El control interno en el área de efectivo en una empresa comercial de la Republica Dominicana
RESUMEN
EJECUTIVO
La investigación realizada a través del
tema EL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE EFECTIVO EN UNA
EMPRESA COMERCIAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA, CASO GRUPO HF,
S.R.L se trataron varios aspectos, divididos en cuatro
capítulos, los cuales se detallan a
continuación:
El capitulo I sobre las generalidades del control
interno; En este se sintetiza la forma de cómo ha
aparecido el control interno, así como su
evolución, concepto, tipos, alcances,
características del control interno, y la
aplicación del efectivo en la administración de la
empresa; de aquí podemos desprender que la esencia del
control interno está ligada al concepto contable de la
partida doble.
En el capítulo II, el cual trata sobre el
concepto, naturaleza e importancia del efectivo. Se define el
efectivo como el activo circulante de mayor liquidez con que
cuenta la empresa, su importancia radica en que por medio a este
se pueden hacer todas las transacciones económicas y
financieras. Los métodos de recepción del efectivo
que utilizan las empresas son las transferencias
electrónicas, pago por ventanillas, depósitos en
cuenta corriente, entre otros. La aplicación del efectivo
que actualmente se utilizan en las empresas son: medios de
intercambios, unidad de contabilidad y depósitos de
valores. En este capítulo se define al equivalente de
efectivo, como inversiones a corto plazo de gran liquidez que son
fácilmente convertibles en efectivo, por lo que las
empresas deben revelar los componentes de la partida de efectivo
y equivalentes al efectivo para presentarse en la
conciliación de los saldos.
El capítulo III versa sobre el control interno
del efectivo e indica como las empresas deben emplear y
establecer controles eficientes para proteger y salvaguardar el
efectivo.
Dentro de estos controles están el control
interno del efectivo en las áreas de: caja general, caja
chica, bancos, cuentas bancarias, cheques, ventas, compras y
cuentas por pagar. El efectivo depositado en caja debe arquearse
por lo menos una vez al mes, sorpresiva y
sistemáticamente, de igual manera el efectivo depositado
en los bancos debe ser conciliado con la cuenta control de la
empresa.
Finalmente el capítulo IV trata sobre el control
interno en el área de efectivo en la empresa comercial
Grupo HF, S.R.L, donde describe brevemente la historia de las
entidades comerciales, además del concepto,
características, elementos y clasificación de las
entidades comerciales. De igual forma se menciona la historia del
Grupo HF, S.R.L, los controles internos en el área de
efectivo de dicha empresa y las razones por las cuales, esta
empresa, mantienen los controles internos en el área de
efectivo.
INTRODUCCION
En la actualidad las empresas comerciales han sido
víctimas de múltiples desfalcos y malversaciones de
fondos, debido a la falta de implementación y
aplicación de controles internos que garanticen la
eficiencia, confiabilidad, productiva y la protección de
todos los recursos de la entidad.
La importancia de tener controles internos en las
organizaciones, ha ido incrementada, en las últimas
décadas, debido a lo fácil y seguro que resulta
medir la eficacia y productividad de la empresa y cada uno de sus
departamentos de esta.
Con la realización del presente estudio, como
objetivo general se espera Conocer los controles internos en el
área de efectivo en una empresa comercial, con la
finalidad de proteger el efectivo, garantizando la exactitud y
confiabilidad de las informaciones financieras. Los objetivos
específicos planteados fueron Analizar el manejo de las
cuentas de efectivo, obtener información financiera
oportuna y confiable y prevenir los fraudes y malversaciones de
fondos en el área de efectivo
En las empresas el efectivo es la sangre que le da vida
a la organización, de ahí se desprende la
importancia que tiene la buena administración del dinero,
mediante la aplicación de sistemas y controles internos en
el área de efectivo que contribuyan a salvaguardar los
activos, garantizando así la concentración de todos
los métodos que son parte de los controles internos
aplicados a las actividades diarias de la empresa.
