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Diseño organizacional y distribución física de planta en la empresa Romilca, Puerto Ordaz



    RESUMEN

    En el siguiente trabajo se ejecutó el
    Diseño Organizacional y la Distribución
    Física de Planta en la Empresa ROMILCA, Puerto Ordaz.

    Para ello, se efectuó un estudio tipo Proyecto Factible,
    con un diseño Documental de Campo no experimental, con el
    fin de esbozar su nueva Estructura Organizativa, trazar
    propuestas orientadas a la implementación y puesta en
    marcha de los Manuales de Organización, Normas y
    Procedimientos y la redistribución del taller de manera
    que se aumente la eficiencia productiva y se logre maximizar los
    recursos disponibles para que a futuro se aplique la Norma ISO
    9001:2008. Este proceso de investigación se llevó a
    cabo empleando las técnicas de la observación
    directa, entrevistas, encuestas y consultas académicas,
    posteriormente se realizó la definición de la
    filosofía, elaboración de los diagramas,
    formulación de los procedimientos para cada una de las
    funciones y el diseño de los instrumentos que
    regirán el funcionamiento de la
    organización.

    PALABRAS CLAVES: Diseño Organizacional,
    Estructura Organizacional, Manual de Organización, Manual
    de Normas y Procedimientos, Distribución de Planta, Leyes
    y Normativas.

    INTRODUCCIÓN

    El Diseño Organizacional es un conjunto de medios
    que maneja la organización con el objeto de dividir el
    trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación
    efectiva de las mismas, en la que se puede distinguir las cuatro
    piedras angulares para el diseño de la organización
    siendo estas -La división del trabajo, la
    departamentalización, la jerarquía y la
    coordinación- las cuales tienen una larga tradición
    en la historia del ejercicio de la
    administración.

    Por ende, es justo decir que, este trabajo consiste
    principalmente en la realización de un Diagnostico
    Organizacional que permita esbozar la Estructura Organizativa,
    asimismo la definición de la filosofía
    (misión, visión, valores y objetivos) y la
    redistribución física de planta en la Empresa
    ROMILCA, siendo estas necesarias para la
    elaboración e implementación de los Manuales de
    Organización y de Normas y Procedimientos. Por tanto, todo
    lo expresado anteriormente nos conduce a dar el primer paso que
    lleva a cualquier organización a un proceso de mejora
    continua y una posición fundamental e indispensable para
    optar por la certificación de la Norma ISO
    9001:2008.

    La importancia de realizar este Diseño consiste
    en obtener un control y mejor funcionamiento de la
    Planificación Estratégica y el buen
    desempeño y la ejecución adecuada de las funciones
    de los operadores en cada una de sus áreas dentro de la
    empresa, pues, manteniendo una evaluación continua de
    todos estos y otros aspectos se puede lograr un mejoramiento
    eficaz.

    Asimismo, el procedimiento que permitió lograr
    los objetivos de esta investigación, implico los
    siguientes procesos; la ejecución del Diagnóstico
    Organizacional, elaboración de la nueva Estructura
    Organizativa, el diseño de los Manuales de
    Organización y de Normas y Procedimientos,
    evaluación de la distribución
    física actual de la planta y por último el
    Rediseño de la distribución física de la
    planta en la Empresa ROMILCA, Puerto Ordaz.

    De acuerdo con la finalidad del estudio, el trabajo
    está estructurado en seis (06)
    capítulos:

    Capítulo I. El Problema: plasma la
    descripción de la problemática que presenta la
    Empresa ROMILCA, para el posterior Diseño
    Organizacional y la Distribución Física de Planta,
    además abarca los objetivos de la investigación,
    los argumentos que la justifican y su alcance. Mientras que el
    Capítulo II. La Empresa: presenta una
    descripción de la Empresa donde incluye una breve
    reseña histórica, la ubicación
    geográfica y la descripción del Proceso Productivo;
    así como también las maquinarias y equipos que son
    utilizadas dentro de las instalaciones de la organización.
    Y el Capítulo III. Marco Teórico:
    abarca los antecedentes de la investigación, la
    descripción de las bases teóricas y la
    definición de los términos básicos que
    sustentan el presente estudio.

