Sugestão de sistema de informação para o colégio Vereador Ruy Comarella (página 2)

Chiavenato (2004) e Bateman (1998) defendem que a eficácia tem de andar sempre junto da eficiência, para fazer com que as coisas sejam realizadas da melhor forma possível e com o menor custo.

Na administração de uma empresa "É preciso especificar os objetivos a serem atingidos e decidir antecipadamente as ações apropriadas que devem ser executadas para atingir esses objetivos". (Bateman, 1998).

Uma empresa antes de qualquer coisa define os objetivos, quais suas metas a serem alcançadas e quais os caminhos a serem percorridos, através de um planejamento, da organização, da direção e do controle.

As empresas não passam de setores e departamentos organizados, ou seja, organizações com uma hierarquia que seus funcionários seguem.

As organizações podem ser definidas como um conjunto de pessoas que, de maneira ordenada, buscam atingir objetivos comuns, por meio de uma adequada coordenação de recursos materiais, humanos, financeiros, informacionais e de tempo. (Souki, 2003)

A maior dificuldade que uma empresa enfrenta, são os paradigmas que as pessoas utilizam. Muitas vezes essas pessoas não estão acostumadas a mudar radicalmente um processo de trabalho, ou mesmo por comodidade. Geralmente esses novos paradigmas são criados por pessoas estranhas, pelo fato de verem os problemas e suas soluções por outro ângulo.

Conforme Souki (2003):

Os paradigmas definem as condições especiais com que cada organização funciona. Eles determinam a própria personalidade da organização, as características de suas filosofias, de sua cultural organizacional, de seus produtos e serviços e a maneira como as pessoas nelas se comportam.

• Sistemas de Informação

Rezende (2003) conceitua inicialmente sistemas de informação como "todo dado trabalhado, tratado, útil, com valor significativo atribuído ou agregado a ele com um sentido natural lógico para quem usa a informação".

Sistemas de Informação possui alguns significados, entre eles podemos citar:

• Um sistema, automatizado ou manual, que compreenda pessoas, máquinas, e /ou métodos organizados para coletar, processar, transmitir e disseminar dados que representam informação para o usuário.

• Sistemas de telecomunicações e/ou equipamentos relacionados; sistemas ou subsistemas interconectados que utilizam equipamentos na aquisição, armazenamento, manipulação, gestão, movimento, no controle, na exposição, na troca, no intercâmbio, na transmissão, ou na recepção da voz e/ou dos dados, e inclui o software e hardwares utilizados. (http://pt.wikipedia.org)

Segundo Alves (2004), "sistemas de informação são sistemas que, por meio de processos de coleta e tratamento de dados, geram e disseminam as informações necessárias aos diversos níveis e processos organizacionais."

As empresas que detêm maior domínio de suas informações e souberem organizá-las e conhecerem tanto o meio externo quanto interno, terão mais condições de competir em seus negócios.

As informações são o principal patrimônio de uma empresa, sem elas decisões não seriam tomadas, e cada vez mais o sucesso está ligado às informações obtidas em uma negociação.

Os profissionais que trabalham devem ter em seu domínio alguns fundamentos como Organização, Tecnologia e Administração, para poder realizar seu trabalho com segurança e saber transformar os dados em informações.

Segundo Boghi (2002), "Dado é um fato, coisa, acontecimento ou registro no seu estado bruto. Informação é a matéria prima para a tomada de decisão."

A empresa precisa enfrentar alguns desafios para montar e utilizar um sistema de informação, tais como: Projetar sistemas competitivos e eficazes, entender requisitos do sistema e do ambiente de negócios global, criar arquitetura de informação que apóie os objetivos da organização, determinar o valor do sistema da informação para o negócio e projetar sistemas que as pessoas possam controlar, entender e usar de maneira social e eticamente responsável.

Passados esses desafios a empresa garante boa competitividade, bons lucros e uma ascendência cada vez maior.

• Segurança em Sistemas de Informação

A partir do momento em que a empresa investe em sistemas de informação, ela também precisa estar ciente que é necessário a segurança desse sistema de informação.

Conforme cita Beal (2004):

Em qualquer tipo de organização, o ambiente de SI/TI (Sistemas de Informação/Tecnologia da Informação) está em constante mutação, o que significa que as ameaças e vulnerabilidades a que se sujeita também se modificam o tempo todo. Qualquer alteração na estrutura organizacional, nos processos de trabalho ou nas soluções tecnológicas adotadas, por mais irrelevantes que possa parecer o processo de gestão da segurança da informação, pode vir a causar uma alteração importante nas ameaças e vulnerabilidades a que estão expostos os ativos informacionais.

A informação e os processos de apoio, sistemas e redes são importantes ativos e também, estratégicos para os negócios. Confiabilidade, integridade e disponibilidade, são características chave para a segurança da informação. É através dessas características que é possível preservar a competitividade, o faturamento, a lucratividade, o atendimento aos requisitos legais e a imagem da organização no mercado.

O objetivo da segurança em sistemas de informação é garantir a integridade e sigilo de seus dados. As infrações podem surgir de vários lados, podem ser através de pessoas mal intencionadas que acessem o sistema para adquirir ou até mesmo destruir os dados, podem vir através da rede, por meio de cavalos de tróia, de vírus, softwares de baixa qualidade e outros. Com essas ameaças é necessário que o sistema de informação da empresa esteja cercado por vários itens de segurança, como senhas somente para pessoas autorizadas, antivírus atualizados e armazenamento adequado de equipamento.

Para a empresa atingir os seus objetivos, ela precisa definir uma política de segurança, que é essencial para qualquer empresa. Segundo Alves (2004):

Política de Segurança é um conjunto de diretrizes, normas e procedimentos que devem ser seguidos e que visam conscientizar e orientar funcionários, clientes, parceiros e fornecedores para o uso seguro do sistema de informação da organização.

A segurança do sistema de informação deve ser considerado prioridade na empresa, pois em um mercado competitivo tudo gira em torno da política de segurança.

• Interface Homem Máquina e Ergonomia

Interface homem máquina já significa algo, interação homem computador, tudo o que se relacionam aos dois, muitas pessoas tem interpretações erronias a respeito do tema, acham que é apenas a tela em que o programa é apresentado.

