Conceptos, Enfoques y Herramientas de gestión sistémica de organizaciones agro empresariales
Introducción
El pensamiento analítico, denominado también mecanicista, o reduccionista, prevalece aún en muchos campos de la vida humana, incluyendo en la Teoría Organizacional Clásica. En consecuencia, la gerencia de nuestros territorios y nuestras organizaciones públicas y privadas aún se fundamenta en estos conceptos.
Sin embargo la velocidad de los cambios actuales ha dejado en evidencia que la institucionalidad construida en las décadas pasadas del siglo XX bajo la Teoría Organizacional Clásica, no responde a los nuevos desafíos que nos plantea las tendencias y escenarios globales. La actual globalización económica, informática y cultural y la revolución de la inteligencia son fenómenos complejos y cambiantes, cuyos efectos constituyen transformaciones significativas particularmente en las nuestras organizaciones y empresas.
Las actuales urgencias de alcanzar competitividad, están abriendo el camino para un análisis más integral de las posibilidades de nuestras organizaciones agrarias en mercados más abiertos, en un mundo más interdependiente. Se abren también las posibilidades utilizar más los enfoques sistémicos en lugar de las visones sectoriales de la agricultura; para poder entender a cabalidad la compleja red de interrelaciones e interdependencias que se establecen en el proceso de desarrollo y que obligan a asociatividad o cooperación inter empresarial para alcanzar la competitividad.
Además, en los actuales contextos de incertidumbre y complejidad, no son suficientes los análisis convencionales que se alimentan desde y con datos exclusivos del pasado; se hace imprescindible disponer, además, de nuevas herramientas que exploren e iluminen las posibles evoluciones futuras de problemáticas complejas en las que se ven inmersas tanto administraciones públicas como privadas. Por lo tanto, la planificación tradicional, basada en la previsión y pronóstico inmediatista, carece de sentido, y se pone en relevancia la necesidad de utilizar, cada vez más, herramientas de Planificación Prospectiva Estratégica.
Este documento es un aporte de INCADES, producto de la sistematización de nuestras experiencias de asesoría, basadas en el uso de modelos y conceptos sistémicos, dinámicos y prácticos de cambio organizacional prospectivo. Partimos del hecho que todos somos en potencia agentes de cambio en nuestras propias organizaciones particularmente vinculadas al sector agrario y a la gestión de los recursos naturales.
Para los fines de este documento, se obvia las discusiones rigurosas de orden semántico y etimológico, de manera que, el término "Empresa" es sinónimo de "Organización", "Administración" es sinónimo de "Gerencia" y ambos equivalen al término de inglés "Management".
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Conceptos y enfoques
Cada época define su propia razón científica, pues aparece una nueva muy diferente a la anterior razón científica que le precede. Por ello, la formulación y evolución de las teorías organizacionales han sido influenciadas por los intentos y rutas que la humanidad ha realizado, en torno a la búsqueda o descubrimiento de las formas de ver la realidad, de la ciencia y del conocimiento, en diferentes épocas y lugares.
En tal contexto, si bien la Administración intuitiva es antiquísima, el próximo año 2016, el mundo celebrará el primer centenario de la aparición de los fundamentos teóricos y doctrinarios de la administración por obra del francés Henry Fayol y su contemporáneo norteamericano Frederick Taylor, y la contribución a esta que hizo Máx Weber, con su modelo burocrático, con transcendentales repercusiones en la historia de la humanidad. Nuestras organizaciones empresariales y públicas, se han diseñado y aún se gestionan, enmarcándolas en estas teorías organizacionales clásicas.
Sin embargo, en los actuales escenarios globales, llenos de tendencias, rupturas, interdependencias e incertidumbres, y donde las fronteras son fácilmente permeables a las nuevas tecnologías, capitales y sistemas de información, el enfoque de sistemas se constituye en un importante referente para las modernas organizaciones y para la práctica gerencial más eficiente en nuestras organizaciones agro empresariales.
La Teoría organizacional Clásica visualiza la organización en compartimentos o áreas desarticuladas
1.1. LA TEORÍA ORGANIZACIONAL CLÁSICA René Descartes fundamentó el método del pensamiento analítico, que consiste en desmenuzar los fenómenos complejos en partes, para comprender, desde las propiedades de estas, el funcionamiento del todo. Esta forma de ver al mundo, llamado Positivismo filosófico cartesiano, y el funcionalismo sociológico influyeron en las teorías administrativas, caracterizadas por modelos hipotético-deductivos, la precisión, la lógica simbólica, y por el comportamiento funcional de la gestión organizacional.
