Proceso de compras - organización sin fines de lucro

628 palabras 3 páginas
PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras se utiliza para adquirir bienes (materiales, suministros, piezas, impresos, equipos) o servicios no personales. El departamento de Administración y Finanzas está encargado y es responsable de tramitar y efectuar las compras en la forma más económica y eficiente posible.

El/la Directora/a Senior de Administración y Finanzas es la persona autorizada para comprar a nombre y en representación de la organización sin fines de lucro. Esta persona se asegurará de que en todo momento se cumpla con las normas y los procedimientos aplicables, y de que se cumpla con el presupuesto de gastos aprobado por la Junta de Directores para el año corriente.

Cada departamento/programa debe determinar sus
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El/la Administrador/a de la Oficina obtendrá un mínimo de tres cotizaciones de proveedores que cumplan con las especificaciones establecidas en la requisición. Las cotizaciones deben ser facilitadas por el suplidor donde debe especificar el nombre del proveedor, el número de teléfono, el precio cotizado. En el caso de presentarse algún problema para la adquisición del bien solicitado, el/la Administrador/a de la Oficina notificará a las partes concernidas y le ofrecerá alternativas.

En el caso de alquiler de facilidades, estadías y servicios de alimentos, entre otros, el/la coordinador/a del departamento/programa gestionará las tres cotizaciones y se las facilitará al/a la Administrador/a de la Oficina.

El/la Administrador/a de Oficina discutirá las cotizaciones con el/la Directora/a Senior de Administración y Finanzas para tomar una decisión. El/la Administrador/a de Oficina negociará con el proveedor para obtener la mejor oferta y condiciones para la organización. Durante este proceso el/la Directora/a Senior de Administración y Finanzas verificará contra el presupuesto aprobado de gastos.

Se emitirá una orden de compra, el cual es un documento escrito y oficial de la organización, autorizado por el/la Directora/a Senior de Administración y Finanzas, para adquirir un bien o un servicio. Esta orden de compra

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