No início, os usuários de programas de software eram os seus próprios desenvolvedores. Mais tarde estes programas passaram a ser destinados a um pequeno público de usuários externos, que recebiam treinamento pesado. Até aí, tudo ia relativamente bem com as interfaces humano-computador, mas quando os programas de computadores passaram a ser destinados a um público mais amplo e menos treinado, e os sistemas passaram a ser propostos como produtos, destinados ao mercado consumidor, a coisa começou a não dar certo. A falta de interesse pela lógica de utilização, fazia com que as interfaces com os usuários fossem sempre deixadas como última coisa no desenvolvimento. Cybis (2003)

As pessoas não e preocupavam muito com alguns detalhes, mas hoje as coisas mudaram e houve novas definições para o tema, segundo Zambalde (2004):

Uma interface homem-máquina compreende os comportamentos do usuário (ser humano) e as características e facilidades do sistema (desenvolvimento ou design e documentação), do equipamento (hardware) e do ambiente (aspectos físicos e impactos da informatização). Assim, interface não é só o que se vê em uma tela ou monitor, mas também os periféricos, os manuais, o local de trabalho, materiais impressos e até o suporte técnico e de treinamento.

Em geral interface é tudo o que se vê e se trabalha em informática, desmistificando que interface seria apenas a tela do monitor, a apresentação do software para seu usuário.

A ergonomia está relacionada tanto a estrutura corporal do usuário, como também a interface do trabalho, pois como foi enfatizado por Zambalde (2004), interface vai desde uma tela de monitor até materiais impressos, manuais, etc, e dependendo da localização e colocação desses itens, o desempenho da postura não será o mais indicado.

A International Ergonomics Association, define:

Ergonomia (ou Fatores Humanos) como a disciplina científica que trata da compreensão das interações entre os seres humanos e outros elementos de um sistema, e a profissão que aplica teorias, princípios, dados e métodos, a projetos que visam otimizar o bem estar humano e a performance global dos sistemas.

Em outras palavras, ergonomia no conceito de Cybis (2003), "visa a adaptação do trabalho ao homem, por meio de sistemas e dispositivos que estejam adaptados a maneira como o usuário pensa e trabalha."

As doenças relacionadas à falta de ergonomia no trabalho, afastam muitas pessoas de suas funções, a mais conhecida delas - LER (Lesão por Esforço Repetitivo) - é um nome dado a problemas de saúde ocasionados nos músculos e/ou tendões, cuja origem se deve ao contínuo e repetitivo trabalho realizado com as mãos ou qualquer segmento do corpo.

"Se o trabalho produz o próprio homem, então ele deve ser o centro de nossa preocupação, pois aquilo que os homens são depende do que e do como produzem sua vida material." Orso (2001).

• Banco de Dados

Em uma denominação simples, Cardoso (2003) diz que: "Banco de dados é um conjunto de dados armazenados, cujo conteúdo informativo representa, a qualquer instante, o estado de uma determinada aplicação."

Date (2000), define:

Banco de Dados é apenas um sistema computadorizado de armazenamento de registros. O Banco de Dados pode, ele próprio, ser visto como equivalente eletrônico de um armário de arquivamento. Em outras palavras, é um repositório ou recipiente para uma coleção de arquivos de dados computadorizados.

Em um banco de dados se armazena todos os dados possíveis e interessantes à empresa, desde a data de nascimento de funcionários, fornecedores, clientes, até informações sigilosas.

Hoje em dia, os Banco de Dados são essenciais para todos os ramos de negócios. Eles são usados para manter registros internos, apresentar dados a consumidores e clientes na World Wide Web e fornecer suporte a muitos outros processos comerciais. Garcia (2001)

Para facilitar o uso e a manutenção de um Banco de Dados, utilizamos um pacote de programas chamado SGBD que significa Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados.

Date (2000) classifica o SGBD como o "software que trata de todo o acesso ao banco de dados."

Os SGBD"s, são responsáveis por uma série de tarefas, que, antes de sua criação, ficavam sob a responsabilidade do programador. A idéia principal é a de garantir uma série de vantagens na criação e manutenção dos Bancos de Dados, utilizando um SGBD, de forma transparente ao programador, confirma Cardoso (2003).

Isso quer dizer que o SGBD, é uma ferramenta poderosa para criar e gerenciar grandes quantidades de dados de forma eficiente e permitir que esses dados persistam durante longos espaços de tempo com segurança.

• Redes e Sistemas Distribuídos

A fusão dos computadores e das comunicações teve uma profunda influência na forma como os sistemas computacionais eram organizados. Antigamente um único computador atendia as necessidades da empresa, hoje esse computador foi substituído por redes de computadores, nas quais os trabalhos são realizados por uma série de computadores interconectados.

Segundo Soares (1995), "uma rede de computadores é formada por um conjunto de módulos processadores (MPs) capazes de trocar informações e compartilhar recursos, interligados por um sistema de comunicação."

Hoje temos dois tipos de redes de computadores, segundo Tanenbaum (1997):

• Corporativas: Cujo objetivo é compartilhamento de recursos, colocar todos os programas, equipamentos e especialmente dados ao alcance de todas as pessoas da rede, independente da localização física do recurso e do usuário.

• Pessoais: Só ganharam popularidade a partir do momento em que as redes de computadores pessoais passaram a oferecer uma grande vantagem de preço/desempenho em relação aos mainframes. Muitas pessoas pagam suas despesas, administram contas bancárias, gerenciam investimentos eletronicamente, sem falar nas compras on-line cada vez mais seguras.

Através das redes de computadores mundialmente conectados, podemos ter acesso a tudo que imaginamos, desde simples pesquisas para um trabalho escolar, compras on-line, e também conhecer lugares e curiosidades sem sair de casa.

• Engenharia de Software

Segundo Carvalho (2001):

O objetivo da Engenharia de Software é auxiliar no processo de produção de software de forma que o processo dê origem a produtos de alta qualidade, produzidos mais rapidamente a um custo cada vez menor. São muitos os problemas a serem tratados pela Engenharia de Software, pois tanto o processo quanto o produto de software possuem vários atributos que devem ser considerados para que se tenha sucesso, por exemplo a complexidade, a confiabilidade, a visibilidade, a aceitabilidade, a manutenibilidade, a segurança, etc.

