El Manual descriptivo de cargo es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal, formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.
¿QUÉ PRETENDE EL MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS?
El manual descriptivo de cargo pretende:
Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente.
Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto.
¿CÓMO ELABORAMOS EL MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGO Y FUNCIONES?
Equipo técnico: Una de las primeras acciones antes de realizar el análisis de cargo es constituir el equipo técnico que va a elaborar en la institución.
EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo
La elaboración del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución. Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.
Pasos para realizar un análisis de cargo: Luego de reunir la información requerida, se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación
EJEMPLO: La unidad de tesorería depende jerárquicamente de la oficina de administración pero tiene relación directa de coordinación con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de presupuesto y otros.
Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgánica pueda hacer con otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de cooperación.
Análisis desde los objetivos institucionales: A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Se revisará la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.
¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto? Si no lo es, ¿cuál sería el adecuado?
¿Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
¿Qué requisitos serían adecuados para el puesto desde la expectativa de la comunidad?
Elaborar la descripción del puesto: Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación del puesto, esta incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo así como sus características importantes y las condiciones de trabajo. La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto.
Revisión del análisis con los participantes: El análisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato.
Esta verificación ayudará a determinar si la descripción realizada del cargo es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.
Llenar los formatos del Manual descriptivo de cargos.
¿CUÁLES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEÑO DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGO Y FUNCIONES?
Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.
Que sea un documento desconocido por el personal en general.
Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de éste con el plan de capacitación.
Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.
RELACIÓN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN
El Manual descripción de cargos se elabora a partir del cuadro para asignación de personal de Recursos humanos y del reglamento de organización y funciones. No puede haber un manual descripción de cargo y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos.
Explicado en resumen lo antes expuesto damos paso a los ejemplos detallados de un Manual de Descripción de Cargos en la Defensoría del pueblo.
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGO DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO
El manual consta de un conjunto de descripciones que contienen de manera sucinta las exigencias del cargo, las cuales se describen a continuación:
Denominación del cargo: título de identificación.
Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo.
Roles: lista referencial de oficios y/o profesiones que pueden desempeñar los ocupantes del cargo.
Tareas Principales: describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo. A título descriptivo, en este Manual se presentan actividades Genéricas, son aquellas típicas comunes al cargo en cualquier área de la institución donde se encuentre, y las actividades específicas están referidas a los niveles normativo y operativo, según estén relacionadas con políticas, normas y lineamientos, o con la razón de ser de la institución.
Factores: Elementos descriptivos del cargo
Autonomía decisional: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los procedimientos, métodos y procesos de trabajo.
Comunicación: frecuencia de contactos internos y externos que el cargo exige.
Confidencialidad: tipo de información (de uso restringido o no) que se maneja o trasmite en el cargo.
Supervisión requerida: forma de supervisión que recibe el ocupante del cargo.
Responsabilidad: grado en que los insumos generados por el cargo afectan los resultados alcanzados en la institución.
Requisitos exigidos: indican las especificaciones o perfil del ocupante del cargo (educación, experiencia, conocimientos, habilidades y destrezas).
Las actividades en el presente manual se ordenan en cuatro (4) grandes áreas:
Ejecutoras: Alto Nivel, personal directivo.
Ocupacionales: Administrativo, personal de apoyo (profesionales y Técnicos).
Defensorías: Proceso medular.
Operativas: Obreros.
Dentro de estas áreas, las descripciones de cargos se agrupan a su vez en seis (6) categorías de cargos, según el nivel de funciones que se desempeñen:
1. Directivos: Responsables de las áreas administrativas y defensorías.
2. Asistentes: Apoyo secretarial, administrativo y contable.
3. Técnicos: Apoyo a la categoría de profesionales.
4. Profesionales: Diseño y ejecución de sistemas y procedimientos técnicos, legales y administrativos.
5. Defensoría: Promoción, defensa y vigilancia de los Derechos Humanos y los Servicios Públicos.
6. Obreros: Apoyo en las áreas administrativas, de servicios y mantenimiento, transporte, mensajería, entre otras.
ESTRUCTURA DE CARGOS DEFENSORIA DEL PUEBLO
ÁREA DIRECTIVA – GRADO / CÓDIGO
Defensor (a) del Pueblo – 99 / 1.1.00.00
Director (a) Ejecutivo (a) – 99 / 1.1.00.01
Director (a) de Despacho – 99 / 1.1.00.02
Asistente al Defensor (a) del Pueblo – 99 / 1.1.00.03
Jefe (a) de Seguridad Despacho – 99 / 1.1.00.04
Director (a) General – 99 / 1.2.00.00
Director (a) de Staff – 99 / 1.2.00.01
Director (a) de Línea – 99 / 1.2.00.02
Consultor (a) Adjunto (a) – 99 / 1.3.00.00
Jefe (a) de División – 99 / 1.4.00.00
Jefe (a) de Unidad – 99 / 1.5.00.00
Coordinador (a) – 99 / 1.6.00.00
Defensor (a) Delegado (a) Estadal – 99 / 1.7.00.00
Defensor (a) Adjunto (a) – 99 / 1.7.00.01
Defensor (a) Delegado (a) Especial – 99 / 1.8.00.00
Supervisor de Mantenimiento – 99 / 1.9.00.00
ÁREA ADMINISTRATIVA Y DE APOYO – GRADO / CÓDIGO
Asistente Administrativo I – 01 / 2.1.01.00
Asistente Administrativo II – 02 / 2.1.02.00
Asistente Administrativo III – 03 / 2.1.03.00
Técnico Administrativo I – 04 / 3.1.01.00
Técnico Administrativo II – 05 / 3.1.02.01
Técnico de Seguridad I – 01 / 4.1.01.00
Técnico de Seguridad II – 02 / 4.1.02.00
Técnico de Seguridad III – 03 / 4.1.03.00
Técnico de Transporte I – 01 / 5.1.01.00
Técnico de Transporte II – 02 / 5.1.02.00
Técnico de Transporte III – 03 / 5.1.03.00
Técnico de Mantenimiento I – 01 / 6.1.01.00
Técnico de Mantenimiento II – 02 / 6.1.02.00
Técnico de Mantenimiento III – 03 / 6.1.03.00
Profesional I – 06 / 7.1.01.00
Profesional II – 07 / 7.1.02.00
Profesional III – 08 / 7.1.03.00
Profesional IV – 09 / 7.1.04.00
Profesional V – 10 / 7.1.05.00
Profesional VI – 11 / 7.1.06.00
ÁREA DEFENSORÍA – GRADO / CÓDIGO
Asistente al Defensor – 06 / 8.1.01.00
Defensor I – 07 / 8.1.02.00
Defensor II – 08 / 8.1.03.00
Defensor III – 09 / 8.1.04.00
Defensor IV – 10 / 8.1.05.00
Defensor V – 11 / 8.1.06.00
PERSONAL OBRERO – GRADO / CÓDIGO
Aseador (a) – 01 / 9.1.00.00
Jardinero – 01 / 9.2.00.00
Portero – 01 / 9.3.00.00
Mensajero – 02 / 9.4.00.00
Motorizado – 03 / 9.5.00.00
Chofer – 04 / 9.6.00.00
DENOMINACIÓN DEL CARGO
DEFENSOR O DEFENSORA DEL PUEBLO
Ley Orgánica de la Defensoría del Pueblo:
Artículo 17. Forma de elección. El Defensor o Defensora del Pueblo será designado o designada por un único período de siete años por la Asamblea Nacional, mediante el voto favorable de las dos terceras partes de sus integrantes, según lo establecido en el artículo 279 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 19. Condiciones de elegibilidad. Para ser Defensor o Defensora del Pueblo se requiere ser venezolano o venezolana por nacimiento y sin otra nacionalidad, mayor de treinta años, con manifiesta y demostrada competencia en materia de derechos humanos y cumplir con las exigencias de honorabilidad, ética y moral en los términos establecidos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la ley.
Artículo 29. Atribuciones del Defensor o Defensora del Pueblo.
1. Pronunciarse sobre la actuación de las personas involucradas en las investigaciones llevadas a cabo por la Defensoría del Pueblo.
2. Recomendar pública o privadamente, y con conocimiento del superior jerárquico de los funcionarios cuestionados o funcionarias cuestionadas, la modificación de comportamientos o prácticas que constituyan obstáculo al logro efectivo de los objetivos de la Defensoría del Pueblo contenidos en el artículo 4 de la presente Ley.
3. Dictar resoluciones defensoriales en el ámbito de su competencia, las cuales deberán ser publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
4. Orientar al personal a su cargo para garantizar la unidad de criterio en la interpretación jurídica de los asuntos sometidos a conocimiento de la institución.
