Optimización del sistema de control y gestión de procesos empleado en la superintendencia de ingeniería de costos (página 2)
11. LA MEJORA CONTINUA
"Es una herramienta de incremento de la productividad que favorece un crecimiento estable y consistente en todos los segmentos de un proceso" http://es.wikipedia.org/wiki/Mejora_continua.
La mejora continua asegura la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesario la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes. Se trata de la forma más efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las organizaciones.
12. ESTIMANET
Es un sistema de control y gestión de procesos financieros realizado como una aplicación Web amigable que tiene por finalidad el registro y control de todos los procesos financieros que son solicitados diariamente a la superintendencia de ingeniería de costos. Mediante la automatización del proceso de estimación de costos, donde se generan reportes e indicadores de Gestión que sirvan como la base para la toma de decisiones. Esta aplicación maneja algunos de los datos necesarios para la ejecución de dichos procesos (Descripción del Proceso, Organización Requiriente, Supervisor Encargado, Estimador o Analista, Tipo de Solicitud, Fechas de la Solicitud, Horas Hombres, Centro de Costos, etc.) y es utilizado por el personal que labora en la Superintendencia de Ingeniería de Costos Distrito Norte, entre los cuales se encuentra el Superintendente, Supervisores, Ingenieros o Estimadores de Costos y Analista de Estimanet; además, posee una arquitectura flexible que permitirá su uso al personal de Ingeniería de Costos de otros Distritos y Divisiones.
13. INDICADORES
Un indicador; según Jaramillo (2007) "es una medida de la condición de un proceso o evento en un momento determinado. Los indicadores en conjunto pueden proporcionar un panorama de la situación de un proceso, de un negocio, de la salud de un enfermo o de las ventas de una compañía".
Empleándolos en forma oportuna y actualizada, los indicadores permiten tener control adecuado sobre una situación dada; la principal razón de su importancia radica en que es posible predecir y actuar con base en las tendencias positivas o negativas observadas en su desempeño global.
14. INDICADORES DE GESTIÓN
Todas las actividades pueden medirse con parámetros que enfocados a la toma de decisiones son señales para monitorear la gestión, así se asegura que las actividades vayan en el sentido correcto y permiten evaluar los resultados de una gestión frente a sus objetivos, metas y responsabilidades. Estas señales son conocidas como indicadores de gestión.
Según Jaramillo (2007) "Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso."
Según SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GÒMEZ CEJA MÉXICO, Mc GRAW HILL (1997). "es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación".
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
16. PROCESOS PRESUPUESTARIOS
Los procesos presupuestarios permiten la previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año. Un proceso presupuestario es la evaluación de un proyecto, que requiere de un documento que permite a las empresas, gobiernos, organizaciones privadas y familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.
Un presupuesto familiar o personal ayuda a los individuos a equilibrar sus ingresos y gastos. Un proceso presupuestario suele utilizarse como herramienta para la toma de decisiones sobre la gestión y el crecimiento de la actividad de la empresa.
16.1. ESTIMADO DE COSTO
Un estimado de costo "Es un pronóstico de los costos que conforman un proyecto o programa de alcance y estrategias de ejecución definidos que respalda la toma de decisiones en cada una de las fases de un proyecto". [Manual de Estimación de Costos PDVSA; 1999].
16.1.1. Tipos de estimado de costos
Estimado de Costo Clase V (también llamado estimado conceptual, de orden de magnitud o para fines de planificación de un proyecto); es una estimación basada en una definición a "grosso modo" de dicho proyecto y de sus unidades de proceso, donde la información disponible se limita esencialmente al tamaño, capacidad, ubicación geográfica, especificación preliminar de los insumos y productos, fechas estimadas de inicio y completación. Es un estimado de Costos que tiene como objetivo principal la planificación a mediano plazo, realizar estudios de factibilidad para los proyectos, y/o la obtención de fondos para la ingeniería conceptual.
Estimado de Costo Clase IV o estimado de costos para fines de selección del proyecto, es un pronóstico realizado antes de finalizar "la base de diseño", basado solamente en la definición de unidades de procesamientos principales o de secciones importantes de unidades de procesamiento. Este tipo de estimado se utiliza al disponerse de información más detallada que la disponible en un estimado clase V, para decidir entre varias alternativas conceptualmente viables para respaldar la decisión de continuar o no con el proyecto; de igual forma con un estimado clase IV se solicitan fondos para la ejecución de la Ingeniería Básica de un proyecto.
Estimación de Costo Clase III: es un pronóstico realizado después que la "base de diseño" del proyecto se ha completado en 60% de la Ingeniería Básica. Se ha concluido también los estudios para seleccionar el tipo, tamaño y parámetros del diseño para las plantas de procesamiento y otras unidades y se ha comenzado el trabajo de diseño de equipos básicos incluyendo las especificaciones de diseño. Este estimado es utilizado para solicitar la aprobación de fondos presupuestarios, requeridos para la ejecución de la Ingeniería detallada y/o para la colocación de órdenes de compras de equipos y materiales críticos de largo tiempo de entrega.
Estimación de Costo Clase II: es un pronóstico basado en especificaciones de diseño básico completadas, las cuales son de un alcance suficiente como para definir integralmente el proyecto para el diseño y la ingeniería detallada subsiguiente. Esto significa que los principales componentes de equipos, edificios, requerimientos de almacenaje, y otros. Los objetivos principales de un Estimado CLASE II son la solicitud de aprobación de fondos en el presupuesto de inversiones. Establecer el presupuesto base de control del proyecto durante la ejecución de los trabajos. Establecer el flujo de caja y evaluar la tasa de retorno de la inversión. Disponer de un base de control de costos para la ejecución de la ingeniería de detalle, procura y construcción de proyecto.
Estimado de Costo Clase I: es un pronóstico realizado cuando el avance de la ingeniería de Detalle es tal que se dispone del diseño completo de fundaciones, estructuras, despliegue de líneas y tuberías y se conocen cómputos métricos de los materiales de construcción, así como, servicios de perforación. Sirve como referencia oficial en un proceso licitatorio para la ejecución de obras, servicios, compras de materiales y/o equipos, así como también para controlar los montos aprobados y autorizados de desembolso para cada uno de los renglones antes mencionados.
Clasificación Financiera: es un estimado de Costos Clase I, que determina el orden de magnitud financiera de la obra o servicio a contratar con la finalidad de determinar la relación de las empresas que participan en el proceso licitatorio; así como la delegación de autoridad financiera pertinente y la estrategia de contratación a utilizar.
16.1.2. Revisión y análisis de ofertas económicas
Es el informe de revisión y análisis económico que se realiza a las ofertas económicas presentadas por las empresas contratistas en los procesos de Licitación General, Licitación Selectiva, Adjudicación Directa y Concurso de Credenciales, con la finalidad de determinar el cumplimiento de los requerimientos de acuerdo a los criterios para el examen y evaluación de ofertas económicas y social establecidos en el Pliego de Licitación y las Leyes que aplican al momento del análisis.
17. DIAGRAMAS DE PROCESOS
Se definen los diagramas de procesos representaciones gráficas relativas a un proceso industrial o administrativo, de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, identificándolo mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye toda la información que se considera útil para una mejor definición del estudio del trabajo elegido, y presenta los hechos que posteriormente se analizan, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.
17.1. SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN LOS MEDIOS GRÁFICOS
18. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO
Es la representación gráfica que muestra la secuencia de los puntos en los cuales se introducen los materiales al proceso y del orden de todas las OPERACIONES E INPECCIONES, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado. Excluye aquellas actividades relacionadas con la manipulación del material (transporte, almacenaje). Señala la entrada de todos los componentes y subconjuntos al ensamble con el conjunto principal.
Además contiene toda la información que se considera adecuada para el análisis, como por ejemplo, márgenes de tiempo, materiales, facilidades físicas empleadas, etc.
19. ANÁLISIS FODA
El Análisis FODA o Análisis DAFO (SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, en inglés) es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado y de las características internas de la misma, a efectos de determinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas; las debilidades y fortalezas son internas a la empresa; las amenazas y oportunidades son externas, y se presentan en su entorno. Durante la etapa de planificación estratégica y a partir del análisis FODA se debe poder contestar cada una de las siguientes preguntas:
¿Cómo se puede aprovechar cada fortaleza?
¿Cómo se puede explotar cada oportunidad?
¿Cómo se puede detener cada debilidad?
