Evaluaciones, análisis y mejoras de los procesos de la sección de compras internacionales (página 2)
Es una estimación de costos con base en las especificaciones técnicas para la ejecución de obras, la adquisición de bienes muebles y la prestación de servicios. (Artículo 5, ordinal 13, Decreto Ley de Licitaciones).
Medios Electrónicos
Son Instrumentos, dispositivos, elementos o componentes tangibles o intangibles que obtienen, crean, almacenan, administran, codifican, manejan, mueven, controlan, transmiten y reciben de forma automática o no, datos o mensajes de datos cuyo significado aparece claro para los seres humanos o para los equipos destinados a interpretarlos. (Artículo 5, ordinal 14, Decreto Ley de Licitaciones).
Solicitud de Pedido
Documento que contiene las especificaciones técnicas del bien, material y/o servicio comercial que se desea comprar.
3.2.12 Pedido de Compras
Documento mediante el cual CVG EDELCA formaliza ante un proveedor la adquisición de bienes y/o materiales, a un precio y condiciones acordadas, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Aprobaciones para la Adquisición de Bienes y Materiales y Contratación de Obras y Servicios.
3.2.13 Pedido de Servicios
Documento mediante el cual CVG EDELCA formaliza ante un proveedor la adquisición un servicio comercial, a un precio y condiciones acordadas, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Aprobaciones para la Adquisición de Bienes y Materiales y Contratación de Obras y Servicios.
3.2.14 Cliente
Organización o persona que recibe un producto. (Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, Norma COVENIN-ISO 9000:2000, concepto 3.3.5)
3.2.15 Proveedor
Organización o persona que proporciona un producto. (Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, Norma COVENIN-ISO 9000:2000, concepto 3.3.6)
3.2.16 Especificación
Documento que establece requisitos. (Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, Norma COVENIN-ISO 9000:2000
3.2.17 Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. (Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, Norma COVENIN-ISO 9000:2000, concepto 3.7.6)
3.2.18 Responsable de la Tramitación de Compras
Persona que ejecuta directamente la función de compras (Asistentes Administrativos y Administradores).
3.2.19 Responsable de Tramitar la Nacionalización de Mercancía
Persona que ejecuta directamente la función de Aduana (Asistentes Administrativos, Administradores, Coordinador).
3.2.20 Concurso Privado
Acto mediante el cual el Ente Contratante solicita ofertas al menos tres (3) empresas, las cuales deberán ser presentadas en sobres cerrados.
3.2.21 Consulta de Precio
Acto mediante el cual el Ente Contratante obtendrá cotizaciones de al menos tres (3) empresas que considerará para la adjudicación del contrato.
3.2.22 Incoterms 2000
Son normas oficiales de la Cámara de Comercio Internacional, con sede en Paris, para la correcta interpretación de los términos comerciales.
Facilitan la gestión del comercio internacional, ellos definen obligaciones y derechos de las partes, así como riesgo y ubicación de las mercancías tangibles.
Los Incoterms solo se ocupan de la relación entre exportador e importador y de la mercancía, ellos no se aplican al contrato de transporte sino al contrato de contrato de compraventa, no regulan todas las obligaciones que las partes deseen incluir en el contrato de compraventa, no se aplica a intangibles.
En los Incoterms existen 4 grupos de los cuales serán explicados a continuación:
3.2.22.1 Grupo E – siglas EXW
La responsabilidad del vendedor radica en colocar la mercancía, por un precio determinado, en la puerta de la fábrica, a disposición del comprador. Aquí no esta incluida la carga en el transporte escogido por el comprador.
Obligaciones:
El grupo E representa la mínima obligación para el vendedor.
Su responsabilidad termina al colocar la mercancía en la puerta de la fábrica, plantación, o lugar de trabajo, lista para su carga.
El comprador se responsabiliza de pagar la mercancía.
Hacerse cargo de ella la puerta de la puerta de la fábrica, plantación o sitio de trabajo hasta el lugar de destino.
3.2.22.2 Grupo F – siglas FCA, FOB, FAC.
El grupo F se refiere a la entrega, por parte del vendedor, de la mercancía encima del transporte principal (FOB y FCA) o cerca de dicho transporte,
FCA (Free Carrier)
Franco Transportista, indicando lugar convenido, la responsabilidad del vendedor consiste en entregar la mercancía, despachada para la exportación, al transportista, escogido por el comprador en el lugar convenido. Se usa para cualquier modo de transporte, incluyendo el multimodal.
Obligaciones:
El vendedor debe suministrar la mercancía.
Debe obtener todos los papeles de la exportación, todos los permisos y licencias.
No contrata ni paga transporte, ni seguro.
El comprador paga la mercancía.
Es responsable de licencias de importación, permisos especiales y formalidades de importación.
Paga el transporte principal y el seguro, si quiere y asume ese riesgo.
