Diseño organizacional y distribución física de planta en la empresa Romilca, Puerto Ordaz
RESUMEN
En el siguiente trabajo se ejecutó el
Diseño Organizacional y la Distribución
Física de Planta en la Empresa ROMILCA, Puerto Ordaz.
Para ello, se efectuó un estudio tipo Proyecto Factible,
con un diseño Documental de Campo no experimental, con el
fin de esbozar su nueva Estructura Organizativa, trazar
propuestas orientadas a la implementación y puesta en
marcha de los Manuales de Organización, Normas y
Procedimientos y la redistribución del taller de manera
que se aumente la eficiencia productiva y se logre maximizar los
recursos disponibles para que a futuro se aplique la Norma ISO
9001:2008. Este proceso de investigación se llevó a
cabo empleando las técnicas de la observación
directa, entrevistas, encuestas y consultas académicas,
posteriormente se realizó la definición de la
filosofía, elaboración de los diagramas,
formulación de los procedimientos para cada una de las
funciones y el diseño de los instrumentos que
regirán el funcionamiento de la
organización.
PALABRAS CLAVES: Diseño Organizacional,
Estructura Organizacional, Manual de Organización, Manual
de Normas y Procedimientos, Distribución de Planta, Leyes
y Normativas.
INTRODUCCIÓN
El Diseño Organizacional es un conjunto de medios
que maneja la organización con el objeto de dividir el
trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación
efectiva de las mismas, en la que se puede distinguir las cuatro
piedras angulares para el diseño de la organización
siendo estas -La división del trabajo, la
departamentalización, la jerarquía y la
coordinación- las cuales tienen una larga tradición
en la historia del ejercicio de la
administración.
Por ende, es justo decir que, este trabajo consiste
principalmente en la realización de un Diagnostico
Organizacional que permita esbozar la Estructura Organizativa,
asimismo la definición de la filosofía
(misión, visión, valores y objetivos) y la
redistribución física de planta en la Empresa
ROMILCA, siendo estas necesarias para la
elaboración e implementación de los Manuales de
Organización y de Normas y Procedimientos. Por tanto, todo
lo expresado anteriormente nos conduce a dar el primer paso que
lleva a cualquier organización a un proceso de mejora
continua y una posición fundamental e indispensable para
optar por la certificación de la Norma ISO
9001:2008.
La importancia de realizar este Diseño consiste
en obtener un control y mejor funcionamiento de la
Planificación Estratégica y el buen
desempeño y la ejecución adecuada de las funciones
de los operadores en cada una de sus áreas dentro de la
empresa, pues, manteniendo una evaluación continua de
todos estos y otros aspectos se puede lograr un mejoramiento
eficaz.
Asimismo, el procedimiento que permitió lograr
los objetivos de esta investigación, implico los
siguientes procesos; la ejecución del Diagnóstico
Organizacional, elaboración de la nueva Estructura
Organizativa, el diseño de los Manuales de
Organización y de Normas y Procedimientos,
evaluación de la distribución
física actual de la planta y por último el
Rediseño de la distribución física de la
planta en la Empresa ROMILCA, Puerto Ordaz.
De acuerdo con la finalidad del estudio, el trabajo
está estructurado en seis (06)
capítulos:
Capítulo I. El Problema: plasma la
descripción de la problemática que presenta la
Empresa ROMILCA, para el posterior Diseño
Organizacional y la Distribución Física de Planta,
además abarca los objetivos de la investigación,
los argumentos que la justifican y su alcance. Mientras que el
Capítulo II. La Empresa: presenta una
descripción de la Empresa donde incluye una breve
reseña histórica, la ubicación
geográfica y la descripción del Proceso Productivo;
así como también las maquinarias y equipos que son
utilizadas dentro de las instalaciones de la organización.
Y el Capítulo III. Marco Teórico:
abarca los antecedentes de la investigación, la
descripción de las bases teóricas y la
definición de los términos básicos que
sustentan el presente estudio.
Posteriormente, el Capítulo IV. Marco
Metodológico: especifica toda la
información referente a la metodología que se
utilizó para llevar a cabo el proyecto, asimismo incluye
el tipo y diseño de investigación que se
aplicó, unidades de análisis, las técnicas
para recolectar la información y su respectivo
procedimiento. Igualmente, el Capítulo V.