¿Cómo se puede defender de cada amenaza?
19.1. COMPONENTES DEL ANÁLISIS FODA
El análisis consta de cuatro pasos:
Análisis Externo (También conocido como "Modelo de las cinco fuerzas de Porter")
Análisis Interno
Confección de la matriz FODA
Determinación de la estrategia a emplear
19.1.1. Análisis externo
Los elementos externos que se deben analizar durante el análisis FODA corresponden a las oportunidades y amenazas que la empresa tiene frente a sus competidores, proveedores, legislación y gobierno.
Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo del análisis dependiendo de si representan una oportunidad o una amenaza son:
OPORTUNIDADES
¿A qué buenas oportunidades se enfrenta la empresa?
¿De qué tendencias del mercado se tiene información?
¿Existe una coyuntura en la economía del país?
¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado?
¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando?
¿Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están presentando?
AMENAZAS
¿A qué obstáculos se enfrenta la empresa?
¿Qué están haciendo los competidores?
¿Se tienen problemas de recursos de capital?
¿Puede algunas de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa?
El análisis externo, permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede presentarle a una organización. De acuerdo a Porter existen cinco fuerzas que determinan las consecuencias de rentabilidad a largo plazo de un mercado o de algún segmento de éste. La idea es que las empresas deben evaluar su posición frente a éstas cinco fuerzas que rigen temporalmente la competencia industrial:
Amenaza de entrada de nuevos competidores
La rivalidad entre los competidores
Poder de negociación de los proveedores
Poder de negociación de los compradores
Amenaza de ingreso de productos sustitutivos
19.1.2. Análisis interno
Los elementos internos que se deben analizar durante el análisis FODA corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado entre otros.
El análisis interno, permite fijar las fortalezas y debilidades de la organización, realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y procesos con que cuenta el ente.
Para realizar el análisis interno de una corporación deben aplicarse diferentes técnicas que permitan identificar dentro de la organización que atributos le permiten generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores.
Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo del análisis dependiendo de si representan una fortaleza o una debilidad son:
FORTALEZAS
¿Qué ventajas tiene la empresa?
¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?
¿A que recursos de bajo costo o de manera única se tiene acceso?
¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?
¿Qué elementos facilitan obtener una venta?
DEBILIDADES
¿Qué se puede mejorar?
¿Que se debería evitar?
¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?
¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto?
20. MATRIZ FODA
Es una herramienta objetiva, práctica y viable, para la realización de diagnósticos; permite desarrollar las estrategias, y de ésta forma analizar los factores que tienen mayor preponderancia; proporciona juicios para la construcción de un balance estratégico, que representa para la dirección de las organizaciones la posibilidad de participar en forma exitosa en la implantación de estrategias.
Se basa en el análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, como fundamento para la formulación de las estrategias. (Ver Figura 6).
Fuente: http://www.intercontacto.com/uploadimages
Figura 6. Matriz Foda
21. CICLO DE MEJORA CONTINUA
En FIM – PRODUCTIVIDAD han diseñado una metodología de siete pasos, la cual ha sido aprobada en muy diversas situaciones y áreas de gestión, desde personal hasta producción, desde ventas hasta seguridad industrial y finanzas los cuales han permitido lograr:
Desglosar el proceso de mejoramiento en fases bien diferenciadas, lo cual permite concentrar la atención del equipo de mejora en asuntos y aspectos del proceso de mejoramiento del mismo carácter.
Facilitar el aprendizaje y recuerdo de cada paso, ya que su cantidad no requiere mantener a la mano el manual respectivo, como es el caso de metodología de más de 10 pasos, los cuales son difíciles de recordar y hasta diferenciar.
Los 7 pasos del proceso de mejoramiento son:
1) Selección de los problemas (oportunidades de mejora): Este paso tiene como objetivo la identificación y escogencia de los problemas de calidad y productividad del departamento o unidad bajo análisis.
2) Cuantificación y subdivisión del problema u oportunidad de mejora seleccionada: El objetivo de este paso es precisar mejor la definición del problema, su Cuantificación y la posible subdivisión en subproblemas o causas síntomas.
3) Análisis de causas raíces especificas: El objetivo de este paso es identificar y verificar las causas raíces específicas del problema en cuestión, aquellas cuya eliminación garantizará la no recurrencia del mismo. La especificación de las causas raíces dependerá de lo bien que haya sido realizado el paso anterior. En este paso se impone la necesidad de hacer mensurable el impacto o influencia de la causa a través de indicadores que den cuenta de la misma, de manera de ir extrayendo la causa más significativa y poder analizar cuanto del problema será superado al erradicar la misma.
4) Establecimiento del nivel de desempeño exigido (metas de mejoramiento): Este paso tiene como objetivo establecer el desempeño exigido al sistema o unidad y las metas a alcanzar sucesivamente; en tal sentido, el establecimiento de las mismas condicionará las soluciones y el ritmo de su implantación.
5) Diseño y programación de soluciones: El objetivo de este paso es identificar y programar las soluciones que incidirán significativamente en la eliminación de las causas raíces. En una organización donde no ha habido un proceso de mejoramiento sistemático y donde las acciones de mantenimiento y control dejan mucho que desear y las soluciones tienden a ser obvias y a referirse al desarrollo de acciones de este tipo, sin embargo, en procesos más avanzados las soluciones no son tan obvias y requieren, según el nivel de complejidad, un enfoque creativo en su diseño. En todo caso cuando la identificación de causas ha sido bien desarrollada, las soluciones hasta para los problemas inicialmente complejos aparecen como obvias.
6) Implantación de soluciones: Este paso tiene dos objetivos; probar la efectividad de las soluciones, hacer los ajustes necesarios para llegar a una definitiva y asegurarse que las soluciones sean asimiladas e implementadas adecuadamente por la organización en el trabajo diario.
7) Establecimiento de acciones de garantía: El objetivo de este paso es asegurar el mantenimiento del nuevo nivel de desempeño alcanzado. Este resulta un paso fundamental ya que, de él dependerá la estabilidad en los resultados y la acumulación de aprendizaje para profundizar el proceso.
22. DIAGRAMA CAUSA – EFECTO (ISHIKAWA)
"Es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce también como diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado (Ver figura 7) y se utiliza en las fases de Diagnóstico y Solución de la causa" (Rodríguez Francisco; 1.991).
Fuente: http:// www.fecyt.es
Figura 7. Diagrama Causa – Efecto
El diagrama causa-efecto es un vehículo para ordenar, de forma muy concentrada, todas las causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto. Nos permite, por tanto, lograr un conocimiento común de un problema complejo, sin ser nunca sustitutivo de los datos. Es importante ser conscientes de que los diagramas de causa-efecto presentan y organizan teorías. Sólo cuando estas teorías son contrastadas con datos podemos probar las causas de los fenómenos observables. Errores comunes son construir el diagrama antes de analizar globalmente los síntomas, limitar las teorías propuestas enmascarando involuntariamente la causa raíz, o cometer errores tanto en la relación causal como en el orden de las teorías, suponiendo un gasto de tiempo importante.
23. TORMENTA DE IDEAS
"Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado". http://es.wikipedia.org/wiki/Brainstorming
Esta herramienta fue ideada en el año 1941 por Alex F. Osborne, cuando su búsqueda de ideas creativas resultó en un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.
23.1. CARACTERISTICAS DE LA TORMENTA DE IDEAS
A continuación se comentan una serie de características que ayudan a
comprender la naturaleza de la herramienta:
Participación: Favorecen la intervención múltiple de los participantes, enfocándola hacia un tema específico, de forma estructurada y sistemática.
Creatividad: Las reglas a seguir para su realización favorecen la obtención de ideas innovadoras. Estas son en general, variaciones, reordenaciones o asociaciones de conceptos e ideas ya existentes.
23.2. PROCESO DE LA TORMENTA DE IDEAS
A continuación se presenta un desglose de los pasos que se deben llevar a cabo para la aplicación de la herramienta, así como las actividades que se realizan en cada uno de ellos. (Ver figura 8)
Fuente:http://www.fundibeq.org/metodologias/herramientas/tormenta_de_ideas.
Figura 8. Proceso para Aplicación de la Tormenta de Ideas
CAPÍTULO IV
Marco metodológico
En el marco metodológico se definirá el tipo de estudio, las técnicas y procedimientos que se ejecutaron para la realización de la investigación. La población y muestra que fue objeto de estudio, así como los recursos que se emplearon para la consecución de los objetivos.
