Diseño y elaboración de procedimiento de gestión de la gerencia de administración y finanzas
(Gp:) I (Gp:) ntroducción Helados Cali c.a., es una
empresa que tiene 12 años en el negocio de
producción de alimentos de consumo en el país, y
además actualmente se encuentra bajo un auge de
crecimiento acelerado. En su afán de posicionarse como una
empresa de gran trayectoria dirigiendo su segmentación de
mercado no solo a jóvenes y niños sino a todo tipo
de consumidores, se presenta la necesidad de organizarse
internamente para poder alcanzar los objetivos propuestos y ser
para el año 2016 la marca líder, en la
fabricación, comercialización y preferencia de los
consumidores venezolanos, brindando excelente calidad, servicio y
precios justos a sus clientes y consumidores. La Gerencia de
sistema de gestión de calidad procura garantizar la
estandarización de cada uno de los procedimientos
presentes en la planta de manera que estas sean los mas
eficientes posible. Departamento de Ingeniería
Industrial
Entre estos procedimientos que se buscan estandarizar se
encuentran los procesos llevados a cabo por la Gerencia de
Administración y Finanzas la cual se encarga de organizar,
controlar y dirigir todas las actividades económico-
financieras de la empresa. A continuación la
investigación realizada tiene como objetivo principal el
diseño y elaboración del procedimiento de
gestión de la gerencia de administración y finanzas
adecuados a los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008. I
ntroducción Departamento de Ingeniería
Industrial
En el último año la Gerencia de
administración y finanzas viene presentando un problema,
que radica, en la necesidad que surgió de combinar la
Gerencia de Administración con la Gerencia de Finanzas,
donde de esta Gerencia convergían administración,
contabilidad e impuestos y adicionalmente el Gerente de Finanzas
también se encargaba de toda la parte de negocios,
además de manejar inventario, compras, auditoria y
establecer políticas de crédito y cobranza.
p lanteamiento del problema Departamento de Ingeniería
Industrial
Por consiguiente, con la finalidad de integrar la Gerencia de
Administración y Finanzas se incluye lo que tenia finanzas
y se correlaciona esto con la actividad de administración,
la actividad de contabilidad y la actividad de impuestos,
apartando a este nuevo gerente del área de negocios, por
esta razón, es necesario actualizar, modificar y
diseñar la documentación (2011) existentes sobre
las actividades del Proceso de Gestión, así como
también la creación y actualización de
formatos e instrucciones de trabajo que se llevaba en estas
áreas cuando se encontraban separadas, y que hoy en
día son la Gerencia de Administración y Finanzas.
p lanteamiento del problema Departamento de
Ingeniería Industrial
(Gp:) O (Gp:) Bjetivo eneral Elaborar el procedimiento de
gestión de la Gerencia de Administración y Finanzas
adecuado a los requisitos exigidos en las normas Iso 9001:2008 en
la empresa helados Cali c.a. G O Bjetivos specíficos E
Diagnosticar la situación actual de la Gerencia de
administración y finanzas en los aspectos referentes a las
actividades que se llevan a cabo por los diferentes cargos que
conforman esta Gerencia. Elaborar diagrama de
caracterización para definir en detalle los elementos que
intervienen en los procesos. Establecer los procedimientos
necesarios de las funciones a realizar por cada uno de los
funcionarios de la Unidad. Departamento de Ingeniería
Industrial
O Bjetivos specíficos E Departamento de Ingeniería
Industrial Diseñar el Manual de “Normas y
Procedimientos”, instrumento que regirá el
funcionamiento de la Unidad.
