Elaboración de una base de datos para la compilación de información y control de documentos de reportes (página 2)
SITUACIÓN ACTUAL
La estructuración del siguiente capítulo comprende la situación actual de la división de Organización y Gestión de la Calidad, lo cual quiere decir, que se hizo observaciones y un análisis directo al método de recepción, control y seguimiento de los reportes de acciones y/o correctivas para obtener una percepción minuciosa de la situación de la división.
Diagnóstico.
La división de Organización y gestión de la calidad es la base fundamental para la sustentación del sistema de gestión de la calidad en la hidrológica, lo cual es, sin duda alguna una gran responsabilidad para la división, la necesidad de ser más eficiente dentro de la división siempre está latente y están en la entera disposición en mejoras. Después de los análisis y observaciones se percató que la división cuenta con un grupo de trabajo conectado por medio de una intranet de la hidrológica que esto permite una transferencia rápida y segura de reportes, documentos, archivos y correos electrónicos que permiten una conexión directa con cualquier gerencia de la hidrológica.
Otra cualidad es la conformación de una red internar entre los ordenadores de la división, es significa que los analistas están en la capacidad de compartir cualquier documentación entre sí.
Se puede observar que la división consta de una tecnología que optimiza su trabajo, no obstante a esto, el proceso de control, revisión y seguimiento de los reportes de acciones correctivas y/o preventivas de las auditorías externas e internas presenta algunas deficiencias, al recibir los reportes en físico se revisan y seguidamente se colocan en una carpeta y luego se archivan. Dichos reportes son debidamente seguidos por el jefe de división que está encargado de velar por las implementaciones estas acciones, conjuntamente con estos reportes deben ir los soportes de estas acciones correctivas o también llamadas las "pruebas" de las acciones tomadas, alguna minuta, ordenes de compras, o cualquier soporte vinculado con acción correctiva o preventiva.
Los soportes están archivados en carpetas distintas, lo cual se puede traducir en pérdida de tiempo y tras papeleo casi inevitables de los soportes al tener que pasar estos soportes a la carpeta de acciones correctivas y/o preventiva, acontece que, por no poseer una fotocopiadora o impresora multifuncional que permita sacar copias a estos soportes, los analistas improvisan con teléfonos celulares para escanear, y le adicionamos una falta de noción del tiempo de respuestas entre las gerencias involucradas, también cuanto tiempo permanece un reporte abierto o cerrado de este modo podemos verificar las debilidades y fortalezas mediante un matriz FODA a continuación se evidencia factores Internos y Externos:
Tabla N° 1. Matriz FODA
Fuente: Propia En segundo lugar teniendo otra perspectiva de la situación actual se representó un diagrama causa – efecto, también conocido como diagrama de espina o diagrama Ishikawa (Ver Figura N°1)
Esto, con el fin de identificar las actividades que inciden en el mal manejo de los reportes de acciones correctivas y/o preventivas. Así como lograr un control y seguimiento óptimo de los reportes.
Figura N° 1. Diagrama causa –efecto
Fuente: Propia En el Diagrama causa-efecto para el control y seguimientos de los reportes de acciones correctivas y/o preventivas en la división de Organización y Gestión de la Calidad, se logró observar que en dicha área existen condiciones que podrían perjudicar al proceso de archivado, control y seguimiento de estos reportes, como es el factor personal, maquinaria, métodos, medidas entre otros.
Como resultado de la evaluación, se identificaron los aspectos que deben ser mejorados con la aplicación de mecanismos de control y acciones apropiadas a cada uno de ellos., se señalan estos aspectos para optimizar la gestión:
Las maquinarias con las que cuenta la gerencia de planificación, Presupuesto, Organización y Gestión de la Calidad solo cubren las necesidades de conectividad e información y apenas cubren necesidades para tener respaldos físicos de la documentación.
El método de trabajo no es el más idóneo, puesto que, no existe un procedimiento sobre la manera de llevar a cabo esta labor y no se audita de alguna.