1. TIPO DE ESTUDIO
Puede ser de diversos tipos de acuerdo a la problemática, y variables a estudiar. De igual forma su determinación se ve influenciada por el alcance de la investigación.
1.1. SEGÚN EL PROPÓSITO O RAZÓN
Aplicada: Se caracteriza porque busca la aplicación o utilización de los conocimientos que se adquieren, con la finalidad de diseñar y/o formular mecanismos, estrategias que permitan la optimización del sistema de control y gestión de procesos financieros empleado en la Superintendencia de Ingeniería de Costos.
1.2. SEGÚN EL NIVEL DE PROFUNDIDAD
Descriptiva: Se logra caracterizar un objeto de estudio o una situación concreta, señalar sus características, propiedades, así como analizarlas e interpretadas. Combinada con ciertos criterios de clasificación sirve para ordenar, agrupar o sistematizar los objetos involucrados en el trabajo indagatorio. Esta estrategia permitió que se realice un estudio de todos los elementos que intervienen en el sistema de control y gestión de procesos; y de esta manera ayudo a tener una idea más amplia sobre el problema a estudiado, especificando o detallando las características del entorno q rodea la situación actual de dicho sistema.
1.3. SEGÚN LA ESTRATEGIA
De campo: se apoya en informaciones que provienen entre otras, de entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones directas que entornan el proceso de control y gestión de procesos; sirviendo de base para la formulación de las mejoras a implementarse en dicho sistema.
2. POBLACIÓN
La población que se utilizó para la realización de la investigación estuvo compuesta por el sistema de control y gestión de procesos financieros empleado en la organización.
3. MUESTRA
Se tomó como muestra el sistema de control y gestión de procesos financieros empleado en la Superintendencia de Ingeniería de Costos.
4. RECURSOS
Para cumplir con los objetivos planteados, se utilizaron los siguientes medios:
Biblioteca: proporciona ayuda en la búsqueda del apoyo bibliográfico para sentar las bases teóricas del estudio.
Internet: la utilización de esta herramienta proporciona información acerca del tema que se pretende abordar; lo cual facilita la realización del diagnostico.
Observaciones directas: a través de ellas se lleva a cabo la descripción del sistema de control y gestión de procesos; así como cada uno de los elementos que lo conforman.
Entrevistas: con el personal que desempeña actividades dentro del sistema de control y gestión, de igual forma con los supervisores, estimadores y superintendente.
Paquetes computarizados: Se utilizarán programas bajo el ambiente de Windows, tales como: Word, Excel, Power Point, y la aplicación ESTIMANET.
5. PROCEDIMIENTO
Aplicación de técnicas y herramientas que permitan la optimización del sistema de control y gestión de procesos financieros, los cuales permitirán adaptar dicho sistema a las necesidades de la organización.
Para lograr materializar los objetivos se deben realizar las siguientes actividades
5.1. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Esta es la fase en la cual se recopiló toda la información acerca del sistema actual, a través de entrevistas directas y no estructuradas con el personal intrínsicamente asociado al sistema.
5.2. DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET, INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN, EL MANUAL DE PROCESOS (EN LA SECCIÓN O CAPITULO DE PROCEDIMIENTOS)
En esta fase se describió la aplicación web ESTIMANET; de igual forma se presentó el sistema de indicadores de control y gestión que se utiliza actualmente en la organización para medir su desempeño. En el mismo orden de ideas se realizó con el manual de procesos (en la sección de procedimientos).
5.3. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES QUE SE LLEVAN A CABO CON LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET
En esta etapa se describieron las operaciones que se llevan a cabo con el ESTIMANET; desde que se reciben las solicitudes hasta que se entregan los productos.
5.4. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO DE LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET
Se realizó una representación gráfica de las operaciones que se describieron en la fase anterior.
5.5. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE PROCESOS, SISTEMA DE INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN, MANUAL DE PROCESOS (PROCEDIMIENTOS).
Se realizó un diagnóstico del sistema de control y gestión de procesos, así como de los factores que se podrían ver afectados por la optimización de dicho sistema como lo son; el sistema de indicadores de control y gestión, y los procedimientos de la organización que se encuentran declarados en el manual de procesos.
5.5.1. Diagnóstico de la Aplicación Web ESTIMANET
Consistió en realizar un análisis FODA, clasificando la información que se había recolectado acerca del sistema y que podían ser características de posibles fortalezas, oportunidades, debilidades o amenazas de acuerdo a la forma en que puedan repercutir en el sistema.
Luego de ello se construyó la matriz FODA con las características más resaltantes por cada renglón y se procedió a formular las estrategias enfocándolas en mitigar las amenazas y debilidades que podían afectar el buen funcionamiento de la aplicación a través de las fortalezas que éste posea y de la explotación de las oportunidades de mejoras que se presenten.
5.5.2. Diagnóstico de los Indicadores de Control Y Gestión
Determinados los factores que componen los indicadores de control y gestión se le realizó el análisis FODA; el cual permitió establecer el estado en que se encuentran los indicadores, así como las principales amenazas que puedan afectar el buen funcionamiento de los mismos.
Cuando se culminó el proceso de identificación y clasificación de factores como amenazas, oportunidades, fortalezas, debilidades; se construyó la matriz FODA, donde se incluyeron los aspectos más resaltantes de los factores mencionados anteriormente. Posterior a ello se realizó un cruce entre los factores similar al realizado con la aplicación web ESTIMANET, para dar lugar a la formulación de las estrategias a seguir.
5.5.3. Diagnóstico del Manual de Procesos (Sección o Capitulo de Procedimientos)
En este paso se determinó el estado en el cual se encuentra el manual de procesos (procedimientos) con respecto al sistema de control y gestión que se lleva a cabo en la organización; con la finalidad de determinar aquellos aspectos externos al manual que puedan resultar amenazas u oportunidades de mejoras, de igual forma se estudiaron los aspectos propios del manual que puedan resultar fortalezas o debilidades.
Luego de realizarse el análisis anterior se construyó la matriz FODA contentiva de los aspectos más resaltantes con el objetivo de proponer las estrategias que permitan mejorar o adecuar el manual a las necesidades de la organización.
5.6. APLICACIÓN DEL CICLO DE MEJORA CONTINUA A LA HERRAMIENTA WEB ESTIMANET
5.6.1. Selección de los Problemas
En este caso se escogieron los problemas que presenta la aplicación que se analizó, para ello se aplicó la herramienta de tormenta de ideas, la cual permitió listar dichos problemas y decidir en cuál de ellos se presenta la mejor oportunidad de mejora.
5.6.2. Cuantificación y Subdivisión del problema u Oportunidad de Mejora
Se procedió a estratificar y/o subdividir el problema a solucionar, en causas de acuerdo a sus síntomas y luego se cuantificó el impacto de cada subdivisión utilizando el diagrama de paretto.
5.6.3. Análisis de Causas Raíces Especificas
En este paso se listaron las causas de ocurrencia del problema para cada subdivisión del mismo utilizando la tormenta de ideas, luego se agruparón dichas causas de acuerdo a su afinidad empleando el diagrama causa- efecto.
5.6.4. Establecimiento del Nivel de Desempeño Exigido
A continuación se procedió a establecer los niveles de desempeño del sistema según los requerimientos de la superintendencia, es decir se visualizó el comportamiento del sistema en un periodo de tiempo.
5.6.5. Diseño y programación de Soluciones
En este paso se listaron las posibles soluciones a través de una tormenta de ideas, luego se realizaron comparaciones más rigurosas basándose en la factibilidad, impacto, de las mismas.
5.6.6. Implantación de Soluciones
Se procedió a la puesta en marcha de las soluciones que se plantearon en el paso anterior, así como a la verificación del rendimiento que tuvieron estas.
5.6.7. Establecimiento de Acciones de Garantía
En este paso se asignaron las responsabilidades de seguimiento permanente y se determinó la frecuencia en que se evaluaron las mejoras con la finalidad de medir su desempeño. De igual forma se plantea la difusión de las mejoras a todo el personal de la organización y las unidades requirientes.
5.7. REALIZACIÓN DE UN PLAN DE MEJORAS PARA LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET
Se formularon las mejoras que se le deben realizar al ESTIMANET para adaptarlo a las necesidades de la organización
5.8. FORMULACIÓN DE INDICADORES BASÁNDOSE EN EL DIAGNÓSTICO
Una vez que se obtuvo el diagnóstico de los indicadores y las mejoras a realizar al ESTIMANET, se procedió a formular los nuevos indicadores que permitieran medir el comportamiento de la organización.
