“Conservación de la documentación”

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“Conservación de la documentación”

La necesidad de guardar la documentación surge de dos aspectos fundamentales:

A) Necesidad de la información documental:

• Información: acción de informar; dar noticia de una cosa.
• Documentación: acción de documentar. Documentar es justificar la verdad de una cosa con un documento. Documento es cualquier escrito que informa acerca de un hecho.
La necesidad de guardar la información surge del interés propio de la empresa. Todos los documentos, impresos y comunicaciones que realiza la empresa constituyen su vida empresarial y son fuentes de información necesaria para poder resolver sus operaciones de forma adecuada.

B) Y de la normativa legal:

Según la Ley del Comerciante No. 1034/83,
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2. Por la frecuencia de utilización:

Actual: Se consulta frecuentemente. Semi – definitivo: Se habilita para consultas menos frecuentes. Definitivo: Alberga los documentos que han de conservarse permanentemente y aquellos que están cumpliendo el plazo preestablecido.

3. Por la forma de crearlo y utilizarlo:

Manual: No utiliza ningún proceso de mecanización y únicamente requiere un esfuerzo físico en la búsqueda y localización. Informático: Simplifica bastante el tiempo al realizarlo con los programas que cumplen las funciones de archivo y clasificación.

ORGANIZACIÓN MATERIAL:

El lugar donde se van a poner los documentos depende de varios factores: el tipo de documentos, su volumen, el manejo cómodo y el uso frecuente, etc. Puede llevarse a cabo en:

Carpetas: De cartulinas sencillas, con espirales o de suspensión para colgar. Archivador: A – Z de tapa rígida. Los documentos se sujetan mediante dos ganchos que funcionan por palanca. Caja archivador: Puede contener una gran cantidad de documentos.

En cuanto al mobiliario para guardar las carpetas pueden utilizarse estanterías, armarios y ficheros.

MECANIZACION DE LA INFORMACIÓN:

El ordenado se ha convertido en el elemento material utilizado por excelencia y sus aplicaciones hoy en día de uso general son:

El procesador de texto: Programa que posibilita el uso del ordenador para las técnicas de comunicación. La base de datos: Programa informático

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