El ciclo contable

Enviado por riss1234

INTRODUCCION

PARTE I: EL CICLO CONTABLE *

1.- Concepto *

2.- Pasos del ciclo contable *

3.- Ejercicio Práctico Del Ciclo
Contable *

Análisis detallado de las
transacciones *

Dividendos decretados *

4.- Cierre De Cuentas *

Tipos de cuentas a
cerrar *

Análisis detallado de las transacciones de
cierre *

5.- Auditoría de los Estados
Financieros *

6.- Errores *

Errores que se compensan *

Errores que no se compensan *

7.- Registros
Incompletos *

8.- Hoja de Trabajo *

Elaboración de una hoja de
trabajo *

Estructura de la hoja de trabajo *

9.- La hoja de Trabajo ilustrada *

10.- La hoja de trabajo y los Estados
Financieros *

La hoja de trabajo y los asientos de
ajuste *

La hoja de trabajo y los asientos de
cierre *

Justificación de los asientos de
cierre *

Los asientos de cierre ilustrados *

11.- Cierre de las cuentas de
ingresos *

12.- Cierre de las cuentas de
gastos *

Cierre de la cuenta de ganancias y
pérdidas *

Cierre de la cuenta de retiros *

Fuentes de información para contabilizar los
asientos de cierre *

Las cuentas
después del cierre *

El balance de comprobación después del
cierre (balance post-cierre) *

Cuentas temporales de capital *

PARTE II: VENTAS,
EFECTIVO, CUENTAS POR
COBRAR *

1.- Reconocimiento de las ventas *

2.- Medición de los ingresos por
ventas *

Ventas en efectivo y a crédito *

Devoluciones de mercancía y
rebajas *

Descuentos en los precios de
venta *

Contabilizando los ingresos
netos por ventas *

Registrando los cargos hechos la tarjeta de crédito *

3.- Efectivo *

Saldos Compensatorios *

Administración del efectivo *

4.- Cuentas por
Cobrar *

Pagaré *

Cálculo de intereses *

Contabilización de la recepción de un
documento *

Imposibilidad de cobro de un
documento *

El descuento de los documentos
por cobrar *

Como y cuando se debe otorgar un crédito *

5.- Cuentas incobrables *

Medición de las cuentas incobrables o
malas *

Método de la cancelación
específica *

Método de la
estimación *

Aplicación del método de la estimación usando
el porcentaje de ventas *

Aplicando el método de la estimación usando
el porcentaje de cuentas por
cobrar *

Aplicando el método de la estimación usando
la antigüedad de las cuentas por
cobrar *

6.- Clasificación de las cuentas por
vencimiento *

7.- Recuperación de deudas
incobrables *

8.- Evaluando El Nivel De Cuentas Por
Cobrar *

CONCLUSIONES *

BIBLIOGRAFÍA *

INTRODUCCION

El objeto del presente trabajo es, en su primera
parte, realizar una presentación de la importancia del
Ciclo Contable en las actividades financieras de una
empresa, desde
el principio de un período contable hasta su
culminación con la elaboración de los estados
financieros. En el se identifican, el análisis de las transacciones, registros,
elaboración de balances de prueba, hoja de trabajo,
asientos de ajustes, efectos de los errores, elaboración
de balances de comprobación, elaboración y auditoría de estados
financieros y finalmente el cierre de los libros, para
nuevamente comenzar con un nuevo período
contable.

El principal objetivo de
esta parte está en dar un conocimiento
general, de los pasos necesarios que atraviesa la contabilidad
de una empresa en cada
período, como estos conducen al resultado final del
mismo.

En la segunda parte de nuestro trabajo nos
dedicaremos a los ingresos por
ventas su reconocimiento y medición y las ventas a
crédito, para luego analizar, las
cuentas por cobrar, provisiones que deben tomarse y uno de
los puntos más importantes en nuestra Venezuela
actual que es la medición de cuentas incobrables y
evaluación de las cuentas y efectos por
cobrar.

Finalmente, nuestro trabajo permitirá
obtener información que ayuda a tomar decisiones
relacionadas con la planeación
corporativa, y a la planeación
de nuevas estrategias de
las ventas.

Los párrafos anteriormente expuestos, nos
dan una idea del grado de importancia del Ciclo Contable, Ventas
y Cuentas por cobrar en la empresa
industrial o comercial, y es nuestro interés
transmitirles a través del presenta trabajo su
conceptualización, componentes, pasos, fines mayormente
utilizados en tan importante actividad, a partir de los libros de
consulta que obtuvimos.

1. Los sistemas de contabilidad varían mucho de una
  empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño de
  la compañía, volumen de datos
  que haya que manejar y las demandas de información que la administración y otros interesados
  imponen al sistema.
  Para definir el ciclo contable, vamos a
  conceptualizar las palabras que conforman esta frase.
  Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o
  fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y
  presentarse de nuevo. Contabilidad: Sistema
  adoptado para llevar la cuenta y razón de las
  entradas y salidas en las empresas públicas o
  privadas.
  Habiendo explicado las dos palabras del
  tema en cuestión encontramos que la
  definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable
  comprende todas las actividades necesarias para
  proporcionar a la administración la información cuantificada que
  requiere para planear, controlar y dar a conocer la
  situación financiera y las operaciones de la
  empresa.
  Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores
  e inversionistas de una determinada empresa pueden obtener en cualquier
  momento información como: estructura de capital, composición, ventas,
  inventarios, etc. De manera de realizar
  los análisis financieros necesarios
  para tomar decisiones en pro de sus
  intereses.
  Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad satisfactorios, muchas son
  deficientes debido en parte a la ineficacia de sus
  procedimientos
  contables.
  El ciclo contable, por lo tanto, es
  el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se
  repiten en cada período contable, durante la vida
  de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones,
  continúa con la labor de pase de las cantidades
  registradas del diario al libro
  mayor, la elaboración del balance de
  comprobación, la hoja de trabajo, los estados
  financieros, la contabilización en el libro
  diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las
  cuentas del libro
  mayor y, finalmente el balance de comprobación
  posterior al cierre.
  Es importante destacar que el ciclo
  contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones
  hasta los estados financieros finales. Además de
  registrar las transacciones explícitas conforme
  van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes
  para las transacciones implícitas. Es importante
  reconocer cómo los ajustes para las transacciones
  implícitas en el período anterior pueden
  afectar la contabilidad adecuadamente en el
  período actual para las transacciones
  explícitas relativas. Por ejemplo, si se han
  acumulado salarios al final del período
  anterior, la primera nómina del periodo actual
  eliminará esa cuenta por pagar.
  El pasar a un nuevo período
  contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de
  ingresos y gastos
  a la utilidad acumulada, y prepara los libros
  para el comienzo de un nuevo ciclo
  contable.
  Sin embargo, no solamente cerrar los
  libros
  y preparar los estados financieros completa el ciclo
  contable, los auditores con frecuencia revisan los
  estados antes que estos se revelen al público. Una
  auditoría le agrega credibilidad a
  los estados financieros.
  Como veremos más adelante, por lo
  general, se cometen errores al registrar los datos
  en libros. Tales errores se deben corregir cuando se
  descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera
  que sean iguales a las cantidades que hubieran existido
  si se hubiera hecho el registro correcto.
  Las cuentas T ayudan a organizar el
  pensamiento y a descubrir las cantidades
  desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas
  relativas con todos los cargos, abonos y saldos
  conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades
  desconocidas.
2. Concepto
  Como explicamos anteriormente la vida de
  un negocio o de una empresa se divide en períodos
  contables, y cada período es un ciclo contable
  recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario
  y que termina con el balance de comprobación
  posterior al cierre. Para comprender con más
  exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo
  contable se necesita que cada paso se entienda y se
  visualice en su relación con los
  demás.
  Los pasos, según el orden en que se
  presentan, son los siguientes:
  1.- Balance
  General al principio del período
  reportado:
  Consiste en el inicio del ciclo contable
  con los saldos de las cuentas del balance de
  comprobación y del mayor general del
  período anterior.
  2.- Proceso de análisis de las transacciones y
  registro en el
  diario:
  Consiste en el análisis de cada una de las
  transacciones para proceder a su registro en el
  diario.
  3.- Pase del diario al libro
  mayor:
  Consiste en registrar en las cuentas del
  libro
  mayor los cargos y créditos de los asientos
  consignados en el diario.
  4.- Elaboración del Balance de
  Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo
  (opcional):
  Consiste en determinar los saldos de las
  cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de
  los registros. Con la hoja de trabajo se
  reubican los efectos de los ajustes, antes de
  registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las
  cuentas al balance
  general o al estado de
  resultados, procediendo por último a
  determinar y comprobar la utilidad o
  pérdida.
  5.- Analizar los ajustes y las
  correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos
  al mayor:
  Consiste en registrar en el libro diario
  los asientos de ajuste, con base en la información
  contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de
  ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro
  mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y
  actualizados.
  6.- Elaboración de un balance de
  prueba ajustado
  7.- Elaboración de los estados
  financieros formales
  Consiste en reagrupar la
  información proporcionada por la hoja de trabajo y
  en elaborar un balance
  general y un estado de
  resultados.
  8.- Cierre de
  libros
  Consiste en contabilizar en el libro
  diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de
  capital, procediendo luego a pasar dichos
  asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta
  de capital. Los saldos finales en el balance
  general se convierten en los saldos iniciales para el
  período siguiente.
  La próxima ilustración puede resumir los pasos
  del Ciclo Contable anteriormente
  explicados:
  2. Ilustración
    I-2.1
3. Pasos del ciclo
  contable
  Con el fin de ilustrar el ciclo contable
  completo, la mayoría de los libros de texto
  consultados comúnmente incluyen problemas e ilustraciones en los que un
  negocio opera con períodos contables con
  duración de un mes, lo que hace suponer que el
  negocio cierra sus cuentas y empieza un nuevo ciclo de
  operaciones cada mes. En la vida real, sin
  embargo, son pocos los negocios que cierran sus libros cada mes;
  la mayoría de los negocios operan con períodos
  contables anuales y cierran sus cuentas una vez al
  año.
  A cualquier período contable de 12
  meses consecutivos se le conoce con el nombre de
  período fiscal. El año natural comercial de
  una compañía se inicia y termina cuando su
  actividad comercial se encuentra en el nivel más
  bajo. Por ejemplo, en las tiendas por departamentos el
  año natural empieza el 1ro. De febrero,
  después de las ventas navideñas y las
  ventas de enero, y termina el 31 de enero del siguiente
  año. Cuando los períodos contables
  coinciden con el año natural del negocio, los
  libros se cierran cuando los inventarios y las actividades se
  encuentran en su nivel más bajo.
  A continuación presentamos los
  estados financieros de la compañía
  "Sección I, C.A.", es un minorista de productos de limpieza. Los vamos a
  utilizar para ilustrar los principales pasos del ciclo
  contable. Este ejercicio representa también un
  resumen de la exposición del equipo Nro. 01 donde
  se mencionaron los registros de transacciones, ajustes de las
  cuentas, elaboración de estados financieros. En
  las ilustraciones I-2.2, I-2.3 y I-2.4 se muestra el balance
  general, el
  estado de ganancias y pérdidas, y el
  estado de utilidades acumuladas, respectivamente, de
  la compañía "Sección I, C.A.". El
  ciclo de Sección I dura un año, pero como
  lo explicamos anteriormente podría ser de un mes,
  un trimestre o cualquier otro período,
  según se desee. Los ejemplos contienen estados
  financieros comparativos, que presentan datos
  para dos o más períodos de reporte. Observe
  que los datos
  más recientes por lo general se muestran en la
  primera columna, como en el caso de los datos
  de la Compañía "Sección I". En una
  serie de años. Los datos más viejos
  aparecen en la última columna a la
  derecha.
  2. Ilustración
    I-2.2
  3. Ilustración
    I-2.3
  4. Ilustración
    I-2.4
  En nuestro ejemplo debemos considerar que
  el balance general de la "Sección I" al 31 de
  diciembre de 1998, como el comienzo del ciclo contable. A
  continuación se enumeran las transacciones
  realizadas por la
  empresa en el período de
  1999:
  a.- Adquisición del inventario de mercancía a cuenta,
  Bs. 359.000,00
  b.- Entrega de mercancía a clientes que anteriormente habían
  hecho un pago completo por adelantado de Bs.
  5.000,00
  c.- Venta
  de mercancía (todas las ventas a cuenta y
  excluyendo la transacción b) durante 1999
  ascendieron a Bs. 994.000,00
  d.- El costo
  de la mercancía vendida (incluyendo la de la
  transacción b) durante 1999 fue de Bs.
  399.000,00
  e.- Efectivo cobrado a cuenta fue de Bs.
  969.000,00
  f.- El documento por cobrar
  pertenecía a un cliente industrial clave. El principal de
  Bs. 288.000,00 será pagadero el 1 de agosto de
  2001. Los intereses al 12.5% anual se cobrarán
  cada 1 de agosto (por calcular).
  El efectivo se desembolsó de la
  manera siguiente por:
  g.- Cuentas por pagar Bs.
  34.000,00
  h.- Salarios. Bs. 200.000,00 incluyendo la
  cantidad de Bs. 10.000,00 acumulada al 31 de diciembre de
  1998.
  i.- Impuestos sobre la renta, 56.000,00
  incluyendo la cantidad de Bs. 12.000,00 acumulada al 31
  de diciembre de 1998.
  j.- Intereses sobre un documento por
  pagar, incluyendo la cantidad de Bs. 9.000,00 acumulada
  al 31 de diciembre de 1998. Intereses al 10% anual sobre
  el principal de Bs. 120.000,00 se pagan cada 31 de marzo
  (por calcular).
  k.- Renta, Bs. 130.000,00 por trece meses,
  que se cargó a renta pagada por
  adelantado.
  l.- Gastos
  misceláneos, Bs. 100.000,00
  m.- Dividendos, Bs. 80.000,00. Se
  creó una cuenta separada llamada Dividendos
  Decretados. Por simplicidad, suponga que los dividendos
  se decretaron y se pagaron el mismo
  día.
  No se elaboraron estados provisionales,
  por lo que no se hicieron partidas de ajuste hasta el 31
  de diciembre de 1999, cuando se reconoció lo
  siguiente:
  n.- acumulación de intereses por
  cobrar (por calcular)
  o.- Los desembolsos hechos por la renta
  incluyeron la cantidad de Bs. 10.000,00 que se
  pagó el 31 de diciembre de 1999, perteneciente al
  mes de enero de 2000.
  p.- Acumulación de salarios por pagar, Bs.
  24.000,00
  q.- acumulación de intereses por
  pagar (por calcular)
  r.- Depreciación para 1999, Bs.
  40.000,00
  s.- Dos tercios del principal de un
  documento por pagar se transfieren a documentos por pagar, porción
  circulante, porque estos dos tercios vencen el 31 de
  marzo de 2000. El otro tercio será pagadero el 31
  de marzo de 2002.
  t.- Acumulación de impuestos sobre la renta por pagar. El
  gasto total por impuestos sobre la renta durante 1999 es
  del 40% de las utilidades antes del impuesto
  sobre la renta (por calcular).
  Registros en el diario:
  Análisis detallado de las
  transacciones
  Dividendos
  decretados
  Una sociedad debe decretar un dividendo antes
  de pagarlo. El consejo de administración por sí solo
  tiene la autoridad de decretar un dividendo. La
  sociedad no tiene ninguna
  obligación de pagar un dividendo, a menos que el
  consejo lo decrete; sin embargo, cuando se decreta, el
  dividendo se convierte en una responsabilidad legal de la sociedad.
  Algunas compañías reducen
  directamente las utilidades acumuladas cuando su consejo
  de administración decreta dividendos.
  Sin embargo, como se muestra en la transacción
  m, otras compañías prefieren
  utilizar una cuenta "temporal" diferente del capital en acciones (Dividendos Decretados o
  simplemente Dividendos) para agrupar las cantidades
  acumulativas de dividendos durante un año
  dado.
  La transacción m
  resume el efecto global del pago de dividendos por la
  cantidad de 80.000 a lo largo de todo el año. En
  la realidad, Bs. 20.000 se hubieran decretado y pagado
  cada trimestre. Por lo común, los dividendos se
  decretan en una fecha y se pagan unas cuantas semanas
  después de haber sido decretados. La
  "Compañía Sección I" hubiera hecho
  los siguientes registros durante el primer trimestre, se
  suponen las fechas específicas:
  10/02 Dividendos decretados
  …………………… 20.000
  Dividendos por pagar
  ……………. 20.000
  Para registrar el decreto trimestral de
  dividendos
  27/02 Dividendos por pagar
  ……………………… 20.000
  Efectivo
  ……………………………….. 20.000
  Para registrar el pago de
  dividendos
  Los Dividendos por Pagar son un pasivo
  circulante. Si se elabora un balance general entre la
  fecha de decreto y la fecha de pago, los Dividendos por
  Pagar se incluirán en otros pasivos
  circulantes.
  Considere otro ejemplo. El asiento en el
  diario para un dividendo trimestral recientemente
  decretado por la Compañía SM
  sería:
  Dividendos decretados
  ……………………… XXXXX
  Dividendos por
  pagar………………. XXXXX
  Para registrar la declaración de
  dividendos iguales a
  Bs XXX por acción sobre XXX
  acciones.
  La cuenta Dividendos Decretados
  tendría un saldo normal al lugar de cargos. Este
  representa una reducción en las utilidades
  acumuladas y el capital en acciones.
4. Ejercicio Práctico Del
  Ciclo Contable
5. Cierre De
  Cuentas
EL
CICLO CONTABLE

