Partes de los documentos administrativos

5172 palabras 21 páginas
Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, según su ubicación, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "término" del documento.

i.

ENCABEZAMIENTO
Se da el nombre de "encabezamiento" al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, sumilla, denominación del año, lugar y fecha, codificación, datos del remitente, destinatario, asunto y referencia.

MEMBRETE
El membrete es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento. El membrete comprende, como mínimo, los siguientes elementos: 1.1. En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio

1.2. En las entidades privadas, el nombre o
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Ejemplo: “AÑO DEL DESCUBRIMIENTO DE MACCHU PICCHU PARA EL MUNDO”

LUGAR Y FECHA
El lugar y fecha es la parte que indica dónde y cuándo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el día, el mes y el año de su elaboración. Por ejemplo: , 07 de mayo de 2007 Observaciones: a) El lugar y fecha se escribe de dos maneras: "Huancayo, 17 de febrero de 2007" y "Huancayo, febrero 17 de 2007". La primera forma de escritura es tradicional y la segunda, de uso reciente, introducida por influencia del inglés. b) La denominación del lugar puede suprimirse en los siguientes casos: ☺ Cuando el documento se difunde en el interior de una institución que no tiene sucursales. Por ejemplo, en los memorandos que se difunden en el Centro de Salud de Chimbote, en los que el nombre de la localidad se sobreentiende. ☺ Cuando el nombre del lugar ya aparece en el membrete: SERVICIOS TURÍSTICOS "HUASCARÁN" Jr. Ica 156, Telf. 286754 HUANCAYO, 12 de Abril del 2007 c) Algunos documentos se redactan dejando en blanco el espacio correspondiente a la fecha hasta que sea revisado y firmado. Concluida la revisión y refrendado el documento con la firma respectiva, recién se añade la fecha utilizando un sello fechador: Cusco, 20

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