5.9. DISEÑO DE UN MODELO DE LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET OPTIMIZADO
Se tomaron como premisas las mejoras formuladas en los pasos anteriores y se procedió a realizar el diseño de un modelo de la aplicación ESTIMANET.
5.10. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS (SECCIÓN O CAPITULO DE PROCEDIMIENTOS) DE LA ORGANIZACIÓN
Se procedió a realizar un estudio al manual de Procesos (en la sección o capitulo de procedimientos) de la organización con la finalidad de elaborar una propuesta de cambios al mismo, con el objetivo de adaptarlo a las modificaciones que se van a suscitar en el ESTIMANET y que alterarán las actividades que están declaradas en dicho manual.
CAPITULO V
Situación actual
En el presente capitulo se describirá la situación en la cual se encuentran el sistema de control y gestión de procesos financieros (aplicación web ESTIMANET), los indicadores de control y gestión así como el manual de procesos en la sección de procedimientos. De igual forma se presentaran de manera grafica la secuencia de operaciones que se realiza con la aplicación web ESTIMANET y se realizaran los diagnósticos de; sistema de control y gestión de procesos (ESTIMANET), indicadores de control y gestión, manual de procesos en el capítulo de procedimientos.
1. DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET, INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN, EL MANUAL DE PROCESOS (EN LA SECCIÓN O CAPITULO DE PROCEDIMIENTOS
La Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA Maturín, DTTO. Norte; ubicada en el Estado Monagas; está encargada de optimizar los procesos de Ingeniería de Costos del Distrito Norte, a través de la evaluación e implantación de mejoras prácticas y tecnología de vanguardia; así como de establecer la sinergia con los proveedores y clientes para su alineación a las metas y objetivos del Plan de Negocio del Distrito.
1.1. APLICACIÓN WEB ESTIMANET
Es un sistema para el control y gestión de los procesos financieros que son solicitados diariamente a la superintendencia de ingeniería de costos, tiene por finalidad el registro y control de dichos procesos y esta desarrollada en software libre. A través del sistema se pueden realizar reportes de Gestión y estadísticas, exportar la data, así como llevar un control y registro centralizado de los procesos.
Se accede desde cualquier parte de la empresa, escribiendo en la barra de direcciones del navegador Web la ruta del servidor donde reside la aplicación; http://matsed16/estimanet y pulsar la tecla enter.
El sistema posee cuatro (4) módulos y cuatro (4) niveles de acceso, cada uno
con una permisología distinta. (Ver figura Número 9)
Fuente: Registros de Programas de la Gerencia de AIT – Dtto Norte
Figura 9. Niveles de Acceso y Permisología del Estimanet
Los niveles de acceso son los siguientes: Administrador; el cual es la gerencia encargada de la administración del sistema en este caso la gerencia de AIT, en conjunto con el administrador principal de ingeniería de costos, sus funciones son las de actualizar a los usuarios, perfiles, contratistas, organizaciones. Supervisor; son los usuarios que administran los procesos financieros y supervisan la ejecución de los mismos. Estimador; todo el personal de ingeniería de costos que estudia, analiza y estima los costos de los procesos financieros. Líder; es la persona encargada de ingresar los procesos financieros en el sistema, también llamado analista de Estimanet.
El sistema permite obtener un reporte de procesos de acuerdo al; estatus, supervisor, fecha de solicitud, organización, tipo de proceso, estimador, categoría, áreas, en el mismo orden de ideas presenta la cantidad de procesos y horas hombres empleados para la realización de los procesos reportados en las consultas realizadas para los campos nombrados anteriormente. En él modulo de gráficas permite consultar la cantidad de procesos por; año, organización, horas hombres, tipos de solicitudes, lo cual facilita la realización de estudios estadísticos así como una presentación mas dinámica de la gestión de la organización.
El modulo de reportes; permite visualizar la cantidad de procesos que tiene asignado cada supervisor, así como la fecha de solicitud de los mismos, estimador, organización solicitante, fecha de entrega programada, fecha de entrega, descripción de la obra o servicio, líder del proyecto, centro de costo de la organización.
El modulo de estimación; permite ingresar solicitudes nuevas, modificar solicitudes anteriores ingresando el número de control. De igual forma permite realizar una búsqueda avanzada de algún proceso que ya ha sido registrado en el sistema con solo ingresar alguna palabra que se encuentre en el nombre de la obra o servicio.
1.2. INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN
La organización debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios con la finalidad de establecer su desempeño actual, predecir su comportamiento futuro y realizar la toma de decisiones acertadas. En función a ello, la Superintendencia de Ingeniería de Costos tiene definidos los indicadores de gestión asociados a cada uno de los procesos medulares, los cuales se identifican a continuación.
1.2.1. Estimados de Costos
Efectividad en la Entrega de los estimados de Costos
% De Solicitudes devueltas de los estimados de Costos
Efectividad en la Entrega Oportuna de los estimados de Costos
% De Solicitudes de los estimados de Costos Urgentes
1.2.2. Análisis de Reclamos
Efectividad en la Entrega de los Análisis de Reclamos
% De Solicitudes devueltas de los Análisis de Reclamos
%Efectividad en la Entrega Oportuna de los Análisis de Reclamos:
1.3. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS
El Manual de Procesos de Ingeniería de Costos, tiene la finalidad de unificar criterios, establecer los lineamientos y definir los pasos a seguir en la elaboración de Estimados de Costos, Análisis de Ofertas Económica y análisis de reclamos; involucrando un conjunto de actividades coordinadas con la finalidad de dirigir y controlar los procesos medulares de la Organización, incluyendo los procesos necesarios para la gestión, la provisión de los recursos, la realización del producto y las mediciones, de manera que permita como unidad de apoyo cumplir con los objetivos establecidos dentro de la Corporación. Fue concebido para ser utilizado por todo el personal de la Organización de Ingeniería de Costos, ya que involucra las actividades que se desarrollan dentro de la misma.
De acuerdo al desarrollo que se ha venido gestando en la presente investigación se procederá a describir él capitulo de Procedimientos debido a que; es el que guarda relación con el sistema de control y gestión de procesos que se pretende optimizar con la realización de este trabajo.
El manual de procesos de la superintendencia de ingeniería de costos en el capítulo de procedimientos para la realización de estimados de costos sección 5 correspondiente a PROCEDIMIENTO (DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES) establece lo siguiente para estimación de costos y revisiones de ofertas:
La revisión, recepción, automatización y control de la información debe realizarse; el Analista de Estimanet debe realizar la recepción de las solicitudes, verificar los datos suministrados en hoja de Solicitud de Procesos (ver anexo n°1, formato INCO-ESCO-FO-020), la documentación suministrada por la Unidad Requiriente (con el uso de la lista de Chequeo "ver anexo n°2", formato INCO-ESCO-FO-021), la información mínima requerida y toda aquella documentación que sirva de soporte para la elaboración del estimado, la cual debe ser entregada en físico y en electrónico (cuando sea necesario).
Seguidamente el Analista de Estimanet, codifica el estimado y registra en la aplicación Estimanet los datos necesarios (Descripción del proceso, Organización solicitante, Supervisor encargado, tipo de solicitud, fecha de solicitud, centro de costo, etc.).
De no estar completa la información requerida deberá devolver de manera inmediata la hoja de solicitud con los soportes que la acompañen, a la persona perteneciente a la Unidad Requiriente del servicio, quien deberá firmar como recibido previa descripción realizada por el Analista, la cual se hará por escrito en la hoja de solicitud, donde debe especificar el motivo de la devolución. Será responsabilidad del analista entregar copia de esta hoja a la unidad requiriente y archivar la original en la carpeta identificada como Solicitudes devueltas, la cual estará a su cargo. De igual manera debe descargar la solicitud como proceso devuelto.
No se recibirán documentos de soporte para la solicitud de Estimados de Costos, que no estén debidamente revisados y aprobados por la unidad requiriente del servicio.
De estar completa la información, el analista de Estimanet procederá a entregar la solicitud a los Supervisores. El tiempo de retención de la solicitud, con el analista de Estimanet, no debe exceder un día hábil.
