Optimización del sistema de control y gestión de procesos empleado en la superintendencia de ingeniería de costos (página 3)
3. Adaptar los procesos que se encuentran declarados en el manual a los que se llevan a cabo en la organización o viceversa.
DEBILIDADES – AMENAZAS
1. Conminar al comité de calidad de la organización, para que defina y unifique criterios con respecto a los procesos medulares.
2. Adecuar las actividades del analista de ESTIMANET a las bondades que ofrece dicho sistema.
3. Crear mecanismos de control para asegurarse de que el personal cumpla con los procedimientos declarados en el manual y así evitar no conformidades cuando se realicen las auditorias.
DEBILIDADES – OPORTUNIDADES
1. Elaborar el diagrama de operaciones de procesos y así observar la secuencia de las actividades que se llevan a cabo desde la recepción de las solicitudes hasta que se entrega el producto.
2. Declarar en el manual el mecanismo de control que lleva a cabo el analista de ESTIMANET al momento de realizar la entrega de las solicitudes a los supervisores.
CAPITULO VI
Situación propuesta
En el capítulo que se abordara a continuación se presenta la aplicación del ciclo de mejora continua a la aplicación web ESTIMANET, se realizara el plan de mejoras para dicha aplicación, se formularan indicadores de control y gestión basándose en el diagnóstico realizado en el capitulo anterior, se diseñara un modelo de la aplicación web optimizado, y se actualizara el manual de procesos de acuerdo a los cambios que se susciten en los procedimientos de la organización.
1. APLICACIÓN DEL CICLO DE MEJORA CONTINUA AL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE PROCESOS FINANCIEROS (ESTIMANET)
Es difícil encontrar una empresa o departamento donde no se realicen esfuerzos por mejorar los procesos existentes, PDVSA y la Superintendencia de Ingeniería de Costos organización perteneciente a dicha industria no escapan de esa realidad, es por ello que se procede a realizar la aplicación del ciclo de mejora continua a la aplicación ESTIMANET con la finalidad de buscar oportunidades de mejoras.
1.1. SELECCIÓN DE LOS PROBLEMAS
Para la selección de los problemas se realizaron diversas entrevistas no estructuradas con el personal que se relaciona con el sistema de control y gestión de procesos financieros (aplicación web ESTIMANET) y así recolectar la mayor cantidad de información posible, desde los diferentes puntos de vista de cada empleado. Luego de ello se conformo una mesa trabajo con la línea supervisoria para debatir las ideas expresadas por el personal y realizar la tormenta de ideas como se puede observar en la figura número 14 con los problemas más representativos. Cabe señalar que no se obviaron comentarios.
Figura 14. Tormenta de Ideas de la Aplicación Estimanet
1.2. CUANTIFICACIÓN Y SUBDIVISIÓN DEL PROBLEMA U OPORTUNIDADES DE MEJORA
Se procedió a precisar mejor la definición del problema, su cuantificación y la posible subdivisión en subproblemas o causas síntomas.
1.2.1. Estratificación y/o Subdivisión del problema en sus causas – síntomas
Se realizó la estratificación del problema de la siguiente manera:
La incongruencia entre gráficos y reportes, puede ser producto de un error en el contador que se utilizo en la programación del software y que permitiría la realización de los gráficos y reportes.
La rapidez en la elaboración de los procesos puede depender de la prioridad de las solicitudes, del tipo de proceso que se solicite y del proyecto al cual se le va a realizar el proceso.
La dificultad de ingreso de datos se puede deber a que el lenguaje de ingreso que se utiliza para llenar los campos o ítems (numérico, alfabético y alfanumérico) no corresponde con el que tiene programado el sistema.
El bloqueo de funciones en algunos módulos puede ser provocado por el perfil con el cual se accede a la aplicación.
Las fallas en el sistema pueden ser productos de la caída de la señal en el servidor con el cual trabaja el ESTIMANET.
La vulnerabilidad de los datos puede ser por la exportación de los mismos a Excel.
