Manual de procedimientos, registro y control, entrada y salida materiales (PPT) (página 2)

Partes: 1, 2

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SITUACIÓN ACTUAL Y SU ANÁLISIS

Estas deficiencias se pueden clasificar en problemas de aspectos operativos, de organización y de dirección en su gran mayoría, esto son:
En la empresa se exige que el despacho de materiales sea de manera rápida de modo que no se aglomere trabajadores en la taquilla de despacho, y para que el proceso productivo no se retrase, de esta manera vemos que esta es una de las necesidades imperantes.
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Operativas, de Dirección y Organizativas
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Dificulta en el manejo y control de materiales
(Gp:) Retrasos e interrupciones que elevan costos de producción.
Dificulta para la determinación de stock,

(Gp:) Aspectos
Causales
(Gp:) Efecto
(Gp:) Consecuencia

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SITUACIÓN ACTUAL Y SU ANÁLISIS

PROPUESTA
Se observa la necesidad presente en el área de almacén en la empresa TIMACA de desarrollar procedimientos mínimos para el control de materiales que en el se almacena y sobre todo para el optimo desempeño de estos. Antes que todo también es primordial y necesario definir primero el proceso general de entrada y salida de materiales.
La situación propuesta presenta las siguientes características, además de la definición del proceso general de entrada y salida de material:
Un manual para el control y registro de entrada y salida de material aplicado a los diferentes almacenes de la empresa (PR-AL-01), esto con el objetivo de estandarizar y mejorar los procesos que en el se producen.
Un instructivo para la clasificación de materiales presente en los almacenes (IT-AL-01).
Proponer las bases para un sistema electrónico.
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PROPUESTA
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DESCRIPCIÓN DE UNIDAD
DESCRIPCIÓN DE ALMACÉN DIARIO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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DESCRIPCIÓN DE ALMACÉN DE PARADA
DESCRIPCIÓN DE AYUDANTE
DESCRIPCIÓN DE AYUDANTE
DESCRIPCIÓN DE ALMACENISTA
DESCRIPCIÓN DE JEFE DE ALMACÉN

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO DE ENTRADA-SALIDA DE MATERIALES DE ALMACÉN
PROCESO DE GESTIÓN DE ALMACÉN
PROCESO GENERAL
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PROCESO DE GESTIÓN DE ALMACÉN
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BASE PARA SISTEMA
Los diferentes almacenes necesitan un sistema que tenga la opción de especificar el lugar donde se encuentra los artículos
Debido al tipo de movimiento de entrada y salida de un mismo material (equipos, herramientas) el sistema debe ser de fácil operación para los registros de estos movimientos
El sistema debe ser, preferiblemente de amplia aplicación en otras áreas de la empresa, es decir, un sistema de planificación de recursos de la empresa (planificación, compra y Taller, entre otras) para que éste pueda ser manejado por otras áreas, o por lo menos compatible con otro software utilizado en la empresa, de manera que la información sea accesible y se pueda mejorar la comunicación entre los departamentos.
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Se debe disponer de un sistema en donde se realice la búsqueda de materiales de una manera fácil y rápida.
Debe estar disponible el control de documentos de resguardo y devolución de herramientas
Informe actualizado de todas las herramientas y equipos que tenga una persona en su poder
Preferiblemente el sistema debe permitir el registro de número de serie individual y específico de determinadas herramientas u equipos.
El número de caracteres necesarios para la especificación del código no debe ser menor de diez, y para la descripción del producto no debe ser menor a 20 caracteres.
En este sistema se debe especificar el peso y las dimensiones de los artículos, para obtener una distribución adecuada.
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BASE PARA SISTEMA

Historial de las herramientas que ha recibido en resguardo un empleado y las condiciones físicas en que devolvió la herramienta, señalando incluso cuando un empleado reportó una herramienta como pérdida.
Ofrecer diferentes niveles de acceso para cada usuario.
Informe de existencia y ubicación de las herramientas, mostrando la lista de las personas que tienen en su poder una herramienta determinada.
Catálogo de empleados con fotografía, datos, C.I, y cargo.
Permitir asociación de imágenes o fotografía de las herramientas u equipos.
Clasificación de la herramienta por categoría.
El sistema también debe especificar las cantidades en existencia, así como también realizar reportes de entradas y salida de artículos.