5. Presentar el informe anual institucional, informes especiales y los demás informes que de acuerdo con lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la ley, le sean requeridos, con la finalidad de corregir situaciones que entorpecen el logro de los objetivos de esta Ley.
6. Proponer la suscripción, ratificación y adhesión a tratados y convenios sobre derechos humanos y promover su difusión y aplicación.
7. Presentar ante los órganos legislativos nacionales, estatales y municipales, proyectos de leyes u ordenanzas, así como promover y sustentar otras reformas ante los órganos correspondientes del Estado.
8. Ejercer, cada vez que sea necesario ante los cuerpos deliberantes, derecho de palabra, a fin de sustentar la opinión institucional, respecto a proyectos de ley dentro del ámbito de su competencia y cualquier otro tema de interés nacional; así mismo, podrá optar por el derecho de palabra para respaldar explícitamente su presentación.
9. Representar legal y judicialmente a la Defensoría del Pueblo, pudiendo para ello otorgar los poderes o mandatos que fueren necesarios.
10. Celebrar contratos y expedir los actos administrativos que se requieran para el funcionamiento de la institución.
11. Elaborar, presentar y gestionar lo relativo al presupuesto de la Defensoría del Pueblo, así como solicitudes extraordinarias de recursos, en los casos previstos en las leyes de finanzas públicas.
12. Solicitar al Consejo Moral Republicano que adopte las medidas a las que hubiere lugar contra los funcionarios públicos o funcionarias públicas, responsables de la amenaza, del menoscabo o violación de los derechos humanos.
13. Instar al Fiscal o la Fiscal General de la República para que intente las acciones penales a las que hubiere lugar contra los funcionarios públicos o las funcionarias públicas responsables del menoscabo o violación de los derechos humanos.
14. Delegar funciones en el director ejecutivo o directora ejecutiva, directores generales o directoras generales, de línea, defensores o defensoras, defensores delegados o defensoras delegadas especiales, defensores delegados especiales indígenas o defensoras delegadas especiales indígenas, defensores delegados o defensoras delegadas estadales, defensores delegados o defensoras delegadas municipales y en los demás funcionarios o funcionarias de la institución.
15. Formular ante los órganos correspondientes las recomendaciones y observaciones necesarias para la eficaz protección de los derechos humanos, en virtud de lo cual desarrollará mecanismos de comunicación permanente con órganos públicos o privados, nacionales e internacionales, de protección de los derechos humanos.
16. Presentar de manera autónoma peticiones, opiniones, informes y demás escritos en casos de violación de derechos humanos, ante los órganos internacionales de protección de derechos humanos, de conformidad con lo dispuesto en los correspondientes instrumentos normativos.
17. Proteger y defender de oficio o a petición de parte, a los venezolanos o venezolanas residentes o en tránsito en el exterior, contra violaciones a sus derechos humanos, mediante la utilización de la vía diplomática o judicial internacional.
18. Establecer en el Estatuto de Personal los derechos y obligaciones de los funcionarios de la Defensoría del Pueblo, incluyendo lo relativo al ingreso, planificación de carrera, clasificación de cargos, capacitación, sistemas de evaluación y de remuneraciones, compensaciones y ascensos sobre la base de méritos, asistencia, traslados, licencias y régimen disciplinario, cese de funciones y estabilidad laboral. En dicho Estatuto de Personal se determinará los cargos cuyos titulares serán de libre nombramiento y remoción en atención al nivel o naturaleza de sus funciones, y se calificarán los servicios esenciales de la Defensoría del Pueblo para garantizar su prestación en caso de conflictos laborales.
19. Organizar y dirigir la institución, crear cargos y nombrar, evaluar, promover, reconocer, sancionar, remover y destituir al personal permanente o temporal, de conformidad con el Estatuto de Personal.
20. Dictar, aprobar y modificar sus reglamentos internos, de manera que responda a los objetivos institucionales.
21. Reservarse el ejercicio de cualquiera de las atribuciones que le han sido otorgadas por esta Ley a otros funcionarios o funcionarias de la Defensoría del Pueblo.
22. Las demás que la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y las leyes le atribuyan a la Defensoría del Pueblo.