El control interno en el área de efectivo en una
empresa comercial comprende: la obtención oportuna y
confiable de la información financiera, que a su vez
analiza, previene, anticipa, proporciona los procedimientos y las
medidas para monitorear las principales actividades comerciales
de la empresa, avalando detección de errores y reduciendo
la oportunidad de que ocurran fraudes.
Este análisis comprende los años 2009-2011
donde se analizaron el control interno en el área de
efectivo en la empresa comercial GRUPO HF, S.R.L.
La metodología usada en esta investigación
fue el método deductivo, el cual parte de lo simple a lo
complejo, de lo menor a lo mayor, empezando por la
observación, segundo, la recolección de
informaciones, tercero análisis y cuarto la
interpretación. Dentro de las
Técnicas de investigación utilizadas
están: las fichas bibliográficas, lecturas de
textos especializados, periódicos, revistas y personas que
laboran en el área de efectivo.
Las limitaciones del control interno en el área
de efectivo se desprende de que ningún sistema de control
interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos
ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una
seguridad razonable en función de: costo beneficio, el
control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar,
la mayoría de los controles hacia transacciones o tareas
ordinarias y debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y
en cuanto a las extraordinarias , existe la posibilidad que el
sistema no sepa responder: el factor de error humano, Posibilidad
de conclusiones que pueda evadir los controles.
El trabajo está conformado por cuatro
capítulos: el primero trata sobre las generalidades del
control interno, el segundo sobe el concepto, naturaleza e
importancia del efectivo, el tercero, control interno del
efectivo, y el cuarto control interno en el área de
efectivo en la empresa comercial GRUPO HF, S.R.L
(2009-2011).
Capítulo I
GENERALIDADES DEL
CONTROL INTERNO
1.1.-Evolución del Control
Interno
El origen del Control Interno, suele
ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que
fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del
siglo XIX hombres de negocios se preocuparon por formar y
establecer sistemas adecuados para la protección de sus
intereses.
A finales de este siglo, como consecuencia del notable
aumento de la producción, los propietarios de los negocios
se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente
los problemas productivos, comerciales y administrativos,
viéndose forzados a delegar funciones dentro de la
organización conjuntamente con la creación de
sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o
errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la
necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de
los negocios, ya que se había prestado más
atención a la fase de producción y
comercialización que a la fase administrativa u
organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e
implementar sistemas de control como consecuencia del importante
crecimiento operado dentro de las entidades.
El fraude es un problema que preocupa a los hombres de
negocios. Cada día, mas empresas son desfalcadas por sus
empleados y funcionarios, donde se ha establecido, que los
grandes desfalcos corresponden a los altos ejecutivos.
Según (Gustavo cepeda, 2007, p.7)
Junto al surgimiento de los controles internos ha nacido
el personal calificado que da cumplimiento y evaluación a
los controles internos establecidos, este personal, depende del
departamento de auditoría interna de la
empresa.
Se puede afirmar que el Control Interno ha sido
preocupación de la mayoría de las entidades, aunque
con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede
evidenciar al consultar los libros de texto de auditoría,
los artículos publicados por organizaciones profesionales,
universidades y autores individuales. Atendiendo a la necesidad,
de buscar mayor eficiencia, proteger los bienes de la empresa y
aumentar la rentabilidad de las mismas, es que surgen los
controles internos.
1.2 Concepto del Control Interno
El control interno comprende el plan de
organización en todos los procedimientos coordinados de
manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y
salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad y exactitud
de las informaciones contables, así como también
llevar la eficacia, productividad en las operaciones para
estimular las políticas trazadas por la gerencia, en
atención a las metas y los objetivos previstos.
De lo anterior se desliga, que los departamentos que
conforman una empresa deben ser monitoreados y evaluados por otro
funcionario interno, con la finalidad de pulir las
políticas y funciones dentro de la
organización
El control interno se expresa a través de las
políticas aprobadas por los niveles de dirección y
administración de la empresa, mediante la
elaboración y aplicación de técnicas de
dirección, verificación y evaluación de
regulaciones administrativas, de manuales de funciones y
procedimientos, de sistemas de información y de programas
de selección, inducción y capacitación de
personal.