A Engenharia de Software não é só um conjunto de regras necessárias, mas hoje é uma necessidade para que os projetos não sejam entregues fora dos prazos e para que os projetos não sejam remendados por falta de itens não verificados antes, por isso ela segue algumas etapas básicas, como reconhecimento do problema, avaliação e síntese, especificação e validação, claro que dentro dessas quatro etapas existem vários outros itens.

Além disso, precisamos verificar a qualidade do software, que é:

Atendimento às expectativas do cliente, conformidade com a especificação, conhecimento do processo de melhorá-lo, efetividade e usabilidade, ou seja, a relação entre o grau de qualidade e a satisfação do cliente, em termos de expectativas atendidas. Rouiller (2003)

No decorrer dos tempos, foram sendo propostos e utilizados padrões e modelos para o desenvolvimento dos softwares. Esses relacionados cada vez mais à ISO (International Organization for Standardization), definida como:

Uma organização não-governamental, e a razão de existência foi motivada pela necessidade de referências internacionais para regulamentar obrigações contratuais entre fornecedores e compradores, que focalizassem a garantia de manutenção e uniformidade da qualidade de produtos. Rouiller (2003)

• Gestão de Conhecimento e Inovação

Carmo [19--] define:

A tecnologia é apenas um dos componentes da gestão do conhecimento, e freqüentemente não se apresenta como o meio mais adequado para operar mudanças. Pois muitas das mudanças terão que ser pessoal e não tecnológica. A Gestão do conhecimento tem como ponto central o ser humano, ou seja, a informação tem um lado humano comportamental, que acaba influenciando e formando a cultura informacional da empresa.

A empresa não deve ficar restrita apenas a um tipo de tecnologia, para isso a Gestão de Conhecimento e Inovação está aí, mostrando que são várias as tecnologias novas que podemos utilizar para facilitar nosso trabalho. E lembrando que o fator humano é imprescindível, pois é necessário que as pessoas que trabalham com determinadas tecnologias se reciclem, façam cursos de aperfeiçoamento para poderem seguir junto com as novas tecnologias do mercado.

Segundo Zambalde (2004), gestão de conhecimento nas organizações:

Trata-se de uma visão estratégica dos empresários, que muitas vezes pode representar o sucesso ou o fracasso dos negócios. Por outro lado, ocorre o pensamento de que Gestão do conhecimento é muito complicado, exigindo grandes investimentos em informática e telecomunicações, em pessoal especializado, entre outros. Isto também não é verdade, existem processos fáceis e simples de serem implementados.

Muitas empresas têm o temor de gastarem muito com tecnologia, e não terem soluções, mas existem processos simples e que não tem o custo tão elevado.

• Sistemas Integrados e Comércio Eletrônico

Segundo Turban (2004), "Comércio Eletrônico (CE, e-commerce) entende-se o processo de compra, venda e troca de produtos, serviços e informações por redes de computadores ou pela Internet."

Nas empresas maiores, a maioria dos seus sistemas foi desenvolvido separadamente, por isso uma dificuldade maior de se adaptar o trabalhar com vários sistemas ao mesmo tempo, com interfaces diferentes e com lógicas diferentes.

Para isso existem os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que nada mais é que:

Um conjunto de atividades executadas por um software multi-modular, que tem por objetivo auxiliar o fabricante ou o gestor de uma empresa nas importantes fases do seu negócio; incluindo o desenvolvimento de produtos e serviços a clientes e acompanhamentos de ordens de produção. O ERP pode também incluir módulos aplicativos para os aspectos financeiros e até mesmo para a gestão de recursos humanos. Souza (2004)

Dependendo do ramo de negócio de uma empresa, ela tem várias possibilidades de "apresentar, interagir ou vender" seu produto através da Internet.

Como Turban (2004) nos define:

E-business não inclui simplesmente a compra e venda de produtos e serviços, mas também a prestação de serviços a clientes, a cooperação com parceiros comerciais e a realização de negócios eletrônicos dentro de uma organização.

O E-business pode incluir todos os negócios de uma empresa, podendo ser também apenas alguns serviços.

Metodologia

Metodologia científica consiste em algo detalhado, que explica os passos realizados para chegar a uma conclusão.

Segundo Bello (2004):

A Metodologia é a explicação minuciosa, detalhada, rigorosa e exata de toda ação desenvolvida no método (caminho) do trabalho de pesquisa. É a explicação do tipo de pesquisa, do instrumental utilizado (questionário, entrevista etc), do tempo previsto, da equipe de pesquisadores e da divisão do trabalho, das formas de tabulação e tratamento dos dados, enfim, de tudo aquilo que se utilizou no trabalho de pesquisa.

A metodologia consiste em esclarecer alguns conceitos fundamentais que permeiam uma pesquisa científica.

Goldenberg (2001) nos dá uma definição:

Ao trabalho metódico denomina-se PESQUISA CIENTÍFICA. Consiste a realização de revisão sistematizada da literatura, seguida de síntese estatística denominada metanálise. A metanálise associa todos os casos estudados (disciplinas), como se fizessem parte de estudo único.

Portanto, "a pesquisa científica é uma investigação formal, ou seja, estruturada, controlada, sistemática e redigida de acordo com as normas da metodologia valorizada pela ciência." Cruz (2004)

• Estudo de Caso

A direção e funcionários do Colégio Vereador Ruy Comarella, cansados de atender de modo ineficiente seus funcionários, alunos, pais e outras pessoas, resolveram procurar uma solução mais adequada para seu atendimento e retorno de trabalho.

Relacionando que seus dados ainda estão em estado manual, acúmulos de papel, insegurança nas informações e contando que o Colégio já disponibiliza de alguma "tecnologia", como computadores interconectados e equipamentos, não fica difícil e muito caro adquirir um sistema de informação para agilizar os processos de trabalho.