Bajo la influencia del "pensamiento cartesiano", denominado también mecanicista o reduccionista, surge desde los inicios del siglo XX la Teoría Organizacional Clásica de Henri Fayol, Frederick Taylor, y el modelo burocrático de Max Weber, que ha considerado a las organizaciones como sistemas cerrados (1).
Con la Teoría Organizacional la organización es vista como un sistema mecanicista, que es planeado y controlado por la autoridad de la administración. Enfatiza el incremento de la eficiencia a través de la estructuración y control del factor humano. Se supone que el individuo es motivado ante todo por incentivos económicos. Para asegurar la cooperación en el logro de las metas de la organización los miembros deben ser supervisados estrechamente. (2) Las escuelas administrativas clásicas, que han influido y aún influyen en la administración de nuestras organizaciones, observan un problema fundamental: se basa en conceptos deterministas y fraccionados y, por lo tanto, visualiza a la organización interna en compartimentos o áreas desarticuladas y, al medio ambiente también fraccionado. La Figura 1 ilustra la ruta epistemológica del paradigma cartesiano y su influencia en la Teoría Organizacional Clásica.
Bajo la influencia de la Teoría Organizacional Clásica aún visualizamos a nuestras organizaciones pendularmente, enfocándonos entre lo que se puede denominar la Estructura Organizacional (EO) y la Práctica de Trabajo ( PT ).
Nos enfocamos en la Estructura Organizacional (EO)- o sea el poder jerárquico, el organigrama organizacional, el manual de funciones, etc – y la Práctica de Trabajo ( PT ) – o sea la forma de llevar a cabo los procesos, los sistemas internos de trabajo, la vida productiva, las tareas. Sin embargo nos hemos quedado muy cortos o nos hemos descuidado en no visualizar con mayor énfasis la Estructura Mental (EM) de la organización, o sea la Visión Organizacional.
Fig.2. Elementos constitutivos de una Organización: Estructura Mental (EM), Estructura Organizacional (EO), Práctica de Trabajo ( PT ).
Esa omisión de la visión es lo medular en el abordaje del Desarrollo Organizacional, porque si no logramos cambios medibles en la Estructura Mental (EM) o Visión Organizacional, no podremos generar y garantizar significativos cambios organizacionales en la Estructura Organizacional (EO) y en la Práctica de Trabajo ( PT) o los procesos. (3) Por tales razones, los ejercicios de "re-ingeniería de procesos" se orientan hacia la reforma de los medios y formas de actuar y mantiene intactas las estructuras esenciales. Busca, ante todo, preservar las concepciones ortodoxas (o piramidales) de la organización. Al no enfocarse como punto de partida la Visión organizacional , es usual que los intentos de re-ingeniería terminen siendo grandes fracasos o sus resultados son inferiores a las expectativas que generan.
El Enfoque de Sistemas, permite visualizar la organización total y las relaciones entre sus componentes internos o subsistemas
1.2. LA TEORÍA SISTÉMICA DE LAS ORGANIZACIONES Los conocimientos científicos desarrollados por una gama de disciplinas subyacentes han modificado y enriquecido la Teoría o r g a n i z a c i o n a l c l á s i c a antes e x p l i c a d a , producto de la investigación científica y la conceptualización, produciendo teorías divergentes, como la Teoría de Sistemas.
Efectivamente, durante la primera mitad del siglo XX, y en contraposición al pensamiento cartesiano, los biólogos organicistas contribuyeron al desarrollo del pensamiento sistémico. Este concepto da énfasis al todo, recibiendo los nombres de holístico, organicista, ecológico, o sistémico. Bajo este concepto, la totalidad de un fenómeno no es igual a la suma de sus partes, sino algo diferente y superior, y de la interrelación de dos o más partes resulta en una cualidad emergente que no se explica por las partes consideradas separadamente. (4) La Teoría General de S istemas (TGS) surge con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. El término Sistema es generalmente empleado en el sentido de sistema total. Los componentes necesarios para la operación de un sistema total son llamados subsistemas, los que, a su vez, están formados por la unión de nuevos subsistemas más detallados. Así, tanto la jerarquía de los sistemas como el número de los subsistemas dependen de la complejidad intrínseca del sistema total.
Bajo la influencia de la Teoría General de Sistemas desarrollada por Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos, surge la Teoría Sistémica de las Organizaciones con los trabajos de Robert Katz y Daniel Kahn. (5).
El Enfoque de Sistemas, permite visualizar la organización total y las relaciones entre los componentes internos o subsistemas. Por ejemplo una empresa manufacturera tiene una sección dedicada a la producción, otra dedicada a las ventas, una tercera dedicada a las finanzas y otras varias, todas ellas son los sub sistemas. Pero ninguna de ellas es más que las otras, en sí. Pero cuando la empresa tiene todas esas secciones y son adecuadamente articuladas y coordinadas, se puede esperar que funcionen eficazmente.