A continuación se presentan 20 cargos y funciones detallados más relevantes en función de demostrar cuál es su desempeño dentro de la Defensoría del Pueblo, expuesto tal cual en su Manual de Descripción de Cargos.
MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS
Personal alto nivel
1.- DENOMINACIÓN DEL CARGO GRADO 99
DIRECTOR (A) EJECUTIVO (A)
PROPÓSITO GENERAL:
Coadyuvar en la definición de las políticas, estrategias, directrices, planes y programas, relacionados con los derechos humanos, así como ejecutar las acciones internas que garanticen el cumplimiento de las metas institucionales.
El ocupante del cargo realiza trabajos de dificultad considerable por lo que se exige una amplia formación profesional y una amplia experiencia adquirida en el ejercicio continuo de actividades relacionadas con la promoción, defensa y vigilancia de los derechos humanos. La particularidad del cargo es que viene a desempeñar el órgano directo y colaborador inmediato del Defensor o Defensora del Pueblo en la definición de políticas, directrices, planes y programas relacionados con los derechos humanos y le compete ejecutar las acciones internas que garanticen el cumplimiento de las metas institucionales.
TAREAS GENÉRICAS:
Apoyar al Defensor (a) del Pueblo en la coordinación y administración de la Institución.
Representar al Defensor (a) del Pueblo por delegación de éste o ésta.
Suplir al Defensor (a) del Pueblo en caso de ausencia temporal.
Ejercer el cargo de Defensor (a) del Pueblo en caso de vacancia absoluta, hasta el momento que sea designado el nuevo titular por la Asamblea Nacional, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Poder Ciudadano.
Dirigir, supervisar y garantizar el funcionamiento de las Defensorías Delegadas Estadales de la Defensoría del Pueblo.
Presidir las reuniones de Directores (a) previa autorización del Defensor (a) del Pueblo.
Preparar la agenda y presentación de puntos de cuenta al Defensor (a) del Pueblo.
Apoyar al Defensor (a) del Pueblo en materia de control y recepción de audiencia.
Coordinar el sistema general de receptoría, registro, archivo y distribución de la correspondencia de la Dirección Ejecutiva.
Coordinar, atender, apoyar, canalizar y realizar el seguimiento de las solicitudes y propuestas de las comunidades o grupos particulares recibidos en la Defensoría del Pueblo.
Coordinar y evaluar el seguimiento de los proyectos desarrollados por los órganos de la Administración Pública Nacional y rendir cuenta sobre éstos al Defensor (a) del Pueblo.
Coordinar la programación de actividades que debe desarrollar la Defensoría del Pueblo a través de las direcciones generales, para la formulación y ejecución de políticas y proyectos con relación al desempeño de las distintas unidades de la Institución.
Dirigir, supervisar y garantizar el funcionamiento de las direcciones generales.
Dirigir, supervisar y garantizar el funcionamiento de las Defensorías Delegadas Estadales.
Coordinar la preparación y elaboración de los informes de la Defensoría del Pueblo en materia de derechos humanos.
Apoyar al Defensor (a) del Pueblo en la coordinación de las actividades requeridas para su participación en audiencias públicas o privadas, reuniones del Consejo Moral Republicano o en cualquiera otra actividad.
Representar al Defensor (a) del Pueblo en aquellos casos en que éste (a) lo disponga.
Las demás que le asigne el Defensor (a) del Pueblo y la normativa interna de la Defensoría del Pueblo.
FACTORES:
AUTONOMIA DECISIONAL: Aplica, selecciona o modifica de manera específica los procedimientos, métodos y procesos de trabajo establecidos.
COMUNICACIÓN:
Mantiene contacto a nivel alto con otras unidades de la Institución, de manera alta con Instituciones y usuarios externos.
CONFIDENCIALIDAD:
Maneja o trasmite información de uso restringido, a nivel alto.
SUPERVISIÓN REQUERIDA:
Efectúa trabajos siguiendo los lineamientos del superior jerárquico.
RESPONSABILIDAD:
El cargo genera insumos que afectan de manera alta, los resultados alcanzados por su equipo de trabajo y las áreas funcionales de adscripción.
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado / abierto, en un ambiente con calor o frío y/o humedad, generalmente con agentes contaminantes, tales como: ruidos y polvo.
RIESGOS: La ejecución del trabajo está sometida a riesgo de accidente con una magnitud baja y con posibilidad de ocurrencia baja.