FOB (Free on Board)
Franco a bordo, indicando puerto de origen, solo se usa para transporte marítimo o por vías navegables interiores, si las partes no desean que la entrega de la mercancía se efectué pasando la borda del buque se debe usar FCA.
Obligaciones:
El vendedor prepara la mercancía conforme al contrato.
Prepara todos los documentos y actos de la exportación.
Entrega la mercancía cuando pasa por la borda del buque, aquí termina la responsabilidad.
No contrata transporte ni seguro.
El comprador paga la mercancía.
Obtiene todas las licencias o permisos y tramites de importación.
Contrata transporte principal y seguro.
Recibe la mercancía a bordo del buque, en puerto de origen.
FAS – Free Aside the Ship
Franco al costado del buque, indicando puerto de origen, bajo este término la entrega de la mercancía se efectúa al costado del buque. Aquí se exige que el vendedor prepare la exportación y la ejecute, solo se usa para transporte marítimo o por vías navegables interiores.
Obligaciones:
Suministra la mercancía conforme al contrato.
Preparar toda la documentación y ejecutar todos los trámites aduaneros para la exportación.
Entrega la mercancía al costado del buque en el puerto de origen.
No contrata seguro ni transporte principal.
El comprador se obliga a pagar la mercancía.
Efectúa todos los trámites de la importación.
Contrata transporte principal y seguro.
Recibe la mercancía al costado del buque en el puerto de origen.
3.2.22.3 Grupo C siglas – CFR, CIF, CPT, CIP.
El grupo C incluye la responsabilidad del vendedor de cancelar el transporte principal y en ciertos casos, el seguro, hasta el lugar de llegada de la mercancía. La responsabilidad de entrada termina en el lugar o puerto de origen.
CFR – Cost and Freight
Costo y flete, indicando puerto de destino, el vendedor debe pagar el transporte principal hasta el puerto de destino. Solo se usa para transporte marítimo o por vías navegables interiores. Reacuérdese que la responsabilidad de entrega, por parte del vendedor termina en el puerto de origen.
Obligaciones:
el vendedor suministra la mercancía conforme al contrato.
Ejecuta la exportación.
Entrega la mercancía sobre el buque, en el puerto de origen, con el transporte principal pagado hasta puerto de destino.
Paga el transporte principal.
El comprador paga el precio de la mercancía según contrato.
Efectúa la importación.
No contrata transporte.
Recibe la mer4cancia en el puerto de origen y asume el riesgo desde ese punto hasta el puerto de destino.
CIF – Cost, Insurance and Freight
Costo, Seguro y Flete, indicando Puerto de destino, solo se usa para transporte marítimo o por vías navegables interiores. Incluye el costo de los bienes, el seguro internacional y el transporte principal, el vendedor solo proveerá un seguro con cobertura mínima.
Obligaciones:
El vendedor suministra la mercancía conforme al contrato.
Efectúa la exportación, con todos sus documentos.
Contrata y paga el transporte principal y el seguro internacional hasta el puerto de destino.
La entrega de la mercancía termina en el puertote origen.
El comprador paga el precio de la mercancía.
Efectúa la importación con todos sus documentos.
No contrata transporte principal ni seguro.
Corre el riesgo de la travesía hasta el puerto de destino.
CPT – Carriage Paid To
Transporte pagado hasta, indicando lugar de destino indicado, se usa para todo tipo de transporte, incluyendo el transporte multimodal.
Obligaciones:
El vendedor suministra la mercancía, conforme al contrato.
Efectúa la exportación, con todos sus documentos.
Contrata y paga el transporte principal.
No contrata seguro internacional.
La entrega de la mercancía se hace al transportista contratado al lugar de origen.
El comprador paga la mercancía.
Efectúa la importación con todos sus documentos.
No contrata el transporte principal.
Contrata el seguro internacional.
Asume el riesgo desde que es entregada la mercancía en el lugar de origen convenido.
CIP- Carriage and Insurance Paid To
Transporte y Seguro pagados hasta, indicando lugar de destino convenido, se usa para cualquier tipo de transporte, incluyendo el multimodal. El vendedor debe obtener un seguro de cobertura mínima.
Obligaciones:
El vendedor suministra la mercancía, conforme al contrato.
Efectúa la exportación, con todos sus documentos.
Contrata y paga el seguro y el transporte principal hasta el lugar de destino.
Su riesgo termina cuando efectúa la entrega al transporte principal, en el lugar de origen.
El comprador paga el precio de la mercancía.
Efectúa la importación con todos sus documentos.
No contrata seguro ni transporte principal.
Asume el riesgo por la mercancía desde el lugar de origen
3.2.22.4 Grupo D siglas – DAF, DES, DEQ, DDU, DDP.
DAF – Delivered at Frontier
Entregado en frontera, indicando lugar convenido, el vendedor realiza la entrega cuando pone la mercancía a disposición del comprador sobre los medios de transporte utilizados y no descargados, en el lugar de la frontera acordado. Se usa para cualquier modo de transporte cuando se trabaja en una frontera terrestre, cuando la frontera sea marítima debe emplearse DES o DEQ.