Almacenamiento incorrecto, y la mala distribución de los distintos reportes que van ingresando en el archivo, pudiendo ocasionar perdida de los reportes.
El personal participa poco en la actualización de los archivos, la cual se generan muchos documentos obsoletos y desorden con muchas carpetas.
Determinar el tipo de base de datos.
Características a tomar en cuenta de los reportes de acciones correctivas y/o preventivas para la base de datos.
Códigos de reporte, es único para cada reporte.
Fecha de emisión, fecha en el cual se emite la No conformidad.
Procedencia, el por qué se genera la no conformidad.
Unidad organizativa, la gerencia de donde proviene la no conformidad.
Responsable, es el jefe de división o gerente que levanta la no conformidad
Descripción de la conformidad, es donde se describe la no conformidad con ejemplo y que requisito según la norma ISO 9001: 2008 incumple la no conformidad.
Análisis de causa-raíz (para ser llenado por el responsable de NC), el responsable de la no conformidad realiza un diagrama Ishikawa para determinar las causas y los efectos de la no conformidad (ver anexo N° 3).
Plan de Acción (para ser llenado por el responsable de la NC), son las acciones que tomaran a cabo para que no incurra de nuevo la conformidad donde se desglosa de la siguiente manera (ver anexo N° 4):
Descripción, este describe la acción que va a corregir la no conformidad.
Se selecciona el tipo de acción a tomar si es correctiva o preventiva (ver anexo N° 5).
Responsable, son las personas responsables en implementar esta acción.
Fecha inicio y fecha fin, es la fecha cuando se implementa la acción para la no conformidad y cuando termina de implementarse esta.
Seguimiento del Plan (para ser llenado por la División De Organización y Gestión de la Calidad), es donde el jefe o analistas de la división de Organización y Gestión de la calidad hacen el seguimiento de las implementaciones de las acciones cumplan con la fecha estipulada anteriormente y si marcha con entera normalidad:
Fecha, es la fecha que se le hace seguimiento a las acciones y siempre el primer seguimiento tendrá como fecha la fecha fin mas 6 días de la primera acción, seguidamente se tendrá un lapso aproximado de 7 días después del primer seguimiento para saber cómo marcha la implementación de la segunda acción y así sucesivamente con las demás acciones. (Ver anexo N° 6)
Observaciones, son las observaciones que hace el ingeniero de la división de organización de la calidad respecto a la implementación la acción.
Responsable, es la firma del ingeniero responsable de la revisión de la acción.
Cierre de la conformidad (para ser llenado por la Div. De Organización y Gestión de la Calidad).
Datos no conformidad se tomaran solo:
Código
Fecha de emisión
Precedencia.
Unidad organizativa.
Tener un contador de días que arroje la cantidad de días desde su emisión del reporte hasta la fecha actual, poniendo la celda de color rojo los reportes que tengan más de 30 días.
Descripción de la no conformidad.
Plan de acción.
Tipo de acción (correctiva o preventiva).
Fecha de inicio y fecha de fin.
Días transcurridos desde la fecha inicio y fecha fin de la implementación de la acción precisará cuanto días tomara esa acción.
Seguimiento del plan.
Creación de una celda que devuelva la Fecha próxima para hacer el próximo seguimiento con intervalos de 7 días.
Cierre de la no conformidad con el estatus de cerrado o abierto, estará acondicionado con una celda de abierto o cerrado donde el estatus de abierto esta de fondo rojo y cerrado con fondo verde que indicara que este todo bien y el rojo que necesita atención.
reación de la base de datos en Microsoft Excel
Hoja de Datos de hallazgo: En esta hoja estará todo lo referente a los datos de no conformidad para mayor facilidad y rapidez de llenado datos se crean ciertas celdas con listas desplegables que estas listas ya que estos espacios siempre dispondrán de la misma información, en este caso se realiza la lista desplegable que se muestra a continuación y (ver apéndice N° 1)
Plan de acción correctiva: De igual manera en esta hoja tendrá como primera columna el código de reporte para el filtrado y localizar de manera rápida el reporte.