Situación Actual: detalla y explica la
situación actual que presenta la Empresa ROMILCA,
en los aspectos referentes a la implementación de su
Estructura Organizativa, asimismo se elaboró una
análisis FODA y se realizó un Diagrama causa-
efecto para la empresa. Por último, en el
Capítulo VI. Situación Propuesta:
se desarrolla la situación propuesta realizada en base a
los aspectos más relevantes identificados en el
Diagnóstico efectuado.
Finalmente, se presentan las Conclusiones,
Recomendaciones aportadas, lista de Referencias consultadas para
la ejecución de esta investigación, los Anexos y
Apéndices correspondientes.
CAPÍTULO I
EL
PROBLEMA
En el presente capítulo está plasmada la
descripción de la problemática que presenta la
Empresa ROMILCA, para el posterior Diseño
Organizacional y la Distribución Física de
Planta, además abarca los objetivos de la
investigación, los argumentos que la justifican y su
alcance.
1.1 Antecedentes
Del Problema
ROMILCA, es una Empresa manufacturera que
presta servicio de reparación y/o fabricación de
cilindros hidráulicos y neumáticos, durante
los 27 años que tiene en operación no
se le ha realizado ningún tipo de estudio ni
aplicado algún método que les ayude a mejorar sus
actividades tanto administrativas como productivas. Es por ello
que, consciente de la necesidad de ajustarse a su
situación actual está orientando sus esfuerzos a un
mejoramiento continuo que le permita alcanzar sus metas
funcionales de forma efectiva y eficiente, y de igual modo lograr
posicionarse en el mercado como una de las mejores en el sector
manufacturero.
La misma, cuenta con una Gerencia General encargada de
dirigir y controlar el funcionamiento de la empresa, velar por el
bienestar de los trabajadores, apegado al fiel cumplimiento de la
Ley vigente en aspectos laborales y supervisión de la
selección y reclutamiento del personal. Además de
ser partícipe a la hora de orientar al personal en cuanto
a dudas en la reparación y/o fabricación de una
pieza (cilindros) en especial.
1.2
Formulación Del Problema
La Gerencia General, presenta la necesidad de
un estudio organizativo y una distribución física
de planta de la Empresa ROMILCA, trazándose como
principal desafío la optimización de los resultados
de su industria manufacturera para perfeccionar su área de
apoyo; servicios de reparación y/o fabricación de
cilindros hidráulicos y neumáticos.
La situación anteriormente planteada es originada
desde los inicios de las operaciones de ROMILCA, ya que,
al no precisar una Estructura Organizacional de la cual se
definan las funciones y los objetivos de los cargos, no contar
con Manuales de Organización ni de Normas y
Procedimientos, y a su vez no establecer una buena
distribución física de planta; maquinarias,
herramientas, áreas de trabajo y almacén de MP,
así mismo, con el avanzar del tiempo en la empresa no han
realizado un estudio apropiado para mantener dicha área en
las condiciones adecuadas para que los trabajadores realicen sus
actividades cómoda y eficientemente.
Por consiguiente, esta situación ocasiona que el
personal que labora en la empresa desconozca la Estructura
Organizativa apegada a las nuevas estrategias de la Gerencia,
provocando duplicidad de funciones, generando así
confusión y problemas en el ambiente de trabajo por no
tener especificada las funciones correspondientes de los
diferentes cargos, del mismo modo, la inexistencia de los
Manuales tanto de Organización como de Normas y
Procedimientos genera que los trabajadores que laboran en la
empresa no desarrollen sus actividades de la manera más
eficiente. Todo esto ocasionado por la falta de
planificación estratégica y de un proceso de
organización que incluya estudios que sustenten la
creación de estructuras y manuales que permitan el
progreso óptimo de las actividades que se realizan en la
Empresa.
Por otra parte, la incorrecta distribución
física de la planta genera un ambiente inadecuado e
incómodo para los trabajadores a la hora de realizar sus
labores diarias, ya que la ubicación apropiada de las
maquinarias y herramientas que se utilizan en la línea de
producción ofrece a los trabajadores la forma
óptima de ejecutar sus actividades.
Lo anteriormente expuesto, da origen a la iniciativa de
Diseñar La Estructura Organizativa y la
Distribución Física de Planta a la Empresa
ROMILCA, para definir el perfil de mando de los diferentes
niveles del personal, formular y establecer los organigramas de
la organización y un Manual de Normas y Procedimientos que
garantice el desarrollo eficaz y eficiente de los procesos. Este
diseño sirve como referencia para la toma de decisiones y
la creación de un plan de acción como parte de la
estrategia de gestión de la empresa, la cual
está en proceso de aplicar la Norma ISO
9001:2008; esta última permite a la
organización establecer, documentar, implementar y
mantener un sistema de Gestión De La Calidad y Mejora
Continua de su actividad de acuerdo con los requisitos de esta
Norma.
