Tutor Académico:
MSc. Ing. Iván Turmero
Tutor Industrial:
Ing. Jhessica Mejias
Autor:
Katerine V. Becerra M.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA GERENCIA DE
PROYECTOS EN LA EMPRESA DISTRIBUIDORA
ACEROS MAX A36, C.A.
Ciudad Guayana, Octubre de 2016
• INTRODUCCIÓN
• LA EMPRESA
• EL PROBLEMA
• DISEÑO METODOLÓGICO
• SITUACIÓN ACTUAL
• ANÁLISIS Y RESULTADOS
• CONCLUSIONES
• RECOMENDACIONES
Hoy por hoy en un mercado tan competitivo tanto las pequeñas,
mediana y grandes empresas están enfocando sus esfuerzos y
actividades en función a la mejora continua para el logro de resultados
óptimos.
Estas técnicas y herramientas permiten que los procesos que se
realizan dentro de las organizaciones puedan alcanzar el nivel más alto
en
cuando
a
su
eficiencia
y
calidad,
permitiendo
así
ofrecer productos y servicios conforme a las necesidades de
los clientes lo que origina un incremento en los beneficios de
cualquier organización.
Lo anteriormente expuesto, se puede lograr con facilidad mediante el
uso de los manuales de organización, los cuales, sirven como un
instrumento de apoyo para definir y establecer la estructura orgánica y
funcional, formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad
y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad
administrativa de la institución; además de esto, les proporciona dicha
información a detalle a cada uno de los integrantes de la organización y
personas ajenas a ésta.
Frecuentemente las personas que se encuentran interesadas por
conocer cierto detalle de la naturaleza y funcionamiento de un
organismo suelen encontrarse con la limitante de no contar con un
documento descriptivo que estructure la organización en sí, que
contenga la descripción de los cargos que componen su
organigrama, funciones y procedimientos de forma ordenada y
sencilla. Lo ideal para toda organización es que cuente con un
manual de organización que sea fácil de entender tanto para el
personal directivo como para empleados y personas ajenas a la
empresa.
En la Gerencia de Proyectos de Distribuidora Aceros Max
A36, C.A.; no cuentan con un Manual de Organización, es
por esto, que la investigación fue dirigida con el fin de
diseñar y aplicar un manual de organización a dicha
gerencia.
UBICACIÓN GEOGRÁFICA
La empresa Distribuidora Aceros Max A36,
C.A., se encuentra ubicada en la avenida
Caracas vía a Core 8 Ud-335-0000, Zona
Industrial
Matanza
Sur
(entre
Tonoro
y
Remagua); frente a materiales Gran Sabana.
Galpón
Inversiones
Master
2008,
Puerto
Ordaz, Estado Bolívar, Venezuela.
Distribuidora Aceros Max A36, C.A., es una empresa
venezolana que presta servicios de logística y
transporte
de
carga
pesada,
liviana
y
sobredimensionada que opera en todo el territorio
nacional. Se dedican específicamente al transporte y
traslado de la mercancía.
La empresa en estudio, a futuro, busca incursionar en el
mercado productivo metalmecánico, con la fabricación de
estructuras metálicas. La fabricación de estos productos
estará hecha de planchas de material original, bajo los más
estrictos estándares de calidad, acorde a las exigencias
técnicas y los requerimientos de nuestros clientes, a fin de
satisfacer
las
necesidades
de
cada
uno
de
ellos.
Misión
Somos una empresa dedicada a
brindarles a nuestros clientes una
diversidad de soluciones en el ramo
Metalmecánico;
Prestando
un
servicio
óptimo
en
corte
y
mecanizado de piezas con la más
avanzada tecnología en el área
metalmecánica
y
productos
de calidad, con personal altamente
calificado y comprometidos con la
satisfacción de nuestros clientes.
Visión
Ser
el
principal
proveedor
de
manera confiable a nivel nacional en
la innovación de la creación y
fabricación de piezas especiales por
medio de la metalúrgica para la
industria metal-mecánica, poniendo
al servicio de nuestros clientes todo
el
conocimiento
que
nos
hace
expertos en metales.
Gerente Comercial
Asistente
Comercial
Analista de Ventas
Gerente de
Operaciones
Jefe de Almacen
Almacenista I
Ayudantes de
Almacen
Jefe de Despacho
Supervisor de
Patio I
Jefe de Auditoria
de Operaciones
Asistente de
Auditoria de
Operaciones
Gerente de
Proyectos
Asistente de
Proyectos
Especialista de
Soporte de
Infraestructura
Arquitecto
Gerente de
Mantenimiento
Mecanico
Mecanico I
Ayudante de
Mecanico I
Mecanico II
Ayudante de
Mecanico II
Mecanico III
Ayudante de
Mecanico III
Asitente de
Mantenimiento
Mecanico
Gerente de Recursos
Humanos
Analista de
Recursos
Humanos
Gerente de
Administracion y
Finanzas
Jefe de
Administracion
Asistente
Administrativo
Recepcionista
Mensajero
Choferes
Administrativos
Tesorero
Jefe de
Contabilidad
Analista de
Cuentas Por
Pagar
Analistas de
Cuentas por
Cobrar
Analista de
Tributos
Gerente de
Compras
Coordinador de
Compras
Analista de
Compras I
Analistas de
Compras II
Asistente de
Compras III
Gerente de
Producion
Operador de
Maquinaria I
Supervisor de
Corte
Asistente de
Produccion
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORAACEROS MAX A36, C.A
Presidencia
Gerente General
La Gerencia de Proyectos, carece de un manual de
organización que describa a fondo las responsabilidades y
obligaciones de cada puesto de trabajo, por lo cual, los
integrantes de dicha gerencia no conocen el proceso de su
puesto, debido a esto, se pueden presentar distintos
problemas que afecten la estructura organizativa, la
eficacia y eficiencia del sistema de producción y las
condiciones del ambiente de trabajo en la organización.
