Técnicas de dirección y la mejora de la planificación y organización del trabajo de directivos

Resumen

Los directivos son en gran medida organizadores del trabajo de los demás y por tanto deben ser excelentes planificadores y organizadores del suyo propio. De ello depende el resultado del trabajo de los subordinados y de la organización en general. Para lograr un desarrollo sobre bases sólidas que permitan eficiencia, eficacia y competitividad sostenidas es innegable que se requiere de una proyección y dirección de las organizaciones que potencie su creatividad, flexibilidad, dinamismo, rapidez y acometividad con una visión de futuro clara, previamente definida y compartida por todos sus miembros en un presente lleno de complejidades y desafíos para la humanidad en general. En ese contexto, cada día se le da más atención e importancia a las técnicas de dirección ya que todos los dirigentes tienen que enfrentarse frecuentemente a un conjunto de problemas a los que tiene que dar solución mediante el uso de "la técnica de dirección" que sea pertinente. Por tal razón, el presente artículo pretende socializar aspectos metodológicos para el diseño de un procedimiento que contribuya al mejoramiento de la organización y planificación del trabajo de los directivos, y a la aplicación adecuada de diferentes técnicas de dirección ante los disimiles problemas que se presentan en la actividad de dirección.

PALABRAS CLAVE: técnica de dirección, organización y planificación del trabajo, procedimiento.

SUMMARY

The directives are in great measure organizers of the work of the other ones and therefore they should be excellent planning and organizers of their own. Of it depends it the result of the work of the subordinates and of the organization in general. To achieve a development on solid bases that allow efficiency, effectiveness and sustained competitiveness is undeniable that it is required of a projection and direction of the organizations that increase its creativity, flexibility, dynamism, speed and realization with a clear, previously defined future vision and shared by all its members in a present full with complexities and of challenges for the humanity in general. In that context, every day is given more attention and importance to the direction techniques due to all the leaders have to frequently face a group of problems to those they have to give solution by means of the use of the pertinent direction technique. Having presented the above-mentioned, the present article seeks to socialize methodological aspects for the design of a procedure that contributes to the improvement of the organization and planning of the work of the directive, and to the appropriate application of different direction techniques before the dissimilar problems that are presented in the direction activity.

WORDS KEY: direction technique, organization and planning of the work, procedure.

Introducción

La máxima dirección en Cuba ha convocado al pueblo para debatir democráticamente los documentos emanados del VII Congreso del Partido Comunista de Cuba. Dentro de estos documentos se encuentran la "Conceptualización del modelo económico y social cubano de desarrollo socialista" y el "Plan nacional de desarrollo económico y social hasta el 2030", en los que se hace referencia a la viabilidad de lograr nuestra recuperación y desarrollo, sobre bases sólidas que permitan eficiencia, eficacia y competitividad sostenidas, y una reinserción exitosa en el ambiente externo.

Para ello es innegable que se requiere de una proyección y dirección de las organizaciones que potencie su creatividad, flexibilidad, dinamismo, rapidez y acometividad con una visión de futuro clara, previamente definida y compartida por todos sus miembros en un presente lleno de complejidades y de desafíos para la humanidad en general.

En ese contexto, cada día se le da más atención e importancia a las técnicas de dirección para la formación de nuevos dirigentes, e incluso los que ya han alcanzado una alta experiencia se preocupan más y más en saber disponer de ellas para mejorar y facilitar su actuación. Todos los dirigentes tienen que enfrentarse frecuentemente a un conjunto de problemas de diversa naturaleza y orígenes, presentes en diferentes partes de la organización y fuera de la misma, a los que tienen que dar solución. Al respecto es necesario señalar que la práctica administrativa demuestra que lo ordinario es que en la mayor parte de las ocasiones la decisión es tomada sobre la marcha. Atendiendo a lo anterior se debe significar que lo ideal en el proceso de toma de decisiones orientado a la solución de problemas sería que el dirigente pueda estudiar algunos casos y la información disponible antes de resolverlos, lo cual implica usar "la técnica de dirección" que sea pertinente.

Por tanto, el presente artículo pretende socializar algunas disposiciones metodológicas para el diseño de un procedimiento que contribuya al mejoramiento de la organización y planificación del trabajo de los directivos, y a la aplicación adecuada de diferentes técnicas de dirección ante los disimiles problemas que se presentan en la actividad de dirección.

Desarrollo

En la actualidad es irrefutable la necesidad de una proyección y dirección de las organizaciones que potencie su creatividad, flexibilidad, dinamismo, rapidez y acometividad con una visión de futuro clara, previamente definida y compartida por todos sus miembros en un presente lleno de complejidades y de desafíos para la humanidad en general.

