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Manual de organización para la gerencia de proyectos (PPT)




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Tutor Académico: MSc. Ing. Iván Turmero Tutor Industrial: Ing. Jhessica Mejias Autor: Katerine V. Becerra M. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PRÁCTICA PROFESIONAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS EN LA EMPRESA DISTRIBUIDORA ACEROS MAX A36, C.A. Ciudad Guayana, Octubre de 2016
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• INTRODUCCIÓN • LA EMPRESA • EL PROBLEMA • DISEÑO METODOLÓGICO • SITUACIÓN ACTUAL • ANÁLISIS Y RESULTADOS • CONCLUSIONES • RECOMENDACIONES
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Hoy por hoy en un mercado tan competitivo tanto las pequeñas, mediana y grandes empresas están enfocando sus esfuerzos y actividades en función a la mejora continua para el logro de resultados óptimos. Estas técnicas y herramientas permiten que los procesos que se realizan dentro de las organizaciones puedan alcanzar el nivel más alto en cuando a su eficiencia y calidad, permitiendo así ofrecer productos y servicios conforme a las necesidades de los clientes lo que origina un incremento en los beneficios de cualquier organización. Lo anteriormente expuesto, se puede lograr con facilidad mediante el uso de los manuales de organización, los cuales, sirven como un instrumento de apoyo para definir y establecer la estructura orgánica y funcional, formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución; además de esto, les proporciona dicha información a detalle a cada uno de los integrantes de la organización y personas ajenas a ésta.
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Frecuentemente las personas que se encuentran interesadas por conocer cierto detalle de la naturaleza y funcionamiento de un organismo suelen encontrarse con la limitante de no contar con un documento descriptivo que estructure la organización en sí, que contenga la descripción de los cargos que componen su organigrama, funciones y procedimientos de forma ordenada y sencilla. Lo ideal para toda organización es que cuente con un manual de organización que sea fácil de entender tanto para el personal directivo como para empleados y personas ajenas a la empresa. En la Gerencia de Proyectos de Distribuidora Aceros Max A36, C.A.; no cuentan con un Manual de Organización, es por esto, que la investigación fue dirigida con el fin de diseñar y aplicar un manual de organización a dicha gerencia.
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UBICACIÓN GEOGRÁFICA La empresa Distribuidora Aceros Max A36, C.A., se encuentra ubicada en la avenida Caracas vía a Core 8 Ud-335-0000, Zona Industrial Matanza Sur (entre Tonoro y Remagua); frente a materiales Gran Sabana. Galpón Inversiones Master 2008, Puerto Ordaz, Estado Bolívar, Venezuela.
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Distribuidora Aceros Max A36, C.A., es una empresa venezolana que presta servicios de logística y transporte de carga pesada, liviana y sobredimensionada que opera en todo el territorio nacional. Se dedican específicamente al transporte y traslado de la mercancía. La empresa en estudio, a futuro, busca incursionar en el mercado productivo metalmecánico, con la fabricación de estructuras metálicas. La fabricación de estos productos estará hecha de planchas de material original, bajo los más estrictos estándares de calidad, acorde a las exigencias técnicas y los requerimientos de nuestros clientes, a fin de satisfacer las necesidades de cada uno de ellos.
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Misión Somos una empresa dedicada a brindarles a nuestros clientes una diversidad de soluciones en el ramo Metalmecánico; Prestando un servicio óptimo en corte y mecanizado de piezas con la más avanzada tecnología en el área metalmecánica y productos de calidad, con personal altamente calificado y comprometidos con la satisfacción de nuestros clientes. Visión Ser el principal proveedor de manera confiable a nivel nacional en la innovación de la creación y fabricación de piezas especiales por medio de la metalúrgica para la industria metal-mecánica, poniendo al servicio de nuestros clientes todo el conocimiento que nos hace expertos en metales.
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Gerente Comercial Asistente Comercial Analista de Ventas Gerente de Operaciones Jefe de Almacen Almacenista I Ayudantes de Almacen Jefe de Despacho Supervisor de Patio I Jefe de Auditoria de Operaciones Asistente de Auditoria de Operaciones Gerente de Proyectos Asistente de Proyectos Especialista de Soporte de Infraestructura Arquitecto Gerente de Mantenimiento Mecanico Mecanico I Ayudante de Mecanico I Mecanico II Ayudante de Mecanico II Mecanico III Ayudante de Mecanico III Asitente de Mantenimiento Mecanico Gerente de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Gerente de Administracion y Finanzas Jefe de Administracion Asistente Administrativo Recepcionista Mensajero Choferes Administrativos Tesorero Jefe de Contabilidad Analista de Cuentas Por Pagar Analistas de Cuentas por Cobrar Analista de Tributos Gerente de Compras Coordinador de Compras Analista de Compras I Analistas de Compras II Asistente de Compras III Gerente de Producion Operador de Maquinaria I Supervisor de Corte Asistente de Produccion ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORAACEROS MAX A36, C.A Presidencia Gerente General
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La Gerencia de Proyectos, carece de un manual de organización que describa a fondo las responsabilidades y obligaciones de cada puesto de trabajo, por lo cual, los integrantes de dicha gerencia no conocen el proceso de su puesto, debido a esto, se pueden presentar distintos problemas que afecten la estructura organizativa, la eficacia y eficiencia del sistema de producción y las condiciones del ambiente de trabajo en la organización. El no contar con un manual de organización, es un elemento básico de referencia y de auxilio en cualquier empresa o departamento para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal, proporcionando deberes, responsabilidades, reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada. La ausencia de un manual de organización en la Gerencia de Proyectos es una de las causas por las que existe retrabajo y en algunas oportunidades un inadecuado desarrollo de las actividades por parte de los integrantes de la gerencia.