Control interno son los pasos que da un negocio para
evitar el fraude, tanto por malversación de activos como
por presentación de informes financieros fraudulentos.
(Whittington, p. 172)
El control interno debe garantizar la obtención
de información financiera correcta y segura ya que
ésta es un elemento fundamental en la marcha del negocio,
pues con base en ella se toman las decisiones y formulan
programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe
permitir también el manejo adecuado de los
bienes,
Desde el punto de vista contable, el control interno se
define como el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos cuya misión es
salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros
financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden
la seguridad razonable de que:
· Las operaciones se realizan de
acuerdo con autorizaciones de la
administración.
· Facilitar la preparación de
estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
· Poner a disposición
información suficiente y oportuna para la toma de
decisiones.
El control interno debe de consultar los principios de
igualdad, moralidad, eficiencia, economía celeridad,
imparcialidad, publicidad y valoración de costos
ambientales; en consecuencia se deberá concebir y
organizar de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al
desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la
organización.
Un sistema de control interno se establece bajo la
premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal
al establecer el control interno diseña pautas de control
cuyo beneficio supere el costo para implementar los
mismos.
En la actualidad el control interno compromete a todos
los empleados con el mejoramiento de la calidad de la
gestión, mediante el proceso de transformación que
implica el mejoramiento de las organizaciones en:
· Establecimiento de una estructura
flexible y dinámica que permita asumir los retos de la
misión.
· Logro de una gestión
administrativa y financiera comprometida con altos niveles de
calidad y racionalidad en la utilización de los
recursos.
· Recursos humano motivado y
capacitado, dispuesto a comprometerse con su
organización.
· Diseño de sistemas de
planeación, información, operación,
financieros, contables, control y seguimiento como apoyo a la
nueva cultura organizacional.
El control interno es la base sobre la cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza
determinara si existe una seguridad razonable de las operaciones
reflejadas en los estados financieros. Una debilidad del control
interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del
sistema contable.
1.3 Tipos de Controles Internos
Estos se clasifican en control interno administrativo y
control interno financiero.
1) Control Interno
administrativo
Es el plan de la organización, procedimientos y
registros que conocen los procesos de transacciones y de
actividades administrativas y de proceso que fomentan la
eficiencia de las operaciones. Debe velar porque todas las
actividades y recursos de la empresa estén acorde con su
plan general de metas y objetivos.
Los controles administrativos consisten en las medidas
diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no
tienen relación directa con la confiabilidad de los
registros contables. Ejemplo: un record sobre el trabajo
defectuoso, o de los empleados de ventas, la gerencia puede
evaluar el funcionamiento del personal y por tanto facilitar la
cuenta de todas las remisiones con fines de control.
Los controles administrativos son procedimientos y
métodos que se relacionan con las operaciones de una
empresa y con las directivas, políticas e informes
administrativos, pero no se limita al plan de
organización, procedimientos y registros que se relacionan
con los procesos de dedicación que conducen a la
aprobación de operaciones por la
administración.
También está relacionado con la eficiencia
en las operaciones establecidas por la entidad. El deber
fundamental es hacer el máximo esfuerzo para asegurar que
se diseñen e implementen y se ajusten a su misión y
generen efectivamente los resultados esperados.
El control interno administrativo tiene como
objetivos:
· Garantizar eficiencia y
economía de las operaciones de la entidad
· Monitorear la evaluación
oportuna y el seguimiento preciso a la gestión
administrativa de la entidad.
· Velar y proteger todas las políticas y
procedimientos administrativos y gerenciales de la empresa para
que se cumplan en los plazos pre establecidos y se alcancen las
metas trazadas.
