El punto clave para la exactitud de la mayor
parte de los presupuestos de ventas, es la
proyección de las ventas. Este pronóstico se
puede basar en un análisis interno, uno
externo o ambos.
Con el interno se les pide a los vendedores que proyecten
las ventas para el próximo período. Los gerentes de ventas
revisan estos estimados por productos y los consolidan en
estimados de ventas por líneas de productos.
Los estimados para las diversas líneas de productos se
combinan después en un estimado global de ventas
para la empresa. El problema básico con el informe
interno es que puede ser demasiado pequeño. Con
frecuencia se pasan por alto tendencias importantes en
la economía y la industria.
A partir de esta información se puede preparar un
pronóstico externo de ventas cuando el pronóstico interno
de ventas difiere del externo, como es probable que sea, es
necesario llegar a un compromiso. La experiencia anterior
mostrará cuál de las dos proyecciones es más exacta. Por
lo general, el pronóstico externo debe servir como base
para el presupuesto final de ventas, con frecuencia
modificado por pronóstico interno.
Por ejemplo, la empresa podría esperar recibir
varios pedidos grandes de los clientes y estos
pedidos quizás no aparezcan en el pronóstico
externo.
Basándose en los datos deseados para el futuro que generó el pronóstico y en el
juicio profesional de los ejecutivos de ventas, se procede a elaborar el presupuesto
de ventas tratando de dividirlos por zonas, líneas, etc., para su fácil manejo.
que garanticen la objetividad de los datos.
nivel de ventas en un período determinado, así como las estrategias que se
desarrollarán para lograrlo.
Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos
Para elaborar un presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia
Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al
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3
2
Posteriormente, una vez aceptado el presupuesto de ventas, debe comunicarse a
los departamentos de la organización para preparar el presupuesto de insumos.
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?Que se utilizan las experiencias del
personal conectado con el mercado.
?Fija la responsabilidad del presupuesto
precisamente en las personas que deben
responder de sus resultados.
?Permite derivar estudios de mercado por
distrito, zona, cliente, producto y período.
?Facilita la comparación entre las cifras
presupuestadas y las reales, así como el
análisis y justificación de las variaciones.
?Los vendedores tienen pocos
recursos técnicos y administrativos
para hacer proyecciones al futuro,
además de que no mantienen
independencia mental necesaria.
?Requiere de gran inversión de
tiempo del personal de ventas lo
que podría resultar costoso para la
entidad.
Los gastos de ventas están formados por diferentes partidas,
algunas fijas y otras variables. Los principales gastos fijos son
salarios y depreciación; los principales gastos variables como
comisiones y publicidad, se basan en las cifras en dinero por
concepto de ventas, y por tanto varían directamente con las
ventas.
El volumen de ventas depende de factores básicos que inciden en la demanda de
productos ellos son:
Densidad de Población
Capacidad del Cliente
Rendimiento del Producto
Popularidad del Producto
Condiciones económicas
Generales
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Este es muy importante, ya que de el depende todo el plan de
requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos
que se utilizan en el proceso productivo.
Para determinar las cantidades que se deben producir en cada una
de las líneas de producción que vende la organización, hay que
considerar las siguientes variables:
? Ventas presupuestadas de líneas
?Inventarios finales deseados por cada tipo de línea
?Inventarios iniciales con que se cuente para cada línea.
Asegurar la producción de artículos terminados, en cantidades suficientes
como para satisfacer la demanda esperada.
Regularizar el volumen de los inventarios, de manera que no resulten en
exceso ni en defecto.
Estabilizar el ritmo de producción, para obtener economía.
Programar los requerimientos del personal, para evitar la inestabilidad del
mismo, reducir los gastos de entrenamiento y definir la política de
desarrollo del personal
Predeterminar los costos y los requerimientos de: mano de obra,
materiales y gastos de fabricación.
Entre los principalesobjetivos que busca este tipo de presupuesto se
destacan:
Presupuesto de compras:
Es aquel que especifica tanto las unidades a comprar como el
costos resultante de cada materia prima y las fechas de entrega
requerida.
Dentro de los objetivos que busca alcanzar el presupuesto de
compra se destacan:
?Adaptarse a las políticas de administración en lo referente a los
niveles de inventario de materiales.
?Determinar el numero de unidades y las fechas en que han de
adquirirse los distintos tipos de materiales.
?Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que
vayan a comprarse.
1. Estimar el inventario de materias primas y demás materiales al inicio del
periodo a presupuestar: a este respecto es indispensable investigar y
definir si dentro de este inventario existen artículos dañados, obsoletos,
de lento movimiento, etc., que deben eliminarse.
2. Investigar a actuales y posibles proveedores, seleccionarlos y determinar
con cuáles se trabajará durante el período a presupuestar, obtener sus
cotizaciones, definir sus condiciones de pago, plazos de entrega,
descuentos, bonificaciones, etc., determinando además si se pueden o
deben firmarse contratos para tener garantizados precios, fechas y
condiciones a si sólo deben suscribirse pedidos anuales abiertos.
3. Determinar la anticipación ideal del presupuesto de compras en relación
al de producción dando consideración a plazos de entrega de los
proveedores seleccionados y a los tiempos de transportación en compras
locales y de importación.
Asuntos de Importancia a desarrollar dentro d la formulación del
presupuesto de compras:
Presupuesto de materiales directos
?Directos: se define por lo general, de modo que incluya todos los materiales
que constituyen parte integrante del producto terminado y que puedan ser
identificados directamente con el costo del producto terminado o imputados a
él. El costo de material directo se considera de ordinario como un costo
variable, esto es, un costo que varía en proporción a los cambios en la
producción o volumen.
?Indirectos: se define generalmente como el material usado en el proceso de
fabricación, pero que no es atribuible en forma directa a cada producto, por
ejemplo: suministros de fabricación (grasas, aceites lubricantes y otros)
Se clasifican en:
Dentro de los objetivos mas importantes de materiales directos
resaltan
?Mostrar las cantidades de materia prima necesaria al Departamento de
Compras, para que planifique y controle las adquisiciones de las mismas.
?Suministrar información básica para establecer y mantener los niveles de
inventarios de materiales.
?Informar sobre los requerimientos de materiales, con miras de planificar las
necesidades de efectivo para su compra.
?Determinar los requerimientos de materiales, para valuar este importante
elemento de costo, en la producción presupuestada.
?Aportar datos para el control del manejo y consumo de los materiales.
El presupuesto de mano de obra debe estar en armonía con la planificación
realizada para la producción de unidades a fabricarse, razón por la cual es
necesario que este presupuesto se realice especificando horas y costo de
mano de obra por tiempo y por producto.
A pesar de que la incidencia en el costo total no sea significativa, su
revisión y utilización futura será determinantes para el manejo y
rendimiento de la producción, para lo cual es necesario considerar los
siguientes aspectos:
1.Administración de mano de obra.
2.Determinación del costo de mano de obra.
3. Inclusión de sistemas de mejoramiento de la eficiencia en la
mano de obra.
Necesidad de trabajadores calificados o no
Contratación y entrenamiento
Negociación con el sindicato
Administración de sueldos y salarios
Clasificación en mano de obra directa o indirecta
Costos normales y extraordinarios
Métodos de pago de los salarios
Determinación del listado de mano de obra a utilizarse
Disponibilidad de tiempos estándares o predeterminados
Revisión del registro de costos históricos
Estudio de tiempos y movimientos
Costos estándares
Estimados directos del supervisor
Efectividad en la contratación
Entrenamiento y adiestramiento
Plan de permisos y bonificaciones especiales por resultados
Informe de horas efectivas trabajadas
Determinación de los costos de mano de obra por tipo de producto
1.
2.
3.
En el desarrollo del presupuesto de mano de obra se debe
considerar los siguientes aspectos:
1. El tiempo necesario para fabricar una
unidad de producto
2. Costo de mano de obra que en
presupuestos se denomina tasa salarial
Este presupuesto trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos
humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico para satisfacer los
requerimientos de la producción planeada.
Debe permitir la determinación del estándar en horas de mano de obra para
cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de
obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más
recursos humanos o sí los actuales son suficientes.
Una vez calculado el número de obreros requeridos, se debe determinar qué
costará esa cantidad de recursos humanos, o sea, traducir el presupuesto de
mano de obra directa, expresada en horas estándar o en número de personas
y calidad, a unidades monetarias, es decir, calcular el presupuesto del costo de
mano de obra.
Los costos de mano de obra Directa comprenden los salarios que se pagan a
los empleados que trabajan directamente en una producción especifica.