El cambio del día por el mes que sucede cuando se exporta el reporte de procesos a Excel, puede estar motivado por la incompatibilidad del lenguaje informático utilizado con respecto a la hoja de cálculo de Excel.
La repetición de algunos datos predeterminados dentro del sistema se puede estar gestando por el ingreso manual y desproporcionado de los mismos a través de los diferentes niveles de acceso.
El cansancio visual de los trabajadores puede estar provocado por los colores con los cuales se realizo el diseño de la aplicación.
1.2.2. Cuantificación del impacto de cada Subdivisión
Para realizar la cuantificación del impacto de cada subdivisión se procedió a aplicar la técnica de grupo nominal, con la finalidad de priorizar los problemas a abordar; para ello se realizo una reunión con la línea supervisoria conformada por 5 supervisores y un superintendente, se presentaron las subdivisiones del problema expuestas en la sección anterior y para la ponderación de cada uno de tomaron como limites de 2 a 10 puntos como mínimo y máximo respectivamente. Pudiéndose apreciar los resultados en la figura número 15.
1.2.3. Selección de Subproblemas a analizar
Para seleccionar los subproblemas que fueron objeto de estudio se visualizaron los diferentes niveles de incidencia entre los subproblemas para ello se aplicó el diagrama de Paretto como se puede observar en la figura número 16.
Fuente: El Autor
Figura 16. Diagrama de Paretto del Estimanet
LEYENDA
Los problemas se encuentran enunciados en el siguiente cuadro en el mismo orden de aparición en el diagrama de paretto
A través del diagrama de paretto se puede apreciar que los problemas que más impacto están causando en la aplicación a juicio de la línea supervisoria y que se les debe dar prioridad en el análisis son los siguientes: con un 100% se encuentran la vulnerabilidad de los datos, la incompatibilidad del lenguaje de la aplicación con respecto a Excel, con un 98% el bloqueo de funciones en algunos módulos de acuerdo al perfil de acceso. Con un 97% la incongruencia de datos entre los gráficos y los reportes y con un 90% la dificultad de ingreso de datos en algunos campos del sistema. Cabe resaltar que los demás problemas siguen siendo foco de estudio ya que su efecto sobre el sistema se mantiene.
1.3.…ANÁLISIS DE CAUSAS RAÍCES ESPECIFICAS
Se procedió a realizar un análisis de las causas que originan los problemas objeto de estudio.
1.3.1. Vulnerabilidad de los datos
Se listaron a través de una tormenta de ideas las posibles causas de esa problemática ver Figura número 17.
Fuente: El Autor
Figura 17. Tormenta de Ideas de Vulnerabilidad de los Datos
Luego que se han listados las posibles causas del problema se procedió a agruparlos de acuerdo a su afinidad utilizando para ello el diagrama causa – efecto como se puede observar en la Figura número 18.
1.3.2. Incompatibilidad del lenguaje de la aplicación con respecto a Excel
Se procedió a listar a través de una tormenta de ideas las causas que puedan estar dando lugar a una incompatibilidad del lenguaje de la aplicación con respecto a Excel como se puede apreciar en la Figura número 19.
Fuente: El Autor
Figura 19. Tormenta de Ideas para Incompatibilidad del Lenguaje de la Aplicación con Respecto a Excel
Una vez que se realizó la tormenta de ideas se construyó el diagrama causa –efecto en el cual se agruparon las causas nombradas anteriormente según su afinidad. Ver figura número 20.
1.3.3. El bloqueo de funciones en algunos módulos de acuerdo al perfil de acceso
Se listaron las causas de dicho bloqueo en una tormenta de ideas. Ver figura número 21.
Fuente: El Autor
Figura 21. Tormenta de Ideas del Bloqueo de Funciones en Algunos Módulos de Acuerdo al Perfil de Acceso.
Una vez expresadas en la tormenta de ideas las causas que podrían estar incitando a que se bloqueen algunos campos de los módulos de acuerdo al perfil de acceso, se construyó el diagrama causa – efecto para determinar el origen de dichas causas y agruparlas de acuerdo a su afinidad. Ver Figura Número 22.