La Teoría Sistémica de las Organizaciones fue reforzada, en los años 70, por la Teoría de las Contingencias o " Teoría Situacional", propuesta por los ingleses Tom Burns y G:M Staker, y que trata de explicar las relaciones de las características endógenas de la organización con determinadas circunstancias del medio ambiente. Los puntos de vista de contingencia tienden a ser más concretos y a poner de relieve los esquemas de interrelaciones entre los subsistemas y la congruencia entre la organización y su medio ambiente.
Una de las consecuencias de este enfoque es un rechazo a las afirmaciones simplistas referentes a los principios universales del diseño organizacional y la práctica administrativa, influenciadas por el pensamiento cartesiano. En la actualidad, el enfoque de sistemas se constituye en un importante referente para las modernas organizaciones y para la práctica gerencial.
El enfoque de sistemas, permite hoy visualizar la organización total en interacción con su ambiente y la conceptualización de las relaciones entre los componentes internos o subsistemas. ZIMMERMAN.(6), ilustra el concepto de organización como sistema, bajo el siguiente Modelo organizacional.
Fig. 3. Modelo de Organización sistémica.
En una organización percibida sistémicamente, sus interacciones internas y externas ocurren en red, y son diversas, polisémicas, ambiguas y complejas. Es posible inferir un organismo vivo en constante transformación, abierto al entorno. Así, las organizaciones son parte de una construcción de una realidad compleja y no "islas" o unidades sueltas o independientes en un sector o mercado.
Considerando lo dicho, una empresa -tal como fue concebida en la Sociedad Industrial- ya no es vista como la unidad económica fundamental de la sociedad actual. Esta ha sido reemplazada por la unidad de red en la que convergen redes de productores, proveedores, clientes y cooperantes técnicos, enlazados por convenios de estandarización o normatización, tal como lo explican algunas teorías que describen la organización en red o sistema organizacional articulado.
De acuerdo con lo dicho, podemos visualizar una red organizacional como un sistema abierto, caracterizado por la calidad de las relaciones (líneas rojas) entre las organizaciones conformantes del sistema articulado, como se ilustra en la siguiente figura (7):
Fig. 4. Modelo sistémico de Organización en Red.
El funcionamiento en red se ha transformado en una forma de organización en todos los ámbitos de la sociedad actual, en la que las actividades dominantes se organizan en cada vez más en redes y constituye una fuente crucial de poder.( 8). Bajo este enfoque organizacional en Red, una organización pública o privada eficiente tiene como cultura organizacional la gestión de arreglos de cooperación inter organizacional (Cadenas Productivas, Cadenas de Valor, Alianzas Estratégicas, Redes inter organizacionales, Sistemas Articulados, etc), En consecuencia, la pregunta ¿a qué sistema de red está adscrita o involucrada nuestra organización? cobra más sentido que en simple requerimiento ontológico sobre la existencia y consistencia de la empresa. No se requiere un exhaustivo estudio para comprobar que la empresa además de estar involucrada al mismo tiempo como punto de la red de proveedores, de la de clientes y de la de productores, es factor determinante de la red de cooperación técnica y, dependiendo de su iniciativa, podrá incidir en las coaliciones de normatización.
EL POSTMODERNISMO Y SU INFLUENCIA EN LA TEORÍA ORGANIZACIONAL.
La posmodernidad es un término para designar a la cultura occidental del fin del siglo XX en la que se ha operado una transformación y tomó de posición crítica ante el inicio del nuevo milenio. El postmodernismo abandona definitivamente la obstinada búsqueda de la eficiencia y funcionabilidad cartesiana que caracterizó a la sociedad industrial moderna. En esta nueva sociedad, los conocimientos son el recurso primario para los individuos y para la economía en general. La tierra, trabajo y capital, los tradicionales factores de producción no desaparecen pero si pasan a segundo plano.
En los actuales escenarios, la naturaleza del conocimiento es cambiar, porque las certidumbres de hoy son los absurdos del mañana. Pero los conocimientos no producen nada por sí mismos, y sólo pueden volverse productivos cuando se integran a una tarea. Esta es la razón por la cual la actual sociedad del conocimiento es también llamada sociedad de organizaciones.