EQUIPOS Y/O DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD: El cargo no requiere del uso de equipos y/o dispositivos de seguridad.
COMPLEJIDAD DEL TRABAJO
TIPO DE TRABAJO:
Requiere ejecutar tareas variadas.
ESFUERZO:
El cargo amerita un esfuerzo físico, requiriendo un grado medio de precisión manual y un medio de concentración visual.
REQUISITOS MINIMOS:
Ser venezolano (a), mayor de treinta años, tener y acreditar buena conducta, no estar sujeto a interdicción civil y las demás que establezcan la constitución, leyes y normas que dicte la Defensoría del Pueblo. Graduado en una Universidad reconocida en una profesión afín al campo donde va a prestar sus servicios, preferiblemente con terminación satisfactoria de un curso de Post-Grado.
EXPERIENCIA:
Manifiesta y demostrada competencia en materia de derechos humanos, recomendable seis (06) años.
2.- COMPETENCIAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO GRADO 99
DIRECTOR (A) GENERAL
PROPÓSITO GENERAL:
El ocupante del cargo realiza trabajos de dificultad considerable por lo que se exige una amplia formación profesional y una amplia experiencia adquirida en el ejercicio continuo de actividades relacionadas con el área donde presta sus servicios, además de garantizar el funcionamiento efectivo de la Dirección Administrativa a la cual adscribe sus servicios a través de la planificación, programación, dirección, coordinación y supervisión de las actividades desarrolladas por el personal bajo su cargo de conformidad a las políticas internas de la Defensoría del Pueblo.
La nota característica de este cargo es el responsable de generar y aplicar políticas sobre las atribuciones o procesos medulares de la Institución o en aquellos procesos distintos a los medulares que incidan directamente en el logro de los objetivos o que impliquen altos niveles de responsabilidades.
ROLES:
Atención al Ciudadano.
Promoción y Divulgación de los Derechos Humanos.
Servicios Jurídicos.
Administración.
Consultoría Jurídica.
Auditoría Interna.
TAREAS GENÉRICAS:
Dirigir, controlar, coordinar, supervisar y velar por el cumplimiento de los objetivos, planes, programas y proyectos aprobados por la Defensoría del Pueblo, en los términos y condiciones establecidos para su ejecución.
Organizar y controlar el funcionamiento administrativo de la institución.
Coordinar la elaboración del Plan Estratégico y los Planes Operativos Institucionales.
Revisar y presentar el anteproyecto de presupuesto, así como su ejecución periódica para la aprobación del (a) Defensor (a) del Pueblo.
Cumplir y hacer cumplir las instrucciones que le imparta el Defensor (a) del Pueblo y/o Director (a) Ejecutivo (a).
Apoyar al Defensor (a) del Pueblo en la dirección, orientación, supervisión, y control de las actividades de la Defensoría del Pueblo.
Presentar al Defensor (a) del Pueblo., los asuntos que deban ser sometidos al conocimiento y decisión de éste.
Coordinar las reuniones de trabajo de la Dirección General con el (a) Director (a) Ejecutivo (a).
Realizar seguimiento al Plan Estratégico, a los lineamientos de políticas, estrategias, programas y a los Planes Operativos de la Defensoría del Pueblo, conforme a las instrucciones del Defensor (a) del Pueblo.
Dar contestación a solicitudes o requerimientos sobre asuntos cuya atención sea competencia de su cargo.
Certificar las copias de documentos originales que reposen en los archivos de su Dirección.
Las demás que le señale la ley y demás actos normativos o le asigne el Defensor (a) del Pueblo.
Realizar trabajos de alta complejidad en materia de Administración, tales como:
Aplicar políticas y lineamientos que en materia de su competencia, dicte el órgano rector en materia de finanzas públicas.
Dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y supervisar las actividades administrativas, contables y financieras de la Defensoría del Pueblo.
Coordinar la ejecución financiera del presupuesto de gastos e inversiones de la Institución elaborando los registros correspondientes, en coordinación con las otras unidades administrativas correspondientes.
Ejecutar y supervisar que las operaciones administrativas de la Defensoría del Pueblo se rijan por las normas generales de contabilidad dictadas por la Contraloría General de la República y otros órganos o entes que rigen la materia.
Formular el plan de adquisición y dotación de bienes, servicios y materiales, a los fines de garantizar la operatividad funcional de la Defensoría del Pueblo.
