Archivo-Mecanografia

1127 palabras 5 páginas
Archivo
El archivo es el conjunto de documentos y correspondencia, que se guardan en una empresa o institución, con un orden determinado. El archivero es el mueble donde se guarda el archivo. Archivar es la acción de guardar todos los documentos empresariales de una oficina, en tal forma que su localización sea fácil. Archivista es la persona encargada de archivar.
Dentro de sus funciones, corresponde a la secretaria saber archivar, generalmente se siguen las técnicas que la oficina elige para el sistema de archivo que debe llevar, pero en cualquier caso debe ser ágil en su manejo, para que cuando alguna persona desee localizar algún documento , lo pueda hacer sin ninguna dificultad.
- Características.- Tipos
Existen diferentes
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Guías de las carpetas para anotar el orden, según el sistema que se use. Charolas auxiliares para archivar. Catálogo a base de tarjetas. Jinetes o indicadores. Etiquetas para rotular las pestañas. Charolas para clasificiacion de entrada y salida de documentación, que se colocan sobre el escritorio.
-Sistemas: cronológico, geográfico, alfabético, por asuntos.
Sistema alfabético. Es el sistema más usual, que consiste en el ordenamiento de las letras del alfabeto y aunque se aplica a la clasificación por nombres, también se utiliza en los demás sistemas de archivo.

El sistema alfabético es el más sencillo, porque no se necesitan listas pata localizar los expedientes. Esta clasificación por nombres considera el apellido paterno de la persona o el nombre de la compañía, todo en orden alfabético. Si se trata de nombres de personas, se escribe el apellido paterno y se separa del resto del nombre por una coma; cuando existen dos apellidos iguales se tomara el segundo apellido y si estos fuesen iguales, se considerarán los nombres. Para clasificar los nombres de personas que tengan algún titulo, escribirá éste después del nombre, ejemplo: Rodríguez Fernandez Alberto, Lic. Para los nombres extranjeros se considerará el primer apellido, ejemplo: Williams M. Gregory. Para los nombres de empresas, se escribirá primero el nombre, lo mismo que para escuelas e institutos; en caso de

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