Para enfrentar todo ello los directivos deben centrar su atención en tres tipos de destrezas: técnica (capacidad de utilizar las herramientas, procedimientos y técnicas de una disciplina especializada), humana (capacidad de trabajar con otras personas, como individuos o como grupos, y de entenderlos y motivarlos) y conceptual (capacidad mental de coordinar e integrar todos los intereses de la organización como un todo). A lo anterior se debe agregar que ha pasado a la historia el juicio de que para dirigir una organización lo esencial es estar en posesión de un fino olfato que permita por métodos intuitivos llegar a óptimos resultados.

En ese contexto, cada día se le da más atención e importancia a las técnicas de dirección para la formación de nuevos dirigentes, e incluso los que ya han alcanzado una alta experiencia se preocupan más y más en saber disponer de ellas para mejorar y facilitar su actuación.

Sin embargo, es justo señalar que las técnicas de dirección no constituyen algo mágico que aseguren al cien por cien el éxito de cualquier dirigente que sea capaz de asimilarlas completamente, porque sigue existiendo la importancia de las demás cualidades del mismo, que determinan los resultados finales de la organización que dirige. A lo anterior se suma la notable influencia del entorno, que muchas veces es difícil de prever y que no siempre se corresponde con las posibilidades de aplicación de determinadas técnicas de dirección.

Teniendo todo esto presente en el presente trabajo se asume por técnica de dirección al modo generalmente aceptado de analizar y resolver un problema de dirección de forma detallada y sistemática (Carnota Lauzán, 1990:149)[1].

En el trabajo práctico e investigativo relacionado con la dirección todos los dirigentes tienen que enfrentarse frecuentemente a un conjunto de problemas de diversa naturaleza y orígenes, presentes en diferentes partes de la organización y fuera de la misma, a los que tienen que dar solución.

Al respecto es necesario señalar que la práctica administrativa demuestra que lo ordinario es que en la mayor parte de las ocasiones la decisión es tomada sobre la marcha. Atendiendo a lo anterior se debe significar que lo ideal en el proceso de toma de decisiones orientado a la solución de problemas sería que el dirigente pueda estudiar algunos casos y la información disponible antes de resolverlos, lo cual implica usar "la técnica de dirección" que sea pertinente.

El autor O. Borrego enuncia una extensa lista de técnicas de dirección. (Borrego: 1989:70-72).[2] Las mismas aparecen repetidas en diferentes tipos de problemas, lo que supone un variado cúmulo de conocimientos que el dirigente no puede conocer de forma especializada, pero que si debe conocer de forma general, de tal manera que pueda recurrir a ella en caso necesario. Por tanto, el dirigente no tiene que dominar todas las técnicas, salvo un grupo de ellas que le corresponde aplicar directamente por la índole de su trabajo. (Carnota Lauzán, 1990:149)[3].

Este análisis permite señalar que la planificación y organización del trabajo del dirigente está asociada a determinadas técnicas, tales como: la conducción de reuniones, el despacho con los subordinados, la elaboración de informe, el trabajo con los grupos; así como la distribución y el uso racional del tiempo pues este es uno de los principales recurso de trabajo, entre otras, las cuales tienen su propio campo de acción a partir de sus ventajas y lógicas restricciones.

Las ventajas de estas técnicas es que pueden ser aprendidas con rapidez a partir de la experiencia acumulada en el ejercicio práctico de la profesión, además, las técnicas de dirección se realizan en correspondencia con los objetivos estratégicos establecidos en la organización.

Premisas para la elaboración del procedimiento

Partiendo de estos precedentes teóricos corresponde hacer referencia a la necesidad de un procedimiento para la aplicación de técnicas de dirección que faciliten una mejor planificación y organización del trabajo de directivos.

Para su elaboración se debe partir de algunas premisas imprescindibles, entre estas las siguientes:

• la administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas generales y particulares dentro de un sistema organizativo,

• la toma de decisiones debe sustentarse en la información (objetiva, clara, veraz, suficiente) y estar en correspondencia con los objetivos previstos,

• coordinación del trabajo del colectivo para solucionar tareas

• control del cumplimiento de las tareas que se ejecutan

Directa o indirectamente todo lo anterior esta relacionado con la consecución de cambios de los comportamientos, las actitudes y sentimientos de los empleados del sistema organizativo; de acuerdo con los cambios organizacionales que se producen en su entorno social y laboral.

