,
a partir de este paso solamente se realizará a Nivel de
centro por el usuario, es decir, en este caso la Secretaria(o)
Docente.

6)- Abrimos el CIAAT y en el "Menú Principal"
damos un click izquierdo sobre el botón(No.9) "Ver Modelos
a Inf
.", buscamos el botón de la consulta que tiene
por nombre "Relación Definitiva de Alumnos Nuevos Ingresos
Proyectados al Inicio del Curso Escolar
".

7)- Se mostrará un mensaje de
información al usuario de arreglo de datos y damos un
click izquierdo sobre el botón "Aceptar", luego podremos
ver en una tabla la relación de graduados. En esta tabla
se marcarán según el orden que tiene el
Secretario(a) Docente por el libro de Registro General de
Matrículas y Graduados del Centro. Buscar en la tabla la
columna con el nombre de "Nuevos Ingresos", también
deberá completar en los registros siguientes las
particularidades de cada uno de los nuevos ingresos encontrados.
Los alumnos que no sean matrícula del centro puede
eliminarlo de esta tabla seleccionando todo el registro y dar
eliminar registro en el menú contextual, o por el teclado
"Delete".

8.- Tres momentos importantes del Curso Escolar donde
ocurren los movimientos. "Limpiar Modelo 1A y 1 respectivamente
al inicio del Curso Escolar después de haber realizado el
enlace de Final a Inicio".

Entre otras funciones el CIAAT tiene la posibilidad de
registrar los movimientos de la matrícula, nominalmente y
cuantitativamente, quedando estos asentados en las tablas y en
los Modelos 1-A y 1, respectivamente de formas acumulativas. Para
la explotación eficiente del CIAAT en lo que respecta al
Control del Movimiento de la Matrícula,
específicamente, debe tenerse presente los tres momentos
del Curso Escolar donde ocurren los movimientos. Ellos
son:

  • Final del Curso Escolar.

  • Enlace de la Matrícula de Final a
    Inicio.

  • Movimiento de la Matrícula dentro del Curso
    Escolar.

Final del Curso Escolar.

Cuando culmina el Curso Escolar se hace necesario
realizar el CAMBIO DEL CURSO ESCOLAR, paso que permite a la Base
de Datos quede preparada para recibir la nueva matrícula y
proceder a actualizar la misma. Antes de realizar el cambio de
Curso Escolar debemos primeramente marcar los alumnos repetidores
del próximo Curso Escolar. Para ello en esta BD por la
opción del botón (No.:7)
"BÚSQUEDA" y buscamos el alumno repetidor por el
número de la tarjeta del menor, el sistema nos
mostrará en pantalla la boleta del alumno, en ella marcar
en el campo que aparece en letras rojas con el nombre de:
"Repite el próximo curso". Una vez marcado todos
los repitentes para el próximo curso es cuando procedemos
a realizar el cambio del Curso Escolar.

Este proceso de Cambio de Curso debemos realizarlo en el
CIAAT una vez culminado el Curso Escolar. Preferentemente para
proceder a actualizar la matrícula por BD por la
opción del botón (No.:4) "Datos del
Centro
", inmediatamente quedando preparada la
matrícula, base que se toma de referencia en los Modelos
1-A y 1respectivamente para el enlace de la matricula de Final a
Inicio.

Enlace de la Matrícula de Final a
Inicio.

Una vez entregada la Base de Datos con el Cambio de
curso realizado y actualizada la matrícula final por grado
por la opción del botón (No.:4) "Datos
del Centro
", como explicamos anteriormente procedemos en el
centro a dar Altas y Bajas para actualizar la matrícula
definitiva de Inicio del nuevo Curso Escolar quedando registrados
los movimientos de la matrícula de Final a Inicio
nominalmente y cuantitativamente en las tablas y Modelos 1-A y 1
respectivamente, lo cual permite realizar un análisis
exhaustivo del movimiento de la matrícula de Final a
Inicio de curso, a nivel de Municipio, Provincia y
Nación.

En el mes de septiembre recibimos el CIAAT actualizado
con la matrícula definitiva de inicio del nuevo Curso
Escolar. Es en este momento que debemos preparar de nuevo al
CIAAT para que recoja el movimiento de la matrícula dentro
del Curso Escolar.

Movimiento de la Matrícula dentro del Curso
Escolar.

Debemos actualizar la matrícula por la
opción del botón (No.:4) "Datos del
Centro
", como explicábamos anteriormente, es decir
pasar la matrícula definitiva del Modelo
Estadístico(201-05, 251-04, 350-06, 404-02), de acuerdo a
la enseñanza que se trate, para que esta matrícula
sirva de referencia(Base) para realizar el cuadre del Modelo 1-A
y 1 en el transcurso del nuevo Curso Escolar. Además
debemos eliminar definitivamente los movimientos por altas y
bajas ocurridas de Final a Inicio (Junio–Septiembre) que
aparece en el botón (No.:8) "Ver
Movimientos
". Para ello debemos proceder de la siguiente
forma:

Partes: 1, 2

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