NORMAS DE EVALUACION
Las normas de evaluación generalmente aceptadas, se definen como los principios generales que dirigen y orientan el trabajo de EVALUACION, estableciendo el marco conceptual dentro del cual, el evaluador decide las acciones a tomar en la planeación, ejecución y elaboración del informe. Dichas normas son:
1) Normas Personales: Estas normas se refieren a las cualidades y a la calidad de trabajo en el ejercicio de su profesión del evaluador.
a. Formación técnica y Capacidad Profesional.- El personal asignado para ejercer el control debe tener una capacidad así como la más alta formación ética y moral, que lo coloque en condiciones de desempeñar satisfactoriamente sus funciones.
b. Independencia, Integridad y Objetividad.- Los evaluadores deben tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. La Independencia supone una actitud mental que permita actuar con libertad respecto al juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de las conclusiones.
La Integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le obliga a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y en la emisión de su informe. En consecuencia, todos y cada una de las funciones que realice han de estar presididas por una honradez profesional irreprochable.
La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del evaluador. Para ello debe de gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad.
c. Diligencia Profesional.- La debida diligencia profesional impone a cada funcionario que interviene en la evaluación, la responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecución de trabajo y en la emisión del informe. Su ejercicio exige, así mismo, una revisión crítica a cada nivel de supervisión del trabajo efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de evaluación.
2) Normas relativas a la ejecución del trabajo.- las normas de evaluación relativas a la ejecución del trabajo tienen como objetivo la determinación de los procedimientos de evaluación, que han de ser observados por los evaluadores en la realización de la labor, comprende:
a. Planeación y Supervisión: La planeación es el conjunto de actividades ordenadas tomadas antes de la ejecución del exámen, con miras a fijar la línea de acción a seguir.
La supervisión consiste en la asistencia técnica, profesional y oportuna prestada al grupo de evaluadores aportando de esta manera criterios para la mejor comprensión de los objetivos y los procedimientos para lograrlos; de tal forma forma que el producto final de control, este garantizado en cuanto a su calidad.
b. Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno.- Tiene por objeto conocer como opera el Control Interno existente, no solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de evaluación.
c. Obtención de evidencias.- Consiste en obtener los elementos suficientes, competentes y relevantes, que le permitan al evaluador contar con una base razonable para apoyar sus juicios y conclusiones. Por lo cual se deben preparar unos adecuados papeles de trabajo que soporten el resultado de su exámen y respalden su opinión.
3) Normas relativas al informe.- Como resultado de la evaluación se presentará un informe final por escrito en el cual se hará constar todos los aspectos relacionados con la gestión y período evaluado o examinado.
Las situaciones significativas que se desprendan, en el marco de la evaluación y que por su naturaleza no impliquen aviso de observaciones, sino que requieran una acción correctiva inmediata, deben ser oportunamente informadas a los responsables, conjuntamente con las recomendaciones pertinentes para la adopción de medidas necesarias tendientes a mejorar las situaciones detectadas por el evaluador.
EL MUESTREO ESTADISTICO EN LA EVALUACION
El muestreo estadístico en la evaluación es la aplicación de un procedimiento selectivo de evaluación en cumplimiento sustantivo que sea menor del 100% de las transacciones que componen los documentos o el saldo de una cuenta o alguna clase de transacciones para permitir al evaluador obtener evidencia de alguna característica y llegar o ayudar a llegar a una conclusión sobre dicha característica. Es importante reconocer que ciertos procedimientos de prueba no caen dentro de la definición de muestreo. Las pruebas que se efectúan sobre el 100% de los ítems de una población no involucran un muestreo.
La porción de los datos que se han de examinar se llama muestra y el total de los datos acerca de los cuales el evaluador desea llegar a una conclusión se llama universo.
Al diseñar una muestra el evaluador aplica su juicio al considerar:
1) Cuáles son los objetivos de la evaluación?
2) Cuál es el universo y cuál es la unidad?
3) Cuál será el método de selección para el muestreo?
4) Evaluación e interpretación de los resultados.
EL MUESTREO ESTADISTICO Y LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.-
El evaluador debe exáminar una serie de documentos para evaluar el control interno, por tanto se verá limitado si el volumen y tamaño de estos documentos es alto y deberá programar pruebas selectivas para determinar el grado de confianza o utilizar una muestra que de confianza hacia el universo de una operación.
Una forma de asegurar que la prueba selectiva es objetiva es a través del muestreo estadístico, por lo tanto, el evaluador debe conocer los conceptos y normas prácticas sobre el muestreo estadístico.
El muestreo estadístico permite asegurar que la prueba selectiva es objetiva, de tal forma que suministre una muestra representativa de las diferentes operaciones y transacciones sobre las cuales se efectúan las comparaciones y pruebas como parte de la evaluación del sistema de control interno.
