Sistema de archivos por asunto gestion

1948 palabras 8 páginas
Nombre del trabajo: Sistema de Archivo Por Asuntos

¿Qué es un sistema de archivo por asuntos?

Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombre de personas, compañías, o lugares. Se emplean guías divisionarias para los asuntos que se consideren como una división del conjunto, y las guías auxiliares o sub-guías para conceptos que representen sub-divisiones.
Consiste en guardar papeles o materiales, siguiendo las indicaciones de su clasificación en expedientes, cajas o muebles especiales, dispuestos conforme al orden del cuadro clasificador.

Por ejemplo:
Los principales encabezamientos de un archivo por asuntos en una tienda de muebles son: * Aparatos de uso domestico * Muebles de alcoba *
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Clases de archivos por asuntos

Las principales clases de archivo por asuntos son un combinación de asunto, asunto alfabético y asunto numérico.
Hay 3 diferentes tipos de archivo, que son:

* Archivos por asunto combinados. Un archivo por asuntos combinado contiene encabezamientos por materias combinados con encabezamientos de nombres de individuos o compañías. Esta clase de archivo por asuntos se utiliza cuando hay relativamente poco material para ser organizado por asuntos. En tal caso es poco práctico establecer un archivo separado para materias, de manera que los encabezamientos para asuntos, en este tema se mezclan con los nombres de compañías e individuos en lo que por otra parte es un archivo de correspondencia alfabético.

* Archivo alfabético por asuntos. Los archivos alfabéticos por asuntos son semejantes a los alfabéticos de correspondencia, excepto que todos los encabezamientos se refieren a cosas en vez de personas y empresas. Hay 2 clases de arreglo para los archivos alfabéticos por asuntos: enciclopédico y de diccionario.
Un archivo por asuntos con arreglo de enciclopedia tiene títulos importantes ordenados alfabéticamente, los cuales a su vez tienen divisiones y subdivisiones ordenadas alfabéticamente.
Por ejemplo: Los encabezamientos enumerados a continuación podrían estar entre los títulos, divisiones y subdivisiones en los archivos por asuntos de Proveedores de Víveres al Por Mayor.

Encabezamientos

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