Sisto CAMPOS(9), manifiesta que, de acuerdo con la Teoría Organizacional Postmoderna, la organización se constituye como un flujo incesante de relaciones inestables, es en ese fluir de relaciones de las cuales emerge la organización. Sin embargo, a esas relaciones hay que caracterizarlas y negociarlas permanentemente, porque un sistema organizacional sólo será eficiente, competitivo y sostenible, cuando se sustenta en la calidad de las relaciones (negociaciones) entre las partes que la conforman interna y externamente, en función de una visión u objetivo prospectivo estratégico.10
La "Cadena de Valor" es la cooperación ínter organizacional, para satisfacer objetivos de mercado.
1.3. EL ENFOQUE DE CADENA DE VALOR , PARA LA ASOCIATIVIDAD.
Algunos autores usan las expresiones "Cadena Productiva" y "Cadena de Valor" como sinónimos, sin embargo lo correcto es diferenciarlas, porque describen diferentes procesos, aunque muy ligados entre sí.
El concepto de cadena productiva se puede aplicar a diferentes campos, siendo el principal el relacionado a un producto. Existe diversos tipos de cadenas productivas: 1. Completa. Es una cadena productiva compuesta por todos los componentes proveedores de insumos , comercializadores y consumidores finales. 2. Incompleta. Donde le falta uno o más de estos componentes. El siguiente esquema , ilustra una cadena productiva chocolatera ,en Colombia :12 Es decir, la cadena productiva se refiere a toda cadena vertical de actividades, desde la producción en la unidad agropecuaria, pasando por la etapa de acondicionamiento o procesamiento y por la distribución mayorista y minorista.
A su vez, la "Cadena de Valor" es definida como la colaboración estratégica de empresas con el propósito de satisfacer objetivos específicos de mercado en el largo plazo, y lograr beneficios mutuos para todos los "eslabones" de la cadena. Es decir, el término "cadena de valor" se refiere a una red de alianzas estratégicas entre varias empresas de negocios independientes dentro de una cadena productiva. El mundo está cada vez más interconectado y es más interdependiente. En las actuales tendencias y escenarios globales los cambios que se están produciendo son tan importantes, tan profundos y algunos de tal celeridad, que sus efectos se sienten en la gestión de las empresas agroexportadoras .y en las redes organizacionales o cadenas de valor, en las cuales están involucradas.
En tales contextos, la institucionalidad construida en las décadas pasada no responde a los nuevos desafíos que nos plantea el Siglo XXI, que ha puesto en relevancia la interdependencia, el trabajo en redes inter organizacionales y, por ende, la Asociatividad Empresarial.
Dentro de las estrategias que las empresas usan en pos de la competitividad encontramos a las "cadenas de valores". Es decir, una red de alianzas estratégicas entre varias empresas dentro de una categoría; cuyo objetivo es responde eficientemente a la demanda sin tener en consideración quien sea el propietario del capital En consecuencia, la filosofía de trabajo de una Cadena de Valor , en la que se fundamenta nuestra propuesta de trabajo, se enmarca perfectamente en este nuevo enfoque neo organizacional, siendo importante para una mejor comprensión de este repasar, y en algunos casos revisar , las teorías organizacionales clásicas y validar algunos conceptos como: "Costos de transacción", "Asociatividad", "Cooperación inter empresarial", "Empresa-Red" o "Red de empresas", "Redes de cooperación", "Coo-petencia", "Confianza" (Trust), "Competitividad", entre otros.
Martha RIZO (11), indica que, "el atributo fundamental de una red organizacional es la construcción de interacciones para la resolución de problemas y satisfacción de necesidades. Su lógica no es la de homogeneizar a los grupos sociales, sino la de organizar a la sociedad en su diversidad, mediante la estructuración de vínculos entre grupos con intereses y preocupaciones comunes.
¿Qué son redes de cooperación inter organizacional?. ¿Para qué formamos una red de cooperación? Cada vez más, las organizaciones empresariales se complementan y entran así en lo que hoy en día se llama empresa red o sistema de co-producción. Consecuentemente, la mayoría de los productos y servicios que producimos o compramos nacen de una co-producción entre diferentes actores con capacidades complementarias.
Podemos entender las redes como patrones relativamente estables de acuerdos e interrelación entre actores interdependientes, que se constituyen en torno a determinados 0BJETIVOS ( o PRODUCTOS) y se forman, mantienen y cambian a través de la interacción.