Una vez preparados los estados financieros, los
contadores deben preparar las cuentas del mayor para registrar
las transacciones del siguiente período. Este proceso es el
que se conoce como cierre de libros o cierre de
cuentas.

Cerrar los libros o las cuentas es el paso final
del ciclo contable para actualizar las ganancias acumuladas y
facilitar el registro de las transacciones del siguiente
año. Este paso se conoce como cerrar, pero transferir y
resumir o depurar son títulos más adecuados. Todos
los saldos en las cuentas "temporales" del capital en acciones se
resumen y se transfieren a una cuenta permanente del capital en
acciones,
Utilidades Acumuladas. Las partidas de cierre transfieren los
saldos de ingresos, gastos y
dividendos decretados de sus cuentas respectivas a la cuenta de
utilidades acumuladas.

Cuando se terminan las partidas de cierre, las
cuentas actuales de ingresos, gastos y
dividendos decretados tienen saldos igual a cero. El cerrar es un
procedimiento
de oficina.
Está libre de cualquier teoría
contable nueva. Su propósito principal consiste en volver
a ajustar los medidores de ingresos y gastos a cero, para que las
cuentas se puedan usar de nuevo durante el año siguiente.
Por ejemplo, sin el proceso de
cierre, la cuenta de ventas de una compañía como
Inelectra seguiría acumulando ingresos, de tal manera que
el saldo sería la suma de muchos años de ventas en
lugar de la suma de un solo año de
ventas.

A continuación presentamos un ejemplo de
lo anterior:

Generalmente se crea una cuenta de utilidades
resumidas, que tiene una vida de un día (o un
instante). Como se muestra
en el próximo ejemplo, la cuenta de Resumen de
Utilidades se crea por conveniencia. Esta facilita una
secuencia ordenada de los eventos,
y ayuda a los auditores a rastrear las transacciones hasta
su impacto sobre lo estados financieros. Sin embargo, no es
absolutamente necesaria; muchos contadores prefieren
realizar todo el proceso
de cierre mediante una partida compuesta (masiva) a las
Utilidades Acumuladas.
Los saldos de crédito de las cuentas de ingresos se
cargan en aquellas cuentas en la partida (letra u del
ejemplo). Ahora los saldos en Ventas e Ingresos por Intereses
son iguales a cero. Estos se han cerrado. Sus medidores se
regresaron a cero, pero sus cantidades no han desaparecido.
En su lugar, estas cantidades ahora se han agregado como un
crédito por la cantidad de Bs. 1.035 en la cuenta de
Resumen de Utilidades.
Los saldos de cargo de las cuentas de gastos
se acreditan a cada cuenta de gastos, como se muestra en la
partida v. Sus cantidades individuales también se han
agregado en la forma de un cargo por la cantidad de Bs. 945
en la cuenta de Resumen de Utilidades.
Se calcula la utilidad neta
y se transfiere de la Cuenta de Resumen de Utilidades a su
residencia permanente, Utilidades Retenidas, como se muestra en la
partida w. Así, la cuenta de Resumen de Utilidades
tiene un saldo igual a cero.
La cuenta de Dividendos Decretados se cierra
directamente en la Utilidad
Acumulada, como se muestra en la partida x. Observe que la
cuenta de Resumen de Utilidades no se utiliza para cerrar la
cuenta de Dividendos, porque los dividendos no son gastos, y
no afectan a la utilidad neta.

Al final del quinto paso, la cuenta de
Utilidades Retenidas Acumuladas ya se ha actualizado. Los
libros (el diario y el mayor) ahora están listos para el
siguiente año. El ejemplo mostrado presenta saldos igual
a cero para todas las cuentas temporales. En esencia, los
medidores de ingresos y gastos se han regresado a
cero.

Tipos de
cuentas a cerrar

Las cuentas que se cierran periódicamente
y con frecuencia se llaman cuentas temporales, a diferencia de
las cuentas permanentes. Como cuentas temporales podemos
encontrar las de ingresos, gastos y dividendos decretados. En
realidad son fracciones del capital en acciones. Estas cuentas
temporales se crean para proporcionar una explicación
detallada de los cambios en la utilidad acumulada de un
período al siguiente. Son los ingredientes del estado de
resultados y del estado de
utilidades acumuladas.

En otro sentido, las cuentas llamadas permanentes
son aquellas cuentas del balance general. No debemos confundir el
nombre de permanente con el saldo de la cuenta, ya que aunque se
les denomine permanentes su saldo puede variar. O pueden aparecer
en el balance para un año y para otro
no.

Análisis
detallado de las transacciones de
cierre

Debido a que el análisis del ejemplo anterior no se
mostraron los asientos formales en el diario registrados en el
diario general, el siguiente análisis proporciona los
registros en el diario de las transacciones de
cierre.

En la realización del ciclo contable
los administradores o directores de la
empresa tendrán la responsabilidad de llevar a cabo cada uno de
los pasos que lo componen hasta llegar a producir los
Estados Financieros formales. Si son empresas
de carácter público, es decir, que sus
acciones se intercambian en las bolsas de valores,
entonces los estados financieros deben ser publicados como
parte del informe
anual de la compañía y se deben entregar a la
Comisión Nacional de Valores.
Debido a que los administradores y propietarios de una
determinada empresa tienen un interés personal
en los resultados reportados en los estados financieros,
los accionistas, acreedores, funcionarios del gobierno
y otros usuarios externos a menudo, quieren estar seguros de
que los estados financieros presentan adecuadamente los
resultados financieros de la
empresa. De hecho, los administradores también
quieren asegurarle al público que los estados
financieros no son engañosos. Esto con la finalidad
de que los inversionistas y los acreedores estén
dispuestos a comprar acciones o a otorgarles
préstamos a la compañía cuando
necesita capital adicional. Por tanto, a todos les conviene
que se contraten los servicios de una firma de auditoría
independiente.
Las Funciones
principales de un contador público titulado se han
extendido hasta exceder el concepto de
una auditoría independiente solamente. En
el concepto
moderno de Auditoría se extiende más
allá del dominio
tradicional de la auditoría independiente
acostumbrada, hasta el examen de la dirección interna moderna, la
inspección de los registros contables compilados
mecánicamente, la clasificación y evaluación integral de datos y sus
documentos afines y al uso de estadísticas en la selección y
análisis de muestras de auditoría. Como
resultado de estos y otros numerosos procedimientos modernos, el
trabajo de detalle en una auditoría
independiente es considerablemente menor que el que se
necesitaba anteriormente.
Una auditoría se lleva a cabo con la
intención de publicar estados financieros que
constituyen declaraciones de la gerencia
y que presentan con equidad la situación financiera
en una fecha determinada y los resultados de las operaciones
durante un período que termina en esa fecha. Los
estados financieros deben prepararse básicamente con
uniformidad todos los años y de acuerdo con los
principios
aceptados en contabilidad.
Una auditoría debe hacerla una
persona
o firma independiente de capacidad y competencia profesional reconocidas. Esta
persona
o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión
imparcial y profesionalmente experta acerca de los
resultados de la auditoría, en el supuesto de que
una opinión ha de acompañar al informe
presentado al término del examen y concediendo que
pueda expresarse una opinión basada en la veracidad
de los documentos y de los estados financieros y en
que no se impongan restricciones al auditor en su trabajo
de investigación. Un auditor profesional
independiente es un crítico y su función
realizar una valorización crítica de los
estados financieros de una empresa.
Los procedimientos a ser utilizados por un
auditor pueden variar de una auditoría a otra. El
auditor debe guiarse por las exigencias de cada
situación a medida que surjan. No pueden
establecerse reglas exactas de procedimiento, pués no podrán
aplicarse en todas las auditorías. Un auditor
podrá en un caso examinar ciertas partidas
detalladamente; y en la siguiente auditoría las
mismas partidas podrán necesitar únicamente
un escrutinio rápido. El campo de una
auditoría variará para amoldarse a las
necesidades de un caso en particular, según el
diagnóstico basado en una
revisión del sistema
de control
interno en vigor. Bajo cualquier circunstancia, un
contador profesional acertado se distingue por una
combinación de un conocimiento completo de los principios
y procedimientos contables, juicio certero,
estudios profesionales adecuados y una receptividad mental
imparcial y razonable. Hay solamente una auditoría;
la que llena las exigencias de la obligación
contraida, juzgadas de acuerdo con las normas
profesionales de trabajo.
Un auditor no revisa cada
transacción que es registrada en el sistema
contable; revisa sistemáticamente una muestra de
transacciones y al estudiar el sistema que registra y
almacena los datos relativos a las transacciones y elaborar
los estados a partir de estos datos. En Inglaterra, los auditores emplean las
palabras "dar una visión verdadera y justa", en
lugar de "presentar con imparcialidad", pero el efecto es
el mismo. La opinión, se publica junto con los
estados financieros.
En Venezuela, los auditores son profesionales
que tienen su licencia o título y están
inscritos en el Colegio de Contadores Públicos de
Venezuela, esto con la finalidad de dar fe
de la precisión de los estados financieros. En casi
todos los países existe la profesión de
auditor, y reglas para evaluar la información
financiera que proporciona la administración. Sin embargo, en los
países de la antigua Unión Soviética,
la profesión de auditor independiente no está
tan bien establecida. Debido a que en el sistema comunista
no existía la propiedad externa que requiera que se
asegurara la verdad de los reportes
financieros.
Debido a que los auditores sólo
revisan una muestra de las transacciones, no pueden
asegurar al 100% que los estados financieros son precisos.
Además, a pesar que los auditores
técnicamente son contratados por el consejo de
administración, ellos trabajan en contacto estrecho
con la administración, y pueden estar influenciados
de manera indebida por la posición de la
administración. Para evitar esto, los auditores
deben cumplir con altos estándares técnicos y
éticos. Los auditores sólo son valiosos si el
público los considera altamente competentes e
íntegros, por lo que siempre tienen cuidado de
proteger su reputación. Para asegurarle al
público que una auditoría es completa, los
auditores siguen procedimientos de auditoría
estándares como los desarrollados por el Colegio de
Contadores de Venezuela y otros, y se aseguran de que los
estados estén elaborados de acuerdo a los Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados, conforme lo
establece la FASB.
La auditoría es un servicio
costoso, pero valioso. Una auditoría puede costarle
a una pequeña organización no lucrativa sólo
unos cientos de dólares, pero las grandes sociedades pagan millones de
bolívares. Por ejemplo, la cuota anual de
auditoría para una compañía como la
empresa Polar puede ser más de 100 millones de
bolívares. Pero sin la seguridad que proporcionan los auditores, la
compra y venta de
las acciones de las compañías podría
verse disminuida de manera radical.
Auditoría de los Estados
Financieros
Errores

Cuando los administradores o contadores de una
empresa realizan los asientos correspondientes en los diarios
pueden cometerse errores en los registros, en consecuencia el
registro puede modificarse, borrar, tachar o corregir, estos si,
el error se descubre de inmediato, sin embargo, si el error se
consigue posteriormente, que por lo general sucede después
de haberlo transferido al libro mayor, el contador hace una
contrapartida de corrección, a diferencia de un registro
correcto. Aquí tenemos algunos ejemplos que nos
ayudarán a entender:

1.- Un gasto por reparación se cargó
en forma errónea a Equipo el 27 de diciembre. El error se
descubrió el 31 de diciembre:

Registro erróneo

Registro de corrección

El registro de corrección muestra un abono
de equipo para cancelar o compensar el cargo incorrecto a Equipo.
Además, el registro hace un cargo a Gasto por
Reparación correctamente.

2.- Un cobro a cuenta se abonó en forma
errónea a ventas el 2 de noviembre. El error se
descubrió el 28 de noviembre:

Registro erróneo:

Registro de corrección:

El cargo a Ventas en el registro de
corrección compensa el abono incorrecto a Ventas en el
registro erróneo. El abono a Cuentas por Cobrar en
registro de corrección coloca la cantidad cobrada donde
pertenece.

Errores que se
compensan

Los errores que comenten los contadores afectan a
diferentes partidas, incluyendo ingresos y gastos de un
período determinado. Algunos errores se pueden equilibrar
por otros errores que los compensan, cometidos en el proceso
contable ordinario del siguiente período. Tales errores
ocasionan que la utilidad neta en ambos períodos
esté mal calculada, pero sólo afectan el balance
general del primer período, no del
segundo.

Tenemos otro ejemplo para ilustrar a que se
refiere la compensación de un error, en este caso se debe
considerar la falta de hacer una ajuste por salarios
acumulados al final de 1998:

Registro Incorrecto:

Registro Correcto:

Los efectos de este error compensatorio
serían:

El subvaluar el gasto por salarios
durante el primer año (que sobrevalúa la
utilidad antes de impuestos), y
el de subvaluar los pasivos al final del año por la
cantidad de Bs. 1.000.000 y
Sobrevaluar el gasto por salarios del segundo
año (que subvalúa la utilidad por la cantidad
de Bs. 1.000.000).

