INTRODUCCION
Las instituciones sobre todo las públicas deben tener un cuidado especial en las ceremonias y actos que organice, sobre todo aquellas que cuenten con la presencia de funcionarios de la institución; para ello requiere que estas ceremonias deben ser diseñadas, programadas, planificadas, ejecutadas y posteriormente evaluadas.
Los eventos son actividades que como su nombre lo indica eventuales y que pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser preocupación de la Oficina General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades y brindar la misma calidad de atención en cualquier circunstancia, para ello el apoyo del más alto nivel de la institución es primordial a fin de facilitar la toma de decisiones. A. …ver más…

La persona de más alto cargo de la institución que genera la invitación deberá remitir con un mínimo de quince días previos a la ceremonia, el oficio o carta de invitación alas autoridades, adjuntando un expediente conteniendo la siguiente información:
a. Ayuda Memoria (breve exposición) sobre el motivo de la ceremonia, detallando fecha, lugar y hora propuesta.
b. Brochure Institucional (si fuera una entidad externa).
c. Información histórica de la Institución (para ceremonias de aniversario).
d. El programa de la ceremonia (detallar tiempo de intervenciones).
e. Relación de invitados a la ceremonia (las de mayor nivel jerárquico para preparar el Orden de Precedencia).
f. Un croquis señalando el recorrido que se propone efectúe el Ministro dentro de las instalaciones de la Institución (en caso de considerarse la visita de ambientes o inauguración de pabellones u otras instalaciones luego de concluida la ceremonia).
2. FORMAS DE RECIBIR UNA VISITA.
La persona de mayor jerarquía de la institución que genera la invitación, deberá recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el despacho o al lugar en donde se realizará la ceremonia.
La recepción protocolar se debe hacer siempre en puerta, no permitiendo que quienes primero reciban a los invitados sea el personal de seguridad o vigilancia.
Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es esperada y bien atendida. Despejar