El aumento de la competencia y la inseguridad de los mercados lleva a las organizaciones a cooperar y unir esfuerzos, para reducir riesgos, las amenazas, y aprovechar las oportunidades, haciéndolas más competitivas. Como ya indicamos, la construcción de redes de cooperación organizacional se justifica porque las organizaciones hoy están inmersas en un entorno cambiante, una apertura de mercados, una economía global altamente competitiva. (12) Esos acuerdos de cooperación están basados en la CONFIANZA entre las partes para objetivos muy concretos, dando lugar a una nueva forma de gestión y estrategias organizacionales, a una competencia colectiva, a una economía de aglomeraciones y a unas acciones conjuntas. Los arreglos de cooperación inter organización se producen tanto entre empresas, cuya actividad es complementar (relación vertical), o sea, la interacción entre empresas de las diversas etapas de la cadena de productiva y/o etapas de producción, como entre aquellas de carácter competitivo (relación horizontal), en otras palabras, empresas que están en la misma etapa de la cadena productiva y/o etapas de producción, con el objetivo principal de aumentar las ventas y disminuir los costos.
Las pequeñas empresas tiene la tendencia a integrarse con el fin de buscar seguridad y financiamiento, por un lado y conocer nuevas tecnologías por el otro. La formación de las redes de cooperación representa la nueva posibilidad de organización empresarial superior a las ya existentes.
¿Cuáles son los cambios de paradigmas para la relaciones de cooperación? Como ya hemos explicado, las organizaciones competitivas deben apropiarse e incorporar los instrumentos metodológicos y conceptuales de gestión que sean considerados acordes con los escenarios y retos actuales, entre los que destaca el trabajo en red de cooperación Inter.- organizacional.
Pero, el actuar con eficiencia en las redes de cooperación, pasa por experimentar cambios organizacionales, estructurales y funcionales, profundos. (13). Es decir, deben producirse al interior de las organizaciones, involucradas en una cadena de valor, cambios paradigmáticos, pasando de lo vertical hacia lo horizontal en sus instrumentos de gestión, de acuerdo al siguiente esquema:
La empresa horizontal a diferencia de la vertical, se caracteriza por : 1.-organización en torno al proceso y no a la tarea 2.-jerarquía plana 3.- gestión en equipo, 4.-medida de los resultados por la satisfacción del cliente ,5 .- recompensas basadas en los resultados del equipo, 6.- maximización de contactos con proveedores y clientes, información, formación y retención de los empleados en todos los niveles.(14).
Los que impulsamos la construcción de sistemas organizacionales articulados o cadenas de valor debemos tener en cuenta que la organización en red genera, a su vez, profundos cambios en los enfoques, conceptos y practicas gerenciales en las organizaciones involucradas. Es decir, para que las organizaciones actúen con eficiencia en estos Sistemas Articulados deben experimentar, en su interior, cambios paradigmáticos en sus instrumentos de gestión.
¿Qué significan confianza y racionalidad económica en las relaciones ínter organizacionales ? La confianza es un insumo importante en las relaciones inter organizacionales porque bajan los costos de transacción. Construir confianza requiere apertura y transparencia en el manejo de información y una comunicación fluida.
En su obra Confianza (Trust) FUKUYAMA(15), señala que las virtudes sociales, como la honestidad, la reciprocidad y el cumplimiento de los compromisos contraídos no sólo tienen mérito como valores éticos, sino también como valores económicos tangibles que ayudan al logro de la competitividad.
Las sociedades más desarrolladas son aquellas en las que, usualmente, impera la confianza, se evitan las leyes extensas, y los gastos en litigios y en burocracia son reducidos. Los denominados costos de transacción, de negociación y de cumplimiento de los contratos son reducidos y facilitan un desempeño más eficiente de las organizaciones y, con ello, de la economía en su conjunto.
La cooperación ínter organizacional es la capacidad de una organización líder de forjar relaciones de largo plazo con confianza y comunicación intensiva; estas relaciones están referidas a nuevas técnicas de gestión y organización de la producción.
Cómo evoluciona la cooperación inter empresarial? La cooperación ínter empresarial es la capacidad de empresas lideres de forjar relaciones de largo plazo con confianza y comunicación intensiva; estas relaciones se sustentan en nuevas nuevas técnicas de gestión y organización de la producción y la infraestructura tecnológica.
Según Arthur ZIMMERMANN (16), la cooperación inter organizacional evoluciona según el siguiente modelo:
La evolución es reversible. Cada escalón tiene escalones intermedios de intensidad en la relación y cada nuevo escalón necesita como base y requisito al escalón anterior.
El paso de un escalón evolutivo a otro más elevado tiene que ser negociado por los participantes. Hay reglas, en relación a la forma del acuerdo, convenio, contrato, que tiene validez mientras sea respetado y no sea roto por una de las partes.
Las Redes y Alianzas no pueden ser planificadas rígidamente, su dinámica es el resultado de las negociaciones entre los actores participantes. No hay por tanto un control absoluto acerca del futuro incierto, por lo siguiente:
? Los distintos actores tienen distintos conocimientos y experiencias.
