Recopilación, Análisis Y Diseño De Formatos; Información Y Documentos

3532 palabras 15 páginas
UNIVERSIDAD JUÁREZ DEL ESTADO DE DURANGO
Facultad de Economía, Contaduría y Administración | Recopilación, análisis y diseño de formatos; información y documentos | Administración VI | | 06/03/2012 | |

ANÁLISIS DE LAS FORMAS * Formas
Una forma es cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos. J.Barrios
Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. Gibbs Meyers * Análisis de formas
El análisis comienza con la recolección de información (antecedentes, manuales de procedimientos), enseguida se procede al análisis de las formas evaluando las necesidades de
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3. Debe tratar de ser económico en impresión y en papel sin que restrinja la eficiencia del trabajo.

Anotación y uso de datos: Los títulos deben reflejar claramente qué es lo que se desea que sea escrito. Si los títulos son largos se recomienda encasilla la información.

Introducción: información que prepara la acción inmediata que se va a tomar; nombre de la empresa y su dirección, en la parte superior.

Cuerpo: Representa la parte principal de la forma. En el cuerpo hay información de carácter estática y variable. Columnas, casillas y datos complementarios.

Conclusión: Consiste principalmente en espacios con firmas de aprobación, distribución original y número de copias; clave correspondiente de la forma.

Reducir la tendencia al error: esta totalmente relacionada con el diseño de las formas y su impresión. Para reducir el error y obtener eficiencia en los datos variables es recomendable que se cuente con los siguientes datos: * Visibilidad de datos: Que la información sea perceptible por los ojos. * Legibilidad: es la medida que una información escrita puede ser entendible para su lectura. * Los datos deben cubrir toda la información requerida sin dar tiempo o espacio a poner información que sobre. * Clara asociación entre el título y dato a llenar.

* Puntos que ayudan a la elaboración de la forma:

* Analice cuidadosamente el flujo de la forma.

* Analice características físicas de la forma. * Calcule la máxima

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