Documentos electronicos de archivo

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1. ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO? es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos
Son unidades estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”.

2. ARCHIVO ELECTRÓNICO:

Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
…ver más…
Simplemente deben hacer lo posible por tratar esa documentación como una más en el archivo, como un componente del patrimonio archivístico moderno que son. El hecho de que haya cambiado el soporte implica algunas variaciones en las costumbres archivísticas tradicionales: se precisa el uso de máquinas para hacer posible su lectura, se requieren diferentes normas de conservación, e incluso se tendrán que dictar normas sobre el volcado de unos soportes a otros con el fin de preservar la información del deterioro y posibilitar su lectura con las máquinas actuales y no depender de máquinas antiguas. Los archiveros se preguntan si el cambio de formato papel a formato electrónico va a suponer también un cambio en las teorías tradicionales de la archivística. En el plano intelectual, se preguntan acerca del valor probatorio e informativo de los documentos administrativos. Desde un punto de vista práctico, se preguntan cuánto espacio va a hacer falta para almacenarlos, cuánto va a costar su preservación, con qué frecuencia deben ser transferidos, qué conocimientos tendrán que poseer para manejarlos, y si se dispondrá del equipamiento que permita usarlos. Respecto a estas consideraciones ya se apuntan algunas desventajas que se avecinan con el cambio: • Alto coste de preservación de los documentos. • Transferencia de documentos más complicada, porque en un mismo soporte se almacenan muchos documentos, y unos deberían ser transferidos antes que otros.

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