Es importante resaltar que la realización de este
Diseño y la Distribución Física a realizar
se ejecuta con el propósito que también sea
aplicado a la empresa ROMIPLAST, C.A., Puerto Ordaz, la
cual es una organización creada para satisfacer la demanda
de sellos de ROMILCA, ambas se encuentran dentro del
mismo taller.
Dentro de este marco ha de considerarse que, en caso de
no efectuar dicho diseño, la empresa no será capaz
de realizar trabajos de mayor complejidad técnica que le
permita aumentar su productividad para que sea competitiva en el
mercado, ni aumentar el campo de trabajo y su cartera de
clientes, disminuirá la competitividad con otras empresas,
ya que a nivel mundial estas Normas de la serie ISO son
requeridas.
1.3 Objetivos De
La Investigación
1.3.1 Objetivo General
Diseñar la estructura organizativa y la
distribución física de planta para la Empresa
ROMILCA.
1.3.2 Objetivos
Específicos
1. Realizar un diagnóstico
organizacional de la Empresa ROMILCA.
2. Esbozar la nueva Estructura Organizativa
de la Empresa.
3. Elaborar los Manuales de
Organización y de Normas y Procedimientos para la empresa
ROMILCA, Puerto Ordaz.
4. Evaluar la distribución actual de
la planta física de ROMILCA.
5. Rediseñar la distribución
de la planta física de ROMILCA.
1.4
Justificación
El estudio de la situación actual que presenta la
Empresa ROMILCA, en los aspectos referentes a la
implementación de los Manuales de Organización y de
Normas y Procedimientos se realiza con el fin de
Diseñar la Estructura Organizativa y
Distribución Física de Planta, siendo esta
significativa, ya que, es el primer paso que debe dar cualquier
organización en su proceso de mejora y una
condición básica e imprescindible para optar por la
Norma ISO 9001:2008.
Es necesario recalcar que, esta implementación es
importante para la empresa puesto que al establecer y mantener
una Estructura Organizativa idónea que permita definir la
línea de mando de los diferentes niveles para el personal,
descripción y evaluación de cargos y una propuesta
organizacional acorde a sus actividades, así como
también un Manual de Normas
Procedimientos, de ahí nace la necesidad de
realizar estudios y tomar las medidas necesarias y adecuadas,
enfocadas al mejoramiento continuo de los procesos internos,
mejoras en el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud
ocupacional.
1.5
Alcance
La presente investigación está destinada a
realizar un estudio sobre la documentación de la Empresa
ROMILCA, el Diseño De La Estructura
Organizativa y Distribución Física de la
Planta, los cuales son necesarios para la
implementación y puesta en marcha de los Manuales de
Organización y de Normas y Procedimientos necesarios en la
Empresa, los mismos deberán ser evaluado y dado a conocer
por el Gerente General a todos sus trabajadores tanto
administrativos como del Área de
Producción.
CAPÍTULO II
LA
EMPRESA
A continuación se presentará una
descripción de la Empresa donde incluye una breve
reseña histórica, la ubicación
geográfica y la descripción del Proceso Productivo;
así como también las maquinarias y equipos que son
utilizadas dentro de las instalaciones de la
organización.
2.1 Reseña
Histórica
ROMILCA, es una empresa dedicada al área de la
manufactura, fundada el 23 de enero de 1986, iniciándose
en la Zona Industrial Matanzas, siendo sus primeras actividades
la Distribución de Sellos Hidráulicos, luego para
el año 1990 el Sr. Rolando Miguel Churon /Gerente General,
tuvo la visión de fabricar los componentes
hidráulicos necesario para satisfacer la demanda de sus
clientes, motivándose a buscar un amplio establecimiento,
mudándose en ese entonces al Paseo Caroní, Zona
Industrial de Unare II, Puerto Ordaz ambos siendo
establecimientos alquilados.
Posteriormente, para 1993 el Gerente General de la
empresa ubico un mejor y amplio lugar situado en la Zona
Industrial Los Pinos Puerto Ordaz (local propio), donde
actualmente se encuentran desarrollando sus actividades diarias
como empresa productiva. A través del tiempo,
ROMILCA ha evolucionado incrementando el número
de trabajadores y su capacidad productiva, haciendo
énfasis en las mejoras de sus procesos productivos;
así como maquinarias y equipos, esto con la finalidad de
ser una de las empresas con mayor solidez y respaldo
tecnológico de la región.