? Los actores involucrados cometen errores, se equivocan y evalúan sus trabajos como el de su socio de forma diferente.
? La experiencia del comportamiento de los actores está dado por intereses más o menos abiertos.
Es de imperiosa necesidad que los poderes públicos, sean los animadores o impulsores y facilitadores, en la construcción de ese escenario innovador, capaz de fortalecer el tejido económico de la región, son fundamental para el desarrollo productivo y empresarial. (17) ¿Qué es y cómo funcionan la Empresa Red? Según Manuel CASTELLS ( 18), las formas de organización económica no se desarrollan en un vacío social: tienen sus raíces en las culturas y las instituciones. Cada sociedad tiende a generar sus propios mecanismos organizativos. Sin embargo cuando las tecnologías amplían el alcance de la actividad económica y cuando los sistemas empresariales interactúan a escala global, las formas de organización se difunden. Por ejemplo los sistemas organizacionales de Asia Oriental se basan en redes, porque esa es su historia (su cultura), y están en ventaja comparativa en la competencia global.
La empresa red es cada vez más internacional (no transnacional) y su conducta será el resultado de la interacción de la estrategia global de la red y los intereses de raíces nacionales/regionales de sus componentes. ( 19).
"La Prospectiva es ,ante todo, una actitud de concebir el futuro para obrar el presente"
Gastón Berger, 1994.
1.4. LA TEORÍA PROSPECTIVA ORGANIZACIONAL FUNDAMENTOS DE LA PROSPECTIVA ESTRATÉGICA Etimológicamente, prospectiva viene de la palabra prospectus, que significa "mirar hacia adelante". La prospectiva como disciplina intelectual surge en Francia, por iniciativa de uno de sus creadores, Gastón BERGER, en 1957. Esencialmente nos permite visualizar el futuro y actuar en el presente. Además, la prospectiva no concibe el futuro como realidad única, sino como realidad múltiple; considerando que existen "futuribles" o futuros posibles, tal como lo planteara Bertrand DE JOUVENEL. (20)
A diferencia de la adivinación que va al futuro, la Prospectiva busca construirlo. En este sentido, la Prospectiva Estratégica, como herramienta de gestión, analiza las posibles evoluciones de una empresa, en un horizonte de tiempo determinado, teniendo en cuenta las interacciones que esta tiene con su entorno endógeno y exógeno (enfoque sistémico), con la finalidad su mejorar su gestión, a través del ejercicio colectivo donde convergen las voluntades de los actores de la organización.
Para que la Prospectiva sea fecunda y ser portadora de futuro (¿Qué puede ocurrir?), debe dar lugar a una verdadera movilización de la inteligencia colectiva a través de la apropiación del proceso de planeación (por todos los actores involucrados, situados desde arriba hasta abajo de la jerarquía). Es decir la Prospectiva es esencialmente participativa, porque todo proceso de anticipación los cambios debería englobar al mayor número de personas. Por ello, Michel Godet y colaboradores(21), manifiestan que las herramientas que se utilizan en la prospectiva permiten organizar y estructurar de manera transparente y eficaz la reflexión colectiva sobre las apuestas y retos de futuro y, llegado el caso, también la evaluación de las opciones estratégicas.
FIGURA 5. EL MODELO PROSPECTIVO-ESTRATÉGICO
La actual globalización económica, informática y cultural y la revolución de la inteligencia son fenómenos cuyos efectos constituyen transformaciones significativas. Los nuevos escenarios y tendencias globales son cada vez más complejos y llenos de incertidumbres, y los cambios que se están produciendo son tan importantes, tan profundos y algunos de tal celeridad, que sus efectos se sienten también en el diseño y gestión de nuestras organizaciones. Por lo tanto, la gerencia de nuestras organizaciones públicas y privadas, no debe seguir haciéndose de espaldas al futuro, sino usando instrumentos de gestión que se alimentan de la complejidad y las incertezas, entre las que destaca en forma relevante la Prospectiva Estratégica.
Como lo indica Gastón BERGER, el injerto de la Prospectiva y la Planificación Estratégica no podría prender si es que no es capaz de integrar la cultura y la identidad de las organizaciones afectadas. Las palancas de desarrollo organizacional no son solamente racionales también son emocionales y ligadas al comportamiento. La complejidad de los problemas y la necesidad de plantearlos colectivamente imponen el uso de métodos que sean tan rigurosos y participativos como sea posible, al objeto de que las soluciones sean reconocidas y aceptadas por todos. En todo ello la Prospectiva Estratégica adquiere una particular relevancia.