Obligaciones:
El vendedor suministra la mercancía de acuerdo a contrato.
Efectúa la exportación.
Contrata transporte principal.
Entrega en punto convenido en la frontera y corre los riesgos del traslado.
El vendedor debe proporcionar al comprador prueba de la entrega y pagar – si es requerido – verificación de mercancías.
El comprador paga el precio de las mercancías.
Efectúa la importación.
Recibe la mercancía en punto de la frontera convenida.
DES – Delivered ex Ship
Entrega sobre el buque, indicando Puerto de destino, solo se usa para transporte marítimo. El vendedor debe entregar la mercancía sobre el buque, sin descargarla, en el puerto de destino, el vendedor soporta todos los riesgos hasta entregar conforme el punto anterior, este termino debe usarse solo cuando la mercancía deba entregarse a bordo del buque, en el puerto de destino, luego de un transporte por mar.
Obligaciones:
El vendedor suministra la mercancía de acuerdo con contrato.
Efectúa la exportación.
Contrata el transporte.
Entrega la mercancía en el puerto de destino a bordo del buque.
Soporta todos los riesgos hasta el puerto de destino.
El vendedor debe pagar todas aquellas verificaciones necesarias a fin de entregar las mercancías.
El comprador paga el precio de las mercancías.
Efectúa la importación.
Recibe la mercancía en el puerto de destino.
Soporta todos los riesgos luego del recibo, en el puerto de destino y a partir de la borda del buque.
DEQ- Delivered ex Quay
Entregada en el muelle, indicando Puerto de destino, el vendedor se responsabiliza hasta la entrega de la mercancía en el muelle del puerto de destino, este término solo se puede usar cuando la mercancía sea entrega después de su transporte por mar, en el muelle de destino.
Obligaciones:
El vendedor suministra la mercancía, conforme al contrato.
Efectúa la exportación.
Contrata el transporte.
Entrega, a disposición del comprador, en el muelle de destino.
Soporta los riesgos hasta la entrega.
El comprador paga la mercancía.
Efectúa la importación.
Recibe la mercancía en el muelle de destino.
Los riesgos del comprador parten, luego de recibir la mercancía, en el muelle de destino.
DDU- Delivered Duty Unpaid
Entregada con los derechos no pagados, en el lugar convenido, el vendedor debe asumir costos y riesgos hasta entregar en el sitio convenido sin incluir los derechos de importación. Se emplea este término con independencia del modo de transporte.
Obligaciones:
El vendedor suministra la mercancía conforme al contrato.
Efectúa la exportación.
Contrata el transporte.
Entrega en el sitio convenido sin el pago de derechos en el país de importación.
El comprador paga el precio.
Efectúa la importación y paga los derechos de importación.
Recibe la mercancía en el sitio convenido.
Soporta el riesgo desde que recibe los bienes.
DDP- Delivered Duty Paid
Entregada con los derechos pagados, en el lugar convenido, se utiliza para cualquier medio de transporte, este término representa la obligación máxima para el vendedor.
Obligaciones:
El vendedor suministra la mercancía.
Efectúa la importación y la exportación, pagando los derechos de importación.
Entrega en el sitio convenido.
Soporta todos los riesgos hasta la entrega.
Paga el precio de los bienes.
El comprador debe auxiliar al vendedor a efectuar la importación.
Recibe la mercancía en el sitio convenido.
Soporta los riesgos luego de ser recibida la mercancía en el sitio convenido.
3.2.23 La Aduana
Ente publico, de carácter nacional, prestador de servicios, que ejerce control del paso de las mercancías y vigila que este paso se ejecute conforme a la normativa legal.
Los Derechos Aduaneros o Aranceles
Los aranceles constituye una lista de impuestos que se causan en las aduanas, establecidos por los gobiernos sobre las importaciones y, en algunas casos, sobre las exportaciones y, hoy, forman parte de política económica de los estados.
Funciones:
Recaudación
Protección.
Control
Barrera al comercio.
Incentivo.
CAPÍTULO IV
Diseño metodológico
4.1 TIPO DE INVESTIGACIÒN
El tipo de investigación realizada se considera del tipo descriptiva y evaluativo.
Es descriptiva debido a que permitirá describir, registrar, analizar, evaluar e interpretar la situación y mejoras de los procesos de Compras Internacionales del Departamento de Adquisiciones.
Es del tipo evaluativo porque surge de la necesidad de diagnosticar el estado actual de las actividades que realizan los compradores con el fin de documentar los procedimientos y recomendar medidas correctivas necesarias para el mejoramiento del proceso de Compras Internacionales.
Según Roberto Hernández, (2003), "los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características y los perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis" (P.117).
4.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
El estudio se elaboro a partir de una investigación con diseño de campo, debido que la información requerida se recogerá directamente en el sitio en estudio, con la colaboración del personal encargado de llevar adelante los procesos de Compras Internacionales.
