PROTOCOLO DE CONDUCCION DE REUNIONES

1795 palabras 8 páginas
PROTOCOLO DE CONDUCCION DE REUNIONES

Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, serán aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas.
Sin embargo, las reuniones son "cronófagas" (es decir que "insumen mucho tiempo") y por lo tanto, deben ser lo más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rápidamente los temas a tratar.

Una reunión empieza antes de su iniciación física. El proceso de preparación presupone acciones dirigidas a lograr su
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4. Facilitar la funcionalidad del grupo en los momentos de bloqueo. Verificando si la consigna de trabajo resulta clara.
5. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la reunión.
6. Evitar que los participantes esten tensos o incomodos. Para lograr que los participantes se distiendan, podrá servirse café o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión. Además, una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede mejorar la eficiencia de la reunión.

7. Resumir conclusiones y elaborar un informe de decisiones.

Cierre Análisis y conclusión de los resultados

La reunión finaliza una vez que se alcanzaron los propósitos de la misma, no importa que esto suceda antes del tiempo previsto.
1. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecución.
2. Programar la próxima reunión, si fuera necesario.
3. Solicitar al secretario o redactor que elabore una síntesis escrita de la reunión. Esta debe llevar los propósitos de la reunión y los resultados alcanzados y las conclusiones a las que se llegaron.
4. Realizar el seguimiento.
5. También como actividad extra se puede implementar un cuestionario para la evaluación de la reunión. De la siguiente manera:
El cuestionario que se adjunta, es sólo indicativo y puede ser material instructivo para trabajar una reunión completa con los asistentes.
• Se recomienda su administración en forma anónima (salvo que se convenga

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