1.3.4. La incongruencia entre Gráficos y Reportes
Se realizó una tormenta de ideas para determinar y listar las causas que están produciendo una falta de concordancia entre los datos que arrojan las graficas y los datos que arroja el reporte para un mismo periodo de tiempo. Ver figura número 23.
Fuente: El Autor
Figura 23. Tormenta de Ideas de la Incongruencia entre los Gráficos y los Reportes.
Luego que se han enunciado las causas en la tormenta de ideas, se agruparon las mismas de acuerdo a su analogía, empleando para ello el diagrama causa efecto. Ver Figura Número 24.
1.3.5. La dificultad de ingreso de datos en algunos campos del sistema
Se empleó la tormenta de ideas para listar las causas que están provocando dificultad en el ingreso de datos para algunos campos del sistema. Ver Figura Número 25.
Fuente: El Autor
Figura 25. Tormenta de Ideas para la Dificultad de Ingreso de Datos en Algunos Campos del Sistema.
Se realizó el diagrama causa – efecto basándose en las propuestas realizadas en la tormenta de ideas, congregándolas de acuerdo a su similitud u origen. Ver figura número 26.
1.4 ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE DESEMPEÑO EXIGIDO
En este paso se establecieron los niveles de desempeño exigidos al sistema de control y gestión de procesos financieros (ESTIMANET) a partir de las expectativas del cliente, y los requerimientos de la organización.
Para ello se realizaron entrevistas no estructuradas a los representantes de las unidades requirientes para conocer sus inquietudes y expectativas con respecto al sistema, de igual forma se realizó con el personal que labora en la organización, y de esta manera se pudo trazar como meta:
"LA OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE PROCESOS FINANCIEROS EMPLEADO EN LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE COSTOS"
1.5. DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
Para cumplir con el objetivo de este paso se realizó una tormenta de ideas con las posibles soluciones para cada problemática presentada en los pasos anteriores; para atacar la Vulnerabilidad de los Datos se pueden observar las posibles soluciones en la figura número 27.
Fuente. El Autor
Figura 27. Soluciones para la Vulnerabilidad de los Datos
Para acabar con la Incompatibilidad del Lenguaje de la Aplicación con Respecto a Excel se plantearon diversas soluciones. Ver figura número 28.
Fuente: El Autor
Figura 28. Soluciones para la Incompatibilidad del Lenguaje de la Aplicación con Respecto a Excel.
El Bloqueo de Funciones en Algunos Módulos de Acuerdo al Perfil de Acceso se puede evitar a través de las opciones de soluciones que se presentan en la figura número 29.
Fuente: El Autor
Figura 29. Soluciones para el Bloqueo de Funciones de Algunos Módulos de Acuerdo al Perfil de Acceso.
La manera de evitar la Incongruencia entre los Datos Arrojados por los Gráficos y los Arrojados por los Reportes es a través de las siguientes soluciones. Ver figura número 30.
Fuente: El Autor
Figura 30. Soluciones para Incongruencia entre los Gráficos y los Reportes
Las soluciones para la Dificultad de Ingreso de Datos en Algunos Campos del Sistema se pueden apreciar en la figura número 31.
Fuente: El Autor
Figura 31. Soluciones para la Dificultad de Ingreso de Datos en Algunos Campos del Sistema.
Una vez que se tiene establecida la meta de mejoramiento y las soluciones que se pretenden llevar a cabo para mitigar el impacto de los problemas planteados anteriormente y así lograr la meta; se procede a programar la implantación de las soluciones a través de la definición de las 5W :
WHAT (QUÉ): Modificar el formato de salida de los datos de Excel a PDF, emplear un código de validación de datos alfanumérico, adecuar los códigos de validación de los campos, convalidar la existencia de información en la base de datos al momento de ingresar algún dato.
WHY (POR QUÉ): Por la necesidad que existe en la organización de adecuar el sistema de control y gestión de procesos financieros (ESTIMANET) al crecimiento que se ha venido gestando en la Superintendencia y en la industria.