Según Sabino, C. (1998), la investigación de campo "se basa en datos primarios obtenidos directamente de la realidad". (P.81).
4.3 POBLACIÓN
La población esta constituida por el personal del área de "Compras Internacionales".
4.4 MUESTRA
Se trabajara con el total del personal que interviene directamente en el desarrollo de los procesos de compras internacionales (5 personas) y de 156 procesos de Compras Internacionales realizados en el año 2007 se tomo una muestra de 30 procesos extraídos directamente de cada uno de los expedientes.
4.5 TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS
Al inicio el estudio se realizo primeramente el levantamiento de información necesario para la realización del mismo. Para esto, se utilizarán las técnicas que se nombran a continuación:
Revisión De Documentos
Se refiere a la remisión de documentos organizativos de la empresa, los cuales servirán de soporte o guía para elaborar la documentación necesaria.
Observación Directa
Esta técnica permitirá conocer e identificar directa y objetivamente la situación actual y realizar un análisis más detallado y cuidadoso del desarrollo de compras internacionales, recopilando la información necesaria para fortalecer el diseño del documento.
Materiales
Lápiz y papel, utilizados para hacer las anotaciones.
Material consultado: Manual de Adquirir Bienes, Materiales
o Contratar Servicios Comerciales a través de Adjudicaciones Directas.
Memoria USB, par almacenar toda la información concerniente al proyecto realizado, por su facilidad de manejo y bajo costo, para el respaldo de la información.
computadora para procesar información y datos.
PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO:
A continuación se presenta el procedimiento planteado para la realización de esta investigación:
Describir las funciones de Compras Internacionales realizadas por los compradores del Departamento de Adquisiciones.
Definir y formular el problema, de acuerdo a los requerimientos.
Revisar y analizar: Manual de Adquirir Bienes, Materiales o Contratar Servicios Comerciales a través de Adjudicaciones Directas.
Diagnostico de la situación existente en el desarrollo de Compras Internacionales a través de la información obtenida bajo supervisión directa.
Realizar reuniones con los Analistas (o Tutor Industrial) para analizar la información recaudada, y su uso en la investigación o estudio a realizar.
Determinar mejoras, que permitan eliminar actividades repetitivas o retrabajo.
Elaborar conclusiones y recomendaciones.
Realizar el informe.
CAPÍTULO V
Situación actual del Departamento
5.1 PROCEDIMIENTOS ACTUALES PARA EL PROCESO DE COMPRAS
INTERNACIONALES
A continuación se muestra los procesos o actividades realizadas a los procesos de Compras Internacionales de CVG EDELCA.
5.1.1 Quienes intervienen en este proceso:
Unidad Usuaria (cliente interno).
Departamento de Adquisiciones.
Proveedor.
Gerente de la Dirección de Finanza y Administracion, Presidente o Junta Directiva.
División de Administration.
División de Administration Financiera.
Departamento de Procesamiento y Obligaciones
Consultoría Jurídica.
5.1.2 Como intervienen en este proceso:
UNIDAD USUARIA (CLIENTE INTERNO):
– Genera y Libera la Solicitud de Pedido.
– Conforma las ofertas.
– Conforma los Materiales y/o Bienes recibidos.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES:
– Recibe Solicitud de Pedido.
– Genera Peticiones de Oferta a proveedores previa selección.
– Recibe Ofertas de los Proveedores.
– Envía Oferta a los Usuarios para su conformación.
– Elabora Puntos de Cuenta.
– Elabora el Pedido u Orden de Compra.
– Coordina la Nacionalización del Material y/o Bienes según condición INCOTERMS en el Pedido.
– Se encarga del tráfico interno de la Mercancía.
PROVEEDOR.
– Recibe Peticiones de Oferta.
– Envía su Oferta.
– Entrega y Nacionaliza Material y/o Bienes Según Condición INCOTERMS del Pedido.
– Envía la documentación para solicitar los pagos y Nacionalización de los Materiales y/o Bienes.
GERENTE DE LA DIRECCIÓN DE FINANZA Y ADMINISTRACION, PRESIDENTE O JUNTA DIRECTIVA.
– Aprueban Punto de Cuenta.
– Originan o Firman Pedidos según el monto.
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN.
– Solicita Cambio de Condición de Pago
– Solicita el Pago al Proveedor.
– Solicita Apertura de Cartas de Crédito (si el proveedor lo solicita)
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA.
– Autoriza Cambio de Condición de Pago.
– Elabora Cartas de Crédito (si el proveedor lo solicita)
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO Y OBLIGACIONES:
– Gestiona el Pago al Proveedor.
CONSULTORÍA JURIDÍCA:
– Revisa y Conforma los Pedidos u Órdenes de Compra.
– Revisa y Conforma las finanzas.