Seguimiento del plan: la columna de código de reporte estará de primero, la siguiente columna arrojara la fecha aproximada del primer seguimiento automáticamente esto se logra con un lenguaje computacional condicional tomando en cuenta
Cierre de la no conformidad: de la misma manera religiosamente se coloca la columna, después de esta columna estará la columna de fecha de cierre de la conformidad que el usuario tendrá que llenar, seleccionar en la lista desplegable si fue satisfactorio el cierre de la conformidad, después se deja un campo para alguna observación al respecto del cierre, luego de este tendremos una lista desplegable del estatus del reporte si está cerrado o abierto ver apéndice N° 4 y ver la siguiente figura.
Estrategias de la Matriz FODA Propuesta
La buena comunicación de la división ayuda implementar mejor las herramientas de trabajo.
Se podría disminuir el promedio de tiempo de los trabajos asignado ingresando más analistas a la división.
Los analistas se estarán dispuesto a comunicar a toda la div. Las gerencias que estén atrasando el trabajo para tomar cartas en el asunto.
Los analistas quieren poseer buenos tiempos para culminar sus actividades, por ende se tienen que hacer valer reglas de tiempo para las otras gerencias.
La implementación de nuevas herramientas aminorara los tiempos de búsqueda de documentos.
Aumentar la cantidad de analistas, esto haría que los analistas trabajen menos contra reloj.
Los analistas podrían trabajar más forzados si no hacen cumplir las reglas de tiempo a las otras gerencias.
Que se pierda completamente los tiempos de respuesta por otras gerencias esto puede originar que actividades se queden estancadas por periodos indeterminados.
El análisis de la situación actual de los reportes de acciones correctivas y/o preventiva de la división de Organización y Gestión de la Calidad, permitió realizar un estudio para determinar las fallas del seguimiento de los reportes donde se pudo observar que no se emplean las actividades más adecuadas, o la implementación de herramientas para ahorrar tiempo y estar más organizados, se trabajó en implementar una herramienta nueva que es una base de datos para tener más control y estar más informado respecto a los reportes.
Se realizó un Análisis FODA, para identificar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas en cada etapa de la división. En base a esto se propusieron estrategias orientadas a disminuir las deficiencias encontradas.
Tener un tiempo prudente para la actualización de la base de datos, esto significa, que mientras más actualizada este la base de datos será más confiable y no se irá al archivo a buscar la carpeta y luego el reporte.
Ajustar la base de datos según las necesidades de la división, la adición de otro parámetro o sustracción de alguna característica.
Divulgar entre los analista la existencia de la base de dato de acciones correctivas para que puedan consultarla y necesitan alguna información respecto a los reportes.
Crear respaldo en algún dispositivo de almacenamiento u otro ordenador de la base de datos para no perder algún contenido.
Como la información de los reportes también es necesario para otras divisiones sería bueno divulgarla pero el archivo debe estar encriptado, solo para revisión.
Archivos de documentos, consultado en: https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_de_documentos
Bases de datos, consultado en: http://www.maestrosdelweb.com/que- son-las-bases-de-datos/
Bases de datos de Excel consultado en: http://www.aulaclic.es/macros-excel/t_1_1.htm
Características de archivos de documentos, consultados en: http://tecnoboard.bligoo.com.ve/archivos#.Vb6bd_l_NBc
Características de las bases de datos consultados: http://www.maestrosdelweb.com/que-son-las-bases-de-datos/
Evolución de las bases de datos, consultado en: http://www.sites.upiicsa.ipn.mx/polilibros/portal/Polilibros/P_proceso/Le nguajes_de_Programacion_I/Lenguajes_de_Programacion_I/POLILIB RO/UNIDAD2/3.htm
Introducción Bases de datos, consultada en: http://es.ccm.net/contents/66-introduccion-bases-de-datos
Lenguaje de programación, consultado en: https://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_de_programaci%C3%B3n
Programación Excel, consultado en: https://estamosencontacto.wordpress.com/2008/09/28/aprender-a- programar-en-excel-vba/
Reportes de acciones correctivas (ISO 9001:2008) consultado en: http://hederaconsultores.blogspot.com/2009/09/acciones-correctivas-y- preventivas.html
Tutorial Excel, consultado en: https://support.office.com/es- mx/article/Cursos-de-aprendizaje
Fidias G. (2006). "El proyecto de investigación Introducción a la metodología científica". Sexta Edición. Editorial Episteme.
