Los equipos y materiales se recomiendan
agruparlos en paquetes para no complejizar el análisis de
la información..
El subcontrato se recomienda manejarlo como
un recursos que no dispone de Horas Hombres pues éstas HH
las maneja el propio subcontratista, sólo asignarle un
costo presupuestado para ir comparándolo durante el
proyecto.
Ingresaremos los 3 recursos al programa y
asignaremos cada uno de ellos a las actividades, cada recurso es
considerado como propio.
En el ejemplo mostrado la actividad A se le
asignarán 200 HH en la "Budget quantity" que define la
cantidad presupuestada para completar la actividad. El valor
mostrado como "Actual to date" será actualizado más
adelante por el usuario y representa la cantidad real gastada en
un momento determinado del proyecto, precisamente en la fecha de
actualización de la programación (data date). La
casilla "curve" representa cómo se distribuye el recurso
durante la tarea, este puede ser triangular, trapezoidal,
parabólica o lineal que es lo generalmente usado y viene
por defecto en Primavera.
5. Cuentas de
Costos
Las cuentas de costo son muy usadas por las
empresas en su sistema contable. Representa un conjunto
presupuestario o un monto disponible para gastar. Puede estar
formada por uno o más recursos disponibles. Cada uno de
costos será asignado a una de las cuentas de costos
definidas. Cuando se asignan recursos a alguna actividad, debemos
asignar cuenta de costo al recurso que se agrega. De esta cuenta
de costo dependerá el recurso, por ejemplo si el recurso
gasta $10 en un determinado periodo, la cuenta de costo
tendrá $10 menos de su presupuesto por concepto del
trabajo de ese recurso. En la ventana de recursos del "budget
summary" encontraremos el lugar para ingresar la cuenta de costo
de cada recurso.
6. Programa
Target
Guardaremos una línea base o
programa target del proyecto como TAR1. Recordemos que este es el
programa maestro el cual no se moverá después de la
actualización o la reprogramación, basado en que la
programación siempre es "dinámica".
Microsoft Project puede guardar muchas
líneas base y acumular en memoria el historial de todas
ellas como costos y cantidad de recursos, Primavera sólo
puede guardar 2 en su versión P3.
Mostraremos las barras target con la ayuda
del menú format bars.
El concepto más importante de la
línea base o programa maestro es el dinamismo que la
programación debe tener. Comparar un programa fijo con lo
que está pasando en la realidad sólo nos
limitará a informar hechos consumados y no anticiparnos a
situaciones que pueden retrasar nuestro programa. Es por eso que
manejar programación dinámica y que nuestro
software nos indique nuevas fechas de término de las
tareas, además de rendimientos de la programación y
de los recursos (earned value), nos mantendrá siempre
alerta disminuyendo considerablemente la
incertidumbre.
7.
Seguimiento
El seguimiento significa actualizar datos
de la programación para el control. Hemos definido todos
los datos iniciales necesarios del proyecto, por lo que estamos
en condiciones de comenzar a llevar el seguimiento del programa.
Por ejemplo asignaremos una fecha de estado del proyecto como el
11 de Septiembre (Data date).
Trascurrido el periodo señalado cada
una de las actividades se encuentra en el siguiente estado. Estos
datos serán ingresados por el usuario por
pantalla.
A simple vista algo malo esta pasando con
la actividad A y debemos tomar medidas de reparo. Prestemos
atención que la actividad A al 50 % de avance ya ha
ocupado más del 50 % de los recursos y $ 3.400 de los $
5.000 de costo presupuestado, por lo que cada uno de estos datos
reales deben ser ingresados por pantalla porque reflejan la
realidad que siempre depende de muchos factores, tales como
aumento de salarios de los presupuestados, disminución de
costos en insumos o simplemente estimamos mal la cantidad de
trabajo que necesitábamos. Estas herramientas hacen mucho
más efectiva y real la planificación en Primavera
que en Microsoft Project, pues los datos reales debe ser
ingresados en columnas creadas por el usuario en Microsoft
Project y no vienen por defecto o hace cálculos de
prorrateo que nunca son reales.
Los datos de trabajo real gastado y el
costo real gastado deben ser ingresados por el usuario en la
pantalla Budget Summary del Activity format. (el data date
representan los valores de costo y trabajo real ingresado por
pantalla). La siguiente pantalla muestra la asignación de
recursos de la actividad A. Tenemos la opción de completar
los recursos y costos para la completación (At
completion), es decir una nueva estimación de los recursos
y costos que necesitamos para completar satisfactoriamente la
tarea (desde la fecha de actualización), lo que
variará nuestro proyectado final.
8. Pantalla de
programación Schedule
La siguiente pantalla actualiza el programa
a la fecha deseada (11SEP06) después de haber ingresado
los datos reales de la planificación, como fue repasado en
la parte 1°. También una forma abreviada de actualizar
la programación es F9.
Primavera calcula las nuevas fechas
tempranas y tardías de acuerdo a los criterios ingresados
por pantalla de costo y trabajo real.
Las barras inferiores representan nuestro
Programa Maestro o target mientras las superiores el Programa
Actual o Current que fue actualizado automáticamente.
