Realidades y retos de la administración de justicia en Colombia a través de los medios electrónicos (página 2)

· UBICACIÓN DEL EXPEDIENTE: cuando se registra
una actuación se debe ingresar la información de
donde va a ser trasladado el expediente, esta información
ha generado que el despacho tenga control sobre la
ubicación física de los expedientes.

· GENERACIÓN DE FORMATOS Y PLANTILLAS: Es una
herramienta que automatiza y estandariza documentos
automáticos como carátulas, edictos, telegramas,
etc., lo cual permite agilizar la generación de los
mismos, sin necesidad que el funcionario y/o empleados tenga que
realizar la búsqueda e incorporación manualmente de
los datos básicos del expediente como son número de
proceso, hoja de vida de los sujetos procesales e
información de las actuaciones.

ADMINISTRACIÓN DE DEPÓSITOS JUDICIALES: Este
módulo se integró al sistema JUSTICIA XXI en el
año de 2002. El objeto del mismo es la
administración de los depósitos judiciales,
igualmente sistematiza los movimientos tales como
constitución, ordenes, pago, conversión,
fraccionamiento, prescripción, conciliación
bancaria, reportes, informes etc. Funciona en estrecha
relación con la información suministrada por el
Banco Agrario, a través de medios electrónicos y
físicos, la cual es alimentada por los despachos
judiciales. El manejo, administración, regulación
de los depósitos judiciales regidos por el sistema
están establecidos en los acuerdos 1676 de 2002, 1857 de
2003 y 2621 de 2004, los que podrán bajar del web site de
la Rama Judicial de Colombia3.

El sistema está dividido por diferentes
herramientas las cuales relacionaré a continuación
entre otras:

· Definiciones: Incluye la información necesaria
y parametrizada para la jurisdicción donde se va a
instalar como son actuaciones, formatos, ciudades,
cárceles, hechos punibles, despachos, clasificación
de los procesos, decisiones, etc.

· Radicación: Incorpora los datos básicos
del proceso como son número único de
radicación, ponente, clasificación del proceso,
recurso, instancia, sujetos procesales.

· Registro de Actuaciones: Maneja las etapas que se han
cumplido en el proceso y se pueden incluir o cambiar datos que
tengan que ver con los sujetos procesales y sanciones.

· Reportes: Genera los reportes de ley como son
notificaciones por estado, fijación en lista o otros
reportes de control como el histórico de un proceso,
registro de actuaciones en un periodo de tiempo determinado para
control, listados de hechos punibles y los listados de
relatoría.

· Estadísticas básicas: Genera datos como
apoyo a los despachos judiciales y secretaria judiciales en la
elaboración de las estadísticas para los despachos.
Así mismo, dicha herramienta sirve como apoyo para el
diligenciamiento de los formularios de estadísticas
solicitados por la Unidad de Carrera Judicial y la Unidad de
Desarrollo y Análisis Estadístico.

· Títulos Judiciales: Maneja los
títulos judiciales por cada proceso.

· Títulos por Sujeto: Maneja los
títulos judiciales por sujeto.

· Consultas Dinámicas: Esta herramienta permite
al usuario final construir y generar reportes básicos.

· Consulta Jurídica: Este módulo le
permite consultar al interior del despacho y secretaria como al
público, sobre el estado de los procesos por medio de
pantallas de consulta dispuestas para tal fin.

· Consulta de procesos en Internet: a través de
la página web de la Rama Judicial, los ciudadanos tienen
acceso a la consulta de procesos a nivel nacional.

· Relatoría: En este módulo se incluyen
las fichas de relatoría para ser consultadas por el
personal de las Cortes o el público que es atendido en las
relatorías.

· Intranet: Con este módulo se tiene acceso a la
aplicación tipo WEB, para la consulta de jurisprudencia
para cada una de las Altas Corporaciones y Tribunales.

· Auditoria: esté módulo se utiliza como
control y seguimiento de las actividades que los diferentes
funcionarios y empleados realizan sobre las bases de datos.