2) Control Interno
Financiero
Son las medidas que se relacionan directamente con la
protección de los recursos, tanto materiales como
financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de
los registros y la confiabilidad de la información
financiera, ejemplo: la normativa de efectuar un conteo
físico parcial mensual y sorpresivo del inventario
almacenado.
"También puede describirse como los
métodos, procedimientos y plan de organización que
se refieren sobre todo a la protección de los activos y
asegurar que las cuentas y los informes financieros sean
confiables"´. (Cepeda, 1997, p.7)
Los recursos financieros de una entidad empresarial son
variados y realizan diferentes funciones, pero todo, están
orientados a la consecución del mismo fin, obtener
beneficios económicos para la entidad, en tal sentido, el
establecimiento de los controles internos financieros es una de
la prioridad de toda entidad, ya que con ellos, se puede
incrementar la rentabilidad de la empresa, además de
proteger el patrimonio y aumentar los ingresos de la empresa,
reduce los costos y mejora las actividades por las cuales las
empresas captan sus ingresos.
Consiste en el procedimiento y registro a la custodia de
los recursos y la verificación de la exactitud de los
registros contables, los estados financieros y los informes o
dictámenes.
Todas las cuentas de los estados financieros
básicos deben ser protegidas por la implementación
de controles internos financieros, los cuales, deben ser
sometidos periódicamente a la prueba de eficiencia y
cumplimiento.
Dentro de los controles internos financieros
están:
Control del efectivo, inventario, documentos y cuentas
por cobrar, propiedad planta y equipos, documentos y cuentas por
pagar, pasivos acumulados y capital contable.
1.4. Alcance del Control Interno
El control interno abarca todas las operaciones
administrativas y financieras de la empresa así como el
organigrama y está determinado por los elementos de
costos, limitaciones, tamaño de la entidad, normas pre
establecidas, basado en los conceptos de función,
procedimiento y flujo grama de procedimiento.
El control interno varía significativamente entre
una organización y otra, dependiendo de factores como su
tamaño, la naturaleza de sus operaciones y los objetivos.
Sin embargo, para un control interno satisfactorio en casi
cualquier organización de gran tamaño, algunas
características son esenciales. El control interno de una
organización incluye cinco componentes o
elementos:
1) El ambiente de control: consiste en acciones,
políticas y procedimientos que reflejan la actitud general
de los niveles de la administración, directores y
propietarios de una entidad.
2) La evaluación del riesgo: es el dictamen
financiero que identifica los riesgos relevantes de la
administración en la preparación de los estados
financieros.
3) Sistema de información contable y de
comunicación: iniciar, registrar procesar y e informar de
las operaciones de la entidad y mantener la responsabilidad por
los activos relacionados.
4) Actividades de control: son las políticas y
procedimientos que ayudan a asegurar que se implementen las
acciones necesarias para abordar los riesgos que entraña
el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
5) Monitoria del control: es la
evaluación continua o periódica de la
calidad del desempeño del control interno por parte
de la administración, con el fin de determinar que
controles están operando de acuerdo con lo
planeado.
Los Controles Internos, son efectuados por el consejo de
la administración, la dirección y el resto del
personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una
garantía razonable para el logro de objetivos.
•La concepción Seguridad que puede
considerarse razonable tiene un estrecho vínculo con el
reconocimiento explícito de la existencia de limitaciones
inherentes del Control Interno.
• En el desempeño de los controles pueden
cometerse errores como resultado de interpretaciones
erróneas de instrucciones, errores de juicio, descuido,
distracción y fatiga.
• Las actividades de control dependientes de la
separación de funciones, pueden ser burladas
por colusión entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo
para dañar a terceros.
• La extensión de los controles adoptados en
una organización también está limitada por
consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible establecer
controles que proporcionan protección absoluta del fraude
y del desperdicio, sino establecer los controles que garanticen
una seguridad razonable desde el punto de vista de los
costos.
1.5 Características del Control
Interno
· El control interno es inherente al
desarrollo de las actividades de la
organización.