Estos errores no tienen ningún efecto sobre
los pasivos al final del segundo año. El total de las
utilidades antes de impuestos
incorrectas de los dos años sería idéntico
al total de las utilidades antes de impuestos correctas de los
dos años. El saldo en utilidades acumuladas al final del
segundo año sería correcto con respecto a la
utilidad antes de impuestos.

Errores que no
se compensan

Los errores de los contadores que no son
detectados afectan a diferentes cuentas. Como acabamos de ver,
algunos errores se pueden compensar en el curso ordinario de las
transacciones del siguiente período. Sin embargo, puede
que otros errores no se compensen a lo largo del proceso contable
ordinario. Hasta que se hacen registros correctivos
específicos, todos los balances generales subsiguientes
tendrán un error.

Por ejemplo, si se pasa por alto un gasto por
depreciación de Bs. 2.000.000 tan solo en
un año afectaría lo siguiente:

La utilidad antes de impuestos, los activos y
la utilidad acumulada estaría sobrevaluada por la
cantidad de Bs. 2.000.000 durante ese
año.
Los activos y
la utilidad acumulada se seguiría sobrevalorando en
los balances generales subsiguientes durante la vida del
activo fijo. Pero debe considerarse que la utilidad antes de
impuestos para cada año subsiguiente no se
vería afectada, a menos que se cometiera el mismo
error de nuevo.

Registros
Incompletos

En algunas oportunidades que los contadores deben
proyectar los estados financieros de una determinada empresa, se
consiguen con que parte de los datos se encuentran incompletos ya
sea por robos, siniestros, etc. En estos casos las cuentas T
ayudan a organizar el pensamiento de
los contadores, y son útiles para descubrir las cantidades
desconocidas. Por ejemplo, supongamos que el propietario de una
tienda deportiva local solicita la elaboración del
estado de
ganancias y pérdidas para 1998, y se proporciona la
siguiente información:

Relación de clientes que
deben dinero:

31 de diciembre de 1997 Bs.
4.000.000

31 de diciembre de 1998 Bs.
6.000.000

Entradas de efectivo de clientes durante
1998 correctamente

Acreditadas a las cuentas de los clientes Bs.
280.000.000

Se pide calcular los ingresos (ventas) usando la
base de acumulación. Supongamos que todas las ventas se
hicieron a cuenta. Pueden existir métodos,
pero los siguientes pasos muestran un método
general para reconstruir las cuentas
incompletas:

Registrar todas las partidas conocidas en la
cuenta T clave. Es esencial que se tenga conocimiento de los componentes usuales de tal
cuenta. V es igual a ventas en cuenta. Ya sabemos que las
ventas a crédito se cargan a cuentas por
cobrar:
Encontrar la incógnita. Por lo general
será suficiente la aritmética sencilla; sin
embargo, reciente solución ilustra la naturaleza
algebraica de las relaciones en una cuenta en el
activo:

Movimiento deudor – Movimiento
acreedor = Saldo

(4.000.000 + V) – 280.000.000 =
6.000.000

V = 6.000.000 + 280.000.000 –
4.000.000

V = 282.000.000

La demostración anterior sirve como
ejemplo pero en la medida que existan mas registros que afecten a
una cuenta en particular se complica un poco más. Sin
embargo, la idea clave es la de llenar la cuenta con todos los
cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para
encontrar la incógnita.

Hoja de Trabajo

Dentro de los procedimientos contables, al
analizar un periodo contable, tan pronto como se terminaron de
registrar todas las transacciones se procedió,
primeramente a contabilizar los asientos de ajuste diario,
pasándolos a las cuentas del libro mayor, luego
elaborándose un balance de comprobación ajustado,
el cual a su vez, fue utilizado para formular el estado de
resultados y el balance general. Los anteriores se consideran
procedimientos satisfactorios para un negocio pequeño; sin
embargo, una compañía tiene mayor número de
cuentas y de la probabilidad de
cometer errores al ajustar las cuentas y en la elaboración
de los estados financieros disminuye si se agrega un paso
adicional a los procedimientos contables. Este nuevo paso lo
constituye la elaboración de la hoja de trabajo. La hoja
de trabajo es la herramienta del contador que le
permite:

Ajustar las operaciones
antes de registrar los ajustes.
Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas
por columnas dependiendo esta distribución del objetivo que
persiga: la elaboración del estado de
resultado o del balance general.
Calcula y prueba la exactitud matemática de la utilidad
neta.

La hoja de trabajo es elaborada exclusivamente
para uso del contador. No se la entrega al propietario o al
gerente del
negocio para el cual labora, sino que la conserva para él.
Generalmente elabora se elabora a lápiz, 1o que facilita
las modificaciones y correcciones durante su elaboración.
Una vez que la termina, el contador la utiliza en la
elaboración del estado de
resultados, balance general y para contabilizar los asientos
de ajuste y de cierre.

Elaboración de una hoja de
trabajo

Para un mejor entendimiento de la
elaboración de una hoja de trabajo vamos a ilustrarlo con
un ejemplo de una empresa con pocas cuentas, como puede ser un
despacho jurídico.

Durante el mes de julio el despacho
jurídico Edgar Fernández realizó diversas
transacciones y al, 31 de julio, después de que estas
transacciones fueron registradas, pero antes de elaborar
algún asiento de ajuste y se pasara al libro de mayor, se
elaboró un balance de comprobación que incluye las
cuentas del libro mayor con sus respectivos saldos, tal como
aparece en la ilustración I-8.1.

Observe que el balance de comprobación
ilustrado es un balance de comprobación no ajustado. Las
cuentas no han sido ajustadas en lo relativo a renta expirada,
artículos consumidos, depreciación, etc.. Sin embargo, este
balance de comprobación no ajustado es el punto de partida
para la elaboración de la hoja de trabajo; de este
documento se toman los saldos de las cuentas y se anotan en las
primeras dos columnas de la hoja de trabajo, destinadas para
valores.

Estructura de
la hoja de trabajo

La hoja de trabajo no tiene una estructura
estándar. El número de columnas dependerá
del alcance del trabajo que deseamos, registrar y
analizar.

Ilustración
I-8.1

Observe que la hoja de trabajo de la
Ilustración I-8.2 tiene cinco pares
de columnas para valores
y que las primeras dos columnas se titulan balance de
comprobación. A estas primeras dos columnas
se pasan los saldos de las cuentas que aparecen en la
balanza de comprobación no ajustada del despacho
jurídico de Fernández. A veces, durante la
elaboración de una hoja de trabajo, el balance de
comprobación se elabora por primera vez cuando se
preparan las primeras dos columnas de la hoja de
trabajo.
Las siguientes dos columnas de la hoja de
trabajo se titulan "ajustes", los cuales se registran en
estas columnas. En la hoja de trabajo que se muestra en la
Ilustración I-8.2 los ajustes son,
salvo con una excepción, los mismos que fueron
contabilizados en el diario y pasados a las cuentas de
mayor, antes de la elaboración de los estados
financieros. El último ajuste (e) constituye la
única excepción, debido a que los dos ajustes
que afectan a la cuenta de honorarios legales
ganados se han combinado en uno compuesto, ya que
ambos originan abonos para la misma
cuenta.
Observe que los ajustes que aparecen en la
hoja de trabajo ilustrada pueden identificarse por tener
letras comunes. Después de concluir la hoja de
trabajo, una vez que ésta y los estados financieros
se han terminado, se procede a registrar en el diario los
asientos de ajuste para luego pasarlos al mayor. Para tal
efecto, es conveniente que los asientos de ajuste puedan
ser identificados mediante alguna letra en la hoja de
trabajo, precisando los abonos que correspondan a los
cargos. A continuación procedemos a dar una
explicación del porque de los ajustes que aparecen
en la hoja de trabajo ilustrada:
2. Ilustración
  I-8.2
La hoja de Trabajo
ilustrada

Ajuste (a): Para ajustar lo concerniente a la
renta expirada.

Ajuste (b): Para ajustar lo relacionado con los
artículos de oficina
consumidos.

Ajuste (c): Para correr el ajuste por la depreciación del equipo de oficina.

Ajuste (d): Para ajustar lo relativo a los
sueldos devengados por pagar a favor de la
secretaria.

Ajuste (e): Para contabilizar el ajuste
referente a ingresos devengados y no
devengados.

Cada ajuste en la hoja de trabajo del despacho
jurídico de Fernández requirió que se
anotaran una o dos cuentas nuevas en la parte inferior del
balance de comprobación original. Estas cuentas no
tenían saldos cuando la balanza de comprobación se
elaboró y, por lo tanto, no fueron incluidas en dicho
documento. Con frecuencia, cuando se elabora la hoja de trabajo,
se prevén los efectos de los ajustes, por lo que se
procede a incluir dentro del cuerpo del balance de
comprobación los nombres de las cuentas, sin
cantidades.

Cuando se elabora una hoja de trabajo,
después de registrar los ajustes en las columnas de
ajustes, se totalizan dichas columnas, para comprobar su igualdad.

El tercer par de columnas incluidas dentro de la
hoja de trabajo balance de comprobación ajustado.
Al preparar la hoja de trabajo de trabajo cada cantidad incluida
en las columnas de comprobación se combina con sus
ajustes en las columnas de ajustes (si hubiere ajuste), para
proceder a anotar la cantidad resultante en las columnas balance
de comprobación ajustado. Por ejemplo, en la
Ilustración I-8.2 la cuenta de renta pagada por adelantado
tiene un saldo deudor de Bs. 600.000,00 en las columnas balance
de comprobación; este saldo deudor de Bs. 600.000,00 se
combina con el abono de Bs. 200.000,00 que aparece en las
columnas ajustes, para darnos el saldo deudor de Bs.
400.000,00, cantidad con la que aparece dicha cuenta en las
columnas balance de comprobación ajustado. La
cuenta de gastos por renta no tenía saldo dentro de las
columnas balance de comprobación; sin embargo, aparece con
un cargo de Bs. 200.000,00 dentro de las columnas ajustes; por lo
tanto, su saldo de cero combinado con un cargo de Bs. 200.000,00
nos da un gasto por renta de Bs. 200.000,00, saldo deudor que
aparece en las columnas balance de comprobación ajustado.
Las cuentas de caja, de equipo de oficina y otras que tienen
saldos dentro del balance de comprobación no incluyen
ajuste alguno; como resultado, en las columnas balance de
comprobación ajustado aparece con el mismo saldo que en el
balance de comprobación. Observe que el resultado de
combinar las cantidades que aparecen en las columnas balance de
comprobación con las cantidades que aparecen en las
columnas ajustes es un balance de comprobación ajustado,
en las columnas balance de comprobación
ajustado

Una vez que las cantidades incluidas dentro de las
columnas "balance de comprobación" se combinan con
las cantidades que aparecen en las columnas "ajustes" y su
resultado se incluye en las columnas "balance de
comprobación ajustado", se procede a sumar estas columnas,
para comprobar que coinciden ambos totales. Después de
comprobar dicha igualdad, las
cantidades que aparecen en estas columnas son distribuidas en las
columnas apropiadas "balance general" o en las del estado de
resultados, dependiendo del documento en que van a aparecer. Esto
constituye una tarea sencilla que sólo implica tomar dos
decisiones:

Es la partida que se va a clasificar de
naturaleza
deudora o acreedora? Y,
En que estado
deberá aparecer?

Con respecto a la primera decisión, una
cantidad que aparezca en el "debe" del balance de
comprobación ajustado tendrá que registrarse bien
sea en la columna del "debe" del estado de resultados o en la
columna de "debe" del balance general; por su parte, una cantidad
acreditada en dicho balance tendrá que pasarse como
crédito tanto en el estado de
resultados como en el balance general. En otras palabras, los
débitos siguen siendo débitos y los créditos
siguen siendo créditos al pasar las cantidades a las
columnas de los estados apropiados. Respecto a la segunda
decisión, únicamente basta recordar que al pasar
los saldos de las cuentas, las de ingresos y gastos
aparecerán era el estado de
resultados, en tanto que las partidas de activos, pasivos
y capital contable se habrán de traspasar al balance
general.

Después de que se hayan distribuido los
saldos en las columnas apropiadas, se totalizan las columnas. La
diferencia entre los totales de la columna de débitos y de
la columna de créditos de las columnas "estado de
resultados" constituyen la utilidad o la pérdida neta. Se
hace la anterior aseveración en virtud de que los ingresos
se registran en la columna de créditos y los gastos en la
columna de débitos. Si el total de la columna de
créditos excede el total de la columna de débitos,
la diferencia constituirá una utilidad neta; si el total
de la columna de cargos es superior al total de la columna de
abonos, a la diferencia se le considerará como
pérdida neta. En la hoja de trabajo que se ha presentado
como ilustración, el total de la columna de los abonos fue
superior al total de la columna de cargos, dando como resultado
una utilidad neta de Bs. 400.0000.

En la hoja de trabajo del despacho jurídico
de Fernández, una vez que se determina la utilidad neta en
las columnas estado de resultados, este se añade al total
de la columna de abono del balance general. La razón para
esto es que, salvo el saldo de la cuenta de capital, las
cantidades que aparecen en las columnas balance general
constituyen saldos "de fin de período". Por lo tanto, es
necesario agregar la utilidad neta al total de la columna de
abono del balance general, de manera que sus columnas coincidan.
Añadir la utilidad a esta columna tiene el efecto de
aumentar la cuenta de capital precisamente por esta
utilidad.

Si hubiera habido una partida, seria necesario
sumarla a la columna de débitos. La razón para ello
es que las pérdidas disminuyen el capital contable y el
sumar la pérdida a la columna de débitos tiene el
efecto de restarla a la cuenta de capital.

La concordancia entre las columnas balance
general, una vez que agregada la utilidad o pérdida neta,
constituye la prueba de la exactitud con que se ha elaborado la
hoja de trabajo. Si después de añadir la ganancia o
la pérdida a la columnas balance general éstas
todavía coinciden, se presumirá que no se han
cometido errores en la elaboración de la hoja de trabajo.
Sin embargo, si con tal adición las columnas no coinciden,
esto es indicio de que se han cometido uno o varios errores, los
cuales pueden ser de carácter matemático o debido a
que una cantidad se ha pasado a la columna
equivocada.

Si bien la concordancia de las columnas balance
general, después de incluida la utilidad o la
pérdida neta sirve como prueba de la exactitud con que la
hoja de trabajo se ha elaborado, no constituye la prueba absoluta
Estas columnas podrían coincidir aún cuando se
hayan cometido errores, si los errores son de cierto tipo. Por
ejemplo, si un gasto se pasó a la columna de cargos del
balance general o bien un activo se pasó a la columna de
cargos del estado de resultados, esto provocará que ambas
columnas tengan totales incorrectos. La utilidad neta, por lo
tanto, también habrá de ser incorrecta. Sin
embargo, cuando se cometan errores de este tipo, las columnas
balance general todavía coinciden, pero con una cantidad
equivocada de utilidad. Por lo tanto, al elaborar la hoja de
trabajo, es necesario dedicar particular atención al pase
de los saldos que aparecen en la balanza de comprobación
ajustada alas columnas apropiadas de estado de resultados o de
balance general.

La hoja de trabajo y los Estados
Financieros

Tal como se mencionó anteriormente, la hoja
de trabajo es una herramienta para el contador y no está
destinada a la administración ni a fines de
publicación. Sin embargo, tan pronto como se termina, el
contador la utiliza para preparar el estado de
resultados y el balance general que se entregan a la administrador.
Para poder hacer
esto, el contador reagrupa las partidas que aparecen en las
columnas de la hoja de trabajo tituladas "estado de ganancias y
pérdidas", si desea elaborar un estado de resultados
formal; si desea elaborar un balance general formal, reagrupa las
partidas que aparecen en las columnas "balance
general".