    Posteriormente, el Capítulo IV. Marco
    Metodológico
    : especifica toda la
    información referente a la metodología que se
    utilizó para llevar a cabo el proyecto, asimismo incluye
    el tipo y diseño de investigación que se
    aplicó, unidades de análisis, las técnicas
    para recolectar la información y su respectivo
    procedimiento. Igualmente, el Capítulo V.
    Situación Actual:
    detalla y explica la
    situación actual que presenta la Empresa ROMILCA,
    en los aspectos referentes a la implementación de su
    Estructura Organizativa, asimismo se elaboró una
    análisis FODA y se realizó un Diagrama causa-
    efecto para la empresa. Por último, en el
    Capítulo VI. Situación Propuesta:
    se desarrolla la situación propuesta realizada en base a
    los aspectos más relevantes identificados en el
    Diagnóstico efectuado.

    Finalmente, se presentan las Conclusiones,
    Recomendaciones aportadas, lista de Referencias consultadas para
    la ejecución de esta investigación, los Anexos y
    Apéndices correspondientes.

    CAPÍTULO I

    EL
    PROBLEMA

    En el presente capítulo está plasmada la
    descripción de la problemática que presenta la
    Empresa ROMILCA, para el posterior Diseño
    Organizacional y
    la Distribución Física de
    Planta,
    además abarca los objetivos de la
    investigación, los argumentos que la justifican y su
    alcance.

    1.1 Antecedentes
    Del Problema

    ROMILCA, es una Empresa manufacturera que
    presta servicio de reparación y/o fabricación de
    cilindros hidráulicos y neumáticos, durante
    los 27 años que tiene en operación no
    se le ha realizado ningún tipo de estudio ni
    aplicado algún método que les ayude a mejorar sus
    actividades tanto administrativas como productivas. Es por ello
    que, consciente de la necesidad de ajustarse a su
    situación actual está orientando sus esfuerzos a un
    mejoramiento continuo que le permita alcanzar sus metas
    funcionales de forma efectiva y eficiente, y de igual modo lograr
    posicionarse en el mercado como una de las mejores en el sector
    manufacturero.

    La misma, cuenta con una Gerencia General encargada de
    dirigir y controlar el funcionamiento de la empresa, velar por el
    bienestar de los trabajadores, apegado al fiel cumplimiento de la
    Ley vigente en aspectos laborales y supervisión de la
    selección y reclutamiento del personal. Además de
    ser partícipe a la hora de orientar al personal en cuanto
    a dudas en la reparación y/o fabricación de una
    pieza (cilindros) en especial.

    1.2
    Formulación Del Problema

    La Gerencia General, presenta la necesidad de
    un estudio organizativo y una distribución física
    de planta de la Empresa ROMILCA, trazándose como
    principal desafío la optimización de los resultados
    de su industria manufacturera para perfeccionar su área de
    apoyo; servicios de reparación y/o fabricación de
    cilindros hidráulicos y neumáticos.

    La situación anteriormente planteada es originada
    desde los inicios de las operaciones de ROMILCA, ya que,
    al no precisar una Estructura Organizacional de la cual se
    definan las funciones y los objetivos de los cargos, no contar
    con Manuales de Organización ni de Normas y
    Procedimientos, y a su vez no establecer una buena
    distribución física de planta; maquinarias,
    herramientas, áreas de trabajo y almacén de MP,
    así mismo, con el avanzar del tiempo en la empresa no han
    realizado un estudio apropiado para mantener dicha área en
    las condiciones adecuadas para que los trabajadores realicen sus
    actividades cómoda y eficientemente.