· Debe diseñarse para
prevenir errores y fraudes.
· Debe considerar la separación de
funciones, en la cual las actividades de autorización,
registro, custodia y realización de conciliaciones
estén separadas.
· Los mecanismos de control se deben encontrar en
la redacción de todas las normas de
organización.
· No se mide desviaciones, permite
identificarlas.
· Corresponde a la alta gerencia de la
organización la responsabilidad de establecer, mantener y
perfeccionar las estructuras y características y la
misión de la organización.
· Eficiencia para evitar que en determinado tipo
de operaciones intervengan cuando menos tres personas para evitar
fraude.
· Organización de manera tal que se pueda
diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las
actividades de la empresa.
· Autorización y registro operacional de
manera que sea de la atribución del departamento de
contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de
mantener el control.
1.6 Aplicación del efectivo en la
Administración de las Empresas
Hoy en día ante tal crisis de envergadura la
fuente de recurso más inmediata y factible es economizar.
Para el cumplimiento de esta meta es necesaria una
administración financiera adecuada a las necesidades de la
empresa. El administrador debe proyectar las necesidades y
excedentes de efectivo durante el año.
La administración del efectivo es de suma
importancia, porque el efectivo es el medio aceptado para la
adquisición de bienes y servicios. Y requiere que las
empresas establezcan eficientes sistemas y procedimientos de
control para protegerlos y salvaguardarlos de fraudes.
La administración del efectivo, se centra en dos
importantes áreas:
· Elaboración del presupuesto de efectivo;
mantenimiento de un sistema adecuado de control
contable.
· Estado de cambios en la situación
financiera con base en efectivo su presentación y concepto
técnico.
Las estrategias básicas que deben
seguir las empresas en lo referente a la administración
del efectivo son las siguientes:
1) Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde
posible sin ganar la posición crediticia de la empresa,
pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que
resulten favorables.
2) Utilizar el inventario lo más rápido
posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar
en el cierre de la línea de producción o en una
pérdida de ventas.
3) Cobrar las cuentas pendientes lo más
rápido posible sin perder ventas futuras debido a
procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden
emplearse los descuentos por pronto pago, de ser
económicamente justificables, para alcanzar este
objetivo.
El problema principal de la
administración del efectivo viene dada por la falta de
coordinación entre las entradas por concepto de ingresos y
salidas por concepto de costos.
Para una empresa el nivel óptimo del
efectivo depende de los siguientes factores:
· Las necesidades de dinero
operacionales.
· La eficiencia de la
administración del efectivo.
· Las exigencias de los bancos respecto al
mantenimiento de saldos de reciprocidad en cuentas de
cheques.
Capítulo II.
CONCEPTO,
NATURALEZA E IMPORTANCIA DEL EFECTIVO
2.1 El Efectivo
"El efectivo constituye un recurso que puede ser
utilizado para varios fines, generalmente está integrado
por billetes y monedas, cheques, giros bancarios,
depósitos a la vista y depósitos a plazos".
(Toribio. P.79)
Es un activo circulante, es el de mayor liquidez con que
cuenta la empresa para cubrir sus obligaciones inmediatas, se
consideran como efectivo; Dinero de curso legal propiedad de la
empresa, Depósitos realizados en bancos en las cuentas de
ahorros y corrientes de la empresa, instrumentos de
créditos de cobranzas inmediata, cheques ordinarios,
viajeros, de gerencias, entre otros y Divisas o monedas
extranjeras de libre cotización en la banca
nacional.
El efectivo es el dinero depositado en bancos y
cualquier renglón que los bancos acepten en
depósito. Estos renglones incluyen no solamente monedas y
billetes, sino también cheques, ordenes de dinero y
cheques viajeros. Los bancos aceptan también firmados por
clientes que utilizan tarjetas de crédito bancarias, tales
como Visa y MasterCard. Por lo tanto, las ventas a los clientes
que utilizan las tarjetas del banco son ventas de efectivo, no
ventas de crédito, para la empresa que hace la
venta´´. (Meigs, 1998, p270)
Es la partida del Balance General que los bancos aceptan
a su valor nominal y está constituido por moneda de curso
legal, cheques, giros, bancarios, depósitos a la vista en
bancos comerciales, entre otros. Los depósitos en bancos
cerrados no deben ser considerados como efectivo
corriente.