Sin embargo, las organizaciones no pueden cambiar por sí solas, necesitan a un agente que las impulse. Ese agente, que mueve a las organizaciones hacia delante y hacia el cambio, son todas aquellas personas que realizan las diferentes funciones que existen en las mismas. Por tanto, qué opina, qué cree, qué siente, qué piensa sobre su trabajo, sobre sus funciones, sobre la organización, sobre la capacidad organizativa de la misma, sobre su futuro profesional, sobre el futuro de la organización, son, entre otras, interrogantes a las que es vital dirigir toda la atención necesaria, aunque no siempre se le hallan respuestas claras y convincentes.

Fundamentación metodológica del procedimiento

Para la elaboración del procedimiento se decidió que el
mismo contara con tres pasos y el correspondiente proceso de retroalimentación.
Ver figura 2.1

Figura 2.1: Procedimiento para mejoramiento de la organización y planificación del trabajo de los directivos. Fuente: Elaboración propia.

Paso No. 1: Análisis de la realidad

El presente procedimiento inicia con un paso referido al análisis de la realidad, donde el personal y/o analistas encargados del estudio tienen contacto por vez primera con el sistema que deben perfeccionar. Se debe considerar su ejecución en un período corto de tiempo (a juicio de los investigadores podría ser un tiempo de aproximadamente 20 días). Son objetivos de este paso los siguientes:

• Tomar conocimiento de las características de la organización (sistema organizativo).

• Buscar y descubrir el conjunto de factores que caracterizan la actividad actual, sus problemas fundamentales y las causas que originan dichos problemas.

• Analizar cada uno de los aspectos o problemáticas existentes relacionadas con la planificación y organización del trabajo de sus directivos, utilizando la crítica como principio.

La realización del trabajo implica elaborar un plan de trabajo preliminar orientado a definir la forma en que se acometerán las etapas del mismo. En este plan se debe definir cuatro aspectos fundamentales: qué métodos se aplicarán para la ejecución del análisis y/o diagnóstico de la realidad existente; en qué lugar de la organización se ejecutarán estos trabajos; quiénes deben participar en cada una de las actividades programadas y qué parte del estudio en concreto le corresponderá a cada uno de los participantes.

Para proceder con efectividad se hace imprescindible la conformación de un equipo de trabajo para cumplir con el objetivo definido. El mismo deberá conformarse con la siguiente estructura: investigador principal, los principales directivos de la entidad. Se pudiera incluir la presencia de un experto o asesor externo.

Para acometer el paso relacionado con el conocimiento y análisis de la realidad se debe partir del entendimiento de la dirección como aquella disciplina que tiene por finalidad la explicación del comportamiento de la organización y su conducción para la obtención de objetivos predeterminados, consecuentes con una determinada organización, los que se alcanzan con el esfuerzo de los trabajadores en una interacción de acciones sustentadas en un sistema de valores compartidos por los miembros de dicha organización.

Lo anterior presupone que la capacidad directiva se considera como un recurso indispensable para el avance de cualquier sociedad, elemento necesario a desarrollar por los cuadros que como bien expresara en 1962 el Comandante Ernesto "Che" Guevara en su trabajo "El cuadro columna vertebral de la Revolución", … Un cuadro, es un individuo que ha alcanzado el suficiente desarrollo político como para poder interpretar las grandes directivas emanadas del poder central, hacerlas suyas y transmitirlas como orientación a la masa, percibiendo además las manifestaciones que ésta haga de sus deseos y sus motivaciones más íntimas. Es, además, un individuo con capacidad de análisis propio, lo que le permite tomar las decisiones necesarias y practicar la iniciativa creadora…" (Segredo Pérez, 2009: 83)

Según esta autora "se está haciendo referencia a la importancia de tener presente la capacidad del cuadro de compartir la identificación y el análisis de los problemas con los subordinados, por tanto, cualquier directivo que permita la participación en el análisis para la toma de decisiones, está fomentando la dirección participativa como un proceso en el cual los subordinados comparten una cantidad importante de capacidad de decisión con sus superiores". (Segredo Pérez, 2009: 83)

Por tal razón, en la actualidad no es recomendable dirigir desde arriba por un equipo gerencial jerárquico, burocrático o autocrático. Lo anterior permite afirmar que se hace imprescindible crear y desarrollar un ambiente democrático con la existencia de equipos auto – dirigidos y líderes que fomenten la creatividad, el correr riesgos, la motivación, etc. Se hace imprescindible la existencia de directivos capaces de diagnosticar a fondo y con total transparencia los problemas de diversa índole que afecten el funcionamiento de los procesos que tienen lugar en la organización. Pero no solamente identificarlos, sino que debe garantizar su análisis exhaustivo con la participación del personal idóneo, capaz de tomar decisiones con y a través de una gestión democrática, participativa.