LA IMPORTANCIA DE LA INCERTIDUMBRE, EN LA PROSPECTIVA. La "Economía global", en la que hoy nos encontramos inmersos, a diferencia de la "Nueva Economía" de los años 90, es una economía sin fronteras, o son más más porosas, ante los factores de Capital, Comunicaciones, Corporaciones y los Consumidores. En este contexto, cComo lo demuestra Kenichi OHMAE22 , el nuevo escenario Global, requiere de una nueva Visión del mundo, en la que Apertura, Flexibilidad, Interacción, Nuevos Sistemas Educativos, Comercio global, adquieren cada vez mayor relevancia, junto al surgimiento del el Estado Región, como protagonista del desarrollo. Precisamente, en estos nuevos contextos y tendencias globales, como apunta BARBIERI, prever el futuro es una necesidad.
En la planificación tradicional, el análisis clásico en términos de amenazas y oportunidades (FODA) provenientes del entorno general, es a corto plazo y genera certezas, y por lo tanto el sistema es previsible, y no hay posibilidad de sorpresas no imaginables. Por el contrario, en el trabajo prospectivo, las múltiples incertidumbres, que sobre todo pesan a largo plazo en el contexto, nos muestran la necesidad de la construcción de escenarios para esclarecer la elección de las opciones estratégicas.
En este contexto de incertidumbre, no son suficientes los análisis organizacionales convencionales, que se alimentan desde y con datos exclusivos del pasado; se hace imprescindible disponer de nuevas herramientas que exploren e iluminen las posibles evoluciones futuras de problemáticas complejas en las que se ven inmersas tanto administraciones públicas como privadas, como se explicará más adelante.
LA PLANIFICACIÓN PROSPECTIVA ESTRATÉGICA Y EL DESARROLLO Y APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL. Prever, organizar, comandar, coordinar y controlar, son las cinco funciones básicas de la gerencia de las organizaciones, citadas ya por Fayol, fundador de la Teoría Clásica, a inicios del siglo XX. Sin embargo hasta hoy, en la mayoría de nuestras organizaciones estas funciones son implementadas, en forma desarticulada, con enfoques y principios preestablecidos, y de espaldas al futuro. Si consideramos que los cambios que suceden hoy en día no son evolutivos, sino más bien rupturas con las tendencias del pasado, entonces la planificación tradicional en las empresas, basada en la previsión y pronóstico inmediatista, carece de sentido.
Hoy ya no son suficientes los análisis convencionales que se alimentan desde el pasado; sino que se hace imprescindible de nuevas herramientas que exploren e iluminen las posibles evoluciones futuras de nuestras organizaciones. Debemos educarnos para ver hacia el porvenir, de crear mentalidad de mirar hacia adelante, a un plazo más largo, sobre todo cuanto más rápidas e interrelacionadas sean las transformaciones que nos interesan. "Para correr más rápido hay que mirar más lejos".
Una organización del tercer milenio, debe delinear procesos anticipatorios con el concurso de todos los actores que intervienen en ella. Por ello, debe utilizar modelos de planificación y gestión prospectiva, donde converge lo sincrónico y lo diacrónico, además de lo voluntarista. De esta manera la gestión prospectiva- estratégica desencadenará en nuevos procesos, con la construcción de conocimientos, producto de la interrelación de la organización con su entorno local, regional y nacional; así como en la competitividad de la organización.
El Mundo actual requiere que lo veamos con otra perspectiva: La perspectiva sistémica. Con Modelos y relacionamientos, porque es imposible enfrentar con éxito a los problemas de la era sistémica, con técnicas heredadas de la era mecanicista, con conceptos de análisis, mecánicos y de reduccionismo.
Frente a lo expuesto, la Prospectiva Estratégica como herramienta de gestión analiza las posibles evoluciones de una organización o parte de ella, en un horizonte de tiempo determinado, teniendo en cuenta las interacciones que esta tiene con su entorno, con la finalidad su mejor alternativa posible, a través del ejercicio colectivo donde convergen las voluntades de los actores de la organización.
Además, en el mundo actual las organizaciones necesitan gestionar bien sus relacionamientos y su conocimiento organizacional, entendidos como productos intangibles y variables; que fluye, y le permite a la organización responder rápidamente a los bruscos cambios del contexto postmoderno.
Es decir, en los actuales escenarios y tendencias mundiales lo fundamental será la renovación de conocimientos, la flexibilidad, el saber hacer y el saber producir, la capacidad para cambiar de métodos oportunamente. El aprendizaje organizacional ,que nunca termina, es una función vital que será percibida como una necesidad por los propios individuos y sus organizaciones, sin necesidad de que se lo impongan las empresas o el Estado. En este contexto, el conocimiento teórico será reemplazado por la competencia real en la práctica.
