Propuesta de guía de control interno para la Filial Universitaria Municipal Enrique Núñez, Cuba

En Prever está todo el arte
de salvar. José Martí

Resumen

La presente investigación se realizó en la
Filial Universitaria Municipal Enrique Núñez, del
municipio de Quemado de Güines, dada la importancia que
reviste el Control Interno en la eficacia, eficiencia y
economía de la gestión. El objetivo es proponer la
Guía de Autocontrol del sistema de control interno, a la
luz de la Resolución 60 Contraloría General de la
República de Cuba. Ello posibilitará elaborar el
plan de prevención para proteger y conservar el patrimonio
contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilícito, asegurará
confiabilidad y oportunidad en la información que se
recibe o se brinda. Se presentan las características,
principios y componentes del control interno. Para el desarrollo
del diagnóstico actual del Sistema de Control Interno se
han utilizado métodos y técnicas tales como:
recopilación de información, entrevistas y
encuestas a trabajadores.

Palabras claves: Guía-
autocontrol- control interno- componentes- plan de
prevención- contraloría

JEL:M21,M42,M48,M54.

Abstract

This research was conducted at the University Branch
Municipal Enrique Nunez, municipality of Quemado de Guines, given
the importance of Internal Control in the effectiveness,
efficiency and economy of management. The aim is to propose the
Guide Self internal control system, in light of Resolution 60
Comptroller General of the Republic of Cuba. This will allow
developing prevention plan to protect and conserve the heritage
against any loss, waste, abuse, irregularity or illegal act,
ensure reliability and timeliness of information received or
provided. We present the features, principles and components of
internal control. To develop the current diagnosis of the
Internal Control System and methods have been used techniques
such as data collection, interviews and surveys of
workers.

Keywords: : Guide-
self-control- internal control- components- prevention plan-
comptroller

Introducción

El presente trabajo se realizó en la
Filial Universitaria Municipal Enrique Núñez, del
municipio de Quemado de Güines, debido a la necesidad de
contar con un sistema de control interno a tono con las
características de la unidad, atemperada a las normativas
vigentes según la Contraloría de la
República de Cuba.

Las nuevas exigencias de la economía cubana:
mayor grado de descentralización, mayor vinculo a los
requerimientos de la competencia internacional y la necesidad de
que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al
mecanismo de gestión y no dependa únicamente de
comprobaciones externas ha conllevado al perfeccionamiento y
fortalecimiento de las normativas sobre el control interno con un
nuevo enfoque.

Por mucho tiempo el alcance del sistema de Control
Interno estuvo limitado a las áreas económicas, se
hablaba de Control Interno y se tenía la cultura de que
era inherente a las actividades de contabilidad y finanzas; el
resto de las áreas operacionales y de hecho sus
trabajadores no se sentían involucrados ,así no era
considerado un proceso en sí mismo, que podía ser
evaluado en cualquier punto de su desarrollo.

La Guía de control interno que se propone aplicar
permitirá proteger y conservar el patrimonio contra
cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilícito, asegurará
confiabilidad y oportunidad en la información que se
recibe o se brinda. Logrará la eficacia ,eficiencia y
economía en la gestión .

Revisión
del concepto de control interno

Desde la puesta en vigor de la Resolución No. 297
del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) se reconoce
el desarrollo de nuevos términos relacionados con el
control interno en Cuba.

La observación y evaluación de las
deficiencias y limitaciones que se ponen de manifiesto en
reiteradas ocasiones, verificado en la V Comprobación
Nacional al Sistema de Control Interno, confirmaron la urgencia
de actualizar las normativas vigentes. En dicho proceso de
modificación se consultó la legislación en
la materia de siete países miembros de la
organización de entidades fiscalizadoras superiores de
América Latina y El Caribe, así como otros modelos
de control de referencia internacional.

La anterior normativa es derogada por la
Resolución No. 60/11"Normas del Sistema de Control
Interno" de la Contraloría General de la República,
con la que se introducen nuevas cuestiones que han aportado
elementos generalizadores para la elaboración de los
Sistemas de Control, que nos permita conocer cómo se
utilizan nuestros recursos humanos, materiales y
financieros.

1.1. Concepto dado en la
Resolución 60 de la Contraloría General de la
República de Cuba

El control interno es el proceso integrado a las
operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a
todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado
por la dirección y el resto del personal; se implementa
mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que
contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos,
proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos
institucionales y una adecuada rendición de
cuentas.(Capitulo I Articulo 3, Resolución 60).

