Normalización del manual organizativo y de procedimientos, Inviobras (PPT) (página 3)

Partes: 1, 2, 3

Especialista de Costos / Analista de Costos
 Elabora el presupuesto estimado en la base master, de precios referenciales (Programa Lulowin); considerando los siguientes aspectos:
Elabora el presupuesto basado en las estructuras de costos, según los criterios establecidos en las normas covenin.
 Verifica precios de mercado en las regiones (Materiales, Equipos y Mano de obras), que intervienen en las estructuras de costos de los A.P.U.
 Chequea la base de materiales, equipo y mano de obra existentes en el programa Lulowin. En el caso que existan diferencias entre el precio de la base del programa y el precio actuante al momento de la elaboración, actualizan los insumos necesarios y arroja el valor correspondiente a cada partida.
 Conforma el presupuesto y elabora comunicación de respuesta a la gerencia solicitante, revisada y avalada previamente por el jefe de Costos.
 
G. Salidas del Proceso.
 
Presupuesto Original con sus respectivos precios referenciales por partidas y sus correspondientes análisis de precios unitarios, donde se cuantifica el monto total de la obra.
 
H. Referencias.
 
P- 02 Control de Registros.
A.P.U (Análisis de Precios Unitários).
Programa Lulowin.
Normas Covenin.
 
I. Aprobaciones.
 
 

A. Propósito.
 
Reconocer al Contratista todas las variaciones de precios que hayan afectado el valor de la obra contratada, previa comprobación de la ocurrencia efectiva de dichas variaciones.
 
B. Alcance.
 
Estimar la escalación de precios por formula polinómicas de obras en ejecución mayores de dos meses, contratadas por Inviobras Bolívar.
 
C. Términos y Definiciones.
Análisis de precios Unitarios: Método de calculo matemático que demuestra detalladamente ante terceros, para la empresa o cualquier otro organismo los diferentes costos (Mano de Obra, materiales y equipos), que inciden en la ejecución de una obra o actividad determinada.
 
Monto Escalable: Monto ejecutado en un periodo determinado, que se vera afectado por la aplicación de la formula polinómicas.
 
Monto no Escalable: Monto que pertenece a la estructura de costo de los precios unitarios que no es susceptible de cambios o escalación en un periodo determinado.
 
Variación de Costo o Escalación: Aumentos que experimentan los precios de referencia de la siguiente selección de componentes del monto total de la oferta.
 
Fórmula Polinómicas: Expresión matemática que desglosa cada partida del presupuesto en cinco diferentes elementos: Materiales, equipos, mano de obra, gastos administrativos y utilidad e incluyen un renglón final en el que se pueden apreciar los totales de cada uno de estos elementos.

Índice de Precios al Consumidor: Indicador estadístico que mide el cambio promedio en los precios de una canasta de bienes y servicios.
 
Inflación de Demanda: Se produce cuando la demanda global de bienes y servicios es mayor que la oferta que puede ser proporcionada por la capacidad productiva.
 
Salario Básico Diario: Cantidad de dinero pagado al obrero por el trabajo realizado durante, (8 horas) en un día laborable; no incluirá beneficios, primas y otros costos asociados con dicho trabajo.
 
Inflación de Costo: Se da raíz de aumentos salariales masivos.

D. Normas de Trabajo.
Todos los registros derivados de la aplicación de este documento se deben conservar según lo establecido en el procedimiento P-02 Control de los Registros.
 
Todas Las Variaciones de Precios se regirán por lo establecido en la Norma de Escalatoria de Precios por Fórmulas Polinómicas. Publicada en enero de1995 en la Gaceta del Estado Bolívar Nº 28 Resolución 01.
 
Todos los recaudos deben ser presentados debidamente avalados por el Inspector de Obra y conformados por la Gerencia de Inspección y la Gerencia de Proyectos.
 
El reconocimiento de las variaciones de precios se basa en hechos impredecibles al momento de la presentación de la oferta.

Entradas al Proceso.
Diagnosticar y actualizar las escalaciones de precios.

F. Descripción del Proceso.
Jefe de Inspección.

a) Recibe del contratista, la solicitud de reconsideración de precios conjuntamente con el archivo del presupuesto y los análisis de precios, después es remitido al Gerente de Proyecto donde revisa la solicitud y la remite al:

Jefe de Costos.
 
b) Recibe la solicitud de la Gerencia de proyecto, donde se encarga de revisar que todo este en orden para luego ser remitida a los especialistas dicha solicitud de actualización o Escalación de precios.

Especialista de Costos.
c) Busca el expediente del contrato en Archivo.
d) Revisa y verifica que el expediente contenga los siguientes recaudos:
 Carta Oferta.
Presupuesto por Partida.
Análisis detallado de Precios Unitarios.
Indicación y determinación detallada del porcentaje de prestaciones sociales.
Indicación y determinación del porcentaje de gastos de administración.
Indicación y determinación de la cuadrilla Típica de trabajo (Según la obra a ejecutar).
Cronograma de ejecución de obra (Con indicación de fecha programada de inicio y terminación de cada actividad).
Cronograma de Pagos, (con fechas programadas del anticipo).
Valuaciones Parciales.
Retenciones e Impuestos.
Tabla de desagregación de los coeficientes de la formula polinómicas, (materiales, equipos, mano de obra, administración, utilidad).
 