    Por consiguiente, esta situación ocasiona que el
    personal que labora en la empresa desconozca la Estructura
    Organizativa apegada a las nuevas estrategias de la Gerencia,
    provocando duplicidad de funciones, generando así
    confusión y problemas en el ambiente de trabajo por no
    tener especificada las funciones correspondientes de los
    diferentes cargos, del mismo modo, la inexistencia de los
    Manuales tanto de Organización como de Normas y
    Procedimientos genera que los trabajadores que laboran en la
    empresa no desarrollen sus actividades de la manera más
    eficiente. Todo esto ocasionado por la falta de
    planificación estratégica y de un proceso de
    organización que incluya estudios que sustenten la
    creación de estructuras y manuales que permitan el
    progreso óptimo de las actividades que se realizan en la
    Empresa.

    Por otra parte, la incorrecta distribución
    física de la planta genera un ambiente inadecuado e
    incómodo para los trabajadores a la hora de realizar sus
    labores diarias, ya que la ubicación apropiada de las
    maquinarias y herramientas que se utilizan en la línea de
    producción ofrece a los trabajadores la forma
    óptima de ejecutar sus actividades.

    Lo anteriormente expuesto, da origen a la iniciativa de
    Diseñar La Estructura Organizativa y la
    Distribución Física de Planta a la Empresa
    ROMILCA
    , para definir el perfil de mando de los diferentes
    niveles del personal, formular y establecer los organigramas de
    la organización y un Manual de Normas y Procedimientos que
    garantice el desarrollo eficaz y eficiente de los procesos. Este
    diseño sirve como referencia para la toma de decisiones y
    la creación de un plan de acción como parte de la
    estrategia de gestión de la empresa, la cual
    está en proceso de aplicar la Norma ISO
    9001:2008; esta última permite a la
    organización establecer, documentar, implementar y
    mantener un sistema de Gestión De La Calidad y Mejora
    Continua de su actividad de acuerdo con los requisitos de esta
    Norma.

    Es importante resaltar que la realización de este
    Diseño y la Distribución Física a realizar
    se ejecuta con el propósito que también sea
    aplicado a la empresa ROMIPLAST, C.A., Puerto Ordaz, la
    cual es una organización creada para satisfacer la demanda
    de sellos de ROMILCA, ambas se encuentran dentro del
    mismo taller.

    Dentro de este marco ha de considerarse que, en caso de
    no efectuar dicho diseño, la empresa no será capaz
    de realizar trabajos de mayor complejidad técnica que le
    permita aumentar su productividad para que sea competitiva en el
    mercado, ni aumentar el campo de trabajo y su cartera de
    clientes, disminuirá la competitividad con otras empresas,
    ya que a nivel mundial estas Normas de la serie ISO son
    requeridas.

    1.3 Objetivos De
    La Investigación

    1.3.1 Objetivo General

    Diseñar la estructura organizativa y la
    distribución física de planta para la Empresa
    ROMILCA.

    1.3.2 Objetivos
    Específicos

    1. Realizar un diagnóstico
    organizacional de la Empresa ROMILCA.

    2. Esbozar la nueva Estructura Organizativa
    de la Empresa.

    3. Elaborar los Manuales de
    Organización y de Normas y Procedimientos para la empresa
    ROMILCA, Puerto Ordaz.

    4. Evaluar la distribución actual de
    la planta física de ROMILCA.

    5. Rediseñar la distribución
    de la planta física de ROMILCA.

    1.4
    Justificación

    El estudio de la situación actual que presenta la
    Empresa ROMILCA, en los aspectos referentes a la
    implementación de los Manuales de Organización y de
    Normas y Procedimientos se realiza con el fin de
    Diseñar la Estructura Organizativa y
    Distribución Física de Planta
    , siendo esta
    significativa, ya que, es el primer paso que debe dar cualquier
    organización en su proceso de mejora y una
    condición básica e imprescindible para optar por la
    Norma ISO 9001:2008.