1.2. Novedades del
concepto

• Unifica y actualiza los documentos normativos
  rectores relacionados con el control interno y la
  prevención, alcanzando integralidad en el contenido,
  lo cual facilita el trabajo a los directivos y a los
  controladores.

• La definición actual es más amplia y
  compleja.

• Retoma los principios de fijación de
  responsabilidad, cargo y descargo, los cuales no se
  mencionaban en la definición según la
  resolución 297/2003.

• La flexibilidad en el diseño del sistema de
  control interno, adaptado a la estructura y tamaño de
  la organización.

• La integración del Plan de Prevención
  al componente Gestión y Prevención de
  riesgos.

• Incluye la rendición de cuentas desde la
  óptica de la gestión de la
  administración pública, como una norma dentro
  den componente Información y
  Comunicación.

1.3. Principios del control
interno

Los principios del control interno están normados
en el Articulo 6 de la Resolución 60, son
siete:

Legalidad: Los órganos, organismos,
organizaciones y entidades dictan normas legales y procedimientos
en correspondencia con lo establecido en la legislación
vigente, para el diseño, armonización e
implementación de los Sistemas de Control Interno en el
cumplimiento de su función rectora o interna a su sistema,
para el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones,
tal como lo consigna el Reglamento de la Ley No. 107 en el
Artículo 78.

Objetividad: Se fundamenta en un criterio profesional a
partir de comparar lo realizado de forma cuantitativa y
cualitativa, con parámetros y normas
establecidas

Probidad administrativa: Se relaciona con el acto de
promover con honradez la correcta y transparente
administración del patrimonio público y en
consecuencia exigir, cuando corresponda, las responsabilidades
ante cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidades o acto ilícito.

División de funciones: Garantiza que los
procesos, actividades y operaciones sean controlados y
supervisados de manera que no pongan en riesgo su
ejecución, contrapartida y limiten su
revisión.

Fijación de responsabilidad: Se establecen las
normas y procedimientos estructurados sobre la base de una
adecuada organización, que prevean las funciones y
responsabilidades de cada área, expresando el cómo
hay que hacer y quién debe hacerlo, así como la
consecuente responsabilidad de cada uno de los integrantes de la
organización, estableciendo en forma obligatoria que se
deje evidencia documental, de quién y cuándo
efectúa cada una de las operaciones en los documentos y
registros.

Cargo y descargo: Este principio está
íntimamente relacionado con el de fijación de
responsabilidades y facilita su aplicación. La
responsabilidad sobre el control y registro de las operaciones de
un recurso, transacción, hecho económico o
administrativo, debe quedar claramente definida en la forma
establecida.

Debe entenderse como el máximo control de lo que
entra y sale; cualquier operación registrada en una cuenta
contraria a su naturaleza, la entrega de recursos (descargo) debe
tener una contrapartida o recepción (cargo) y cuando esta
operación se formaliza documentalmente la persona que
recibe fi rma el documento asumiendo la custodia de lo
recibido.

Autocontrol: Obligación que tienen los implicados
de autoevaluar su gestión de manera permanente; y cuando
proceda, elaborar un plan para corregir las fallas e
insuficiencias, adoptar las medidas administrativas que
correspondan y dar seguimiento al mismo en el órgano
colegiado de dirección, comunicar sus resultados al nivel
superior y rendir cuenta a los trabajadores.

1.4. Características
generales

Las características generales son tres, teniendo
en cuenta lo legislado en el Articulo 7 de la Resolución
60.

Ser integral: Considera la totalidad de los procesos,
actividades y operaciones con un enfoque sistémico y
participativo de todos los trabajadores.

Flexible: Responde a sus características y
condiciones propias, permitiendo su adecuación,
armonización y actualización periódica. En
entidades que cuenten con reducido personal, establecimientos y
unidades de base, debe ser sencillo, previendo que la
máxima autoridad o alguien designado por él, se
responsabilice con la revisión y supervisión de las
operaciones.

Razonable: Diseñado para lograr los objetivos del
Sistema de Control Interno con seguridad razonable y satisfacer,
con la calidad requerida, sus necesidades.

1.5. Limitaciones

El Sistema de Control Interno está relacionado
con el concepto de seguridad razonable, al reconocer la
existencia de limitaciones y riesgos en los procesos, actividades
y operaciones, originados por errores en interpretaciones de
normas legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre
personas y al evaluar la relación costo –
beneficio.