Para a realização desta, foram feitos os levantamentos necessários para a detecção e solução do problema, entrevistando pessoas que trabalham na Secretaria, a fim de detectar quais as melhores soluções para se ter um retorno rápido do trabalho. O Colégio decidiu rever os seus conceitos e planejar um investimento em Sistemas de Informação, incluindo os itens como Gestão Acadêmica e Gestão Financeira.

Nesta análise de projeto, o sistema de informação terá incluso tudo o que uma Secretaria de um Colégio deve ter: cadastro de alunos, inclusões de notas, freqüência, informações acadêmicas e financeiras dos alunos, diversos relatórios, controle do caixa, emissão de boletos, dentre outros. Tudo informatizado para auxiliar nos trabalhos realizados pela Secretaria do Colégio.

• Procedimentos Metodológicos

O levantamento dos problemas enfrentados na empresa foram feitos através de entrevistas com a Diretora do Colégio e a funcionária que atende a Secretaria, onde foram feitas algumas perguntas como:

• A finalidade do Colégio?

• Como é definida a estrutura organizacional do Colégio?

• Qual a importância das tecnologias de informação no Colégio?

• Quais os meios físicos, lógicos e humanos utilizados?

• Como são guardados os dados, as informações sobre os alunos?

• Qual a maior dificuldade em meio aos documentos, se é a procura de informações, a digitação ou o quê?

• Qual a pretensão futura na área de tecnologia da informação?

• Quais as principais informações?

• Quais informações são mais utilizadas?

• Que tipos de documentos são impressos?

• O que precisaria ter para facilitar certos serviços?

Com as respostas, podê-se avaliar melhor a situação do problema e ter idéia de quais seriam as melhores soluções.

Análise e Proposta

Neste capítulo será abordada a análise de cada disciplina relacionada ao problema e posteriormente a proposta do Sistema de Informação que o Colégio poderá utilizar.

• Análise

Aqui são analisadas as disciplinas estudadas no curso de Pós-Graduação em "Administração de Sistemas de Informação", evidenciando o que cada disciplina contribui para a solução do problema, e relacionando as ferramentas e as tecnologias o que o Colégio disponibiliza.

• Fundamentos de Administração e Informática

A sociedade, contudo é formada por instituições e composta de organizações. Todas as atividades independentes de serem voltadas a produção de bens ou prestação de serviços são planejadas, coordenadas, dirigidas e controladas dentro das organizações. A administração nada mais é do que a condução racional das atividades de uma organização seja ela lucrativa ou não-lucrativa, tratando do planejamento, da organização, da direção e do controle de todas as atividades que ocorrem dentro de uma organização.

Este item terá o objetivo de tratar da administração do Colégio Vereador Ruy Comarella, onde será discutida a solução de problemas que existam na mesma, através de recursos, planejamento e estratégias que podem ser aplicadas.

• Descrição da Empresa

O Colégio Vereador Ruy Comarella Ltda ME., foi fundado em 04 de outubro de 1980 por duas professoras, como "Escolinha Criança Feliz".

Em 1994, passa a denominar-se Colégio Vereador Ruy Comarella, com a implantação do Ensino Médio.

Atende atualmente, turmas de Educação Infantil (creche e pré-escolar), Ensino Fundamental (1ª a 8ª série), Ensino Médio de Educação Geral regular e supletiva – Educação para Jovens e Adultos.

O Colégio Vereador Ruy Comarella é uma empresa privada e tem por finalidade o processo educacional. Sua filosofia é propiciar aos alunos espaços e oportunidades que os transformem em cidadãos possuidores de uma mentalidade científica lógica e crítica, pela apropriação de um conhecimento mais global, produzindo nas atividades práticas dos homens. Neste sentido, através de uma análise radical, rigorosa e de totalidade, pretende-se construir ou aguçar a capacidade de percepção da lógica que norteia as relações dos homens com os outros homens e com a natureza, levando o cidadão à reflexão permanente do seu próprio existir, tornando-o capaz de interpretar e transformar a sociedade e a natureza em benefício do homem e do bem estar coletivo.

E dentro do processo educacional, atender aos princípios e disposições das Leis de Ensino em vigor ao ministrar o Ensino Fundamental e Médio, conforme a legislação vigente determinar, evidenciando:

• A compreensão dos direitos da pessoa humana, do cidadão, do Estado, da família e dos demais grupos que compõem a comunidade;

• O respeito à dignidade e às liberdades fundamentais do homem;

• O fortalecimento da unidade nacional e da solidariedade internacional;

• O desenvolvimento harmonioso das potencialidades do educando, como elemento de auto-realização; iniciação para o trabalho, preparo para o exercício de uma cidadania consciente e o engajamento numa vida cristã autêntica e responsável;

• O despertar das aptidões profissionais;

• O incentivo à pesquisa, à criatividade e ao ensino experimental;

• O respeito à liberdade do cidadão;

• A condenação a qualquer tratamento desigual por motivo de convicção religiosa, filosófica, política, bem como qualquer preconceito de classe ou de raça;

• A compreensão do papel da ciência e da tecnologia no mundo moderno;

• Cultivar nos educandos:

• A devida maturidade humana e cristã;

• A estabilidade de caráter e a capacidade de tomar decisões ponderadas;

• Os valores naturais e sobrenaturais e o entusiasmo pela própria vocação na profissão escolhida;

• Os critérios acertados para julgar com retidão sobre acontecimentos e pessoas;

• O senso de responsabilidade para que façam uso inteligente da sua liberdade no sentido de promover o bem comum.

• A disciplina, praticada de tal maneira que se transforme em disposição interna, para conseguir o domínio de si mesmo e como defesa da vida democrática e da caridade.

O Colégio se propõe ainda a:

• Executar e atualizar, sempre que necessário, a sua proposta pedagógica;

• Administrar seu pessoal e seus recursos materiais e financeiros, velando em cumprimento das normas legais em vigor;

• Articular-se com as famílias e a comunidade, criando processos de integração da sociedade com o Colégio.

Este encontra-se localizado à Rua Lauro Muller, 129 – Centro, Correia Pinto, SC.