Esta nueva planta física tiene 1500 m2,
distribuidos de la siguiente manera; 420m2 en Oficinas,
Almacén y área de Control de Calidad, 150 m2
estacionamiento de carga y descarga y 750m2 lo conforma el
área de galpón (taller), donde se realiza la
actividad de fabricación y reparación de los
cilindros.
ROMILCA, tiene más de 26 años de
experiencia y solidez reflejados en la alta calidad de sus
productos y en un personal altamente calificado para brindar
soluciones efectivas en la fabricación y reparación
de cilindros hidráulicos y neumáticos. A
través de la aplicación del principio de mejora
continua en cada uno de sus procesos garantiza productos de buena
calidad y competitividad en el mercado tanto Regional como
Nacional.
2.2
Ubicación Geográfica
ROMILCA, está situada en Venezuela
(América del Sur), específicamente en el Estado
Bolívar, Zona Industrial los Pinos, Manzana 37,
Galpón nro. 08, diagonal Auto lavado Los Pinos.
Teléfonos: 0286- 9943252/7171112. Telefax:
0286- 9943252.E-mail: romilca@telcel.net.ve. Somos una empresa
metalmecánica comprometida en garantizar la
producción y el mejor servicio de fabricación y
reparación de cilindros hidráulicos.
Es importante señalar que ROMILCA no
cuenta con una Estructura Organizativa definida, por tal motivo
no se le ha determinado una misión, visión,
objetivos y política adecuada a la actividades que
realiza. Por esta razón, se está ejecutando El
Diseño Organizacional Y Distribución Física
De Planta para dicha Empresa.
2.3
Descripción De Productos Y Servicios
La empresa, tiene dentro de sus instalaciones
maquinarias y equipos especializados que se encuentran ubicados
según su área de la siguiente manera;
ü Área de Galpón: Tornos,
fresadora, prensas hidráulicas (manual y
automática), máquina de inyección, sierre
mecánica (cortadora), máquina de soldar,
máquina bruñidora (capacidad de bruñido
desde 40mm hasta 500mm de diámetro, hasta una
longitud de 5000mm), banco de prueba de hasta una presión
de 250Bar, para garantizar la estanqueidad de nuestros trabajos,
y equipos de oxicorte.
ü Área de Oficina: Equipos de
computación, muebles y enceres.
ü Área de Almacén y
Control de Calidad.
ü Área de estacionamiento: con una capacidad
de estacionamiento de 7 vehículos incluyendo la zona de
descarga.
2.4
Descripción Del Proceso Productivo
El principal proceso productivo de ROMILCA,
radica en la prestación del servicio de mantenimiento
hidráulico y neumático –ver figura 1-, el
cual consiste en la reparación, reconstrucción y/o
fabricación de cilindros hidráulicos y
neumáticos; además de bombas hidráulicas,
winches o polipastos hidráulicos, gatos tipo botella y
caimán, zorras hidráulicas los componentes
hidráulicos de grúas.
Figura N° 1. Proceso de
Reparación de Equipos Hidráulicos y
Neumáticos en la empresa ROMILCA, Puerto Ordaz.
Fuente. Elaboración propia
(2013)
CAPÍTULO III
MARCO
TEÓRICO
Este capítulo abarca los antecedentes de la
investigación, la descripción de las bases
teóricas y la definición de los términos
básicos que sustentan el presente estudio con el fin de
facilitar el entendimiento y la comprensión por parte de
todos los lectores.
3.1
Antecedentes
BRITO ARITZABETH (2010) en su trabajo, de tipo
Proyecto Factible, titulado "Diseño De Un Modelo
Organizacional Para La Empresa CETA, C.A." cuya finalidad es
realizar un estudio organizacional para la empresa, establecer y
mantener una estructura organizacional idónea que le
permita definir el perfil de mando de los diferentes niveles para
el personal, formular y establecer los organigramas de la
organización, departamentalización,
descripción de cargos, evaluación de cargos y una
propuesta organizacional acorde a sus actividades así como
también un manual de procedimientos, que garantice el
desarrollo eficaz y eficiente de los procesos,
brindándoles a los trabajadores la manera más
fácil y óptima de ejecutar sus actividades.
Contribuye con esta investigación dado que,
diseñó un modelo organizacional aplicando
diferentes métodos para llegar a los resultados deseados
siendo estos satisfactorios para la empresa.