Los costos de la mano de obra Indirecta incluyen todos los demás costos de
trabajo
Los costos combinados del material y de la mano de obra directa, se
conocen como Costos Primos del producto.
El presupuesto de mano de obra directa cubre las necesidades para producir
los tipos y las cantidades de las diferentes producciones planificadas. La
responsabilidad de este presupuesto es del ejecutivo de la función de
producción, pero los departamentos de contabilidad de costos y de personal
suministran el soporte y la información necesaria.
La planificación eficaz de las horas de mano de obra directa tiene las
siguientes ventajas:
• La función de personal puede cumplirse con mas eficiencia por que se
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B
C
D
constituye una base para la planeación, el reclutamiento, la capacitación y
el aprovechamiento del personal
• La función de finanzas se desempeña con mas eficiencia, pues al conocer
las estimaciones del costo de la mano de obra directa se puede planificar
las necesidades de efectivo para los distintos subperiodos.
• El costo presupuestado de fabricar cada producto es un factor para toma
de decisiones, en cuanto a sueldos y negociaciones con el sindicato.
• Se intensifica en alto grado el control de los costos de mano de obra
directa.
OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA
En la elaboración de este tipo de presupuesto debe privar el alcance de las siguientes
metas:
– Predecir la mano de obra directa que se requerirá en el proceso de manufactura, en
términos de cantidad y calidad de trabajadores necesario para elaborar el volumen
de producción programada en el presupuesto.
– Informar al Departamento de Personal, en cuanto a las exigencias de cantidad y tipo
de personal requerido, para el consiguiente reclutamiento, adiestramiento, etc.
– Calcular el valor estimado de este elemento de costo, con miras a estimar el costo
total de la producción presupuestada.
– Informar con anticipación de los futuros requerimientos de efectivo para sufragar este
elemento de costo, al elaborarse el “Presupuesto de Caja”, debido que este elemento
tiene que pagarse en efectivo.
– Facilitar el control administrativo de la mano de obra directa y de sus costos.
En todas las actividades existen costos y cargos que se los puede identificar
a que producto o servicio en particular corresponden, sin embargo, existe
un grupo de costos y gastos (fijos y variables) que sirven para la producción,
pero que su identificación específica respecto a qué producto o bien
corresponde es difícil precisar.
Si la administración desea eliminar
distribuciones de los costos y gastos indirectos que provoquen bienes o
servicios subsidiados en perjuicio de otros, se debe procurar definir criterios
de asignación de costos que arrojen valoraciones de productos y/o servicios
mas ajustados a la realidad, ya que sobre esa base se tomarán decisiones
A continuación se presentan grupos de costos que por su
influencia e interpretación en los presupuestos requieren ser
analizados en detalle:
1. Costos fijos, variables, semivariables
2. Costos directos e indirectos
3. Costos controlables y no controlables
Los problemas usuales en el manejo de la carga fabril están en la
determinación de las bases de distribución
a) Departamento de servicios
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Reparación y mantenimiento – No. de horas reportadas
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–
Departamento de energía
Departamento de compras
Administración de planta
– Kw por hora
– No. de pedidos
– No. de empleados
b) Departamentos productivos
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–
–
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Unidades productivas
Horas de mano de obra directa
Horas máquina
Importe de mano de obra directa
Materia prima consumida
Considerando como la parte medular de todo
presupuesto porque se destina la mayor parte del
mismo; son estimados que cubren la necesidad
inmediata de contar con todo tipo de personal
para sus distintas unidades, buscando darle
operatividad al sistema. Debe ser lo más austero
posible sin que ello implique un retraso en el
manejo de los planes y programas de la empresa.
Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica
de la empresa y no en forma paralela a la inflación.
Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio
que se fija al producto o servicio.
• Para calcular el total neto, se debe calcular al total
la deducción de las retenciones y aportaciones por
ley de cada país.
2)
El tema de las inversiones financieras es cuidado con el máximo detalle
dado que a cada departamento se le asigna una cantidad alícuota de estos
recursos, y en la mayoría de las veces cada director de departamento
competirá con los demás para obtener lo que justamente le corresponda.
CONCLUSIONES
1) En este tema hemos analizado de una forma global y finalista el papel
de los presupuestos. Muchas empresas disponen de procedimientos
muy detallados para establecer sus presupuestos por departamento y
controlan los mismos en función a los presupuestos establecidos.
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