El efectivo es considerado como el activo más
liquido, por tal razón se presenta en el primer
renglón del activo corriente en el balance
general.
"El efectivo comprende tanto la caja como los
depósitos bancarios a la vista"· (Nic. 7.
P.7)
Se considera efectivo todos aquellos activos que
generalmente son aceptados como medio de pago, son
propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está
sometida a ningún tipo de restricción. De acuerdo
con lo expuesto, será aceptado como efectivo o
siguiente:
El efectivo disponible incluye:
1) Billetes.
2) Monedas.
3) Instrumentos negociables
como:
· Cheques personales, de caja y
certificados, no depositados.
· Giros bancarios no
depositados.
· Órdenes de pago no
depositado, como giros postales y de express.
El efectivo en banco incluye:
· Depósitos a la vista en
cuentas de cheques.
· Cuentas de ahorros, generalmente
en efectivo, a pesar de que a veces se requiere de previo aviso
al banco para poder disponer de ellas.
· Certificados de depósito a
la vista.
2.2 Importancia del Efectivo
La importancia del efectivo radica en el hecho de que a
través de él se pueden hacer todas las
transacciones económicas y financieras, tanto en el orden
empresarial, como individual, ya sean, públicas o
privadas.
El efectivo constituye el principal elemento que tiene
las empresas para realizar sus pagos, cubrir sus
obligaciones y medir la frecuencia y la rotación con que
se realizan los demás activos de la empresa.
"El hecho de que el efectivo constituya el principio y
el fin del ciclo de operaciones de una empresa, le da al mismo su
importancia; además de que representa la disponibilidad
inmediata del poder de compra. Aunque el efectivo normalmente
representa una pequeña porción del activo total,
ninguna empresa puede operar de forma óptima sin tener
efectivo, debido a que este es imprescindible para
la realización de las operaciones normales de la
misma y básico para su crecimiento". (Toribio, 1996,
p79)
Las transacciones que se afectan diariamente entre
empresas son infinitas, por tanto esas operaciones de compras,
ventas y pagos requiere el uso del efectivo y de ahí su
importancia como un medio eficaz de pago.
Los desembolsos o erogaciones de fondos, de acuerdo con
las necesidades propias de una empresa tienden a determinar la
importancia que tiene el efectivo; ya que es un medio de o poder
legal de pago liberatorio de compromisos y de adquisiciones de
bienes y servicios.
2.3 Fuentes a través de las cuales la empresa
puede captar efectivo
· Ventas de mercancías en
efectivo.
· Saldos de las cuentas por
cobrar.
· Reembolsos de préstamos,
personal y liquidación gastos de viajes.
· Ventas de activos.
· Ventas de materiales,
desperdicios, etc.
· Ingresos varios por
rentas.
· Préstamos a corto y largo
plazo.
· Aumento de capital.
De lo anterior se desprende, que las
empresas realizan tres actividades básicas para captar
efectivo, las cuales son:
· Actividades de explotación: son las
actividades que constituyen la principal fuentes de ingresos
ordinarios de la empresa, así como otras actividades que
no puedan ser calificadas como de inversión o
financiación.
· Actividades de inversión: son las que
adquisiciones, enajenación o abandono de activo a largo
plazo, así como de otras inversiones no incluidas en el
efectivo y los equivalentes a efectivo
· Actividades de financiación: son las
actividades que producen cambios en el tamaño y
composición de los capitales propios y de los
préstamos tomados por parte de la empresa.
