Manejo de documentos administrativos

1629 palabras 7 páginas
*EQUIPO Y MATERIALES*

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Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material.

Para tener efectividad, el sistema debe:
1.- Ahorra tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejan los documentos no hagan movimientos innecesarios.
2.- Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de incendio.
3.- Conservar espacio. Los archivadores deben diseñarse de tal manera que no ocupen más espacio del necesario.

“ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA”
Hoy, la mayor
…ver más…
De un quinto significa que la pestaña se extiende a lo largo de una quinta parte del borde superior de la guía. De un tercio quiere decir que ocupa la tercera parte, y así sucesivamente.
Cuando una pestaña ocupa la primera parte del borde izquierdo, al estar la persona frente a la gaveta del archivador, se dice que está en primera posición; a la tercera o cuarta pestaña, a partir de la izquierda, se le llama posición central; a la quinta pestaña se le dice quinta posición, y así hasta completar la séptima posición, que es lo usual en el archivador de tres o cuatro gavetas.

Pestañas de la primera a la cuarta Guía alfabética para estantería abierta posición con pestaña metálica

Guía con pestaña lateral para archivero abierto Guía con pestaña metálica
Las guías están en posición escalonada cuando sus pestañas se leen de izquierda a derecha.

Guías escalonadas con corte de un quinto Guía en corte de un tercio, central posición con encabezamientos sencillos

Primera posición, corte de un quinto Guías escalonadas en corte de un tercio con encabezamientos dobles

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