Repasaremos el ejemplo de la actividad A reflejado en su Budget
Summary después de la actualización del
programa.
Estos son los datos que entrega
después de la actualización. Primavera dirige el
cursor sobre los datos que pueden ser modificador por el usuario,
por ejemplo si para completar la actividad, Primavera me
entregará por defecto 50HH que es la diferencia de las 150
HH que ingresé anteriormente para llegar al presupuesto de
200HH, nos damos cuenta que nos harán falta 150 HH para
completar la actividad por algún imprevisto, primavera
calculara la varianza del trabajo y del costo, que repasaremos
más adelante como un indicador de desviación y
control.
En el diagrama de barras del programa
actual o current, la actividad tendrá una menor
duración, pues hemos adelantado trabajo por asignar
más HH de recursos de lo necesario a la fecha (150 HH
contra 47 HH).
9. Guardar
configuraciones y datos del programa
Después del nuevo cálculo de
datos para el control, es necesario guardar la historia de la
planificación, desde el inicio del proyecto hasta la fecha
de análisis (data date). Como dice el cuadro de
diálogo que aparece más abajo, cuando el
desempeño del periodo es guardado, los valores de trabajo
y costo, actuales y ganados también deben ser guardados.
Quiere decir que no podremos modificar el programa hacia
atrás de la fecha de almacenamiento y disponer de
ningún dato que se involucre más atrás.
Menu>>Tools>>Store Period
Performance…
10. Curvas de
Recursos junto a la Programación
Primavera muestra las cuervas de recurso y
costo junto a la programación de barras, lo que permite
realizar una nivelación manual más efectiva de los
recursos. Menu>>View>>Resource
Profile…
El formato Display del cuadro Resource
Profile/Table nos ayudara a darle apariencia a las cuervas de
trabajo o costo programado (Planned), Real (Current) y el Ganado
(earned). Con los botones del mouse podemos desplegar en pantalla
los valores del trabajo o del costo según hayamos elegido.
Se aconseja probar las distintas alternativas pues no le
ocurrirá nada a nuestro programa sólo cambiaran la
apariencia de las cuervas y de las barras del
histograma.
De esta grafica podemos obtener
semanalmente los datos de control necesarios para cada una de las
actividades programadas.
11. Informes y
Gráficos
Uno de las herramientas más
importantes que posee Primavera es la gran cantidad de informes
que se pueden obtener de la programación. Aunque limita en
parte los datos que pueden ser desplegados y la forma, pero los
calcula por nosotros a diferencia de Microsoft Project con su
opción de exportar datos a Excel, sólo nos entrega
la base de la programación y el usuario deberá
realizar todos los cálculos anexos y cambiar los formatos
en Excel.
La gran cantidad de gráficos y
tablas que posee primavera complica la elección de
cuáles son los más adecuados para presentar o
más bien tomar decisiones de gestión. Repasaremos
los tipos de gráficos y tablas más útiles
que el usuario debe manejar.
Los gráficos de Primavera se dividen
en Tabulares y Gráficos (Curvas o barras), los primeros
muestran una primitiva planilla con datos y el segundo,
gráficos de barras o líneas con datos por periodos.
Menu>>Tools>>Tabular report o Graphic
Reports.
En honor al tiempo del usuario y de todo
profesional, nos remitiremos a repasar sólo las tablas y
gráficos que más ayudan a desplegar datos y tomar
decisiones.
11.1 Reportes Tabulares
Control de Recursos:
Menu>>Tools>>Tabular
Reports>>Resource>>Control…
Muestra una tabla de valores en archivo de
texto con los datos programados, reales y esperados de los
recursos. Puede desplegar y ordenar datos por Actividad, por
recurso o por cuenta de costo. Invitamos al lector a analizar la
pantalla desplegada de cada una de estas opciones.
11.2 Earned Value
El earned value es el valor Ganado del
trabajo realmente ejecutado, expresado como HH de recursos o
costos de recursos. Como en el ejemplo anterior la actividad
tiene programadas 200 HH y al 50% de la completación se
han gastado 150 HH, el earned value es 100 HH y representan las
horas hombre que realmente ha ganado nuestro proyecto de 47 HH
que teníamos programadas a la fecha gastarnos.
El autor puede calcular dos indicadores muy
importantes del EV que son el SPI (Schedule performance index) y
el CPI (Cost performance index), uno es el indice de
desempeño de la programación y el segundo es el
índice del desempeño del costo. Estos nos permiten
pronosticar, aumentar y recudir duraciones o estimar los recursos
necesarios para completar una tarea. Lamentablemente Primavera en
su versión P3 no los calcula, pero es un cálculo
muy fácil de ejecutar por el usuario.
Del ejemplo anterior podemos calcular que
el SPI es 2.12 o (212%) que quiere decir que de cada hora hombre
que programa estoy ganando (ejecutando) el doble de trabajo
programado para el proyecto, obviamente con un considerable
aumento del presupuesto.