5.2 ETAPAS DONDE AVANZA EL PROCESO.
PRIMERA ETAPA:
En esta primera etapa se realiza una revisión en el sistema SAP/R3 de todas las solicitudes direccionadas a los grupos de compras que tramitan las compras internacionales:
La Unidad Usuaria, elabora Solicitud de Pedido donde incluye: características técnicas, físicas y funcionales, imputando a una Posición Presupuestaria en Divisas.
El Jefe de la Unidad Usuaria Libera la Solicitud de Pedido. (en este momento es recibida por el Departamento de Adquisiciones; se concluye la 1º Etapa).
SEGUNDA ETAPA:
Una vez recibidas las solicitudes, la sección de compras internacionales se reúne y el jefe de la sección distribuye la carga, luego de recibir la carga de solicitudes de parte del jefe de la sección, se revisan los textos explicativos o características de los requerimientos y nos aseguramos que la posición Presupuestaria este imputando a una cuenta en divisas, de no cumplir con estos requisitos se le notifica a la unidad solicitante para que genere las modificaciones necesarias, o envíe suficiente información.
Una vez revisadas las solicitudes, se hace una selección de los posibles proveedores, dichas solicitudes son convertidas en peticiones de ofertas, las cuales se elaboran en un formato predeterminado en el sistema SAP/R3, estas peticiones se imprimen y son enviadas a los proveedores (vía fax, correo electrónico o entregadas personalmente) para que presenten su oferta en un periodo de tiempo determinado en el documento de petición de oferta.
Luego de recibir las ofertas de los proveedores o una vez culminado el plazo de la recepción de ofertas, estas se cargan en el sistema y se les hacen un análisis donde se compran los precios, tiempo de entrega, condición de pago, de entrega y si las características de lo ofertado cumple o no con lo requerido en la petición de oferta, luego de hacer esta revisión, se escoge la oferta mas conveniente para EDELCA.
ACTIVIDADES:
– La solicitud de Pedido es recibida por el Jefe de Sección de Compras Internacionales (Grupo de Compras 500).
– El Jefe de Sección Asigna al Comprador la Solicitud de Pedido.
– El Comprador revisa la Solicitud, selecciona a los Proveedores y genera las Peticiones de Oferta.
– El Comprador envía o entrega las Peticiones de Oferta a los Proveedores.
– El Comprador recibe las Ofertas de los Proveedores (se inicia el proceso de negociación).
– El Comprador envía Oferta a la Unidad Usuaria para su conformación de características técnicas, físicas y funcionales.
– El Usuario revisa y da conformidad de la Oferta. (se concluye la 2º Etapa)
-El Comprador recibe las Ofertas de los Proveedores (se inicia el proceso de negociación).
– El Comprador envía Oferta a la Unidad Usuaria para su conformación de características técnicas, físicas y funcionales.
– El Usuario revisa y da conformidad de la Oferta. (Se concluye la 2º Etapa)
TERCERA ETAPA:
Como lo indica el manual de normas y procedimientos para la adquisición de bienes materiales y contratación de obras y servicios, de la empresa CVG EDELCA, los procesos de compras internacionales deben tener ciertas autorizaciones según el monto de la adquisición. En el caso de que el monto de la compra exceda las 1.100 unidades tributarias, se tramita a través de un Punto de Cuenta el cual es un documento que explica y solicita autorización para la compra. Una vez aprobado y firmado el punto de cuenta es donde se empieza a tramitar la negociación.
ACTIVIDADES:
– El Comprador elabora Borrador del Punto de Cuenta y lo envía a las firmas autorizadas según el monto. (Director, Presidente o Junta Directiva).
– Se Aprueba el Punto de Cuenta (Mediante una Resolución DIR. o se firma si es al Gte. Dirección ó Presidencia) y se cierra la tercera Etapa.
CUARTA ETAPA:
La negociación debe formalizarse con un documento llamado Pedido u Orden de Compra, el cual contiene todas las condiciones de la compra y los compromisos adquiridos entre el proveedor y EDELCA, este documento se genera en el sistema SAP/R3 y se le coloca al proveedor que presento la mejor oferta, una vez hecho el pedido en sistema se imprimen tres ejemplares y se firman como originado según la tabla de aprobación para la adquisición de bienes materiales y contratación de servicios comerciales, esta firma va a depender del monto global del pedido, luego de la firma de origen del pedido se envía con una comunicación formal junto al punto de cuenta (en el caso que lo amerite) y la oferta a la revisión de las condiciones generales del pedido y conformación, luego de ser conformado por la Consultaría Jurídica, se lleva a la firma que autoriza la entrega del pedido al proveedor (esta firma puede depende del monto según lo indicado en la tabla de aprobación para la adquisición de bienes materiales y contratación de servicios comerciales).
ACTIVIDADES:
– El Comprador Elabora el Pedido de Compras.
– Se solicita al Proveedor actualización de la oferta, de ser necesario.
– El Gte. Finanza y Administración Solicita Autorización a la Gerencia de Administración Financiera para el Cambio en la Condición de Pago del Pedido de Compras.