El no contar con un manual de organización, es un elemento básico de referencia y de auxilio
en cualquier empresa o departamento para obtener el control deseado de los esfuerzos del
personal, proporcionando deberes, responsabilidades, reglamentos de trabajo, políticas y
objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada.
La ausencia de un manual de organización en la Gerencia de Proyectos es una de las causas
por las que existe retrabajo y en algunas oportunidades un inadecuado desarrollo de las
actividades por parte de los integrantes de la gerencia.
De continuar trabajando sin el manual de organización, puede provocar gran cantidad de
errores y fallas en las actividades, lo que conlleva a la existencia de problemas en la
relación entre los mismos trabajadores y los directivos de la gerencia, además de que
implica y se refleja en pérdida de material de oficina u otra índole, estrés laboral, entre
otros. Tomando en cuenta lo anterior, se logra evidenciar la relevancia y necesidad de que
una organización posea un manual de organización correctamente estructurado donde se
describan detalladamente cada una de las funciones correspondientes a un cargo en cada
una de las unidades de la gerencia considerando la estructura jerárquica de la misma.
Por esto, es necesario crear e implementar un manual de
organización que describa detalladamente las funciones de
cada unidad y por consiguiente, de cada uno de los cargos
que componen las mismas, lo cual permitirá coordinar,
clasificar y regular el servicio ofrecido por los integrantes del
departamento, además de que podrá ayudar en la instrucción
de nuevo personal, sin incurrir en retrasos en los métodos de
trabajo.
¿Cuáles son los cargos
de la Gerencia a
estudiar?
¿Cuáles son los
lineamientos a seguir
para la elaboración
del manual?
¿Cuáles son las
funciones a describir en
la Gerencia de
Proyectos?
¿Cómo impactara la
implementación del
manual de
organización en la
Gerencia de Proyectos?
ALCANCE
La realización de esta investigación está dirigida a estudiar la
estructura organizativa de la Gerencia de Proyectos y como es la
comunicación entre los equipos de trabajo, por lo cual, a través de la
observación directa y revisión exhaustiva de este proceso se pueden
detectar las raíces de ciertos problemas que pueda presentar la
gerencia y así mismo buscar las soluciones más convenientes para
reducir y en el mejor de los casos eliminar dichos causantes.
Tomando como referencia los elementos de la administración se espera que
esta investigación aporte beneficios a la Gerencia de Proyectos de la
Distribuidora Aceros Max A36, C.A.; por lo tanto, se presentara un manual con
los principios del proceso administrativo integrado por dos fases: la primera es
la fase estructural: planeación (¿qué se quiere hacer?)
Y organizativa
(¿Cómo se va hacer?), Se espera que esta organización se motive a
implementar la fase operativa: dirección (Ver que se haga) y control (¿Cómo
se ha realizado?).
JUSTIFICACIÓN
Esta investigación es de gran importancia debido a que permitirá identificar los elementos que
se consideran necesarios y no necesarios dentro de la organización en cuanto al
funcionamiento y desarrollo de sus actividades. Adicionalmente se busca brindar soluciones a
los problemas organizacionales que presenta la Gerencia de Proyectos de dicha empresa, tales
como los inconvenientes ocasionados por la falta de personal en ciertas actividades realizadas
diariamente, el retrabajo por parte de algunos integrantes de la gerencia, la falta de
cumplimiento de los objetivos, entre otros.
Por lo tanto, se procedió a realizar un estudio organizacional enfocándose en plantear mejoras
que favorecieron el sistema, además de aumentar la calidad y servicio en la Gerencia de
Proyectos.
Objetivo General
Diseñar el manual de organización para la Gerencia de Proyectos en la empresa
Distribuidora Aceros Max A36, C.A.
Objetivos Específicos
? Diagnosticar las condiciones actuales de la Gerencia de proyectos de Distribuidora Aceros Max
A36, C.A.
? Realizar la matriz FODA de la Gerencia de proyectos.
? Realizar el Diagrama Ishikawa de la Gerencia.
? Realizar un estudio organizacional, para establecer los niveles de responsabilidad y autoridad de la
organización.
? Evaluar los cargos de la Gerencia de Proyectos.
? Describir los cargos de cada uno de los integrantes de la Gerencia de Proyectos.
? Establecer las funciones correspondientes de cada integrante de la Gerencia de proyectos.
TIPO DE INVESTIGACIÓN
Descriptiva
Evaluativa
Aplicada
DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
De Campo
Población
Muestra
La población de
este estudio
estuvo definida
por seis (6)
personas,
correspondientes
a los siguientes
cargos: Gerente
de Proyectos (1),
Supervisor de
corte (1),
Asistente de
proyectos (2),
Técnico de
soporte e
infraestructura (1)
y arquitecto (1).
La muestra
de estudio en
este caso
coincide con
la población,
ya que
estuvo
comprendida
por todos los
integrantes
de la
Gerencia de
Proyectos.
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