Por tanto, la creación de un adecuado clima organizacional fomenta el desarrollo de una cultura organizacional establecida sobre la base de necesidades, valores, expectativas, creencias, normas y prácticas compartidos y trasmitidos por los miembros de una institución y que se expresan como conductas o comportamientos compartidos. (Rojo Pérez, N; 2004[4]Por ende, dar participación a las personas en el proceso de dirección consiste en contar con las personas, compartir con ellas decisiones y tareas, abrirles espacios para el cumplimiento de sus derechos y deberes sociales y políticos, brindarles la posibilidad de ser parte activa en la gestión y beneficios de una tarea y ofrecerles la posibilidad de opinar con libertad. (Castell-Florit Serrate, P; 2001[5]

De lo anterior se deduce que el análisis de la realidad es un paso importante dentro del proceso de gestión, ya que mediante este se puede minimizar los riesgos e incertidumbre que está presente en el funcionamiento de cualquier sistema organizativo. Además, a lo expuesto hasta el momento se debe añadir que hecho de poseer información oportuna, objetiva y fidedigna de la realidad en la que existe y se desarrolla la organización permite integrar energías y recursos de todo tipo en función del logro de los objetivos establecidos en aspectos relacionados con la planificación y organización del trabajo del directivo. Por tanto, este tipo de estudio permite el establecimiento de prioridades y hacer un uso más óptimo y racional de los recursos disponibles.

También es importante reconocer que cualquier proceso de control implica el suministro de información oportuna acerca de lo que sucedió o de lo que está sucediendo. Esto puede lograrse de diversas formas dependiendo del problema en concreto. Teniendo este elemento presente se debe significar que el conocimiento y análisis de la realidad se alcanza a partir de información recopilada o estimada, mediante la aplicación de un conjunto de técnicas, tales como: el cuestionario, la entrevista, la observación y el trabajo en grupo, entre otras.

Paso No. 2: Análisis y presentación de soluciones.

Durante el desarrollo de este paso es evidente el necesario tránsito por un momento de análisis crítico de la información obtenida a partir de lo cual se puede propiciar la presentación de soluciones adecuadas. En esta situación no puede hablarse de un método en particular para analizar un problema, debe existir un complemento con otros métodos o la intuición en el caso que los ingredientes de la toma de decisiones no señalen un camino que tomar.

Lo anterior es un proceso que está influido por la experiencia y destrezas o habilidades técnicas de los directivos, así como por las necesidades específicas de una situación concreta del proceso de dirección y de la vida de la organización, su cultura, etc.

Esto hace que sea necesario hacer un compendio de las posibles técnicas a utilizar para la solución de problemas relacionados con la planificación y organización del trabajo de directivos. En tal sentido se deben mencionar las siguientes: sesiones de trabajo en grupo, tormenta de ideas, despachos, reuniones, definición de escenarios, técnicas de toma de decisiones, matriz DAFO, diagrama de Gantt, técnicas de delegación de autoridad, control de eficiencia, control estratégico; así como técnicas de aprovechamiento del tiempo.

Para poder hacer una aplicación efectiva de estas técnicas, de ser necesario, es importante desarrollar un proceso de preparación sistemática que permita un adecuado dominio teórico y práctico. Aquí es importante hacer alusión al necesario intercambio de experiencias entre los directivos de todos los niveles organizativos.

Por tal razón, cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución del próximo problema similar. Si ha encontrado una solución aceptable, con mayor razón tenderá a repetirla cuando surja un problema parecido. Si carecemos de experiencia entonces tendremos que experimentar; pero sólo en el caso en que las consecuencias de un mal experimento no sean desastrosas. Por lo tanto, los problemas más importantes no pueden solucionarse con experimentos.

Lo anterior contribuye a propiciar el trabajo de capacitación y desarrollo del personal incluidos los dirigentes y trabajadores, estimula la formación de grupos participativos implicados en la búsqueda y solución de problemas, así como mejora la respuesta del personal a objetivos de trabajo precisos, concretos y alcanzables. También puede tributar al incremento de la calidad de la producción y/o prestación de servicios mediante un mejor desempeño de los dirigentes y los trabajadores en el logro de objetivos del sistema y cada una de sus unidades organizativas.