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De continuar trabajando sin el manual de organización, puede provocar gran cantidad de errores y fallas en las actividades, lo que conlleva a la existencia de problemas en la relación entre los mismos trabajadores y los directivos de la gerencia, además de que implica y se refleja en pérdida de material de oficina u otra índole, estrés laboral, entre otros. Tomando en cuenta lo anterior, se logra evidenciar la relevancia y necesidad de que una organización posea un manual de organización correctamente estructurado donde se describan detalladamente cada una de las funciones correspondientes a un cargo en cada una de las unidades de la gerencia considerando la estructura jerárquica de la misma. Por esto, es necesario crear e implementar un manual de organización que describa detalladamente las funciones de cada unidad y por consiguiente, de cada uno de los cargos que componen las mismas, lo cual permitirá coordinar, clasificar y regular el servicio ofrecido por los integrantes del departamento, además de que podrá ayudar en la instrucción de nuevo personal, sin incurrir en retrasos en los métodos de trabajo.
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¿Cuáles son los cargos de la Gerencia a estudiar? ¿Cuáles son los lineamientos a seguir para la elaboración del manual? ¿Cuáles son las funciones a describir en la Gerencia de Proyectos? ¿Cómo impactara la implementación del manual de organización en la Gerencia de Proyectos?
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ALCANCE La realización de esta investigación está dirigida a estudiar la estructura organizativa de la Gerencia de Proyectos y como es la comunicación entre los equipos de trabajo, por lo cual, a través de la observación directa y revisión exhaustiva de este proceso se pueden detectar las raíces de ciertos problemas que pueda presentar la gerencia y así mismo buscar las soluciones más convenientes para reducir y en el mejor de los casos eliminar dichos causantes. Tomando como referencia los elementos de la administración se espera que esta investigación aporte beneficios a la Gerencia de Proyectos de la Distribuidora Aceros Max A36, C.A.; por lo tanto, se presentara un manual con los principios del proceso administrativo integrado por dos fases: la primera es la fase estructural: planeación (¿qué se quiere hacer?) Y organizativa (¿Cómo se va hacer?), Se espera que esta organización se motive a implementar la fase operativa: dirección (Ver que se haga) y control (¿Cómo se ha realizado?).
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JUSTIFICACIÓN Esta investigación es de gran importancia debido a que permitirá identificar los elementos que se consideran necesarios y no necesarios dentro de la organización en cuanto al funcionamiento y desarrollo de sus actividades. Adicionalmente se busca brindar soluciones a los problemas organizacionales que presenta la Gerencia de Proyectos de dicha empresa, tales como los inconvenientes ocasionados por la falta de personal en ciertas actividades realizadas diariamente, el retrabajo por parte de algunos integrantes de la gerencia, la falta de cumplimiento de los objetivos, entre otros. Por lo tanto, se procedió a realizar un estudio organizacional enfocándose en plantear mejoras que favorecieron el sistema, además de aumentar la calidad y servicio en la Gerencia de Proyectos.
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Objetivo General Diseñar el manual de organización para la Gerencia de Proyectos en la empresa Distribuidora Aceros Max A36, C.A. Objetivos Específicos ? Diagnosticar las condiciones actuales de la Gerencia de proyectos de Distribuidora Aceros Max A36, C.A. ? Realizar la matriz FODA de la Gerencia de proyectos. ? Realizar el Diagrama Ishikawa de la Gerencia. ? Realizar un estudio organizacional, para establecer los niveles de responsabilidad y autoridad de la organización. ? Evaluar los cargos de la Gerencia de Proyectos. ? Describir los cargos de cada uno de los integrantes de la Gerencia de Proyectos. ? Establecer las funciones correspondientes de cada integrante de la Gerencia de proyectos.
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TIPO DE INVESTIGACIÓN Descriptiva Evaluativa Aplicada DISEÑO DE INVESTIGACIÓN De Campo
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Población Muestra La población de este estudio estuvo definida por seis (6) personas, correspondientes a los siguientes cargos: Gerente de Proyectos (1), Supervisor de corte (1), Asistente de proyectos (2), Técnico de soporte e infraestructura (1) y arquitecto (1). La muestra de estudio en este caso coincide con la población, ya que estuvo comprendida por todos los integrantes de la Gerencia de Proyectos.
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