CAPÍTULO VI
ANALÍSIS Y RESULTADOS
La técnica que se presenta a continuación establece una propuesta de organizar y controlar los reportes de acciones correctivas y/o preventivas por sus características, en otras palabras, controlar por: Gerencias, código de reporte, estatus de reporte, tiempo de creado, tiempo de seguimiento para cada acción, esto precisa un control más riguroso de los reportes.
Al tener un diagnóstico precedente de acuerdo a la información, documentación y necesidades, se debe tener una previa conceptualización de la estructura de la base de datos de acuerdo a su variabilidad, en este caso optaremos a usar una base de datos dinámica, que son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y edición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta.
6.1.1 Entender la interacción de la base de datos con los ordenadores de la división. Lo cual significa, saber cómo interactúa el flujo de información a través de los ordenadores de la división como se muestra a continuación.
Figura N° 2. Interacción de datos entre ordenadores en la división.
Fuente: Propia
En la actualidad todos los entes gubernamentales y conjuntamente las empresas del estado Venezolano utilizan en sus ordenadores como sistema operativo software libre, este sistema operativo se diferencia un poco de los sistemas operativos convencionales como Windows 7 u Windows 8.
De igual manera las aplicaciones o programas, donde tenemos que tomar en cuenta que este software libre permite modificar, estudiar, copiar o redistribuir un programa y ejecutarlo con cualquier propósito de tal manera que satisfaga las necesidades de sus usuarios. Los ordenadores que se encuentra en la división de Organización y gestión de calidad son ordenadores que poseen un paquete básico de Microsoft office.
Unos de los programas más adecuado para la realización de base datos es en Microsoft Access pero en vista que carecen de este programa se optó por Microsoft Excel que de fácil manejo y muy práctico.
La utilización de esta base de datos tiene que ser didáctica y sencilla, por ende, debemos tomar parámetros netamente importantes del reporte para diseñar la base de datos respecto a esos parámetros, estos parámetros son los que ayudaran a que la base de datos realmente sea una herramienta para el control y seguimientos y apartes dar datos informativos referente a los reportes. (Ver anexo N° 1.)
Tenemos que los reportes se estructuran en 6 partes que son (ver anexo N° 2):
6.3.1 Datos No conformidad que ha vez se desglosa en:
Una vez visto todas las características de los reportes se toman los parámetros más importantes para no hacer la base de datos tan cargada y agregar solamente lo importante para hacer el seguimiento de manera rápida y didáctica que serán:
El documento de Excel se dividirá en 4 hojas de cálculo se explicara a continuación:
Figura N° 3. Lista desplegable de procedencia.
Fuente: Propia De igual manera se desglosará el tipo de acción implementar como se muestra a continuación.
Figura N° 4 Lista desplegable de tipo acción de implementar.
Fuente: Propia. Todas estas sección son sección que no varían y para hacer más rápido el vaciado de información se utilizó este método de igual manera se realizó en las celdas de unidad organizativa que a continuación se presenta.
Figura N° 5. Lista desplegable de unidad organizativa.
Fuente: Propia.
En esta hoja de llamada plan de acción correctiva tendremos una columna donde se vaciara la primera acción seguidamente una columna de tipo de acción de forma de lista desplegable, seguidamente la fecha inicio y fecha fin de esa acción, en la próxima estará la fila de días transcurrido desde la fecha de inicio hasta la fecha fin con una sencillo lenguaje computacional creamos una formula si condicional para que la arroje el números de días transcurrido, Ver apéndice N° 2 y ver figura siguiente.