Teniendo presente lo anterior, los autores del presente trabajo sugieren hacer énfasis en las siguientes técnicas: identificar críticamente los roba tiempo, eliminar elementos de distracción, concéntrese en la tarea y conclúyala, establezca prioridades y asigne tiempo a cada tarea, prepare una lista para el día.

Paso No. 3 Evaluación de proceso de aplicación: control y ajuste

El control está presente, en mayor o menor grado, en todas las organizaciones. Los administradores pasan buena parte de su tiempo observando, revisando y evaluando el desempeño de las personas, métodos y procesos, máquinas, equipos, materias primas, productos y servicios, en todos los niveles de la organización: institucional, intermedio y operacional.

La finalidad del control es asegurar que los resultados de las estrategias, políticas y directrices (institucional), de los planes tácticos (intermedio), y de los planes operacionales (operacional) se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos.

El control es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

También hay otras connotaciones para la palabra control: comprobar o verificar, regular, comparar con un patrón, ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar), frenar o impedir.

El control consiste básicamente en un proceso que orienta la actividad ejercida para un fin previamente determinado. La esencia del control consiste en verificar si la actividad controlada esta alcanzando o no los resultados deseados. Cuando se habla de resultados deseados, se presupone que se conocen y están previstos.

Ya sea en el nivel de la organización el control es un proceso cíclico e interactivo, conformado por cuatro fases:

• Establecimiento de estándares de desempeño.

• Evaluación del desempeño.

• Comparación entre el desempeño y el patrón.

• Acción correctiva.

En este paso se deberá hacer una comparación de la planificación de las acciones para lograr mejoras en los resultados del trabajo de los directivos con su ejecución real. Para ello se puede establecer un cronograma de control en correspondencia con la ejecución de las acciones; se valoran las fechas de ejecución y se establece la comparación. Además se puede establecer un sistema de información para saber como se esta realizando la ejecución de las acciones dirigidas a mejorar la planificación y organización del trabajo de los directivos. Esto se sugiere hacerlo a través de los consejos de dirección, atendiendo a que el sistema dirigente tiene la responsabilidad de:

• analizar periódicamente con cada subordinado los objetivos que se establezcan y sus niveles de desempeño

• evaluar el avance que se obtiene en el logro de esos objetivos

• ayudar y apoyar al subordinado para que cumpla los objetivos

• programar, capacitar y supervisar en función del desarrollo de los trabajadores

• cultivar la participación y el compromiso de los trabajadores

• incentivar la creatividad de los subordinados.

Conclusiones

Los directivos son en gran medida organizadores del trabajo de los demás y por tanto deben ser excelentes planificadores y organizadores del suyo propio. De ello depende el resultado del trabajo de los subordinados y de la organización en general. Para ello deben valerse de distintas técnicas de dirección que deben aplicar de acuerdo a las características del problema que enfrentan.

Para hacer más óptimo el proceso podrían hacer uso del procedimiento propuesto y de la experiencia que hayan acumulado a su paso por la actividad de dirección en la organización, así como por los resultados obtenidos por directivos de éxito en cualquier organización del país y latitud del mundo.

Bibliografía

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• 15. Stoner, James; R.E. Freeman; Daniel R. Gilbert (1989): "Administration", V Edición, 1989.

Autor:

MSc. Omar Pérez García,

Ing. Ernesto Ignacio Cuellar Rodríguez,

Ing. Madanys Idalmis Rodríguez Luis.

Campus: Universidad de Sancti Spíritus "José Martí Pérez"

Área: Vicerrectoría de Gestión Universitaria, Unidad Empresarial de Base ENSA Sancti Spíritus, Empresa Cárnica Sancti Spíritus.

[1] Carnota Lauz?n, Orlando (1990): Teor?a y pr?ctica de la direcci?n socialista. Editorial Pueblo y Educaci?n. La Habana, 1990, p.149.

[2] Borrego D?az, O. (1989): La ciencia de direcci?n: algunos antecedentes y enfoques actuales. SUPSCER, 1989, pp 70 – 72.

[3] Carnota Lauz?n, O. (1990): Teor?a y pr?ctica de la direcci?n socialista. Editorial Pueblo y Educaci?n. La Habana, 1990, p.149.

[4] Rojo P?rez, N (2004).: Administraci?n de Recursos Humanos. Generalidades en Salud [CD-ROM]. La Habana: ENSAP; 2004.

[5] Castell-Florit Serrate, P (2001).: Glosario Gerencia en salud. La Habana: MINSAP, ENSAP; 2001.