La hoja de
trabajo y los asientos de
ajuste

El hecho de que se registren los ajustes en las
columnas de ajustes de la hoja de trabajo no implica que tales
movimientos afecten a las cuentas del libro mayor. Por lo tanto,
una vez que se ha terminado la hoja de trabajo y los estados
financieros, los asientos de ajuste, deben registrarse en el
diario general, para luego pasarse al libro mayor. Lo anterior no
significa que la hoja de trabajo no simplifique este trabajo, ya
que sus columnas de ajustes proporcionan la información
necesaria para correr estos asientos, necesitándose
únicamente contabilizar en los libros un asiento por cada
ajuste que aparezca en las columnas.

En cuanto a los asientos de ajuste de la hoja de
trabajo de la Ilustración I-8.2, estos son los mismos
señalados anteriormente excepto por el asiento (e). Para
este efecto se utiliza un asiento compuesto, en el cual se cargan
Bs. 50.000,00 a honorarios legales no devengados y Bs. 75.000,00
a cuentas por cobrar, abonando Bs. 125.000,00 a la cuenta de
honorarios legales ganados.

La hoja de
trabajo y los asientos de
cierre

La hoja de trabajo, además de servir para
registrar los asientos de ajuste, se utiliza también como
fuente de información para los asientos de cierre, los
cuales sirven para cancelar los saldos de las cuentas de ingresos
y gastos. Al cerrar estas cuentas, sus saldos se transfieren a
otra cuenta y quedan saldadas (saldo de cero). Obviamente primero
se pasan los asientos de cierre del diario general alas cuentas
respectivas del libro mayor.

Justificación de los asientos de
cierre

Las cuentas de ingresos y de gastos se cancelan y
se cierran al finalizar cada periodo contable, transfiriendo sus
saldos a una cuenta puente de resumen titulada "ganancias y
pérdidas", en donde se resumen los saldos. Las cantidades
de la cuenta de ganancias y pérdidas, que reflejan la
utilidad o pérdida neta del periodo, son transferidas a la
cuenta de capital del propietario. Estas operaciones son
necesarias porque:

Los ingresos realmente aumentan el capital
contable, en tanto los gastos lo disminuyen.
A través del período contable
estos aumentos y disminuciones se acumulan en cuentas de
ingresos y gastos, no dentro de la cuenta de capital del
propietario.
Los asientos de cierre al final de cada
período contable transfieren el efecto neto de estos
aumentos y disminuciones, de las cuentas de ingresos y gastos a
la cuenta de capital del propietario.

Además, los asientos de cierre permiten que
las cuentas de ingresos y gastos empiecen cada uno de los nuevos
periodos contables con saldos de cero. Esto también es
necesario porque:

El estado de resultados refleja los ingresos y
los gastos en que se incurrió durante un periodo
contable y se elabora con base en la información
registrada en las cuentas de ingresos y
gastos.
Estas cuentas deben comenzar cada nuevo periodo
contable con saldo de cero, si se desea que los saldos de fin
de periodo reflejen exactamente los ingresos y gastos de dicho
período.

Los asientos de
cierre ilustrados

Al final de julio, después de que su hoja
de trabajo y estados fueron elaborados, y después de que
fueron efectuados los pases de los asientos de ajuste al libro
mayor, pero antes de que las cuentas afectadas fueran canceladas
y cerradas, las cuentas de capital contable del despacho
jurídico de Fernández arrojaban los saldos que se
muestran era la Ilustración I-10.1, presentada a
continuación. (Como regla general, los encabezados de las
columnas de las cuentas no indican la naturaleza de su
saldo. Sin embargo, en la Ilustración I –10.1 y en
las ilustraciones que le siguen, la naturaleza del
saldo de las cuentas se muestran mediante color, para
auxiliar de esa manera al estudiante).

Observe en la Ilustración I– 10.1 que
la cuenta de capital de Fernández únicamente
refleja el saldo al 1ro. de julio, el cual es de Bs.
2.500.000,00. Este saldo no representa el capital contable de
Fernández al 31 de julio será necesario correr los
asientos de cierre para que esta cuenta refleje el monto del
capital, en dicha fecha.

Observe también la tercera cuenta de la
Ilustración I – 10.1, denominada ganancias y
pérdidas. Esta cuenta solo se utiliza al final. del
periodo contable, para resumir y cancelar las cuentas de ingresos
y gastos.

Ilustración I-10.1

Antes de efectuar los pases de los asientos
de cierre, las cuentas de ingresos tienen saldo acreedor;
por lo tanto, para cancelar y cerrar cuentas de esta clase,
se requiere un asiento que incluya un cargo para ellas y un
abono para la cuenta de ganancias y
pérdidas.
El despacho jurídico de
Fernández solo tenía una cuenta de ingresos y
el asiento necesario para cerrar y cancelar dicha cuenta es
el siguiente:
1. El pase de este asiento a las cuentas
  de libro mayor tendrá el siguiente efecto en
  las cuentas:
2. Asiento (1)
3. Asiento (2)
Observe que el asiento (1) cancela el saldo
de la cuenta de ingresos, transfiriéndolo al lado
acreedor de la cuenta de ganancias y
pérdidas, permitiendo (2) que la cuenta de
ingresos empiece el nuevo período contable con saldo
de cero.
Cierre de las cuentas de
ingresos
Antes de que los asientos de cierre se
pasen al libro mayor, las cuentas de gastos tienen
saldos deudores; por lo tanto, para cancelar y cerrar
dichas cuentas, se requiere un asiento compuesto, en el
cual se anota un cargo para la cuenta de ganancias y
pérdidas y un abono para cada una de las
cuentas de gastos. La firma "Edgar Fernández"
tiene seis cuentas de gastos el asiento compuesto para
cancelar y cerrar tales cuentas será el
siguiente:
El pase a las cuentas del libro
mayor tendrá el efecto señalado en la
Ilustración I-11.1. Observe que el efecto es doble:
(1) cancela los saldos de las cuentas de gastos,
transfiriéndolos, sumados, al lado del debe de la
cuenta de Ganancias y Pérdidas, permitiendo (2) que
las cuentas de gastos inicien el nuevo período con
saldos de cero.
2. Ilustración
  I-11.1
Cierre de las cuentas de
gastos

Cierre de la
cuenta de ganancias y
pérdidas

Después de que las cuentas de ingresos y
gastos de una negociación se han cerrado y sus saldos se
han transferido a la cuenta de ganancias y pérdidas, el
saldo de esta última debe reflejar la utilidad o
pérdida neta. Cuando los ingresos son superiores a los
gastos habrá una utilidad neta y la cuenta de ganancias y
pérdidas tendrá un saldo acreedor. Por el
contrario, cuando los gastos superan a los ingresos,
existirá una pérdida y la cuenta arrojará
saldo deudor. Pero, independientemente de la naturaleza de su
saldo, la cuenta habrá de cancelarse y su saldo, refleje
utilidad o pérdida neta, se transferirá a la cuenta
capital.

El despacho jurídico de Fernández
obtuvo una utilidad neta de Bs. 400.000,00 durante el mes de
julio; por lo tanto, después de que las cuentas ingresos y
gastos se cancelen, su cuenta de Ganancias y pérdidas
tendrá un saldo acreedor de Bs. 400.000,00 el cual se
transferirá a la cuenta "Edgar Fernandez, cuenta de
capital", mediante el siguiente asiento:

El pase de este asiento a las cuentas de libro
mayor habrá de tener el siguiente efecto en las
cuentas:

Observe que el asiento sirve para cancelar la
cuenta de ganancias y pérdidas, transfiriendo su saldo la
cantidad de utilidad neta en este caso a la cuenta de
capital.

Cierre de la
cuenta de retiros

Al final del período contable el saldo
deudor de la cuenta de retiros muestra la cantidad en que el
capital contable se redujo durante el período, por retiros
de efectivo y otros activos para uso
personal; este
saldo deudor es transferido a la cuenta capital mediante un
asiento como el siguiente:

El efectuar el pase del asiento tiene el
siguiente efecto sobre las cuentas:

Después de que el asiento que cancela y
cierra la cuenta de retiros haya sido pasado al libro mayor,
observará que las dos razones para hacer asientos de
cierre se habrán cumplido:

Todas las cuentas de ingresos y gastos
tendrán saldos de cero y,
El efecto neto de las transacciones de
ingresos, gastos y retiros del período, sobre el capital
contable se verán reflejadas en la cuenta de
capital.

Fuentes de
información para contabilizar los asientos de
cierre

Después de pasar los asientos de ajuste a
las cuentas del libro mayor, se tendrá disponible la
información necesaria para correr los asientos de cierre
directamente de las cuentas de ingresos y de gastos; sin embargo,
la hoja de trabajo proporciona esta información de una
manera más apropiada. Por ejemplo, si se examina la hoja
de trabajo del despacho jurídico de Fernández, se
puede observar que todas las cuentas cuyos saldos pasan a la
columna debe del estado de resultados, tienen saldo acreedor en
el libro mayor por lo tanto, deben abonarse para cerrarla. Ahora
compare las cantidades de esta columna con el siento de cierre
compuesto que aparece en la hoja de trabajo y observe cómo
las cantidades de la columna y el nombre de sus cuentas
constituyen una fuente de información para el asiento.
Observe también que se utiliza el asiento, no es necesario
sumar las cantidades individuales de abonos para determinar el
total del cargo que se debe hacer, debido a que dicho cargo puede
tomarse del total de la columna de la hoja de
trabajo.

Finalmente, observe que también las
columnas de crédito ganancias y pérdidas de
la hoja de trabajo, constituye una fuente de información
bastante apropiada para contabilizar el asiento que cancele y
cierre la cuenta de ingresos.

Las cuentas
después del cierre

Después de pasar los asientos de ajuste y
de cierre al libro de mayor, las cuentas del despacho
jurídico de Fernández. Allí se verán
que las cuentas de activo, pasivo y capital contable muestran sus
saldos de final de período, además que las cuentas
de ingresos y de gastos tienen saldos de cero y se encuentran
listas para que se registren en ellas los ingresos y gastos del
nuevo período contable.

El balance de
comprobación después del cierre (balance
post-cierre)

Es sumamente fácil el cometer errores al
ajustar y cerrar las cuentas. Por lo tanto, después de que
se hayan pasado al libro mayor todos los asientos de ajuste y de
cierre, se deberá elaborar un nuevo balance de
comprobación, para volver a verificar la igualdad de
las sumas de las cuentas deudoras y acreedoras. A este nuevo
balance de comprobación, que se elabora después de
contabilizar los asientos de cierre, se le denomina balance de
comprobación después del cierre y, la del despacho
jurídico de Edgar Fernández, se presenta en la
ilustración I-11.3.

Comparando la ilustración I-11.3 con las
cuentas con saldo de la Ilustración I-11.2 . Se puede
observar que sólo las cuentas de activo, pasivo y capital
contable tienen saldos en la Ilustración I-11.2, siendo
también las únicas que aparecen en el balance de
comprobación después del cierre de la
ilustración I-11.3. Las cuentas de ingresos y gastos se
han cancelado y tienen saldos de cero en este
momento.

Ilustración
I-11.2
Ilustración
I-11.2
Ilustración
I-11.2
Ilustración
I-11.3

Cuentas
temporales de capital

A las cuentas de ingresos, gastos,
pérdidas y ganancias y retiros se les denomina cuentas
temporales de capital, ya que, en cierto sentido, las partidas
que se consignan en estas cuentas se registran sólo
temporalmente en ellas. Para mejor comprensión, recordemos
que todas las transacciones de ingresos, gastos y retiros
aumentan o disminuyen el capital contable; sin embargo la cuenta
de capital del propietario no es cargada ni acreditada al
registrar tales transacciones; en lugar de hacerse esto, los
efectos de los cargos y abonos de estas transacciones se
registran en primer término en las cuentas de ingresos,
gastos y retiros, transfiriéndose posteriormente su efecto
neto a la signadas en estas cuentas se registran en cierto
sentido sólo en su forma temporal, pues, a través
de los asientos de cierre, sus saldos son transferidos a la
cuenta de capital del propietario, al finalizar cada
período contable.

1. Los administradores o dueños de un
  comercio o de una empresa que se dedica a
  la venta
  de productos, prefieren reconocer los
  ingresos por ventas tan pronto como sea posible, ya que
  quieren estar seguros de que los beneficios
  económicos de las ventas estén garantizados
  antes de reconocer los ingresos. Debido a estas
  perspectivas diferentes, los contadores deben evaluar con
  cuidado el momento en que se debe reconocer un ingreso.
  Bajo la contabilidad a base de efectivo, los contadores
  reconocen un ingreso cuando cobran efectivo por la
  venta
  de bienes
  o servicios. Sin embargo, bajo la
  contabilidad a base de acumulaciones, se requiere pasar
  una prueba doble para el reconocimiento de los ingresos:
  (1) los bienes
  o servicios deben haberse entregado a los
  clientes (es decir, el ingreso se ha
  ganado); y (2) se debe haber recibido efectivo o un
  activo cuya conversión a efectivo esté
  virtualmente asegurada (es decir, el ingreso se ha
  realizado).
  La mayor parte de los ingresos se
  reconocen al momento de la venta. Suponga que usted
  compra un libro. Por lo general se cumplen ambas pruebas para el reconocimiento al momento
  de la compra. Usted recibe la mercancía, y la
  tienda recibe el efectivo, un cheque
  o un vaucher de tarjeta de crédito se convierten
  con facilidad a efectivo, la tienda puede reconocer un
  ingreso al momento de la venta, independientemente de
  cuál de estos tres métodos de pago
  use.
  En algunas oportunidades no se cumplen
  las dos pruebas para el reconocimiento de un
  ingreso al mismo tiempo. En tales casos, el ingreso por lo
  común se le reconoce sólo cuando ya se
  hayan cumplido ambas pruebas. Considere las suscripciones a
  revistas. La prueba de la realización se cumple
  cuando el editor recibe el efectivo. Sin embargo, los
  ingresos no se ganan hasta que se entregan las revistas.
  Por tanto, el reconocimiento del ingreso se pospone hasta
  el momento de la entrega.
  Algunas veces los contadores deben usar
  su propio juicio al decidir cuándo se han cumplido
  los criterios para el reconocimiento. Por ejemplo la
  contabilización de contratos a largo plazo podría
  requerir de tales juicios. Suponga que "Sección I"
  firma un contrato por Bs. 40 millardos con PDVSA
  para la Ingeniería, procura y construcción de una planta de
  Propano – Propileno. El contrato se firma, y el
  trabajo comienza el 02 de enero de 1998. La fecha de
  terminación es el 31 de diciembre de 2008. Los
  pagos se harán contra la entrega de la planta.
  Sección I espera completar un cuarto del proyecto cada año. Los ingresos se
  van reconocen conforme se va realizando el
  trabajo. Debido a que es virtualmente seguro
  que se reciban estos cobros, puede decirse que la
  realización ha ocurrido porque el
  trabajo ya se ha hecho y porque PDVSA tiene una
  obligación. En el caso de otros clientes, donde el
  pago de contratos es incierto, puede que no se
  cumpla la prueba de la realización hasta que se
  haya entregado el producto y se haya enviado la factura. En tal caso, puede que todos los
  ingresos se reconozcan hasta que el proyecto se haya
  terminado.
  Otro ejemplo puede ser un urbanizador de
  terrenos que tiene un tramo de terreno desértico
  de quinientas hectáreas que está
  subdividiendo para venderlo en lotes vacacionales de una
  hectárea. La oficina de ventas tiene una maqueta a
  escala
  que muestra los lotes que están "disponibles" o
  "vendidos". También muestra el parque municipal
  (futuro), las calles pavimentadas y banquetas (futuras),
  el edificio comunitario (futuro), la alberca (futura) y
  así sucesivamente. El cliente que queda satisfecho con la
  maqueta, el precio
  de Bs. 5 millones por cada lote y los pagos de Bs.
  200.000 al mes (durante mucho tiempo) firma un contrato, pagando una inicial
  mínima de Bs. 400.000.
  El propietario puede pensar que al
  ingresar la inicial se registra como vendido en la
  maqueta a escala. Esto se hace también para
  impresionar a otros compradores.
  Pero no es tan sencillo así, ya
  que pueden existir clientes con problemas económicos que olviden su
  inicial y dejar de cumplir con su contrato de pago. El urbanizador puede no
  terminar las comodidades prometidas y los dueños
  de lotes existentes pueden demandarlo para que les
  reembolse el
  dinero o termine el proyecto. Dadas estas condiciones y otras
  que pueden evitar el cumplimiento del contrato ya sea por parte del cliente o del vendedor, el reconocimiento
  de una venta con base en un pequeño
  depósito no es una práctica inteligente.
  Los acreedores, los inversionistas potenciales en una
  compañía urbanizadora y los compradores de
  lotes pueden ser engañados por lo estados
  financieros que reportan los contratos de venta con iniciales
  mínimos como si fueran ventas
  completas.
2. Reconocimiento de las
  ventas
3. Medición de los ingresos por
  ventas
VENTAS, EFECTIVO, CUENTAS POR COBRAR