DEFINICION DE CONTROL
En concordancia con lo dispuesto en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control Interno para una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, el sistema integrado por un esquema de organización, con su conjunto de planes, métodos, principios, normas y procedimientos, así como los confiables mecanismos de verificación o evaluación, adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestión, de todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la utilización de la información y la protección de todos los bienes y recursos, para que la administración se realice aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por el gerente y en atención al cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la Planeación.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.-
En desarrollo de lo dispuesto por los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, la Ley No. 87 de 1.993 se establece, como objetivos del sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, los siguientes:
1) Proteger los recursos de una Empresa de Servicios Públicos, buscando su adecuada
administración ante posibles riesgos que los afecten.
2) Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la
correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de su misión institucional.
3) Velar porque todas las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos .
4) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
5) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
6) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presente en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos.
7) Garantizar que el Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos, disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
8) Velar porque una Empresa de Servicios Públicos disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características especificas.
CARACTERISTICAS PROPIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS
El Sistema de Control Interno en una Empresa de Servicios, de conformidad con lo dispuesto en la Ley No. 87 de 1993, debe tener las siguientes características:
1) El Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos, forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones existentes y adoptados por la misma en forma técnica.
2) Corresponde al Gerente de una Empresa de Servicios, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión institucional.
3) En cada área de una Empresa de Servicios Públicos, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el adecuado ejercicio del Sistema de Control Interno ante su Jefe inmediato, de conformidad con los niveles de autoridad .
4) La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de una Empresa y proponer al Gerente, las recomendaciones para mejorarlo.
5) Todas las transacciones de una Empresa de Servicios Públicos deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos . financieros , estadisticos y de labores del personal.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS
Es responsabilidad del Gerente de la Empresa , implementar, por lo menos, los siguientes aspectos para orientar la aplicación del Sistema de Control Interno:
1) Establecer los objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios.
2) Definir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.
3) Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.
4) Delimitar con precisión la autoridad y los niveles de responsabilidad.
5) Adoptar las normas para la protección y utilización racional de los recursos.
6) Dirección y Administración del personal de la Empresa conforme un sistema de reconocimiento de méritos y sanciones.
7) Aplicar las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno.
8) Establecer los mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de la Empresa.
9) Establecer sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.
10) Organizar los métodos confiables para la evaluación de la gestión.
11) Establecer programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la Empresa .
12) Simplificar y actualizar las normas y procedimientos.
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS
La organización y los procedimientos de una Empresa se diseñarán y aplicarán fundamentados en los siguientes principios:
1. Integridad: Se establecerá en una Empresa cubriendo todas sus áreas, actividades y los recursos de los que ésta disponga.
2. Obligatoriedad: Las normas y procedimientos son de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la Empresa.
3. Continuidad: El Sistema de Control Interno de la Empresa funcionará en forma continua y permanente, sin excepción alguna.
4. Complementariedad: Los métodos y procedimientos deben adoptarse con un criterio de complementariedad en relación con la gestión administrativa de tal manera que no dificulten, retrasen o demoren la marcha de ésta.
5. Perfectibilidad: La Gerencia de la Empres debe propender por el continúo perfeccionamiento de la organización, de los métodos y procedimientos de Control Interno para actualizar permanentemente su capacidad de respuesta.
6. Eficiencia y Economía: Las intervenciones de Control Interno deben ser las mínimas indispensables para obtener los resultados esperados a un costo razonable.
7. Planeación oportunidad e integridad de los resultados: Las actividades de Control Interno deben obedecer a un programa o plan que contemple la producción oportuna de los resultados y decisiones que a él corresponde.
RESPONSABILIDAD DE LA APLICACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS
El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos, será responsabilidad del Gerente en su condición de Representante Legal y Directos de la misma, No obstante, la aplicación de los métodos y procedimiento al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, será responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios ante sus jefes, dispuestos en las oficinas, áreas o dependencias de conformidad con las funciones, competencias y recursos que les han sido señalados, llegando al denominado auto – control. Por lo tanto corresponderá ejercer el sistema de Control Interno a todos desde el superior jerárquico inmediato de cada servidor, bajo la denominación de “Responsabilidad Administrativa de la Gestión”. Concluyendo que si las Empresa fracasan es porque fracasa su líder principal o sea su gerente.
CLASES DE CONTROLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.-
Desde el punto de vista de los objetivos de la Evaluación de los Sistemas de Control se clasifican en : Administrativos o de Gestión y Contables o Financieros.
1. Sistema de Evaluación del Sistema de Control Interno Administrativo o de Gestión :
El control Interno Administrativo está compuesto por todos los métodos y procedimientos relacionados especialmente, con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas generales. Normalmente incluyen controles a través del análisis estadístico, estudios de tiempos y movimientos, informes de actuación, programas de adiestramiento de personal, controles de calidad, etc.
2. Sistema de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable:
Comprende el estudio del plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente con los aspectos financieros y están relacionados directamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los recursos económicos. Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas, relativas a la anotación de registros e informes contables, custodia de los activos y los controles físicos sobre todos los bienes.
El evaluador usa su juicio para determinar el tamaño de la muestra, observando los siguientes criterios:
1) La muestra o grupo de documentos seleccionados para exámen debe ser representativa de todo el conjunto del que se extrajo.
2) El tamaño de la muestra varía inversamente con la calidad del sistema de control interno.