Para la ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD; los Supervisores de Estimación de Costos tendrán la responsabilidad de recibir del analista de Estimanet la solicitud, verificar si la información está completa y cumple con los requerimientos mínimos para la elaboración del estimado solicitado; de no estar completa la información se procederá a devolver tal solicitud al analista de Estimanet, el cual deberá informar a la unidad requiriente del servicio, el motivo de la devolución a través de una notificación que deberá realizarse vía E-mail. Sí la información está completa y cumple con los requerimientos mínimos para la elaboración del estimado solicitado, el Supervisor de Estimación de Costos, debe firmar la hoja de solicitud en señal de revisión y aprobación y seguidamente deberá asignar el Ingeniero de Costos encargado de procesar el estimado requerido.
Los Supervisores de Estimación de Costos deberán establecer las Horas-Hombres aproximadas para procesar la solicitud; así como, la fecha estimada de entrega programada, esta última previo acuerdo con el Ingeniero de Costos asignado y (de acuerdo a la complejidad del estimado y la cantidad de procesos asignados que posea el Ingeniero de Costos) en la aplicación Estimanet y suministrará de manera inmediata, máximo un día hábil, la información al Ingeniero de Costos asignado.
En la RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD; el Ingeniero de Costos recibe la solicitud del Supervisor de Estimación de Costos y debe firmar la hoja de solicitud en señal de recepción del documento. El Ingeniero de Costos tendrán la responsabilidad de revisar si los contenidos técnicos y administrativos están acordes con el tipo de estimado solicitado, deberá verificar y validar que esté completa la documentación suministrada para la elaboración del estimado.
Para la NOTIFICACIÓN DE RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD; El Ingeniero de Costos, deberá notificar a la Unidad Requiriente, a través de la persona que solicitó el servicio y su Supervisor inmediato, vía E-mail, el estatus de la solicitud y la fecha estimada de entrega, previamente acordada con el supervisor; valida la información, sí no es completa y/o no cumple con los requerimientos mínimos para la elaboración del estimado solicitado, procederá a devolver de manera inmediata a través de ésta notificación previa autorización del Supervisor la solicitud realizada. En los estimados Clase I deberá verificar y validar que el Pliego de condiciones contengan las especificaciones adecuadas, alcance de partidas y unidades adecuadas.; así como, deberá verificar que la solicitud esté acompañada del contrato-grama.
La notificación debe contener:
Nombre del Ingeniero de Costos asignado
Ubicación y extensión del Ingeniero de Costos
Indicador del Ingeniero de Costos
Título de la Obra o Servicio
N° de Control asignado.
Copia a los Supervisores
La notificación debe indicar la fecha estimada de entrega.
Para realizar la ENTREGA DEL ESTIMADO; el Ingeniero de Costos debe entregar el Estimado de Costos previamente firmado y la hoja portada con todos los datos indicados (ver anexo n°3, formato INCO-ESCO-FO-022) a su Supervisor inmediato. De igual forma debe descargar en la aplicación Estimanet las horas hombres invertidas en la elaboración del Estimado de Costos y cualquier observación que considere relevante.
Para la REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL ESTIMADO; el Supervisor de Estimación de Costos debe realizar la revisión del Estimado de Costos, para su posterior aprobación. De igual forma debe descargar el proceso en la aplicación Estimanet, para ser entregado al Ingeniero de Costos.
Una vez aprobado el Estimado de Costos por el Supervisor, el Ingeniero de Costos, debe entregar al Superintendente de Ingeniería de Costos, para su revisión y aprobación en los casos que aplique. Los mismos deben firmar todas las hojas que conforman el cuerpo del Documento del Estimado de Costos a entregar.
Para la NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DEL ESTIMADO DE COSTOS O INFORME DE REVISIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS ECONÓMICAS; el Ingeniero de Costos, debe notificar a la Unidad Requiriente, a través de la persona solicitante del servicio y a su Supervisor inmediato, vía E-mail, la entrega del Estimado o Informe de Revisión y Calificación de Ofertas Económicas, el cual se debe encontrar previamente firmado y aprobado para su entrega inmediata. Esta nota E-mail debe ser remitida sobre la notificación de recepción de la solicitud realizada previamente.
La notificación debe tener como contenido lo siguiente:
Nombre del Ingeniero de Costo asignado
Ubicación y extensión del Ingeniero de Costo
Indicador del Ingeniero de Costos
Título de la Obra o Servicio
N° de Control asignado.
Copia a los Supervisores
Para realizar la ENTREGA DE DOCUMENTO; el Ingeniero de Costos entregará al requiriente del servicio el Estimado de Costos, este deberá firmar el formato de Hoja de Entrega de Documento (ver anexo n°4, formato INCO-ESCO-FO-023) previamente firmado por el Ingeniero de Costos, en señal de recepción del documento.
La Hoja de Entrega de Documento será archivada en una carpeta que deberá tener cada Ingeniero de Costos identificada como "Documentos Entregados año X.XXX". En caso de referirse a un Estimado de Costos Clase I, la información se debe entregar en sobre sellado y el Ingeniero de Costos debe entregar a la Comisión de Contratación respectiva, en donde sellarán la Hoja de entrega del Documento como señal de recibido, el Ingeniero de Costos deberá archivar en la carpeta antes indicada. En el caso de que la apertura la realice el Grupo interno de la Unidad Requiriente, se entregará a la persona solicitante dicho estimado en sobre sellado.
En caso de referirse a un Estimado de Costos Clase I, para un Presupuesto Social, la información se entrega a la Unidad requiriente, en este caso no se coloca en sobre sellado la información. En aquellos casos en que la Unidad Requiriente solicite sea emitida nuevamente (por diferentes causas) el "Estimado de Costos previamente entregado" se deberá colocar una Fe de Errata (en la parte inferior del lado derecho del documento con letras en negrillas número 9) indicando la fecha de elaboración de la segunda emisión quedando el documento con la fecha en la cual fue elaborado. La Fe de Errata debe indicar lo siguiente:
Fe de Errata: Segunda Emisión dd/mm/aa, quedando sin efecto la primera emisión del Documento.
Los SOPORTES DEL DOCUMENTO; Es responsabilidad del Ingeniero de Costos una vez finalizada la elaboración del Estimado, archivar el documento para el cual deberá crear una carpeta en electrónico que debe ser guardada en la carpeta de Registro Histórico de la Organización y debe estar identificada de la siguiente manera:
CV: Estimado de Costos Clase V
CIV: Estimados de Costos Clase IV
CIII: Estimados de Costos Clase III
CII: Estimados de Costos Clase II
PB: Estimado de Costos Clase I o Presupuesto Base
PBS: Estimado de Costos Clase I o Presupuesto Base Social
CF: Clasificación Financiera
CA CF: Cambio en el Alcance Clasificación Financiera
CA PB: Cambio en el Alcance Presupuesto Base
Con la finalidad de evitar problemas para visualizar el contenido de la carpeta se debe tomar las siguientes consideraciones:
Los nombres de las carpetas y sub-carpetas deben estar en mayúsculas.
Los nombres de los archivos, carpetas y sub-carpetas deben utilizar la menor cantidad de caracteres posible.
El proceso de ARCHIVAR DOCUMENTO; Es responsabilidad del Ingeniero de Costos una vez finalizada la elaboración del Estimado correspondiente, generar el archivo electrónico de acuerdo a los parámetros indicados en el punto anterior por tipo de proceso. Deberá archivar el documento y crear la carpeta en electrónico que debe ser guardada en la carpeta de Registro Histórico de la Organización.
Los procedimientos que se encuentran declarados en el manual para la realización de LA REVISIÓN DE OFERTAS Y ANÁLISIS DE RECLAMOS son los siguientes:
REVISIÓN, RECEPCIÓN, AUTOMATIZACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN.
El Analista de Estimanet debe realizar la recepción de las solicitudes, verificar los datos suministrados en hoja de Solicitud de Procesos (ver anexo n°1, formato INCO-ESCO-FO-020, la documentación suministrada por la Unidad Requiriente (con el uso de la lista de Chequeo "ver anexo n°2", formato INCO-ESCO-FO-021, la información mínima requerida y toda aquella documentación que sirva de soporte para la elaboración del Informe De Revisión de Ofertas Económicas, la cual debe ser entregada en físico y en electrónico.
Seguidamente el Analista de Estimanet, codifica la solicitud y registra en la aplicación Estimanet los datos necesarios (Descripción del proceso, Organización solicitante, Supervisor encargado, tipo de solicitud, fecha de solicitud, centro de costo, etc.).