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BASE PARA SISTEMA

Este programa también debe ser versátil para poder aplicar el registro a insumos u otro tipo de materiales.
Transferencia de materiales entre almacenes.
Se debe disponer de fichas técnicas de aquellos materiales (equipos) que así lo requieran.
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BASE PARA SISTEMA

(Gp:) Nombre: C.I:
Cargo: C-costo:
Almacén: Proyecto:*
Fecha de Préstamo:

Código Descripción Cant Unidad Fecha Devuelto Cant Estado

Firma de Usuario Firma de Almacenista

FORMATO DE ENTRADA-SALIDA DE MATERIAL EN PLANTA
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(Gp:) Registro:
Responsable: C.I:
C-costo:
Almacén: Proyecto:*
Fecha de Préstamo:

Código Serial Descripción Cant. Unidad

Firma de Responsable Firma de almacenista

FORMATO DE SALIDA DE MATERIAL A PARADA
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(Gp:) Registro:
Responsable: C.I:
Devuelto por: C.I:
C-costo:
Almacén: Proyecto:*
Fecha de Préstamo: Fecha de Devolución:

Código Serial Descripción Cant. Unidad Estado

Firma de Responsable Firma de almacenista

FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES
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PROCESO 7: Aplicado a control y registro de salida y entrada de almacén para equipo descompuesto o en proceso de mantenimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO YCONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE MATERIALES
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PROCESO 1: Aplicados al registro y entrada-salida de herramientas, equipos y materiales consumibles de almacén Diario.
PROCESO 2: Aplicado al registro y entrada-salida registro de equipos, herramientas y materiales de almacén de Parada. Solicitante
PROCESO 3: Para despacho de EPP y EPC
PROCESO 4: Para entrega y control de caja de herramientas
PROCESO 5: Aplicado al control y registro de entrada de materiales por compra
PROCESO 6: Para requisición de compra de materiales
PROCESO 8: Para recuperar material prestado

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CONCLUSIONES
Timaca como empresa preocupada por mejorar su gestión, procesos, y en la búsqueda de que sus operaciones se realicen eficientemente, se ve en la necesidad de mejorar sus procesos de entrada y salida de materiales presentes en los almacenes, sobre todo en los almacenes Diario y de Parada, es por ello, que se evidencia la necesidad de este manual de procedimiento, principalmente para controlar eficientemente los materiales que se almacenan en él, recursos indispensable de la empresa para generación de vienes en sus procesos productivos.
Además de tener un mayor control de estos activos este manual permitirá mejorar y servir de base para mejorar otros factores como lo es la determinación de stocks máximos y mínimos
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CONCLUSIONES
Para la elaboración de este manual se tuvo en cuenta las siguientes:
El almacén Diario corresponde a un almacén que tiene por finalidad guardar las herramientas, equipos e insumos, piezas en proceso y de suministros hasta que se necesiten en el proceso de fabricación, además de almacenar otros utensilios necesarios para la limpieza de la planta en general.
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El almacén Diario, al igual que el almacén de Parada, son principalmente almacenes de herramienta y equipos que precisa un servicio complementario, además del requerido por un almacenamiento normal de materiales: el entretenimiento de las herramientas, además está el uso y devolución de las mismas repetidamente.
El almacén Diario precisa un requisito extra de servicio, el despacho de los materiales debe ser de manera rápida y en tiempo real para evitar cuellos de botellas y facilitar el registro de materiales, este debe ser de manera automática.

El haber elaborado el manual para el manual de control y registro de material aplicado a diferentes almacenes de la empresa permitió definir los procesos que se desarrollan en los almacenes y las funciones de los mismos, así como también definir las descripciones de cargo que laboran en el.
CONCLUSIONES
Al ser determinado, lo mencionado anteriormente, y con el manual de control y registro, y la implementación de los mismo se podrá efectuar eficientemente las actividades de despacho, devolución, control, registro y resguardo de los diferentes materiales, por lo que la función principal de estos almacenes se verá cumplida, que es el de surtir y ayudar en el proceso productivo
También se propuso formatos y métodos que mejorara notablemente el control de los materiales, además de disminuir considerablemente los tiempos para el registro correcto de los movimientos de estos
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RECOMENDACIONES
Tomando en cuenta las observaciones realizadas en el capítulo VI, se recomienda desarrollar las siguientes prácticas operativas:
Sistema de inventario y determinación de stock mínimo y máximo.
Manual para la toma de inventario
Manual e instructivo para el manejo de materiales
Instructivo para el manejo de software
Manual de Indicadores de gestión en cuanto a eficiencia, eficacia y efectividad de los diferentes almacenes
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RECOMENDACIONES
Todo esto para el correcto desempeño de las actividades a desarrollar en los diferentes almacenes.
Con respecto al manual propuesto se sugiere divulgar dichas prácticas, e implementarlas para realizar un seguimiento del mismo, así como también promover mejoras en él.
Proporcionar el equipo necesario para que se pueda aplicar los procedimientos aquí propuestos.
También resugiere una vez implementado el manual, y el software realizar un estudio de fuerza laboral para el departamento de almacén esto con el fin de optimizar los procesos que se generan en dicho departamento.
Realizar un estudio de Distribución para los diferentes almacenes en función de menor recorrido, frecuencia de uso, utilización del espacio cúbico, orientado al desarrollo optimo de los procesos e higiene.
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