Presupuesto empresarial: esquema y estructura

Introducción

Los presupuestos se relacionas con el control financiero de la organización descubriendo qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización y sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. Son indispensables para las finanzas de una empresa u organización por lo cual poseen gran importancia.

Gerencia y sistema presupuestario

Un presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, que se expresa en valores y términos financieros los cuales deben cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

El Sistema Presupuestario es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una eficiencia razonable. Aunque el alcance de la "eficiencia razonable" es indeterminado y depende de la interpretación de la política directiva, debe precisarse que un proyecto no debe confundirse con un presupuesto, en tanto no prevea la corrección de ciertas situaciones para obtener el ahorro de desperdicios y costos excesivos

El presupuesto representa la etapa de evaluación y control expresada en términos cuantificables (económico – financieros) de las diversas áreas o unidades de la empresa como parte de sus planes de acción a corto plazo todo esto enmarcado dentro del plan estratégico adaptado inicialmente por la empresa y determinando por la alta dirección.

Preparación e instalación de un sistema presupuestario

El presupuesto es utilizado por como una herramienta de planificación y control que debe considerar cinco etapas en su preparación e instalación, ya se trate de comenzar o cuando ya se tenga implementado el sistema. Estas etapas son fundamentales para un buen sistema presupuestario y poseen una intima relación:

• Preiniciación (diagnóstico interno y externo, objetivos, estrategias y políticas)

• Elaboración del presupuesto

• Ejecución

• Control

• Evaluación

El presupuesto de una organización supone la base para tomar la decisión que permite que las realizaciones efectivas se ajusten lo más posible a sus objetivos establecidos, normalmente se elaboran los presupuestos para periodos de un año, representando la concretización de los objetivos fijados a más largo plazo.

Los objetivos de la empresa están de hecho íntimamente ligados a los presupuestos, su jerarquización y coordinación en el tiempo son imprescindibles para desarrollarlos eficazmente, utilizando para ello la gestión presupuestaria. Tiene por objeto prever la asignación de los recursos entre las diferentes alternativas de gasto, así como los ingresos con que financiarlos.

Presupuesto de ventas

El punto clave para la exactitud de la mayor parte de los presupuestos de efectivo, es la proyección de las ventas.

Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo.

El Presupuesto de Ventas se encuentra compuesto por las siguientes categorías:

• Productos que comercializa la empresa.

• Servicios que prestará.

• Los ingresos que percibirá.

• Los precios unitarios de cada producto o servicio.

• El nivel de venta de cada producto.

• El nivel de venta de cada servicio.

El Presupuesto de Ventas se basa en el pronostico de ventas, por lo que dicho pronostico debe ser realizado cuidadosamente y con exactitud para que el proceso presupuestal sea mucho más confiable

El pronóstico de ventas suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:

• Producción

• Compras

• Gastos de ventas

• Gastos administrativos

Él pronostico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad, dependiendo del tipo de organización que se posea.

Presupuesto de gastos relacionados con las ventas

Este presupuesto incluye todos los gastos del departamento de ventas principal como de otras subdivisiones que existan y estén adscritas a la empresa principal. Para elaborar dicho presupuesto es condición importante tener presente al personal de ventas, sus sueldos y comisiones, ya que realmente son ellos quienes visitan a los clientes y hacen que estos formulen pedidos.

Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.

Características:

• Comprende todo el Marketing.

• Es base para calcular el Margen de Utilidad.

• Es permanente y costoso.

• Asegura la colocación de un producto.

• Amplia mercado de consumidores.

• Se realiza a todo costo.

Desventajas:

• No genera rentabilidad.

• Puede ser mal utilizado.

Presupuesto de producción e inventarios

Para la valuación de los presupuestos de producción, inventarios y costo de producción es la utilización de costos estándar, que constituyen las metas a lograr en el campo de la eficiencia y, dentro de esto, el estándar marginal representa la mejor posibilidad potencialmente aplicable; los costos estimados serían la segunda alternativa, básicamente en entidades de mediana y poca magnitud.

Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado.

El ejecutivo de más jerarquía en el área de producción tiene la responsabilidad de este presupuesto, ya que es la persona que tiene poder de mando o modo de tomar decisiones respecto a éste, quien a su vez puede delegar funciones y autoridad pero no responsabilidad.

En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.

Características:

• Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o molde.

• Debe estimarse el costo.

• No todos requiere los mismos materiales.

• El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de producción.

La elaboración de un programa de producción. Consiste en estimar el tiempo requerido para desarrollar cada actividad, evitando un gasto innecesario en pago de mano de obra ocupada.

Presupuesto de compras y materiales directos

Los Presupuestos de Compras y Materiales Directos son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de producción.

Objetivos Básicos:

• Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de materias primas, materiales, artículos de consumo e inventarios para su venta en caso de una entidad comercial.

• Obtener adecuados precios de adquisición, lo cual incluiría el máximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras.

• Coordinadamente con lo anterior evitar en lo posible la sobre inversión en inventarios.

Los requisitos básicos para su formulación son:

Se requiere que esté perfectamente coordinado con el Presupuesto de Producción, teniendo en cuenta las mismas especulaciones y alternativas que se comentaron en el presupuesto de ventas, en cuanto a que pueda estar ligado o desligado al presupuesto de producción, sobre la base de una cuota estándar mensual o como un programa de compras concentrado, todo ello con la suficiente flexibilidad y considerando las características de la entidad, sus proveedores y las necesidades específicas del caso.

Requiere de detalle para cada una de las materias primas y materiales que estén incluidos en el mismo, así como en cuanto a los períodos de compra.

Otros asuntos de importancia a desarrollar dentro de la formulación del presupuesto de compras y materiales directos son:

• Estimar el inventario de materias primas y demás materiales al inicio del periodo a presupuestar: a este respecto es indispensable investigar y definir si dentro de este inventario existen artículos dañados, obsoletos, de lento movimiento, etc., que deben eliminarse.

• Investigar a actuales y posibles proveedores, seleccionarlos y determinar con cuáles se trabajará durante el período a presupuestar, obtener sus cotizaciones, definir sus condiciones de pago, plazos de entrega, descuentos, bonificaciones, etc., determinando además si se pueden o deben firmarse contratos para tener garantizados precios, fechas y condiciones a si sólo deben suscribirse pedidos anuales abiertos.

• Determinar la anticipación ideal del presupuesto de compras en relación al de producción dando consideración a plazos de entrega de los proveedores seleccionados y a los tiempos de transportación en compras locales y de importación.

Presupuesto de mano de obra

El Presupuesto de Mano de Obra es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada.

En ocasiones se realiza un presupuesto de mano de obra directa por separado para precisar más claramente las necesidades de recursos humanos.

La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.

Características: este presupuesto debe poseer

• Personal diverso

• Cantidad horas requeridas

• Cantidad horas trimestrales

• Valor por hora unitaria

Presupuesto de mano de obra directa:

Este presupuesto trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico para satisfacer los requerimientos de la producción planeada.

Este presupuesto permite la determinación del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o sí los actuales son suficientes.

Una vez calculado el número de obreros requeridos, se puede determinar el costo de esa cantidad de recursos humanos, o sea, traducir el presupuesto de mano de obra directa, expresada en horas estándar o en número de personas y calidad, a unidades monetarias para así calcular el presupuesto del costo de mano de obra.

Presupuesto de costos de fabricación

Los Presupuestos de Gastos de Fabricación son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.

Características: este presupuesto se basa en

• Horas – hombres requeridas.

• Operatividad de maquinas y equipos.

• Stock de accesorios y lubricantes.

Este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir.

Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación:

El presupuesto debe elaborarse con anticipación de todos los centros de responsabilidad del área productiva que efectúan cualquier gasto productivo indirecto. Es importante que, al elaborar dicho presupuesto, se detecta perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de gastos indirectos, de manera que los gastos de fabricación variables se presupuesten en función del volumen de producción previamente determinado y los gastos de fabricación fijos se planeen dentro de un tramo determinado de capacidad independiente al volumen de producción presupuestado.

Cuando se ha elaborado el presupuesto de gastos de fabricación, debe calcularse la tasa de aplicación tanto en su parte variable como en su parte fija y elegir una base que sea adecuada para la estructura del presupuesto de gastos de fabricación indirectos.

Presupuesto de gastos administrativos

El Presupuesto de Gastos Administrativos incluye todos los gastos que se deriven directamente de las funciones de dirección y control de las actividades de la empresa.

Entre los gastos que se incluyen se encuentran:

• Honorarios

• Gastos de representación, de ejecutivos, de administración.

• Pagos a abogados.

• Otros.

Es preciso llevar a cabo un análisis de los gastos efectuados en el pasado para que de igual modo se determinen las constantes y las variantes. El presupuesto de de gastos administrativos se considera como la base de todo presupuesto debido a que son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.

Características:

• Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación.

• Son gastos indirectos.

• Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. 

• Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.

Presupuesto de capital

El presupuesto de Capital se utiliza como un medio para ubicar a la empresa en la dirección deseada. Este presupuesto se utiliza como una herramienta útil en el control de los costos.

Incluye todo el cuadro de renovación de maquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados.

En éste se incluyen tanto la Compra de activos tangibles como la Compra de activos intangibles, y puede ser realizado por medio de varios enfoques:

• Enfoque de la alta dirección: los ejecutivos de venta, producción, finanzas y administración deben pronosticar las ventas sobre la base de experiencia y conocimiento de la empresa y el mercado.

• Enfoque sobre la base de la organización: él pronostica se inicia desde abajo con cada uno de los vendedores, la ventaja radica en que todos los niveles de la empresa participa de alguna manera en el desarrollo de la estimación presupuestal.

Presupuesto de efectivo

En el Presupuesto de Efectivo se deben fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa.

En éste se deben incluir los siguientes datos:

• Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)

• Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)

• Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso)

• Caja final.

• Caja inicial.

• Caja mínima.

Sistemas de control y ajustes presupuestarios

Los Sistemas de Control son procesos que se emplean para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. También, permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

En el Sistema de Control deben ser considerados cuatro factores importantes:

• Cantidad

• Tiempo

• Costo

• Calidad

La Cantidad, el Tiempo y el Costo son factores de carácter cuantitativo y la Calidad netamente cualitativo.  El factor Cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.  Las fechas programadas se controlan por medio del factor Tiempo. El factor Costo se usa como un indicador de la eficiencia administrativa, debido a que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.  La Calidad se refiere a las especificaciones que deben reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

Los controles que se utilizan en los Factores de Control con más frecuencia son los siguientes:

Existen varios criterios para realizar el control de costos: por naturaleza, de las actividades y de la no calidad.

Control de Costos por Naturaleza: Se realiza apoyándose en la contabilidad financiera que puede ser analítica en función de las necesidades de gestión de la empresa y del cuadre con otros controles para garantizar la calidad de la información. Los criterios de periodicidad para este tipo de control de costos deben ser únicos para todo el sistema.

Control de Costos de las Actividades: Este tipo de control cubre todas las áreas de la empresa, lo cual permite tener una visión global y pormenorizada de su gestión. Es fundamental para el proceso de previsión de sus valores y de comparación con la realidad pone a la empresa en un estado de alerta y de conciencia. Este tipo de control divide a la empresa en múltiples negocios pequeños que deben ser rentables individual y colectivamente.

Las actividades se definen por varios criterios que actúan de manera similar a los criterios de segmentación de cualquier base de datos estadística. En la toma de decisión de la gestión se deben utilizar los criterios convenientes para un buen desempeño. Entre los criterios podemos mencionar:

Actividades vinculadas a la capacidad de producción:

• Gestión física de los talleres.