De no estar completa la información requerida deberá devolver de manera inmediata la hoja de solicitud con los soportes que la acompañen, a la persona perteneciente a la Unidad Requiriente del servicio, quien deberá firmar como recibido previa descripción realizada por el Analista de Estimanet, la cual se hará por escrito en la hoja de solicitud, donde debe especificar el motivo de la devolución. Será responsabilidad del Ingeniero de Costos entregar copia de esta hoja a la unidad requiriente y archivar la original en la carpeta identificada como Solicitudes devueltas, la cual estará a su cargo. De igual manera debe descargar la solicitud como proceso devuelto.
No se recibirán documentos de soporte para la solicitud de Revisiones de Ofertas Económica, que no estén debidamente revisados y aprobados por la unidad requiriente del servicio.
De estar completa la información, el analista de Estimanet procederá a entregar la solicitud a los Supervisores. El tiempo de retención de la solicitud, con el analista de Estimanet, no debe exceder un día hábil.
A continuación se muestra la información mínima requerida, dependiendo del tipo de revisión de ofertas y las condiciones en la que se encuentre el proceso, para mayor información verificar con la lista de chequeo (formato INCO-ESCO-FO-021). Ver Anexo n°2.
Para la ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD; los Supervisores de Estimación de Costos tendrán la responsabilidad de recibir del analista de Estimanet la solicitud, verificar si la información está completa y cumple con los requerimientos mínimos para la elaboración del informe de revisión de oferta solicitado; de no estar completa la información se procederá a devolver tal solicitud al analista de Estimanet, el cual deberá informar a la unidad requiriente del servicio, el motivo de la devolución a través de una notificación que deberá realizarse vía E-mail.
Sí la información está completa y cumple con los requerimientos mínimos para la elaboración del informe de revisión de oferta solicitado, el Supervisor de Estimación de Costos, debe firmar la hoja de solicitud en señal de revisión y aprobación y seguidamente deberá asignar el Ingeniero de Costos encargado de procesar el estimado requerido.
Los Supervisores de Estimación de Costos deberán establecer las Horas-Hombres aproximadas para procesar la solicitud; así como, la fecha estimada de entrega programada, esta última previo acuerdo con el Ingeniero de Costos asignado y (de acuerdo a la complejidad del estimado y la cantidad de procesos asignados que posea el Ingeniero de Costos) en la aplicación Estimanet y suministrará de manera inmediata, máximo un día hábil, la información al Ingeniero de Costos asignado.
En la RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD por parte del Ing. De Costos; recibe la solicitud del Supervisor de Estimación de Costos y debe firmar la hoja de solicitud en señal de recepción del documento.
El Ingeniero de Costos tendrá la responsabilidad de revisar si los contenidos técnicos y administrativos están acordes con la información requerida para elaborar el informe de revisión de oferta solicitado, deberá verificar y validar que esté completa la documentación suministrada.
En el procedimiento de NOTIFICACIÓN DE RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD: El Ingeniero de Costos, deberá notificar a la Unidad Requiriente, a través de la persona que solicitó el servicio y su Supervisor inmediato, vía E-mail, el estatus de la solicitud y la fecha estimada de entrega, previamente acordada con el supervisor; valida la información, sí no es completa y/o no cumple con los requerimientos mínimos para la elaboración del informe de revisión de oferta solicitado, procederá a devolver de manera inmediata a través de ésta notificación previa autorización del Supervisor la solicitud realizada.
El CONTENIDO DE LA NOTIFICACIÓN debe ser el siguiente:
Nombre del Ingeniero de Costos asignado
Ubicación y extensión del Ingeniero de Costos
Indicador del Ingeniero de Costos
Título de la Obra o Servicio
N° de Control asignado.
Copia a los Supervisores
La notificación debe indicar la fecha estimada de entrega.
Para realizar la ENTREGA DEL ESTIMADO; el Ingeniero de Costos debe entregar el Informe de Revisión de Oferta Económica previamente firmado y la hoja portada con todos los datos indicados (ver anexo n°5, formato INCO-ESCO-FO-022) a su Supervisor inmediato.
De igual forma debe descargar en la aplicación Estimanet las horas hombres invertidas en la elaboración del Informe de Revisión de Oferta Económica y cualquier observación que considere relevante.
Para la REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL INFORME DE REVISIÓN DE OFERTAS ECONÓMICAS;: El Supervisor de Estimación de Costos debe realizar la revisión del Informe, para su posterior aprobación. De igual forma debe descargar el proceso en la aplicación Estimanet, para ser entregado al Ingeniero de Costos.
Una vez aprobado el Estimado de Costos por el Supervisor, el Ingeniero de Costos, debe entregar al Superintendente de Ingeniería de Costos, para su revisión y aprobación. Los mismos deben firmar todas las hojas que conforman el cuerpo del Documento, es decir, del Informe de Revisión de Oferta Económica a entregar.
Para la NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DEL ESTIMADO DE COSTOS O INFORME DE REVISIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS ECONÓMICAS; el Ingeniero de Costos, debe notificar a la Unidad Requiriente, a través de la persona solicitante del servicio y a su Supervisor inmediato, vía E-mail, la entrega del Informe de Revisión de Oferta Económica, el cual se debe encontrar previamente firmado y aprobado para su entrega inmediata. Esta nota E-mail debe ser remitida sobre la notificación de recepción de la solicitud realizada previamente.
El CONTENIDO DE LA NOTIFICACIÓN debe ser el siguiente:
1. Nombre del Ingeniero de Costo asignado
2. Ubicación y extensión del Ingeniero de Costo
3. Indicador del Ingeniero de Costos
4. Título de la Obra o Servicio
5. N° de Control asignado.
6. Copia a los Supervisores
Para realizar la ENTREGA DE DOCUMENTO; El Ingeniero de Costos entregará al requiriente del servicio el Informe de Revisión de Oferta Económica, este deberá firmar el formato de Hoja de Entrega de Documento (ver anexo n°6, formato INCO-ESCO-FO-023) previamente firmado por el Ingeniero de Costos, en señal de recepción del documento.
La Hoja de Entrega de Documento será archivada en una carpeta que deberá tener cada Ingeniero de Costos identificada como "Documentos Entregados año X.XXX".
En aquellos casos en que la Unidad Requiriente solicite sea emitida nuevamente (por diferentes causas) el "Informe de Revisión de Oferta Económica" se deberá colocar una Fe de Errata (en la parte inferior del lado derecho del documento con letras en negrillas número 9) indicando la fecha de elaboración de la segunda emisión quedando el documento con la fecha en la cual fue elaborado. La Fe de Errata debe indicar lo siguiente: Fe de Errata: Segunda Emisión dd/mm/aa, quedando sin efecto la primera emisión del Documento.
Los SOPORTES DEL DOCUMENTO; son responsabilidad del Ingeniero de Costos una vez finalizada la elaboración del Informe de revisión de Oferta Económica, archivar el documento para el cual deberá crear una carpeta en electrónico que debe ser guardada en la carpeta de Registro Histórico de la Organización y debe estar identificada de la siguiente manera:
Los nombres de las carpetas y sub-carpetas deben estar en mayúsculas.
Los nombres de los archivos, carpetas y sub-carpetas deben utilizar la menor cantidad de caracteres posible.
Nomenclatura por tipo de proceso:
RO: Revisión de Oferta
CA RO: Cambio en el Alcance Revisión de Oferta
GR RO: Revisión de Oferta para Gastos Reembolsables
RE: Reclamo
El Ingeniero de Costos debe generar el archivo en electrónico contenido de acuerdo a los parámetros que se indican a continuación por tipo de proceso
El proceso de ARCHIVAR DOCUMENTO; Es responsabilidad del Ingeniero de Costos una vez finalizada la elaboración del Informe correspondiente, generar el archivo electrónico de acuerdo a los parámetros indicados en el punto anterior por tipo de proceso. Deberá archivar el documento y crear la carpeta en electrónico que debe ser guardada en la carpeta de Registro Histórico de la Organización.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO QUE SE LLEVA A CABO CON LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET
La Superintendencia de Ingeniería de Costos tiene como compromiso fundamental, la elaboración de Estimados de Costos, Revisión de Ofertas Económicas y Análisis de Reclamos.
Esta organización es responsable de optimizar los procesos presupuestarios del Distrito Norte, a través de evaluaciones e implantación de mejores prácticas y tecnología de vanguardia. Para ello, requiere de elementos técnicos económicos, como medio para el mejoramiento continuo.
