Material complementario asociado al manual de procedimientos de la gestión económico – financiera

Introducción

La Contabilidad es la ciencia que proporciona
información de hechos económicos, financieros y
sociales suscitados en una empresa; con el apoyo de
técnicas para registrar, clasificar y resumir de manera
significativa y en términos de dinero, transacciones y
eventos, de forma continua, ordenada y sistemática, de tal
manera que se obtenga información oportuna y veraz, sobre
la marcha o desenvolvimiento de la empresa u organización
con relación a sus metas y objetivos trazados, con el
objeto de conocer el movimiento de las riquezas y sus
resultados.

El proceso contable es el conjunto de fases a
través de las cuales la contaduría pública
obtiene y comprueba información financiera, de ahí
su gran importancia en la contabilidad. De acuerdo con tal
concepto, en la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos" tanto
la contabilidad como el control interno alcanzan sus objetivos a
través del seguimiento de las mismas fases de un proceso.
La contabilidad observa las fases del proceso contable para
obtener información financiera, el control interno sigue
las mismas etapas, pero para comprobar la corrección del
producto de la contabilidad.

1. Procesos
contables en la Dirección de Economía y
Planificación.

En el Área de Contabilidad y Finanzas tienen
lugar los siguientes procesos:

– Proceso de Caja y Banco.

– Proceso de Cobros y Pagos.

– Proceso de Registro de Operaciones
Financieras y de Ejecución Presupuestaria.

– Proceso de Nóminas.

– Proceso de Inventario.

– Proceso de Activos Fijos.

– Control Interno.

1.1. Proceso de
Caja y Banco.

En este proceso se tiene como misión: el control
del efectivo en caja y de los movimientos de efectivo, así
como el registro de las operaciones en el sistema contable,
brindando especial atención al flujo de efectivo sobre la
base de los ingresos y pagos menores.

El proceso está compuesto por los siguientes
subprocesos:

1. Tarjetas magnéticas de consumo de combustible
(TCC.).

1.1. Procedimientos de Control Interno para
el subproceso "Tarjetas magnéticas de consumo de
combustible" (TCC).

2. Autos compensados.

2.1. Procedimientos de Control Interno para el
subproceso de "Autos compensados".

3. Liquidación de efectivo.

3.1. Procedimientos de Control Interno para el
subproceso "Liquidación de efectivo".

4. Anticipos para gastos de viajes y pagos
menores.

4.1. Procedimientos de Control Interno para
el subproceso de "Anticipos para gastos de viajes y pagos
menores".

5. Arqueo de Caja.

5.1. Procedimientos de Control Interno para el
subproceso de "Arqueo de Caja".

6. Reembolso de fondos.

6.1. Procedimientos de Control Interno para el
subproceso de "Reembolso de fondos".

Para ello se toman las medidas de control interno en la
entrada del efectivo, dietas y pagos menores, pago de salario a
trabajadores y estipendio estudiantil, control del efectivo para
autos compensados, carga y descargue de las tarjetas
magnéticas y liquidación diaria del
efectivo.

En el proceso de caja y banco se tienen en cuenta
factores inmediatos como el recibo del efectivo: los cajeros
proceden a recibir el efectivo, dejando constancia de cada
operación en los modelos habilitados al efecto, exigiendo
y supervisando que exista la documentación soporte de cada
operación. Bajo ninguna circunstancia pueden existir
recibos de efectivo sin documentación que soporte la
operación realizada en la Caja.

1.1.1. Tarjetas magnéticas.

Las tarjetas magnéticas de combustible son
recibidas, custodiadas, y entregadas a los usuarios autorizados
en el registro de personas autorizadas a recibirlas1, por
mantener un cargo que se haya autorizado a compensación o
un vehículo privado al cual se le asigne el combustible
con la autorización de las autoridades universitarias
facultadas para ello que así lo estimen.

Para ello los cajeros deben controlar que sean firmados
los modelos habilitados al efecto de registrar quién
recibió la tarjeta y quién la entregó. En
los casos de entrega de las tarjetas y efectivo correspondiente a
los compañeros en el status de compensados, se debe
verificar que se correspondan con los compañeros que se
encuentran en el listado habilitado al efecto.

1.1.1.1 Cargue de las Tarjetas Magnéticas de
Consumo de Combustible (TCC).2

1. El funcionario de transporte entregará a los
cajeros y al especialista en cobros y pagos en Moneda Nacional en
los primeros diez (10) días hábiles de cada mes el
listado de tarjetas y cantidades a cargar por
tarjetas.