– La Gerencia de Administración Financiera Aprueba el Cambio en la Condición de Pago.
– El Proveedor Actualiza la Fecha de Validez de la Oferta y la Reenvía al Comprador.
– El Comprador envía el Pedido de Compras a la Consultoría Jurídica Junto a una Correspondencia emitida por el Jefe del Departamento de Adquisiciones donde se solicita la revisión y conformación del Pedido de Compras.
– Consultoría Jurídica revisa el Pedido de Compras, si existen errores el Pedido es devuelto al Departamento de Adquisiciones para hacer las correcciones pertinentes y devolver formalmente el Pedido a otra corrección.
– De no existir errores en las Cláusulas del Pedido de Compras, es conformado por la Consultoría Jurídica y devuelto al Departamento de Adquisiciones, luego se envía a la firma pertinente según la Tabla de Aprobaciones Para la Adquisición de Bienes, Materiales y Contratación de Servicios Comerciales; y se cumple la 4º Etapa.
QUINTA ETAPA:
Después de ser firmado el pedido por la Gerencia de consultoría Jurídica, se le notifica al proveedor para el pedido esta listo para su firma:
ACTIVIDADES:
– Se entrega el Pedido de Compras conformado y firmado al Proveedor.
– La División de Administración solicita el pago al Departamento de Procesamiento y Obligaciones. (Pagos de Contado, por Adelantado o Contra Presentación de Documentos de Embarque)
– La Gerencia de Finanzas y Administración solicita Apertura de Carta de Crédito a la Gerencia de Administración Financiera (cuando en el pedido es pago contra Carta de Crédito).
– La Gerencia de Administración Financiera Gestiona la Carta de Crédito.
– Según las Condiciones INCOTERMS del Pedido de Compras, el proveedor Nacionaliza y entrega la Mercancía o Bienes, requeridos en el Pedido de Compras.
– En caso de que EDELCA Nacionalice, el Departamento de Adquisiciones:
– Recibe la documentación de importación del proveedor (factura comercial, conocimiento de embarque y/o guía aérea, lista de embalaje y otros.)
– Gestiona el envío de la mercancía al depósito de Aduana en Macagua.
– Entrega los Documentos de Embarque al Agente Aduanal.
– Gestiona el pago de los impuestos de importación.
– Coordina la entrega de la Mercancía a los Almacenes de EDELCA (Macagua y Guri).
– Una vez recibido el Material en el Almacén, el usuario revisa y conforma el Material o los Bienes.
– El Departamento de Administración de Bienes Y Materiales le da entrada en Sistema.
5.3 ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
A continuación se detallan cada una de las muestras con sus respectivos datos en cuanto dias de retrasos por variables de los cuales se hizo un análisis y demostración estadístico de 30 de los procesos de Compras Internacionales:
Figura 5.1 Tabla de Muestras y Datos.
Fuente: – Sistema SAP R/3
– Expedientes de Pedidos.
Figura 5.2 Grafica de Distribución porcentual y absoluta en relación de los Tiempos del Procesos de Compras Internacionales por Días.
En la figura 5.2 se aprecia en la grafica los tiempos de respuestas de cada uno de las etapas del proceso de Compras, donde se ve claramente que los retrasos en la creación de los Pedidos de Compras son afectados principalmente por los tiempos de respuestas de Recepción de Ofertas, seguido por los tiempos de Puntos de Cuenta y Aprobación de Consultaría Jurídica.
Figura 5.3 Gráfica promedio del avance en días, de las Etapas del proceso de Compras Internacionales.
En la figura 5.3 se aprecia el tiempo promedio de cada una de las fases necesarias para la creación del Pedido. La curva determina el agregado de cada uno de los tiempos, desde que comienza el Tratamiento se Solicitud de Pedido hasta la fecha de Formalización, dando como resultado un tiempo total promedio de 140 días continuos.
Figura 5.4 Distribución en porcentajes de tiempos, de las Etapas del proceso de Compras Internacionales
En la figura 5.4 se muestra la distribución porcentual de tiempos promedios para creación de Pedidos, donde se denota claramente tres etapas con la mayor carga de días. Éstas abarcan el 65% del tiempo de gestión de todo el proceso, como lo son: el tiempo de recepción de Ofertas, Tiempo para aprobación de Punto de Cuenta y Tiempo de aprobación de Consultoría Jurídica.
5.4 FACTORES QUE INFLUYEN EN LAS ETAPAS DE MAYOR TIEMPO PARA LA CREACIÓN DE PEDIDOS.
En las figuras antes expuestas se pudo apreciar tres etapas que influyen significativamente en el tiempo de gestión del proceso de Creación de Pedido. A continuación, se presentan, por cada una de estas etapas, las situaciones u ocurrencias potenciales que pueden estar agregando tiempo, y a su vez, aumentando el lapso normal en la gestión para la creación de Pedidos.