Dirigir, coordinar y supervisar la ejecución de los contratos y convenios suscritos por la Defensoría del Pueblo, para la adquisición de bienes o la prestación de servicios.
Establecer e impartir lineamientos e instrucciones, así como asesorar en la ejecución de la política financiera a las demás dependencias de la Defensoría del Pueblo.
Administrar actividades financieras, fiscales, contables y de ejecución presupuestaria de la Defensoría del Pueblo.
Participar en la formulación del presupuesto de la Defensoría del Pueblo, en coordinación con la Dirección Planificación y Presupuesto.
Dirigir y coordinar la formulación de la planificación financiera y el flujo de caja de los recursos asignados para el funcionamiento de la Defensoría del Pueblo, a fin de programar los requerimientos de recursos.
Dirigir y coordinar las actividades administrativas correspondientes a los procesos de contratación ejecutados en la Defensoría del Pueblo.
Recibir, registrar y tramitar las solicitudes de pago presentadas por las dependencias ejecutoras de presupuesto y procesar el pago a proveedores y acreedores, así como los pagos periódicos de servicios y aquéllos de carácter legal.
Ejecutar y controlar los pagos inherentes a los compromisos de la Defensoría del Pueblo, a fin de garantizar su funcionamiento.
Registrar y controlar la ubicación, estado, movilización y desincorporación de los bienes muebles a cargo de la Defensoría del Pueblo y realizar la actualización del sistema de control de activos fijos en lo referente al inventario de los bienes.
Rendir cuentas sobre las materias de su competencia a los órganos de control interno y externo competentes.
Establecer vínculos y relaciones con los órganos de la Administración Pública responsables del manejo de la materia financiera y fiscal.
Administrar, controlar y custodiar los bienes muebles e inmuebles propiedad de la República, a cargo de la Defensoría del Pueblo.
Dar contestación a solicitudes o requerimientos sobre asuntos cuya atención sea competencia de su cargo.
Certificar las copias de documentos originales que reposen en los archivos de su Dirección.
Realizar trabajos de alta complejidad en materia de Atención al Ciudadano, tales como:
Brinda información permanente de los ciudadanos sobre los proyectos y actividades de la Defensoría del Pueblo, mediante aquellos materiales impresos, informáticos, audiovisuales u otros que sean accesibles a las condiciones propias de la población objetivo vinculado al Despacho, en coordinación con la Dirección Ejecutiva.
Coordinar acciones de acción social referidas a las solicitudes y requerimientos realizados por los ciudadanos quienes acuden a la Defensoría del Pueblo.
Ofrecer información completa, oportuna y veraz con relación a los trámites administrativos y servicios que presta la Defensoría del Pueblo.
Implementar mecanismos que permitan la participación ciudadana con relación al diseño y simplificación de los trámites que se realicen ante la Defensoría del Pueblo, en coordinación con las demás dependencias.
Prestar servicios de recepción, registro y entrega de documentos y solicitudes en general.
Brindar al personal de la unidad, en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos, asesoramiento y capacitación en materia atención al ciudadano.
Realizar trabajos de alta complejidad en materia de Consultoría Jurídica, tales como:
Ejercer la dirección y coordinación de todo asunto de contenido legal que sea sometido a su consideración por el Defensor (a) del Pueblo.
Asistir a la máxima autoridad y demás funcionarios o funcionarias dependientes del Defensor (a) del Pueblo, con ocasión de los recursos de amparo interpuestos contra estos funcionarios o funcionarias.
Representar al Defensor (a) del Pueblo ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje del Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social.
Elaborar o participar en los anteproyectos y proyectos de leyes, reglamentos, decretos, resoluciones, circulares y demás documentos legales relacionados con el ámbito de actuación del (a) Defensor (a) del Pueblo.
Revisar la viabilidad jurídica de las políticas y decisiones del Defensor (a) del Pueblo.
Dirigir, coordina y supervisa las actividades de asesoría legal requeridas por las dependencias de la Defensoría del Pueblo.
Asesorar a la Oficina de Recursos Humanos en materia de legislación laboral.
Preparar, revisar y conformar los contratos y demás actos jurídicos en los cuales deba intervenir la Defensoría del Pueblo.
Coordinar las relaciones de la Defensoría del Pueblo con la Procuraduría General de la República, con el Ministerio Público y la Contraloría General de la República.