Ventas en
efectivo y a crédito

Después de decidir cuándo se debe
reconocer un ingreso, el contador debe decidir cuánto
ingreso debe registrar. En otras palabras, los contadores estiman
el valor neto
realizable de la entrada de un activo de un cliente. Es
decir, el ingreso se mide en términos del valor presente
en su equivalente en efectivo del activo que se
recibe.

En el caso de las ventas en efectivo, los
ingresos que se registran son iguales a la cantidad que se recibe
en efectivo:

Efectivo
………………………………………………………… XXXXX

Ingresos por venta
……………………………… XXXXX

Del asiento anterior podemos observar que una
venta en efectivo aumenta los ingresos por ventas una cuenta del
estado de resultados, y aumenta también la cuenta de
efectivo, una cuenta del balance general.

Una venta a crédito en cuenta corriente se
registra de una manera muy similar a como se registra una venta
en efectivo, excepto que la cuenta del balance general, cuentas
por cobrar, es la que aumenta en lugar de la cuenta de
efectivo.

Cuentas por cobrar
…………………………………………….. XXXXX

Ingresos por venta
……………………………… XXXXX

Sin embargo, el valor
realizable de una venta a crédito casi siempre es menor
que el de una venta en efectivo, ya que existe la posibilidad
de que nunca se cobren algunas cuentas por
cobrar.

Devoluciones de
mercancía y rebajas

Supongamos que se reconoce un ingreso al momento
de la venta, pero que luego el cliente decide
devolver la mercancía. El o ella podrían haber
quedado insatisfechos con el producto por
muchas razones. El proveedor se refiere a esto como una
devolución de venta; el cliente lo llama una
devolución de compra. Tales devoluciones de
mercancía son menores para los fabricantes y mayoristas,
pero mucho mayores para las tiendas o
minoristas.

Supongamos que en lugar de devolver la
mercancía, el cliente exige una reducción en el
precio de
venta (el precio
original acordado con antelación). Por ejemplo un cliente
puede quejarse porque encontró en el aparato que
compró un rayón en la superficie. Este articulo
tenía un precio de Bs.
40.000 el día que lo compro. Un día después
en la misma tienda costaba Bs. 35.000. El vendedor suele resolver
tales quejas otorgando una rebaja en la venta, que es en esencia
una reducción del precio de
venta. El comprador le llama rebaja en la compra a esta
reducción del precio.

La cantidad de devoluciones y rebajas deber
restarse de los ingresos por ventas brutas que son iguales al
precio de venta para así obtener las ventas netas. Pero en
lugar de reducir directamente la cuenta de ingresos una
contracuenta, llamada devoluciones y rebajas en una sola cuenta.
Los administradores utilizan una contracuenta para que puedan
vigilar los cambios en el nivel de devoluciones y rebajas. Por
ejemplo, un cambio en el
porcentaje de devoluciones de mercancía de moda puede ser
una señal análoga, un comprador de mercancía
de moda
podría llevar un registro de las devoluciones de comprar
para poder evaluar
la calidad de los
productos y
servicios de
varios proveedores.

A continuación explicaremos un ejemplo de
cómo contabilizar las ventas y las devoluciones y rebajas
en ventas. Supongamos que una Tienda por departamentos como Beco
tiene Bs. 900 millones de ventas brutas a crédito y Bs. 80
millones en devoluciones y rebajas en ventas. El análisis
de las transacciones se mostraría de la siguiente
manera:

= P +

Ventas a crédito a cuenta
corriente

+ 900

Aumento en cuentas por
cobrar

+900

Aumento en
ventas

Devoluciones y rebajas

Disminución en cuentas
por cobrar

Aumento en devoluciones y
rebajas en ventas

Los registros en el diario
sería:

Cuentas por cobrar
……………………………………… Bs.
900

Ventas
…………………………………………….. Bs.
900

Devoluciones y rebajas en ventas
…………………. Bs. 80

Cuentas por cobrar
…………………………….. Bs. 80

El estado de resultados comenzaría de la
siguiente manera:

Ventas brutas	Bs. 900
Deducir: Devoluciones y rebajas en ventas	Bs. 80
Ventas netas	Bs. 820
Ó
Ventas, después de deducir Bs. 80 por devoluciones y rebajas	Bs. 820

Descuentos en
los precios de
venta

Existen dos tipos principales de descuentos sobre
ventas: los descuentos comerciales y los descuentos en efectivo.
Los descuentos comerciales aplican una o más reducciones
al precio bruto de venta para un tipo particular de cliente de
acuerdo con la política
administrativa de la compañía. Estos descuentos son
concesiones en el precio y maneras de cotizar los precios reales
que se les cobran a diferentes clientes. Un ejemplo es un
descuento por grandes volúmenes de compra. Puede que el
vendedor no ofrezca ningún descuento por los primeros Bs.
100.000 de mercancía al año, pero si un descuento
del 2% para los siguientes Bs. 100.000 y del 3% para todas las
ventas al cliente que sean por más de Bs.
200.000.

Las compañías fijan los plazos de
los descuentos comerciales por varias razones. Si son comunes en
la industria,
puede que el vendedor ofrezca descuentos comerciales para ser
competitivo. Los descuentos también pueden utilizarse para
fomentar cierto tipo de comportamiento
en el cliente. Por ejemplo, los fabricantes con productos
estacionales (artículos para jardinería, palas para
la nieve, ventiladores, regalos navideños, etc.) pueden
ofrecer descuentos en el precio para pedidos y entregas tempranos
para distribuir la producción a lo largo del año y
así minimizar el costo de almacenamiento e
inventarios.
La cantidad de ingresos reconocida por una venta hecha con un
descuento comercial se registra como ventas brutas el precio
recibido después de restarle el
descuento.

Al contrario de los descuentos comerciales, los
descuentos en efectivo son premios por pago oportuno. Los plazos
del descuento pueden cotizarse de varias maneras en la factura:

Plazos de crédito	Significado
N/30	El precio total facturado (precio neto) se hace pagadero treinta días después de la fecha de la factura.
1/5, n/30	Se puede hacer un descuento en efectivo del 1% si el pago se hace dentro de un plazo de cinco días a partir de la fecha de la factura; de otra manera el precio total facturado se hace pagadero treinta días después de la fecha de la factura.
15 F.D.M.	El precio total se hace pagadero quince días del fin del mes en que se realizó la venta. Por tanto, si la fecha de la factura es el 20 de diciembre, el pago vence el 15 de enero.

Observemos este ejemplo: Un fabricante de
juguetes le vende a un minorista, tal como Makro, por la cantidad
de Bs 30 millones. Si los plazos indicados en la factura son
2/10, n/60, Makro puede remitir Bs. 30 millones menos un
descuento en efectivo de 0.02 x Bs. 30 millones, o Bs. 30
millones – 600 mil = 29.400 millones, si hace el pago
dentro de un plazo de diez días a partir de la fecha de la
factura. De otra manera, el total de Bs. 30 millones se hace
pagadera en sesenta días.

El descuento en efectivo se ofrece para alentar
el pago oportuno, que reduce la necesidad de efectivo del
fabricante. El cobro temprano también reduce el riesgo de tener
deudas incobrables. Por otra parte, el otorgamiento de plazos de
crédito favorables con atractivos descuentos en efectivo
es una manera de competir con toros vendedores. Es decir, si un
vendedor otorga tales plazos, sus competidores tienden a hacer lo
mismo.

Los compradores deberían aprovechar este
tipo de descuentos, pero la decisión depende de los
costos relativos
por intereses. Suponiendo que Makro decide no pagar la factura
por Bs. 30 millones a sesenta días. Puede usar la cantidad
de Bs. 29.400 millones durante cincuenta días adicionales
(60-10) por un pago de intereses de Bs. 600 mil. Con base en un
año de 365 días, esta es una tasa real de intereses
de aproximadamente:

600 / 29.400 = 2.04% por 50 días,
ó 14.9% por 365 días (14.9% es igual a 2.04%
multiplicado por 365 / 50, ó 7.3 períodos de 50
días cada uno)

La mayoría de las compañías
bien administradas, tales como Makro, Beco, por lo general pueden
obtener fondos a una tasa anual de intereses menor del 45%, por
lo que sus sistemas
contables están diseñados para aprovechar
automáticamente todos los descuentos en efectivo. Sin
embargo, algunos minoristas no utilizan estos descuentos, porque
tienen dificultades para conseguir préstamos u otros tipos
de financiamiento
a tasas de interés
menores que las tasas anuales implicadas por los plazos de los
descuentos en efectivo que ofrecen sus implicadas por los plazos
de los descuentos en efectivo varia en el tiempo y de una
industria a
otra.

Contabilizando
los ingresos netos por ventas

Los descuentos en efectivo y las devoluciones y
rebajas en ventas se registran como deducciones de las ventas
brutas. Como consecuencia, un estado de resultados detallado con
frecuencia incluirá:

Ventas brutas	XXXX
Deducir:
Devoluciones y rebajas en ventas	XXXX
Descuentos en efectivo sobre ventas	XXXX XXXX
Ventas Netas	XXXX

Los informes para
los accionistas a menudo omiten los detalles y solo muestran los
ingresos netos. Por ejemplo, cuando una empresa muestra "Ingresos
… Bs. XXXX" en su estado de resultados, la cifra se refiere a
sus ingresos netos. También debe observarse que en muchos
países fuera de los Estados Unidos,
la palabra rotación se utiliza como sinónimos de
ventas e ingresos.

Una característica importante del estado de
resultado es el hecho de que las devoluciones, las rebajas y los
descuentos por lo común son deductivas de las ventas
brutas. La administración puede diseñar un sistema
contable que utilice una sola cuenta, ventas, o varias cuentas,
devoluciones, las rebajas y los descuentos en efectivo son
deducciones directas de la cuenta de ventas. Si se utiliza una
cuenta diferente para los descuentos en efectivo sobre ventas, se
hace el siguiente análisis, usando números de
nuestro ejemplo:

	A	= P +	CA
1.- Vender a plazos de 2/10, n/60	+ 30 Aumento en las cuentas por cobrar	=	+ 30 Aumento en ventas
2.- Ya sea, cobrar 29.4 (Bs. 30 menos el 2%)	-29.4 Aumento en el efectivo	=	600 Aumento en los descuentos en efectivo sobre ventas
	-30 Reducción en las cuentas por cobrar
Ó bien, cobrar 30	+ 30 aumento en el efectivo	=	(ningún efecto)
	+ 30 Reducción en las cuentas por cobrar	=	(ningún efecto)

A continuación se muestra los registros en
el diario:

1. Cuentas por cobrar
……………………………………. 30

Venta
…………………………………………………. 30

2. Efectivo
……………………………………………………. 29.4

Descuento en efectivo sobre ventas
…………….. 0.6

Cuentas por
cobrar………………………………. 30

Efectivo
…………………………………………………….. 30

Cuentas por cobrar
……………………………… 30

Registrando los
cargos hechos la tarjeta de
crédito

Los descuentos en efectivo también ocurren
cuando los minoristas aceptan tarjetas de
crédito bancarias tales como Visa, Master Card u otras
tarjetas
similares. Los minoristas las aceptan por tres
razones:

Para atraer a los clientes a crédito que
de otra manera comprarían en toro
lugar.
Para recibir el efectivo de inmediato en lugar
de esperar que los clientes paguen a su debido tiempo,
y
Para evitar el costo de
llevar un registro de las cuentas de muchos
clientes.

Los minoristas pueden depositar todos los
días los vauchers de Visa en sus cuentas bancarias (como
si fueran efectivo). Pero este servicio
cuesta dinero; y este
costo debe
incluirse en los cálculos para determinar los ingresos
netos por ventas. Los cargos por el servicio de
tarjetas de
crédito bancarias por lo general está entre el 7% y
el 12% de las ventas brutas, aunque los minoristas que venden
grandes volúmenes llevan un costo menor como
porcentaje de ventas.