• Mantenimiento del taller.

• Estudios de sustitución de la tecnología.

• Gestión de recursos humanos.

• Gestión del manejo y consumo de los materiales.

• Gestión de trabajos externos.

• Gestión de consumos de energía.

• Gestión de utillajes.

Actividades vinculadas al catálogo de productos:

• Generación y mantenimiento de las especificaciones de los productos.

• Estudios de modificaciones de la gama de productos.

• Estudios de mejoras de los productos.

• Estudios específicos de imagen del catálogo de productos.

Actividades vinculadas a la organización de la empresa:

• Sistema de visitas de los comerciales.

• Realización de ofertas comerciales.

• Lanzamiento de los pedidos.

• Gestión logística de materiales y componentes.

• Gestión de la producción.

• Control de calidad de procesos, materiales y productos.

• Gestión económica y financiera.

• Estudios de mejora de la gestión.

Control de Costos de la No Calidad: este control de costos tiene las siguientes ventajas:

• Permite conocer el verdadero alcance de los problemas y medir el resultado de sus soluciones con gran precisión.

• Evita las discusiones apoyadas en criterios subjetivos, lo cual permite concentrar la atención en la búsqueda de las medidas preventivas y estimula la creatividad del grupo en la mejora continua de la organización.

• El Control Presupuestario de la no calidad pone su atención en dos partidas básicas:

• El coste de las anomalías Incluye la valoración de todas las consecuencias de los fallos.

CASO

Medida de riesgo de AMD Corporation

SI un préstamo es demasiado riesgoso, los prestamistas simplemente no extienden el financiamiento. Una pregunta que se sigue formulando es la del riesgo percibido proveniente de préstamos extendidos. A fin de responder a esta pregunta, AMD Corporation tabuló los Índices de riesgo que 85 bancos aplicaban a más de 7000 préstamos. Los índices de préstamos se clasificaron por industria y se calcularon los promedios para cada industria. Las empresas manufactureras, en especial las de productos textiles y muebles, se consideraron los más riesgosas. Las empresas de servicios, en particular bufetes jurídicos e instituciones educativas, se consideraron las menos riesgosas. Debido a la diferencia en los requisitos de activos de estas industrias, los resultados no son sorprendentes. Los riesgos de pérdida son mayores en empresas con maquinaria pesada, grande y potencialmente única.

Ejercicio

El Gerente Financiero de la Empresa X se encuentra recolectando información que le permita elaborar el presupuesto de ventas, de producción, de compras de materia prima para el año 2010. De las reuniones de coordinación con los gerentes de las otras áreas de la empresa se obtuvieron los siguientes datos presupuestado para el año 2010. Los datos aportados son:

Presupuesto Empresarial

Presupuesto de producción en unidades

PRESUPUESTO DE COMPRAS MATERIA PRIMA

Conclusiones

• 1. Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose al flujo de dinero dentro de la organización, implica una estimación del capital, de los costos y de los ingresos. Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, su fin es el determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos a la vez que controla las actividades de la organización en términos financieros

• 2. Sirven para planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

• 3. Controlan y miden los resultados cuantitativos y cualitativos, fijando responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

• 4. Coordinan los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

• 5. Planean los resultados de la organización en dinero y volúmenes, controlando el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

• 6. Coordinan y relacionan las actividades de la organización para lograr los resultados de las operaciones periódicas.

• 7. La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos.

• 8. Para implementar efectivamente un sistema presupuestario es necesario el apoyo de la alta gerencia, el diseño adecuado del sistema para solventar las necesidades de la organización y la dirección y supervisión efectiva del sistema.

Bibliografía

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

INGENIERÍA FINANCIERA

SECCIÓN: T1

PUERTO ORDAZ, FEBRERO DE 2009

Profesor:

Ing. Andrés Blanco.

Autor:

Frías, Daniela.

Jiménez, María.

Pérez, Carlos.

(Grupo 7)