    Es necesario recalcar que, esta implementación es
    importante para la empresa puesto que al establecer y mantener
    una Estructura Organizativa idónea que permita definir la
    línea de mando de los diferentes niveles para el personal,
    descripción y evaluación de cargos y una propuesta
    organizacional acorde a sus actividades, así como
    también un Manual de Normas

    Procedimientos, de ahí nace la necesidad de
    realizar estudios y tomar las medidas necesarias y adecuadas,
    enfocadas al mejoramiento continuo de los procesos internos,
    mejoras en el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud
    ocupacional.

    1.5
    Alcance

    La presente investigación está destinada a
    realizar un estudio sobre la documentación de la Empresa
    ROMILCA, el Diseño De La Estructura
    Organizativa y Distribución Física de la
    Planta
    , los cuales son necesarios para la
    implementación y puesta en marcha de los Manuales de
    Organización y de Normas y Procedimientos necesarios en la
    Empresa, los mismos deberán ser evaluado y dado a conocer
    por el Gerente General a todos sus trabajadores tanto
    administrativos como del Área de
    Producción.

    CAPÍTULO II

    LA
    EMPRESA

    A continuación se presentará una
    descripción de la Empresa donde incluye una breve
    reseña histórica, la ubicación
    geográfica y la descripción del Proceso Productivo;
    así como también las maquinarias y equipos que son
    utilizadas dentro de las instalaciones de la
    organización.

    2.1 Reseña
    Histórica

    ROMILCA, es una empresa dedicada al área de la
    manufactura, fundada el 23 de enero de 1986, iniciándose
    en la Zona Industrial Matanzas, siendo sus primeras actividades
    la Distribución de Sellos Hidráulicos, luego para
    el año 1990 el Sr. Rolando Miguel Churon /Gerente General,
    tuvo la visión de fabricar los componentes
    hidráulicos necesario para satisfacer la demanda de sus
    clientes, motivándose a buscar un amplio establecimiento,
    mudándose en ese entonces al Paseo Caroní, Zona
    Industrial de Unare II, Puerto Ordaz ambos siendo
    establecimientos alquilados.

    Posteriormente, para 1993 el Gerente General de la
    empresa ubico un mejor y amplio lugar situado en la Zona
    Industrial Los Pinos Puerto Ordaz (local propio), donde
    actualmente se encuentran desarrollando sus actividades diarias
    como empresa productiva. A través del tiempo,
    ROMILCA ha evolucionado incrementando el número
    de trabajadores y su capacidad productiva, haciendo
    énfasis en las mejoras de sus procesos productivos;
    así como maquinarias y equipos, esto con la finalidad de
    ser una de las empresas con mayor solidez y respaldo
    tecnológico de la región.

    Esta nueva planta física tiene 1500 m2,
    distribuidos de la siguiente manera; 420m2 en Oficinas,
    Almacén y área de Control de Calidad, 150 m2
    estacionamiento de carga y descarga y 750m2 lo conforma el
    área de galpón (taller), donde se realiza la
    actividad de fabricación y reparación de los
    cilindros.

    ROMILCA, tiene más de 26 años de
    experiencia y solidez reflejados en la alta calidad de sus
    productos y en un personal altamente calificado para brindar
    soluciones efectivas en la fabricación y reparación
    de cilindros hidráulicos y neumáticos. A
    través de la aplicación del principio de mejora
    continua en cada uno de sus procesos garantiza productos de buena
    calidad y competitividad en el mercado tanto Regional como
    Nacional.

    2.2
    Ubicación Geográfica

    ROMILCA, está situada en Venezuela
    (América del Sur), específicamente en el Estado
    Bolívar, Zona Industrial los Pinos, Manzana 37,
    Galpón nro. 08, diagonal Auto lavado Los Pinos.
    Teléfonos: 0286- 9943252/7171112. Telefax:
    0286- 9943252.E-mail: romilca@telcel.net.ve. Somos una empresa
    metalmecánica comprometida en garantizar la
    producción y el mejor servicio de fabricación y
    reparación de cilindros hidráulicos.