EN CUANTO A LA RECEPCIÓN DE OFERTAS:
Faltas de especificaciones o información en las Peticiones de Ofertas: muchas veces los usuarios o clientes internos (unidades de EDELCA) en sus requerimientos no dan la información suficiente, lo que hace que al momento en el cual el Departamento de Adquisiciones solicita Ofertas a sus proveedores, estos manifiestan que en dicha Solicitud carece de información técnica o específicas para la presentación de Ofertas.
Problemas en el servidor o correo electrónico para la Recepción de Ofertas: generalmente las ofertas son recibidas por correos electrónicos y en algunos casos sucede que no son recibidos, bien sea por problemas de la red o por que el buzón de mensajes de los compradores se encuentra con insuficiente capacidad de almacenamiento.
Devoluciones de ofertas por parte del Departamento por no cumplir con los requerimientos: esta podría considerarse como la principal causa de retardo en la recepción de oferta. Esto es debido a que muchas veces, por la complejidad de los requerimientos, errores en las ofertas, falta de información, entre otras cosas, las ofertas son devueltas al proveedor para que éste las reconsidere.
Pocas visitas de los proveedores a las instalaciones de EDELCA: por ser una Sección que se caracteriza en la adquisición de materiales, equipos y servicios a nivel internacional, los proveedores por lo general no se encuentran ubicados en Venezuela (Representantes o agencias ubicadas en el interior del país y fabricantes ubicados en el extranjero), lo que dificulta el contacto con el proveedor para la recepción de Ofertas, impactando negativamente en el tiempo de proceso. de esta etapa.
EN CUANTO A LA APROBACIÓN DE PUNTO DE CUENTA:
Trámites muy burocráticos: para la conformación de un punto de cuenta lleva un proceso de muchas revisiones para su presentación y aprobación, ya que una vez elaborado por el analista, debe ser revisado por el Jefe de la Sección, luego por el Jefe de Departamento, el cual lo envía al Gerente de División. Éste a su vez lo remite al Gerente de Dirección. Si el punto de cuenta es presentado al Presidente o a la Junta Directiva, entonces es el Gerente de Dirección quien presenta el punto de cuenta previa cita. Esta ruta de revisiones, presentaciones y aprobaciones hace que esta etapa de aprobación de punto de cuenta sea lenta.
EN CUANTO A CONSULTORIA JURIDICA:
Muchas devoluciones por observaciones en los Pedidos: generalmente cada abogado tiene un criterio diferente en el momento de la revisión de un Pedido. Sin embargo, en cada revisión se obtienen observaciones diferentes del mismo documento, durante el proceso de revisión, considerando esto como un factor que agrega tiempo innecesario en este proceso.
CAPITULO VI
Situación propuesta
EN CUANTO A LA RECEPCION DE OFERTAS:
Para las falta de especificaciones o información en las solicitudes de pedido, se tiene como propuesta implementar reuniones, crear circulares, charlas directas con los usuarios para informarles el "deber ser", al momento de elaborar sus solicitudes de pedido, a fin de que cumplan con toda la informacion necesaria de las cuales se encuentra en el Manual de Instrucciones para la Adquisición de Bienes y Materiales, Contratación de Obras y Servicios CVG EDELCA ya estipulados en la unidad. Esta recomendación incide positivamente en la reducción del tiempo total en el procesamiento de devoluciones de ofertas.
Para los problemas en el servidor o correo electrónico, se tiene como propuesta crear carpetas personales de modo que los compradores, al recibir los correos por vía on line, puedan ir almacenando los mensajes de bandeja de entrada en las carpetas, manteniendo de esta manera suficiente espacio en el buzón de correo electrónico, para la recepción de nuevos correos de usuarios y proveedores.
Se tiene como propuesta programar reuniones cada 15 ó 20 días, con el objeto de asegurar el control sobre la gestión y afianzar el entendimiento y comunicación directa de comprador a proveedor, para así cubrir con las expectativas y exigencias requeridas del usuario.
Se propone adicionar información de soporte adicional, tales como fotos, planos, videos, etc.
Realizar una lista de chequeo que incluya las exigencias mínimas al momento de crear una Oferta, a fin de asegurar el cumplimiento de los datos necesarios que cubran con las expectativas del proceso de evaluación de Oferta.
EN CUANTO A LA APROBACIÓN DE PUNTO DE CUENTA:
Aunque no se puede evitar pasar por cada una de las revisiones por ser un proceso necesario para su aprobación, se propone sistematizar el proceso para asegurar el control, transparencia. Lo que pudiese transformar este proceso es siendo mas eficiente a la hora de hacer las correcciones y evitar retrasos y descontroles en la ubicación y status de documentos.
EN CUANTO A CONSULTORIA JURIDICA:
Se propone la unificación de criterios entre la Gerencia de Consultoria Jurídica y la Sección de Compras Internacionales, con el fin de crear acuerdos se servicios por medio de reuniones que minimicen las repetidas revisiones y correcciones de los documentos inmersos en el proceso de aprobación.
