Evaluaciones, análisis y mejoras de procesos, compras internacionales (PPT) (página 3)
EN CUANTO A LA APROBACIÓN DE PUNTO DE CUENTA:
Trámites muy burocráticos: para la conformación de un punto de cuenta lleva un proceso de muchas revisiones para su presentación y aprobación, ya que una vez elaborado por el analista, debe ser revisado por el Jefe de la Sección, luego por el Jefe de Departamento, el cual lo envía al Gerente de División. Éste a su vez lo remite al Gerente de Dirección. Si el punto de cuenta es presentado al Presidente o a la Junta Directiva, entonces es el Gerente de Dirección quien presenta el punto de cuenta previa cita. Esta ruta de revisiones, presentaciones y aprobaciones hace que esta etapa de aprobación de punto de cuenta sea lenta.
EN CUANTO A CONSULTORIA JURIDICA:
Muchas devoluciones por observaciones en los Pedidos: generalmente cada abogado tiene un criterio diferente en el momento de la revisión de un Pedido. Sin embargo, en cada revisión se obtienen observaciones diferentes del mismo documento, durante el proceso de revisión, considerando esto como un factor que agrega tiempo innecesario en este proceso.
EN CUANTO A LA RECEPCION DE OFERTAS:
Para las falta de especificaciones o información en las solicitudes de pedido, se tiene como propuesta implementar reuniones, crear circulares, charlas directas con los usuarios para informarles el “deber ser”, al momento de elaborar sus solicitudes de pedido, a fin de que cumplan con toda la información necesaria de las cuales se encuentra en el Manual de Instrucciones para la Adquisición de Bienes y Materiales, Contratación de Obras y Servicios CVG EDELCA ya estipulados en la unidad. Esta recomendación incide positivamente en la reducción del tiempo total en el procesamiento de devoluciones de ofertas.
Para los problemas en el servidor o correo electrónico, se tiene como propuesta crear carpetas personales de modo que los compradores, al recibir los correos por vía on line, puedan ir almacenando los mensajes de bandeja de entrada en las carpetas, manteniendo de esta manera suficiente espacio en el buzón de correo electrónico, para la recepción de nuevos correos de usuarios y proveedores.
SITUACIÓN PROPUESTA
Se tiene como propuesta programar reuniones cada 15 ó 20 días, con el objeto de asegurar el control sobre la gestión y afianzar el entendimiento y comunicación directa de comprador a proveedor, para así cubrir con las expectativas y exigencias requeridas del usuario.
Se propone adicionar información de soporte adicional, tales como fotos, planos, videos, etc.
Realizar una lista de chequeo que incluya las exigencias mínimas al momento de crear una Oferta, a fin de asegurar el cumplimiento de los datos necesarios que cubran con las expectativas del proceso de evaluación de Oferta.
EN CUANTO A LA APROBACIÓN DE PUNTO DE CUENTA:
Aunque no se puede evitar pasar por cada una de las revisiones por ser un proceso necesario para su aprobación, se propone sistematizar el proceso para asegurar el control, transparencia. Lo que pudiese transformar este proceso es siendo mas eficiente a la hora de hacer las correcciones y evitar retrasos y descontroles en la ubicación y status de documentos.
EN CUANTO A CONSULTORIA JURIDICA:
Se propone la unificación de criterios entre la Gerencia de Consultoria Jurídica y la Sección de Compras Internacionales, con el fin de crear acuerdos se servicios por medio de reuniones que minimicen las repetidas revisiones y correcciones de los documentos inmersos en el proceso de aprobación.
CONCLUSIONES
Con el desarrollo del presente estudio se concluyen los siguientes aspectos:
Los procesos de Compras Internacionales a diferencia de Compras Nacionales, producen mucho más documentación y toman mucho más tiempo para su formalización, lo cual afectan los tiempos generales de las etapas del proceso de compras.
Las condiciones que regulan las compras internacionales generalmente varían en cada caso, sobre todo en sus condiciones de pago y entrega. Estas condiciones, en la mayoría de las veces, no están acorde con los estándares de negociación que maneja la empresa CVG EDELCA, lo que genera la tramitación de autorizaciones adicionales, las cuales incrementan sustancialmente los tiempos de procesamiento de las compras.
Como consecuencia de la naturaleza del proceso de compras internacionales, en él, intervienen varias unidades de manera directa, sin embargo el Departamento de Adquisiciones no tiene control sobre la gestión de esas Unidades, lo que afecta la capacidad de respuesta de la Sección de Compras Internacionales sobre los tiempos de procesamiento del departamento.
RECOMENDACIONES
De acuerdo con las conclusiones obtenidas en el estudio presente, se recomienda:
Antes de iniciar las etapas se debe proceder a la aplicación de lo planteado, para determinar la efectividad de las nuevas propuestas identificando con anticipación los problemas evitables.
Llevar estadísticamente el cumplimiento de las propuestas establecidas, las cuales serán discutidas en las reuniones trimestrales como parte del seguimiento.
El mejoramiento, a través de lo establecido y controles, permitirá elevar los niveles de servicio de la sección de compras de EDELCA y a su vez, asegurar la efectividad y el cumplimiento de las premisas dictadas por las nuevas exigencias.
GRACIAS
POR SU
ATENCIÓN
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