    Es importante señalar que ROMILCA no
    cuenta con una Estructura Organizativa definida, por tal motivo
    no se le ha determinado una misión, visión,
    objetivos y política adecuada a la actividades que
    realiza. Por esta razón, se está ejecutando El
    Diseño Organizacional Y Distribución Física
    De Planta
    para dicha Empresa.

    2.3
    Descripción De Productos Y Servicios

    La empresa, tiene dentro de sus instalaciones
    maquinarias y equipos especializados que se encuentran ubicados
    según su área de la siguiente manera;

    ü Área de Galpón: Tornos,
    fresadora, prensas hidráulicas (manual y
    automática), máquina de inyección, sierre
    mecánica (cortadora), máquina de soldar,
    máquina bruñidora (capacidad de bruñido
    desde 40mm hasta 500mm de diámetro, hasta una
    longitud de 5000mm), banco de prueba de hasta una presión
    de 250Bar, para garantizar la estanqueidad de nuestros trabajos,
    y equipos de oxicorte.

    ü Área de Oficina: Equipos de
    computación, muebles y enceres.

    ü Área de Almacén y
    Control de Calidad.

    ü Área de estacionamiento: con una capacidad
    de estacionamiento de 7 vehículos incluyendo la zona de
    descarga.

    2.4
    Descripción Del Proceso Productivo

    El principal proceso productivo de ROMILCA,
    radica en la prestación del servicio de mantenimiento
    hidráulico y neumático –ver figura 1-, el
    cual consiste en la reparación, reconstrucción y/o
    fabricación de cilindros hidráulicos y
    neumáticos; además de bombas hidráulicas,
    winches o polipastos hidráulicos, gatos tipo botella y
    caimán, zorras hidráulicas los componentes
    hidráulicos de grúas.

    Monografias.com

    Figura N° 1. Proceso de
    Reparación de Equipos Hidráulicos y
    Neumáticos en la empresa ROMILCA, Puerto Ordaz.

    Fuente. Elaboración propia
    (2013)

    CAPÍTULO III

    MARCO
    TEÓRICO

    Este capítulo abarca los antecedentes de la
    investigación, la descripción de las bases
    teóricas y la definición de los términos
    básicos que sustentan el presente estudio con el fin de
    facilitar el entendimiento y la comprensión por parte de
    todos los lectores.

    3.1
    Antecedentes

    BRITO ARITZABETH (2010) en su trabajo, de tipo
    Proyecto Factible, titulado "Diseño De Un Modelo
    Organizacional Para La Empresa CETA, C.A."
    cuya finalidad es
    realizar un estudio organizacional para la empresa, establecer y
    mantener una estructura organizacional idónea que le
    permita definir el perfil de mando de los diferentes niveles para
    el personal, formular y establecer los organigramas de la
    organización, departamentalización,
    descripción de cargos, evaluación de cargos y una
    propuesta organizacional acorde a sus actividades así como
    también un manual de procedimientos, que garantice el
    desarrollo eficaz y eficiente de los procesos,
    brindándoles a los trabajadores la manera más
    fácil y óptima de ejecutar sus actividades.
    Contribuye con esta investigación dado que,
    diseñó un modelo organizacional aplicando
    diferentes métodos para llegar a los resultados deseados
    siendo estos satisfactorios para la empresa.

    PEREIRA LUIS (2009) en su trabajo, de tipo
    Proyecto Factible, titulado "Estudio Organizacional y
    Propuesta de Manual De Organización En La Empresa De
    Servicios Médicos FamiSalud
    ", tuvo la necesidad de
    llevar a cabo en la empresa un plan de desarrollo organizacional
    que es fundamento principal de éste trabajo
    de investigación. De ello obtuvo como resultados la
    definición de los requerimientos y expectativas exigidos
    por la Dirección General en cuanto a la orientación
    organizacional, establecimiento de un modelo funcional a seguir,
    especificando la visión, misión, alcance, valores,
    principios y filosofía de la empresa. Este estudio
    también aporto información significativa, ya que,
    en su estudio desarrollo una estructura organizativa y propuso un
    manual de Organización.

