Resumen de tablas de retencion documental

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Resumen de Tablas de Retención Documental

Para la elaboración de T.R.D. existe una normatividad que se encuentra en el artículo 24 de la Ley General de Archivo 594 de 2000, esta obliga realización de la tablas de retención documental; también encontramos unos acuerdos, uno de ellos es el 039 de 2002nen donde nos explica que son las tablas de retención documental y otro acuerdo es el 042 de 2002 que se encarga de la organización de archivo.

Las tablas de retención documental son instrumentos archivísticos que permiten la normalización de la gestión documental, el ciclo vital de los documentos y los archivos de gestión, central e histórico de las entidades.

Se habla de la capacitación básica, en la cual se debe capacitar todo el
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La organización de expedientes se busca por códigos y se organiza de tal forma que se encuentre a tiempo por la persona encargada. De igual manera la forma como se organiza el archivo en el mismo orden en el que se lleva; es por medio de la transferencia documental al archivo central.

La organización del archivo central debe ser como este estipulado en la tabla de retención documental la cual exige que sea organizada de lo más antiguo a lo más reciente.

También encontramos la disposición final de los documentos es decir la conservación total de los documentos que debe ser en un lugar seguro, después se hace la selección de los documentos (los que sirve y lo que no), luego va la eliminación que es romper y quemar (destrucción total), de cada uno de los documentos o la macro filmación que es la recuperación del documento que ya esta deteriorado por la antigüedad. Se debe llevar un plan de seguimiento que debe contener unos objetivos que identifique una metodología archivística para la importancia y mejoramiento de programa de gestión documental.

Para evaluación de tablas de retención documental debe hacerse una respectiva evaluación la cual la hace el archivo general siempre y cuando la gobernación de la aprobación.

El objetivo de los planes de gestión documental es racionalizar y normalizar la documentación; manejo integral de la información, evaluación, valoración y simplificación de tramites de la

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