Conclusiones
Con el desarrollo del presente estudio se concluyen los siguientes aspectos:
1. Los procesos de Compras Internacionales a diferencia de de Compras Nacionales, producen mucho más documentación y toman mucho más tiempo para su formalización, lo cual afectan los tiempos generales de las etapas del proceso de compras.
2. Las condiciones que regulan las compras internacionales generalmente varían en cada caso, sobre todo en sus condiciones de pago y entrega. Estas condiciones, en la mayoría de las veces, no están acorde con los estándares de negociación que maneja la empresa CVG EDELCA, lo que genera la tramitación de autorizaciones adicionales, las cuales incrementan sustancialmente los tiempos de procesamiento de las compras.
3. Como consecuencia de la naturaleza del proceso de compras internacionales, en él, intervienen varias unidades de manera directa, sin embargo el Departamento de Adquisiciones no tiene control sobre la gestión de esas Unidades, lo que afecta la capacidad de respuesta de la Sección de Compras Internacionales sobre los tiempos de procesamiento del departamento.
Recomendaciones
De acuerdo con las conclusiones obtenidas en el estudio presente, se recomienda:
1. Antes de iniciar las etapas se debe proceder a la aplicación de lo planteado, para determinar la efectividad de las nuevas propuestas identificando con anticipación los problemas evitables.
2. Llevar estadísticamente el cumplimiento de las propuestas establecidas, las cuales serán discutidas en las reuniones trimestrales como parte del seguimiento.
3. El mejoramiento, a través de lo establecido y controles, permitirá elevar los niveles de servicio de la sección de compras de EDELCA y a su vez, asegurar la efectividad y el cumplimiento de las premisas dictadas por las nuevas exigencias.
Apéndices
Bibliografía
1. ROJAS, R. (1996). Orientaciones prácticas para la elaboración de informes de de investigación. Venezuela. Puerto Ordaz: Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de sucre". Vicerrectorado Puerto Ordaz". Primera Edición. 223 Pág.
2. MÉNDEZ, C. (2002). Metodología diseño y desarrollo del proceso de investigación. Colombia: Mc Graw Hill. 3era Edición.
3. Manual de Normas y Tablas para la Adquisición de Bienes y Materiales, Contratación de Obras y Servicios CVG EDELCA 01/04/2004
4. Manual de Instrucciones para la Adquisición de Bienes y Materiales, Contratación de Obras y Servicios CVG EDELCA 01/04/2004.
DEDICATORIA
A mi madre Patricia González por darme la vida, por su comprensión, amor incondicional, y su colaboración en todo momento y sobre todo por lo que ha invertido en mí. ¡Te Amo!
A mis abuelos Jaime González y Marta Inostroza, abuela aunque no estés aquí en vida se que desde arriba estas apoyándome y cuidando de mi, los Adoro.
A mi tía Graciana y mi primo Nicolás González por tener su apoyo incondicional y buenas manifestaciones a lo largo de mi carrera.
A mi tío Francisco Bottini por todo su apoyo incondicional.
A mis amigos y compañeros, especialmente a Beatriz Lucart por su gran apoyo.
A dios todo poderoso porque tú me das el valor de seguir adelante y por iluminar mi camino.
Moris Alejandra Órdenes González
AGRADECIMIENTOS
Agradezco en primer lugar a mi madre, por todo lo que me has brindado, por no perder la fe y esperanza en mí y apoyarme en todo momento sin importar las circunstancias y sobre todo por el sacrificio que has hecho para formar en mi la persona que soy ahora y dejarme el mejor regalo que un padre puede brindarle a un hijo: el estudio, sin ti no hubiese podido lograr lo que he obtenido.
A mis profesores universitarios por haberme apoyado de alguna manera e impartido los conocimientos necesarios para guiarme en mi vida profesional.
Al MSc. Ing. Iván Turmero, tutor Académico, primero por haber aceptado tutorear mi pasantía y por esa ayuda que me ha brindado a lo largo de mi carrera de estudiante.
Al Ing. José Bello, tutor Industrial, porque gracias a Dios te puso en mi camino, agradezco tu comprensión, tu amistad, tu colaboración, consejos, paciencia, y sobre todo por buscar siempre una solución. Muchas gracias.
A los compradores de la Sección de Compras internacionales, al Sr. Eliécer Urbaez, Jorge López, Maria Ydalina Fernández, Nelson Reyes y Rosiris Gallego muchas gracias por su paciencia y su gran apoyo.
A todo el equipo del Departamento de Adquisiciones muchas gracias por su apoyo en la presente elaboración de este informe.
Moris Alejandra Órdenes González
Autor:
Moris Alejandra Órdenes González
Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", Vice-rectorado Puerto Ordaz, Departamento de Ingeniería Industrial, Práctica Profesional, Tutor Industrial: Ing. José Bello, Tutor Académico: MSc. Ing. Iván Turmero
Enviado por:
Iván José Turmero Astros
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