El programa fue desarrollado en respuesta de las necesidades y
al vertiginoso avance de las nuevas tecnologías en todos
los procesos de administrativos y operativo del Estado; el
sistema judicial no podía quedar atrás por en el
año 1996 se contrató el análisis,
desarrollo, licenciamiento a perpetuidad, montaje y puesta en
marcha, afinamiento del software aplicativo Justicia XXI, dicha
aplicación fue entregada en el año de 1999. Se
inicia su implantación a nivel nacional en el año
2000.

Mediante acuerdo 1591 de 2002, se establece el sistema de
información de gestión de procesos y manejo
documental (Justicia XXI)4.

El acuerdo en mención manifiesta que en
ejecución del plan sectorial de desarrollo de la Rama
Judicial 2003 – 2006, el sistema de información
será implantado en los despachos judiciales, en el
siguiente orden: los que tienen sede en las ciudades de
Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga
y por especialidad, así:

a) Civil, Contencioso Administrativa y
Disciplinaria. b) Laboral y Familia.

c) Ejecución de Penas y Medidas de
Seguridad, Penales Especializados del Circuito y Penales.

d) Promiscuos.

Los beneficios que se reciben y recibirán con su
implementación tenemos entre otros:

· Conocimiento real de la demanda y de la
carga en el aparato estatal de justicia.

· Optimización de las funciones judiciales al
poder brindar recursos tecnológicos de punta a todos los
funcionarios y empleados de la Rama Judicial.

· Información de los procesos judiciales a nivel
nacional de manera consolidada, desagregada, veraz y oportuna,
con una mayor cobertura en términos de número de
usuarios y distribución geográfica, con una
única versión de las aplicaciones a distribuir en
los diferentes despachos.

disponibilidad de la información de manera
oportuna.

Permite la generación de
estadísticas sobre la base de datos de procesos y
actuaciones judiciales.

· Se promueve y desarrolla el uso de
tecnología de punta para apoyar el desarrollo profesional
y técnico de los funcionarios y empleados de la Rama
Judicial.

· A través de la consulta en
Internet, se permite optimizar el uso del tiempo, ya que al con
tar con información disponible en línea, se logra
un mejor servicio a la ciudadanía.

Fedatarios
judiciales

El Consejo Superior de la Judicatura promulgó el
ACUERDO No. PSAA06 -3334 de Marzo 2 de 2006 "Por el cual se
reglamentan la utilización de medios electrónicos e
informáticos en el cumplimiento de las funciones de
administración de justicia" ciertamente la norma esta
directamente concordada con la Ley 527 de 19995 pero no se ha
materializado porque ciertamente los fedatarios no se han
implementado, sólo se expidió la norma con el fin
de interrumpir aparentemente el término de cumplimiento de
la orden legal que se le dio al CSJ de un año para la
implementación de éstos. Aún estamos en
espera.

El proceso
judicial electrónico en Colombia

Como experiencia particular quiero comentar que realicé
en mi condición de Juez de la República un proceso
judicial en formato electrónico, más exactamente
una acción de tutela, lo que ustedes en otros
países han denominado Acción de Amparo. Un
ciudadano en Bogotá D.C., cansado de recibir spam
accionó tutelarmente con el argumento que se le vulneraba
el habeas data y la intimidad virtual, acepté la demanda y
la que le di el trámite respectivo con el traslado
(electrónico) de ley al demandado. Éste
contestó la demanda y arguyó que el suscrito Juez
no tenía competencia en razón a que los presuntos
hechos habían ocurrido en la capital de la
República y no en Rovira en donde está mi Juzgado.
Desestimé los argumentos y esgrimí mi tesis de la
competencia virtual con base en el domicilio virtual del afectado
en donde se le vulneraba el derecho fundamental de habeas data y
del domicilio virtual, al recibir grandes cantidades de
correspondencia no solicitada.