WHEN (CUÁNDO): Una vez culminado la investigación acerca de la Optimización de la Aplicación web ESTIMANET se procede a la puesta en marcha de las propuestas que allí se susciten.
WHERE (DÓNDE): La implantación de las soluciones se va a llevar a cabo en la GERECIA DE AUTOMATIZACIÓN, INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES (AIT).
WHO (QUIÉN): El Ingeniero en Sistemas KEVIN ANGULO.
1.6. IMPLANTACIÓN DE SOLUCIONES
Para la realización de este paso se necesita que las mejoras ya se encuentren implementadas y en virtud de que las mismas no se han puesto en marcha no se puede desarrollar ya que, no se puede verificar o medir el rendimiento y funcionalidad sin haberse implantando las propuestas.
1.7. ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE GARANTIA
El administrador de la aplicación dentro de la Superitendencia, el comité de calidad de la misma y la gerencia de AIT; son los responsables directos de realizarle un seguimiento a la aplicación, así como llevar a cabo las actividades de mantenimiento del software semestralmente. El comité de calidad se encargara de asignar un equipo de trabajo anualmente para realizar diagnósticos y estudios similares al desarrollado en la presente para adaptar la aplicación a las necesidades de la organización.
2. FORMULACIÓN DE MEJORAS PARA LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET
Luego de realizado el diagnóstico y de haber aplicado el ciclo de mejora continua se proponen las siguientes mejoras para el Sistemas de control y Gestión de procesos financieros empleado en la Superintendencia de Ingeniería de Costos:
Crear un módulo que permita a las unidades requirientes realizar las solicitudes desde su oficina. Colocando en el sistema un nivel de acceso usuario – cliente de igual forma programar el software para que los administradores de contrato puedan adjuntar los soportes de las solicitudes y visualizar el check list. Ver anexo N°2.
Incorporar un módulo de indicadores de control y gestión, y programar el software para que utilice la información almacenada en la base de datos para realizar el cálculo de ellos.
Programar el campo de supervisores para que refleje de manera instantánea la cantidad de procesos que tiene asignado cada supervisor.
Programar el campo de estimadores para que refleje de manera instantánea la cantidad de procesos que tiene asignado cada ingeniero de costos.
Crear un módulo que contenga un campo que permita a los clientes consultar el estatus de los procesos.
Incorporar en el sistema los formatos de; planilla de solicitud de procesos, hoja de check list, hoja de certificación para los estimados de costos clase I o presupuestos base, cuadro resumen de los estimados de costos clase (V, IV, III, II), informe de revisión de ofertas, hoja de entrega de procesos, hoja de carátula para los procesos.
Modificar el código de validación de ingreso de datos a alfanumérico.
3. FORMULACIÓN DE INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN BASÁNDOSE EN EL DIAGNÓSTICO
Una vez realizado el diagnóstico se procede a formular los indicadores que permitirán el seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios de la organización, con la finalidad de establecer su desempeño actual, predecir su comportamiento futuro y realizar la toma de decisiones acertadas. Lo indicadores de control y gestión propuestos son los siguientes:
1. Efectividad Absoluta: META 70%
En donde:
2. Efectividad Relativa: META 60%
En donde:
3. Eficiencia Absoluta: META 100%
En donde:
4. Entrega Oportuna: META 100%
En donde:
5. Formación del Personal: 100%
En donde:
Motivado a que las metas de los indicadores de Efectividad Absoluta, Efectividad Relativa y Eficiencia Absoluta resultan de las estadísticas que se originan producto de la disponibilidad de fuerza laboral, contingencias, cambio organizacional, pericia del ingeniero de costos y otros factores, los mismos varían anualmente, por lo que las metas serán establecidas en el Informe de Gestión de Ingeniería de Costos, en donde se realiza el análisis de cada uno, excepto los indicadores de Formación de Personal y Entrega Oportuna cuyas metas son del 100%,se establecen las desviaciones con relación a las metas.