Con una tasa del 8%, las ventas a crédito
por Bs. 10.000, resultarían en la cantidad en efectivo de
Bs. 10.000,00 – 0.08, ó Bs. 10.000 – 800,
ó 9.200. La cantidad de Bs. 800 se puede tabular por
separado para propósitos de control
administrativo:

= P +

Ventas utilizando las tarjetas
de crédito

+ 9.200

aumento en el
efectivo

+ 10.000

Aumento en
ventas

Aumento en los descuentos en
efectivo por tarjetas
de crédito

Efectivo……………………………………………….. …….. 9.200

Descuentos en efectivo por tarjetas de
crédito… 300

Ventas
………………………………………………….. 10.000

En términos generales los ingresos
van acompañados de un aumento ya sea en el efectivo,
o bien, en las cuentas por cobrar. Esta sección
habla del efectivo, y la siguiente habla de las cuentas por
cobrar.
El efectivo tiene el mismo significado para
las organizaciones que para las personas. El
efectivo engloba todos los conceptos que son aceptados en
depósito en un banco,
sobre todo papel
moneda y moneda, giros y cheques.
Los bancos
no aceptan estampillas postales
(que en realidad son gastos pagados por adelantado),
documentos por cobrar y cheques
post-fechados como si fueran efectivo. De hecho, a pesar
que los depósitos con frecuencia se acreditan a las
cuentas de los clientes del banco en
la fecha en que se recibe, tal vez el banco no
proporciones efectivo por un cheque
hasta que lo "autorice" a través del sistema
bancario. Si el cheque
no se autoriza porque su suscriptor tiene fondos
insuficientes, su importe se deduce de la cuenta del
cuentahabiente.
Muchas compañías combinan el
efectivo y los equivalentes de efectivo en sus balances
generales. Los equivalentes de efectivo son inversiones a corto plazo altamente
líquidas que se pueden convertir a efectivo con
facilidad y en poco tiempo. Por
ejemplo, el balance general de 1991 de Nike, Inc., comienza
con "Efectivo y equivalentes … $ 119.804.000", Nike
describe sus equivalentes de efectivo como "inversiones a corto plazo, altamente
liquidas, con fechas de vencimiento esencialmente de tres
meses o menos". Algunos ejemplos de equivalentes de
efectivo incluyen fondos del mercado
de dinero y
certificados de la tesorería.
Saldos
Compensatorios
Algunas veces todo el saldo en efectivo de
una cuenta bancaria no está disponible para su uso
no restringido. Los bancos
requieren casi siempre que las compañías
conserven saldos compensatorios, que son los mínimos
requeridos que se deben mantener en depósito para
compensar los préstamos otorgados por el banco.
El importe del saldo mínimo con frecuencia depende
de la cantidad pedida en préstamo o de la cantidad
de crédito disponible, o de ambas.
Los saldos compensatorios aumentan la tasa
efectiva de intereses pagada por el prestatario. Al pedir
Bs. 100,000 en préstamo a una tasa del 30% al
año, los intereses anuales serán por la
cantidad de Bs. 30.000 con un saldo compensatorio del 10%,
el prestatario solo puede Bs. 70,000 del préstamo,
elevando la tasa efectiva de intereses sobre fondos
utilizables al 31.1% (Bs. 100,000 + Bs.
70,000).
Para evitar cualquier tipo de
información engañosa con respecto al
efectivo, los informes
anuales deben revelar el estado de cualquier saldo
compensatorio. Por ejemplo, una nota al pie de pagina en un
informe
anual de North Carolina Natural Gas
Corporation reveló que mantener un saldo
compensatorio del "10% anual del préstamos
insolutos".
Administración del
efectivo
Por lo común, el efectivo es una
pequeña parte de los activos
totales de una compañía. Aún
así, los administradores ocupan mucho de su tiempo
administrando el efectivo. ¿Por que? Por muchas
razones. Primero, no obstante que el saldo de efectivo
puede ser pequeño en un momento dado, el flujo de
efectivo puede ser enorme. Las entradas y salidas
semanales de efectivo pueden ser muchas veces mayores que
el saldo de efectivo. Segundo, porque el efectivo es el
activo más líquido, y es atractivo para los
ladrones y los malversadores de fondos. Son necesarias las
salvaguardas. Tercero, una cantidad adecuada de efectivo es
esencial para el funcionamiento uniforme de las
operaciones. Los administradores deben planear la
adquisición y el uso del efectivo con cuidado. Por
último, el efectivo en si no proporciona utilidades,
por lo que es importante no conservar un exceso de
efectivo.
La mayoría de las organizaciones tiene procedimientos
detallados y bien especificados para la recepción,
el registro y el desembolso de efectivo. El efectivo por lo
general se coloca en una cuenta bancaria, y los libros de
la compañía se concilian
periódicamente con los registros bancarios. El
conciliar un estado de cuenta bancario significa verificar
que el saldo del banco y
de los registros contables concuerdan. Los dos saldos
rara vez son idénticos. El contador de una
compañía registra el depósito al
hacerlo y el pago del cheque
se escribe. Sin embargo, el banco puede recibir o registrar
el depósito varios días después que el
contador lo registró, por retrasos debidos al
sistema postal, porque el depósito se hizo en un
día festivo del banco o durante el fin de Semana, y
así sucesivamente. El banco también puede
procesar un cheque
días, semanas o hasta meses después que se
giró.
Además de conciliar el saldo del
banco, se establecen otros procedimientos de control
interno para salvaguardar el efectivo. Brevemente, los
procedimientos principales incluyen los
siguientes:
1. Los individuos en una organización que reciben el efectivo
no lo desembolsan también.
2. Los individuos que manejan el efectivo no
tienen acceso a los registros contables.
3. Todas las entradas de efectivo se
registran y depositan y no se utilizan directamente para
hacer pagos.
4. Los desembolsos se hacen mediante
cheques
foliados, previa autorización de alguien que no sea
la persona
que lo está exhibiendo.
5. Las cuentas bancarias se reconcilian cada
mes.
Tales controles son necesarios pues si
consideramos a una persona
que maneja efectivo y que lo registra en los registros
contables. Esta persona
podría tomar efectivo y cubrirlo haciendo el
siguiente registro en los libros:
Gastos operativos xxx
Efectivo xxx
Además de proporcionar
protección contra acciones deshonestas, estos
procedimientos ayudan a asegurar que los registros
contables sean precisos. Suponga que se gira un cheque pero
no se registra en los libros. Sin cheques
foliados, no habría manera de descubrir el error
antes que se recibiera un estado de cuenta bancario
mostrando que se pagó el cheque. Pero si los
cheques
están numerados, se puede identificar un cheque no
registrado y se pueden descubrir errores a
tiempo.
Efectivo
Cuentas por cobrar comúnmente se
refiere a las cifras que los clientes deben como resultado
de la entrega de artículos o servicios y del otorgamiento de un
crédito en el curso ordinario del
negocio.
Las cuentas por cobrar se deben diferenciar
de los depósitos, acumulaciones, documentos y otros
activos que no surgen por las ventas diarias. Más
aún, las cantidades incluídas en el rubro de
cuentas por cobrar deben poder
cobrarse de acuerdo a los plazos usuales de venta de la
compañía.
Las cuentas por cobrar provenientes de
letras de ejecutivos y empleados deben mostrarse por
separado. Sin embargo, las ventas a empleados que son
reacudables bajo los términos ordinarios de venta
deben ser incluídas como una parte de las cuentas
por cobrar regulares.
Las empresas
que venden mercancías en abonos normalmente reciben
de sus clientes documentos firmados, como constancia de su
deuda. Asimismo, cuando el periodo de crédito es
largo, como sucede con la venta de maquinaria
agrícola, también se exigen documentos. Los
proveedores también solicitan a sus
clientes que firmen documentos cuando se les amplía
el plazo para pagar sus cuentas vencidas. En todos estos
casos, los proveedores prefieren tener un documento por
cobrar que una cuenta abierta, debido que el documento
puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento,
descontándolo en un banco. Se prefieren
también los documentos debido a que, en caso de ser
necesario un juicio para cobrar la cuenta, la posesi6n de
un documento implica tener un reconocimiento escrito, tanto
de la extienda de la deuda como de su importe. Por
último, conviene tener documentos por cobrar debido
a que, generalmente ganan intereses.
Pagaré
Un pagaré es una promesa incondicional
de pagar una suma de dinero a
la vista, a una fecha fija o en una fecha futura
determinada.
Cálculo de
intereses
Supongamos que un pagaré devenga un interés del 49 %. El interés es un cargo por el uso del
dinero.
Para un deudor, el interés es un gasto; para un
prestamista, es un ingreso. Un pagaré puede o no devengar intereses.
Si un documento denvenga intereses, el porcentaje o la
cantidad de intereses se debe manifestar en
él.

Valor del
documento
X
Tasa anual de
intereses
X
Tiempo del documento
expresado en años
=
Intereses
Por ejemplo, el interés sobre un
documento de Bs. 1.000.000,00, a una tasa de interés
del 49% y con vencimiento a un año, se calcula de la
siguiente manera:
Bs. 1.000.000,00 X 49/100 X 1 = Bs.
490.000,00
En los negocios, la mayor parte de las
transacciones referentes a documentos involucran un
período menor de un año, y este
período generalmente se expresa en días.
Cuando el plazo del documento se expresa en días, es
necesario contar con precisión el número real
de días que transcurren desde el día
siguiente a la expedición del documento hasta el
día de su vencimiento, incluyendo éste. Por
ejemplo, un documento se calcula de la siguiente
manera:
Número de días del mes de
julio 31
Menos, la fecha del
documento 10
Número de días de vigencia del
documento durante el mes de julio 21
Suman los días del mes de agosto
31
Suman los días del mes de septiembre
30
Total hasta el 30 de septiembre
82
Días del mes de octubre necesarios
para que se complete el plazo
del documento (90 días) y que
también es la fecha de su
vencimiento
8
Total de vigencia del documento, expresado
en días 90
Contabilización de la
recepción de un
documento
Ocasionalmente, el plazo de un documento se
expresa en meses. En tales casos, el documento vence y es
pagadero en el mes de su vencimiento en el mismo día
del mes en que fue expedido. Por ejemplo, un documento
expedido el 10 de julio y pagadero a tres meses de esa
fecha vencerá el 10 de octubre.
Para el cálculo de interés los
negocios
normalmente consideran el año de 360 días.
Esto simplifica el cálculo de los intereses en la
mayoría de los casos. Para un documento de Bs.
1.000.000, con vencimiento a 90 días y con
interés del 49%, se efectúan los siguientes
cálculos:

Capital
X
Tasa
X
Número
exacto de días
360
=
Intereses
ó
Bs. 1.000.000,00
X
49/100
X
90/360
=
Bs.
122.500,00
Los documentos por cobrar pueden
registrarse en una sola cuenta "Documentos por cobrar".
Cada uno de los documentos podrá identificarse en la
cuenta, anotando el nombre del suscriptor en la columna
"Concepto",
del renglón en que se registra su recepción o
pago. Una sola cuenta es suficiente, ya que se tienen a la
mano los documentos, la tasa de interés, la fecha de
vencimiento, etc.
Cuando se recibe un documento, al momento
de efectuar una venta, se contabiliza de la siguiente
forma:
Cuando el proveedor exige un documento al
cliente, por haberle ampliado el plazo de crédito de
su cuenta vencida, lo que pretende es cobrar parte de la
cuenta vencida en efectivo. Esto reduce la deuda y requiere
que se acepte un documento por una cantidad menor. Por
ejemplo, "La Sucesora C.A." está de acuerdo en
recibir Bs. 232.000 en efectivo y un documento por valor
nominal de Bs. 500.000 con vencimiento a 60 días e
intereses del 40%, del Sr. Luis Fernandez, para saldar su
cuenta vencida de Bs. 732.000. Cuando "La Sucesora C.A."
recibe el efectivo y el documento, contabiliza el siguiente
asiento de diario general:
Observese que este asiento transfiere el
adeudo de Luis Fernandez de una cuenta por cobrar "abierta"
a una cuenta por cobrar documentada.
Cuando Fernandez pague el documento, se
contabilizará el siguiente asiento de diario
general:
Examinando de nuevo los últimos dos
asientos. Si "La Sucesora C.A." utilizará diarios
tabulares, el asiento del 4 de diciembre se
registraría en el Diario de Entradas de efectivo y
se registrarían dos renglones, uno para el abono a
"Ingresos por Intereses" y otro para el abono a "Documentos
por Cobrar". La transacción del 5de octubre
necesitaría dos asientos, uno en el Diario de
Entradas de Efectivo, por el efectivo recibido y el fin de
simplificar las ilustraciones, presentamos asientos de
diario general.
Imposibilidad de cobro de un
documento
En algunas ocasiones, el suscriptor de un
documento no puede o no quiere pagar su documento al
vencimiento; cuando esto ocurre, se procede al protesto de
dicho documento. El hecho que un documento no sea pagado no
libera al suscriptor de su obligación, por lo que se
puede recurrir a la vía legal para su cobro. Sin
embargo, la cobranza puede requerir un proceso legal muy
prolongado.
El saldo de la cuenta "Documentos por
Cobrar" sólo debe revelar el importe de los
documentos que no han vencido; por lo tanto, un documento
vencido y no liquidado deberá eliminarse de esta
cuenta y cargarse de nuevo a la cuenta de su suscriptor.
Por ejemplo, "La Sucesora, C.A." posee un documento
suscrito por el Sr. Carlos Russi, por valor de
Bs. 700.000 intereses del 6% y vencimiento en 60
días. A su vencimiento el Sr. Russi no
liquidó el documento. Para eliminar el documento no
cobrado de la cuenta de Documentos por Cobrar, la
compañía correrá el siguiente
asiento:
Volver a cargar la cuenta de un cliente,
por concepto de
un documento no cobrado a su vencimiento, persigue dos
objetivos. Por una parte elimina el importe
del documento de la cuenta de Documentos por Cobrar,
dejando en ésta sólo los no vencidos; por
otra parte, registra en la cuenta del suscriptor el
documento no pagado. Lo segundo es importante, porque, si
en un futuro el suscriptor de un documento no pagado hace
una solicitúd de crédito, su cuenta
habrá de reflejar su insolvencia.
Observe que en el asiento en que se carga
el documento no cobrado a la cuenta de Carlos Russi, la
cuenta "Intereses Ganados" es acreditada por los intereses
ganados, aún cuando el documento no fue cobrado. La
razón para esto es que Russi debe tanto el principal
de su deuda como los intereses, y su cuenta debe reflejar
el importe total adeudado.
El
descuento de los documentos por
cobrar
Tal como se señaló
anteriormente, se prefiere un documento por cobrar para
respaldar una cuenta por cobrar, debido que el documento
puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento,
mediante su descuento en un banco. Al descontar un
documento, su dueño lo endosa y lo entrega al banco
a cambio
de efectivo. El banco conserva el documento hasta su
vencimiento, para luego cobrar su valor total al
suscriptor.
Para ilustrar el descuento de un documento
por cobrar, supongamos que el 28 de mayo "La Sucesora,
C.A." recibe un documento con valor de Bs. 1.200.000,00,
con vencimiento a 60 días e intereses del 6% anual.
Dicho documento fue suscrito por Carlos Russi, el 27 de
mayo. Conservó el documento hasta el 2 de junio,
fecha en que lo descontó en su banco, a la tasa de
descuento del 7% anual. Puesto que la fecha de vencimiento
de este documento es el 26 de julio, el banco tendrá
que esperar 54 días para cobrarlo al Sr. Russi. A
estos 54 días se les denomina período de
descuento y se determina de la siguiente
manera:
Plazo del documento, expresado en
días 60
Menos el tiempo que "La Sucesora"
conservó el documento:
Número de días en mayo
31
Menos la fecha del
documento 27
Días que se conservó durante
mayo 4
Días que se conservó durante
junio 2
Total de días que se ha conservado
el documento 6
Período de descuento, expresado en
días 54
Al final del período de descuento,
el banco espera cobrar el valor total de este documento a
Russi y, como es costumbre, calcula el descuento sobre el
valor total que tendrá el documento a su
vencimiento, de la siguiente manera:
Valor nominal del documento
………………………………..Bs.
1.200.000,00
Intereses sobre Bs. 1.200.000,00 al 6% por
60 días ..…….
12.000,00
Valor nominal total al vencimiento
…………………………..Bs.
1.212.000,00
En este caso hemos supuesto que la tasa de
descuento del banco, o tasa de interés es del 7%;
por lo tanto, al descontar. El documento habrá que
deducir 54 días de interés, al 7% anual, de
su valor al vencimiento, entregándole a "La
Sucesora, C.A." el resto. A esta diferencia se le denomina
el neto del documento; al importe de los intereses
deducidos se le denomina descuento bancario. El importe del
descuento bancario y el neto del documento se calculan de
la siguiente manera:
Valor del documento al vencimiento
…………..……………….Bs.
1.212.000,00
Menos: Intereses sobre Bs. 1.212.000,00 por
54 días, al 7% Bs.
12.730,00
Importe neto Bs.
1.199.270,00
Obsérvese que en este caso el neto
recibido, Bs. 1.199.270,00 es Bs. 730,00 menor que el
principal del documento: Bs.
1.200.000,00.
Al registrar la transacción, "La
Sucesora, C.A." en realidad ompensa los Bs. 12.000,00 de
interés que habría cobrado reteniendo el
documento hasta su vencimiento con los Bs. 12.730,00 de
descuento que le carga el banco y registra sólo la
diferencia, como gasto.
En la situación antes descrita, el
valor nominal del documento descontado era superior al neto
recibido. Sin embargo, en muchos casos, por no decir que en
la mayoría de ellos, el neto recibido es superior al
principal o valor nominal del documento; cuando esto
ocurre, la diferencia se acredita a la cuenta "Intereses
Ganados". Por ejemplo, supongamos que en lugar de descontar
el documento de Carlos Russi el 2 de junio, "La Sucesora,
C.A." lo conserva hasta el 26 junio. Si el documento se
descuenta el 26 de junio, a la tasa de descuento bancario
del 7%, el período de descuento será de 30
días y Bs. 707.000,00 su importe; el importe neto
del documento será Bs. 1.204.930,00, el cual se
calcula de la siguiente manera:
Valor del documento al
vencimiento……………………………..
Bs. 1.212.000,00
Menos: Intereses sobre Bs. 1.212.000,00 al
7% por 30 días Bs. 1.070,00
Importe Neto
………………………………..………………Bs.
1.204.930,00
Y, puesto que el importe neto supera al
valor nominal o principal del documento, la
transacción se habrá de registrar de la
siguiente manera:
Como y
cuando se debe otorgar un
crédito
La competencia y la práctica de industria afectan la decisión de las
compañías de otorgar un crédito y
cómo hacerlo. El ofrecer un crédito implica
costos
tales como la administración del crédito y
las cuentas incobrables. Las compañías
ofrecen créditos sólo cuando las ganancias
adicionales por ventas a crédito exceden tales
costos.
Suponga que las deudas incobrables equivalen al 5% de las
ventas a crédito, que los costos
administrativos de un departamento de crédito son de
Bs. 5.000.000 al año, y se obtienen Bs.
20.000.000,00 por ventas a crédito (con ganancia de
Bs. 8.000.000) antes de los costos
del crédito de Bs. 6.000.000,00 (5% x 20.000.000 +
5.000.000), entonces, vale la pena ofrecer el
crédito.