    CHAABAN KAREN (2007) en su trabajo de tipo
    Proyecto Factible "Estudio de Organización y
    Diseño de una Estructura Organizativa para la
    Sección Ecomuseo del Caroní de CVG EDELCA
    ",
    aporto información de utilidad debido a que su estudio le
    permitió detectar las situaciones o condiciones negativas
    que están impidiendo el desarrollo óptimo de las
    funciones de la sección e identificar los puntos
    débiles y fuertes de la misma, así como las
    condiciones positivas y negativas que ofrece el entorno, a fin de
    que se definan estrategias idóneas que permitan atenuar
    estos efectos negativos, y en base a ello diseñar una
    estructura organizativa alineada con la Misión de la
    unidad y orientada a cumplir con los objetivos de la misma,
    contribuyendo de esta forma a aumentar la eficiencia y
    efectividad del equipo de trabajo.

    Logrando identificar las condiciones y/o situaciones que
    afectan de manera directa el trabajo que en la unidad se realiza
    y de diseñar una Estructura Organizativa que va a permitir
    que se desarrollen de forma óptima todas las funciones de
    la Sección Ecomuseo del Caroní, como lo son los
    Manuales de Normas y Manuales de Procedimientos.

    3.2 Bases
    Teóricas

    3.2.1 El Diseño
    Organizacional

    Es un conjunto de medios que maneja la
    organización con el objeto de dividir el trabajo en
    diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las
    mismas. Puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la
    obtención de objetivos, definiendo las relaciones y
    aspectos más o menos estables de la
    organización.

    En la estructura, las partes están integradas, es
    decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los
    elementos componentes afecta y genera cambios en los demás
    elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de
    la organización toda. A través del diseño de
    la estructura de la organización se busca el logro de un
    adecuado grado de eficacia y eficiencia de la
    organización.

    La estructura formal es un elemento fundamental para
    proporcionar un ambiente interno adecuado en la
    organización, en el que las actividades que desarrollan
    sus miembros contribuyen al logro de los objetivos
    organizacionales. En este sentido;

    ü Una estructura es eficaz si facilita
    el logro de los objetivos.

    ü Una estructura es eficiente si
    permite esa consecución con el mínimo de costo o
    evitando consecuencias imprevistas para la
    organización.

    Principios que rigen el diseño
    organizacional

    La manera de organizarse que tiene la
    Organización obedece a los siguientes
    principios:

    ü Principio de
    intencionalidad:
    la organización responde a una
    necesidad, se organiza con un fin determinado.

    ü Principio de diferenciación: se
    organiza teniendo en cuenta que los grupos realizan funciones
    diferentes.

    ü Principio de Integración: las
    instancias de la organización deben integrarse para el
    desempeño de sus funciones.

    ü Principio de Unicidad: solo una
    instancia de la organización desarrolla funciones
    determinadas. No puede haber otra instancia que cumpla las mismas
    funciones.

    ü Principio de Autoridad: la
    organización tiene una cabeza única.

    Diseños Organizacionales
    comunes

    ü Estructura Simple: Es una
    organización plana de dos a tres niveles verticales. No es
    elaborada, tiene poca departamentalización, gran tramo de
    control y poca formalización.

    ü Estructura Burocrática: Se
    caracteriza por tareas operativas muy rutinarias logradas por
    especialización, reglas y regulaciones muy formalizadas,
    departamentos funcionales, autoridad centralizada, poco tramo de
    control y toma de decisiones que sigue la cadena de
    mando.

    ü Estructura Burocrática: Sus
    principales ventajas se refieren a la estandarización y
    economías de escala asociadas a la agrupación de
    especialistas. Y sus principales desventajas se relacionan con la
    escasa flexibilidad ofrecida ante problemáticas distintas
    y los conflictos que la especialización crea en las
    unidades. (Priman los intereses de la unidad por sobre la
    organización.

    ü Estructura Matricial: Combina la
    departamentalización funcional y por producto. Fractura la
    unidad de mando. En general se tienen dos jefes.

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