2. El funcionario designado para realizar
la carga de las TCC, solicitará a la Caja las TCC
relacionadas en el listado.

3. El área de contabilidad asentará en el
registro de cheques entregados en correspondencia al pago del
combustible comprado, contabilizándolo como pago
anticipado y dando el tratamiento contable que para este tipo de
pago establece en la Carta Circular DAF-298. (MEP
7.4.9).

4. El funcionario designado entrega el cheque en la
entidad de carga FINCIMEX, presentará un documento que
avale que dicha entidad recibió el cheque certificado, el
cual entregará al Departamento de Economía para
constancia de la operación realizada.

5. El funcionario designado hará la carga de las
TCC por el importe que está autorizado en los casos en que
se hubiese consumido totalmente; para aquellos casos en que no se
hubiese consumido totalmente por cualquier causa, sólo se
recarga la diferencia hasta completar la cuota asignada a la
tarjeta para la operatoria del mes.

6. Al realizarse la carga de las tarjetas el funcionario
designado debe exigir de la entidad FINCIMEX, el comprobante que
acredita la operación realizada los cuales se
entregarán al Área de Economía como
evidencia de la operatoria ejecutada.

Tabla # 1: Contabilización del Pago del
Combustible.

Nota: En la operación contable existe
variación debido a que la UMCC dejó de
operar financieramente mediante cuenta única
y trasladó sus operaciones financieras a relaciones
bancarias por lo que cada operación que anteriormente
minoraba los recursos recibidos actualmente disminuyen el
efectivo en banco.

Combustible (TCC).

1. El Jefe Máximo de la Entidad aprobará
la relación de los funcionarios autorizados a asignarle
TCC.

2. El Custodio de la Caja para la entrega y control de
las TCC debe contar con el listado actualizado del combustible
asignado mensualmente a cada TCC.

3. El Custodio de la Caja entregará las TCC a los
funcionarios autorizados en el punto por un Acta de
Responsabilidad firmada por cada uno de ellos.

4. La entrega de las TCC es personal e intransferible,
excepto para aquellos casos en los que se cuente con la
correspondiente autorización escrita del usuario de la
misma. Responsable: Custodio de la Caja.

5. El Área de Contabilidad debe registrar todos
los consumos que se producen dentro del mes y deben tener como
soporte el comprobante que emite el Servicentro, para evitar
registrar gastos en fechas distintas a las de su
ejecución, dando cumplimiento a la Hipótesis de
Devengo.

6. Los usuarios de las TCC, deben escribir al dorso del
comprobante que emite el Servicentro: el número de la
chapa del vehículo, el nombre y apellidos y firma del
usuario.

7. El funcionario designado una vez que reciba la
comunicación sobre el extravío de la TCC debe
proceder a informar de inmediato por escrito a FINCIMEX
según corresponda, dejando evidencia documental de esta
operación de anulación de la misma.

8. En el caso de extravíos de tarjetas debe
adjuntarse a la misma una verificación del saldo final de
la TCC, con FINCIMEX según corresponda, por el personal
designado para trámites con las
TCC.3

9. El Custodio de la Caja habilitará un registro
a manera de reporte resumen, que al cierre de cada mes
será entregado a contabilidad. Además se
adjuntarán los comprobantes de consumo de combustibles
ordenados por tarjeta y por consecutividad de comprobantes
tomando en cuenta que el saldo final de un comprobante es el
inicial del otro.

10. El área de contabilidad habilitará un
submayor para el control de cada TCC por centro de costo, el cual
debe contener la existencia inicial, las entradas, las salidas y
la existencia final.

11. El área de contabilidad adjuntará a la
solicitud de pago por la compra de combustible la factura
original que emite FINCIMEX, con el objetivo de conformar el
expediente de pago correspondiente.

1.1.1.3. Procedimiento de Control Interno para el
subproceso "Tarjetas

Magnéticas de Consumo de
Combustible".

1. Las tarjetas magnéticas de combustibles se
custodiarán en la caja fuerte o en el área que se
decida en la entidad.

2. Debe existir un adecuado control de la entrega y
devolución de las tarjetas magnéticas en caja y
documento firmado por las personas que las reciben y
entregan.

