Ensayo sobre archivos

949 palabras 4 páginas
La Sistematización de los archivos

Es la forma de registrar en un archivo de manera ordenada, los documentos, informaciones o experiencias que deseamos compartir con los demás, se puede aplicar en los ámbitos científicos y académicos pero también hay muchas situaciones de la vida cotidiana que implican cierta sistematización a modo de lograr un objetivo específico. En este sentido, un acto tan simple como por ejemplo usar una agenda es sin duda alguna un modo de sistematizar nuestro uso del tiempo de acuerdo a nuestras necesidades y preferencias.

La sistematización de archivos puede clasificarse:

1. Según la relación que guarde el archivo con la institución o entidad que lo ha creado
1.1) Con relación a su existencia *
…ver más…
Al almacenarlos correctamente, estos documentos se conservan más tiempo, protegiendo a su organización. Almacenados inadecuadamente, podría exponer a su empresa a riesgos innecesarios, tales como incumplimientos, pérdida del valor de los bienes, y altos costos de duplicación y restauración. Algunos ejemplos de estos documentos son los registros de la constitución de la empresa, títulos de propiedad, estados financieros, contratos, formulas, pagarés, Garantías, Licencias u objetos culturales.

2. Documentos Importantes: son todos los que poseen gran valor para la organización ya que en dado caso que se pierdan dichos documentos ocasionarían grandes problemas por el simple hecho de que no sería tarea fácil reponerlos. Como ejemplo de estos documentos se pueden citar facturas, registros de venta, registro de compra, cotizaciones, registro de bancos, correspondencias como cartas enviadas, recibidas, y documentos relacionados al giro del negocio.

3. Documentos Útiles: son los que tienen una importancia media para la organización ya que este tipo de documentos a diferencia de los documentos importantes no representarían un gran costo en su restauración ya que pueden reponerse con facilidad. Aunado a esto se puede citar como ejemplos los siguientes: correspondencia general como memorando, normas legales, informes, recibos.

4. Documentos No

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