O Colégio tem a seguinte estrutura organizacional básica:

1 – Diretoria:

1.1 – Direção Pedagógica;

1.2 – Direção Administrativa;

1.3 – Direção Adjunta;

2 – Orientação Educacional;

3 – Supervisão Escolar;

4 – Serviços Administrativos:

4.1 – Secretaria;

4.2 – Tesouraria;

4.3 – Serviço Pessoal.

A seguir a Figura 1, mostra a estrutura organizacional do Colégio.

Figura 1 - Organograma do Colégio Vereador Ruy Comarella

O enfoque do estudo se dará na Secretaria do Colégio no que se refere à organização, planejamento e controle das informações, a fim de agilizar o atendimento e prestação de serviço a seus funcionários, alunos, pais e demais pessoas que procuram algum tipo de serviço a que se destina o Colégio.

No momento, se uma pessoa precisa de algum dado sobre determinado aluno, é necessário que seja procurado em um arquivo manual, pois todos os dados estão registrados em papel.

A Diretoria da empresa precisa acima de tudo, saber que "Organizar é reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros, físicos, de informação e outros necessários para atingir seus objetivos". (Bateman, 1998)

A liderança na empresa precisa acima de tudo, estimular as pessoas a serem grandes executores. É dirigir, motivar e comunicar-se com os funcionários, individualmente e em grupos.

O controle acima de tudo é a chave para o sucesso, pois tendo controle nas situações, controle das informações, será fácil atingir objetivos comuns.

• A importância da Informática

Souki (2003) enfatiza que:

A grande velocidade e profundidade das transformações tecnológicas, políticas econômicas, culturais e sociais que vêm ocorrendo nos dias atuais têm criado um ambiente turbulento, gerando uma série de novas demandas, riscos, incertezas e oportunidade para as organizações. Uma nova postura por parte dos administradores frente aos desafios que se pronunciam tem sido exigida.

Aí a informática vem ajudar e muito. O Colégio optou por informatizar a Secretaria a partir de 1995, mas como toda empresa que quer novas tecnologias, seus pensamentos eram voltados para os sistemas em pacotes.

Desde a instalação dos equipamentos, a idéia era informatizar a secretaria para agilizar os processos de atendimento.

Mas na época, a falta de disponibilidade no mercado de um programa próprio ou de um programador que acompanhasse todo o processo de acordo com as necessidades que surgem no Colégio, ficou difícil implantar sistemas de informação, levando os equipamentos a ficarem obsoletos, e fazendo com que a Direção desistisse da idéia de implantação dos sistemas.

Hoje o Colégio conta com equipamentos mais atuais do que os que foram adquiridos no início. Dependendo do sistema de informação que possa ser adquirido, será necessário investir em equipamentos atualizados, para evitar uma futura troca.

Para o funcionamento do Colégio é utilizado vários componentes físicos, lógicos e humanos.

• Componente Físico: O Colégio possui 2 microcomputadores na Secretaria, sendo suas configurações:

AMD K6;

Memória RAM 128 MB;

HD 40 GB;

Kit Multimídia

Placa de rede;

Monitor 14";

Nobreak NB 1000;

• Componente Lógico: O Colégio utiliza hoje o Excel para emitir os boletins dos alunos. Um software chamado Urânia para desenvolver os horários de aula. Para gerar os boletos das mensalidades, é usado dois programas diferentes que tem a mesma finalidade, os programas são fornecidos pelo Banco do Brasil e pelo Banco do Estado de Santa Catarina.

• Componente Humano: O terceiro componente e um dos mais importantes são os funcionários. Trata-se de profissionais que utilizam o hardware e o software, sem dúvida a parte mais complexa para o gerenciamento dos sistemas de informações, pois eles fazem as engrenagens funcionarem perfeitamente e harmoniosamente.

Segundo Chiavenato (2004):

Nos dias de hoje, a administração revela-se como uma área de conhecimento humano repleto de complexidades e desafios. O profissional que utiliza a administração como meio de vida pode atuar nos mais variados níveis de uma organização: desde o nível hierárquico de supervisão elementar até o nível de dirigente máximo da organização.

A Administração tornou-se uma área importantíssima na empresa, pois com o esforço cooperativo podemos deixar de lado as complexidades, e trabalhar com empenho em diversos temas, tendo como auxílio os Sistemas de Informações.

Esse sistema tem de ser iniciado pelo planejamento, antes de tudo fazer o levantamento de dados, quais os principais objetivos que esse sistema deve ter, quais as informações que o Colégio já tem, quais informações o Colégio precisa obter para incluir no sistema. Saber que tipos de relatórios, quais os documentos mais pedidos, quais a informações necessárias para gerar esses relatórios.

Por isso, o Colégio quer se unir à tecnologia com decisões administrativas inteligentes para serem aliadas.

• Sistemas de Informação

Muitas empresas acham que investir em tecnologia é estar no "topo", mas se não souber utilizá-las, não adianta de nada. Sem planejamento e sem organização, é difícil atingir o objetivo desejado.

Para tudo, nós temos um objetivo e para chegar a esse objetivo temos que passar por várias etapas. Em sistemas de informação, temos o ciclo de vida dos sistemas de informação. Esse ciclo de vida se assemelha a de um ser humano, ou seja, eles são planejados, desenvolvidos, implantados, entram em processo de evolução e chegam ao fim.

Nesses processos, são incluídos vários tipos de disciplinas, e todas essas disciplinas tem participação na implementação do sistema de informação, para que ele seja apresentável, ergonomicamente correto, que seus dados sejam armazenados de forma correta e segura, que seja inovador, que tenha segurança contra várias ameaças, que esteja atendendo as regras de administração do Colégio, e que seja apto a todos os usuários.

Antes de começar a planejar um sistema de informação para o Colégio, é necessário entender o universo das necessidades que os funcionários têm.

Quais os tipos de documentos que são redigidos, qual o padrão e a formatação que o Colégio adota como são feitas as inclusões de notas.

Verificar quais as informações básicas e necessárias sobre os alunos que precisaria ter em um banco de dados, por exemplo.

Depois de realizado o levantamento, é hora de verificar quais os sistemas que o Colégio possui, se estão satisfazendo ao que foram propostos.