4. DISEÑO DE UN MODELO OPTIMIZADO DE LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET
Luego de que se tienen formuladas las mejoras se procede a realizar un diseño del sistema donde el procedimiento para solicitud de procesos queda estipulado de la siguiente manera:
El administrador o Contratador accede a la aplicación Estimanet en el módulo de Solicitud de Procesos, una vez autorizado por el Supervisor de la Organización Contratante, y selecciona el tipo de solicitud, adjuntando en electrónico todos los requisitos exigidos para cada tipo de trabajo.
En la Superintendencia de ICDN (Ingeniería de Costos Distrito Norte), el Administrador(a) de la Aplicación Estimanet recibe en la bandeja de solicitudes y las distribuye a las bandejas de solicitudes de los Supervisores de ICDN, de acuerdo al índice de cantidad de procesos por analista de costos.
El Supervisor de ICDN asigna la solicitud a la bandeja de los analistas de costos, y una vez que estos la revisan el sistema automatizado envía al Contratador (solicitante) y al Supervisor del Proceso por parte de la Organización Contratante la información referente al número de control del proceso, fecha planificada de entrega del servicio, número de extensión e indicador del analista de costos.
Una vez concluida la solicitud el analista de costos envía la información al Contratador (solicitante) y al Supervisor del Proceso por parte de la Organización Contratante la finalización del mismo y que pueden pasar retirando el físico del mismo por las oficinas del Administrador del Estimanet.
El Solicitante deberá firmar el libro de actas de entrega del documento que el Administrador del Estimanet le facilita.
A continuación se presentan las pantallas del modelo; actual y propuesto del sistema:
ANTES
Perfil Analista de Estimanet
Perfil de administrador del software por la Superintendencia de Ingeniería de
Costos
Perfil de Estimador de Costos
Perfil de Supervisor – Pantalla Principal
Perfil de Supervisor – Módulo de Búsqueda
DESPUÉS
Perfil Usuario Cliente – Módulo de Solicitud de proceso
Perfil de Analista de Estimanet – Se incorporo un Módulo que refleje los procesos que se han solicitado
Perfil de Supervisor – Sé incorporo un Modulo donde se pueda consultar el comportamiento de los indicadores de control y gestión
Perfil de Supervisor – Se incorporo un Modulo donde se pueda consultar el comportamiento de los indicadores de control y gestión, en el campo de Estimador se agrego la cantidad de procesos que tiene asignado cada uno
Perfil de Analista de Estimanet – Se agrego la cantidad de proceso que tiene asignado cada Supervisor
5. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE COSTOS – CAPITULO PROCEDIMIENTOS
Se presentan las secciones del manual que sufrirán modificaciones con la optimización de la aplicación Web ESTIMANET.
5.1. MODIFICACIONES PARA LA SECCIÓN DE ESTIMACIÓN DE COSTOS
Cabe señalar que la numeración que se prescribe a continuación forma parte de la codificación del manual
5. PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
5.1. REVISIÓN, RECEPCIÓN, AUTOMATIZACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN.
El Analista de Estimanet realiza la recepción de las solicitudes, a través de la bandeja de solicitudes que se encuentra en modulo de solicitud de procesos en la aplicación Estimanet, las solicitudes contienen toda la información solicitada como soporte para la elaboración del estimado ya que; el sistema se encarga de procesar solo aquellas solicitudes que posean adjuntado todos los requisitos expuestos en la check list (Ver anexo N°2).
Seguidamente el Analista de Estimanet procede a consultar la carga de trabajo de cada supervisor, para luego distribuir en las bandejas de entrada de los supervisores las solicitudes de procesos de acuerdo al índice de cantidad de procesos que posea cada uno de ellos.
Es responsabilidad de la unidad requiriente y los administradores de contrato la veracidad de la información suministrada de manera electrónica.
Al finalizar la jornada laboral el analista de Estimanet debe entregar a cada Supervisor una hoja de reporte en físico con los procesos que le fueron asignados en esa fecha, el cual debe firmar y devolver al analista para que proceda a archivarla en la carpeta que lleva por nombre REPORTES DE PROCESOS XXXXX (SEMESTRE DEL AÑO QUE SE ESTA ARCHIVANDO).
ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD
Los Supervisores de Estimación de Costos y Revisiones de Ofertas recibirán en su bandeja de entrada las solicitudes de los procesos provenientes del analista de Estimanet, luego debe consultar el índice de procesos que tiene asignado cada estimador para realizar la asignación de procesos, una vez realizado esto procede a enviar a la bandeja de entrada del Ingeniero de costos encargado de realizar el proceso requerido la solicitud de proceso.
Al finalizar la jornada laboral el supervisor debe entregar al estimador el reporte en físico de los procesos que le fueron asignados en esa fecha. El estimador debe firmar el reporte y devolver al supervisor para que lo archive en la carpeta que lleva por nombre REPORTES DE PROCESOS – SUPERVISOR XXXXX (SEMESTRE DEL AÑO QUE SE ESTA ARCHIVANDO).
Los Supervisores de Estimación de Costos y Revisiones de Ofertas deberán establecer las Horas-Hombres aproximadas para procesar la solicitud; así como, la fecha estimada de entrega programada, esta última previo acuerdo con el Ingeniero de Costos asignado y (de acuerdo a la complejidad del estimado y la cantidad de procesos asignados que posea el Ingeniero de Costos) en la aplicación Estimanet y suministrará de manera inmediata, máximo un día hábil, la información al Ingeniero de Costos asignado.
RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD
El Ingeniero de Costos recibe la solicitud en su bandeja de entrada proveniente del Supervisor de Estimación de Costos y Revisiones de Ofertas. El Ingeniero de Costos tendrán la responsabilidad de revisar si los contenidos técnicos y administrativos están acordes con el tipo de estimado solicitado, deberá verificar y validar la documentación suministrada para la elaboración del estimado.
NOTIFICACIÓN DE RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD:
La notificación de recepción de la solicitud la realiza la aplicación Web Estimanet de manera instantánea una vez que el Ingeniero de Costos revise en su bandeja de entrada la solicitud de proceso. La notificación se envía al Contratador (solicitante), y al Supervisor del proceso por parte de la Superintendencia de Ingeniería de Costos.
CONTENIDO DE LA NOTIFICACIÓN (ver figura número 32 ):
Nombre del Ingeniero de Costos asignado
Ubicación y extensión del Ingeniero de Costos
Indicador del Ingeniero de Costos
Título de la Obra o Servicio
N° de Control asignado.
Copia a los Supervisores
La notificación debe indicar la fecha estimada de entrega.
Fuente: El Autor
Figura 32.- Presentación de la Notificación de recepción de solicitud de Estimados de Costos.
5.8. ENTREGA DEL ESTIMADO
El Ingeniero de Costos debe entregar el Estimado de Costos previamente firmado y la hoja portada con todos los datos indicados (ver anexo n°3, formato INCO-ESCO-FO-022) a su Supervisor inmediato.
De igual forma debe descargar en la aplicación Estimanet las horas hombres invertidas en la elaboración del Estimado de Costos y cualquier observación que considere relevante.
5.9. REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL ESTIMADO
El Supervisor de Estimación de Costos y Revisión de Ofertas debe realizar la revisión del Estimado de Costos, para su posterior aprobación. De igual forma debe descargar el proceso en la aplicación Estimanet, para ser entregado al Ingeniero de Costos.
Una vez aprobado el Estimado de Costos por el Supervisor, el Ingeniero de Costos, debe entregar al Superintendente de Ingeniería de Costos, para su revisión y aprobación en los casos que aplique. Los mismos deben firmar todas las hojas que conforman el cuerpo del Documento del Estimado de Costos a entregar.
5.9. NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DEL ESTIMADO DE COSTOS O INFORME DE REVISIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS ECONÓMICAS:
El Ingeniero de Costos, debe notificar a la Unidad Requiriente, a través de la persona solicitante del servicio y a su Supervisor inmediato, vía E-mail, la entrega del Estimado, el cual se debe encontrar previamente firmado y aprobado para su entrega inmediata. Esta nota E-mail debe ser remitida sobre la notificación de recepción de la solicitud realizada previamente.