En función a esto, la Superintendencia adoptó un sistema de información para mantener el control de los procesos presupuestarios. Este sistema maneja algunos de los datos necesarios para la ejecución de dichos procesos (Descripción del proceso, Organización solicitante, supervisor encargado, estimador, tipo de solicitud, fecha de solicitud, horas hombres invertidas, centro de costo, tipo de contrato y otros); y es manipulado por el personal que labora en dicha Superintendencia, entre los cuales se encuentran: el Superintendente, supervisores, estimadores y un analista de ESTIMANET que es el encargado de recibir y procesar las solicitudes.
El sistema (ESTIMANET) fue desarrollado hace algún tiempo bajo la tutela de esta Superintendencia y se encuentra desarrollado en Visual FoxPro. El proceso que se lleva a cabo para registrar y mantener la información de los procesos presupuestarios en este sistema se realiza de la siguiente manera:
El Analista de Estimanet recibe la solicitud, la cual es entregada en una hoja de papel transcrita con bolígrafo, o mecanografiado con los datos correspondientes; verifica que la solicitud contenga todos los requisitos necesarios para la elaboración del producto, de no ser así devuelve la solicitud a la unidad requiriente, de cumplir con todos los requisitos el analista de ESTIMANET firma la solicitud como recibida e introduce los datos al sistema, principalmente: el nombre o descripción, la organización solicitante, el líder del proyecto, el supervisor encargado, el tipo de solicitud, categoría, centro de costo/ orden, ID proyecto, Área donde se va a realizar el proyecto, tipo de contrato, número de proceso o contrato, fecha de reunión aclaratoria y de apertura, fecha de solicitud (ver Anexo n°1). Finalizado este paso; entrega la solicitud o proceso, ya registrado con un número de control y en físico, al supervisor que procede a verificar que cumpla con todos los lineamientos de lo contrario lo descarga del sistema como devuelto y envía una nota a la unidad requiriente,
Cuando cumplen con los lineamientos el supervisor firma la hoja de reporte al analista de ESTIMANET e ingresa el número de control de la solicitud al sistema, ingresa la fecha programada de entrega, las horas hombres que se emplearan en la realización del producto, y el nombre de uno de los ingenieros de costos bajo su supervisión, el cual se encargará de realizar los análisis correspondientes (estimación de costos, revisión de ofertas, cambios de alcance, presupuesto base, etc). El ingeniero de costos verifica que todo cumpla con los requisitos, de ser así firma la hoja de reporte al supervisor de lo contrario devuelve el proceso al supervisor. De cumplir con todos los requisitos procede a realizar un estudio completo de los costos y ofertas del proceso presupuestario, registra en el sistema los datos obtenidos (montos y horas hombres invertidas).
Luego de culminado el trabajo el ingeniero de costos debe enviar el producto al supervisor el cual verifica que el trabajo se haya realizado de la manera correcta de ser así firma el proceso de lo contrario lo devuelve al ingeniero de costos para que le realice las correcciones pertinentes. Una vez que el proceso está firmado por el supervisor el ingeniero de costos realiza en Excel la hoja de entrega del producto y envía una nota al cliente para que pase retirando dicho proceso.
Para la realización del informe de control y gestión, el analista de calidad de la organización debe exportar los datos (fecha de entrega programada, fecha de entrega, cantidad de procesos devueltos, cantidad de procesos recibidos, cantidad de procesos urgentes, cantidad de horas hombres, cantidad de procesos por organización) necesarios del ESTIMANET a una hoja de cálculo de Excel para así determinar el valor de los indicadores. Cabe señalar que al momento de filtrar los datos a la hoja de Excel los mismos pueden ser modificados lo cual pone en entre dicho la veracidad de la información.
3. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET
La secuencia de actividades que se presentan a continuación, constituye el sistema de control y gestión de procesos que se lleva a cabo en la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA Distrito Norte. Ver figura número 10.
4. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE PROCESOS, INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN, MANUAL DE PROCESOS (PROCEDIMIENTOS)
Se realizó el diagnóstico de cada uno de los factores mencionados anteriormente a través de la aplicación del análisis FODA y construcción de la matriz FODA que permitieron formular estrategias para mejorar la aplicación web ESTIMANET, los indicadores de control y gestión, y el manual de Procesos de la organización.
4.1. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE PROCESOS – APLICACIÓN WEB ESTIMANET
Se procedió a realizar el análisis de los factores externos e internos que tienen incidencia positiva o negativa en el sistema.
4.1.1. Fortalezas
Permite llevar un control de las solicitudes de servicio que se reciben en la Superintendencia.
Se le pueden realizar modificaciones sin permisos de licencia.
Permite conocer la cantidad de procesos que se procesan en la organización.
Registro y Control centralizado de los procesos financieros
Mantiene un registro de las solicitudes; por fecha, tipo de solicitud, estatus, número de control.
Posee un sub modulo de búsqueda, que permite conocer el estimador asignado a cada proceso y el estatus del mismo.
Permite visualizar la cantidad de solicitudes de procesos que realiza una organización.
Presenta gráficamente y a manera de reporte la cantidad de procesos solicitados y las horas hombres invertidas en la realización de los mismos.
Se puede observar el estatus (entregados, devueltas, en ejecución, asignados, por descargar) de las solicitudes.
Registra la fecha en la se reciben las solicitudes de servicio y la fecha en la cual son entregados los productos.
Apoyo del personal que labora en el área de calidad de la organización.
4.1.2. Oportunidades
La existencia en la empresa de la Gerencia de Automatización, Informática y Telecomunicaciones (AIT). Siendo estos custodios de la aplicación, y facilitando cualquier modificación que se requiera realizar
Las Propuestas de mejoras de otras organizaciones o filiales de la industria.
Disposición para la mejora continúa de los procesos.
La visión de la Gerencia del Distrito Norte, de certificarse bajo la Norma Internacional ISO 9001:2008.
Los diversos avances tecnológicos que se han venido generando dentro de la industria, y que permiten la optimización de las diferentes aplicaciones de software.
Las bondades que ofrece el hecho de que la aplicación ESTIMANET se encuentre en software libre.
4.1.3. Debilidades
EL ingreso del ID del proyecto solo se puede realizar en números, imposibilitando ingresar el ID correcto del proyecto cuando el mismo es alfanumérico.
Actualmente de la aplicación Estimanet se están exportando los datos que se requieren para el informe de control y gestión a Excel lo cual hace vulnerable la confiabilidad de los mismos.
No posee un campo o items donde se pueda observar la prioridad de las solicitudes.
En la actualidad el cálculo de los indicadores de gestión se esta realizando en Excel, exportando de la aplicación estimanet los datos necesarios para el mismo.
Al momento de asignar los procesos a los estimadores el sistema no presenta la cantidad de procesos que tiene asignado cada uno de ellos; en los módulos de usuario del analista de estimanet y de los supervisores.
No genera portada de expediente, hoja de entrega de documentos y la hoja de carátula para la entrega de los productos.
Las graficas que arroja presenta error en los datos con respectos a los datos que se arrojan en el reporte.
No arroja el tiempo de respuesta promedio.
Al momento de exportar los datos a Excel tiende a cambiar en la fecha el día por el mes.
4.1.4. Amenazas
Resistencia al cambio por parte de las unidades requirientes.
Sobrecarga laboral del personal de Automatización, Informática y Telecomunicaciones (AIT). Lo cual produce indisposición de los mismos para la realización inmediata de las mejoras o modificaciones que se deseen realizar.
Fallas en La Red o Servidores.
Ingresos de datos erróneos al sistema.
Una vez realizado el análisis FODA, se procedió a construir una matriz con los aspectos más resaltantes del análisis externo e interno como se puede observar en la Figura 11.
ESTRATEGIAS
FORTALEZAS – AMENAZAS
1. Conformar una mesa de trabajo integrada por representantes de la Gerencia de AIT y la Superintendencia; con el propósito de unificar criterios a fin de aprovechar las bondades que ofrece el software libre en cuanto a las modificaciones o cambios que se le deseen realizar al sistema.
2. Emplear el recurso humano del área de calidad de la organización para promover entre el resto de los empleados y las unidades requirientes las mejoras a realizarse en el sistema y la necesidad de ajustarse a ellas.