1.6. Componentes del Control Interno

Propuesta de la
guía de control interno para la FUM Enrique
Núñez Rodríguez

Se propone la Guía de Control interno a aplicar a
cada componente del sistema, en la FUM Enrique
Núñez Rodríguez, teniendo en cuenta las
peculiaridades de esta unidad presupuestada y su objeto social.
Se destacan los elementos fundamentales que serán objeto
de verificación en cada uno de los componentes.

2.1. AMBIENTE DE CONTROL

Ambiente de Control: Es la base para el diseño
del Sistema de control Interno , para el desarrollo de las
acciones, reflejando la actitud asumida por la máxima
dirección y el resto del colectivo en relación con
la importancia del Sistema de Control Interno. Este puede
considerarse como la base de los demás componentes. Se
estructura en las siguientes normas:

• Planeación, planes de trabajo anual, mensual
  e individual.

• Integridad y valores éticos.

• Idoneidad demostrada.

• Estructura organizativa y asignación de
  autoridad y responsabilidad.

• Políticas y prácticas en la
  gestión de recursos humanos.

• Indicadores de rendimiento y de
  desempeño.

2.2. GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE
RIESGOS

Gestión y Prevención de Riesgos: En este
componente se establecen las bases para la identificación
y análisis de los riesgos que enfrentan las entidades para
alcanzar sus objetivos. Una vez clasificados los riesgos en
internos y externos, por procesos, actividades y operaciones, y
evaluadas las principales vulnerabilidades, se determinan los
objetivos de control y se conforma el Plan de Prevención
de Riesgos para definir el modo en que habrán de
gestionarse. En su elaboración se identifican los riesgos,
posibles manifestaciones negativas; medidas a aplicar;
responsable; ejecutante y fecha de cumplimiento de las
medidas.

2.3. ACTIVIDAD DE CONTROL

Actividad de Control: Las Actividades de
Control son procedimientos que ayudan a asegurar que las
políticas de dirección se aplican y deben brindar
respuestas a los riesgos identificados. Las actividades de
control apoyan a la fiabilidad de la información
financiera y al cumplimiento de las disposiciones legales,
así como a la comprobación de las transacciones u
operaciones económicas que le dan cobertura a los
objetivos y metas en cuanto a su exactitud, autorización y
registro contable conforme a las normas cubanas establecidas al
efecto, con un enfoque de mejoramiento continuo.

• Coordinación entre áreas,
  separación de tareas, responsabilidades y niveles de
  autorización.

• Documentación, registro oportuno y adecuado
  de las transacciones y hechos.

• Acceso restringido a los recursos, activos y
  registros.

• Rotación del personal en las tareas
  claves.

• Control de las tecnologías de la
  información y las comunicaciones.

2.4. INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN

Información y Comunicación: Precisa que
las entidades deben disponer de información oportuna,
definir su sistema de información adecuado a sus
características; que genera datos, documentos y reportes
que sustentan los resultados de las actividades operativas,
financieras y relacionadas con el cumplimiento de los objetivos,
metas y estrategias, con mecanismos de retroalimentación y
la rendición transparente de cuentas. La
información debe protegerse y conservarse según las
disposiciones legales vigentes. El flujo informativo circula en
todos los sentidos y niveles de la organización:
ascendente, descendente, transversal y horizontal, su
diseño debe contribuir a ofrecer información
oportuna, clara y veraz para la toma de decisiones. El sistema de
rendición de cuentas diseñado por la Entidad debe
incluir todos los elementos que permitan conocer el destino de
los recursos y les garanticen el mejor uso posible de
estos.

2.5. SUPERVISIÓN Y MONITOREO

Supervisión y Monitoreo: Está encaminado a
la detección de errores e irregularidades no detectados a
través de las actividades de control, permitiendo realizar
las correcciones y modificaciones necesarias. Esta se realiza
mediante dos modalidades de supervisión:

-Evaluación y determinación de la eficacia
del Sistema de Control Interno: autocontrol sistemático
garantizan su función de control, adecuan, actualizan y
gradúan la aplicación de la Guía de
Autocontrol, a partir de los resultados obtenidos se elabora un
plan de medidas.

– Las entidades, mediante disposición legal
constituyen su Comité de Prevención y Control, que
preside la máxima autoridad, la que designa para su
integración a otros directivos, ejecutivos, asesores
jurídicos y el auditor interno. Su principal objetivo es
velar por el adecuado funcionamiento del Sistema de Control
Interno y su mejoramiento continuo.