O Colégio disponibiliza de sistema fornecido pelos bancos. Os mesmos somente emitem boletos bancários. O sistema do BESC (Banco do Estado de Santa Catarina), é mais simples, para apenas impressão dos boletos, como vemos na figura 2 e 3.

A figura 2 mostra sua interface inicial, o que não exige nenhuma senha para entrar e gerar um boleto, na verdade uma insegurança.

Figura 2 - Interface do programa para gerar boletos de mensalidades do BESC

A figura 3 exibe a tela para preenchimento dos dados para gerar o boleto, sua utilização é simples, mas sua interface um pouco carregada.

Figura 3 - Interface de preenchimento para gerar os boletos de mensalidades do programa BESC

Já o sistema fornecido pelo Banco do Brasil é mais completo. Para iniciar ele possui um usuário e uma senha, uma segurança a mais, como vêem na figura 4.

Figura 4 - Interface inicial do programa que gera os boletos de mensalidades do Banco do Brasil

A interface é limpa e amigável, podendo ser mais entendível para o usuário, como vemos na figura 5.

Figura 5 - Interface de preenchimento de dados da 1ª etapa para geração de boletos de mensalidades do Banco do Brasil

Com ele podem-se fazer os parcelamentos, incluir instruções como abatimento ou juros, como mostra a figura 6. O sistema disponibiliza uma interação diretamente com o banco, podendo verificar os débitos já pagos e verificar quem ainda não pagou.

Figura 6 - Interface de preenchimento dos dados da 2ª etapa para gerar boletos das mensalidades do Banco do Brasil

O Colégio também utiliza um sistema chamado Urânia, que organiza os horários de aulas. Nele são cadastrados os professores, as disciplinas e os horários das aulas.

Figura 7 - Interface do programa utilizado para gerar horários de aulas

No cadastro dos professores, o funcionário já disponibiliza os dias em que o professor pode ou não pode lecionar. Com isso, o sistema gera a grade de disciplinas, sem coincidir os horários e os professores, como mostra na figura 8.

Figura 8 - Interface demonstrativa da disponibilidade dos horários do professor

O sistema gera os horários de aulas por professores, mostrados na figura 8, os dias preenchidos com vermelho, são os dias em que o professor não está disponível, e o horário em branco são as aulas que o professor está lecionando.

A figura 9 mostra o horário de aula do professor por turma, no exemplo, a professora Angelita, tem a 1ª e a 2ª aula com a turma do 2º Supletivo, e a 3ª e 4ª aula coma a turma do 3º Supletivo.

Figura 9 - Horários de cada professor

Na figura 10, os horários são mostrados por turma, e visualizados por disciplinas para saber quais eles terão nos dias da semana. Por exemplo, na segunda-feira e na sexta-feira, os alunos não terão a 5ª aula, e o restante dos dias, eles terão todas as aulas.

Figura 10 - Horários de cada Turma

Todos esses sistemas, boletos e horários de aula, são independentes um do outro.

As informações dos alunos são basicamente guardadas em arquivos de papel, onde dificulta o manuseio rápido, se necessário algum tipo de atestado, relatório, certificados, os responsáveis são obrigados a procurar no arquivo manual, sem falar que se um aluno antigo perde seu certificado e histórico, por exemplo, é necessário procurar no arquivo passivo para poder emiti-lo novamente, levando um tempo maior ainda.

Diante dessas dificuldades, o mais indicado seria um sistema único, que reunisse as informações dos alunos, as notas, controles de mensalidades, tudo o que está relacionado ao aluno, a gestão financeira e a administração do Colégio.

• Segurança em Sistemas de Informação

Quando se tem um sistema de informação em uma empresa, é necessário um cuidado especial, pois as informações não devem estar disponíveis a qualquer pessoa.

Nesse caso entra a segurança em sistemas de informação, que garante o sigilo e a integridade dos dados.

O Colégio deve adotar uma política de segurança da informação, que visa ordenar um conjunto de procedimentos a serem seguidos para orientar os usuários do sistema de informação.

Dentro dessa política de segurança existem algumas regras mínimas que devem ser seguidas, como:

• Pessoas envolvidas na segurança da informação;

• Classificação das informações: quais devem ser confidencias, quais podem ser abertas a todos os usuários, quais tem prioridade máxima;

• Sistema de backup, controle de uso de software;

• Controle de acesso à máquina (controle físico);

• Controle de senhas (controle lógico), perfis de acesso a ambientes e aplicativos;

• Softwares de detecção de vírus e outras ameaças; etc.

Um sistema de informação deve estar preparado para qualquer ataque, como vírus, por exemplo, o sistema deve gerar um backup para um eventual desastre com os dados.

A segurança dos sistemas de informação é um processo flexível, que está sempre em movimento e nunca termina. Os riscos, as ameaças e as vulnerabilidades estão sempre sofrendo alterações, visto que as tecnologias usadas por diferentes empresas mudam e novas tecnologias são criadas e, conseqüentemente, as ameaças se adaptam e evoluem com a tecnologia.

• Interface Homem Máquina e Ergonomia

Muitos entendem que interface é apenas o que está sendo apresentado na tela do computador, mas essa definição mudou, pois interface é tudo o que se vê e se trabalha em informática.

A interface do sistema tem de ser amigável ao usuário, ou seja, de fácil entendimento, com suas ferramentas ao alcance do mesmo, para que ele não precise entrar em vários "submenus", por exemplo, para gerar um simples relatório.

Para o Colégio, uma interface amigável seria poder ter em seu sistema os itens identificáveis e de fácil acesso, como:

• Inclusão de dados sobre os alunos: como dados pessoais, notas, observações pedagógicas e disciplinares, faltas justificadas ou não e digitação de notas.

• Relatórios como: diplomas, históricos, freqüência, relatório com pontuação faltante para se usar em conselhos de classe e atestados de vaga.

• O sistema também pode gerar as médias finais, com a inclusão das notas parciais e notas extras.

O que também faz parte da interface do sistema é a localização dos equipamentos (hardware) e o ambiente em geral.

Não adianta a empresa ter um sistema de informação atualizado, com uma capacidade incrível, se o ambiente e o posicionamento dos equipamentos forem inviáveis, como por exemplo, equipamentos em cima de balcão ou de mesas não próprias para microcomputadores, em ambientes úmidos e sem ventilação.