3. Se habilitará un registro de control de
tarjetas prepagadas para combustible.

4. Se definirán por escrito las personas
autorizadas a realizar la carga de las tarjetas.

5. Debe existir una persona encargada del control de las
tarjetas prepagadas para combustible.

6. La persona encargada del control de las tarjetas,
tendrá un listado de las personas a la recogida de las
tarjetas y sus asignaciones.

7. Las tarjetas prepagadas para la adquisición de
combustible serán entregadas por el encargado del control,
mediante un documento que permita exigir la responsabilidad
material, de acuerdo con la legislación vigente.
Resolución No. 60/2009, MFP.

8. Se debe contar con un listado actualizado del
combustible asignado a cada tarjeta.

9. Los autos particulares en la modalidad de
compensados, se regirán bajo el mismo procedimiento
establecido en la Resolución No. 60/2009, MFP para los
autos estatales en cuanto al combustible.

10. Se entregarán los comprobantes que avalen el
consumo total de combustible al final de cada mes y estos
están firmados al dorso por el chofer del vehículo
y contiene el No. de chapa del auto que fue
serviciado.

11. Los modelos registro de control de tarjetas
prepagadas de combustible y de entrega- liquidación de
combustible, contendrán los datos de uso obligatorio que
establece la Resolución No. 60/2009, MFP.

1.1.2. Autos compensados.

1. Cuando se tenga en la entidad autos compensados,
hasta que no se disponga la habilitación de una TCC
específica para esta modalidad, el combustible autorizado
para estos vehículos se cargará en una TCC de uso
estatal para cada vehículo, "debiendo además poseer
un documento oficial de carácter permanente, emitido por
la máxima autoridad de la entidad, certificando la
compensación y la autorización para serviciar el
combustible con este tipo de servicio y debe incluir los
siguientes datos:

– Nombre, Apellidos y No. de Identidad
Permanente de la persona que tiene el vehículo
compensado.

– Marca del vehículo.

– Modelo del vehículo.

– Chapa del vehículo.

– Número del motor.

– Número de la resolución que
autoriza la compensación.

– Número de la TCC que se
utilizará."

2. La entrega y el control de la TCC que se utiliza para
estos vehículos es similar al establecido para los equipos
automotores estatales.

1.1.2.1. Procedimiento de Control Interno para el
subproceso "Autos compensados".

1. El área contable debe controlar por sus
códigos y sus importes las tarjetas magnéticas que
deben estar depositadas en la Caja.

2. Cada tarjeta magnética se controlará en
el área contable mediante un submayor que reflejará
su movimiento y saldo.

3. El submayor a que se hace referencia en el punto
anterior permitirá resumir la contabilización de
las operaciones efectuadas mediante cada tarjeta
magnética.

4. Es imprescindible que cada tarjeta sea agotada antes
de ser recargada nuevamente.

5. Se flexibiliza el recargar las tarjetas
magnéticas antes de su agotamiento.

6. Cuando las tarjetas correspondan a cuotas mensuales
asignadas a autos de funcionarios o vinculados, éstos
pueden utilizar el combustible en meses posteriores al mes de la
entrega, en dependencia de las necesidades de utilización
del vehículo, así como debe velarse porque al final
de cada mes los poseedores de las tarjetas magnéticas
entreguen los Vales de Consumo de dicho período, a
contabilidad, para evitar registrar gastos en fechas distintas a
las de su ejecución.

7. El cajero deberá contar con un listado de los
consumos autorizados a cada usuario previo a la entrega de las
tarjetas magnéticas.

8. Las tarjetas magnéticas en poder del cajero
deberán comprobarse sistemática y mensualmente por
el área de contabilidad.

9. El Jefe Máximo de la Entidad por
aprobación del Consejo de Dirección,
designará a uno o varios funcionarios con la
responsabilidad de los trámites relacionados con las
tarjetas de consumo de combustible, en cuanto a la compra, carga
y estado de las tarjetas, lo cual comunicará al custodio
de la caja con copia a los funcionarios designados en un
documento escrito, firmado y acuñado.

10. El funcionario designado de las entidades que
adquieran el combustible mediante TCC, establecerá
relaciones contractuales con la entidad encargada de la venta y
carga de las mismas (FINCIMEX).

11. El funcionario designado sólo podrá
realizar la compra de las TCC, una vez se reciba la
autorización de la dirección correspondiente del
FINCIMEX, de la cual quedará evidencia en el Departamento
de Economía de la entidad.