CONTENIDO DE LA NOTIFICACIÓN (ver figura número 33):
7. Nombre del Ingeniero de Costo asignado
8. Ubicación y extensión del Ingeniero de Costo
Indicador del Ingeniero de Costos
Título de la Obra o Servicio
N° de Control asignado.
Copia a los Supervisores
Fuente: El Autor
Figura 33.- Presentación de la Notificación de Entrega de Estimados de Costos
5.11. ENTREGA DE DOCUMENTO
El Ingeniero de Costos entregará al Analista de Estimanet el Estimado de Costos conjuntamente con el formato de Hoja de Entrega de Documento (ver anexo n°4, formato INCO-ESCO-FO-023) previamente firmado por el, el representante de la unidad requiriente encargado de retirar el producto deberá firmar la hoja de entrega en señal de recepción del documento.
La Hoja de Entrega de Documento será archivada en una carpeta que deberá tener el Analista de Estimanet identificada como "Documentos Entregados año X.XXX".
En caso de referirse a un Estimado de Costos Clase I, la información se debe entregar en sobre sellado y el Ingeniero de Costos debe entregar a la Comisión de Contratación respectiva, en donde sellarán la Hoja de entrega del Documento como señal de recibido, el Ingeniero de Costos deberá entregar al analista de estimanet para archivar en la carpeta antes indicada. En el caso de que la apertura la realice el Grupo interno de la Unidad Requiriente, se entregará a la persona solicitante dicho estimado en sobre sellado.
En caso de referirse a un Estimado de Costos Clase I, para un Presupuesto Social, la información se entrega a la Unidad requiriente, en este caso no se coloca en sobre sellado la información.
5.2. MODIFICACIONES PARA LA SECCIÓN DE REVISIONES DE OFERTAS
Ídem a la anterior.
Conclusiones
Del análisis y discusión de los resultados de esta investigación se obtuvieron las siguientes conclusiones:
Quedó demostrado la importancia de la Aplicación ESTIMANET dentro del proceso de Control y Gestión de la Superintendencia de Ingeniería de Costos.
Este estudio permitió confirmar las debilidades que posee dicho sistema, con respecto a las necesidades de la organización. De igual forma los Indicadores de Control y Gestión y el manual de Procesos en el capítulo de procedimientos.
A través del exhaustivo análisis del sistema se detectó el origen o causal de que la Aplicación ESTIMANET arrojara error en algunas circunstancias.
Con la realización de la matriz FODA se lograron formular las estrategias que impulsarán la adecuación del sistema, la formulación de indicadores de control y gestión y la actualización del manual de procesos.
El diagnóstico permitió conocer las oportunidades que posee el sistema para suprimir sus debilidades optimizando sus fortalezas o bondades.
Recomendaciones
Los resultados de la presente investigación tienen importantes implicaciones para el mejoramiento continuo de Procesos que se lleva a cabo en la Superintendencia de Ingeniería de Costos, por ello se recomienda:
Automatizar el sistema descrito con anterioridad, a través de la ejecución de las mejoras planteadas en el presente trabajo.
Realizar estudios de esta índole anualmente.
Informar al personal y a las unidades requirientes la necesidad e importancia de mejorar el sistema.
Bibliografía
Arias Betsy (2008) Manual de Procesos de Ingeniería de Costos. Superintendencia de Ingeniería de Costos Distrito Norte. PDVSA
Arias Calvo Glendis Yajaira (2006). Desarrollo e implantación de un sistema de información, para el control y gestión de los procesos financieros realizados en la gerencia ingeniería de costos de pdvsa maturín, distrito norte.
Biazzo, S (2000). Approaches to business process analysis. [On line] Disponible en: www.lgti.ufsc.br/O&m/aulas/Aula4/complemento2.pdf.