Arguyó también el violador que se le vulneraba
el debido proceso en razón a que según él,
no podía comparecer físicamente al proceso;
argumento no válido pues el expediente se le envío
en un todo (electrónicamente), pues se le remitía
la demanda amén de toda la correspondencia (evidencia) no
solicitada recibida por el actor. Esto es, él tenía
acceso completo al expediente constitucional que se abrumador
acervo probatorio, al afirmar que si bien era cierto que
él enviaba correspondencia comercial no solicitada,
también lo era que lo hacia en razón a que en
Colombia no estaba prohibido taxativamente hacerlo, pero se lo
olvidaba que el enviar correspondencia no solicitada
(perturbadora de la intimidad virtual y el hábeas data) y
más en esas cantidades, existen normas supra que se lo
impiden, como el artículo 15 de nuestra carta fundamental
que protege el habeas data, en donde nadie podrá
mortificar a otro ciudadano en su intimidad so pretexto de
ejercer una aparente libertad, manipulación de la
información y envío o uso de dirección
electrónica no suministrado, lo cual el enviar
correspondencia sin la anuencia del destinatario le violaba su
intimidad (también la virtual), además la
dirección de una persona se facilita a quien le pueda
interesar por suministro voluntario, siempre y cuando medie
algún elemento vinculante entre las dos partes, sin
existir ello, nadie puede mortificar a otros, simplemente porque
le llegó a sus manos (aparentemente en forma involuntaria
o accidental, situación que nunca ocurre en e-marketing
pues dichos listados siempre llegan por solicitud u oferta
expresa) su dirección electrónicamente como suele
argüirse.

Finalmente tutelé el derecho fundamental violado y
ordené en consecuencia cesar cualquier envío en
esta clase de correspondencia a las direcciones
electrónicas del actor. Mis colegas en segunda instancia
me decretaron la nulidad de mi actuación arguyendo la
falta de competencia (tal vez falta de cultura
informática) pues consideraron que se trataba de un asunto
administrativo y no constitucional, además de la falta de
jurisdicción material pues según estos consideraron
hipotéticamente que los "buzones electrónicos"
(creyeron que estaban dentro de la CPU) estaban en Bogotá
y eran los jueces de esa ciudad quienes deberían conocer
del asunto y no un Juez en Rovira, se les olvidó que los
operadores de correo electrónico no tienen material y
físicamente los servidores sede en un sólo lugar
para administrar las direcciones electrónicas, todo por la
potísima razón de la facilidad de manejar y situar
datos en la red virtualmente hace impreciso saber dónde se
encuentra exactamente en un determinado momento nuestra
dirección electrónica.

La actuación de mi Estrado se realizo con base al
principio constitucional de la Buena Fe, toda vez que para aquel
entonces y para hoy lo es también, no existe aún
oficina certificadora de firma digital judicial, además
como quiera que se trataba de un procedimiento que en Colombia no
requiere de mucha solemnidad, pues cualquier ciudadano sin ser
Abogado puede acudir a cualquier operador judicial para que se le
ampare el derecho constitucional vulnerado, sin exigírsele
formalidad alguna. El actor acudió al Consejo Superior de
la Judicatura mediante Derecho de Petici ón, que le
certificaran por escrito si efectivamente el suscrito era
realmente el Juez que lo condenaba a no violar más
derechos fundamentales.

Experiencia
internacional

El Dr. Federico Didier6 me cuenta que en la Justicia Federal
Argentina donde trabaja, no se han implementado procesos
judiciales virtuales hasta el momento, si nos referimos
estrictamente a diligencias procesales como notificaciones
electrónicas, audiencias por videoconferencia y
demás, pero es un tema que se esta tratando de implementar
por la infinidad de ventajas que trae aparejado. El encargado del
centro de informática para la Justicia Federal de la
provincia de Santa Fe, con quien se reunió, le
participó algunas novedades que se implementarán a
corto plazo en materia penal en la Justicia Nacional, a
saber:

· Una base de datos en formato digital donde
figurarán todos los antecedentes penales existentes sobre
una persona, es decir, la base de datos que actualmente lleva en
Argentina el Registro Nacional de Reincidencia y
Estadística Criminal (al que hay que oficiar pidiendo
informes en forma urgente cada vez que regresa una causa con un
imputado privado de su libertad, a los fines de resolver las
excarcelaciones planteadas o enterarse si hay pedidos de captura
rondando por ahí), se digitalizaría y
actualizaría, permitiendo a todos los juzgados del
país acceder a la misma (vía intranet) y constatar
todos los antecedentes penales de una persona; además los
juzgados deberán cargar todas las diligencias procesales
mas importantes que se vayan dando respecto de un imputado o
procesado en dicha base de datos, a los fines de mantenerla
actualizada diariamente.

· Lector de huellas digitales, que estaría en
todos los juzgados, en donde se comparará la huella del
imputado al ingresar una causa a un juzgado, con la huella ya
registrada en la base de datos antes descrita, a los fines de no
tener margen de error. Este sistema, además de servir a
fines identificatorios, permitirá detectar en forma
inmediata los casos de doble identidad (dos personas con el mismo
DNI), los que al parecer en Argentina son muchos, y en algunos
casos se han dado con relación a personas que cumplen o
cumplieron condenas privativas de su libertad.

· Los oficios y pedidos de informes, se
digitalizarán, proporcionándose mayor rapidez,
orden y precisión.

Por su parte el Poder Judicial de la Provincia de Misiones –
Argentina, se encuentra7 en la última etapa de
implementación de un novedoso sistema tecnológico
el que han llamado "alerta despacho". Consiste inicialmente en el
envío vía SMS, del listado de causas que salieron a
despacho (para ser consultada por las partes) al teléfono
móvil de los profesionales intervinientes y un correo
electrónico con la lista in extenso. La segunda parte
consiste en la remisión de los contenidos de la
resolución – providencia, o un abstrac. Carece de efectos
a los fines de contar los plazos, pero la idea final es que los
profesionales perciban la utilidad del medio y luego se
implemente.

Asimismo, iniciarán próximamente lo que han
denominamos consulta on line de saldos de los dineros depositados
en las cuentas a nombre de los Juzgados y Ju icios de la
carátula (o sea depósitos judiciales). En virtud
del mismo el Juez y su Secretario podrán consultar los
montos disponibles y movimientos a los fines de evitar las
presentaciones de estados de cuenta por expediente. Luego y a
solicitud de parte se implementarán las trasferencias
electrónicas de fondos, obviando el tema de cheques,
oficios u órdenes de pago.

Por último, también ya en su etapa final, y para
el pago de alimentos al alimentario, la entrega de tarjetas
magnéticas para la percepción en cajeros
automáticos o el pago de cualquier servicio o producto
(por parte del titular) vía post net, con la consiguiente
devolución del 5% del monto por reintegro de IVA (Impuesto
al Valor Agregado), con el consiguiente beneficio para el a
limentario. Todo ello si el crédito del alimentario
será percibido por más de un año, son
pequeños proyectos que se unirán en el portal del
poder judicial integrando el acceso a los servicios con el objeto
de salir de la cultura del papel a la del bit.

En Zaragoza, España8,"u n n u e vo ssi te
m a d e n o tific a cói n te le m á tic a d e la s
re s o lu c io n e s ju d ic ia le s, impulsado por el Consejo
General del Poder Judicial y el Consejo General de Procuradores,
será implantado en cuatro juzgados de la capital aragonesa
(…) este sistema (…) permite notificar directamente las
resoluciones judiciales desde el propio ordenador del juez o del
secretario judicial al Colegio de Procuradores, que a la vez las
notificará mediante un sistema de firma electrónica
a cada uno de los procuradores".