Figura N° 6. Tipo de acción: A.C. (acción correctiva) y A.P. (acción preventiva)
Fuente: Propia
parámetros de la hoja "plan de acción correctiva" si tener que vaciar algún dato. (Ver apéndice N° 3).
Figura N° 7. Estatus: abierto, cerrado.
Fuente: Propia 6.5 Matriz FODA Propuesta Luego de haber realizado el primer análisis FODA donde fue completada la planilla con las variables correspondientes a cada factor (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) el paso siguiente es el análisis de las mismas y la preparación de las estrategias de acción correspondiente a la realidad evidenciada, (Ver Tabla N° .2)
Tabla N° 2 Matriz FODA propuesta
CONCLUSIONES
Se pudo evidenciar a través del estudio e investigación que la búsqueda de la mejora es infinita y que las necesidades siempre estarán latente siempre y cuando la división tengo como objetivo principal la mejora continua.
3. Se elaboró un diagrama causa-efecto para saber qué factores inciden directamente en las debilidades respectos a los reportes de acciones correctivas.
RECOMENDACIÓNES En consecuencia a la investigación y resultados obtenidos podemos recomendar lo siguiente a la división:
BIBLIOGRAFÍA
APENDICE
Apéndice 1. Primera hoja Datos de hallazgo
Apéndice 2. Plan de acción correctiva.
Apéndice 3. Seguimiento del plan.
Apéndice 4. Cierre de la no conformidad.
Anexos Anexo N°1. Reporte de acciones correctivas y/o preventivas pág. 1 de 2
Anexo N°1. Reporte de acciones correctivas y/o preventivas pág. 2 de 2
Anexo N°2. Datos no conformidad.
Anexo N°3. Descripción de la no conformidad.
Anexo N°4. Análisis de causa-raíz
Anexo N°5. Plan de acción
Anexo N°6. Seguimiento del Plan de acción
DEDICATORIA La dedicatoria de este trabajo y este esfuerzo durante todo este tiempo van dirigidos a Dios y a la Virgen María y todas las personas que creyeron en mí y a las que no creyeron. A Dios por darme la salud y la voluntad de seguir adelante, haciendo caso omiso a todas las adversidades y desalientos, en darme la tenacidad de mantener el objetivo siempre por delante sin importar las obstáculos del camino.
Dios que todo lo puede, muchas gracias por ser mi bastión en las necesidades donde el dinero ni las influencias del hombre llegan.
AGRADECIMIENTOS Dios que todo lo puede, muchas gracias por ser mi bastión en las necesidades donde el dinero ni las influencias del hombre llegan. A mis padres por su apoyo económico.
A la UNEXPO por ser la Casa de estudio que me abrió las puertas para seguir mi objetivo de ser ingeniero, gracias y estaré eternamente agradecido no solamente con la casa de estudio, sino también con el personal académico.
A mi novia María Virginia Lugo que me brindo un poco de su tiempo para instruirme en la investigación que estaré muy agradecido y recordaré, a Geraldin Carvajal que fue un gran ayuda en todo este trayecto de la universidad por su apoyo y compresión de igual manera a Carmen Verónica Suniaga por compartir un capítulo de mi vida que ya está por cerrarse y por último y no menos importante a Ernesto Noriega por estar en los malos momentos y buenos.
Al Profesor, Amigo y Tutor Académico MSc. Ing. Iván Turmero por ser quien me guío a lo largo de la elaboración de mi Informe de Pasantía y su apoyo, quien ha sido un ejemplo a seguir.
A HIDROBOLIVAR C.A. por haberme enseñado en tan poco tiempo la fraternidad dentro de un área de trabajo, por su apoyo e orientación y a mi Tutora Dennis Taly.
Autor:
Gabriel Gabriel, Bustamante Marabay
Tutor Académico: Msc. Ing. Iván Turmero
Tutor Industrial: Ing. Dennis Taly
Fecha: Julio 2015 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA "ANTONIO JOSÉ DE SUCRE" VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PRÁCTICA PROFESIONAL
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