FORTALEZAS – OPORTUNIDADES
1. Realizar mejoras al sistema a través de la automatización, y digitalización de los procesos de Ing. de Costos con el objetivo de que las unidades requirientes puedan realizar las solicitudes de procesos vía electrónica.
2. Diseñar un plan de mejora continua que permita con el paso del tiempo ir adecuando el sistema a las necesidades de la organización.
DEBILIDADES – AMENAZAS
1. Incorporar al sistema los formatos de; hojas de entrega, carátula para la entrega de los productos, cuadro de resumen de estimados de costos y revisión de ofertas, hoja de solicitud, hoja de chequeo, entre otros.
2. Cambiar el lenguaje de ingreso de los caracteres del ID de numérico ah alfanumérico, así como el formato de exportación de datos.
3. Adecuar la aplicación Estimanet para que esta pueda mostrar los índices de los indicadores de gestión que se están utilizando actualmente en la Superintendencia.
4. Anexar al modulo de Estimación un campo o items que permita ingresar la prioridad de la solicitud.
DEBILIDADES – OPORTUNIDADES
1. Realizar mejoras en la Aplicación que permitan visualizar la cantidad de procesos que tiene asignado cada estimador, el tiempo promedio de entrega del producto de acuerdo a dicha carga.
2. Realizar un exhaustivo estudio conjuntamente con el personal de AIT para determinar la causa de la incongruencia entre los datos que arroja la grafica de cantidad de procesos al año con respecto al modulo de reporte de procesos.
4.2. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN
Se procede a realizar un análisis FODA al sistema de indicadores de control y gestión; con la finalidad de determinar la situación en la cual se encuentran los factores que se utilizan para medir el desempeño de la organización.
4.2.1. Fortalezas
Permiten medir la efectividad en la entrega de los estimados de costos y análisis de reclamos.
A través de ellos se puede conocer sí los procesos se están entregando en la fecha programada.
Abarcan las solicitudes de estimados de costos que se realizan de manera urgente, y aquellas que son devueltas sin procesar es decir; las que no ingresan al sistema.
Apoyo de la analista de calidad y del comité de calidad de la organización.
4.2.2. Oportunidades
El empleo en la organización de un sistema de control y gestión de procesos financieros (aplicación web ESTIMANET).
La existencia en la Superintendencia de un comité de calidad.
La disposición del personal de la organización para colaborar a través del aporte de información acerca de los procesos medulares y funcionalidad de la Superintendencia.
Compromiso de la línea supervisoria para trabajar en la búsqueda de mejoras.
Disponibilidad para conformar mesas de trabajo.
Apoyo de la gerencia de AIT.
4.2.3. Debilidades
En la efectividad de entrega y efectividad de entrega oportuna; no se toman en cuenta las solicitudes que se han procesado y han sido devueltas.
El sistema de indicadores no posee una meta a través de la cual se pueda observar la trazabilidad de la organización.
El sistema de indicadores no posee un indicador que permita medir la cantidad de horas hombres empleadas en la realización de los procesos.
El sistema de indicadores no permite calcular la cantidad de procesos que no se han culminado durante un periodo o en la fecha programada.
El actual sistema de indicadores no mide la cantidad de solicitudes de análisis de reclamos urgentes.
4.2.4. Amenazas
El cambio del día por el mes que se suscita cuando se exporta del ESTIMANET a la hoja de calculo en Excel los reportes de procesos entregados.
La falta en el sistema ESTIMANET de un campo o ítems que permita registrar y controlar las solicitudes urgentes.
La vulnerabilidad que presentan los datos al exportarlos de la aplicación ESTIMANET a la hoja de cálculo en Excel.
Una vez que se han determinado los factores tanto internos como externos que repercuten de manera positiva o negativa en el sistema de indicadores de la Superintendencia de Ingeniería de Costos se construye la matriz Foda la cual se puede observar en la figura número 12.
ESTRATEGIAS
FORTALEZAS – AMENAZAS
1. Plantearle a la analista de calidad, que la contabilización de los procesos entregados se realice con una metodología diferente a la de exportar el reporte a Excel.
2. Agregar en el ESTIMANET un campo o ítems donde se pueda registrar la prioridad de la solicitud; o crear una hoja de cálculo en Excel donde se registren las solicitudes urgentes.
3. Incorporar al ESTIMANET el sistema de indicadores.
FORTALEZAS – OPORTUNIDADES
1. Conformar una mesa de trabajo con la línea supervisoria con la finalidad de analizar y evaluar el sistema de indicadores actuales.
2. Proponer al comité de calidad la reformulación y delimitación del sistema de indicadores.
3. Adaptar la aplicación web ESTIMANET al sistema de indicadores.
DEBILIDADES – AMENAZAS
1. Cambiar el lenguaje informático del cuadro de reporte para que al momento de exportarlo a Excel no cambie en la fecha el día por el mes.
2. Tomar acciones orientadas a mitigar la vulnerabilidad que presentan los datos al momento de ser exportados.
DEBILIDADES – OPORTUNIDADES
1. Emplear la información aportada por el personal para formular un indicador que mida la cantidad de horas hombres empleadas en los procesos.
2. Aprovechar el apoyo de la gerencia de AIT para realizar mejoras a la aplicación web ESTIMANET.
3. Formar una mesa de trabajo con la línea supervisoria y el comité de calidad con la finalidad de fijar una meta a cada indicador basándose en datos históricos.
4.3.. DIAGNÓSTICO DEL MANUAL DE PROCESOS (CAPITULO O SECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS)
Se realizó un análisis de las fortalezas y oportunidades de mejora que presenta el manual de procesos así como de aquellos factores que podían resultar amenazas y debilidades.
4.3.1. Fortalezas
Establece los lineamientos bajo los cuales se rigen los procesos medulares que se llevan a cabo en la organización.
Define los pasos a seguir en la elaboración de estimados de costos, revisiones de ofertas y análisis de reclamos.
Describe las actividades que deben realizar; el analista de ESTIMANET, supervisores, e ingenieros de costos, para cumplir con el procedimiento que se encuentra declarado en el mismo.
Permite conocer la relación o interacción de los miembros de la organización con el sistema de control y gestión de procesos financieros (ESTIMANET).
Esta sujeto a revisiones y modificaciones, con la finalidad de adaptarlos a los cambios que se susciten dentro de la organización.
4.3.2. Oportunidades
La visión de la Gerencia del Distrito Norte, de certificarse bajo la Norma Internacional ISO 9001:2008.
La existencia de la Gerencia de Planificación y Gestión adscrita a la Gerencia del Distrito Norte.
Las políticas de calidad de la industria, la cual incita a las organizaciones a aplicar procesos de mejora continua a sus manuales.
4.3.3. Debilidades
En la sección de revisiones de ofertas se refieren a ellas como estimados.
El manual establece que el analista de ESTIMANET debe descargar del sistema los procesos devueltos, sin embargo en el perfil de acceso del analista de ESTIMANET dentro del sistema no existe esa opción.
No instituye que el analista de ESTIMANET debe presentar una hoja de reporte de procesos al supervisor al momento de hacerle entrega de los mismos; de igual forma que dicho reporte debe ser archivado y administrado por el analista de ESTIMANET.
El manual no posee diagramas donde se pueda observar de manera grafica las secuencias de las operaciones que se llevan a cabo para la elaboración de los productos.
4.3.4. Amenazas
Las auditorias que se realizan dentro de la corporación.
El incumplimiento por parte del personal de los procedimientos que se encuentran declarados en el manual.
Falta de interés del comité de calidad en la realización de las actualizaciones del manual.
Luego de tener precisadas las características para cada uno de los factores, se realiza la construcción de la matriz foda como se puede observar en la Figura número 13.
Figura 13. Matriz Foda del Manual de Procesos (sección procedimientos).
ESTRATEGIAS
FORTALEZAS – AMENAZAS
1. Apoyarse en el comité de calidad para difundir dentro de la organización el contenido del manual.
2. Concientizar al personal acerca de la importancia que tiene para la organización que los mismos tengan conocimiento y cumplan con los procedimientos que se encuentran declarados en el manual.
3. Utilizar las observaciones y recomendaciones que se le realicen en las auditorias como bases para las actualizaciones y mejoras.
FORTALEZAS – OPORTUNIDADES
1. Ajustar los lineamientos y pasos declarados en el manual a las políticas de calidad de la industria.
2. Tomar como referencia el conocimiento y experiencia de la Gerencia de Planificación y gestión para la realización de cambios en el manual.
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