Conocer y elaborar propuestas de resolución sobre los recursos administrativos que se interpongan contra los actos administrativos emanados de la Defensoría del Pueblo, cuando sean sometidas a su consideración.
Apoyar jurídicamente al Defensor (a) del Pueblo, en la coordinación del ejercicio de la iniciativa legislativa prevista en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, mediante la elaboración, aprobación y posterior remisión de los proyectos de ley a la Asamblea Nacional.
Participar en la Comisión de Contrataciones de conformidad con lo dispuesto en la Ley que regula la materia.
Colaborar en materia jurídica con otros órganos y entes públicos, según los lineamientos establecidos por el Defensor (a) del Pueblo.
Realizar trabajos de alta complejidad en materia de Servicios Jurídicos, tales como:
Asistir al Defensor (a) del Pueblo en la fijación de lineamientos, políticas y normas, relacionadas con el respeto de los derechos humanos, además de los intereses legítimos, colectivos o difusos; la vigilancia del correcto funcionamiento de los servicios públicos y el control de la actividad administrativa.
Emitir opiniones, fijar directrices, evacuar consultas y prestar colaboración a las defensorías especiales, defensorías delegadas y demás dependencias de la Defensoría del Pueblo, en materia de su competencia.
Intentar las acciones y recursos legales necesarios para lograr la defensa y restitución de los derechos y garantías constitucionales, además de los intereses legítimos, colectivos o difusos, cuando sea procedente.
Intervenir en los recursos de amparo, hábeas corpus, hábeas data, nulidad o cualquier otra acción relacionada con el respeto de los derechos humanos, además de los intereses legítimos, colectivos o difusos, la vigilancia del correcto funcionamiento de los servicios públicos y el control de la actividad administrativa, en los que haya sido notificado el Defensor (a) del Pueblo por parte de los órganos jurisdiccionales, cuando el conocimiento del caso de que se trate no corresponda a las defensorías delegadas.
Ejercer la representación judicial de la Defensoría del Pueblo en todos aquellos procesos judiciales en que sea parte.
Formular ante los órganos correspondientes las recomendaciones y observaciones necesarias para la eficaz protección de los derechos humanos, intereses legítimos, colectivos o difusos, por el inadecuado funcionamiento de los servicios públicos.
Establecer y actualizar la doctrina de los derechos humanos, intereses legítimos, colectivos o difusos, servicios públicos y control de la actividad administrativa, así como sus áreas afines.
Promover la iniciativa legislativa que, en materia de derechos humanos, le confiere la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela al Defensor (a) del Pueblo.
Elaborar anteproyectos de ley a ser considerados por el Defensor del Pueblo para ser presentados ante los órganos legislativos.
Establecer vínculos con los órganos legislativos en el ámbito Nacional, Estadal y Municipal, presentando las observaciones y recomendaciones acerca de los anteproyectos y proyectos de Ley, y demás actividades parlamentarias, relacionados con el desarrollo, promoción y vigencia de los derechos humanos, la vigilancia del correcto funcionamiento de los servicios públicos y el control de la actividad administrativa.
Representar al Defensor del Pueblo en aquellos actos en que este así lo disponga.
Las demás que le sean asignadas por el Defensor (a) del Pueblo y la normativa interna de la Defensoría del Pueblo.
Realizar trabajos de alta complejidad en materia de Auditoría Interna, tales como:
Evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, determinando su pertinencia, confiabilidad y evaluación de la eficiencia, eficacia y economía dentro del marco de las operaciones realizadas.
Realizar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e investigaciones administrativas, para comprobar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de las operaciones, así como evaluar el desempeño, resultados, planes y acciones administrativas, eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto de la gestión de la Defensoría del Pueblo.
Formular a las máximas autoridades las recomendaciones orientadas a fortalecer el sistema de control interno para la protección y salvaguarda del patrimonio público de la Defensoría del Pueblo.
Instruir y sustanciar los procedimientos de Determinación de Responsabilidad según lo contempla la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Sistema Nacional de Control Fiscal, determinando las responsabilidades y sanciones a que hubiere lugar.
Ejercer el control permanente y otorgar conformidad a las cauciones que deban prestar los funcionarios o funcionarias responsables de las unidades administrativas, en concordancia con la normativa legal vigente.