D iseño Departamento de Ingeniería Industrial y R
esultado Análisis por medio de Diagrama Causa-efecto
Situación Actual
Análisis por medio de Herramienta Matriz FODA Departamento
de Ingeniería Industrial D iseño y R esultado
Diseño y elaboración de los procedimientos
Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R
esultado Mapa de Relaciones El mapa de relaciones esta dividido
en tres partes principales como lo son: entrada, salida y proceso
es una herramienta que consiste en identificar y detallar cada
una de las actividades que se llevan a cabo en un proceso
indicando los documentos, productos o herramientas necesarias
(entradas) para la ejecución de la actividad; y a su vez
los resultados que se obtendrán (salida) de dicha
actividad, las cuales se presentan de la misma manera.
Adicionalmente arroja otros datos como los clientes externos y
clientes internos de la actividad, dueño, objetivo y
nombre principal del proceso.
Mapa de relaciones de la Gerencia de Administración y
Finanzas Departamento de Ingeniería Industrial D
iseño y R esultado
Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R
esultado Mapa de relaciones de la Gerencia de
Administración y Finanzas
Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R
esultado
Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R
esultado
Diagrama de Caracterización Departamento de
Ingeniería Industrial D iseño y R esultado
Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R
esultado Procedimientos Están constituidos por un conjunto
de actividades que conforman el proceso, este se considera
así debido a que, en cada una de estas actividades
participan más de un cargo o una gerencia e incluso
algún ente externo (distribuidores). Para documentar estos
procedimientos se recurrió a la aplicación de
entrevista no estructuradas a los responsables de cada actividad
y de esta manera se recabo la información necesaria bajo
un formato facilitado por la empresa, donde se detallo cada uno
de los pasos a seguir para llevar a cabo cada actividad.
Instructivos Se caracterizan por desarrollar el paso a paso de
una actividad ejecutada por un solo cargo, esta se completo bajo
el contexto de entrevista no estructurada realizada al
responsable de la actividad. Propósito: se describe el
objetivo con el que fue creado el procedimiento. Responsables:
indica la función que cumple cada uno de los participantes
directos e indirectos de la de la instrucción. Recursos:
describe los materiales y equipos que se utilizan en esta
instrucción. Descripción: indica los pasos que se
llevan para alcanzar el objetivo propuesto. Documentos de
referencia: contiene todos los documentos necesarios para cumplir
con la instrucción de trabajo. Distribución:
señala la ubicación del documento. Registros:
indica los formatos u otros documentos generados en la respectiva
instrucción, además señala el tipo de
archivo que es y su responsable.
Departamento de Ingeniería Industrial Helados Cali,
desarrolla sus propias fórmulas de helados y sirope. Para
ello mezcla la pureza de lo natural y lo industrial, con la
precisión de la ciencia y la tecnología. C
onclusiones El análisis se considera cualitativo debido a
que se analiza por medio de un flujograma las
características de la gestión de
Administración y Finanzas Las normas generales y
específicas que validan los procesos y/o procedimientos
descritos en el Manual de Normas y Procedimientos, se respaldan
con la “constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela”. El personal de la empresa es la segunda causa
importante que afecta a nuestra problemática esto debido
a, la creación de nuevos puestos, la modificación
de los ya existentes, designación de nuevas funciones. Con
el Diseño del Manual de Normas y Procedimientos, se busca
lograr que la Gerencia de administración y Finanzas cuente
con una herramienta que le sirva de guía permanente para
cumplir de forma eficiente sus labores.
Departamento de Ingeniería Industrial Contratar personal
externo o fijo para que apoye en el levantamiento de los
procedimientos de todas la Gerencias y departamentos existentes
en la empresa. Implementar un software que permita verificar y
controlar el cumplimiento de los procedimientos y actividades de
la empresa. R ecomendaciones Dar a conocer al personal por medio
de charlas la importancia que tiene estandarizar los procesos, y
cumplir a cabalidad con ellos. Establecer y definir los cargos y
responsabilidades de cada uno de los empleados de las. gerencias,
de modo que no se presente confusión al estandarizar sus
actividades. Mantener los procedimientos actualizados a medida de
que se instituyan otros cargos o cambios de responsabilidades
entre el personal.