12. El funcionario designado una vez realizada la compra
de las TCC, deberá depositarlas en la caja de la entidad,
mediante acta (original).

13. Ninguna entidad está autorizada a comprar
más combustible en tarjeta que el asignado por el FINCIMEX
independientemente de su forma de pago.

14. El Jefe Máximo de la Entidad es quien aprueba
las asignaciones de combustibles por equipo automotor, sobre la
base del análisis que se efectúe por parte del
funcionario designado para esta función, del kilometraje a
recorrer por el vehículo, las funciones asignadas, nivel
de actividad, índice de consumo real del equipo automotor
y los inventarios disponibles de meses anteriores,
así como otras consideraciones que puedan
existir.

1.1.3. Liquidación del
Efectivo.

Diariamente el cajero envía al área de
contabilidad la liquidación del efectivo, soportada por
todos los vales o recibos de efectivo con sus respectivos
documentos, soportes de las operaciones efectuadas (ingresos o
pagos menores4), una vez llegada dicha información al
área contable, se procede a su revisión, registro y
en los casos que proceda el reembolso del efectivo
correspondiente a pagos menores, se confecciona el modelo
habilitado para esta operación, -la operación de
reembolso del efectivo del fondo fijo para pagos menores y
dietas, se debe realizar hasta 4 veces al mes-.

Tabla # 2: Contabilización de los Ingresos en
Efectivo.

Nota: Se elimina la forma de registro
presupuestaria por lo que no se contempla las

cuentas 008: Ingresos Corrientes
Presupuestarios y 009: Resultados Corrientes

Presupuestarios.

Tabla # 3: Contabilización de los
Depósitos de Efectivo.

Nota: En el caso del análisis se
analizará por el tipo de moneda.

1.1.3.1. Procedimiento de Control
Interno para "Liquidación del Efectivo".

1. Se verificará el importe de los
ingresos cobrados en efectivo que debe corresponder con la suma
de los documentos justificantes.

2. Se emitirá el modelo "Recibo de
Efectivo" para formalizar los cobros que se realizan en
efectivo.

3. Se controlará que los cobros en
efectivo procedentes de ingresos, no se utilicen para efectuar
pagos.

4. Se realizará reembolso del fondo
para pagos menores al cierre del mes y de acuerdo con lo
establecido para tales efectos.

5. Los vales para pagos menores y sus
justificantes serán cancelados con el cuño
de PAGADO al reembolsarse.

6. Los pagos en efectivo que se realizan
por el fondo para pagos menores, así como los
justificantes provisionales del efectivo entregado como anticipo
(con excepción de los anticipos de gastos de viajes); se
formalizarán a través del modelo "Vale para Pagos
Menores".

1.1.4. Anticipos para Gastos de Viajes y Pagos
Menores.

Diariamente en el área de contabilidad se
registran los anticipos por concepto de alimentación y
alojamiento, que se entregan a los trabajadores para el
satisfactorio cumplimiento de sus actividades investigativas o
simplemente asuntos por cuestiones de trabajo que requieran de un
desembolso monetario, teniendo en cuenta y controlando el
presupuesto asignado para este acápite en cada una de las
áreas de la entidad.

En cumplimiento de la máxima de separación
de funciones, los modelos de anticipos son confeccionados y
autorizados en cada una de las áreas de la entidad, luego
revisados y registrados en el área contable. Una vez se ha
registrado en los registros de anticipos se procede a cobrar por
parte del usuario el efectivo correspondiente, dejando en la caja
la copia del modelo de anticipo, la original será entrega
en la Caja Central al regrese del viaje. Es por ello que siempre
debe alertarse a los usuarios que el anticipo debe
liquidarse6ante de las 72 horas de regreso del
viaje.

En el caso de los pagos menores, serán revisados
los documentos soportes del pago en el área contable, y
los cajeros sólo procederán a la entrega del
efectivo correspondiente, cuando exista como constancia de que la
documentación se encuentra en regla, la firma del
Especialista en Ingresos en Moneda Nacional. Al mismo tiempo en
que se fija el anticipo en los registros contables, se ingresa
esa información al sistema ASSETS NS, luego a las 72
horas, se procede a la liquidación del mismo en el sistema
ASSETS NS.

Tabla # 4: Contabilización Anticipos
para Gastos de Viajes.

Tabla # 5: Contabilización de la
Liquidación para Gastos de Viajes.

Nota: Se elimina la cuenta 007: gastos
corrientes presupuestarios.