Esta ventana es una de las más
importantes pues el valor ganado es el indicador más
apropiado para pronosticar término de un proyecto o los
recursos que debemos ingresar al programa para poder cumplirlo de
forma óptima. Para mayor información el autor
sugiere leer el documento. http://www-
2.dc.uba.ar/materias/isoft2/2005_02/clases/seguimiento%2020050426_.pdf
11.3 Activity Codes
Los códigos de actividades ayudan a
filtrar actividades en los informes que imprime Primavera (Por
pantalla o por papel), por ejemplo se pueden ocupar
códigos de Responsabilidad, de Área o departamento,
hito del proyecto, etc. Cada actividad o puede tener uno o
más de ellos.
Por ejemplo definiremos al responsable de
la actividad A al autor Raúl Rojas de la siguiente
forma.
La responsabilidad debe ser ingresado en la
activity form en la box: RESP
11.4 Proyección Mano de Obra de
Proyecto: Actual vs Presupuestado
Esta opción de grafico es muy
útil para presentar al líder del proyecto o al
mandante, los recursos que el constructor o el administrador del
proyecto tiene presupuestado o actualmente ha utilizado. Se
despliegan la cantidad de gráficos según el
número de recursos con los que contemos en el proyecto u
ordenarlos según sea la importancia o la
participación de ellos durante el proyecto.
Menu>>Graphics Reports>>Resources and
Cost…
Aplicaremos la modificación de la
ventana de datos (Modify….) para definir cada uno de los
recursos que queremos mostrar como gráfico independiente.
Debemos completarla con los recursos definidos y cambiar los que
vienen por defecto.
Mostraremos en la etiqueta "Content" los
recursos programados y los actuales (current y target), que
muestre datos de recursos, solamente las fechas tempranas y la
forma de histograma.
En la etiqueta date debemos cambiar las
fechas que Primavera trae por defecto, que debe ser el intervalo
de fechas en las cuales definimos nuestra programación o
nuestro informe. El inicio es el 31/08 y el fin el
11/09.
Se deja como ejercicio al lector repasar
las demás etiquetas que no tienen mayor dificultad en
donde podemos cambiar el formato, colores y los títulos de
los gráficos. La grafica mostrada será la
siguiente.
11.5 Histograma o curva Total de
Recursos (Costo o cantidad de Recursos)
Una opción alternativa a la anterior
es mostrar todos los recursos juntos como una curva S o
simplemente con histogramas.
Podemos expresar nuestras cuervas o
histogramas en función del programa actual o el
presupuestado, en función de los recursos o los costos,
basados en las fechas tempranas o tardías o como
histograma o curvas. Para modificar debemos acceder a
"Modify…."
Gráfico de Recursos actuales,
expresado como costo semanal. Cada una de estas alternativas
pueden ser modificadas en la etiqueta format.
Menu>>Graphics Reports>>Resources and
Cost…
11.6 Lookahead Planning
(Planificación Intermedia)
Las planificaciones Lookahead (miradas
hacia delante) son planificaciones de corto plazo o intermedias
pues están entre el programa maestro y el programa
semanal. Son miradas al programa entre dos fechas determinadas,
por ejemplo daremos una programación de 4 semanas desde el
comienzo del programa current. Para repasar conceptos de
programación de Planes Maestros, Planificación
Intermedia y Planes semanales el autor recomienda revisar el
siguiente documento.
http://www.monografias.com/trabajos25/construccion/construccion
Realizaremos una planificación
bi-semanal desde la fecha de estado del proyecto (data date), es
decir mostraremos las actividades que están comprometidas
en el programa 2 semanas hacia delante (lookahead) de la fecha de
estado. Menu>>Format>>Filter….
Modificaremos el cuadro de dialogo
cambiando el valor que viene por defecto del límite
superior del horizonte de tiempo. Es decir cambiaremos DD+6M por
DD+2W, lo que significa que el margen superior es dos semanas
después de la fecha de estado (data date).
Al ver la siguiente figura podremos
apreciar sólo actividades que tienen comprometido avance
desde la fecha de estado hasta 2 semanas después de esta
misma fecha, o sea sólo las actividades A y B pues la C
debe comenzar después del horizonte seleccionado. Para
volver a la vista original debemos seleccionar filtrar todas las
actividades en el cuadro de diálogos de filtros.
Menu>>Format>>Filter…
12. Análisis
comparativo entre Microsoft Project y Primavera Project
Planner
13.
Conclusión
Al revisar cada uno de los pasos mostrados,
esperamos que el lector pueda usar efectivamente las nuevas
herramientas de control empleadas. A través de Microsoft
Project o de Primavera las herramientas ocupan el mismo
fundamento, pero se recomienda que si sólo se va a emplear
duración y HH asignadas a una actividad (omisión de
costos) sea Project el elegido para programar, pues su formato
permite un rápido manejo de los datos. En cambio si la
elección es manejo de costos y un detallamiento superior
de recursos y actualización periódica del flujo de
caja del proyecto, Primavera lleva la delantera.
Esperamos que la información
adquirida sea de ayuda para mejorar el rendimiento de la
planificación de nuestros proyectos, en resumen,
simplificarnos las cosas.
Autor:
Raúl Rojas Vera
raulrojasve[arroba]hotmail.com
Santiago – Chile
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