Neste ponto entra a Ergonomia, que está relacionada ao ambiente de trabalho e a estrutura corporal do usuário.

Na Secretaria do Colégio as mesas são próprias para computadores, mas esses móveis fogem a certas regras da ergonomia.

Abaixo temos a figura 11, clássica em ergonomia, com as posições corretas em que o corpo humano deve estar em frente ao seu local de trabalho.

Figura 11 - Posições ergonomicamente corretas

Na figura 12, temos uma visão geral da secretaria do Colégio, com seus móveis dispostos e seus equipamentos. São duas mesas com um computador e impressora em cada uma delas.

Figura 12 - Visão geral da sala da Secretaria do Colégio Vereador Ruy Comarella

Na figura 13 e 14, temos uma visão da área de trabalho do funcionário, da disposição do teclado e da disposição do monitor. Notamos que a posição do teclado fica em diagonal ao monitor, mas com uma distância inviável, pois o funcionário necessita movimentar muitas vezes seu pescoço, para visualizar o monitor.

Figura 13 - Visão da área de trabalho

Figura 14 - Visão da área de trabalho

O correto seria que o teclado estivesse acompanhando o monitor, como mostra o desenho feito sobre a figura 15, podendo assim o funcionário trabalhar na posição correta. E quando não se utiliza o computador, usar a mesa normalmente.

Figura 15 - Como deveria ser um móvel ergonomicamente correto

Aqui na figura 16, podemos identificar a disposição do telefone e do fax, que estão separados nas mesas de computador, fazendo com que os funcionários tenham que levantar toda vez que o telefone toca. Como a utilização do fax é menos usual, ele poderia ficar onde está e cada mesa deve ter um aparelho telefônico, onde o funcionário atende sem precisar sair de sua área de trabalho.

Figura 16 - Posição do móvel que contém o telefone e o fax

• Banco de Dados

O Colégio disponibiliza de um arquivo de aço, onde são guardadas todas as informações dos alunos, em papel.

Todas as vezes que são feitas as matrículas, os pais ou responsáveis preenchem uma ficha com todos os dados, basicamente os mesmos de sempre, o que altera é a série que o aluno irá freqüentar principalmente se são alunos que cursaram a série anterior na escola, e os dados médicos, caso no decorrer do ano tenham sofrido alguma alteração.

Com o sistema de informação implantado, não haveria acúmulo de papel no decorrer dos anos, pois a matrícula é válida por um ano, não existiria mais arquivo passivo, os dados seriam gravados no sistema de informação e recuperados facilmente quando necessário.

As únicas informações que são armazenadas em um computador são as notas, que são digitadas no Excel, onde cada aluno tem seu boletim preparado, e somente um funcionário pode digitar, pois o arquivo pertence a um computador. Com o sistema de informação as notas estariam inclusas o banco de dados do sistema, e a impressão do boletim seria automática.

• Redes de Computadores e Sistemas Distribuídos

As redes são muito importantes para a comunicação interna, e para agilizar os processos da informática.

O Colégio disponibiliza de uma rede, em que os computadores estão interconectados, podendo usufruir no momento de serviços como, impressão e Internet. Também podem ser acessados os arquivos compartilhados que estão nas máquinas.

O sistema de informação implantado utilizaria desta ferramenta, para dar agilidade nos processos da Secretaria, nas matrículas, nas inclusões de dados, na impressão de relatórios, podendo ser acessados da Secretaria mesmo ou da sala da Direção.

Também no caso das notas, poderiam ser incluídas por mais de um funcionário em mais de um computador, agilizando o processo e utilizando a facilidade da rede de computadores.

Outro item que o sistema de informação pode ter é o acompanhamento pelos pais das notas e comportamento dos alunos, claro que em áreas restritas a consultas, com usuários e senha definidas pelo Colégio.

• Engenharia de Software

A engenharia de software entra como uma necessidade básica para a construção do sistema de informação, levando em conta as etapas do processo de desenvolvimento do software.

No desenvolvimento de software, um grupo de pessoas, usando os princípios básicos de engenharia e englobando aspectos técnicos e não técnicos, de modo a produzir software de qualidade, de forma eficaz e dentro de custos aceitáveis.

A engenharia trás benefícios como fazer o sistema de informação voltado para o real problema do Colégio, fazendo com que as informações sejam geradas corretamente e que seu custo esteja dentro das possibilidades do Colégio.

• Gestão de Conhecimento e Inovação

A importância da gestão do conhecimento no Colégio é definida a partir do momento em que a Diretoria resolve investir em tecnologia e informação para as pessoas que trabalham no Colégio.

Um dos exemplos que poderíamos citar na questão sistema de informação são facilidades como a lista de presença dos alunos, cada sala poderia ter um microcomputador, para o professor fazer a chamada on-line, ou coletores de dados (catracas eletrônicas, coletores de impressão digital, cartão magnético), para que os dados entrassem diretamente no banco de dados do sistema, descartando a entrada manual todo final de bimestre pelos funcionários da Secretaria do Colégio.

Não basta comprar equipamentos, é necessário que as pessoas que operam este equipamento, tenham conhecimento de como trabalhar com o mesmo. Para isso, os funcionários devem ter disponibilidades de cursos, palestras de aperfeiçoamento, e que acima de tudo se interessem pelas facilidades, quebrando certos paradigmas de que tudo que é novo não é bem vindo, porque é mais difícil de aprender.

Como todo processo de mudança, a Gestão do Conhecimento tem encontrado muitas barreiras, muita das empresas ainda operam em um sistema feudal, com vários executivos defendendo em seus castelos as informações chaves, combinado com uma forte corrente de utopia tecnológica.

A verdadeira Gestão do Conhecimento, não ocorrerá sem maiores mudanças nas abordagens de gerenciamento e na estrutura organizacional, o espírito empresarial deve estar sintonizado com uma gerência que valoriza muito a agilidade, utilizando mais o reconhecimento do que as penalizações, tendo como cultura empresarial o controle de estratégias ao invés de comportamento.