Fred. R, David (1997) Conceptos de administración estratégica, "El marco analítico para formular estrategias", Capítulo 6, Análisis y elección de la estrategia, Quinta Edición, México, Prentice Hall Hispano Americano, p. 185.
Gómez. B, Luis (1992). Mejoramiento Continuo de Calidad y Productividad Técnicas y Herramientas.
NARVÁEZ, Rosa. (1997). Orientaciones Prácticas para la Elaboración de Informes de Investigación. República Bolivariana de Venezuela (Puerto Ordaz). 2era Edición.
Nogueira Rivera, D; Medina León, A y Nogueira Rivera, C (2004). Fundamentos para el Control de la Gestión empresarial. Editorial Pueblo y Educación Cuba. P1, 12, 13, 104-121.
http://www.eumed.net/ce/
http//www.gestióndeproceso.com
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/metodologia-para-evaluacion-diagnostico-y-diseno-de-procesos.htm
Anexos
Anexo 1. Hoja de Solicitud de procesos
Anexo 1.A Hoja de Solicitud de procesos (Reverso)
Anexo 2. Formato de Lista de Chequeo – Check List
Anexo 4. Hoja de Entrega de Documentos
Anexo 5. Formato de Portada de Revisiones de Ofertas
Anexo 6. Formato de Hoja de Entrega de Revisiones de Ofertas
Anexo 7. Formato de Hoja de Portada
Anexo 8. Gráfica de Estimaciones Por Tipo de proceso
Dedicatoria
A Dios, por regalarme la dicha de vivir rodeada de personas tan especiales.
A mi Madre, quien con paciencia y firmeza supo orientarme para tomar la decisión de estudiar la carrera de Ing. Industrial.
A mi Padre por brindarme su Apoyo Incondicional.
A mi Tío Félix por ser mi tío, padre, amigo, y por estar ahí siempre cuando lo he necesitado.
A mis abuelos en especial a mi abuela Elena por ser pieza fundamental en el logro de esta meta.
A mis hermanos Cristian, Martha, José Gregorio y demás familiares por estar siempre pendiente de mí y por brindarme su apoyo.
A mis Amigos, Nina, Igor, Armando, José Miguel, Editza, Jesmar, Eumar, Sarai, Joely, Martín, Martha, David, Freddy, Alexis, Reinaldo, Lorenna, Alfonsina y todos los que estuvieron conmigo durante el desarrollo de la carrera.
A TODOS LOS QUIERO MUCHISIMO!!! PARA USTEDES ESTE LOGRO….
Francis Del Valle Maneiro Lugo.
Agradecimientos
A Dios por darme la salud y guiarme por el buen camino.
A mi Madre y a mi Abuela Elena por ser los motores que impulsan mis ganas de ser mejor cada día.
A la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" UNEXPO, por brindarme la oportunidad de formarme como Ingeniero Industrial.
A mi tutor Académico, Ing. Scandra Mora Saado por su valioso aporte durante la realización de este trabajo.
A mi tutor Industrial, Ing. Erick D. Joyo C. por su valiosa colaboración durante el desarrollo de mi trabajo.
A la empresa Petróleos de Venezuela, S.A, por darme la oportunidad de realizar mi trabajo de grado en sus instalaciones y a los Ingenieros; Betsy Arias, Alis Paredes, Juan Carlos Rodríguez, Hilda Cordero, Antonio Lara, Kevin Angulo, Edmundo Marcano por su incondicional ayuda.
A los profesores; Alfonso Moffi, Luís León, Orestes Ruiz, Ovidio León, Martha Chópite, Luís Rosales, Lácides Pinto por sus innumerables consejos.
Al Personal de Vicerrectorado y de la Dirección de Investigación y Post grado de la UNEXPO por su sincera y gratificante amistad.
Francis Del Valle Maneiro Lugo.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"
VICE RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
TRABAJO DE GRADO
Fecha: Mayo 2009
Tutor Académico: Ing. Scandra Mora.
Tutor Industrial: Ing. Erick Joyo
Autor:
Francis Del Valle Maneiro Lugo.
 Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente  |