El Costa Rica, el Poder Judicial, mediante circular 36 del
año 2000, establecida por la Corte Plena en sesión
N° 15-2000, celebrada el 3 de abril del 2000, da a conocer el
reglamento de notificaciones y comunicaciones por medios
electrónicos; señalando en el artículo 1
º que "se autoriza a los Tribunales de Justicia del I y II
Circuitos Judiciales de San José, para notificar
resoluciones judiciales por medios electrónicos".

En el Perú Según el Art. 163 del Código
de Procedimientos Civiles (CPC) modificado por la Ley

27419, sólo determinadas resoluciones pueden efectuarse
por medios electrónicos (las contenidas en el Art. 157 del
CPC, salvo el traslado de la demanda o de la reconvención,
citación para absolver posiciones y la sentencia).

Conclusiones

He resumido la experiencia que acontece en Colombia sobre la
implementación de las nuevas tecnologías en el
sistema judicial, resaltando cómo se ha presentado
dificultades que se están sorteando. Efectivamente falta
mucho por recorrer, para tener un verdadero proceso
electrónico judicial, pues hasta el momento no hay
interactividad virtual en los documentos electrónicos que
se crean a través de los programas arriba comentados. El
uso absoluto de los medios digitales en los procesos judiciales
no opera todavía, como quisiéramos realmente que
pasara, tal como ocurrió en el caso de la tutela
electrónica; se realizó tal vez un incipiente
comienzo, que en forma jurasica se hizo el primer esfuerzo y con
la esperanza que no sea el último. Tal vez por la misma
desconfianza que genera la utilización de los medios
informáticos, como es la falta de relativas
garantías en la fidelidad en el intercambio de la
información o la misma intangibilidad del documento, crea
desconfianza para su uso pleno. Urge la implementación de
los Fedatarios Judiciales en Colombia.

Autor:

Alexander Díaz García

Juez Segundo Promiscuo Municipal. Rovira Tolima Colombia.
Abogado de la Universidad Católica de Colombia.
Especialista en Ciencias Penales y Criminológicas de la
Universidad Externado de Colombia, especialista en Ciencias
Constitucionales y Administrativas de la Universidad
Católica de Colombia y experto en Nuevas
Tecnologías y Protección de Datos de la Escuela de
Gobierno y Políticas Públicas de Madrid, adscrita
al Ministerio de Administración Pública de
España. Facilitador de la Escuela Judicial Rodrigo Lara
Bonilla del Consejo Superior de la Judicatura de Colombia, en los
módulos Interpretación Judicial, Jueces de Paz,
Conciliación en Equidad para Jueces Formales y
Transversalización de Género en la Rama Judicial.
Docente del Módulo Contratación Electrónica
Estatal de la Escuela Superior de Administración
Pública Regional Tolima y ex-catedrático de Derecho
Informático en la Universidad Cooperativa de Colombia,
seccional Ibagué. Director de los proyectos
académicos: Especialización, Maestría y
Doctorado en Nuevas Tecnologías y Protección de
Datos ; Juzgado Virtual y Proyecto de Ley Delitos
Informáticos, adscrito a la Dirección de Postgrados
de la Universidad Santiago de Cali en Cali Valle Colombia. Autor
de varias obras de derecho informático, entre otras en
soporte papel "D E R E C H O IN F O R M Á T IC O
ENLTEOMSE D E L A IN F O R M Á T IC A J U R
ÍDEICdiAtor"ial Leyer Bogotá y en soporte
electrónico: EFECTOS JURÍDICOS DEL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO EN COLOMBIA, DESVINCULACIÓN DEL
SERVIDOR PÚBLICO POR USO IMPROPIO DEL EMAIL OFICIAL,
PROTECCIÓN DEL DATO EN EL CONTEXTO JUDICIAL COLOMBIANO,
ACCESO A LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA EN COLOMBIA A
TRAVÉS DE LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS, LA ÉTICA
EN EL DERECHO INFORMÁTICO. Entre otros. Conferencista
del tema en varias Universidades del país y del
exterior.