Verificar que el Sistema de Control Interno de la Defensoría del Pueblo promueva el acatamiento de las normas legales, el uso adecuado de los recursos y bienes que integran el Patrimonio Público y brinde la posibilidad de verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa.
Formular reparos, declarar la responsabilidad administrativa e imponer multas en los casos procedentes y decidir los recursos de reconsideración respectivos.
Efectuar el examen selectivo o exhaustivo, así como la calificación y declaratoria de fenecimiento de las cuentas de ingresos, gastos y bienes de la Defensoría del Pueblo de conformidad con la normativa legal vigente.
Coordinar con la Contraloría General de la República y la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, la aplicación de los lineamientos de control por estos definidos, e informar resultados de los mismos.
Participar en calidad de observador en los procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios.
Velar por el cumplimiento de la Ley Orgánica de Contraloría General de la República y otras disposiciones legales referidas a controles administrativos.
Las demás que le señale la ley y demás actos normativos.
Realizar trabajos de alta complejidad en materia de Promoción y Divulgación, tales como:
Elaborar y poner en práctica programas académicos para la enseñanza de los Derechos Humanos y de los principios de participación democrática, en coordinación del Poder Popular para la Educación.
Promover campañas para el respeto de los Derechos Humanos.
Promover los programas necesarios de enseñanza de los Derechos Humanos en entidades estatales.
Coordinar con los Directores de las escuelas de formación de los miembros de la Fuerza Pública la enseñanza de los fundamentos de la democracia y de los Derechos Humanos.
Organizar y mantener el Centro de Documentación de Derechos Humanos de la Defensoría del Pueblo.
Realizar y promover estudios e investigaciones en materia de Derechos Humanos.
Coordinar a todas las dependencias de la Defensoría para la elaboración de los informes y propuestas legislativas que le corresponde presentar al Defensor (a) del Pueblo.
FACTORES:
AUTONOMIA DECISIONAL:
Aplica, selecciona o modifica de manera específica los procedimientos, métodos y procesos de trabajo establecidos.
COMUNICACIÓN:
Mantiene contacto a nivel alto con otras unidades de la Institución, de manera alta con Instituciones y usuarios externos.
CONFIDENCIALIDAD:
Maneja o trasmite información de uso restringido, a nivel alto.
SUPERVISIÓN REQUERIDA:
Efectúa trabajos bajo supervisión ocasional.
RESPONSABILIDAD:
El cargo genera insumos que afectan de manera alta, los resultados alcanzados por su equipo de trabajo y las áreas funcionales de adscripción.
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado / abierto, en un ambiente con calor o frío y/o humedad, generalmente con agentes contaminantes, tales como: ruidos y polvo.
RIESGOS: La ejecución del trabajo está sometida a riesgo de accidente con una magnitud media y con posibilidad de ocurrencia media.
EQUIPOS Y/O DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD: El cargo no requiere del uso de equipos y/o dispositivos de seguridad.
COMPLEJIDAD DEL TRABAJO
TIPO DE TRABAJO:
Requiere ejecutar tareas variadas.
ESFUERZO:
El cargo amerita un esfuerzo físico, requiriendo un grado medio de precisión manual y un grado alto de concentración visual.
REQUISITOS MINIMOS:
Graduado en una Universidad reconocida en una profesión afín al campo donde va a prestar sus servicios, preferiblemente con terminación satisfactoria de un curso de Post-Grado.
EXPERIENCIA:
Deseable una experiencia de aproximadamente Cuatro (04) años en cargos de nivel gerencial. Ser venezolano (a), mayor de edad, tener y acreditar buena conducta, no estar sujeto a interdicción civil y las demás que establezcan la constitución, leyes y normas que dicte la Defensoría del Pueblo.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
Ser venezolano (a), mayor de edad, tener y acreditar buena conducta, no estar sujeto a interdicción civil y las demás que establezcan la constitución, leyes y normas que dicte la Defensoría del Pueblo.
Conocimiento excepcional de las técnicas de análisis económico – financieros, administración de recursos humanos, mantenimiento, servicios judiciales y desarrollo informático.
Conocimiento excepcional del ordenamiento legal vigente y en especial de las materias jurídicas vinculadas a la especialidad en la que habrá de prestar sus servicios.
Amplio conocimiento sobre los procedimientos judiciales y administrativos.
Habilidad considerable para dirigir, coordinar y supervisar el trabajo realizado por otros.
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