 

 

 
Nota: El especialista debe tomar en cuenta en la reconsideración por escalatoria de precios, el monto no escalable en la cual no será aplicable en los siguientes casos:
 
Monto no Escalable.
 
Contrato de obras o servicios, cuya duración sea menor o igual a sesenta (60) días.
Obras ejecutadas fuera del periodo contractual, de acuerdo al cronograma de ejecución que se establezca al inicio de la obra, salvo en los casos de ocurrir alguna demora por causa justificada y no imputada al contratista, se permite escalar la obra ejecutada fuera del tiempo contractual.
El monto de cualquier anticipo a partir del momento de su otorgamiento. (En todo caso, se aceptara la aplicación de una reducción equivalente al porcentaje que exceda al diez por ciento (10%) del o de los anticipos otorgados).
El monto de los materiales y/o equipos suministrados por la dirección Obras Publicas estadales, con sus respectivos recargos por administración y utilidad según el desglose de precios en los análisis de precios unitarios de la contratación.
No serán objeto de Escalación las partidas de obras provisionales.
 
Monto Escalable.
 Las disposiciones de escalatoria reconocerán la variación de precios, según lo siguiente:
 
Totalidad de los materiales, equipos y mano de obra, que intervienen en la obra según el coeficiente polinómico.
Gastos generales y de administración: En el porcentaje de gastos generales y de administración según lo siguiente.
Para contratos otorgados por vía de licitación, se reconocerá el (100 %) según el porcentaje presentado en los análisis de precios unitarios de la oferta.
Para contratos otorgados por vía de adjudicación directa: Se reconocerá el noventa porciento (90%), según el porcentaje presentado en los análisis de precios unitarios de la oferta.
Utilidades el reconocimiento de la misma en la escalatorias será de manera fraccionada y en un función de un cumplimiento cabal del cronograma de ejecución acordado contractualmente y la calidad a la vista de la obra ejecutada donde incluirá lo siguiente:
Para contratos con plazo de ejecución contractual menor o iguale a sesenta (60) días no se reconocerá utilidad en la formula polinómicas de la escalatoria.

 

 
Nota: El especialista debe tomar en cuenta en la reconsideración por escalatoria de precios, el monto no escalable en la cual no será aplicable en los siguientes casos:
 
Monto no Escalable.
 
Contrato de obras o servicios, cuya duración sea menor o igual a sesenta (60) días.
Obras ejecutadas fuera del periodo contractual, de acuerdo al cronograma de ejecución que se establezca al inicio de la obra, salvo en los casos de ocurrir alguna demora por causa justificada y no imputada al contratista, se permite escalar la obra ejecutada fuera del tiempo contractual.
El monto de cualquier anticipo a partir del momento de su otorgamiento. (En todo caso, se aceptara la aplicación de una reducción equivalente al porcentaje que exceda al diez por ciento (10%) del o de los anticipos otorgados).
El monto de los materiales y/o equipos suministrados por la dirección Obras Publicas estadales, con sus respectivos recargos por administración y utilidad según el desglose de precios en los análisis de precios unitarios de la contratación.
No serán objeto de Escalación las partidas de obras provisionales.
 
Monto Escalable.
 Las disposiciones de escalatoria reconocerán la variación de precios, según lo siguiente:
 
Totalidad de los materiales, equipos y mano de obra, que intervienen en la obra según el coeficiente polinómico.
Gastos generales y de administración: En el porcentaje de gastos generales y de administración según lo siguiente.
Para contratos otorgados por vía de licitación, se reconocerá el (100 %) según el porcentaje presentado en los análisis de precios unitarios de la oferta.
Para contratos otorgados por vía de adjudicación directa: Se reconocerá el noventa porciento (90%), según el porcentaje presentado en los análisis de precios unitarios de la oferta.
Utilidades el reconocimiento de la misma en la escalatorias será de manera fraccionada y en un función de un cumplimiento cabal del cronograma de ejecución acordado contractualmente y la calidad a la vista de la obra ejecutada donde incluirá lo siguiente:
Para contratos con plazo de ejecución contractual menor o iguale a sesenta (60) días no se reconocerá utilidad en la formula polinómicas de la escalatoria.