2.4 Métodos y formas de recepción de
Efectivo
Entre los principales métodos y
formas que utilizan las empresas para recibir el efectivo
están:
Métodos de recepción de
efectivo
a) Transferencias electrónicas b)
Pagos por ventanillas
c) Por ventas de mostrador d) Mediante
cobradores
e) Depósitos en cuenta
corriente
Formas de recepción del
efectivo
a) en efectivo
b) Por cheques
c) Ordenes de pagos
d) Letras de cambios
2.5 Aplicación y usos del
Efectivo
En una empresa comercial, el propietario de un bien
puede venderlo a cambio de dinero, que se acepta como pago y,
así evita gastar el tiempo y el esfuerzo que
requeriría encontrar a alguien que les ofreciese un
intercambio aceptable. Por lo tanto, el dinero se considera como
la pieza clave de la vida económica moderna.
Las aplicaciones o usos del efectivo que actualmente se
emplean son las siguientes:
· Medio de intercambio, o medio por
el cual se pueda adquirir todos y cada uno de los bienes y
servicios.
· Unidad de contabilidad, es decir, que pueda
subdividirse tanto como se quiera para presentar los diversos de
artículos.
· Depósitos de valor y estándar de
pagos aplazados, es decir, que permita conservar un poder
adquisitivo generalizado para satisfacer necesidades futuras. Un
estándar de pagos aplazados hace que sea posible aceptar,
en lugar de dinero propiamente dicho, un acuerdo o contrato
institucionalmente aprobado para la entrega de cantidades
especificas de poder adquisitivo, transferencias a una fecha
futura.
2.6 Disponibilidad adecuada del
efectivo
Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo
generalmente debe ser presentado como primera partida del
balance, salvo aquellos casos en que los fondos de caja,
estén sujetos a restricciones o limitaciones por su
disponibilidad, razón por la cual deberán excluirse
de la sección de activo circulante.
Una adecuada administración del efectivo es de
suma importancia, porque el efectivo es un instrumento o medio
aceptado para la adquisición de bienes y servicios. Se
requiere que las empresas establezcan eficientes
sistemas y procedimientos de control para protegerlo y
salvaguardarlo de robos o fraudes.
Por ello es imprescindible contabilizar las
negociaciones realizadas en efectivo, para disponer
información confiable y sobre todo oportuna.
Las reglas de valuación y presentación
incluidas dentro de este renglón, comprenden el efectivo
en caja y el efectivo en bancos. Para efectos de facilitar la
comprensión de estas partidas, efectuaremos su estudio de
manera independiente.
2.7 El efectivo y su equivalente a
efectivo
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC 7), define a
los equivalentes de efectivo como inversiones a corto plazo de
gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes
determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco
significativo de cambios en su valor.
Los equivalentes al efectivo se tienen, más que
para propósitos de inversión o similares, para
cumplir los compromisos de pago a corto plazo. Para que una
inversión financiera pueda ser calificada como equivalente
al efectivo, es necesario que pueda ser fácilmente
convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar
sujeta a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Por
tanto, una inversión será equivalente al efectivo
cuando tenga vencimiento próximo, por ejemplo tres meses o
menos desde la fecha de adquisición. Las participaciones
en el capital de otras empresas quedarán excluidas de los
equivalentes al efectivo a menos que sean, sustancialmente,
equivalentes al efectivo, como por ejemplo las acciones
preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento, siempre
que tengan una fecha determinada de reembolso. (NIC
7).
La empresa debe revelar los componentes de la partida de
efectivo y equivalentes al efectivo, y debe presentar una
conciliación de los saldos que figuran en su estado de
flujos de efectivo con las partidas equivalentes en el balance.
Las empresas revelarán los criterios adoptados, para
determinar la composición de la partida de efectivo
y equivalentes al efectivo para dar cumplimiento a
lo previsto en la NIC 1, Presentación de Estados
Financieros. El resultado de cualquier cambio en las
políticas de determinación del efectivo y
equivalente sal efectivo se presentará en los estados
financieros de la empresa, de acuerdo con la NIC8.
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