Cuentas por Cobrar

El otorgamiento de un crédito trae
consigo costos y beneficios. Uno de los costos es el no
pago potencial de sus deudas por algunos de los clientes a
crédito. El beneficio es el incremento en ingresos y
en utilidades globales que de otra forma se
perderían si no se otorgara crédito, y que
muchos clientes potenciales no comprarían si no se
otorgara crédito. El contador a menudo denomina este
costo principal como "gastos por deudas malas" y el
beneficio como utilidad bruta adicional en ventas a
crédito.

El grado de no pago de las deudas
varía de industria a industria. Es una función del
riesgo
crediticio que los gerentes están dispuestos a
aceptar. Por ejemplo, muchos establecimientos
pequeños de venta al detal aceptarán un nivel
de riesgo
más alto que los grandes almacenes
como Makro. Junto con los riesgos
están los gastos de recaudo
correspondientes.

El problema de las cuentas incobrables
parece especialmente difícil en el campo de la
salud. Por
ejemplo, el centro médico Bayfront de San
Petersburgo, en Florida, soportó deudas malas
iguales al 21 por ciento de los ingresos brutos. En 1979,
la administración decidió recaudar sus
propias cuentas por cobrar con problemas en lugar de pagar honorarios a una
agencia de cobros. El problema de la gerencia
en este caso es también el de sopesar costos y
beneficios. ¿ Excederán los ahorros hechos
por honorarios de cobro la reducción en los ingresos
por recaudos? Así algunos hospitales y
médicos con cuentas dudosas siempre contratan una
agencia de cobros con honorarios sobre la base de los
recaudos alcanzados, mientras que otros no delegan la
persecución de sus deudores
morosos.

Medición de las cuentas
incobrables o malas

La medición de la utilidad se hace
debido a que el mundo tiene algunos deudores que no pueden
o no quieren pagar sus deudas. Tales "deudas malas" o
"cuentas incobrables" o "cuentas de cobro dudoso" se
registran en una diversidad de formas.

Supongamos que un vendedor al detal ha
alcanzado ventas a crédito por Bs. 100.000,00 (mil
clientes de 1.000 cada uno) ya al final de 1998 y cree por
su experiencia que Bs. 2.000,00 nunca serán
recaudados (pero no sabe cuáles son los clientes
específicos que no
pagarán).

Existen dos formas básicas de
contabilizar esta situación, el método de cancelación
específica (también llamado el método
de descargo específico) y el método de las
provisiones. Suponiendo que durante el segundo año,
1999, se identifican clientes específicos que no se
espera que paguen Bs. 2.000,00 que deben correspondientes a
las ventas del primer año, 1998. El análisis
siguiente explica mejor los dos métodos:

	A	= P	+ PA
Método de cancelación específica Ventas de 1998	+ 100.000 [aumenta cuentas por cobrar]	=	+100.000 [Aumenta ventas]
Cancelación en 1999	-2.000 [Disminuye cuentas por cobrar]	=	-2.000 [Aumenta gasto por deudas malas]
Método de las provisiones Ventas de 1998	+100.000 [Aumenta cuentas por cobrar]	=	+100.000 [Aumenta ventas]
Provisión para 1998	-2.000 [Aumenta reserva para cuentas incobrables]	=	-2.000 [Aumenta gasto por deudas malas]
Cancelación en 1999	+2.000 [Disminuye reserva para cuentas incobrables]
	-2.000 [Disminuye cuentas por cobrar]	=	(Sin efecto)

Método de la
cancelación
específica

Para contabilizar las cuentas incobrables,
una compañía que rara vez se encuentra con
una deuda incobrable puede usar el método de
cancelación específica, el cual supone
que todas las ventas son totalmente cobrables hasta que se
compruebe lo contrario. Cuando una cuenta de un cliente
especifico se identifica como incobrable, se resta la
cuenta por cobrar. Debido a que ninguna cuenta de
algún cliente especifico se considera como
incobrable al final de 19X1, el balance general de
Compuport al 31 de diciembre de 19X1 mostraría la
cantidad de Bs. 40.000 en el rubro de cuentas por
cobrar.

Ahora, suponga que durante el segundo
año, 19X2, el minorista identifica a Jones y a
Monterro como clientes de los que no se espera un pago.
Cuando las posibilidades de cobrar de clientes
específicos disminuyen, las cantidades mostradas en
las cuentas específicas se cancelan y se
reconoce un gasto por deudas incobrables o "gasto por
cuentas incobrables":

Gasto por deudas incobrables
2,000

Cuentas por cobrar, Jones
1,400

Cuentas por cobrar, Monterro
600

Los efectos del método de
cancelación especifica sobre la ecuación del
balance general en 19X1 y 19X2 son (ignorando el cobro de
las cuentas por cobrar):

Método de cancelación específica	A	= P	+ PA
Ventas de 19X1	+ 100.000 [aumenta cuentas por cobrar]	=	+100.000 [Aumenta ventas]
Cancelación en 19X2	-2.000 [Disminuye cuentas por cobrar]	=	-2.000 [Aumenta gasto por deudas malas o incobrables]
Cancelación en 1999	+2.000 [Disminuye reserva para cuentas incobrables]

El método de cancelación
especifica ha sido justificadamente criticado porque no
aplica el principio de igualación de la contabilidad
a base de acumulaciones. El gasto por deudas incobrables de
Bs. 2,000 en 19X2 está relacionado con (o causado
por) la cantidad de Bs. 100.000 por ventas realizadas
durante 19X1. La igualación requiere del
reconocimiento del gasto por deudas incobrables al mismo
tiempo en que se reconoce el ingreso correspondiente, es
decir, en 19X1 y no en 19X2. El método de la
cancelación especifica produce dos errores. Primero,
las utilidades de 19X1 están sobrevaluadas por la
cantidad de Bs. 2.000 porque no se cobra ningún
gasto por deudas incobrables. Segundo, las utilidades de
19X2 están subvaluadas por la cantidad de Bs. 2.000.
¿Por que? Porque el gasto por deudas incobrables de
19X1 de Bs. 2.000 se cobra en 19X2. Compare el
método de la cancelación específica
con la igualación correcta de ingresos y
gastos:

Los argumentos principales en favor del
método de la cancelación especifica se basan
en el costo-beneficio y la relevancia. El método es
sencillo. Además, no ocurre ningún gran error
en la medición de la utilidad si los importes de las
deudas incobrables son pequeños.

Método de la
estimación

La mayoría de los contadores se
oponen al método de la cancelación
específica porque viola el principio de
igualación. Un método alternativo hace uso de
un estimado de cuentas incobrables que se pueden igualar de
mejor manera al ingreso relativo. Suponga que Compuport
sabe por experiencia que el 2% de las ventas nunca se van a
cobrar. Por tanto, se puede estimar que 2% × Bs.
100,000 = Bs. 2.000 de las ventas realizadas durante 19X1
serán incobrables. Sin embargo, las cuentas
específicas de clientes que no se van cobrar no se
conocen al 31 de diciembre de 19X1. (Por supuesto, los Bs.
2.000 deben estar entre los Bs. 40.000 de las cuentas por
cobrar porque los otros Bs. 60.000 ya se han cobrado) El
gasto por deudas incobrables se puede reconocer en 19X1,
antes que se identifiquen las cuentas incobrables
específicas, usando el método de la
estimación, que consiste de dos elementos
básicos: (1) una estimación de la cantidad de
ventas que en última instancia serán
incobrables y (2) una contracuenta que registra esta
estimación y que se deduce de las cuentas por
cobrar. Por lo general, la contracuenta se conoce como
estimación para cuentas incobrables. Esta mide la
cantidad de cuentas por cobrar que se estima serán
incobrables de clientes que aún no se han
identificado. A continuación mostramos los efectos
del método de la estimación sobre la
ecuación del balance general:

Método de las provisiones	A	= P	+ PA
Ventas de 19X1	+100.000 [Aumenta cuentas por cobrar]	=	+100.000 [Aumenta ventas]
Provisión para 19X1	-2.000 [Aumenta reserva para cuentas incobrables]	=	-2.000 [Aumenta gasto por deudas malas]
Cancelación en 19X2	+2.000 [Disminuye reserva para cuentas incobrables]
	-2.000 [Disminuye cuentas por cobrar]	=	(Sin efecto)

Los registros en el diario correspondiente
son:

Ventas

En 19X1 Cuentas por
cobrar 100.000

Ventas 100.000

Estimaciones

para 19X1 Gasto por deudas
incobrables 2.000

Estimación para cuentas
incobrables 2.000

Cancelaciones

En 19X2 Estimación para cuentas
incobrables 2.000

Cuentas por cobrar,
Jones 1.400

Cuentas por cobrar, Monterro
600

El argumento principal a favor del
método de la estimación es su superioridad en
la medición de las utilidades mediante la
contabilidad por acumulaciones en cualquier año
dado. Es decir, la cantidad de Bs. 2.000 de las ventas de
19X1 que se estima nunca será cobrada debe
registrarse en 19X1, el período en que los ingresos
por ventas de Bs. 100.000 se
reconocieron.

El método de la estimación da
como resultado la siguiente presentación del balance
general de Compuport, al 31 de diciembre de
19X1.

Otros formatos para presentar el
método de la estimación en los balances
generales de compañías reales
incluyen:

	1990
COMPUTADORAS APPLE (en miles):
Cuentas por cobrar, menos la estimación para cuentas dudosas de Bs. 49.426	Bs. 761.868
Black & Decker (en miles):
Cuentas comerciales por cobrar, menos las estimaciones de Bs. 54.397	Bs. 808.909

Los métodos de la estimación se
basan en la experiencia histórica y suponen que el
año actual es similar a los años anteriores
en términos de circunstancias económicas
(crecimiento contra recesión, niveles de las tasas
de interés y demás) y en términos de
la composición de la cartera de clientes. Las
estimaciones se revisan cuando cambian las condiciones. Por
ejemplo, si un patrón local cerrara o redujera
drásticamente el número de empleados,
Compuport podría aumentar las deudas incobrables
esperadas.

Aplicación del método
de la estimación usando el porcentaje de
ventas

Una cuenta deductiva del activo se crea bajo
el método de la estimación debido a la
incapacidad de cancelar la cuenta de un cliente
específico al tiempo en que se reconoce el gasto por
deuda incobrable. El método del porcentaje de ventas
basado en las relaciones históricas entre las ventas
a crédito y las cuentas incobrables es un
método utilizado para estimar la cantidad que se
registra en esta contracuenta. En nuestro ejemplo, al final
de 19X1, el minorista tiene la cantidad de Bs. 40.000 en el
rubro de cuentas por cobrar. Con base en su experiencia, se
reconoce un gasto por deudas incobrables a una tasa del 2%
del total de las ventas a crédito, es decir, 0.02 x
Bs. 100.000, o Bs. 2.000.

Visualice la relación que existe
entre la partida de cuentas por cobrar del mayor general y
sus detalles de apoyo al 31 de diciembre de 19X1. La suma
de los saldos de todas las cuentas de clientes en un mayor
subsidiario debe ser igual al saldo en cuentas por cobrar
en el mayor general.

En 19X2, después de agotar todos los
medios
prácticos para el cobro el minorista considera que
las cuentas de Jones y Monterro son incobrables. El
registro de la cancelación de Bs. 2.000 por Jones y
Monterro en 19X2 tiene el siguiente
efecto:

Debemos convencernos de que la
cancelación final no tiene ningún efecto
sobre los activos totales:

	Antes de la Cancelación	Después de la cancelación
Cuentas por cobrar	Bs. 40.000	Bs. 38.000
Estimación para cuentas incobrables	Bs. 2.000	—————-
Valor en libros (valor neto realizable)	Bs. 38.000	Bs. 38.000

Aplicando
el método de la estimación usando el
porcentaje de cuentas por
cobrar

Al igual que con el método del
porcentaje de ventas, el método del porcentaje de
cuentas por cobrar utiliza la experiencia histórica,
pero la estimación de cuentas incobrables se basa en
las relaciones históricas que existen entre las
cuentas incobrables y las cuentas por cobrar brutas a fin
de año, y no las ventas.