Se reconocerá un factor fijo del setenta por ciento (70%), del valor porcentual de utilidades presentados en los análisis de precios unitarios en la formula polinómicas de la escalatoria y al termino de la obra como estimulo del trabajo realizado, se podrá reconocer un factor adicional del veinte por ciento (20%) de manera retroactiva, que dependerá del fiel cumplimiento del cronograma de ejecución acordado contractual y de la buena calidad de la obra a juicio del Ente Contratante. Se podrá dividir en varios monomios los correspondientes a materiales, es decir por ramas especificas con los índices oficiales provenientes del boletín del Banco Central de Venezuela. Los coeficientes de estos monomios no deberán ser menores al cinco por ciento (5%).
 
e) El especialista realiza el cálculo de la escalatoria, según la formula Polinómicas y tomara como base las obras realmente ejecutadas y/o suministros habidos que se reflejen en la valuación de obra de cada periodo.
 
f) Actualiza el Índice de precios publicados periódicamente por el banco central de Venezuela.
 
g) Fija el índice bases, en el presupuesto y/o la fecha de presentación de la oferta en los casos de procesos licitatorios.
 
h) El especialista calcula las escalatorias de precios conforme a los siguientes casos:
Para contratos otorgados por vía de licitación, los precios de las ofertas se actualizaran y escalaran de acuerdo a la formula polinómicas. La fecha base para la actualización de los precios, será la de consignación de la oferta y la fecha base para el cálculo de la escalatoria ser el inicio de la obra.
 
Para contratos otorgados por vía de adjudicación directa; los precios de la oferta sufrirán también actualización y Escalación de precios de la oferta sufrirán también actualización y Escalación de precios siempre y cuando, el contratista cumpla con los siguientes requisitos para los trámites de aprobación de su oferta.
 
Presentar la oferta dentro de los quince (15) días calendarios luego de habérsele asignado por parte de la dirección, la obra respectiva; si el presupuesto no es aprobado por el Departamento de costo, tendrá un plazo de (5) días calendarios para presentar nuevamente la oferta corregida, firmar el contrato dentro de los cinco días calendarios después de haber sido aprobado el presupuesto por el Especialista.
 
En caso de no cumplirse uno de estos requisitos, la escalatoria será calculada a partir de la fecha de aprobación oficial del presupuesto por parte del especialista.

Nota: Todas las variaciones de precios que hayan afectado realmente el valor de la obra contratada, deben ser reconocidas y pagadas por el Ente contratante previa comprobación por el contratista de la ocurrencia efectiva de las variaciones en relación con el presupuesto original.
 
Envía previa conformación al Jefe de Costos para luego ser avalada y lista para previa comprobación
 
G. Salidas del Proceso.
Reconocimiento de Actualización o Escalación de Precios.
 
H. Referencias.
P- 02 Control de registros.
Norma de Escalatoria de Precios por Formulas Polinómicas. Publicada en Enero de 1995 en la Gaceta del Estado Bolívar N° 28 Resolución 01.
Ley de contratación publicas.
Índices del Banco Central de Venezuela.

I. Aprobaciones.

CONCLUSIONES
Por medio de la observación directa y el trabajo de campo realizado, se pudieron estudiar y evaluar los procedimientos utilizados para efectuar las actividades que laboran en el Departamento de Costos adscrita a la Gerencia de Proyectos de Inviobras bolívar.

La implementación de ambos documentos es sencilla porque lo que se requiere es divulgar a las gerencias que se relacionan con el proceso de costos como las gerencias operativas; que se cumplan las normas de los mismos para así lograr el objetivo deseado y que no ocurra un retraso en el proceso.

Las conclusiones obtenidas a partir del análisis de los resultados fueron las siguientes:

Por medio de la elaboración de la normalización de los “Manuales de Procedimientos y Organizativo, para el control y seguimiento de las instrucciones que desarrolla el personal del departamento, se logrará transmitir de forma sencilla y explícita, la forma en que viene desempeñando las actividades. De este modo, se lograrán disminuir las revisiones innecesarias a las metodologías empleadas.

Se esclarecen los resultados, observaciones transmitidas por las documentaciones y principalmente, se conseguirá el desarrollo de una herramienta que facilitará, para todas las gerencias involucradas, la comprensión de los recursos de acción utilizados en las documentaciones y solicitudes asociadas al desarrollo de las instrucciones de trabajo.

Se realizaron cuatro (04) procedimientos que engloban el proceso del departamento de costos, asociados a una división por etapas, empleada por el Departamento para este proceso, y que involucra a las gerencias operativas, para el desarrollo del mismo.

El uso explicativo y flujograma informativo, en el procedimiento general, ayuda a determinar claramente los cursos de acción a seguir y las gerencias involucradas, en el departamento de costos. Al mismo tiempo, que ofrece un nivel de detalle mayor.

RECOMENDACIONES
Para garantizar la aplicación de la Normalización de los procesos de Departamento de Costos, se recomienda tomar en cuenta.

Elaborar programa que permita la implementación de las mejora obvias reflejada en el estudio.

Difundir la información contenida en el nuevo manual de procedimiento del Departamento de Costos, a todo el personal q labora en el Departamento a fin de garantizar la pronta aplicación de las acciones establecidas en cada uno de los procedimientos normalizados internamente en el departamento.

Continuar con la implementación de modelo de excelencia de gestión hacías otras áreas del Departamento con el propósito de mejorar la gestión de sus actividades para el logro de sus objetivos como Departamento en Pro – del crecimiento de Inviobras.

Hacer revisiones periódicas del Manual de procedimientos internos, para que se cumpla a cabalidad las actividades como están planteadas.

Motivar al personal por medio de la remuneración y políticas de reconocimientos por sus labores.