GESTIÓN DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL Gestión es conducir a un grupo humano hacia el logro de sus objetivos organizacionales. En el mundo, se han creado diferentes sistemas y métodos para gestionar tanto el proceso productivo, como administrativo, haciéndolos más eficiente y de esta forma poder insertarse en el mercado con mayor posibilidad de éxito.
¿Qué es el cambio? La lógica del cambio sugerida por David Bohm, nos indica que el estado de universo en cualquier instante refleja una realidad básica llamada "orden implícito " ( o envuelto) que se distingue de un "orden explicito" ( o revelado) y que este último expresa las potencialidades del primero. Esta teoría sugiere que debajo de la realidad hay un proceso oculto que se puede denominar "lógica de cambio" que nos ayuda a explicar concretamente el mundo en cualquier instante.
Esta lógica de cambio influye en la comprensión de la naturaleza de las organizaciones, así como en la interpretación de la gestión de las organizaciones, porque el mundo de las organizaciones, es una realidad empírica y desplegada (donde hay una parte visible y otra invisible) y para comprenderla debemos decodificar la lógica de cambio y transformación.
Las ideas contemporáneas sobre la gestión del cambio se clasifican en dos niveles. El primero se refiere a cambios en términos de hechos y el segundo- que es más analítico- como grado de incertidumbre o de turbulencia. Esto vale para describir y clasificar la naturaleza del cambio pero no explican realmente su base dinámica. Para ello necesitamos movernos en el nivel de conocimiento que nos ofrece la metáfora del cambio que agrupa los diferentes aspectos de su conformación como: 1. -Como manifestación de autotopoieis, 2. -Como una red de causalidad reciproca, y, 3.- Como proceso de cambio dialéctico. Y si a estas agregamos las cualidades de la prospectiva estratégica, podríamos tener herramientas importantes de gestión de cambio organizacional.
2.
Herramientas metodológicas
Las herramientas del Desarrollo Organizacional y de la Prospectiva Estratégica empresarial se complementan y son indesligable, porque se requiere de la estructuración de la organización y de la reflexión colectiva de sus colaboradores o involucrados, buscando el logro de los objetivos organizacionales estratégicos.
Aunque el Enfoque Sistémico y la Prospectiva se alimentan de la complejidad de los fenómenos sociales, no es necesario que usemos herramientas complejas para leer la complejidad de la realidad. Los grandes autores e intelectuales del pensamiento complejo han sabido, mejor que otros, dar con leyes relativamente simples a la hora de comprender el universo. Pero no debemos confundir complicación con complejidad, ni simétricamente simplicidad con simplismo. (23) La complejidad de los problemas y la necesidad de plantearlos colectivamente imponen el uso de métodos que sean tan rigurosos y participativos como sea posible, con el objeto de que las soluciones sean reconocidas y aceptadas por todos. Para que la Prospectiva sea fecunda y creíble necesita rigor, pero los seres humanos también se guían por la intuición y la pasión. Entre intuición y razón no debería existir oposición sino, por el contrario, complementariedad. (24) Las palancas de desarrollo organizacional no son solamente racionales también son emocionales y ligadas al comportamiento, porque están inmersas en procesos socio técnicos. Por lo tanto, un problema organizacional que está bien planteado, y colectivamente compartido por aquellos a los que dicho problema les concierne, se puede decir que se trata de un problema casi resuelto.
Considerando lo expuesto, las herramientas que a continuación presentamos facilitan la comunicación, estimulan la imaginación y mejoran la coherencia de los razonamientos. No es posible realizar una gestión organizacional prospectiva estratégica útil, si es que no se es capaz de integrarla a la cultura y la identidad de la organización afectada.
2.1. HERRAMIENTAS SISTÉMICAS, PARA EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL PARTICIPATIVO (DOP)
HERRAMIENTA 01. DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO: CARACTERIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. FUNDAMENTOS METODOLÓGICOS
De acuerdo con el enfoque sistémico, una organización debe ser vista como un sistema abierto, (ver Fig 3, en el acápite 1.2.), configurado externamente por el ENTORNO (administración estatal, recursos naturales, demandas de clientes, mercados financieros, mercado tecnológico, otras organizaciones,etc), y esta internamente organizada (ESTRUCTURA) para PROCESAR INSUMOS, y así obtener PRODUCTOS (Bienes y / o servicios) que responden a clientes específicos o grupos destinatarios. ( 25).
Además, de la definición dada por Bertalanffy, de que el sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: el propósito (u objetivo) y el de globalidad(o totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos características básicas en un sistema. Las demás características dadas a continuación son derivadas de estos dos conceptos.
a) Propósito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos. Las unidades o elementos , como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
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