3) El exámen de los documentos incluídos en la muestra debe ser exhaustivo, de tal forma que permita hacer una inferencia adecuada respecto al universo.
4) El muestreo involucra riesgos puesto que del exámen de la muestra, puede resultar una conclusión inadecuada.
5) Los muestreos se seleccionan para permitir al evaluador obtener suficiente evidencia para expresar una opinión respecto a lo razonable de los estados financieros y del control interno adecuado.
El método de muestreo estadístico tiene tres características:
1) Es un método para seleccionar una muestra al azar. Es decir, que cada renglón en el universo que se está muestreando tiene la misma probabilidad de ser elegido.
2) Es un método para medir lo adecuado (precisión-confiabilidad) de los estimados de las muestras y los riesgos inherentes a una inferencia sacada de la muestra.
3) Es un método para ajustar los tamaños de la muestra y proporcionar cualquier nivel deseado de exactitud para estimados de muestras, o cualquier nivel deseado de riesgos para las conclusiones de la muestra.
En la evaluación del control interno el muestreo se usa en las pruebas detalladas, ya sean substantivas o de cumplimiento.
SELECCION DE UNA MUESTRA ESTADISTICA.-
Para que la teoría de la probabilidad sea aplicable se necesita algún método de selección aleatoria. las principales modalidades de selección aleatoria son el muestreo al azar no restringido, el muestreo estratificado al azar y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño.
En un muestreo aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual probabilidad de ser seleccionada; el muestreo estratificado al azar implica unidades de muestra agrupadas en términos de características semejantes y de manera separada y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño es un método de selección de variables que pueden evaluarse como una muestra de atributos.
La selección inadecuada de la muestra es una fuente de errores externos al muestreo. Los estadísticos distinugen errores de muestreo y errores externos al muestreo. Un error de muestreo es el riesgo de error ocasionado por la utilización de una muestra para extraer conclusiones más que para exáminar la población. En la evaluación del control interno el riesgo del muestreo, o la probabilidad de error de muestreo, es la posibilidad de que un procedimiento de evaluación aplicado a una muestra de transacciones o partidas en un balance conduzca a una conclusión diferente de la que resultaría aplicando el procesamiento a todas las transacciones o partidas.
EVALUACION DE LOS RESULTADOS ESTADISTICOS DE UN MUESTREO.-
El estudio de los resultados de la muestra requiere una evaluación estadística. Un evaluador no puede limitar su estudio a un análisis matemático de los resultados.
Cuando se utiliza el muestreo estadístico tanto la planeación como la evaluación implican un estudio de precisión, confiabilidad, tamaño de la muestra y una medida de la dispersión o variabilidad.
Cuando se evalúan los resultados de la muestra han cambiado dos cosas: estará dado el tamaño de la muestra y habrá un índice de error o desviación estándar observado más que anticipado. Por lo tanto, la evaluación exige calcular de nuevo la precisión y la confiabilidad alcanzada.
TIPOS DE PRUEBA O EVIDENCIAS EN EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Las pruebas en evaluación pueden ser:
1) Pruebas de Cumplimiento: Se efectúan para verificar el grado de eficiencia c que el sistema de control interno funciona y con base en está eficiencia determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento, en general, son para indagar cómo produjeron las operaciones y cómo se procesaron los documentos para dar respuesta a las sigientes preguntas: Se llevaron a cabo los procedimientos necesarios?; cómo se llevaron a cabo?, quién los llevo a cabo?, etc.
2) Pruebas Sustantivas: Se llevan a cabo para determinar si han sido logrados los objetivos finales de una gestión sobre la cual debe dar su concepto el evaluador. Incluyen: pruebas en detalle de las transacciones operativas y financieras; revisiones analíticas de las cifras y sus tendencias significativas, la consecuente investigación de fluctuaciones poco usuales y de partidas u operaciones cuestionables.
3) Pruebas de Doble Propósito: Son aquellas que se realizan para obtener evidencia que los procedimientos de control interno están siendo aplicados en la forma establecida y simultáneamente validar los resultados obtenidos con las operaciones.
PAPELES DE TRABAJO
Consisten en el conjunto de documentos que registran las diversas operaciones efectuadas por los evaluadores en desarrollo de su trabajo y que soportan el conjunto de conclusiones a que ha llegado, representados en recomendaciones a la administración, mediante la aplicación de normas aceptadas y procedimientos de evaluación generalmente utilizados.
Dichos papeles de trabajo, constituyen la base sobre la que se fundamentan los informes de la Dirección de Control Interno bajo la aplicación de una debida independencia y de una adecuada diligencia profesional. Contienen las pruebas y exámenes realizados a los Manuales de Control Interno (Procedimientos), midiendo su eficacia, eficiencia y economicidad acorde con las políticas y objetivos de la entidad.
Los papeles de trabajo deben contener entre otros los siguientes aspectos:
1) El respaldo claro y preciso de las comprobaciones, juicios, conclusiones y recomendaciones.
2) Los resultados y alcance del exámen a las operaciones y políticas de la entidad.
3) Información que sea útil y sustancialmente importante para el exámen.
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