Las cantidades sumadas a la
estimación por deudas incobrables se calculan para
lograr el saldo deseado en la cuenta de estimación.
Esta adición a la estimación es igual al
gasto por deudas incobrables, como se muestra
continuación. Consideremos la experiencia
histórica en la siguiente tabla:

	CUENTAS POR COBRAR AL FINAL DEL AÑO	DEUDAS CONSIDERADAS COMO INCOBRABLES Y CANCELADAS
19×1	Bs. 100.000	Bs. 3.500
19×2	80.000	2.450
19X3	90.000	2.550
19X4	110.000	4.100
19X5	120.000	5.600
19×6	112.000	2.200
Total de los seis años	Bs. 612.000	Bs. 20.400
Promedio (dividir entre 6)	Bs. 102.000	Bs. 3.400
Porcentaje promedio no cobrado = 3.400 / 102.000 =3.33%

Al final de 19X7, suponga que el saldo en
cuentas por cobrar es de Bs. 115,000. La adición a
la estimación por deudas incobrables para 19X7 se
calcula de la siguiente manera:

1. Determine el promedio de perdidas como un
porcentaje del saldo final promedio de cuentas por cobrar,
como se muestra. El promedio de pérdidas por deudas
incobrables es de Bs. 3.400. Divida Bs 3.400 entre Bs.
102.000, para obtener 3.333%.

2. Aplique el porcentaje no cobrado al saldo
final en cuentas por cobrar para 19X7 para determinar el
saldo que debería mostrarse en la cuenta de
estimación al final del año: 3.333% x Bs.
115.000 en cuentas por cobrar al final de 19X6 es igual a
Bs. 3.833.

3. Elabore una partida de ajuste para llevar
la estimación a la cantidad apropiada. Suponga que
los libros muestran un saldo de Bs. 700 en la cuenta de
estimación al final del 19X7. Así, la partida
de ajuste para 19X7 es de Bs. 3.833 – Bs. 700, o Bs.
3.133 para registrar el gasto por deudas incobrables. El
registro en el diario es:

Gasto por deudas
incobrables 3.133

Estimación para cuentas incobrables
3.133

Para llevar la estimación para
cuentas incobrables

al nivel justificado por la experiencia con
deudas

incobrables durante los últimos seis
años.

El método del porcentaje de cuentas
por cobrar difiere de dos maneras con respecto al
método del porcentaje de ventas: (1) el porcentaje
se basa en el saldo final en cuentas por cobrar en lugar de
las ventas y (2) la cantidad en bolívares calculada
es el saldo final apropiado para la cuenta de
estimación, no la cantidad que se agrega a la cuenta
para ese año. Los auditores internos prefieren el
método del porcentaje de cuentas por cobrar finales
por ser un método razonable para aplicar el
método de acumulaciones para la
contabilización de las deudas
incobrables.

Aplicando
el método de la estimación usando la
antigüedad de las cuentas por
cobrar

Un refinamiento del método del
porcentaje de cuentas por cobrar es el método de la
antigüedad de las cuentas por cobrar, que considera
la
composición de las cuentas por cobrar al final del
año. Conforme pasa el tiempo
después de realizar una venta, el cobro se torna
cada vez menos
probable. El vendedor puede enviarle un aviso de retardo
treinta días
después al comprador, un segundo recordatorio
después de sesenta días,
hacer una llamada telefónica, después de
noventa días, y colocar la cuenta en una agencia de
cobranzas después de 120 días. Las
compañías que analizan la antigüedad de
sus cuentas por cobrar para efectos de la
administración del crédito naturalmente
incorporan esta evidencia en los cálculos para
determinar la estimación para cuentas incobrables.
Por ejemplo, el saldo de Bs. 115,000 en cuentas por cobrar
al 31 de diciembre de 19X7 podría analizarse, con
respecto a su antigüedad, de la manera
siguiente:

Nombre	Total	1-30 Días	31-60 Días	61-90 Días	Mas de 90 días
Omny Suc.	Bs. 20.000	Bs. 20.000
Avila Spa	10.000	10.000
San C.A.	22.000		12.000	10.000
Celulares X	4.000			3.000	1.000
Otras cuentas	39.000	27.000	8.000	2.000	2.000
Total	Bs. 115.000	Bs. 72.000	Bs. 25.000	Bs. 15.000	Bs. 3.000
Porcentajes históricos de deudas incobrables		0.1%	1%	5%	90%
Estimación para deudas incobrables que se debe proporcionar	Bs. 3.772 =	Bs. 72	+ Bs. 250	+ Bs. 750	+ Bs. 2.700

Esta tabla de antigüedad produce un
saldo blanco diferente para la cuenta de estimación
que el que se obtuvo mediante el método del
porcentaje de cuentas por cobrar: Bs. 3.772 contra Bs.
3.833. De manera similar, el registro en el diario es
ligeramente diferente. Dado el mismo saldo de Bs. 700 en la
cuenta de estimación, el registro en el diario para
registrar el gasto por deudas incobrables es de Bs. 3.772
– Bs. 700, o Bs. 3.072:

Gasto por deudas incobrables Bs.
3.072

Estimación para cuentas
incobrables Bs. 3.072

Para llevar la estimación para
cuentas

incobrables al nivel justificado por
la

experiencia previa usando el
método

de la antigüedad.

Independientemente que se utilice el
porcentaje de ventas, el porcentaje de cuentas por cobrar o
el método de la antigüedad para estimar el
gasto por deudas incobrables y la estimación para
cuentas incobrables, la contabilización subsiguiente
para las cancelaciones es la misma una reducción en
las cuentas por cobrar y una reducción en la
estimación para las cuentas por
cobrar.

Cuentas
incobrables

La clasificación de las cuentas por
vencimiento es un análisis de las cuentas por cobrar
individuales de acuerdo al tiempo que ha transcurrido desde
la fecha de facturación. La clasificación por
vencimiento se hace para propósitos de control
gerencial como también para la elaboración de
los informes
financieros. La tecnología de computadores facilita
para los gerentes de crédito la clasificación
de las cuentas por su vencimiento. En esta forma, los
gerentes pueden detectar fácilmente las cuentas que
merecen seguimiento en el proceso de recaudo. Por ejemplo,
un saldo de Bs. 112.000 en cuentas por cobrar al 31 de
diciembre de 1998, podría ser clasificado por
vencimientos como sigue:

Nombre	Total	1-30 días	31-60 días	61-90 días	Mas de 90 días
Herramientas sólidas	20.000	20.000
Fundiciones Bogotá	10.000	10.000
González S.A.	20.000	15.000	5.000
Tuberías Medellín	22.000		12.000	10.000
Padilla & Hnos.	4.000			3.000	1.000
Otras cuentas (cada una detallada)	36.000	24.000	8.000	2.000	2.000
Total	112.000	69.000	25.000	15.000	3.000
Porcentajes de deudas malas		0.1%	1%	5%	90%
Provisión a hacerse para deudas malas	3.769	69	250	750	2.700

La experiencia con la clasificación
de las deudas por su vencimiento puede llevar a que
ésta se use como la base principal para estimar las
deudas malas. Las cuentas con los saldos corrientes
más viejos deben haber sido sometidas a esfuerzos de
cobro extraordinarios. Como lo indica la tabulación,
la perspectiva de recaudo es menos optimista a medida que
el vencimiento del saldo de la cuenta aumenta. La
experiencia lleva a los porcentajes ilustrados. En este
caso, el 90 por ciento de los saldos con más de 90
días no se espera que puedan ser
recaudados.

Los auditores externos examinan la tabla de
vencimientos como un medio de obtener una evaluación específica del
valor neto realizable de las cuentas. Es difícil
confiar solamente en un porcentaje global. En particular,
se hacen comparaciones en cuanto a qué proporciones
de las cuentas por cobrar pasan de 90 días este
año comparado con los años
anteriores.

A los auditores no les gustan las
sorpresas. Los porcentajes basados en experiencia anterior
no ayudan a calcular una provisión para deudas malas
cuando un cliente grande interrumpe o demora inusitadamente
sus pagos. Por ejemplo, ¿Estará el saldo de
22.000 de Tuberías Bogotá dirigiéndose
a la categoría de más de 90 días?
¿Estará Tuberías Bogotá
dirigiéndose a la quiebra?
Estas son preguntas específicas que el gerente
de crédito y los auditores deben hacerse (en lugar
de usar ciegamente los porcentajes
anteriores).

Otra ventaja de la tabulación de
vencimientos es que los gerentes de crédito pueden
hacer juicios particulares de la tabulación de
vencimiento es que los gerentes de crédito pueden
hacer juicios particulares acerca de la calidad
de sus clientes. Por ejemplo, supongamos que Herramientas Sólidas compró
bastante mercancía pero habitualmente ha sido un
cliente de "lento pago". Las tabulaciones de vencimientos
siempre mostraron saldos sustanciales en las columnas de 60
a 90 y más de 90 días. ¿debería
el gerente
de crédito apretarle los tornillos a Herramientas Sólidas? Muchas
compañías toleran clientes de pago lento
(especialmente si son clientes grandes) como una forma de
competir. Si es así, la clasificación de
más de 90 días debería ser dividida en
dos grupos,
una para los clientes de lento pago que son tolerados por
razones competitivas legítimas y otra para aquellos
que es probable que nunca paguen.

Clasificación de las cuentas
por vencimiento
Algunas cuentas se cancelan como
incobrables, pero luego su cobro ocurre a una fecha
posterior. Cuando ocurre tal recuperación de deudas
incobrables, la cancelación debe revertirse, y el
cobro debe manejarse como una entrada normal a cuenta. De
esta manera, una compañía será
más capaz de llevar un registro del verdadero
historial de pago de un cliente. Regrese al ejemplo de
Compuport y suponga que la cuenta de Monterro por Bs. 600
se canceló en febrero de 19X2 pero que luego se
cobró en octubre de 19X2. Los siguientes registros
en el diario producen un registro completo de las
transacciones en la cuenta individual de cuentas por cobrar
de Monterro.
Febrero de 19X2 Estimación para
cuentas incobrables 600
Cuentas por
cobrar 600
Para cancelar la cuenta incobrable de
Monterro,
Un cliente
específico.
Octubre de 19X2 Cuentas por
cobrar 600
Estimación para cuentas
incobrables 600
Para revertir la cancelación hecha
en febrero de
19X2 de la cuenta de
Monterro.
Efectivo 600
Cuentas por
cobrar 600
Para registrar el cobro de esta
cuenta
Es de hacer notar que estos registros hechos
en 19X2 no tienen ningún efecto sobre el gasto por
deudas incobrables de 19X1. Al final de 19X1, los registros
en el diario crearon un gasto por deudas incobrables con
base en el nivel esperado de cuentas incobrables.
Brevemente, en 19X2 Compuport pensó que Monterro
seria un cliente que no pagaría. En última
instancia este no fue el caso, y ahora los registros
reflejan el pago que hizo Monterro.
Recuperación de deudas
incobrables
Evaluando El
Nivel De Cuentas Por Cobrar

Los analistas administrativos y financieros
evalúan la capacidad de la empresa para controlar las
cuentas por cobrar. ¿Puede la empresa generar ventas sin
un crecimiento excesivo en sus cuentas por cobrar? Una medida de
esta capacidad es la rotación de cuentas por cobrar, que
se calcula dividiendo las ventas a crédito entre el
promedio de cuentas por cobrar para el período durante el
cual se realizaron las ventas:

Rotación de cuentas por cobrar = Ventas
a crédito / Promedio de cuenta por
cobrar

Rotación de cuentas por
cobrar = 1.000.000 / 0.5 (115.000 + 112.000) =
8.81

Los administradores de crédito, los
funcionarios bancarios encargados de prestamos y los auditores
evalúan las tendencias que sigue esta razón. Ellos
pueden negar a compararlas con las razones de
compañías de tamaño similar de la misma
industria. Por lo común no son bienvenidas las reducciones
en la rotación de cuentas por cobrar.

Altenativamente, las cuentas por cobrar se pueden
evaluar con respecto a cuanto tiempo transcurre hasta que se
cobran. Aquí, el período de recuperación de
las cuentas por cobrar o el período promedio de cobro se
calcula dividiendo 365 entre la rotación de cuentas por
cobrar. En nuestro ejemplo:

Periodo de recuperación de las cuentas por
cobrar (en días) = 365/ Rotación de cuentas por
cobrar

= 365 / 8.81

= 41.4 días

La siguiente tabla ilustra la variabilidad que
existe en los niveles de rotación de cuentas por cobrar
entre diferentes industrias.

	Niveles de Promedio
	Rotación de cuentas por cobrar	Período de recuperación de las cuentas por cobrar
Distribuidor de automóviles	37.6	9.7
Tiendas departamentales	31.5	11.6
Minorista de muebles	5.3	68.9
Minorista de joyería	8.4	43.5
Empresas de consultoría	4.8	76.0

Fuente: Robert Morris Associates, Fiancial
Statement Studies for 1990.

Las rotaciones altas de cuentas por cobrar para
los minoristas de automóviles y las tiendas
departamentales corresponden a la manera en que los clientes
financian sus compras. En el
caso de los automóviles, los clientes por lo general
obtienen financiamiento
a través de bancos o a
través de los planes de crédito del fabricante de
automóviles. En el caso de las tiendas departamentales, el
crédito se esta obteniendo cada vez más a
través de las tarjetas de crédito nacionales, tales
como Visa o Master Card. En ambas industrias, el
vendedor recibe efectivo en forma rápida. Las otras tres
industrias
involucran con mayor frecuencia el otorgamiento directo de
crédito por la compañía
vendedora.

CONCLUSIONES

Los principales objetivos
planteados en este trabajo han sido profundizar en que es el
Ciclo Contable, y su importancia. Vimos en detalle cada uno de
los pasos que lo conforman en un período determinado y
realizado por cualquier empresa, para finalizar con la
elaboración de los Estados Financieros que son el espejo
de su situación económica.

El ciclo contable se inicia con el registro de
las transacciones, continúa con la labor de pase de las
cantidades registradas del diario al libro mayor, la
elaboración de a balanza de comprobación, la hoja
de trabajo, los estados financieros, la contabilización en
el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las
cuentas del libro mayor y finalmente la balance de
comprobación posterior al cierre.

Dentro de este ciclo encontramos, la hoja de
trabajo. Su importancia, radica en que sirve de ayuda al contador
para elaborar los estados financieros, ya que es un formato que
agrupa de manera ordenada toda la información necesaria
para su elaboración.

En la hoja de trabajo también se reflejan
los asientos de ajustes y el cierre de las cuentas. Los asientos
de ajustes es donde se contabilizan los ingresos al
período en que se ganan y para hacer una adecuada
confrontación de ingresos y gastos y los asientos de
cierre son los que se realizan para cerrar y cancelar las cuentas
de ingresos y gastos y para transferir la cantidad de utilidad
neta a la cuenta de capital del propietario.

La segunda parte de nuestro trabajo lo dedicamos
a los ingresos por ventas y las cuentas por cobrar, temas muy
puntos importantes, en la vida de un negocio, ya que de su
análisis y registros dependen las grandes decisiones de
una empresa.

Los principales métodos
para la estimación de las cuentas incobrables o malas,
ayudan al contador para presentar al final del período
contable, la parte de las ventas que probablemente
resultarán incobrables.

Nuestro interés es el ampliar desde el
punto de vista financiero la importancia de los conceptos del
Ciclo contable, Ingresos por Ventas y las Cuentas por cobrar, su
aplicación y el significado que representan en la vida de
un negocio.

BIBLIOGRAFÍA

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Charles T. Horngren, Contabilidad
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247-294.

DATOS DEL
AUTOR:

Nombre: Omar C. Rissone F. –
riss1234[arroba]telcel.net.ve

Edad: 31 Años

Estudios: Técnico Superior en
Seguros

Actualmente: Estudiante de
Especialización en Finanzas –
Universidad
Santa María – Venezuela.