PEREIRA LUIS (2009) en su trabajo, de tipo
Proyecto Factible, titulado "Estudio Organizacional y
Propuesta de Manual De Organización En La Empresa De
Servicios Médicos FamiSalud", tuvo la necesidad de
llevar a cabo en la empresa un plan de desarrollo organizacional
que es fundamento principal de éste trabajo
de investigación. De ello obtuvo como resultados la
definición de los requerimientos y expectativas exigidos
por la Dirección General en cuanto a la orientación
organizacional, establecimiento de un modelo funcional a seguir,
especificando la visión, misión, alcance, valores,
principios y filosofía de la empresa. Este estudio
también aporto información significativa, ya que,
en su estudio desarrollo una estructura organizativa y propuso un
manual de Organización.
CHAABAN KAREN (2007) en su trabajo de tipo
Proyecto Factible "Estudio de Organización y
Diseño de una Estructura Organizativa para la
Sección Ecomuseo del Caroní de CVG EDELCA",
aporto información de utilidad debido a que su estudio le
permitió detectar las situaciones o condiciones negativas
que están impidiendo el desarrollo óptimo de las
funciones de la sección e identificar los puntos
débiles y fuertes de la misma, así como las
condiciones positivas y negativas que ofrece el entorno, a fin de
que se definan estrategias idóneas que permitan atenuar
estos efectos negativos, y en base a ello diseñar una
estructura organizativa alineada con la Misión de la
unidad y orientada a cumplir con los objetivos de la misma,
contribuyendo de esta forma a aumentar la eficiencia y
efectividad del equipo de trabajo.
Logrando identificar las condiciones y/o situaciones que
afectan de manera directa el trabajo que en la unidad se realiza
y de diseñar una Estructura Organizativa que va a permitir
que se desarrollen de forma óptima todas las funciones de
la Sección Ecomuseo del Caroní, como lo son los
Manuales de Normas y Manuales de Procedimientos.
3.2 Bases
Teóricas
3.2.1 El Diseño
Organizacional
Es un conjunto de medios que maneja la
organización con el objeto de dividir el trabajo en
diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las
mismas. Puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la
obtención de objetivos, definiendo las relaciones y
aspectos más o menos estables de la
organización.
En la estructura, las partes están integradas, es
decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los
elementos componentes afecta y genera cambios en los demás
elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de
la organización toda. A través del diseño de
la estructura de la organización se busca el logro de un
adecuado grado de eficacia y eficiencia de la
organización.
La estructura formal es un elemento fundamental para
proporcionar un ambiente interno adecuado en la
organización, en el que las actividades que desarrollan
sus miembros contribuyen al logro de los objetivos
organizacionales. En este sentido;
ü Una estructura es eficaz si facilita
el logro de los objetivos.
ü Una estructura es eficiente si
permite esa consecución con el mínimo de costo o
evitando consecuencias imprevistas para la
organización.
Principios que rigen el diseño
organizacional
La manera de organizarse que tiene la
Organización obedece a los siguientes
principios:
ü Principio de
intencionalidad: la organización responde a una
necesidad, se organiza con un fin determinado.
ü Principio de diferenciación: se
organiza teniendo en cuenta que los grupos realizan funciones
diferentes.
ü Principio de Integración: las
instancias de la organización deben integrarse para el
desempeño de sus funciones.
ü Principio de Unicidad: solo una
instancia de la organización desarrolla funciones
determinadas. No puede haber otra instancia que cumpla las mismas
funciones.
ü Principio de Autoridad: la
organización tiene una cabeza única.
Diseños Organizacionales
comunes
ü Estructura Simple: Es una
organización plana de dos a tres niveles verticales. No es
elaborada, tiene poca departamentalización, gran tramo de
control y poca formalización.
ü Estructura Burocrática: Se
caracteriza por tareas operativas muy rutinarias logradas por
especialización, reglas y regulaciones muy formalizadas,
departamentos funcionales, autoridad centralizada, poco tramo de
control y toma de decisiones que sigue la cadena de
mando.
ü Estructura Burocrática: Sus
principales ventajas se refieren a la estandarización y
economías de escala asociadas a la agrupación de
especialistas. Y sus principales desventajas se relacionan con la
escasa flexibilidad ofrecida ante problemáticas distintas
y los conflictos que la especialización crea en las
unidades. (Priman los intereses de la unidad por sobre la
organización.
ü Estructura Matricial: Combina la
departamentalización funcional y por producto. Fractura la
unidad de mando. En general se tienen dos jefes.
EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION
DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.