Gestión documental

1174 palabras 5 páginas
GESTION DOCUMENTAL
Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información. La gestión documental de los archivos en papel y de los electrónicos es clave para homogenizar y racionalizar el trabajo. Su proliferación indiscriminada podría propiciar el entorpecimiento y/o retraso de las actividades, con la consecuente elevación de costos administrativos y materiales.
La importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute directamente en la fluidez y precisión con la que puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la definición de procedimientos relacionados con una prestación
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UTILIZACION
Uso Normal
Su uso es tan generalizado e indispensable que hoy en día se hace de forma casi automática, por lo que modificar su estructura es un paso natural, que no requiere de autorizaciones múltiples o de estudios exhaustivos.

Cambios
Cuando se presentan modificaciones radicales en los procesos, procedimientos o estructuras organizacionales se necesita implementar un proceso mas depurado y de mayor contenido técnico para ajustar los formularios.

RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL Operativamente- son cada una de las áreas de la institución En forma especializada
 Nivel directivo-aprobación de todos los cambios organizacionales
 Unidades de apoyo técnico-analisis, diseño y control de formularios
 Unidades encargadas de la administración de los recursos-responsables de manejar, papelería, reimprimir y almacenar formularios Instrumentos de control
 Cuestionario para análisis de formularios
 Catalogo de formularios
 Tarjeta para control interno de formularios
 Unidades de almacenamiento
METODOLOGIA PARA EL ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIOS
Determinación de la factibilidad del estudio
Se deberán tomar en consideración los siguientes aspectos: El contexto de aplicación que afecta Los recursos humanos con preparación técnica para la investigación y, en su caso, para el análisis, diseño y control. Los recursos materiales y tecnológicos de

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