• Sistemas Integrados e Comércio Eletrônico

O Colégio não disponibiliza de sistemas para serem integrados. Como o princípio desta monografia é detectar os problemas e possibilidades de melhorias, o próprio sistema de informação que seria adquirido pelo Colégio atenderia aos boletos bancários para cobrança das mensalidades, que são gerados pelos sistemas fornecidos pelos bancos.

O sistema de informação que atenderia o Colégio também poderia ter um item relacionado às matriculas on-line, apesar da Diretoria gostar de ter um contato maior com os pais, na hora da matrícula. O uso da tecnologia para se fazer um processo é interessante, principalmente para aqueles pais que não tem tempo. Poderia haver um item para a impressão de boletos bancários, ou então um item onde os pais poderiam escolher débito automático em conta corrente, avisando o Colégio através do cadastro no sistema.

Outro item seria o acompanhamento dos alunos pela família através de um usuário, para acesso único aos dados do aluno, acompanhando desde o comportamento, as observações, a freqüência e as notas.

• Proposta

A proposta para o problema que o Colégio Vereador Ruy Comarella enfrenta, é um Sistema de Informação que reúna vários elementos necessários para uma boa administração independente.

Esse Sistema de Informação poderá seguir os itens abaixo relacionados:

• Gestão Acadêmica: aqui constaria tudo relacionado ao quadro acadêmico do Colégio, como:

• Matrículas dos alunos nos cursos oferecidos pelo Colégio, onde seria possível imprimir contrato, emitir boletos das mensalidades, permitir cobrança de outros eventos, como apostilas, aulas extracurriculares, etc.

• Inclusão de notas dos alunos, apresentando o cálculo automático das médias a partir das fórmulas, etc.

• A freqüência dos alunos, permitindo uma integração com coletores de dados, ou então a digitação manual. No sistema de informação seria possível haver um microcomputador em cada sala para o professor fazer o preenchimento da lista de freqüência on-line, relatórios específicos, etc.

• Ocorrências no Colégio, disciplinares ou pedagógicas.

• Relatórios diversos com filtros de pesquisa, como grade de notas, recuperação, conselho de classe, ocorrências, notas e freqüências, etc.

• Relatórios Oficiais, com o padrão que o Colégio define, boletins, declarações, certificados, histórico escolar, etc.

• Gestão Financeira: esta envolvendo a parte financeira do Colégio, também separada em alguns itens:

• Caixa, onde controla o movimento do caixa do Colégio, atendendo as funções comuns de uma tesouraria, como abertura, recebimentos, encerramentos, reforço e retirada, etc.

• Emissão de boletos bancários para a cobrança da mensalidade. Cobrança bancária com transmissão eletrônica de informações com os bancos, etc.

• Débitos automáticos.

• Renegociações de valores, datas de vencimento, descontos e bolsas, geração de novas parcelas, etc.

• Protocolo, com registro e acompanhamento de solicitações.

• Títulos a pagar e títulos a receber.

• Diversos relatórios como demonstrativos financeiros, contabilização, relatórios para consultas, etc.

• Gestão do Sistema: que reúne as configurações do sistema como:

• Tabelas básicas, como CEP, cidade, estado, etc.

• Estrutura dos Cursos, a criação e liberação de séries e turmas, a manutenção da grade escolar das séries, etc.

• Definição dos parâmetros que regem o funcionamento do Colégio, etc.

• Exportação de Dados, utilizando em malas diretas, criação de relatórios e gráficos personalizados, definição de layouts, etc.

• E as definições de segurança, com a criação dos usuários e grupos de usuários, bloqueio ou liberação de acessos, liberação de privilégios de acessos, etc.

E muitos outros que poderiam compor este Sistema de Informação.

Conclusão

O Colégio necessita de um sistema de informação que trate da Gestão Acadêmica e Financeira, para facilitar a integração dos dados dos alunos.

Através dos procedimentos metodológicos como entrevistas, conseguiu-se identificar as falhas e os problemas no atendimento e na geração de documentos, e as sugestões de solução chegando a uma conclusão.

O Colégio necessita de um sistema para que seu atendimento seja realizado de maneira viável, onde as facilidades dos processos proporcionem um rendimento maior no trabalho da Secretaria e a melhor satisfação de todos. Sem falar na segurança dos dados em questão que poderão ser acessados a qualquer hora por pessoas habilitadas e sem o risco de se perderem com o tempo, evitando a demora na entrega de documentos.

A agilidade dos processos pode ser iniciada pela sala de aula, onde cada uma delas pode conter um microcomputador, interligado com o sistema de informação, com um coletor de dados, para que os alunos confirmem a freqüência através de cartão magnético ou da impressão digital, além do que o professor poderá automaticamente incluir notas, ocorrências pedagógicas ou disciplinares. Evitando assim o retrabalho de alguns itens constantes no sistema.

Dessa maneira é rápido e fácil identificar e adquirir informações para os relatórios diversos, como a grade de notas, as ocorrências, a freqüência, dentre outros.

Na gestão financeira o Colégio se organiza com o caixa, que atende as funções básicas de uma tesouraria, emite os boletos bancários para a cobrança das mensalidades, têm a possibilidade de renegociar os valores pendentes das mensalidades, também tem a conexão direta com os bancos, tanto para movimentação de contas, como controle de informações.

Assim o Colégio disponibiliza de informações em tempo hábil e de maneira eficiente.

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ZAMBALDE, A. L.; ALVES, R. M. Interface Homem-máquina e Ergonomia. Lavras: UFLA/FAEPE, 2004, 72 p.

ANEXOS

 

Autor:

Alexsandra Zaparoli

alexsandra_zaparoli[arroba]yahoo.com.br

Acadêmica do curso de Pós-Graduação "Administração de Sistemas de Informação" da Universidade Federal de Lavras, Minas Gerais, Brasil.

Trabalho de conclusão (monografia) apresentado ao Departamento de Ciência da Computação da Universidade Federal de Lavras, como parte das exigências do Curso de Pós-Graduação Lato Sensu "Administração de Sistemas de Informação", para a obtenção do grau de especialista.

Prof. Rêmulo Maia Alves

Prof. Reginaldo F. de Souza

LAVRAS

MINAS GERAIS – BRASIL

2006